Yr Arolygaeth Gynllunio: cynllun strategol 2020 i 2024

Diben

Mae’r Arolygiaeth Gynllunio yn ymdrin ag apeliadau cynllunio, ceisiadau cynllunio seilwaith cenedlaethol, archwiliadau cynlluniau lleol a gwaith achos cynllunio ac arbenigol arall yng Nghymru a Lloegr.

Rydym yn rhoi penderfyniadau, argymhellion a chyngor i gwsmeriaid mewn modd agored, teg, diduedd ac amserol trwy:

• Gynorthwyo ein cwsmeriaid gyda gwasanaeth effeithlon, effeithiol a theg trwy wneud penderfyniadau ac argymhellion cadarn;
• Cefnogi anghenion datblygu cynaliadwy a seilwaith ar gyfer y dyfodol;
• Helpu cymunedau i ffurfio’r ardal lle maen nhw’n byw trwy ddatrys anghydfodau defnydd tir a darparu hyder tymor hir fel y gellir cynllunio’n gadarn ar lefel leol a chenedlaethol;
• Gweithredu fel arbenigwyr annibynnol gan gynnal a hyrwyddo ansawdd yn y system gynllunio; a
• Darparu gwasanaeth proffesiynol ac arbenigol i adrannau ac asiantaethau eraill y llywodraeth i helpu i gyflawni eu hamcanion.

Trwy ein gwaith, rydym yn cyfrannu at greu lleoedd gwych trwy alluogi:

• Datblygu cartrefi a chymunedau newydd lle mae pobl eisiau byw a gweithio;
• Ystyried seilwaith cenedlaethol yn annibynnol;
• Rhoi cynlluniau lleol ar waith; a
• Gwarchod a gwella’r amgylchedd naturiol a hanesyddol.

Mae ein gwaith yn allweddol i helpu’r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol (MHCLG) i gyflawni ei hamcan o ddarparu’r cartrefi y mae eu hangen ar y wlad, ac mae ein strategaeth wedi’i chysylltu’n gryf â blaenoriaethau MHCLG. Yng Nghymru, rydym yn gweithio tuag at gyflawni egwyddorion y Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol. Rydym yn sefydliad a arweinir gan y galw sy’n darparu swyddogaethau statudol, a ariennir yn rhannol gan incwm. 

Gweledigaeth

Darparu canolfan rhagoriaeth broffesiynol ac arloesol sy’n canolbwyntio ar gwsmeriaid, gydag arbenigwyr cynllunio annibynnol y gellir ymddiried ynddynt, sy’n cyflawni amcanion y Llywodraeth ar lefel leol a chenedlaethol ar yr un pryd â gweithio gydag eraill i wella’r system gynllunio.

Rydym eisiau i’r Arolygiaeth Gynllunio fod yn sefydliad gwasanaeth cyhoeddus enghreifftiol sy’n dilyn egwyddorion datblygu cynaliadwy. Bydd gwasanaeth annibynnol, amserol, teg, effeithlon ac effeithiol yn cael ei roi i’n cwsmeriaid. Bydd ein cyngor, ein hargymhellion a’n penderfyniadau yn cael eu darparu i safon uchel a bydd pobl yn ymddiried ynom ac yn ein parchu am ein hansawdd.

Fel sefydliad, byddwn yn gweithredu’n gyfrifol ac yn cefnogi Llywodraeth y Deyrnas Unedig a Llywodraeth Cymru1 â’u hymdrechion i weithredu yn unol â Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) a chyflawni Nodau Datblygu Cynaliadwy 2030 y Cenhedloedd Unedig. Byddwn yn cyfrannu at ymdrechion i wella’r system gynllunio o’r dechrau i’r diwedd. Rydym wedi ymrwymo i ddefnyddio ein harbenigedd proffesiynol i ffurfio partneriaeth ag eraill a’u cynorthwyo i wella’r system gynllunio ar lefel leol a chenedlaethol. Byddwn yn defnyddio’r arbenigedd hwn i roi cyngor ac arweiniad ar wella cynlluniau datblygu er mwyn lleihau nifer y datblygiadau arfaethedig sy’n apelio yn erbyn gwrthod rhoi caniatâd cynllunio. Byddwn yn ymgysylltu â gweithwyr proffesiynol ym maes yr amgylchedd adeiledig i amlygu, rhannu ac annog arfer da.

Byddwn yn datblygu gweithlu cynhwysol sy’n gynrychioliadol o’r cwsmeriaid rydym yn eu gwasanaethu ac sy’n meddu ar yr adnoddau a’r sgiliau priodol ac yn cael ei herio a’i ymgysylltu’n briodol. Byddwn hefyd yn ceisio lleihau unrhyw anghydraddoldebau sy’n bodoli a deall ein heffaith ar gymunedau a’r amgylchedd.

Byddwn yn parhau i amlygu cyfleoedd i ffurfio ein systemau a’n prosesau i ddarparu gwasanaethau gwell sy’n bodloni disgwyliadau cwsmeriaid a rhanddeiliaid. Bydd diwylliant o arloesi a gwella’n barhaus yn allweddol i’n parodrwydd ar gyfer y dyfodol a gwelliannau i’r system gynllunio er budd cwsmeriaid a’n hymrwymiad i reoli arian cyhoeddus.

Mae ein gwaith wedi’i seilio ar ein gwerthoedd:

• Rydym yn canolbwyntio ar gwsmeriaid
• Rydym yn agored
• Rydym yn ddiduedd
• Rydym yn deg

Cyflawni’r weledigaeth (1 Medi 2020 – 31 Mawrth 2024)

Mae’r Cynllun hwn yn ddiwygiad o’n Cynllun Strategol a fabwysiadwyd yn 2019. Roedd y broses weithredu yn ystod 2019-20 yn canolbwyntio ar ‘gael yr hanfodion yn gywir’ fel bod y sefydliad mewn sefyllfa i allu gwella’r gwasanaeth a roddwn i gwsmeriaid ac yna gweithio gydag eraill i wella’r profiad o’r broses gynllunio.

