Y Gwasanaeth Gwrando ar Gyflenwyr: canllawiau ar gyfer cyflenwyr

Mae’r Gwasanaeth Gwrando ar Gyflenwyr yn galluogi cyflenwyr i ofyn cwestiynau, rhoi adborth a gwella dealltwriaeth am gaffael yn y sector cyhoeddus yng Nghymru. Rydym am sicrhau bod caffael gan y sector cyhoeddus yng Nghymru’n cael ei gyflawni mewn modd teg, agored a chyson a’i fod yn gyson â Datganiad Polisi Cymru ar Gaffael. Trwy roi adborth, gallwch weithio gyda’r sector cyhoeddus i ysgogi gwelliannau pellach trwy weithgareddau caffael.

Rydym am sicrhau hefyd bod cyflenwyr yn gallu ymgysylltu’n rhwydd â’r broses gaffael. Trwy ofyn cwestiynau inni a cheisio eglurhad am reolau, rheoliadau a pholisi caffael, y gobaith yw y gallwn eich helpu chi i ddatblygu eich gwybodaeth a’ch dealltwriaeth chi eich hunain am gaffael cyhoeddus yng Nghymru.

Ein bwriad yw y bydd darparu un pwynt cyswllt ar gyfer cyflenwyr yn golygu y gellir ymdrin â materion caffael cyhoeddus yn effeithiol a hynny’n cael ei wneud gan dîm annibynnol a diduedd.

Os ydych chi’n gyflenwr, gallwch ddefnyddio’r Gwasanaeth Gwrando ar Gyflenwyr ni waeth beth fo’ch maint ac ni waeth a ydych wedi’ch lleoli yng Nghymru ai peidio er mwyn:

• gofyn cwestiwn neu geisio eglurhad
• rhoi adborth
• codi mater neu bryder.

Gallwch gysylltu â ni am y canlynol:

• polisi caffael yng Nghymru
• rheoliadau a rheolau caffael y sector cyhoeddus yng Nghymru
• ymarfer caffael yn y sector cyhoeddus yng Nghymru
• contract neu fframwaith yn y sector cyhoeddus yng Nghymru.

Lle mae eich adborth yn ymwneud ag ymarfer caffael, contract neu fframwaith penodol, rydym yn argymell eich bod yn ceisio datrys materion yn uniongyrchol gyda’r awdurdod contractio yn y lle cyntaf.

Nodwch na ddylid defnyddio’r Gwasanaeth Gwrando ar Gyflenwyr hwn yn lle cyngor cyfreithiol. Ni allwn roi cyngor cyfreithiol ichi na’ch helpu i geisio iawndal. Ein barn derfynol ni yw unrhyw ganlyniad a gyhoeddir gennym mewn perthynas â’ch achos chi neu unrhyw achos ac ni ddylid dibynnu ar y canlyniad fel cyngor cyfreithiol neu fel tystiolaeth.

Ni ddylech ddefnyddio’r Gwasanaeth Gwrando ar Gyflenwyr fel rhagflaenydd i gamau cyfreithiol na dibynnu arno fel dewis yn lle camau cyfreithiol. Os ydych yn ystyried a ydych yn mynd i geisio camau unioni cyfreithiol neu beidio, rydym yn cynghori eich bod yn cael eich cyngor cyfreithiol eich hun er mwyn penderfynu ar y dull gweithredu mwyaf priodol i chi.

Ni fydd yr un achos a gyflwynir i’r Gwasanaeth Gwrando ar Gyflenwyr yn gyfystyr â her ffurfiol nac yn cael ei ystyried yn her ffurfiol i broses gaffael. Os ydych yn dymuno gwneud hyn mae’n rhaid ichi ymwneud yn uniongyrchol â’r awdurdod contractio.

