Cofnodion Bwrdd Awdurdod Cyllid Cymru: Ebrill 2018

Aelodau

• Kathryn Bishop - Cadeirydd
• Jocelyn Davies - Anweithredol
• Dyfed Edwards - Anweithredol
• David Jones - Anweithredol
• Lakshmi Narain - Anweithredol
• Martin Warren - Anweithredol
• Dyfed Alsop - Prif Swyddog Gweithredol
• Sean Bradley - Prif Swyddog Cyfreithiol a Pholisi 
• Rebecca Godfrey - Prif Swyddog Strategaeth

Ymgynghorwyr

• Andrew Jeffreys - Cyfarwyddwr, Trysorlys Cymru
• Dave Matthews - Pennaeth Polisi
• Sam Cairns - Pennaeth Gweithrediadau
• Melissa Quignon-Finch - Pennaeth Adnoddau Dynol
• Teresa Platt - Prif Swyddog Cyllid 

Yn cyflwyno neu mynychu

• Pennaeth Perthnasoedd Strategol a Newid
• Pennaeth Dadansoddi Data

Ysgrifenyddiaeth

• Ceri Sullivan - Ysgrifenyddiaeth y Bwrdd

1. Croeso a chyflwyniadau, gwrthdrawiad buddiannau ac ymddiheuriadau

• Cofnodion y Cyfarfod diwethaf
• Materion yn codi.

1. Croesawodd y Cadeirydd Aelodau'r Bwrdd a’r ymgynghorwyr i'r cyfarfod. Datganwyd gwrthdrawiad buddiannau newydd gan un aelod nad oedd yn gysylltiedig ag unrhyw un o'r eitemau ar yr agenda.
    
2. Cafwyd ymddiheuriadau gan Jo Ryder.
    
3. Cadarnhaodd yr Aelodau a’r ymgynghorwyr i gyd eu bod wedi cwblhau'r hyfforddiant cyfrinachedd angenrheidiol.
    
4. Roedd sylwadau am y cofnodion wedi’u derbyn cyn y cyfarfod, ac roeddent felly wedi’u diwygio a’u dosbarthu eto. Trafodwyd camau gweithredu’r cyfarfod diwethaf, a chytunwyd y byddai pum cam gweithredu yn parhau ar agor.
    
5. Hysbyswyd y Bwrdd wybod bod y tîm wedi cwrdd yn ddiweddar â nifer o ddarparwyr Integreiddio Meddalwedd Trydydd Parti (TPSI) er mwyn deall y gost a’r llafur dan sylw.  Mae gwaith ymchwil wedi dangos y gall y defnydd o'r rhyngwyneb meddalwedd hwn fod yn isel. Credwyd hefyd y gallai fod rhywfaint o nerfusrwydd ymhlith cyflenwyr meddalwedd ynghylch faint o amser a allai fod yn ofynnol gan eu datblygwyr i integreiddio gyda’r Rhyngwyneb Rhaglennu Cymwysiadau (API), a fyddai’n anhysbys hyd nes y cai ei ddatblygu.  Felly, ar hyn o bryd, ni allai’r darparwyr ymrwymo i ddefnyddio TPSI pe byddai’n cael ei ddatblygu gan yr Awdurdod.  Gyda’i gilydd, nid oedd y ffactorau hyn yn creu sail i achos busnes cryf.
    
6. Hysbyswyd y Bwrdd, lle nad oedd rhyngwyneb meddalwedd trydydd parti ar gael, y byddai defnyddwyr yn cyflwyno ffurflenni treth ar bapur. Ar sail y nifer isel o ffurfenni papur a dderbyniwyd hyd yma, gallai hyn fod yn arwydd pellach o’r nifer tebygol a fyddai’n ei ddefnyddio, ond byddai hyn yn parhau i gael ei fonitro.  Cynigiodd y tîm y dylid gwneud rhagor o waith ar hyn, ac roedd y Bwrdd yn fodlon ar y cynnig hwn gan groesawu trafodaeth bellach yn nes ymlaen. Yn y cyfamser, byddai cyfathrebu gofalus â rhanddeiliaid yn digwydd ynghylch y mater.
    
