Trosglwyddo asedau cymunedol: ymchwil gyda'r trydydd sector, awdurdodau lleol a chynghorau cymuned a thref (crynodeb)

Comisiynwyd Rhaglen Ymchwil Fewnol Llywodraeth Cymru gan dîm polisi Cymunedau a'r Trydydd Sector Llywodraeth Cymru ac Ystadau Cymru ar y cyd i ymgymryd â darn o ymchwil i ehangu a dyfnhau'r sylfaen dystiolaeth ynghylch trosglwyddo asedau cymunedol. Gellir diffinio asedau o werth cymunedol fel unrhyw dir neu adeilad sydd o bwys gwirioneddol neu bosibl i lesiant cymuned sy'n ymwneud â chymdeithas, economi neu'r amgylchedd. Yn ystod y cyfnod o gyni cyllidebol gan Lywodraeth y DU a'r galw cynyddol am wasanaethau cyhoeddus, mae cyrff cyhoeddus yng Nghymru wedi gweld mai un cam gweithredu dichonadwy y gallant ei gymryd i ddiogelu asedau o werth cymunedol rhag cau a sicrhau eu cynaliadwyedd hirdymor, yw trosglwyddo eu perchenogaeth i sefydliadau cymunedol.

Roedd angen ymchwil er mwyn deall y ffactorau galluogi a’r heriau sy’n gysylltiedig â throsglwyddo asedau cymunedol yn llwyddianus, a chynaliadwyedd asedau cymunedol ar ôl eu trosglwyddo. Mae'r ymchwil hon yn cynnwys safbwyntiau awdurdodau lleol, sefydliadau yn y trydydd sector a chynghorau cymuned a thref er mwyn deall y prif heriau, gwneud argymhellion ar gyfer gwella a'u defnyddio fel sylfaen dystiolaeth i nodi rhanddeiliaid allweddol i weithredu ar yr argymhellion. 

Mae'r ymchwil hon yn adeiladu ar y papur ymchwil Rheoli a darparu gwasanaethau ac asedau mewn cynghorau cymuned a thref (Llywodraeth Cymru, 2018), a geisiodd farn cynghorau cymuned a thref ar amrywiol agweddau ar y broses drosglwyddo. Ceisiodd yr ymchwil hon ehangu'r sylfaen dystiolaeth er mwyn deall yr heriau o safbwynt awdurdodau lleol a'r trydydd sector.

Felly, nodau'r ymchwil oedd:

• efelychu astudiaeth 2018 ar gyfer y trydydd sector yng Nghymru
• ymchwilio ymhellach i'r broses o drosglwyddo asedau cymunedol yn y sector cynghorau tref a chymuned, gan ystyried y materion a nodwyd yn astudiaeth 2018 yn fanylach
• ystyried profiadau awdurdodau lleol a chyrff cyhoeddus eraill yng Nghymru mewn perthynas â'r broses o drosglwyddo asedau cymunedol

Cynhaliwyd adolygiad o lenyddiaeth er mwyn deall y materion allweddol ar gyfer pob grŵp o randdeiliaid wrth drosglwyddo asedau cymunedol, gan ddefnyddio tystiolaeth o gyhoeddiadau ar gyfer y DU gyfan yn ogystal â thrafodaeth am dystiolaeth sy'n benodol i Gymru. Yna, cynhaliwyd arolwg ym mis Mai 2019. Y nod oedd:

• Deall a yw awdurdodau lleol yn casglu data ar drosglwyddo asedau cymunedol ac i ba raddau
• Nodi ac ystyried pa fathau o asedau cymunedol sydd wedi cael eu trosglwyddo
• Helpu i ddiffinio cwmpas a graddfa'r broses o gasglu data ansoddol, gan gynnwys cael gwybodaeth am y mathau o brosesau trosglwyddo asedau cymunedol, derbynyddion asedau ac ar ba gam o'r broses drosglwyddo allai fod yn briodol ar gyfer samplu pwrpasol

Yna, cynhaliwyd cyfres o ymweliadau ansoddol â swyddogion trosglwyddo asedau cymunedol mewn awdurdodau lleol, sefydliadau yn y trydydd sector a oedd wedi trosglwyddo asedau cymunedol, neu a oedd wrthi'n gwneud hynny, a chynghorwyr a chlercod cynghorau cymuned. Roedd y cyfweliadau hyn yn gyfle i drafod ymhellach y prif heriau sy'n gysylltiedig â throsglwyddo asedau a'r ffordd y caiff llwyddiant proses o drosglwyddo asedau cymunedol ei ddiffinio a'i fesur.