Mae MHCLG, sef yr adran noddi, a’r Arolygiaeth wedi buddsoddi’n sylweddol mewn datblygu systemau ac ailstrwythuro’r sefydliad i gyflawni gwelliannau (pobl, prosesau, systemau a diwylliant) a fydd yn ein galluogi i ddeall a bodloni anghenion cwsmeriaid yn well, adfer perfformiad gwaith achosion yn gynaliadwy a sicrhau ein bod yn barod am heriau’r dyfodol, megis gwaith achosion cynyddol gymhleth neu newidiadau deddfwriaethol.

Tybiwn na fydd ein busnes craidd yn newid yn sylweddol yn y dyfodol agos, ond gallai a dylai ein dulliau darparu newid lle y ceir cyfleoedd i wella. Byddwn yn ymateb yn gadarnhaol i newidiadau i bolisïau a deddfwriaeth yn dilyn y Papur Gwyn ‘Cynllunio ar gyfer y Dyfodol’ ac yn cynllunio’n gadarnhaol i sicrhau bod y sefydliad yn barod i roi’r newidiadau ar waith.

Ein blaenoriaethau strategol yw:

• Canolbwyntio ar gwsmeriaid
• Gwasanaethu pobl, lleoedd a’r economi yn effeithiol ac yn effeithlon
• Bod yn sefydliad atyniadol a chynhwysol; a
• Chynllunio ar gyfer y dyfodol

Mae ein strategaeth yn sbarduno datblygiad ein cynlluniau busnes ac ariannol a’n portffolio newid.

Byddwn yn cysylltu ein holl strategaethau a chynlluniau sylfaenol (gan gynnwys Cynllun Busnes blynyddol) â’n hamcanion strategol, gan sicrhau bod gennym y cydbwysedd cywir o fuddsoddiad ac ymdrech i gyflawni pob un ohonynt.

Cynhaliodd Trysorlys EM Adolygiad o Wariant a chytunodd ar yr adnoddau a fydd ar gael i gyrff adrannol a hyd braich ar gyfer blwyddyn ariannol 2021-22. Themâu’r Adolygiad o Wariant hwn yw sicrhau effeithlonrwydd, gwireddu datrysiadau digidol ac awtomeiddio. Mae ein hamcanion strategol yn cyd-fynd â blaenoriaethau MHCLG, sef Cyflymder Prosiectau2, Dylunio Corff, Adeiladu Digidol, a’r cynigion a amlinellir ym Mhapur Gwyn Llywodraeth Lloegr ar gyfer diwygio’r system gynllunio: ‘Cynllunio ar gyfer y Dyfodol’. Ein cyfeiriad ar gyfer y dyfodol yw aros o fewn ein sefyllfa arian parod bresennol ac ymdopi â chwyddiant a thwf, ar yr un pryd â cheisio ariannu ein hunain yn fwy trwy adolygu ein cynllun codi tâl a gweithio gyda’n hadran noddi ar gyfleoedd i gysylltu’r taliadau hyn â’n costau. Yn ystod blynyddoedd y Cynllun Strategol yn y dyfodol, bwriadwn ddatblygu Cynllun Ariannol Tymor Canolig aml-flwyddyn yn flynyddol, sy’n cyd-fynd â’n blaenoriaethau strategol fel bod ein hadnoddau’n gysylltiedig ac yn ein helpu i gyflawni’r canlyniadau a ddymunwn.

1    Rydym wrthi’n paratoi ar hyn o bryd i Gymru wahanu oddi wrth yr Arolygiaeth Gynllunio, a fydd yn digwydd yn ystod cyfnod y Cynllun hwn. 

2    Mae’r Arolygiaeth wedi gweithio’n agos gyda chyrff arbenigol MHCLG, yr Adran Drafnidiaeth (DfT), Trysorlys EM (HMT) a Defra mewn adolygiad o’r dechrau i’r diwedd o sut mae seilwaith mawr yn cael ei ddylunio, ei werthuso a’i gydsynio - Cyflymder Prosiectau. Mae hyn wedi ein paratoi ar gyfer y Strategaeth Seilwaith Genedlaethol ac ymateb i’r Comisiwn Seilwaith Cenedlaethol yng nghyhoeddiad yr Adolygiad o Wariant ym mis Tachwedd 2020. Gwnaethom amlygu ar y cyd ystod o gamau gweithredu a fydd yn gwella a chyflymu’r broses o ddarparu prosiectau seilwaith trwy Ddeddf Cynllunio 2008 a deddfwriaeth Priffyrdd a Thrafnidiaeth arall. Mae’r ymagwedd newydd yn helpu i symud tuag at y targed Di-garbon Net a’r Cynllun Amgylcheddol 25 Mlynedd. Mae’r Arolygiaeth eisoes wedi dechrau ar y gwaith gyda chymorth cyn-ymgeisio gwell i brosiectau enghreifftiol, gan werthuso dulliau archwilio ac asesu amgylcheddol digidol yn rhan o ‘Gyflymach, tecach, gwyrddach’. 

Canolbwyntio ar gwsmeriaid

Cydnabyddwn bwysigrwydd datblygu dealltwriaeth gynhwysfawr o anghenion ein cwsmeriaid, gan gydnabod bod gennym gwsmeriaid gwahanol sydd ag anghenion gwahanol ar adegau gwahanol.

Rydym yn gwybod bod cwsmeriaid eisiau i ni weithredu’n gyflymach, a rhoi gwybodaeth iddynt sy’n glir, yn ddibynadwy ac yn rhwydd ei deall. Rydym hefyd eisiau dweud mwy am yr hyn rydym yn ei wneud a pham, fel y gallwn ymgysylltu’n well â’r rhai sy’n defnyddio ein gwasanaethau.

Ein hamcanion:

• Byddwn yn gwella’n barhaus y ffordd rydym yn ymgysylltu â’n cwsmeriaid a’u dealltwriaeth o’n rôl yn y system gynllunio i fodloni eu hanghenion a’u disgwyliadau amrywiol;
• Byddwn yn darparu gwybodaeth glir, gywir, hygyrch, dryloyw a chadarn, i alluogi proses gynllunio fodern ac effeithlon sy’n gwella’n barhaus; a
• Byddwn yn parhau i weithredu’n gryf i gynnal ein henw da am werthoedd tegwch, bod yn agored a didueddrwydd, ac ansawdd ein penderfyniadau.

