Awdurdod Cyllid Cymru: defnyddio e-bost i ohebu ynglŷn â threth

Gall defnyddio e-bost ei gwneud yn haws ac yn gyflymach i wneud pethau sydd eu hangen arnoch, pan fydd hynny’n iawn i chi. Ond mae rhai peryglon wrth e-bostio gwybodaeth bersonol.

Rydym yn cymryd diogelwch gwybodaeth bersonol o ddifrif. Ond mae'n bwysig gwybod:

•  y peryglon o ohebu â ni drwy e-bost
•  beth fyddwn ni’n ei wneud i leihau’r peryglon
•  beth allwch chi ei wneud i helpu i gadw'ch gwybodaeth yn ddiogel

Y prif beryglon sy'n gysylltiedig â defnyddio e-bost i ohebu â ni yw:

• cyfrinachedd a phreifatrwydd - mae’n bosibl i negeseuon e-bost a anfonir dros y we gael eu rhwystro rhag cyrraedd pen eu taith
• nid oes sicrwydd nad yw e-bost a dderbynnir dros rwydwaith anniogel, fel y we, wedi cael ei newid yn ystod ei daith
• gallai ffeiliau wedi’u hatodi gynnwys feirws neu god maleisus

Pan fyddwn yn defnyddio e-bost i drafod sefyllfa dreth â chi, byddwn ond yn cynnwys y wybodaeth sydd ei hangen.

Efallai y bydd amgylchiadau pan fyddwn yn amgryptio ein negeseuon e-bost atoch, megis wrth drafod gwybodaeth sensitif. Rydym yn hapus i drafod sut y gallwch chi wneud hynny hefyd er mwyn darparu'r wybodaeth sydd ei hangen arnom.

Dylech wneud yn siŵr bod negeseuon e-bost y byddwch yn derbyn oddi wrthym ni yn dod o gyfeiriadau e-bost sy’n diweddu gydag '@acc.llyw.cymru' neu '@wra.gov.wales'.

Os byddwn yn derbyn e-bost gan rywun na ellir ei adnabod o'r manylion a roesoch i ni, byddwn yn gwirio'r sefyllfa gyda chi cyn ymateb. Gallwch chithau wneud yr un peth os nad ydych yn adnabod cyfeiriad e-bost oddi wrth ACC drwy gysylltu â security@wra.gov.wales

Darllenwch fwy o wybodaeth am we-rwydo a sgamiau sy'n gysylltiedig â threth.

Os byddwch yn dewis gohebu â ni drwy e-bost ar faterion sy'n cynnwys gwybodaeth bersonol, bydd angen i chi gadarnhau'n ysgrifenedig:

• eich bod yn deall ac yn derbyn y peryglon o ddefnyddio e-bost
• eich bod yn fodlon i wybodaeth ariannol gael ei hanfon drwy e-bost
• y gellir defnyddio atodiadau

Bydd angen i chi wneud yn siŵr nad yw eich hidlyddion sbam wedi'u gosod mewn ffordd sy’n gwrthod nac yn dileu negeseuon e-bost oddi wrthym yn awtomatig.

Efallai y byddai'n well gennych i ni beidio â defnyddio e-bost i drafod materion sy’n cynnwys gwybodaeth bersonol, er enghraifft, gan fod gan eraill hefyd fynediad i'ch cyfrif e-bost.

Gallwch ddewis peidio â defnyddio e-bost ar gyfer gwybodaeth bersonol ar unrhyw adeg drwy gysylltu â ni.

Rydym yn hapus i ymateb mewn ffordd arall. Byddwn yn cytuno ar hyn gyda chi naill ai dros y ffôn neu drwy'r post.

Byddwn yn cadw eich cadarnhad ar ffeil a byddwn yn ei ddefnyddio ar gyfer y modd y byddwn yn cyfathrebu â chi yn y dyfodol. Byddwn yn adolygu'r cytundeb pan fyddwn yn cysylltu â chi er mwyn sicrhau bod y wybodaeth ddiweddaraf gennym.

Gallwch roi caniatâd i rywun weithredu ar eich rhan yn eich materion treth, fel gweithiwr treth proffesiynol, ffrind neu berthynas.

Gweler ein polisi preifatrwydd ynglŷn â sut rydym yn defnyddio'r wybodaeth y byddwch yn ei rhoi i ni.