Cofnodion Bwrdd Awdurdod Cyllid Cymru: 16 Medi 2020

Aelodau

• Kathryn Bishop, Cadeirydd
• Dyfed Edwards, Is-gadeirydd
• Jocelyn Davies, Aelod Anweithredol
• Lakshmi Narain, Aelod Anweithredol
• David Jones, Aelod Anweithredol
• Dyfed Alsop, Prif Weithredwr
• Becca Godfrey, Prif Swyddog Strategaeth
• Sam Cairns, Prif Swyddog Gweithrediadau
• Lucy Robinson, Mewnwelediad a Strategaeth Cwsmeriaid

Ymgynghorwyr

• Melissa Quignon-Finch, Prif Swyddog Pobl
• Rob Jones, Prif Swyddog Cyllid
• Jim Scopes, Pennaeth Dylunio
• Catrin Durie, Pennaeth Cyfathrebu
• Amy Bowden, Pennaeth Cyfreithiol dros dro
• Anna Adams, Dirprwy Gyfarwyddwr Strategaeth Trethi, Polisi ac Ymgysylltu - Trysorlys Cymru

Mynychwyr

• Kate Innes, Prif Swyddog Cyllid dros dro
• Mary Champion, Allanol
• Rheon Tomos, Allanol

1. Croeso a chyflwyniadau, gwrthdrawiad buddiannau ac ymddiheuriadau, cofnodion y cyfarfod diwethaf, materion yn codi

1. Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a nododd y byddai'r Bwrdd yn awr yn dychwelyd i’r trefniant arferol ar gyfer cyfarfodydd. Byddai cyfarfodydd yn parhau i gael eu cynnal yn rhithiol am y tro.

2. Croesawyd Mary Champion a Rheon Tomos fel arsylwyr, fel rhan o'u cyfnod ymsefydlu cyn iddynt gael eu penodi'n aelodau anweithredol am gyfnod o 12 mis o fis Hydref 2020. Cafwyd caniatâd arbennig er mwyn i Mary a Rheon fynychu'r cyfarfod a chael mynediad at bapurau’r cyfarfod.

3. Croesawyd Rob Jones hefyd i'w gyfarfod cyntaf fel Prif Swyddog Cyllid ACC ac ymgynghorwr i'r Bwrdd.

4. Cafwyd ymddiheuriadau gan Andrew Jeffreys, y byddai Anna Adams yn dirprwyo drosto, a Jo Ryder. 

5. Roedd y fersiwn ddiweddaraf o gofrestr buddiannau'r Bwrdd wedi'i dosbarthu cyn y cyfarfod. Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau newydd ond nododd Jocelyn Davies nad oedd hi bellach yn Gadeirydd ARAC Plaid Cymru.

6. Cytunwyd ar gofnodion y pedwar cyfarfod diwethaf, gan gynnwys y fersiynau wedi'u golygu ar gyfer eu cyhoeddi, fel cofnod cywir o'r hyn a drafodwyd. Roedd yr wybodaeth ddiweddaraf am gamau gweithredu oedd heb eu cymryd wedi'u dosbarthu y tu allan i'r pwyllgor a chytunwyd y byddai dau gam gweithredu yn parhau ar agor.

7. Cafodd y Bwrdd yr wybodaeth ddiweddaraf am A19-05-02 - Ymgymryd â gwaith darganfod y prosiect diwylliant a dychwelyd i'r Bwrdd gyda mwy o wybodaeth. Oherwydd y llifogydd a'r cyfyngiadau a ddaeth yn sgil Coronafeirws (covid-19), roedd AD wedi ailffocysu ar lesiant staff, yn hytrach na chychwyn ar waith y prosiect diwylliant. Mae manteision hyn yn cynnwys cyfle i ymgysylltu'n fwy uniongyrchol â'n pobl ar y dechrau. Yn y dyfodol, gall y gwaith ddatblygu'n brosiect gweithredol a fydd yn cael ei adrodd i'r Bwrdd fel arfer. Cytunwyd y gellid cau'r cam gweithredu ac y byddai diweddariadau yn y dyfodol fel y bo'n briodol.
    
8. Byddai adroddiad y Prif Weithredwyr yn cynnwys diweddariad ailflaenoriaethu gweithredol, byddai A19-06-03 - Rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd am y mater o ffeilio gyda'r awdurdod treth anghywir pan fyddai pethau wedi datblygu – yn cael ei gynnwys fel rhan o'r eitem honno ac felly gellid ei gau.

2. Adroddiad y cadeirydd

1. Dywedodd y Cadeirydd wrth y Bwrdd fod cyfarfodydd rheolaidd gyda'r Ysgrifennydd Parhaol ac ar wahân gyda'r Gweinidog wedi parhau er gwaethaf cyfyngiadau’r pandemig. Roedd y Cadeirydd hefyd wedi cael ei harfarniad perfformiad blynyddol yn ddiweddar gyda'r Ysgrifennydd Parhaol.
    
