Sut i greu dogfennau Word hygyrch

Gall penawdau clir helpu i wneud dogfennau Word yn haws i'w trafod a'u helpu i gyrraedd safonau hygyrchedd.

Mae llawer o bobl yn defnyddio darllenwyr sgrin i greu rhestr o benawdau, fel y gallant fwrw golwg yn gyflym dros ddogfen er mwyn dod o hyd i'r cynnwys y maent am ei ddarllen. Dim ond os yw'r awdur wedi defnyddio arddulliau pennawd y mae hyn yn gweithio, am fod darllenwyr sgrin ac adnoddau testun-i-lais yn gallu eu hadnabod.

Er mwyn ychwanegu arddull bennawd at destun yn Word:

1. dewiswch y testun rydych am ei hyrwyddo
2. dewiswch y tab Hafan yn y rhuban
3. yn y blwch Arddulliau, dewiswch yr arddull bennawd rydych am ei defnyddio, megis botwm Pennawd 1.

Mae Word yn cymhwyso newid ffont a lliw er mwyn helpu i'w gwneud yn glir mai teitl ydyw – Pennawd 1 yr erthygl. Y math nesaf o bennawd yw Pennawd 2 (is-bennawd) ac yn y blaen...

Mae Word yn cadw arddulliau pennawd ar gyfer dogfennau sy'n cael eu cadw mewn fformatau eraill, megis HTML neu PDF. Drwy hyn, gall pawb fanteisio o hyd ar eich penawdau.

Mae angen i benawdau fod yn fyr, yn benodol ac yn glir i rywun y mae'r pwnc yn newydd iddo.

Mae darllenwyr sgrin yn darllen Testun Amgen. Mae hyn yn rhoi disgrifiad sain o ddelweddau, siartiau a gwrthrychau eraill i bobl sydd â golwg gwan neu nam ar eu golwg.

Gallwch ychwanegu testun amgen at wrthrychau, megis lluniau, Clip Art, siartiau, tablau, siapiau, SmartArt, eitemau wedi'u mewnblannu a ffeiliau sain / fideo.

Er mwyn ychwanegu testun amgen at wrthrych:

1. de-gliciwch ar y gwrthrych a dewiswch Fformatio Llun
2. ewch i'r panel Diwyg a Phriodweddau a chliciwch ar gwymplen Testun Amgen.
3. llenwch y blychau Teitl a Disgrifiad.

Wrth ysgrifennu Testun Amgen:

• dylech gyfleu cynnwys pwysig neu swyddogaeth y gwrthrych
• byddwch yn gryno. Dim ond ychydig o eiriau sydd eu hangen, ond weithiau gallai un neu ddwy frawddeg fer fod yn briodol.
• peidiwch â chynnwys ymadroddion fel "delwedd o" neu "dolen i".

Os mai delwedd addurnol ydyw ac nad oes dim byd pwysig i'w ddweud amdani, gall y feddalwedd darllen sgrin ei hanwybyddu.

Ym maes Disgrifiad, teipiwch ddau ddyfynnod dwbl (“”), heb ofod rhyngddynt. Yna, bydd y darllenydd sgrin yn anwybyddu'r ddelwedd neu'r gwrthrych.

Os oes angen mwy o wybodaeth ar eich cynulleidfa na'r hyn y gallwch ei gynnwys yn y blwch Testun Amgen, ychwanegwch gynnwys disgrifiadol at y ddogfen ei hun. Gallwch ei roi wrth ymyl y gwrthrych dan sylw neu oddi tano.

Drwy newid testun arddangos hyperddolen i iaith gyffredin gallwch ei gwneud yn haws i ddefnyddwyr sy'n dibynnu ar ddarllenwyr sgrin ei deall.