Gwasanaethu pobl, lleoedd a’r economi yn effeithiol ac yn effeithlon

Cydnabyddwn fod angen i’n gwaith arwain at benderfyniadau, adroddiadau ac argymhellion gwybodus sy’n gwasanaethu pobl, lleoedd a’r economi.

Mae angen i ni ymateb i effaith y pandemig COVID-19 mewn ffyrdd sydd nid yn unig yn ein galluogi i barhau i adfer ein perfformiad ond sy’n cynorthwyo’r adferiad ehangach yn unol â blaenoriaethau’r llywodraeth.

Ein hamcanion:

• Byddwn yn gwella ein perfformiad gwaith achosion ac yn bodloni gofynion newidiol y system gynllunio;
• Byddwn yn darparu gwell sicrwydd ynglŷn ag effeithlonrwydd, ansawdd, tegwch, tryloywder a didueddrwydd ein penderfyniadau;
• Byddwn yn gweithio gyda MHCLG i gyflawni newid deddfwriaethol er mwyn darparu system gynllunio well sy’n gwella’r profiad i gwsmeriaid o’r dechrau i’r diwedd; a
• Byddwn yn dadansoddi a rhannu arfer gorau gydag Awdurdodau Cynllunio Lleol, gyda’r nod o wella profiad cwsmeriaid o’r system gynllunio gyffredinol. 

Bod yn sefydliad atyniadol a chynhwysol

Cydnabyddwn yr angen i’r Arolygiaeth fod yn lle diogel ac atyniadol i weithio, a’r angen i gynyddu ein hamrywiaeth, ein cynwysoldeb a datblygu ein galluoedd sefydliadol. Byddwn yn cynnal ein cryfderau presennol fel arbenigwyr y gellir ymddiried ynddynt gyda lefel uchel o ymgysylltiad
staff ac ymddygiadau sy’n cyd-fynd â’n gwerthoedd (teg, agored, diduedd, canolbwyntio ar gwsmeriaid).

Ein hamcanion:

• Byddwn yn datblygu ein diwylliant o gynwysoldeb i ddenu gweithlu sy’n gynyddol gynrychioli’r cymunedau rydym yn eu gwasanaethu ac sy’n sicrhau bod gennym y sgiliau ar gyfer y dyfodol, a byddwn yn ymgysylltu â’r gweithlu hwnnw a’i gadw;
• Byddwn yn ymgymryd â gwaith i amlygu ein heffaith gymunedol ac amgylcheddol ac effaith COVID-19 er mwyn deall ac addasu ein harferion gwaith, gan gyfrannu at gyflawni nodau datblygu cynaliadwy (y Cenhedloedd Unedig).
• Byddwn yn rheoli perfformiad a thalent yn effeithiol i ddatblygu ein galluoedd sefydliadol yn barhaus, gan sicrhau bod gwasanaethau’n cael eu darparu mewn modd hyblyg sy’n canolbwyntio ar gwsmeriaid a’u bod yn barod ar gyfer y dyfodol; a
• Byddwn yn grymuso ein pobl i godi materion ac ystyried risgiau.

Cynllunio ar gyfer y dyfodol

Cydnabyddwn yr angen i ddod yn sefydliad mwy cynaliadwy, ystwyth a hyblyg sy’n gallu ymateb yn gadarnhaol i newid a’i ddisgwyl. Bydd hyn yn sicrhau y gallwn ddarparu gwasanaeth effeithiol ac effeithlon yn gynaliadwy ar draws ein holl feysydd gwaith.

Ein hamcanion:

• Byddwn yn datblygu a gweithredu strategaeth ddigidol a fydd yn manteisio i’r eithaf ar fuddion technoleg ddigidol i fodloni disgwyliadau cwsmeriaid sy’n esblygu a darparu mwy o werth i drethdalwyr;
• Byddwn yn annog a gwerthfawrogi creadigrwydd, syniadau newydd a chymryd risgiau derbyniol wrth ddatblygu gwasanaethau newydd a gwella rhai presennol;
• Byddwn yn defnyddio ein data i helpu’r sector cynllunio i weithredu’n fwy effeithlon; a
• Byddwn yn cynyddu ein gallu i weld yr hyn sydd ar y gweill fel y gallwn baratoi ar gyfer newidiadau. 
   

Law yn llaw â datblygu’r Cynllun Strategol hwn, rydym yn cyflwyno fframwaith perfformiad yn sail iddo. Mae’r fframwaith hwn yn cynnwys targedau cyhoeddus, y cytunwyd arnynt gyda MHCLG, ar gyfer ein gwaith achosion.

Bydd perfformiad yn unol â’n Cynllun yn cael ei oruchwylio gan y Tîm Gweithredol a’r Bwrdd. Byddwn yn parhau i gyhoeddi ystadegau sy’n gysylltiedig â pherfformiad gwaith achosion yn rheolaidd ar ein gwefan ac yn adrodd ar y cynllun yn fanylach yn ein hadroddiad blynyddol a chyfrifon. Ein nod yw gweld tueddiadau gwelliant yn hytrach na gosod targedau sefydlog, er y gallai rhai targedau fod yn gysylltiedig â’n gwaith achosion.

Byddwn yn parhau i fod yn agored a thryloyw ynglŷn â pherfformiad ein sefydliad o ran ein gweithgareddau rheng flaen craidd, sy’n ymwneud â chyflymder ac ansawdd, ond hefyd o ran ein huchelgeisiau i weddnewid, a fesurir yn ôl yr arbedion a gyflawnir trwy ein henillion ar fuddsoddi.