Ceir rhai cyfyngiadau o ran pa achosion y byddwn yn gallu eu hadolygu:

• Mae’n rhaid bod yr achos yn ymwneud â gweithgareddau caffael a gyflawnwyd gan gorff cyhoeddus yng Nghymru y mae ei swyddogaethau wedi’u datganoli’n gyfan gwbl neu’n rhannol i Gymru. Mae hyn yn cynnwys y sectorau canlynol:
  • Llywodraeth Cymru, gan gynnwys y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol
  • Cyrff a noddir gan Lywodraeth Cymru
  • Iechyd
  • Llywodraeth leol
  • Addysg uwch ac addysg bellach
  • Gwasanaethau brys (heb gynnwys yr Heddlu)
  • Partneriaid cymdeithasol, megis y trydydd sector, mudiadau dielw a landlordiaid cymdeithasol cofrestredig
  Bydd unrhyw gysylltiadau y byddwn yn eu cael mewn perthynas â gweithgareddau caffael a gyflawnir gan gyrff yn y sector cyhoeddus y tu allan i Gymru yn cael eu hailgyfeirio at y gwasanaeth priodol.
• Mae’n rhaid bod eich mater neu’ch pryder wedi codi yn ystod y 12 mis diwethaf.
• Ni ddylai’r ymarfer caffael fod o fewn y cyfnod Segur gorfodol.
• Ni ddylai’r mater fod yn gysylltiedig â methu talu.
• Ni ddylai’r mater fod yn destun unrhyw achos ffurfiol na chyfreithiol (sy’n cynnwys anfon llythyr cyn camau cyfreithiol). Os ydym yn ymchwilio i fater ar eich rhan, mae’n rhaid ichi ein hysbysu ar unwaith os dechreuir camau cyfreithiol.
• Ni ddylai’r mater fod yn destun unrhyw ymchwiliad sydd yn yr arfaeth, yn mynd rhagddo neu wedi’i gwblhau gan gorff â phwerau i ymchwilio i gwynion, er enghraifft ombwdsmon neu gorff statudol arall.
• Ni fydd y Gwasanaeth Gwrando ar Gyflenwyr yn ymateb i geisiadau am wybodaeth am ymarferion caffael neu gontractau / fframweithiau penodol, er enghraifft, i ofyn i bwy y mae contract wedi cael ei ddyfarnu. Dylai’r rhain gael eu cyfeirio at yr awdurdod contractio perthnasol.

Os byddwch yn anfon achos atom a’n bod ninnau’n credu ei fod yn perthyn i gategori chwythu’r chwiban, byddwn yn eich cyfeirio at gorff priodol neu swyddogaeth briodol.

Dylai cyngor ar sut i dendro am gontractau yn y sector cyhoeddus gael eu cyfeirio at wasanaeth cymorth Busnes Cymru (gweler cysylltiadau defnyddiol).

Ni fyddwn yn ymateb i unrhyw achos a gyflwynir inni os ydym o’r farn ei fod yn ddilornus, yn fygythiol, yn faleisus neu’n flinderus.

Wrth gyflwyno ymholiad byddwch yn derbyn e-bost cadarnhau o fewn 2 ddiwrnod gwaith. Bydd hwn hefyd yn manylu a ydych wedi darparu digon o wybodaeth er mwyn inni allu ymdrin â’ch achos.

Unwaith y bydd gennym yr holl wybodaeth, byddwn (gan ddibynnu ar natur eich cyswllt) naill ai:

• yn ymateb gydag ateb i’ch cwestiwn neu’ch cais am eglurhad, gan anfon unrhyw wybodaeth berthnasol, neu
• yn adolygu eich pryderon ac yn darparu canlyniad ysgrifenedig ar eich cyfer (a allai gynnwys argymhellion) i bawb sy’n rhan o’r mater.

Byddwn yn amcanu at anfon ymateb terfynol atoch o fewn 30 diwrnod gwaith i’r adeg pan fo gennym yr holl wybodaeth i ymdrin â’ch achos. Unwaith y bydd ymateb terfynol wedi ei anfon byddwn yn ystyried bod yr achos wedi cau. Nid oes modd inni ail-agor achos sydd wedi cau.

Os byddwch yn codi mater neu gŵyn byddwn yn adolygu hyn ac yn rhoi ein barn broffesiynol ni ichi ynglŷn â’r mater. Byddwn yn gwneud hyn trwy:

• gysylltu â’r awdurdod contractio dan sylw, gan ofyn iddo roi copïau o ddogfennaeth berthnasol inni
• gofyn i’r awdurdod contractio ymateb i’r pryderon a godwyd, gan ddarparu tystiolaeth i ategu ei farn
• gwneud gwaith ymchwil ar-lein, er enghraifft adolygu hysbysiadau a dogfennau a gyhoeddwyd ar GwerthwchiGymru neu ar wefan yr awdurdod contractio ei hun.

