Cofnodion Bwrdd Awdurdod Cyllid Cymru: 28 Hydref 2020

Aelodau

• Kathryn Bishop, Cadeirydd
• Dyfed Edwards, Is-gadeirydd
• Jocelyn Davies, Aelod Anweithredol
• Mary Champion, Aelod Anweithredol
• Rheon Tomos, Aelod Anweithredol
• Dyfed Alsop, Prif Weithredwr
• Becca Godfrey, Prif Swyddog Strategaeth
• Sam Cairns, Prif Swyddog Gweithrediadau
• Lucy Robinson, Mewnwelediad a Strategaeth Cwsmeriaid

Ymgynghorwyr

• Melissa Quignon-Finch, Prif Swyddog Pobl
• Rob Jones, Prif Swyddog Cyllid
• Catrin Durie, Pennaeth Cyfathrebu
• Amy Bowden, Pennaeth Cyfreithiol dros dro
• Anna Adams, Dirprwy Gyfarwyddwr Strategaeth Trethi, Polisi ac Ymgysylltu - Trysorlys Cymru

1. Croeso a chyflwyniadau, gwrthdrawiad buddiannau ac ymddiheuriadau, cofnodion y cyfarfod diwethaf, materion yn codi

1. Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod. Ymunodd Mary Champion a Rheon Tomos ar gyfer eu cyfarfod cyntaf fel aelodau anweithredol o Fwrdd ACC.
2. Cafwyd ymddiheuriadau gan Mary nad oedd yn gallu bod yn bresennol yn sesiwn y bore. Byddai'n ymuno am ail ran y cyfarfod yn ddiweddarach y prynhawn hwnnw. Gwybodaeth wedi’i golygu.
3. Roedd Rheon wedi hysbysu Ysgrifenyddiaeth y Bwrdd am gamgymeriad gydag un o'i fuddiannau datganedig, a oedd wedi'i ddiwygio ers hynny. Dywedodd Jocelyn Davies wrth y Bwrdd fod ganddi rôl oruchwylio gyda'r academi arweinyddiaeth a grybwyllwyd yn adroddiad y Prif Weithredwr, ond nad oedd gwrthdaro i'w ddatgan.
4. Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod diwethaf a'r cofnodion wedi'u golygu at ddibenion cyhoeddi’n allanol. Cytunodd yr aelodau ar y camau gweithredu a'r penderfyniad o'r cyfarfod diwethaf a chytunwyd y byddai tri cham gweithredu yn aros ar agor.
5. Trafododd y Bwrdd gam A20-05-02 Rhannu cynllun gweithredu Strategaeth y Gymraeg gyda'r Bwrdd er gwybodaeth oedd heb ei weithredu a chytunodd y byddai'r cam gweithredu hwn yn cael ei gau ac y byddai adolygiad o'r strategaeth yn cael ei gynllunio ar gyfer dyddiad diweddarach. Byddai proses ar gyfer adolygu strategaethau ac egwyddorion yn cael ei mapio a'i rhannu gyda'r Bwrdd dros y misoedd nesaf. Gwybodaeth wedi’i golygu.