Blaenoriaeth Strategol Mesur

Canolbwyntio ar gwsmeriaid

• Bodlonrwydd cwsmeriaid ag amseroldeb
• Bodlonrwydd cwsmeriaid â thegwch/cynnal gwerthoedd
• Bodlonrwydd cwsmeriaid â pha mor dda y rhoddir gwybodaeth iddynt
• P’un a yw cwsmeriaid yn credu ein bod wedi cyflawni’r hyn sy’n bwysig iddynt wrth ymdrin â ni
• Sgôr feincnod y Sefydliad Gwasanaeth Cwsmeriaid
• Gostyngiad yng % y gwaith achosion sy’n annilys wrth ei dderbyn gyntaf (wedi’i gategoreiddio fel y gellir ei ddadansoddi)
• Amseroldeb ateb cwynion
• Amseroldeb ateb ymholiadau
• Lleihau ymholiadau cyffredinol dros amser
• Cyfran y dyfarniadau anffafriol gan yr Ombwdsmon
• Seneddol a Gwasanaeth Iechyd

Gwasanaethu pobl, lleoedd a’r economi yn effeithiol ac yn effeithlon

• Amser canolrifol o’r dechrau i’r diwedd ar gyfer:
  • Gwasanaeth apeliadau (apeliadau, tir comin, hawliau tramwy ac ati); Ac o fewn hynny:
    • - Achos a ystyriwyd yn gyfan gwbl trwy dystiolaeth ysgrifenedig;
    • - Achos a ystyriwyd gydag o leiaf rywfaint o dystiolaeth a glywyd mewn gwrandawiad (rhithwir neu go iawn);
    • - Achos a ystyriwyd gydag o leiaf rywfaint o dystiolaeth a glywyd mewn ymchwiliad cyhoeddus (rhithwir neu go iawn).
  • Gwasanaeth ceisiadau (seilwaith cenedlaethol yn bennaf);
  • Gwasanaeth archwiliadau (cynlluniau lleol a chysylltiedig).
• Mwy o allu i ragweld hyd gwaith achosion
• Mwy o gysondeb o ran amseroldeb gwaith achosion (gostyngiad o ran rhychwant hyd achosion)
• Gostyngiad yn nifer bresennol yr apeliadau sydd ar waith (mwy o allbwn/cynhyrchedd)
• Sampl chwarterol o ansawdd - % yr achosion sy’n cyrraedd y safon ansawdd
• % yr achosion a fu’n destun sicrwydd mewnol a gyrhaeddodd y safon ansawdd ofynnol
• % y Prosiectau Seilwaith Cenedlaethol a archwiliwyd ac yr adroddwyd arnynt o fewn y raddfa amser statudol
   

Blaenoriaeth Strategol Mesur

Bod yn sefydliad atyniadol a chynhwysol

• Cynrychioli’r cymunedau a wasanaethir – sefydliad cyfan, graddau uwch (G7+) a rhaniad daearyddol ar gyfer rolau wedi’u lleoli ym Mryste:
  • Rhywedd
  • Ethnigrwydd
  • Anabledd
  • Cyfeiriadedd rhywiol
  • Oedran
  • Crefydd/cred
• Sgôr Ymgysylltu a sgorau ‘fy rheolwr’ cyson uchel – marc cyffredinol a safle perthynol yn y Gwasanaeth Sifil
• Sgorau arolwg staff sy’n gwella o ran y canfyddiad o:
  • gael eu gwerthfawrogi
  • bod ag arweinwyr sy’n arddangos y gwerthoedd
  • cydweithio i ddod o hyd i ffyrdd o wella’r gwasanaeth a ddarperir
  • cael cyfleoedd i ddatblygu’n broffesiynol (mae cyfleoedd i mi ddatblygu fy ngyrfa’)
  • Bwlio ac Aflonyddu/Gwahaniaethu
• Yr Arolygiaeth Gynllunio i ddod yn Berfformiwr Uchel y Gwasanaeth Sifil ar gyfer Cynhwysiant a Thriniaeth Deg
• Lleihau’r bwlch cyflog rhwng y rhywiau
• Cyflog teg (cyflog cyfartal am werth cyfartal) wedi’i gyflawni
• Cyfrannu at Nodau Datblygu Cynaliadwy. Mae cyfle yn y dyfodol i gysylltu ein mesurau a sut rydym yn cyfrannu at y nodau hyn yn fwy uniongyrchol, a fydd yn cael ei gynnwys yn yr adolygiad nesaf o’r Cynllun.

Cynllunio ar gyfer y dyfodol

• Cost unedol darparu – costau gweithredol
• Gostyngiad yng % y costau a briodolir i wastraff (yn hytrach na ‘gwerth’)
• % y targedau gwireddu buddion a gyrhaeddwyd
• Arbedion costau a gyflawnwyd
• Nifer y syniadau a gyflwynwyd
• Nifer y cystadlaethau Arloesi a gynhaliwyd
• Nifer y prosiectau Arloesi yn y Portffolio Newid
• % y prosiectau fesul Gorwel Arloesi

Nid yw ein holl berfformiad yn erbyn ein hamcanion strategol yn gallu cael ei fesur yn feintiol a bydd angen i rywfaint ohono gael ei ddadansoddi’n ansoddol at ddibenion sicrwydd. Byddai hyn yn cynnwys:

Cyflawni newidiadau deddfwriaethol: pan fydd newid newydd yn digwydd, bydd angen i ni werthuso ein parodrwydd ac effeithiolrwydd y broses weithredu – gan gynnal adolygiadau rheolaidd ac adolygiad ôl-weithredu (gan adrodd i’r Tîm Gweithredol a’r Bwrdd).

Gwerthuso gan randdeiliaid: bydd angen i ni geisio adborth rheolaidd gan randdeiliaid a gwerthuso pa mor dda rydym yn bodloni eu disgwyliadau. Gallai hyn fod ar ffurf cyfweliadau ffurfiol i ategu arolwg meintiol strwythuredig; neu sgyrsiau anffurfiol a drafodir wedi hynny mewn cyfarfodydd Tîm Gweithredol yn rhan o ddadansoddi risgiau.

Ystwythder yr Arolygiaeth i ymgymryd â gwaith ac ymdopi ag ef yn llwyddiannus o fewn yr amgylchedd arfaethedig, a’i gallu i addasu adnoddau yn unol â hynny: byddai hyn yn gofyn am adolygiad manwl a fyddai’n gwneud asesiad ansoddol, gan ystyried data fel lefelau swyddi gwag, symudiadau o fewn y sefydliad wrth ymateb i anghenion, gofynion ar gyfer adnoddau allanol yn ystod y flwyddyn a gwariant heb ei gynllunio.

