Datganiad Polisi Caffael Cymru

Image

Mae effeithiau pandemig Covid-19 ar ein heconomi, cymdeithas a’n cymunedau wedi bod yn aruthrol. A hynny’n gefndir, ynghyd â’r ansicrwydd ynghylch effeithiau tymor hir ymadawiad y DU â’r UE, rhaid inni sicrhau bod gwariant y sector cyhoeddus yn cyfrannu hyd yn oed yn fwy at ganlyniadau cymdeithasol, economaidd, amgylcheddol a diwylliannol positif. Ni fu erioed bwysicach bod caffael yn gynaliadwy ac effeithiol a bod nwyddau, gwasanaethau a gwaith yn cael eu darparu’n llwyddiannus.

Gall caffael cyhoeddus fod yn ganolog o ran rhoi blaenoriaethau polisi blaengar ar waith, o ddatgarboneiddio i sicrhau gwerth cymdeithasol, gwaith teg, buddiannau cymunedol, yr Economi Gylchol a’r Economi Sylfaenol. Mae’r polisïau hyn yn helpu i arafu’r newid yn yr hinsawdd, yn cynnal swyddi a hyfforddiant ac yn helpu’r mwyaf bregus.

Mae gwireddu’r uchelgeisiau hyn yn dibynnu ar broffesiwn caffael sydd â’r sgiliau a’r galluoedd sydd eu hangen i droi’n hamcanion yn realiti. Rwy’n falch o’r hyn rydym yn ei wneud gyda’n gilydd i wella sgiliau’r proffesiwn a chynyddu cyfleoedd hyfforddi.

Mae Datganiad Polisi Caffael Cymru (DPCC) yn nodi gweledigaeth strategol ar gyfer trefniadau caffael y sector cyhoeddus yng Nghymru. Bydd yn ein helpu i ddiffinio’r ffordd ar gyfer gwireddu’r nodau llesiant rydym yn gweithio i’w cyflawni er lles cenedlaethau’r dyfodol, gan wneud Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 yn ganolog i bob penderfyniad caffael, ac yn ein helpu i sicrhau’r ‘Gymru a garem’. Mae gennym oll gyfrifoldeb i sicrhau’n bod yn atal problemau ac yn meddwl am y tymor hir gan gynyddu’r un pryd y cyfleoedd i sicrhau’n lles economaidd, cymdeithasol, amgylcheddol a diwylliannol.

Yr allwedd i wireddu’r DPCC yw cydweithio. Byddwn yn adolygu ac yn diweddaru’r DPCC yn rheolaidd â’n partneriaid i sicrhau ei fod yn parhau i adlewyrchu’n cyd-amcanion ar gyfer caffael cyhoeddus yng Nghymru. Anelwn hefyd at sicrhau canlyniadau mwy tryloyw.

Bydd Llywodraeth Cymru’n datblygu cynllun gweithredu ar gyfer rhoi egwyddorion y Datganiad ar waith ac yn ei gyhoeddi ar ein gwefan. Rwy’n gofyn i gyrff prynu, boed ar eu pen eu hunain neu gyda’i gilydd, i ddatblygu a chyhoeddi eu cynlluniau gweithredu eu hunain fydd yn esbonio sut y byddant yn helpu i roi blaenoriaethau ar waith ar lefel leol, rhanbarthol a chenedlaethol. Bydd canllawiau statudol y Bil Partneriaethau Cymdeithasol yn ystyried y Datganiad hwn a’r cynlluniau gweithredu cysylltiedig, gan roi dyletswydd ar awdurdodau contractio i sicrhau canlyniadau sy’n gymdeithasol gyfrifol trwy drefniadau caffael sy’n pwysleisio gwaith teg a gwerth cymdeithasol yn hytrach nag arbedion ariannol yn unig.

Gobeithio y gwnewch chi groesawu’r Datganiad hwn a gweithio gyda ni i droi’n cydweledigaeth yn realiti.

Image

Rebecca Evans AS
Y Gweinidog Cyllid a’r Trefnydd

Diben y ddogfen hon yw pennu'r cyfeiriad strategol ar gyfer caffael yn y sector cyhoeddus yng Nghymru.

Dyma'r weledigaeth:

Mae caffael y sector cyhoeddus yng Nghymru yn ddull pwerus o sicrhau newid parhaus i gyflawni canlyniadau cymdeithasol, economaidd, amgylcheddol a diwyllianol er lles Cymru.

Bydd sector cyhoeddus Cymru yn dilyn deg egwyddor ar gyfer caffael llesiant i Gymru yn seiliedig ar Nodau Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) a pholisïau allweddol Llywodraeth Cymru.