Rhesymau dros drosglwyddo asedau cymunedol

Fel yn achos astudiaeth 2018, y rheswm mwyaf cyffredin a nodwyd gan awdurdodau lleol dros drosglwyddo ased cymunedol oedd yr angen i leihau costau o ganlyniad i barhad polisïau cyni cyllidol. Nododd trosglwyddeion y byddai'n fwy buddiol iddynt pe bai deialog dwyffordd ynglŷn â rhaglenni trosglwyddo asedau oddi wrth yr ALl, yn hytrach na bod y penderfyniadau ynghylch trosglwyddo asedau yn cael eu gwneud gan yr ALl yn bennaf.

Y broses drosglwyddo

Datgelodd yr arolwg fod y rhan fwyaf o ALlau wedi rhoi polisi trosglwyddo asedau cymunedol ar waith. Fodd bynnag, nododd rhai trosglwyddeion nad oedd polisi trosglwyddo asedau cymunedol eu hawdurdod lleol ar gael iddynt ac y byddai'n fuddiol ei gael fel canllaw ar gynllunio proses drosglwyddo. Dim ond pedwar allan o'r 15 o ALlau a ymatebodd oedd wedi dynodi swyddog penodedig ar gyfer trosglwyddo asedau cymunedol. Roedd yr ALlau eraill yn rheoli prosesau trosglwyddo rhwng adrannau. Fodd bynnag, nododd y trosglwyddeion hynny a oedd yn gallu cydgysylltu â swyddogion penodedig fod swyddog o'r fath wedi gwneud y broses drosglwyddo a'r cyfnod ôl-drosglwyddo yn haws.

Roedd asedau cymunedol fel arfer yn cael eu trosglwyddo i gynghorau cymuned a thref, ond roedd elusennau ac ymddiriedolaethau yn derbyn asedau derbyn. Roedd ALlau yn aml yn ymgymryd â rhaglenni trosglwyddo asedau mawr ac roedd ganddynt rôl bwysig i'w chwarae o ran rhoi cymorth i drosglwyddeion yn ystod y broses drosglwyddo, ac eithrio cymorth cyfreithiol. Roedd cyfran lawer llai o ALlau yn rhoi cymorth ar ôl i ased gael ei drosglwyddo.

Roedd trosglwyddiadau lesddaliadol yn llawer mwy cyffredin na throsglwyddiadau rhydd-ddaliadol. Roedd yr ALl yn aml yn ffafrio hyn, fel y gallai adhawlio'r ased at ddefnydd y cyhoedd pe bai'r trosglwyddiad yn aflwyddiannus. Gallai trosglwyddiadau lesddaliadol fod yn rhwystredig i drosglwyddeion, yr oedd rhai ohonynt yn teimlo y byddai trosglwyddiadau rhydd-ddaliadol yn rhoi mwy o ryddid iddynt addasu'r ased at ddefnydd y gymuned.

Ffactorau llwyddiant o ran trosglwyddo asedau cymunedol

Roedd yr ALlau a ymatebodd i'r arolwg yn teimlo mai'r ffactorau llwyddiant pwysicaf o ran trosglwyddo asedau cymunedol oedd sicrhau bod yr holl waith diwydrwydd dyladwy wedi'i gwblhau a bod y trosglwyddeion yn gymwys i reoli'r ased, gan sicrhau bod gan sefydliadau cymunedol sicrwydd ariannol, bod y cynllun busnes a gyflwynwyd gan y trosglwyddeion yn gynaliadwy ac y dylai'r ALl roi'r holl wybodaeth berthnasol i ddarpar drosglwyddeion er mwyn sicrhau eu bod yn gwbl ymwybodol o'u cyfrifoldebau. Datgelodd y cyfweliadau ansoddol fod cyfathrebu rheolaidd â throsglwyddeion yn cael ei ystyried yn ffactor llwyddiant pwysig.

Roedd diddordeb ALlau mewn mesur llwyddiant trosglwyddiadau wedi'i gyfyngu i gasglu data ar y broses drosglwyddo, ond cydnabu staff y byddai gwaith monitro ôl-drosglwyddo yn fuddiol er mwyn deall cynaliadwyedd ariannol, i ba raddau roedd amcanion y cynllun busnes wedi'u cyflawni, a budd trosglwyddo asedau cymunedol i'r gymuned yn yr hirdymor. Soniodd ALlau am brinder adnoddau fel un o'r prif resymau pam nad oeddent yn monitro trosglwyddiadau.