Canolbwyntio ar gwsmeriaid

Ble yr ydym (llinell sylfaen)

• dealltwriaeth o’r hyn sydd bwysicaf i’n cwsmeriaid yn seiliedig ar fathau o waith achosion.
• Rydym yn gweithio gyda’r Sefydliad Gwasanaeth Cwsmeriaid i sefydlu mesurau llinell sylfaen o fodlonrwydd cwsmeriaid.
• Yn ystod blwyddyn ariannol 2019-20, y canolrif ar gyfer apeliadau a gwaith achos arbenigol oedd 21 wythnos (y cyfnod o farnu’n ddilys hyd at y penderfyniad).
• Mae cwsmeriaid yn olrhain cynnydd apeliadau trwy ffonio’r tîm gwasanaethau cwsmeriaid.
• Dywedodd dros 80% o’n cwsmeriaid wrthym yn ein harolwg enw da diweddaraf (tua 300 o ymatebion) ein bod yn cynnal ein gwerthoedd o fod yn ddiduedd, yn deg ac yn agored.

Ble mae angen i ni fod (disgrifiad o lwyddiant)

• Mae bodlonrwydd cwsmeriaid a’u dealltwriaeth o’n rôl yn y system gynllunio yn uchel.
• Rydym wedi cyflymu ein gwasanaeth a gwneud y gwasanaeth a ddarperir yn fwy cyson o ran amseroldeb.
• Mae cwsmeriaid yn gallu olrhain cynnydd apeliadau ar-lein.
• Mae systemau a gwybodaeth yn cael eu teilwra o amgylch gwahanol fathau o waith i alluogi ein gwasanaethau (a phrosesau ategol) i fodloni anghenion cwsmeriaid yn well ar yr un pryd â sicrhau ein bod yn cynnal tegwch ac ansawdd i bawb.
• Rydym wedi datblygu ffyrdd systematig o ymgysylltu â’n cwsmeriaid ar draws ein holl feysydd gwaith achos i gael gwybod sut maen nhw’n credu y gellid gwella ein gwasanaethau.

Gwasanaethu pobl, lleoedd a’r economi yn effeithiol ac yn effeithlon

Ble yr ydym (llinell sylfaen)3

• Llinell sylfaen ein perfformiad o ran gwaith achosion (perfformiad yn ystod 2019/20)
• Gwnaethom gyflawni 100% o’r targedau seilwaith cenedlaethol statudol
• Darparwyd 100% o’r adroddiadau Cynllun Lleol o fewn y raddfa amser gytunedig
• Roedd 99% o benderfyniadau Arolygwyr yn rhydd rhag cwyn a gynhaliwyd neu her gyfreithiol lwyddiannus
• Cyflymder penderfyniadau:
• Apeliadau gan ddeiliaid tai – Canolrif 16 wythnos
• Apeliadau cynllunio cynrychiolaethau ysgrifenedig – Canolrif 19 wythnos
• Apeliadau cynllunio gwrandawiad – Canolrif 31 wythnos
• Penderfyniadau apêl ymchwiliad cynllunio trwy ddull Rosewell – 99% o fewn 26 wythnos
• Apeliadau gorfodi cynrychiolaethau ysgrifenedig – Canolrif 38 wythnos
• Apeliadau gorfodi gwrandawiad – Canolrif 62 wythnos
• Ymchwiliad gorfodi – Canolrif 76 wythnos
• Rydym yn gweithredu mewn amgylchedd cynllunio cynyddol gymhleth ac yn dibynnu ar sgiliau y mae mawr alw amdanynt, ond sy’n gynyddol brin, yn sector yr amgylchedd adeiledig i gynnal ein gwaith. Mae’r galw am ein gwasanaethau wedi cynyddu yn ystod y deng mlynedd diwethaf. Mae’n sefydlog ar hyn o bryd ac wedi’i osod yn erbyn cefndir o ostyngiad mewn cyllid cyhoeddus, ffrwd incwm ansicr a phrinder cynllunwyr proffesiynol yn y farchnad lafur.
• Mae strwythur sefydliadol newydd, a roddwyd ar waith ar 1 Ebrill 2020, yn ymsefydlu.

Ble mae angen i ni fod (disgrifiad o lwyddiant)

• Mae ailstrwythuro sefydliadol wedi’i ymsefydlu ac yn cyflawni’r buddion a fwriadwyd.
• Mae perfformiad gwaith achosion yn gwella’n gyson ac yn cyrraedd y nodau (i’w gosod yn yr hydref 2020) erbyn 2024.
• Mae’r galw’n cael ei ragweld yn gywir ac mae risgiau i berfformiad yn cael eu lliniaru.
• Mae systemau gwybodaeth reoli cadarn ar waith sy’n gwerthuso amseroldeb ac ansawdd ein gwaith.
• Gweithio ar y cyd â’r holl randdeiliaid ac ymgysylltu’n gynnar ag apelyddion, ymgeiswyr a’u cynrychiolwyr i sicrhau bod apeliadau, ceisiadau neu gynlluniau’n cael eu cyflwyno’n gywir y tro cyntaf gyda digon o wybodaeth i ni ymdrin â nhw mewn modd amserol.
• Rydym wedi dysgu o’n profiad o COVID-19 i fyfyrio ar sut gallwn wasanaethu a rhyngweithio â’n cwsmeriaid a’n rhanddeiliaid orau mewn ffordd amserol ac effeithiol.

Bod yn sefydliad deniadol a chynhwysol

Ble yr ydym (llinell sylfaen)

• Mae ein gweithlu wedi ymrwymo i’w gwaith a’u sgiliau wrth ei gyflawni.
• Dangosodd ein safle diweddaraf yn arolwg ymgysylltiad staff y Gwasanaeth Sifil sgôr ymgysylltu o 63% (canlyniadau 2019). Roedd hyn yn gynnydd cadarnhaol o 2 bwynt canran ers y flwyddyn flaenorol.
• Rydym yn annog ein pobl i ddatgelu data personol sy’n ymwneud ag amrywiaeth fel ein bod yn
• llwyr ddeall lle y gallem fod yn tangynrychioli’r cymunedau a wasanaethwn.
• Rydym yn datblygu ein hymagwedd sefydliadol at gydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant, yn ogystal â chynlluniau datblygu ar gyfer ein proffesiynau a amlygwyd.
• Mae ein sefydliad yn cynnig hyd at 6 diwrnod y flwyddyn i bob gweithiwr wneud gweithgareddau gwirfoddol sy’n cefnogi ei gymuned; rydym yn darparu cyfleusterau ailgylchu yn ein swyddfa ganolog ac mae’r holl bapur a ddefnyddir wedi’i ailgylchu 100%.