1. Byddwn yn ysgogi gweithgarwch caffael cydweithredol yng Nghymru i sicrhau y canlyniadau cynaliadwy a hirdymor mwyaf posibl o ran gwerth cymdeithasol ac economaidd a all ddeillio o wariant cyhoeddus
2. Byddwn yn rhoi caffael wrth wraidd y gwaith o ddatblygu a gweithredu polisi yng Nghymru
3. Byddwn yn datblygu caffael cynaliadwy hirdymor, sy'n adeiladu ar arfer gorau ac yn ei raddio ac yn pennu camau clir sy’n dangos sut y mae caffael yn cefnogi y broses o gyflawni amcanion llesiant sefydliadol
4. Byddwn yn codi statws a phroffil y proffesiwn caffael yn yr hirdymor a'i rôl fel galluogwr ar gyfer polisi caffael
5. 5.Byddwn yn cefnogi amcanion polisi Llywodraeth Cymru sy’n gysylltiedig â chaffael blaengar, megis yr Economi Sylfaenol a Chylchol, drwy weithgarwch caffael cydweithredol, sy’n seiliedig ar leoedd (boed yn genedlaethol, yn rhanbarthol neu'n lleol) sy'n meithrin cadwyni cyflenwi lleol gwydn
6. Byddwn yn gweithredu i atal y pryderon cynyddol dros newid hinsawdd drwy flaenoriaethu lleihau carbon ac allyriadau sero drwy gaffael mwy cyfrifol a chynaliadwy er mwyn cyflawni ein huchelgais ar gyfer sector cyhoeddus sero net yng Nghymru ar erbyn 2030
7. Byddwn yn cysoni ein ffyrdd o weithio ac yn cynyddu cyfranogiad rhanddeiliaid i gefnogi atebion arloesol a chynaliadwy drwy gaffael
8. Byddwn yn cydweithio â rhanddeiliaid i hyrwyddo cyfle cyfartal a Gwaith Teg yng Nghymru
9. Byddwn yn gwella y dull o integreiddio a hefyd brofiadau defnyddwyr o’n hatebion a’n cymwysiadau digidol er mwyn sicrhau’r defnydd gorau posibl o’n data am gaffael at ddiben hwyluso penderfyniadau
10. Byddwn yn hyrwyddo caffael sy’n seiliedig ar werth sy'n sicrhau'r canlyniadau hirdymor gorau posibl i Gymru.

Strwythur Datganiad Polisi Caffael Cymru

• Yr Egwyddorion yw egwyddorion Llywodraeth Cymru mewn perthynas â chaffael.
• Mae diffiniad pob egwyddor yn disgrifio ystyr yr egwyddor.
• Mae’r ystyriaethau posibl yn nodi, ond nid ydynt yn rhestr hollgynhwysfawr o’r math o gwestiynau y gallai awdurdod contractio ddymuno eu hystyried er mwyn dangos ei fod wedi rhoi sylw i egwyddorion Llywodraeth Cymru.
• Mae’r canlyniadau arfaethedig yn disgrifio’r hyn y mae disgwyl i awdurdodau contractio eu cyflawni pan fyddant yn rhoi sylw i’r egwyddorion.
• Anogir pob awdurdod contractio i roi sylw i’r holl egwyddorion ond gall arfer ei farn i benderfynu a yw pob egwyddor yn berthnasol i gaffael a/neu ei weithgarwch caffael.

Perthynas â Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015

Mae’r ystyriaethau posibl a’r canlyniadau arfaethedig yn cyfeirio at gysyniadau o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 (y “Ddeddf”). Mae’r rhan fwyaf o awdurdodau contractio, ond nid pob un, wedi’u cynnwys yn y Ddeddf. Mae’r Ddeddf yn gosod dyletswydd ar yr awdurdodau contractio hynny i gyflawni datblygu cynaliadwy. Mae Llywodraeth Cymru felly’n cydnabod nad yw’n ofynnol i bob awdurdod contractio osod a chyhoeddi amcanion llesiant na gweithio i gyflawni’r saith nod llesiant ond mae’n annog pob awdurdod contractio i ystyried sut y gall ei weithgarwch caffael gyfrannu at ddatblygu cynaliadwy.

Am fwy o wybodaeth am y Ddeddf ar LLYW.CYMRU

Perthynas â deddfwriaeth berthnasol

Atgoffir awdurdodau contractio na ddylent gymryd unrhyw gamau yn unol â’r egwyddorion hyn a fyddai’n gwrthdaro ag unrhyw rwymedigaeth sy’n ymwneud â deddfwriaeth berthnasol bresennol neu ofynion caffael cyhoeddus, boed o dan Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 neu fel arall.

Awdurdodau contractio

Yn y ddogfen hon, mae cyfeiriadau at “awdurdod contractio” i fod i adlewyrchu awdurdodau contractio yn Sector Cyhoeddus Cymru.

1. Byddwn yn ysgogi gweithgarwch caffael cydweithredol yng Nghymru i sicrhau y canlyniadau cynaliadwy a hirdymor mwyaf posibl o ran gwerth cymdeithasol ac economaidd a all ddeillio o wariant cyhoeddus

Diffiniad

Er mwyn cyflawni canlyniadau cynaliadwy a hirdymor o ran gwerth cymdeithasol ac economaidd a all ddeillio o wariant cyhoeddus, mae angen i sefydliadau’r sector cyhoeddus, y sector preifat a’r trydydd sector gydweithio’n effeithiol er lles Cymru. Caffael cydweithredol yw pan fydd dau awdurdod contractio neu fwy yn cydweithio er mwyn sicrhau’r budd mwyaf. Er enghraifft, efallai y bydd awdurdodau contractio’n dewis cydweithredu i gysoni ac ysgogi eu gweithgarwch caffael er mwyn sicrhau arbedion effeithlonrwydd. Yn yr un modd, efallai y bydd cyflenwyr yn dewis cydweithio i leihau costau bidio a chynnig gwell gwerth am arian. Gall cydweithredu hefyd fod yn lleol a/neu’n draws-sector, a gall gynnwys busnesau bach a chanolig (BBaCh), a Mentrau Gwirfoddol, Cymunedol a Chymdeithasol.