2. Adroddiad y Cadeirydd

1. Rhoddodd y Cadeirydd y wybodaeth ddiweddaraf am weithgarwch diweddar. Roedd cyfarfod wedi'i gynnal gyda'r Gweinidog Cyllid a’r Trefnydd ers i'r Bwrdd gyfarfod ddiwethaf, a rhoddwyd trosolwg o'r eitemau a drafodwyd.
2. Roedd y Cadeirydd wedi mynychu cynhadledd ddiweddaraf y Fforwm Arweinwyr Cyhoeddus yn gynharach y mis hwnnw. Roedd y digwyddiad yn cynnwys cyflwyniad ar Bolisi Gweithio o Bell gan Lee Waters MS, a diweddariad gan Gomisiynydd Cenedlaethau'r Dyfodol, a ddisgrifiodd ddatblygiadau arloesol diddorol mewn amrywiaeth o sefydliadau a gynlluniwyd er mwyn gwella llesiant economaidd, diwylliannol cymdeithasol ac amgylcheddol.
3. Atgoffwyd y Bwrdd bod ganddynt gyfres o drefniadau rheoli perfformiad ar waith ar gyfer adolygiadau canol blwyddyn a diwedd blwyddyn. Fel rhan o hyn, cytunwyd ar feysydd penodol ar gyfer aelodau anweithredol a'r aelod staff etholedig, er mwyn iddynt eu goruchwylio'n benodol a chyfrannu eu profiad. Dros yr wythnosau nesaf, byddai'r Cadeirydd yn adolygu'r trefniadau hyn, er mwyn sicrhau eu bod yn dal i weithio'n dda yn y cyd-destun gweithio o bell ac o ystyried y straen ar gynhyrchiant. Byddai Ysgrifenyddiaeth y Bwrdd hefyd yn paratoi dogfen fer i grynhoi trefniadau rheoli perfformiad y Bwrdd, a fyddai hefyd yn cynnwys trefniadau rheoli perfformiad ar gyfer y Cadeirydd.
4. Llongyfarchodd y Bwrdd Lywodraeth Cymru (LlC) ar lwyddiant Cynhadledd Dreth 2020 a nododd fod y cyflwyniadau a gafwyd yn llawn gwybodaeth ac yn ddiddorol.

3. Adroddiad y Prif Weithredwr a pherfformiad gweithredol 

1. Roedd yr adroddiad ysgrifenedig wedi'i rannu â'r Bwrdd cyn y cyfarfod. Roedd yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth am gyfres o dri chwrs ar-lein byr a oedd wedi'u cyflwyno i reolwyr er mwyn eu helpu i reoli o bell, tra'n gweithio o bell. Roedd y sesiynau wedi bod yn llwyddiant ac wedi rhoi syniadau arloesol i'r tîm, ynghyd â'r cyfle i fyfyrio ar yr hyn oedd wedi gweithio'n dda yn ogystal â’r hyn nad oedd wedi gweithio cystal dros y 7 mis blaenorol.
2. Byddai sesiwn friffio i’r Bwrdd yn cael ei chynnal ym mis Tachwedd er mwyn canolbwyntio ar risg treth. Gan fod y maes gwaith hwn yn unigryw ac yn benodol i ddull ACC o gasglu a rheoli trethi, nid oedd unrhyw brofiad blaenorol o fannau eraill i lywio penderfyniadau. Am y rheswm hwnnw, nododd y Prif Weithredwr bwysigrwydd troedio'n ofalus a rhoi amser i ddysgu a deall y maes gwaith hwn.
3. Nododd y Bwrdd y gallai ymdrech sylweddol yn y maes hwn ddod â manteision sylweddol i'r pwrs cyhoeddus a bod angen sgyrsiau yn y dyfodol ynghylch dyrannu adnoddau.

Perfformiad gweithredol

Gwybodaeth wedi’i golygu.

4. Perfformiad ariannol

Gwybodaeth wedi’i golygu.

5. Adroddiadau gan bwyllgorau

1. Adroddodd Cadeirydd y Pwyllgor Pobl ar gyfarfod diweddaraf y Pwyllgor. Roedd y cyfarfod yn canolbwyntio ar ddyfarniadau cyflog y gwasanaeth sifil a chynllunio olyniaeth Tîm Arwain.

2. Trafododd y Pwyllgor hefyd lesiant staff, o ystyried anawsterau cyfyngiadau symud lleol yng Nghymru a'r angen am adleoli pencadlys ACC oherwydd cau adeilad QED.

6. Adroddiad gan Gyfarwyddwr Trysorlys Cymru (TC)

1. Rhoddodd TC y wybodaeth ddiweddaraf am weithgarwch diweddar. Hysbyswyd y Bwrdd, er mai'r bwriad o hyd oedd cyhoeddi cyllideb Llywodraeth Cymru ar gyfer 2021-22 ar 8 Rhagfyr, y gallai'r dyddiad newid, oherwydd cyhoeddiad adolygiadau gwariant Llywodraeth y DU ar 25 Tachwedd. Gwybodaeth wedi’i golygu.
2. Diolchodd y Prif Weithredwr i Anna Adams a TC am eu cefnogaeth gyson ac am eu cymorth o ran hwyluso trafodaethau gydag adrannau eraill Llywodraeth Cymru.