Ble mae angen i ni fod (disgrifiad o lwyddiant)

• O flwyddyn i flwyddyn, mae ein gweithlu’n dod yn fwy cynrychioliadol o’r cymunedau a wasanaethwn ar bob lefel.
• Mae gan y sefydliad ddiwylliant cynhwysol sydd wedi’i ymsefydlu.
• Mae’r defnydd o ddiwrnodau gwirfoddoli’n cynyddu o flwyddyn.
• Mae ein perfformiad amgylcheddol yn gwella o flwyddyn i flwyddyn.
• Mae staff yn teimlo’n frwdfrydig ynglŷn â’u gwaith, yn teimlo eu bod yn cael eu gwerthfawrogi ac yn teimlo’n bositif ynglŷn â dyfodol y sefydliad.
• Mae gennym arweinwyr galluog a chynhwysol.
• Mae ein staff yn datblygu’n broffesiynol ac mae gan ein sefydliad y bobl iawn yn y lleoedd iawn i gynnal a gwella ein perfformiad.
• Mae ein profiad o COVID-19 wedi llywio ein strategaethau gweithlu ar gyfer y dyfodol a sut gallwn wella ein hymagwedd at les ac ymgysylltu ymhellach

Yn 2019-2020:

• Data o flwyddyn ariannol 2019-20:
• Gwirfoddolodd 62 o bobl yn ystod blwyddyn ariannol 2019-20 a threuliwyd cyfanswm o 118 o ddiwrnodau yn cefnogi gweithgarwch o’r math hwn.
• Codwyd oddeutu £14,000 ar gyfer elusennau
• Defnyddiwyd 694 o flychau o bapur
• 83.53 (tCO2e) o allyriadau nwyon tŷ gwydr gros;
• Oddeutu £77k o wariant ar ynni
• Oddeutu 217,000 KWh o drydan wedi’i ddefnyddio
• Oddeutu 117,000 KWh o nwy wedi’i ddefnyddio
• Oddeutu 911 m3 o ddŵr wedi’i ddefnyddio
• Oddeutu 49 (t) o wastraff wedi’i gynhyrchu

Cynllunio ar gyfer y dyfodol

Ble yr ydym (llinell sylfaen)

• Rydym wedi cynyddu ein gallu digidol trwy ailgynllunio’r sefydliad a datblygu strategaeth ddigidol drawsbynciol a fydd yn helpu i gyflawni ein blaenoriaethau strategol a chynnal y sefydliad o ddydd i ddydd.
• Rydym wedi cynyddu ein gallu i arloesi a gwella trwy ailgynllunio’r sefydliad ac yn datblygu strategaeth arloesi i ategu’r flaenoriaeth hon.
• Rydym wedi cynyddu ein gallu i reoli a dadansoddi ein gwybodaeth ac yn datblygu strategaeth ddata drawsbynciol a fydd yn helpu i gyflawni ein blaenoriaethau strategol a chynnal y sefydliad o ddydd i ddydd.
• Rydym wedi amlygu’r methiant i ddefnyddio ein gwybodaeth am newidiadau i ddod sy’n effeithio ar yr Arolygiaeth i reoli ein hadnoddau’n rhagweithiol fel risg strategol, ac wedi buddsoddi mewn cynyddu gallu a chapasiti rolau yn yr Arolygiaeth sy’n cynnwys cyfrifoldeb am weithgarwch sganio’r gorwel.
• Rydym yn myfyrio ar ein profiad o COVID-19.

Ble mae angen i ni fod (disgrifiad o lwyddiant)

• Mae gwasanaethau a weddnewidiwyd trwy ddefnyddio technoleg wedi newid y ffordd rydym yn gweithredu, gwella profiad cwsmeriaid a darparu canlyniadau cyflymach a mwy cyson.
• Mae ein sgiliau digidol a galluoedd a fuddsoddwyd ynddynt yn helpu i ddatblygu ein gwasanaethau ymhellach i fodloni anghenion a disgwyliadau cwsmeriaid sy’n esblygu.
• Rydym yn ymgysylltu â rhanddeiliaid a chwsmeriaid i amlygu ble y gallwn ychwanegu gwerth. Yna, rydym yn datblygu a threialu dulliau Newydd o fodloni’r anghenion hyn, gan felly ddatblygu atebion sy’n datrys problem/gwella gwasanaeth y mae ei angen ar gwsmeriaid ac y byddant yn ei ddefnyddio.
• Rydym yn gweithio ar y cyd â sefydliadau eraill, fel y bo’n briodol, i wella’r system gynllunio.
• Rydym yn rhagweld newid yn rhagweithiol ac mewn sefyllfa dda i ymateb fel sefydliad ystwyth.
• Bydd yr hyn a ddysgwyd o COVID-19 yn llywio ein cynlluniau ar gyfer sut rydym yn gweithredu, sut rydym yn gweithio gyda chwsmeriaid a’n cynnig cyflogaeth.

3    Darparwyd mesurau perfformiad ar gyfer penderfyniadau a gyhoeddwyd ym mis Mawrth 2020. 

Er mwyn cyflawni ein huchelgeisiau strategol, mae risgiau y mae angen eu rheoli. Mae ein risgiau strategol, ym mis Rhagfyr 2020, fel a ganlyn:

Cyfeirnod a Theitl y Risg  Disgrifiad o’r Risg

S1: Gallu a chapasiti

Achos: Methiant i asesu ein hanghenion am adnoddau’n rhagweithiol ac ymsefydlu prosesau hyblyg sy’n caniatáu i ni fod â’r bobl iawn, pryd a ble y mae arnom eu hangen.

Digwyddiad: Bydd yn arwain at ddiffyg staff busnes critigol.

Canlyniad: Ni fydd gennym y gallu a/neu’r capasiti i fodloni anghenion ein cwsmeriaid a’n rhanddeiliaid yn y dyfodol a byddwn yn parhau i fod yn sefydliad adweithiol.