Ystyriaethau posibl ar gyfer awdurdodau contractio

• Pa ganlyniadau cymdeithasol, economaidd, amgylcheddol a diwylliannol y mae’r sefydliad yn ceisio’u cyflawni?
• Sut mae’r sefydliad yn nodi cyfleoedd priodol ar gyfer caffael cydweithredol gyda sefydliadau eraill?
• A oes unrhyw fanteision posibl i lesiant Cymru y gellid eu gwireddu drwy gydweithio?
• Beth yw’r nodau hirdymor cyffredin ar gyfer y cydweithio?
• A oes gan y sefydliadau y lefel briodol o arbenigedd ac adnoddau caffael ar gael i wneud y cydweithio’n llwyddiant?
• Sut y gellir rhannu gwybodaeth yn effeithiol rhwng y partneriaid sy’n cydweithio?
• Sut mae’r sefydliadau’n goresgyn unrhyw rwystrau diwylliannol a allai lesteirio effeithiolrwydd y cydweithio?
• A oes angen trefniadau contractiol ffurfiol ar gyfer y cydweithio, gan gynnwys mecanweithiau digonol ar gyfer ymdrin ag anghydfodau ac uwchgyfeirio?
• Sut bydd y sefydliadau yn sicrhau tryloywder rhwng y partïon?
• Beth yw’r risgiau a’r cyfleoedd sy’n gysylltiedig â’r cydweithio? Sut bydd y risgiau’n cael eu dyrannu’n briodol rhwng y partïon? Sut bydd y risgiau’n cael eu monitro a’u rheoli? Sut y gwneir y mwyaf o’r cyfleoedd?
• Sut bydd y sefydliadau’n monitro ac yn adrodd ar ymgysylltu â mentrau caffael cydweithredol?

Canlyniadau arfaethedig

• Dylai awdurdodau contractio groesawu dulliau cydweithredol o gaffael er mwyn sicrhau’r gwerth economaidd mwyaf posibl a all ddeillio o wariant cyhoeddus
• Gall awdurdodau contractio osgoi aneffeithlonrwydd o ganlyniad i ddyblygu ymdrech
• Cefnogi dull “Prynu Unwaith dros Gymru”, lle bo’n bosibl
• Dylai awdurdodau contractio gyhoeddi eu piblinellau caffael fel y gellir nodi cyfleoedd ar gyfer caffael cydweithredol
• Dylai awdurdodau contractio sicrhau bod strwythurau priodol yn eu lle i gefnogi rhannu gwybodaeth a nodi a mabwysiadu arfer gorau mewnol ac allanol

2. Byddwn yn rhoi caffael wrth wraidd y gwaith o ddatblygu a gweithredu polisi yng Nghymru

Diffiniad

Mae caffael strategol yn fecanwaith cyflawni polisi pwysig i gyflawni uchelgeisiau polisi lleol, rhanbarthol a chenedlaethol. Mae defnyddio caffael sector cyhoeddus Cymru i gyflawni polisi yn gofyn am ddull rhagweithiol a strategol, a arweinir gan dimau caffael profiadol â chymwysterau proffesiynol, sy’n cynnwys timau traws-swyddogaethol a chydweithio â rhanddeiliaid yn y sectorau cyhoeddus a phreifat.

Ystyriaethau posibl ar gyfer awdurdodau contractio

• Pa rôl fydd caffael yn ei chwarae wrth ddatblygu polisïau lleol a rhanbarthol?
• Pa rôl fydd caffael yn ei chwarae wrth weithredu polisïau lleol, rhanbarthol a chenedlaethol?
• Pa mor effeithiol mae Nodiadau Polisi Caffael Cymru yn cael eu gweithredu a’u cymhwyso gan y sefydliad?
• Beth yw lefel bresennol y gallu a’r galluogrwydd i gaffael a rheoli contractau yn y sefydliad, ac a yw hyn yn ddigonol?
• A yw’r sefydliad yn defnyddio’r hyfforddiant a’r adnoddau sydd ar gael i’w llawn botensial?
• Pa mor effeithiol yw canllawiau a hyfforddiant presennol y sefydliad ar gyfer gweithwyr proffesiynol masnachol a chaffael presennol ac yn y dyfodol, a’r rheini sydd y tu allan i gaffael ond sy’n ymgymryd â thasgau caffael?
• Pa mor effeithiol yw’r polisïau a’r prosesau presennol i sicrhau bod ystyriaethau sy’n ymwneud â chaffael yn cael eu hadlewyrchu’n briodol?
• Sut bydd perfformiad a chanlyniadau’n cael eu cofnodi, eu monitro a’u hadrodd i gefnogi gwelliant parhaus?
• A yw polisi caffael y sefydliad?

Canlyniadau arfaethedig

• Dylai awdurdodau contractio integreiddio caffael yn eu strategaethau corfforaethol, a dylai polisïau caffael gyd-fynd â pholisïau ac amcanion corfforaethol
• Dylid cydnabod caffael fel swyddogaeth strategol allweddol i gyflawni amcanion polisi sefydliadol
• Dylai awdurdodau contractio sicrhau bod sgiliau ac adnoddau digonol yn eu lle i weithredu gwaith caffael a rheoli contractau yn effeithiol
• Dylai awdurdodau contractio fabwysiadu dull cydweithredol o ddatblygu a gweithredu polisi
• Dylid diffinio rôl caffael wrth gyflawni amcanion polisi yn glir

3. Byddwn yn datblygu caffael cynaliadwy hirdymor, sy’n adeiladu ar arfer gorau ac yn ei raddio ac yn pennu camau clir sy’n dangos sut y mae caffael yn cefnogi y broses o gyflawni amcanion llesiant sefydliadol

Diffiniad

Mae caffael cynaliadwy yn digwydd pan fo sefydliadau’n diwallu eu hanghenion am nwyddau, gwasanaethau, gwaith a chyfleustodau mewn ffordd sy’n sicrhau gwerth am arian ar sail oes gyfan o ran creu buddion nid yn unig i’r sefydliad, ond hefyd i gymdeithas a’r economi, tra’n lleihau a dileu effeithiau amgylcheddol negyddol a hybu i’r eithaf llesiant diwylliannol pobl a chymunedau yng Nghymru.