7. Nododd y Cadeirydd fod y Rheolau Sefydlog wedi'u dosbarthu a'u cytuno fwy neu lai. Fodd bynnag, wedi trafod, teimlwyd bod angen mwyn o newidiadau, a fyddai’n cael eu trafod a’u dosbarthu i’r Bwrdd i’w cytuno cyn y cyfarfod nesaf.
    
8. Cafwyd trafodaeth helaeth ynglŷn â chyhoeddi agendâu’r Bwrdd cyn cyfarfodydd, o ystyried y cytunwyd eisoes i gyhoeddi cofnodion cyfarfodydd Bwrdd, sydd felly’n rhestru eitemau’r agenda. Nodwyd yn y drafodaeth y gallai rhywfaint o wybodaeth o drafodaeth y Bwrdd fod yn arwydd bod yr eitem yn gyfrinachol ac felly na ellir ei chyhoeddi. Daeth y Bwrdd i’r casgliad na fyddai’r agenda’n cael ei gyhoeddi, ar hyn o bryd, gan dybio y byddai’r penderfyniad yn cael ei adolygu’n nes ymlaen.

2. Adroddiad y Cadeirydd

1. Nododd y Cadeirydd na chafwyd unrhyw sylwadau am fersiynau terfynol y Cynllun Corfforaethol a’r ddogfen Siarter ac Ymatebion yr Ymgynghoriad, yn dilyn eu dosbarthu i’r Bwrdd ym mis Mawrth. Felly, ystyriwyd bod y ddwy ddogfen wedi’u cytuno. Dywedwyd wrth y Bwrdd fod y Cynllun Corfforaethol hefyd wedi’i gytuno gan Ysgrifennydd y Cabinet dros Gyllid.
    
2. Llongyfarchodd y Cadeirydd y tîm am ‘fynd yn fyw’ yn llwyddiannus a nododd fod yr Awdurdod ar agor am fusnes ar 1 Ebrill, yn unol â’r bwriad. Roedd neges o longyfarch hefyd wedi’i dderbyn gan yr Ysgrifennydd Cabinet.
    
3. Dywedodd y Cadeirydd wrth y Bwrdd y byddai, fel y nodwyd yn y Ddogfen Fframwaith, yn cael cyfarfodydd chwarterol â’r Ysgrifennydd Cabinet, a’r cyntaf ohonynt ym mis Mai. Roedd gofyn hefyd i’r Ysgrifennydd Cabinet gwrdd â’r Bwrdd cyfan yn flynyddol, ac roedd trefniadau ar y gweill ar gyfer cyfarfod cyntaf hwnnw.

3. Adroddiad y Prif Weithredwr

1. Hysbysodd y Prif Weithredwr y Bwrdd fod y Pwyllgor Gweithredol wedi cwrdd am y tro cyntaf yr wythnos cynt i drafod a chytuno ei gylch gorchwyl; strwythur y pwyllgor gweithredol a’i drefniadau adrodd a rhannu gwybodaeth; a’r fformat a’r eitemau sefydlog ar gyfer ei gyfarfodydd yn y dyfodol. Nododd y byddai’r Pwyllgor Gweithredol, yn y dyfodol, yn darparu adroddiad misol i’r Bwrdd, a fyddai’n cynnwys adroddiadau gweithredol, yr wybodaeth ddiweddaraf am risg a’r wybodaeth gyffredinol ddiweddaraf am gynnydd.
    
2. Hysbyswyd y Bwrdd wybod bod y ‘mynd yn fyw’ wedi bod yn llwyddiant, a bod tua 2500 o gofrestriadau wedi’u cwblhau. Roedd rhai oediadau wedi bod wrth recriwtio staff oherwydd neiwdiadau i broses fetio diogelwch Llywodraeth Cymru (LlC) ond roedd hyn bellach wedi’i gwblhau ac roedd camau olaf y recriwtio’n digwydd.  Roedd system gyflogres yr Awdurdod yn fyw ac yn gweithio, ac roedd cytundeb wedi’i osod ar gyfer yr Awdurdod gydag undebau PCS a FDA.
    