S2: Sganio’r gorwel a chynllunio adnoddau

Achos: Os na fyddwn yn gwneud defnydd effeithiol o’n gwybodaeth am newidiadau a fydd yn effeithio ar yr Arolygiaeth ac yn dylanwadu ar ofynion adnoddau dynol a systemau (e.e. Adolygiad o Ymchwiliadau).

Digwyddiad: Dim digon o arolygwyr i ymdopi â gweddnewid gwaith achosion (BAU), newidiadau i bolisïau, arferion gwaith a phenderfyniadau sy’n ddigonol o ran sicrhau ansawdd.

Canlyniad: Arwain at wneud penderfyniadau anghyson, camgymeriadau a graddfeydd amser hirach wrth benderfynu ar apeliadau – cost a niwed i enw da.

S3: Agenda weddnewid ac arbedion

Achos: Diffyg gallu a/neu gapasiti ac anallu i gydbwyso BAU yn erbyn newidiadau, ynghyd â phrosiectau nad ydynt yn cyflawni’r arbedion disgwyliedig a newidiadau i ddiwylliant sy’n rhwystro cyflawni’n llwyddiannus.

Digwyddiad: Gallai arwain at fethiant i gyflawni’r agenda weddnewid yn llwyddiannus.

Canlyniad: Mae’n golygu y bydd yr Arolygiaeth Gynllunio yn methu â chyrraedd targedau ac arbedion gofynnol

S4: Perfformiad gweithredol

Achos: Camgymhariad rhwng y galw am wasanaethau, capasiti a sgiliau sy’n deillio o: ddibynadwyedd rhagweld; nifer yr arolygwyr cymharol newydd nad ydynt yn cyfateb i’r profiad a’r sgiliau sy’n ofynnol gan y gwaith; effeithiolrwydd dosbarthu, dyrannu a rhaglennu arbenigedd gwaith a pherthynas hynny â chynhyrchedd; cynllunio adnoddau tymor canolig.

Digwyddiad: Methiant i gynnal lefel y perfformiad sy’n ofynnol gan Weinidogion a chwsmeriaid.

Canlyniad: Effaith arwyddocaol ar ysbryd gweithwyr ac enw da a hygrededd yr Arolygiaeth Gynllunio ymhlith Gweinidogion a chwsmeriaid.

S7: Newid i’r sefydliad

Achos: Sefyllfa gymhleth lle mae cyfuniad o nifer uwch na’r arfer o staff sydd wedi gwasanaethu’r sefydliad am gyfnod hir; diwylliant cyffredinol o sinigiaeth a gwrthwynebiad tuag at newid; diffyg ffydd bod rheolwyr yn gwneud newid da; diffyg sgiliau gan arweinwyr i arwain newid; rhannau o’r sefydliad nad ydynt wedi newid llawer yn ystod y 10 mlynedd diwethaf.

Digwyddiad: Mae digwyddiadau allanol a blaenoriaethau strategol/cynllun busnes mewnol oll yn gofyn am newid y ffordd bresennol o wneud pethau ac yn golygu bod angen symud adnoddau, ac ychydig iawn o hyblygrwydd a ddangosir gan staff presennol i symud i rolau newydd/gwneud pethau’n wahanol.

Canlyniad: Mae newid yn araf i ddigwydd e.e. gwella perfformiad, newid technolegol, ymateb araf i newid i anghenion busnes; rhwystredigaeth ymhlith uwch arweinwyr ynglŷn â diffyg hyblygrwydd; costau ychwanegol heb eu cyllidebu oherwydd bod rhaid defnyddio contractwyr allanol.

S11: Diogelu data

Achos: Diffyg diwylliant ymsefydledig ac aeddfed o lywodraethu data h.y. mae dealltwriaeth o’r polisïau a’r prosesau sy’n angenrheidiol i sicrhau cydymffurfiaeth â’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) yn absennol neu’n anaeddfed.

Digwyddiad: Mae’r Arolygiaeth yn methu â chydymffurfio â’i rhwymedigaethau rheoleiddiol, gan arwain at fynediad diawdurdod at ddata.

Canlyniad: Niwed i enw da’r Arolygiaeth; niwed neu ofid i unigolion; rhoddir cosbau ariannol i’r Arolygiaeth gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

S12: Gweithredu Gweddnewid Cyflawni Sefydliadol

Achos: O ganlyniad i: i) bobl nad ydynt yn gallu gweithio gyda’r system newydd neu ‘addasu’ i’r newid (POBL); neu ii) prosesau gweithredol newydd nad ydynt yn gweithio’n effeithiol neu sy’n methu (PROSES); neu iii) diffygion yn y system PICASO neu’r Porth (TECHNOLEG), gallai’r canlynol ddigwydd. Gallai gweithredu Cyflawni Sefydliadol yn gyfochrog effeithio ar gyflwyno hyn hefyd (dibyniaeth)

Digwyddiad: Gallai fod effaith negyddol ar allu ac effeithiolrwydd gweithredol yr Arolygiaeth a’i henw da am wneud penderfyniadau diduedd, teg a thryloyw.

Canlyniad: Gallai hyn arwain at ymateb negyddol gan staff tuag at PICASO a’r ffyrdd amgen o ymgysylltu â chwsmeriaid (apelyddion, asiantiaid, Awdurdodau Cynllunio Lleol ac ati); gallai gymryd mwy o amser i Arolygwyr ddod o hyd i’r deunydd y mae arnynt ei angen i wneud penderfyniadau, a gweithio trwyddo, gan arwain at oedi; ac fe allai olygu bod angen sgiliau nad yw’r Tîm Gwasanaethau Digidol yn meddu arnynt, gan arwain at anallu i Wella Gwasanaethau’n Barhaus (CSI).

S13: Methiant i reoli rhanddeiliaid

Achos: Mae’r berthynas â chwsmeriaid a rhanddeiliaid yn cael ei hesgeuluso NEU torrir addewidion NEU ceir camgymeriad/anghymhwysedd difrifol yn y sefydliad sy’n cael ei drin yn wael.