Ystyriaethau posibl ar gyfer awdurdodau contractio

• A yw dull caffael y sefydliad yn ymgorffori’r pum Ffordd o Weithio yn yr Egwyddor Datblygu Cynaliadwy yn Neddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru)?
• Sut all y sefydliad roi gwell ystyriaeth i effeithiau cymdeithasol, amgylcheddol, economaidd a diwylliannol yn ei weithgarwch caffael?
• A yw’r sefydliad yn gosod amcanion llesiant sy’n cael eu deall yn eang, a sut mae gweithgarwch caffael y sefydliad yn eu helpu i gyflawni’r amcanion hyn?
• A yw’r sefydliad yn defnyddio offer perthnasol, fel yr Asesiad Risg Cynaliadwyedd, yn y broses gwneud penderfyniadau?
• A oes gan y sefydliad ddiffiniad a dealltwriaeth glir o’r hyn y mae gwerth am arian yn ei olygu iddyn nhw a’u rhanddeiliaid?
• Sut gall y sefydliad nodi a mabwysiadu arfer gorau caffael sy’n dod i’r amlwg ac sydd wedi’i sefydlu ar draws y sector cyhoeddus, y sector preifat a’r trydydd sector?
• A yw’r sefydliad yn defnyddio’r cyfleodd hyfforddiant a’r adnoddau sydd ar gael i’w llawn botensial?
• Sut gall y sefydliad rannu arfer gorau yn fewnol a chyda rhanddeiliaid allanol?
• Sut bydd perfformiad a chanlyniadau caffael cynaliadwy yn cael eu monitro a’u hadrodd i gefnogi gwelliant parhaus?
• Pa fetrigau adrodd y gall y sefydliad eu datblygu a’u defnyddio i ddangos sut mae caffael yn cefnogi cyflawni amcanion llesiant sefydliadol?
• A yw strategaeth gaffael ac adroddiad caffael blynyddol y sefydliad yn rhoi manylion am y metrigau hyn?
• Sut gall y sefydliad ddefnyddio meincnodi i gymharu perfformiad â sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus yng Nghymru, a sefydliadau ‘gorau yn y dosbarth’ eraill yn genedlaethol ac yn rhyngwladol?

Canlyniadau arfaethedig

• Awdurdodau contractio’n dangos ymrwymiad clir, ymrwymiad arweinwyr ac ymgysylltiad â chaffael fel ysgogiad pwysig i gyflawni amcanion llesiant sefydliadol corfforaethol
• Dylai awdurdodau contractio ddefnyddio caffael i gefnogi cyflogaeth, sgiliau a chyfleoedd hyfforddiant lleol i bobl o bob oed
• Dylai awdurdodau contractio geisio sicrhau’r gwerth cymdeithasol mwyaf posibl drwy bob contract caffael
• Dylai awdurdodau contractio ddatblygu metrigau adrodd clir i ddangos sut mae caffael yn cefnogi cyflawni amcanion llesiant sefydliadol

4. Byddwn yn codi statws a phroffil y proffesiwn caffael yn yr hirdymor a’i rôl fel galluogwr ar gyfer polisi caffael

Diffiniad

Fel swyddogaeth strategol, caffael yw un o’r ysgogiadau pwysicaf sydd ar gael i’r sector cyhoeddus yng Nghymru i gefnogi’r Gymru fwy cyfartal, mwy cynaliadwy a mwy llewyrchus yr ydym i gyd am ei gweld dros yr ychydig flynyddoedd nesaf. Rhaid i awdurdodau contractio sicrhau bod sgiliau ac adnoddau digonol ar gael i gyflawni prosesau caffael a rheoli contractau’n effeithiol, gan gadarnhau rôl caffael fel hwylusydd strategol twf ac arloesedd.

Ystyriaethau posibl ar gyfer awdurdodau contractio

• Pa mor dda y mae uwch reolwyr y sefydliad yn cefnogi caffael?
• A yw’r sefydliad yn darparu arweiniad clir ar weithgarwch caffael strategol yn unol â pholisïau a blaenoriaethau lleol a chenedlaethol?
• Beth yw lefel bresennol y gallu a’r galluogrwydd i gaffael a rheoli contractau yn strategol yn y sefydliad, ac a yw hyn
• yn ddigonol?
• A oes gan gaffael lefel briodol o gyfranogiad a dylanwad proffesiynol o fewn y sefydliad?
• I ba raddau y mae gweithwyr caffael proffesiynol yn cael eu cynnwys yn gynnar yn y broses gaffael?
• Sut gall ymagwedd y sefydliad at gaffael sicrhau buddion gwerth am arian ehangach?
• Pa mor sefydledig yw’r strwythurau cymorth hyfforddi a datblygu ar gyfer staff sy’n ymwneud â chaffael?
• A yw’r sefydliad yn defnyddio’r cyfleoedd hyfforddiant a’r adnoddau sydd ar gael i’w llawn botensial?
• Sut gall y sefydliad nodi a mabwysiadu arfer gorau caffael sy’n dod i’r amlwg ac sydd wedi’i sefydlu ar draws y sector cyhoeddus, y sector preifat a’r trydydd sector?