Dyma URL nodweddiadol yn nhestun dogfen:

'http://www.nps.gove/olym/planyourvisit/lodging.htm'

I ddefnyddwyr sydd â golwg, gallai hyn fod yn iawn, ond os ydych yn dibynnu ar ddarllenydd sgrin neu raglen testun-i-lais, mae'n bosibl y bydd yn darllen yr URL un llythyren ar y tro.

Er mwyn creu hyperddolen mwy hygyrch:

1. dewiswch yr URL cyfan rydych am weithio ag ef a'i ludo yn eich dogfen Word.
2. de-gliciwch ar y detholiad a dewiswch Hyperddolen neu Golygu Hyperddolen.
3. rhowch eich cyrchwr yn y blwch Testun i arddangos
4. teipiwch y testun disgrifiadol rydych am i'r defnyddiwr ei weld

Dylech osgoi ymadroddion fel "Cliciwch yma" neu "Dysgwch fwy" wrth ychwanegu testun arddangos. Gall y rhain fod yn amhenodol ac nid ydynt yn ddefnyddiol iawn allan o'u cyd-destun i ddefnyddiwr darllenydd sgrin. Yn hytrach, defnyddiwch rywbeth ystyrlon sy'n rhoi amcan o'r cynnwys i'r defnyddiwr neu sy'n dweud i ble yr aiff yr hyperddolen.

Mae tablau yn trefnu gwybodaeth yn weledol ac yn eich helpu i ddangos perthynas rhwng eitemau.

Dim ond er mwyn cyflwyno data y dylech ddefnyddio tablau, dylai’r data yma fod yn rhifol fel arfer. Peidiwch â defnyddio tablau i gyflwyno gwybodaeth y gallech ei dangos ar ffurf rhestr. Enghreifftiau o sut i drosi tablau sy'n cynnwys testun yn unig yn ffurfiau eraill sy’n fwy hygyrch a hawdd eu defnyddio.

Dylai tablau fod yn syml:

• cyflwyno dim ond nifer bach o werthoedd data
• dim mwy na 4 colofn
• osgoi rhannu celloedd unigol neu gyfuno celloedd lluosog

Gall tablau cymhleth fod yn llai hygyrch ac yn llai effeithiol o ran cyfleu’r wybodaeth bwysig. Os yw'n edrych yn ormod, ystyriwch rannu’ch data rhwng tablau.

Drwy osod tablau'n gywir gall darllenwyr sgrin eu darllen yn uchel ac yn y drefn gywir i ddefnyddwyr sydd â golwg gwan neu nam ar eu golwg.

Er mwyn cadarnhau pa mor hygyrch yw eich tablau, ceisiwch fynd drwyddynt gan ddefnyddio'r fysell Tab yn unig. 

Ar gyfer tablau lle nad yw ond y rhes gyntaf yn cynnwys penynnau dylech ei dynodi fel y rhes bennyn:

1. rhowch y cyrchwr y tu mewn i’r tabl
2. dewiswch y tab Dylunio Tabl
3. dewiswch Rhes Bennyn
4. sicrhewch nad yw Colofn Gyntaf wedi’i dewis

Ar gyfer tablau lle mae’r rhes gyntaf a’r golofn gyntaf yn cynnwys penynnau dylech ddewis Rhes Bennyn a Colofn Gyntaf.

Ychwanegwch Teitl a Disgrifiad clir, cryno ac ystyrlon:

1. dewiswch Priodweddau Tabl
2. dewiswch y tab Testun Amgen
3. ychwanegwch Teitl a Disgrifiad

Mae rhoi teitl i ddogfen yn helpu technoleg gynorthwyol i ddweud wrth y defnyddiwr beth mae’n ei ddarllen.

I roi teitl i ddogfen, mae angen:

• dewis Ffeil/File
• dewis Gwybodaeth/Info
• nodi teitl yn y blwch Teitl/Title o dan y pennawd Priodweddau/Properties

Gwiriwch y ddogfen ac, os oes angen, dilewch unrhyw wybodaeth ddiangen, er enghraifft sylwadau ac awdur y ddogfen. Fel hyn, gellir osgoi nodi mai’r sefydliad yw’r awdur.