Digwyddiad: Mae’r Arolygiaeth yn methu â rheoli’r berthynas â rhanddeiliaid/cyfathrebu â rhanddeiliaid.

Canlyniad: Mae’r sefydliad yn dioddef niwed i’w enw da ac mae cwsmeriaid a rhanddeiliaid yn colli ffydd ynddo.

S14: Diwygiadau cynllunio

Achos: Mae diwygiadau cynllunio a Chyflymder Prosiectau yn gwneud newidiadau arwyddocaol i ddeddfwriaeth gynllunio, polisïau a gofynion trin prosesau sy’n effeithio ar yr hyn rydym yn ei wneud, y ffordd rydym yn ei wneud, a’r sgiliau a’r adnoddau sy’n ofynnol.

Digwyddiad: Mae ansicrwydd ynglŷn â’r model terfynol, diffyg adnoddau, capasiti neu sgiliau yn arwain at oedi neu fethiant i weithredu diwygiadau cynllunio’r llywodraeth a chyflymder darparu gwaith achos seilwaith mawr. Mae ymyriadau a ddyluniwyd yn wael yn cynyddu’r gofynion arnom gyda llai o incwm i ddarparu adnoddau ar eu cyfer. Mae oedi i allbwn gwaith achos yn cael effaith negyddol ar y ddarpariaeth dai a’r economi.

Canlyniad: Bydd yn arwain at niwed sylweddol i enw da ar y lefel wleidyddol uchaf. Bydd yn arwain at orlwytho prosesau a staff presennol – straen, ymddieithriad, ansicrwydd i staff a chwsmeriaid. Bydd yn arwain at fethiant i ddarparu barn gwmpasu, cyngor, penderfyniadau, argymhellion ac adroddiadau cadarn.

S15: Ceisiadau NSIP

Achos: Mae un cais am Brosiect Seilwaith o Arwyddocâd Cenedlaethol (NSIP) mawr, cymhleth, proffil uchel a dadleuol yn cael ei gyflwyno, neu sawl achos llai sy’n cyfuno i gael effaith debyg ar y sefydliad.

Digwyddiad: Bydd yn arwain at fethiannau wrth ragweld y gofynion am adnoddau – bydd angen mwy o alw gweithredol, arbenigol ac Arolygwyr yn erbyn y lefel a ragwelwyd yn B2 a B3 neu ddwyn y galw a amlygwyd ymlaen, gan leihau cyfnodau paratoi a lliniaru yn sylweddol. Bydd yn arwain at orlwytho gallu’r system bresennol neu’n lleihau’r gallu i weithredu gwelliannau i systemau yn ystod oes y prosiect. Bydd yn arwain at fethiannau o ran dilyn y drefn briodol a gynlluniwyd i ddarparu archwiliadau ac adroddiadau argymhellion cadarn.

Canlyniad: Dargyfeirio Arolygwyr tra medrus a staff arbenigol oddi wrth waith achos arall neu effeithio ar raddfeydd amser gwaith achos a ddyrannwyd.

Arwain at fethiant i adfer perfformiad (ar draws meysydd eraill gwaith achos) a disgwyliadau cwsmeriaid. Methiannau systemau neu aneffeithlonrwydd sy’n dod i’r amlwg trwy drin lliaws o gynlluniau mwy o faint gan ddefnyddio’r prosesau llaw presennol, gan arwain at fwy o achosion o dorri’r GDPR, dirywiad mewn safonau gwasanaeth (e.e. oedi wrth gyhoeddi dogfennau) a risgiau cysylltiedig o ran yr effaith ar ysbryd staff ac enw da’r Arolygiaeth Gynllunio.

S16: Iechyd, Diogelwch a Lles

Achos: Methiant i weithredu argymhellion cyfaill beirniadol/archwilio mewnol ac ymsefydlu’r Ymagwedd Iechyd, Diogelwch a Lles Galwedigaethol (OHSW), sy’n canolbwyntio ar:

• Reoli ac Arwain
• Gwybodaeth a Grymuso
• Dysgu a Datblygu
• Lles

Digwyddiad: Mae methiant iechyd a diogelwch neu les yn arwain at ddamwain ddifrifol, digwyddiad neu ddamwain y bu ond y dim iddi ddigwydd, er enghraifft damwain traffig ar y ffordd sy’n arwain at farwolaeth neu ddigwyddiad gweithio’n unigol sy’n arwain at anaf personol difrifol.

Canlyniad:

• Camau gorfodi, gan gynnwys hysbysiadau gorfodi a Cherydd gan y Goron
• Hawliadau sifil a chostau ychwanegol
• Niwed i enw da
• Cynnydd mewn cyfraddau damweiniau/digwyddiadau ac iechyd gwael
• Lles, ysbryd a chynhyrchedd negyddol ymhlith cydweithwyr
• Tynnu sylw arweinwyr a rheolwyr llinell oddi wrth gwsmeriaid/eu rôl graidd

Strwythur y Cynllun Strategol – cysylltiad â strategaethau ac ymagweddau sylfaenol.

Cynllun Gweithlu Strategol a Chynllun Ariannol (tymor canolig) 3 blynedd

Cynllun Busnes Blynyddol – amcanion ar gyfer un flwyddyn i gyfrannu at y Cynllun

Strategol Strategaethau corfforaethol trawsbynciol: Cyfathrebu; Digidol, Data ac Arloesedd

Gwasanaethu pobl, lleoedd a’r economi yn effeithiol ac yn effeithlon

Strategaeth Arweinwyr Proffesiynol

Strategaeth

Dulliau:

• Rheoli Gwybodaeth

Cynllunio ar gyfer y dyfodol

Strategaeth Gwelliant Parhaus

Strategaeth

Dulliau:

• Sganio’r Gorwel

Canolbwyntio ar gwsmeriaid

Strategaeth

Dulliau:

• Dim hyd

Bod yn sefydliad atyniadol a chynhwysol

Strategaeth

Dulliau:

• Cyflogau
• Amrywiaeth a Chynhwysiant
• Allgymorth
• Dysgu a Datblygu
• Talent
• Iechyd, Diogelwch a Lles

Dyddiad mabwysiadu: Rhagfyr 2020

Dyddiad dechrau ar gyfer yr adolygiad nesaf: Mai 2021