Canlyniadau arfaethedig

• Rhaid i gaffael gael ei gynrychioli ar lefel strategol o fewn awdurdodau contractio
• Mae caffael yn cael ei weld fel rhywbeth sy’n galluogi, nid rhwystro, a dylai timau caffael/masnachol weithredu yn unol â hynny
• Ystyrir caffael fel proffesiwn o ddewis a chaiff pobl eu hannog a’u hysgogi i ymuno â’r proffesiwn
• Dylid meithrin a chadw talent caffael presennol yng Nghymru, gyda chefnogaeth briodol a chynlluniau datblygu yn eu lle a llwybrau clir ar gyfer dilyniant o fewn y proffesiwn

5. Byddwn yn cefnogi amcanion polisi Llywodraeth Cymru sy’n gysylltiedig â chaffael blaengar, megis yr Economi Sylfaenol a Chylchol, drwy weithgarwch caffael cydweithredol, sy’n seiliedig ar leoedd (boed yn genedlaethol, ynrhanbarthol neu’n lleol) sy’n meithrin cadwyni cyflenwi lleol gwydn

Diffiniad

Gall caffael cynyddol ddatblygu cadwyni cyflenwi lleol amrywiol a gwydn sy’n cynnwys mentrau lleol, busnesau bach a chanolig, busnesau sy’n eiddo i’r gweithwyr, mentrau cymdeithasol, cwmnïau cydweithredol a mathau eraill o berchnogaeth leol. Drwy gynyddu caffael lleol a defnyddio pŵer prynu sector cyhoeddus Cymru i gefnogi busnesau lleol drwy strategaethau caffael â ffocws lleol, gall awdurdodau contractio ddatblygu eu heconomi leol a sicrhau bod mwy o werth o’u gweithgarwch caffael cyhoeddus yn aros o fewn eu hardaloedd lleol ac o fudd iddynt.

Ystyriaethau posibl ar gyfer awdurdodau contractio

• Sut gall y sefydliad rannu contractau mwy yn lotiau llai ac annog cynigion cydweithredol?
• Sut bydd y sefydliad yn hysbysebu piblinellau caffael yn ehangach i hysbysu’r farchnad am gyfleoedd contract posibl?
• Sut bydd y sefydliad yn defnyddio ymgysylltu cynnar â’r farchnad a digwyddiadau ‘cwrdd â’r prynwr’ i annog ymgysylltiad gan y farchnad gyflenwi leol?
• Sut bydd y sefydliad yn gweithio gyda sefydliadau fel Busnes Cymru i gefnogi busnesau bach a chanolig lleol a mentrau cymdeithasol drwy’r broses gynnig, gan wella ansawdd eu cynigion?
• Sut y bydd y sefydliad yn lleihau biwrocratiaeth a chostau cynnig gormodol drwy symleiddio’r broses gaffael, gan ei gwneud yn haws i fentrau cymdeithasol a busnesau bach a chanolig wneud cynnig?
• Sut bydd y sefydliad yn symud i ffwrdd o ddibynnu ar dendro pris isaf, gan ganolbwyntio yn lle hynny ar y nodau Llesiant a phum ffordd o weithio?
• Sut bydd y sefydliad yn nodi ac yn cydweithio â sefydliadau angori lleol i gynyddu gwerth a maint caffael gan BBaChau rhanbarthol?
• Sut bydd y sefydliad yn annog cyflenwyr i fabwysiadu arferion sy’n creu effeithiau cymdeithasol, economaidd ac amgylcheddol buddiol?
• Pa mor effeithiol y mae Nodiadau Polisi Caffael Cymru yn cael eu gweithredu a’u cymhwyso gan y sefydliad?

Canlyniadau arfaethedig

• Cynyddu gwariant gyda busnesau lleol, mentrau cymdeithasol a’r sector gwirfoddol a chymunedol
• Hyrwyddo cydweithio rhwng awdurdodau contractio lleol a rhanbarthol
• Rhoi mwy o gyfle i fusnesau Cymreig lleol gynnig am gontractau sector cyhoeddus Cymru
• Datblygu cadwyni cyflenwi lleol cadarn a dibynadwy o fusnesau sy’n cefnogi recriwtio a chadw cyflogaeth leol
• Cefnogi, datblygu a thyfu busnesau newydd a mentrau lleol
• Sicrhau i’r eithaf bod gwariant sector cyhoeddus Cymru yn aros yng Nghymru gyda busnesau sy’n cael eu perchen yng Nghymru
• Mapio gwariant lleol i sicrhau’r budd mwyaf posibl o bob £ a werir drwy gontractau sector cyhoeddus Cymru

6. Byddwn yn gweithredu i atal y pryderon cynyddol dros newid hinsawdd drwy flaenoriaethu lleihau carbon ac allyriadau sero drwy gaffael mwy cyfrifol a chynaliadwy er mwyn cyflawni ein huchelgais ar gyfer sector cyhoeddus sero net yng Nghymru erbyn 2030

Diffiniad

Newid hinsawdd yw un o heriau mwyaf ein hoes. Rhaid i awdurdodau contractio arwain y frwydr yn erbyn newid yn yr hinsawdd a chymryd camau brys, rhagweithiol i leihau a gwrthdroi’r effeithiau negyddol ar yr amgylchedd o’n gweithredoedd a’n gweithgareddau i ddiogelu ac amddiffyn cenedlaethau’r dyfodol. Gan ddefnyddio pŵer cyfunol caffael strategol, mae cryn le a chyfle awdurdodau contractio yng Nghymru gyflawni ein huchelgeisiau sero net drwy flaenoriaethu ac ystyried materion yn ymwneud â’r hinsawdd mewn gweithgarwch caffael a gwneud y defnydd mwyaf posibl o’r adnoddau caffael cynaliadwy sydd ar gael, megis yr Asesiad Risg Cynaliadwyedd.