2. Roedd diwrnod cwrdd i ffwrdd strategaeth y Bwrdd ar gyfer 2020-21 wedi'i gynnal ym mis Gorffennaf, ble cafwyd trafodaethau a gosod cyfeiriad da. Nododd y Cadeirydd fod yr ansicrwydd a'r newidiadau sy'n deillio o COVID-19, diwedd cyfnod pontio Brexit a'r newidiadau cysylltiedig yn parhau i 2021, yn ogystal ag Etholiadau Senedd Cymru. Byddai rhywfaint o gynnwrf yn deillio o'r tri pheth hynny ac roedd yn bwysig bod y Bwrdd ac ACC yn barod i addasu ar gyfer hynny.
    
3. Diolchodd y Cadeirydd i'r Bwrdd a'r ymgynghorwyr am addasu i'r ffyrdd dros dro o weithio ers mis Mawrth.

3. Adroddiad y prif weithredwr

Gwybodaeth wedi’i Hepgor (Troednodyn 1).

4. Perfformiad ariannol

Gwybodaeth wedi’i Hepgor (Troednodyn 1).

5. Adroddiadau gan bwyllgorau

1. Dywedodd y Cadeirydd wrth y Bwrdd y byddai dau aelod anweithredol newydd y Bwrdd, Mary a Rheon ill dau yn ymuno ag ARAC, ar ddiwedd cyfnod dau aelod anweithredol presennol y pwyllgor hwnnw, David Jones a Lakshmi Narain. Diolchwyd i'r ddau aelod am eu cyfraniad i waith y pwyllgor.
    
2. Ni fu unrhyw gyfarfodydd ARAC ffurfiol ers i'r Bwrdd gyfarfod ddiwethaf ond cynhaliwyd dau weithdy er mwyn ystyried gwydnwch y sefydliad. Roedd y sesiynau'n cwmpasu nifer o feysydd gan gynnwys iechyd a diogelwch, llesiant a seiberddiogelwch a gyflwynwyd gan y staff sy'n ymgymryd â'r gwaith. Roedd y gwaith da sy'n cael ei wneud o dan yr amgylchiadau a ddaeth yn sgil covid-19 wedi gwneud argraff ar y pwyllgor.
    
3. Cyfarfu'r Pwyllgor Pobl ar 14 Gorffennaf i ganolbwyntio'n gyfan gwbl ar gynllunio olyniaeth o gofio bod recriwtio wedi'i rewi. Trafododd y pwyllgor y risgiau a'r cyfleoedd sy'n gysylltiedig â'r nifer o rolau a oedd naill ai'n cael eu staffio dros dro gan bobl o wahanol rolau neu’n cael eu staffio gan unigolion ar fenthyg. Cafwyd trafodaeth eang a rhoddwyd cyngor i'r Prif Weithredwr ar sut y gallai fynd â'r materion hyn yn eu blaenau.

6. Adroddiad gan y cyfarwyddwr, Trysorlys Cymru

Gwybodaeth wedi’i Hepgor (Troednodyn 1).

7. Adroddiad blynyddol a chyfrifon - adroddiad ar berfformiad

1. Roedd yr Adroddiad ar Berfformiad wedi’i gyflwyno i'r Bwrdd yr wythnos flaenorol: ers hynny roedd y ddogfen wedi'i hadolygu ynghyd â’r adborth gan y Bwrdd yn y cyfarfod hwnnw. Byddai'r ddogfen ddrafft yn cael ei rhannu â'r golygyddion yr wythnos ganlynol cyn cael ei rhannu â'r Bwrdd i'w hadolygu'n derfynol yn ystod yr wythnos sy'n dechrau 28 Medi.

8. Strategaeth y Gymraeg

1. Cyflwynwyd Strategaeth ddrafft y Gymraeg i'r Bwrdd i'w hystyried a'i chymeradwyo. Cytunodd yr Aelodau fod uchelgais y strategaeth yn teimlo'n iawn ar gyfer ACC ac yn adlewyrchu ei ddiwylliant a'i ymddygiadau.
    
2. Hysbyswyd yr Aelodau mai'r cam nesaf fyddai sefydlu grŵp llywio i oruchwylio'r gwaith o ddatblygu cynllun gweithredu ar gyfer cyflawni'r strategaeth. Yna, byddai'r Tîm Arwain yn cytuno ar hyn a byddai’n cael ei weithredu gan wahanol feysydd y busnes.
    
3. Cytunodd y Bwrdd ar y strategaeth a gofynnodd am gael gweld y cynllun gweithredu pan fyddai wedi’i ddatblygu.

9. Gwaelodlin ariannol

Gwybodaeth wedi’i Hepgor (Troednodyn 1).