Ewch i Ffeil ac yna Gwybodaeth. Dewiswch Chwilio am Broblemau. 

Dewiswch Archwilio’r Ddogfen. 

Bydd hyn yn agor yr offeryn Arolygydd Dogfennau. 

Dewiswch Archwilio i sganio’r ffeil. 

Os bydd yr Arolygydd Dogfennau yn dod o hyd i'r eitemau canlynol, dewiswch Tynnu’r Cyfan ar gyfer pob un ohonynt:

• sylwadau, adolygiadau a fersiynau (oni bai bod perchennog y ddogfen yn cadarnhau bod angen y rhain)
• gwybodaeth bersonol

Nid oes angen ichi ddileu eitemau eraill y mae’r Arolygydd Dogfennau yn dod o hyd iddynt.

Cofiwch ei gwneud yn haws i ddod o hyd i ddogfennau drwy roi enwau ffeil a phriodweddau dogfen ystyrlon. Mae hyn yn arbennig o bwysig er mwyn cydymffurfio â Chyfarwyddeb newydd yr UE ar Hygyrchedd.

Mae enw ffeil da yn rhoi amcan o gynnwys dogfen a pha mor hen ydyw.

Dyma enghraifft o enw ffeil disgrifiadol, hygyrch:

‘adolygiad-panel-mehefin-18’

Cymharwch yr enw hwnnw ag enw ffeil amhenodol fel

‘Dog 1 Heb Deitl’

Nid yw hyn yn hygyrch am fod y gofod gwag yn achosi problemau i feddalwedd darllen sgrin. Hefyd, ni roddir unrhyw gyd-destun.

I ailenwi ffeil:

1. dewiswch y ffeil yn iShare
2. de-gliciwch a dewiswch Ailenwi
3. teipiwch enw newydd ar eich dogfen, gan ddefnyddio'r canllaw uchod.

Pan fydd eich dogfen ar agor yn Word, gallwch ychwanegu Teitl ac Enw Awdur at briodweddau'r ddogfen, sy'n ei gwneud yn haws i eraill ddod o hyd iddi.

Cyn creu dogfen PDF dylech ystyried cyhoeddi fel tudalen we a gwirio a all dogfen PDF gael ei chyhoeddi. 

Mae dogfennau PDF yn gweithio’n wahanol i ddogfennau Office ac mae iddynt eu gofynion eu hunain o ran hygyrchedd. Nid yw pasio gwiriwr hygyrchedd Office o reidrwydd yn golygu y ceir dogfen PDF hygyrch.

Efallai y bydd angen cyngor arbenigol arnoch os yw’ch dogfen Word yn cynnwys elfennau cymhleth megis:

• siapiau
• SmartArt
• tablau cymhleth

I allforio i PDF:

1. agorwch y ddewislen Ffeil 
2. dewiswch Arbed Fel
3. dewiswch Pori
4. dewiswch PDF o’r gwymplen Arbed fel math 
5. dewiswch Opsiynau...
6. ewch i’r adran Cynnwys gwybodaeth heblaw am argraffu 
7. sicrhewch fod Creu nodau tudalen gan ddefnyddio Penawdau wedi’i ddewis
8. sicrhewch fod Priodweddau dogfen wedi’i ddewis
9. sicrhewch fod Tagiau strwythur dogfen ar gyfer hygyrchedd wedi’i ddewis
10. dewiswch Iawn ac arbedwch y ddogfen

Ar ôl allgludo i PDF, dilynwch y cyngor ar y dudalen Sut i greu dogfennau PDF hygyrch.

Defnyddiwch wirydd hygyrchedd mewnol Microsoft i helpu i sicrhau bod eich cynnwys yn hawdd i bobl o bob gallu ei ddarllen a llywio drwyddo.