Os yw’r achos yn ymwneud â phrif gontractwr neu Is-gontractwr, bydd ein holl weithgarwch cyfathrebu’n digwydd trwy’r awdurdod contractio.

Gall y Gwasanaeth Gwrando ar Gyflenwyr adolygu ac ymateb i’r holl achosion a gyflwynir iddo, gan gynnwys gofyn am wybodaeth gan y gwahanol bartïon sy’n gysylltiedig â’r achos. Fodd bynnag, ni allwn fynnu bod yr wybodaeth y gofynnwyd amdani’n cael ei darparu.

Yn yr un modd, er y gallwn wneud argymhellion, nid ydym yn meddu ar yr awdurdod i’w gwneud yn ofynnol i’r awdurdod contractio weithredu ar yr argymhellion a wnaed.

Nid ydym yn meddu ar yr awdurdod i’w gwneud yn ofynnol i awdurdod contractio ddyfarnu contract, neu ymatal rhag dyfarnu contract, i gynigiwr penodedig.

Ni fydd enwau cyflenwyr sy’n defnyddio’r Gwasanaeth Gwrando ar Gyflenwyr (enw’r sefydliad ac enw unrhyw unigolyn) yn cael eu cynnwys mewn unrhyw wybodaeth a gyhoeddir.

Hefyd, wrth gysylltu â’r Gwasanaeth Gwrando ar Gyflenwyr gallwch ofyn am gael aros yn ddienw yn ystod unrhyw ymchwiliad posibl. Os ydych yn dewis hyn, lle bynnag y bo’n bosibl byddwn yn eich cadw’n ddienw trwy beidio â chyfeirio atoch wrth eich enw mewn unrhyw gyfathrebiad y tu allan i dîm y Gwasanaeth Gwrando ar Gyflenwyr. Yn ystod adolygiad, os bydd y partïon eraill sy’n gysylltiedig â’r achos yn canfod pwy ydych oherwydd natur y mater, ni fyddwn yn cadarnhau eich enw.

Mae Llywodraeth Cymru yn ddarostyngedig i Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 ac mae hyn yn cynnwys yr holl wybodaeth a ddarperir ar gyfer y Gwasanaeth Gwrando ar Gyflenwyr.

Os byddwn yn cael cais sy’n cwmpasu gwybodaeth a ddarparwyd gennych chi, fel arfer byddwn yn cysylltu â chi, yn ogystal ag awdurdodau contractio, i drafod y cais ac unrhyw weithred bosibl i ryddhau’r wybodaeth. Er mwyn cynorthwyo gyda hyn, os byddwch yn ystyried bod unrhyw wybodaeth yr ydych yn ei darparu’n arbennig o sensitif (e.e. gwybodaeth gyfrinachol neu wybodaeth fasnachol) dylech nodi hynny’n glir wrth gyflwyno’r wybodaeth.

Sylwer mai ein penderfyniad ni yw a ellir rhyddhau gwybodaeth ai peidio. Dim ond unwaith y ceir cais y gellir gwneud y penderfyniad a hynny’n seiliedig ar y ffeithiau ar y pryd.

Wrth ryddhau gwybodaeth dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth efallai na fyddwn yn gallu eich cadw’n ddienw.

Busnes Cymru
Amrywiaeth eang o gyngor a chymorth i fusnesau yng Nghymru
E-bost: cymorthbusnes@llyw.cymru
Ffôn: 0300 060 3000 (Dydd Llun i ddydd Gwener 8:30-17:30)

Ar gyfer cwsmeriaid y sector cyhoeddus y tu allan i Gymru:

• Lloegr – Gwasanaeth Adolygu Caffael Cyhoeddus
• Gogledd Iwerddon – Siarter Cyflenwr Cyfarwyddiaeth Caffael Canolog
• Yr Alban – Un Pwynt Cyswllt

Awdurdod Trwyddedu Meistri Gangiau
E-bost: intelligence@gla.gov.uk
Ffôn: 0345 602 5020 (Dydd Llun i ddydd Gwener 9:00-17:00)

Cyngor Ar Bopeth
Ffôn: +44 (0)20 7833 2181

Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch
Ffôn: +44 (0) 845 345 0055

Crimestoppers
Ffôn: +44 (0) 800 555 111

Chwythu’r Chwiban

• Rhestr o Bersonau a Chyrff Rhagnodedig
• Arweiniad i chwythu’r chwiban