7. Diweddariad ar y gwaelodlin ariannol

1. Cyfarfu'r Bwrdd yn gynharach ym mis Hydref i drafod y gwaelodlin ariannol arfaethedig, cyn gwneud cyflwyniad i Lywodraeth Cymru. Gwnaed rhai newidiadau i'r cyflwyniad er mwyn sicrhau bod elfennau'r gyllideb yn glir ac yn ddealladwy o fewn LlC.
2. Darparwyd crynodeb o'r newidiadau hynny a thynnwyd sylw at feysydd allweddol oedd yn peri pryder. Nodwyd cyfyngiadau'r gyllideb sylfaenol a phwysleisiodd y Bwrdd bwysigrwydd bod yn agored ac yn onest am ein hanghenion o ran adnoddau er mwyn sicrhau bod ACC yn gallu gweithredu'n effeithiol.
3. Byddai gwaith yn parhau dros y misoedd nesaf er mwyn datblygu'r model gwaelodlin ymhellach.

8. Cau a buddion y Prosiectau System Rheoli Treth (TMS) a Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid (CRM)

1. Cyflwynwyd adroddiadau cau prosiect ar gyfer y System Rheoli Treth (TMS) a'r system Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid (CRM). Darparwyd trosolwg o weithgarwch y prosiectau a nodwyd buddion allweddol y ddau brosiect. Roedd y buddion hyn yn cynnwys gwelliannau i'r gwaith lliniaru ac adfer risg treth, gan wneud pethau'n fwy effeithiol ac effeithlon i'n pobl. Gwybodaeth wedi’i golygu.
2. Nodwyd y byddai arbenigedd caffael a rheoli contractau wedi bod yn fuddiol yn ystod cyfnod y contractau hyn. Rhoddwyd trosolwg o'r gwersi eraill a ddysgwyd.

3. Byddai adroddiad buddion ar gyfer TMS2 yn cael ei rannu â'r Bwrdd yn ddiweddarach yn y flwyddyn.

9. Unrhyw fater arall

1. Awgrymwyd y gellid mesur effaith amgylcheddol ACC mewn ffordd wahanol i'r hyn y cyfeirir ato yn yr adroddiad blynyddol ar hyn o bryd; awgrymwyd y dylid ystyried hyn yn ystod yr adolygiad o fesurau ACC ym mis Rhagfyr.

10. Rhagolwg

1. Atgoffodd y Cadeirydd y Bwrdd mai dogfen waith oedd y rhagolwg ac y byddai'n newid yn rheolaidd. Cytunwyd y byddai TMS2 yn cael ei ychwanegu at y rhagolwg fel eitem ar yr agenda ar gyfer cyfarfod yn ddiweddarach yn y flwyddyn.

11. Adolygiad o’r cyfarfod

1. Rheolwyd yr agenda’n dda a gwnaed cyfraniadau da. Roedd y drafodaeth fel petai ar y lefel gywir ond fel bob amser, yr her oedd gwybod a oedd yr amser priodol wedi'i neilltuo ar gyfer bob eitem.

2. Roedd yr egwyl o ddwy awr rhwng sesiwn y bore a'r prynhawn yn rhoi rhywfaint o hyblygrwydd rhag ofn i drafodaethau gymryd mwy o amser neu fod angen mwy o amser nag a ddarparwyd ar eu cyfer.

Gwybodaeth wedi’i golygu

Mewn rhai amgylchiadau, nid yw’n briodol rhannu’r holl wybodaeth a gafodd ei chynnwys yng nghofnodion y Bwrdd, er enghraifft os yw’n cynnwys data personol neu fasnachol neu os yw’n gysylltiedig â ffurfio polisi llywodraeth neu gynnal materion cyhoeddus yn effeithiol. Mewn achosion o’r fath tynnwyd yr wybodaeth allan a marciwyd yn glir ar y testun mai dyma sydd wedi digwydd.