Yr heriau sy'n gysylltiedig â throsglwyddo asedau cymunedol

Ymhlith yr heriau cyffredin a wynebwyd gan y ddau barti mewn proses drosglwyddo roedd proses hir trosglwyddiadau a'r diffyg cyfathrebu cysylltiedig yn ystod y broses drosglwyddo. Pe bai cryn oedi, gallai hynny beryglu'r cyllid grant a sicrhawyd gan y trosglwyddai. Roedd biwrocratiaeth ormodol a chael gwybodaeth anghywir am yr ased hefyd yn broblem i drosglwyddeion. Cydnabuwyd hefyd fod yna brinder hyfforddiant arbenigol i sefydliadau cymunedol sy'n ymgymryd â'r cyfrifoldeb am reoli asedau.

Ymhlith yr heriau eraill a nodwyd gan drosglwyddeion roedd yr angen i'r ased fod yn ariannol gynaliadwy a'r anawsterau o ran sicrhau hyn os nad oedd yr ased yn cynhyrchu incwm, e.e. toiledau cyhoeddus. Teimlai trosglwyddeion fod yr asedau hyn yn faich ac yn aml yn dreth ar eu hadnoddau ariannol. Mater arall a nodwyd yn aml oedd yr angen i drosglwyddeion wneud elw, ond bod camddealltwriaeth ar ran yr ALl ynglŷn â sut y byddai’r elw hwnnw’n cael ei ddefnyddio. Pwysleisiodd llawer o drosglwyddeion fod elw yn cael ei ailfuddsoddi er mwyn  sicrhau buddiannau ychwanegol i'r gymuned, a bod angen i ALlau dderbyn bod hynny'n ganlyniad cadarnhaol, ond nad felly y bu bob amser.

Roedd ALlau yn defnyddio profiadau pobl eraill o drosglwyddo asedau drwy rwydweithiau sefydledig megis ACES. Roedd y rhwydweithiau hyn yn fuddiol o ran rhannu heriau sy'n gysylltiedig â throsglwyddo asedau cymunedol a thrafod atebion.

Materion sy'n codi ar ôl trosglwyddo

Ar ôl trosglwyddo ased, nodwyd bod rhwystrau’n codi o ran sicrhau bod ased yn gynaliadwy, gan gynnwys colledion ariannol yn sgil asedau nad ydynt yn cynhyrchu incwm a chystadleuaeth ag asedau eraill o ran cynhyrchu incwm, h.y. drwy logi ystafelloedd ar gyfer sesiynau, a phrinder adnoddau a gallu mewn sefydliadau cymunedol a'r cyrff sy'n eu cefnogi. Roedd adnoddau a gallu hefyd yn broblem i drosglwyddeion; yn aml roedd eu staff a'u gwirfoddolwyr yn gweithio'n rhan amser ac roeddent yn hŷn. Roeddent yn teimlo bod angen ennyn diddordeb pobl iau mewn cynghorau cymuned a sefydliadau cymunedol er mwyn sicrhau eu dyfodol. Roedd cynghorau gwirfoddol sirol yn fath defnyddiol o gymorth, ond roeddent hwythau hefyd yn ei chael hi'n anodd darparu’r holl gymorth yr  oedd ei angen o ran hyfforddiant a chwilio am gyfleoedd i gael cyllid grant.

Er mwyn ateb yr heriau hyn, roedd ALlau wedi defnyddio trefniadau trwyddedu byrdymor er mwyn treialu trosglwyddiad a chadarnhau a allai'r trosglwyddai redeg yr ased mewn ffordd gynaliadwy neu er mwyn rhoi ateb dros dro pe bai oedi cyn trosglwyddo.

Dylai ALlau fabwysiadu dull mwy strategol o drosglwyddo asedau cymunedol sy'n canolbwyntio ar anghenion y gymuned.

• Dylai ALlau sy'n trosglwyddo asedau cymunedol ar sail anghenion y gymuned gael llwyfan i drafod eu dull gweithredu a rhannu gwersi a ddysgwyd ag eraill.
• Dylai Llywodraeth Cymru weithio gydag ALlau, trosglwyddeion a CGGC i sefydlu rhaglen rhannu gwybodaeth er mwyn sicrhau trosglwyddiadau llwyddiannus.