Ystyriaethau posibl ar gyfer awdurdodau contractio

• Sut gall caffael gyfrannu at amcanion ac effaith amgylcheddol ehangach y sefydliad?
• Sut gall y sefydliad ymgorffori lleihau carbon ac allyriadau sero yn eu manylebau?
• Sut gall y sefydliad asesu effaith carbon gwariant?
• Sut gall y sefydliad ymgysylltu a chynnwys cyflenwyr a’r gadwyn gyflenwi ehangach i gyflawni eu huchelgeisiau sero net?
• Sut gall y sefydliad nodi, mabwysiadu a sefydlu arferion gorau amgylcheddol a ddysgwyd gan gyflenwyr, y gadwyn gyflenwi a rhanddeiliaid eraill?
• Sut bydd perfformiad a chanlyniadau amgylcheddol sy’n ymwneud â chaffael yn cael eu monitro a’u hadrodd i gefnogi gwelliant parhaus?
• Pa fetrigau adrodd y gall y sefydliad eu defnyddio i ddangos sut mae caffael yn cefnogi cyflawni uchelgeisiau sero net?
• Sut gall y sefydliad ddefnyddio meincnodi i gymharu perfformiad â sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus yng Nghymru,
• a sefydliadau ‘gorau yn y dosbarth’ eraill yn genedlaethol ac yn rhyngwladol?
• A oes gan y sefydliad y sgiliau a’r ddealltwriaeth angenrheidiol i wneud y penderfyniadau cywir ar gyfer yr hinsawdd a’r amgylchedd?

Canlyniadau arfaethedig

• Rhaid i awdurdodau contractio gymryd camau i leihau a gwrthdroi’r effeithiau negyddol ar yr amgylchedd o’n gweithredoedd a’n gweithgareddau i ddiogelu ac amddiffyn cenedlaethau’r dyfodol
• Mae metrigau adrodd priodol yn cael eu datblygu a’u defnyddio ar draws y sector cyhoeddus yng Nghymru i ddangos sut mae caffael yn cefnogi cyflawni uchelgeisiau sero net
• Mae awdurdodau contractio’n mabwysiadu ymagwedd gydgysylltiedig trwy gaffael i leihau a gwrthdroi effeithiau hinsawdd
• Mae awdurdodau contractio yn gweithio’n agos gyda chyflenwyr a diwydiant i gyflawni ein huchelgeisiau sero net

7. Byddwn yn cysoni ein ffyrdd o weithio ac yn cynyddu cyfranogiad rhanddeiliaid i gefnogi atebion arloesol a chynaliadwy drwy gaffael

Diffiniad

Mae awdurdodau contractio yng Nghymru sy’n gwrando ar, ac yn gweithio gyda, rhanddeiliaid o bob rhan o’r sector cyhoeddus, y sector preifat a’r trydydd sector, yn ogystal â’r cymunedau yr ydym yn eu gwasanaethu, yn hanfodol i ddatblygu atebion cynaliadwy ac arloesol a fydd yn arwain at ganlyniadau gwell i bawb. Dylid nodi rhanddeiliaid yn gynnar yn y broses gaffael, a’u cynnwys yn ystyrlon fel y bo’n briodol i sicrhau’r gwerth mwyaf posibl.

Ystyriaethau posibl ar gyfer awdurdodau contractio

• Pwy yw’r rhanddeiliaid mewnol ac allanol?
• Beth yw blaenoriaethau’r rhanddeiliaid?
• Sut gall y sefydliad gynyddu mewnbwn ac ymgysylltiad rhanddeiliaid ar gamau priodol o’r broses gaffael?
• A oes gan y sefydliad y prosesau a’r gweithdrefnau yn eu lle i annog a hwyluso gweithio effeithiol gyda rhanddeiliaid mewnol ac allanol?
• Pa wybodaeth sydd ei hangen gan randdeiliaid, a sut bydd y wybodaeth honno’n cael ei defnyddio?
• Sut y gellir rheoli blaenoriaethau sy’n gwrthdaro o ran rhanddeiliaid yn effeithiol?
• Beth yw’r dull mwyaf effeithiol o gyfathrebu â gwahanol randdeiliaid?
• Pwy sy’n gyfrifol am reoli gwybodaeth rhanddeiliaid a sicrhau bod dadansoddiad rhanddeiliaid yn cael ei adolygu’n barhaus?
• Sut gall y sefydliad ysgogi arloesedd a chanlyniadau gwell trwy ymgysylltu â’r farchnad yn gynnar?
• Pa fewnbwn y gall rhanddeiliaid mewnol ac allanol ei gael i strategaethau caffael y sefydliad?
• A yw’r sefydliad wedi ystyried atebion amgen megis cyrchu’n fewnol, neu lwybrau amgen i’r farchnad, fel cytundebau partneriaeth neu grantiau?