10. Cynllun strategol 2020-21

1. Darparwyd trosolwg o'r cynllun strategol ar gyfer 2020-21. Cytunodd y Bwrdd y byddai angen i'r sefydliad barhau i fod yn hyblyg ac addasu i amgylchiadau sy'n newid yn gyflym ac felly y byddai'r cynllun hwn yn gweithredu fel canllaw yn hytrach na set o reolau caeth.
    
2. Roedd y Bwrdd yn fodlon â'r cynllun presennol a nododd ei fod yn gryno ac yn hawdd ei ddarllen a bod lefel y manylder yn teimlo'n gyson drwyddo draw a’i fod ar y lefel gywir.
    
3. Awgrymwyd y dylid dod â'r cynllun yn ôl i'r Bwrdd ym mis Rhagfyr i'w drafod ochr yn ochr â'r adolygiad o ddangosyddion perfformiad allweddol y sefydliad er mwyn sicrhau bod y darnau hynny o waith wedi’u cysylltu’n briodol.

11. Unrhyw fater arall

1. Rhoddodd y Bwrdd eu diolch i Jim Scopes a Kate Innes am eu cyfraniad i'r sefydliad, y gwelliannau y maent wedi'u gwneud yn ystod eu cyfnod gydag ACC, a'u cefnogaeth yn eu rolau fel ymgynghorwyr i'r Bwrdd.
    
2. Diolchwyd i David Jones a Lakshmi Narain am eu cyfraniad fel aelodau anweithredol. Er y byddent yn parhau yn eu rolau hyd ganol mis Hydref 2020, hwn fyddai eu cyfarfod olaf o'r Bwrdd. Nododd y Cadeirydd fod eu hymwneud wedi dechrau yr un pryd ag y cafodd y sefydliad ei ffurfio'n gyfreithiol ym mis Hydref 2017, a'u bod wedi cyfrannu at rai o'r penderfyniadau pwysicaf a hanesyddol a wnaethpwyd gan y sefydliad.
3. Roedd ACC wedi postio trydar ar Ryddhad Anheddau Lluosog (MDR) yn ddiweddar, a oedd wedi derbyn rhywfaint o ymatebion negyddol. Nodwyd mai dyma'r tro cyntaf i hyn ddigwydd ers sefydlu'r corff, bod y tîm cyfathrebu wedi gweithredu a darparwyd trosolwg o'r gwersi a ddysgwyd.
    
4. Roedd rhywfaint o ddiddordeb wedi bod yn yr ystadegau ar bryniannau ail gartrefi yng Ngwynedd. Roedd casgliadau anghywir wedi’u creu ond roedd y tîm cyfathrebu wedi bod yn cydweithio â Thrysorlys Cymru a newyddiadurwyr i gywiro'r wybodaeth.
    
5. Roedd y Prif Weithredwr wedi’i wahodd i fod yn aelod o bwyllgor Llywodraeth Cymru yn ystyried lleoliadau gwaith ar gyfer Llywodraeth Cymru yn y dyfodol.
    
6. Penderfynodd Tîm Arwain yr wythnos flaenorol i oedi'r broses o gasglu post am bythefnos oherwydd cyfyngiadau symud lleol, o ganlyniad i gynnydd diweddar yn nifer yr achosion o covid-19. Gofynnwyd i'r staff weithio gartref yn ystod y cyfnod hwn.
    
7. Byddai'r Prif Weithredwr yn ymddangos gerbron y Pwyllgor Cyllid ym mis Hydref, yn gyntaf ar ymchwiliad i weithredu Deddf Cymru 2014 a gweithrediad y Fframwaith Cyllidol ac yn ail i ddarparu briff ar yr adroddiad o berfformiad ACC. Byddai'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus hefyd yn cael ei friffio.

12. Rhagolwg

1. Nododd y Cadeirydd fod y rhagolwg yn ddogfen waith ac y byddai'n newid yn rheolaidd. Yn ystod y cyfarfod, nododd y Bwrdd yr hoffent amserlennu eitemau ar ein diwylliant, strategaeth y Gymraeg a'n gwaelodlin ariannol ar gyfer y dyfodol, pan fo hynny’n briodol.

13. Adolygiad o’r cyfarfod

Gwybodaeth wedi’i Hepgor (Troednodyn 1).
 

[1] Mewn rhai amgylchiadau, nid yw’n briodol rhannu’r holl wybodaeth a gafodd ei chynnwys yng nghofnodion y Bwrdd, er enghraifft os yw’n cynnwys data personol neu fasnachol neu os yw’n gysylltiedig â ffurfio polisi llywodraeth ac ati neu gynnal materion cyhoeddus yn effeithiol. Mewn achosion o’r fath tynnwyd yr wybodaeth allan a marciwyd yn glir ar y testun mai dyma sydd wedi digwydd.