Dylai ALlau ddatblygu dull mwy ffurfiol o ymgysylltu â throsglwyddeion ar bob cam o'r broses o drosglwyddo ased cymunedol.

• Cynghorir ALlau i gynnal rhaglen ymgysylltu ar ddechrau'r broses drosglwyddo, yn enwedig pan gynigir rhaglen trosglwyddo asedau cymunedol fawr.
• Dylai pob awdurdod lleol baratoi polisi ffurfiol ynglŷn â throsglwyddo asedau cymunedol, a'i gyhoeddi.
• Dylai swyddog ALl a enwebwyd fod yn gyfrifol am gysylltu â throsglwyddeion o ddydd i ddydd.
• Dylai ALlau a throsglwyddeion ystyried llunio cytundeb cyfathrebu ar gyfer pob proses drosglwyddo.

Dylai ALlau, sefydliadau cymorth a throsglwyddeion weithio gyda'i gilydd i ddeall y cymorth sydd ei angen i drosglwyddo asedau yn effeithiol a'u rheoli ar ôl iddynt gael eu trosglwyddo, a oes bylchau yn y cymorth hwnnw a sut y gellir mynd i'r afael â nhw.

• Dylai trosglwyddeion gynnal archwiliadau o'r bylchau yn eu harbenigedd a'u hanghenion hyfforddi er mwy deall pa gymorth sydd ei angen yn ystod y broses drosglwyddo ac ar ôl hynny.
• Bydd angen ymgysylltu ymhellach â chynghorau gwirfoddol sirol er mwyn deall pa adnoddau a gallu sydd ganddynt i gefnogi sefydliadau cymunedol yn eu hardal leol.
• Dylid casglu data ar nifer y grantiau a mathau eraill o gymorth ariannol y mae trosglwyddeion yn eu cael.

Dylai trosglwyddeion ac ALlau sicrhau bod y gweithdrefnau diwydrwydd dyladwy o ran trosglwyddo asedau cymunedol a threfniadau ôl-drosglwyddo yn glir.

• Dylid cynnal asesiad risg bob tro y trosglwyddir ased cymunedol er mwyn sicrhau y gall sefydliadau cymunedol reoli'r ased mewn ffordd gynaliadwy ac atal risg ariannol i drosglwyddeion cyn i’r broses drosglwyddo gael ei chwblhau.
• Dylid trafod cynigion ynglŷn ag addasu'r ased ar ôl ei drosglwyddo a chytuno arnynt yn ystod y broses drosglwyddo.

Dylai pob parti roi trefniadau monitro a gwerthuso ffurfiol ar waith ar gyfer y broses drosglwyddo a'r cyfnod ôl-drosglwyddo.

• Dylai'r grŵp llywio ar gyfer yr ymchwil hon ystyried y dangosyddion arfaethedig a'r ffynonellau data a roddir yn Nhablau 6.1 a 6.2 yn yr adroddiad hwn ac ymgysylltu â throsglwyddwyr, trosglwyddeion a sefydliadau cymorth ynghylch pa ddata sydd ar gael ac yn ymarferol i'w defnyddio fel tystiolaeth o effaith.
• Dylid defnyddio sesiynau rhannu gwybodaeth i rannu dulliau newydd o fonitro a gwerthuso.
• Dylid ystyried hyfforddiant i sefydliadau cymunedol ar yr egwyddorion allweddol a manteision monitro a gwerthuso.

Awduron yr Adroddiad: Coates, J., Nickson, S., Owens, N., and Smith, H.

Adroddiad Ymchwil Llawn: (2021). Trosglwyddo asedau cymunedol: ymchwil gyda'r trydydd sector, awdurdodau lleol a chynghorau cymuned a thref Caerdydd: Llywodraeth Cymru, Adroddiad Ymchwil Gymdeithasol y Llywodraeth rhif 33/2021.

Mae'r safbwyntiau a fynegwyd yn yr adroddiad hwn yn perthyn i'r ymwchwilwyr, ac nid Llywodraeth Cymru o reidrwydd.

Am ragor o wybodaeth, cysylltwch â

Dr Jo Coates
Yr Is-adran Ymchwil Gymdeithasol a Gwybodaeth
Gwasanaethau Gwybodaeth a Dadansoddi
Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ

E-bost: RhYF.IRP@llyw.cymru

Image

ISBN Digidol 978-1-80195-088-6