Canlyniadau arfaethedig

• Dylai awdurdodau contractio sicrhau bod prosesau a strwythurau ar waith i gefnogi mwy o    gyfranogiad rhanddeiliaid ar draws y broses gaffael o un pen i’r llall
• Dylai awdurdodau contractio ddefnyddio gwybodaeth ac arbenigedd cyflenwyr i ddarparu mwy o atebion arloesol

8. Byddwn yn cydweithio â rhanddeiliaid i hyrwyddo cyfle cyfartal a gwaith teg yng Nghymru

Diffiniad

Dylai awdurdodau contractio ystyried llesiant a gwaith teg, yn ogystal ag anghenion pobl sy’n rhannu nodweddion gwarchodedig, cyn gwneud penderfyniadau caffael a thrwy gydol y cylch bywyd caffael cyflawn, gan gynnwys rheoli contractau. Trwy ddefnyddio strategaethau cyrchu moesegol a chyfrifol yn effeithiol, gall awdurdodau contractio ddefnyddio caffael i gyflawni ‘economïau cynhwysol’, lle mae mwy o gyfle ar gyfer ffyniant ehangach a rennir, yn enwedig i’r rhai sy’n wynebu’r rhwystrau mwyaf i hybu eu llesiant.

Ystyriaethau posibl ar gyfer awdurdodau contractio

• Sut bydd y sefydliad yn adlewyrchu Gwaith Teg fel rhan o’i amcanion corfforaethol?
• Sut bydd y sefydliad yn cynnwys caethwasiaeth fodern a materion cyflogaeth foesegol ar ei gofrestr risg gorfforaethol?
• Sut bydd y sefydliad yn cynnal asesiadau risg caethwasiaeth fodern ffurfiol, dogfenedig fel rhan o’r broses gaffael i nodi, asesu a rheoli’r risg o gamfanteisio ac arferion cyflogaeth anfoesegol yn eu cadwyni cyflenwi?
• Sut bydd y sefydliad yn cydweithio â rhanddeiliaid yn y sectorau cyhoeddus a phreifat i wella gwelededd y gadwyn gyflenwi trwy fapio cadwyn gyflenwi effeithiol?
• Sut bydd y sefydliad yn cynnal asesiadau ffurfiol, dogfenedig o’r effaith ar gydraddoldeb yn gynnar yn y broses gaffael i sicrhau bod ystyriaethau sy’n ymwneud â chydraddoldeb yn cael eu hadlewyrchu, a bod cyfleoedd i sicrhau gwelliannau cadarnhaol mewn cydraddoldeb yn cael eu huchafu?
• Sut bydd ystyriaethau sy’n ymwneud â chydraddoldeb yn cael eu hymgorffori drwy gydol y broses gaffael, o’r cyfnod cyn caffael i reoli contractau a chyflenwyr?
• Beth yw’r safonau ymddygiad ac ymarfer gofynnol a ddisgwylir gan gyflenwyr a’u his-gontractwyr?

Canlyniadau arfaethedig

• Datblygu strategaeth gaffael sy’n nodi sut yr ymgymerir â chaffael mewn ffordd gymdeithasol gyfrifol
• Symleiddio prosesau caffael i’w gwneud yn fwy hygyrch i BBaChau, Mentrau Gwirfoddol, Cymunedol a Chymdeithasol a busnesau sy’n eiddo i leiafrifoedd ethnig
• Gwreiddio ystyriaethau sy’n ymwneud â chydraddoldeb drwy gydol y broses gaffael
• Defnyddio ysgogiadau contractiol i sicrhau bod gweithwyr ar draws y gadwyn gyflenwi yn cael eu trin yn deg ac yn foesegol
• Gweithredu a gwreiddio’r Cod Ymarfer Cyflogaeth Foesegol mewn Cadwyni Cyflenwi yn y broses gaffael, annog cyflenwyr ac is-gontractwyr i ymrwymo i’r cod, a datblygu systemau adrodd ac archwilio effeithiol i fonitro’r effaith

9. Byddwn yn gwella’r dull o integreiddio a phrofiadau defnyddwyr o’n hatebion a’n cymwysiadau digidol er mwyn sicrhau’r defnydd gorau posibl o’n data am gaffael at ddiben hwyluso penderfyniadau

Diffiniad

Mae cyflenwyr ac awdurdodau contractio’n disgwyl i atebion eGaffael gael eu hadeiladu gyda ffocws ar anghenion defnyddwyr fel blaenoriaeth. Yn yr un modd ag y mae cyfathrebu effeithiol rhwng pobl yn hwyluso caffael effeithiol, mae defnyddwyr yn disgwyl i systemau integreiddio’n ddi-dor gyda chyn lleied â phosibl o ddyblygu.

Bydd cyflwyno’r Safon Data Contractio Agored (OCDS), sy’n safon ar gyfer cyhoeddi data ar brosesau contractio cyhoeddus, yn cynyddu tryloywder drwy gydol y cylch bywyd masnachol, yn galluogi dadansoddiad dyfnach o ddata contractio, ac yn hwyluso’r defnydd o ddata gan ystod eang rhanddeiliaid, gan wneud y defnydd mwyaf posibl o ddata caffael i gefnogi penderfyniadau.

Ystyriaethau posibl ar gyfer awdurdodau contractio

• Pa mor effeithiol yw Nodiadau Polisi Caffael Cymru sy’n effeithio ar dryloywder a ffyrdd digidol o weithio sy’n cael eu cymhwyso gan y sefydliad?
• Faint o ddibyniaeth y mae’r sefydliad yn ei rhoi ar ffyrdd o weithio oddi ar y system fel e-bost ac excel?
• Pa mor effeithiol y caiff data ei gasglu a’i ddefnyddio drwy gydol y cylch bywyd caffael i wella’r broses o wneud penderfyniadau?
• A yw’r sefydliad yn rhannu data caffael a gwariant gyda Llywodraeth Cymru mewn modd amserol a phrydlon i gefnogi mentrau Polisi?
• Faint o ddefnydd y mae’r sefydliad yn ei wneud o systemau eGaffael a ariennir gan Lywodraeth Cymru? (h.y. GwerthwchiGymru gan gynnwys y Ddogfen Gaffael Sengl, eDendroCymru ac eFasnachuCymru)
• Os nad yw’r sefydliad yn defnyddio systemau eGaffael a ariennir gan Lywodraeth Cymru, sut maen nhw’n sicrhau bod y systemau y mae’n eu defnyddio wedi’u hintegreiddio’n gywir â GwerthwchiGymru ac yn darparu swyddogaethau cyfatebol neu well am weddill y cylch oes caffael?

Canlyniadau arfaethedig

• Mae datrysiadau digidol Caffael yn cael eu hadeiladu a’u gwella gan ddefnyddio egwyddorion dylunio canolfannau defnyddwyr
• Mae tryloywder wedi’i wreiddio’n ddiofyn ym mhob cam o’r cylch bywyd caffael, trwy weithredu OCDS
• Mae data cylch oes caffael ar gael am ddim ar GwerthwchiGymru ac mae’n cael ei ddadansoddi gan randdeiliaid mewnol ac allanol i gefnogi gweithrediad polisi a gwell penderfyniadau trwy fewnwelediad dyfnach a gwybodaeth busnes o’r data sydd ar gael

10. Byddwn yn hyrwyddo caffael sy’n seiliedig ar werth sy’n sicrhau’r canlyniadau hirdymor gorau posibl i Gymru

Diffiniad

Mae dulliau caffael sy’n seiliedig ar werth yn defnyddio’r broses gaffael i ysgogi arloesedd yn y farchnad i ddarparu gwerth cylch bywyd ar draws gwasanaethau, gan wella canlyniadau, lleihau costau, a dangos effaith. Mae’r dulliau hyn hefyd yn ceisio cyfateb adnoddau, cynhyrchion a gwasanaethau cyflenwyr yn strategol â nodau sy’n seiliedig ar ganlyniadau. Mae caffael sy’n seiliedig ar werth yn creu cyfleoedd i awdurdodau contractio ganolbwyntio ar gynhyrchion a gwasanaethau sy’n darparu’r gwerth mwyaf posibl ac yn sicrhau canlyniadau o ansawdd uchel ar draws y cylch bywyd masnachol llawn. Dylai caffael sy’n seiliedig ar werth ganolbwyntio ar y canlyniadau sy’n ofynnol gan y defnyddiwr terfynol, ac ar sicrhau’r canlyniad a’r effaith fwyaf posibl gan ddefnyddio dull costio oes gyfan. Dylai gael ei gefnogi gan dimau cyllid a chaffael gyda’r nod o sicrhau buddion diriaethol, mesuradwy sy’n cael effaith gadarnhaol ar ein rhanddeiliaid.

Ystyriaethau posibl ar gyfer awdurdodau contractio

• Beth mae ‘gwerth’ yn ei olygu i’r sefydliad a’i randdeiliaid yng nghyd-destun y caffael?
• Pa rôl y mae caffael ar sail gwerth yn ei chwarae wrth helpu’r sefydliad i gyflawni ei nodau a’i amcanion strategol?
• Sut gall y sefydliad sicrhau bod meysydd perthnasol o werth yn cael eu nodi fel rhan o’r gweithgaredd cyn-dendro a datblygu manylebau ar gyfer contractau newydd?
• Sut gall y sefydliad sicrhau bod mesurau gwerth yn cael eu diffinio’n glir a’u deall?
• A yw’r holl ffactorau gwerth perthnasol wedi’u cynnwys yn y broses gaffael a dogfennau contract?
• A yw cwestiynau gwerth perthnasol a mesuradwy wedi’u cynnwys yn y dogfennau tendro?
• Pa fetrigau adrodd y gall y sefydliad eu datblygu a’u defnyddio i ddangos sut mae caffael ar sail gwerth yn cyflawni gwelliannau effeithlonrwydd?
• Pa mor effeithiol yw prosesau rheoli contractau o ran ysgogi perthnasoedd cyflenwyr presennol i sicrhau’r gwerth gorau posibl o fewn contractau presennol trwy fabwysiadu rheolaeth ar y berthynas â chyflenwyr?

Canlyniadau arfaethedig

• Dylai awdurdodau contractio ystyried gwerth o safbwynt y defnyddiwr terfynol, a defnyddio hyn i ysgogi mwy o ffocws ar gyflawni canlyniadau
• Lle bo’n briodol, dylai awdurdodau contractio fabwysiadu dulliau costio oes gyfan mewn perthynas â chaffael
• Dylai awdurdodau contractio weithio gyda chyflenwyr ar draws y gadwyn gyflenwi (gwerth) i nodi cyfleoedd i leihau gwastraff ac aneffeithlonrwydd, a chynyddu gwerth
• Dylai awdurdodau contractio sicrhau bod perthnasoedd cydweithredol a chydfuddiannol yn cael eu cynnal gyda chyflenwyr o bwys strategol ar draws y gadwyn gyflenwi (gwerth) i gefnogi cyd-greu gwerth ychwanegol
• Dylai awdurdodau contractio ddatblygu metrigau adrodd priodol i ddangos sut mae caffael ar sail gwerth yn cyflawni gwelliannau effeithlonrwydd