3. Cafwyd trafodaeth ynglŷn â’r gymhareb o aelodau parhaol o staff a’r rheini ar fenthyg; pwysleisiodd y Bwrdd bwysigrwydd sicrhau bod y dyddiadau pan ddeuai’r benthyciadau i ben yn cael eu gwasgaru er mwyn sicrhau nad adewir y sefydliadau â bylchau sylweddol. Nodwyd y byddai hwn yn fater i’r Pwyllgor Pobl ei drafod pan fyddai wedi ei sefydlu.

4. Adroddiadau gan bwyllgorau

1. Rhododd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg (ARAC) drosolwg o’r cyfarfod ARAC diwethaf. Dywedodd wrth y Bwrdd fod y pwyllgor wedi cynnal gweithdy ar 28 Mawrth lle trafodwyd polisïau gweithredol yr Awdurdod.  Nododd, er mai cyfrifoldeb y Swyddog Cyfrifyddu oedd datblygu  polisïau, fod y Bwrdd drwy’r Pwyllgor yn gyfrifol am sicrhau bod gan y sefydliad bolisïau clir, eu bod yn addas i’r Awdurdod, a’u bod yn cael eu gweithredu’n briodol ar draws y sefydliad. Yn y gweithdy, cafodd polisïau presennol eu grwpio. Y cam nesaf i ARAC fyddai sicrhau bod y prosesau archwilio cywir ar waith er mwyn profi gweithrediad y polisïau hyn.                                           
2. Cynhaliwyd gweithdy risg yn gynharach yr wythnos honno ac roedd y Rheolwr Archwilio a Risg yn gweithio i boblogi cofrestri risg yn addas i’w hystyried a’u rheoli gan ARAC, y Bwrdd a’r Pwyllgor Gweithredol. Awgrymwyd ychwanegu archwaeth risg at ragolwg y Bwrdd i’w drafod a’i gytuno.
    
3. Rhoddodd y Cadeirydd drosolwg o gyfarfod yr Awdurdod Dylunio a gynhaliwyd ar 13 Mawrth ac atgoffodd y Bwrdd mai pwyllgor dros dro oedd hwn a fyddai’n cwrdd am y tro olaf ar 15 Mai.
    
4. Trafodwyd dwy eitem o sylwedd yn y cyfarfod. Y cyntaf oedd cynnig am wasanaeth erlyn i’r Awdurdod. Nododd y Cadeirydd fod yr eitem wedi’i thrafod cyn i Gynulliad Cenedlaethol Cymru (CCC) gytuno ar y rheoliadau ar bwerau troseddol. Roedd penderfyniad mewn egwyddor yn ofynnol yn y pwyllgor er mwyn caniatáu i’r tîm fwrw ymlaen â’r trefniadau angenrheidiol. Cyflwynwyd dau opsiwn:
   
   Opsiwn 1 – bod Gwasanaeth Erlyn y Goron (CPS) yn erlynydd; ac
   Opsiwn 2 – bod Awdurdod Cyllid Cymru yn erlyn ei achosion ei hun. 
    
5. Ar ôl trafodaeth faith, cytunodd y pwyllgor mai opsiwn 1 fyddai’r mwyaf priodol ac a fyddai’n rhoi’r gwerth gorau am arian, o ystyried bod llawer o bethau’n anhysbys o hyd gan fod yr Awdurdod yn sefydliad newydd.
    
6. Roedd yr ail eitem yn cynnwys trafodaethau grŵp ynghylch y wers a ddysgwyd o weithredu’r Awdurdod Dylunio Cysgodol a’r Awdurdod Dylunio, fel pwyllgor o’r Bwrdd. Byddai canlyniad y trafodaethau hyn yn cyfrannu at ddogfennaeth Gwersi a Ddysgwyd Rhaglen Weithredu’r Awdurdod. Byddai hon yn cael ei chyflwyno i’r Bwrdd yn y cyfarfod nesaf.
    
7. Nododd y Cadeirydd y byddai adroddiadau llafar yn cael eu darparu gan Gadeiryddion Pwyllgor yn ôl yr angen, yn y dyfodol. Croesawyd y diweddariadau llafar gan y Bwrdd. Fodd bynnag, dywedwyd y byddai’n ddefnyddiol, os oes penderfyniadau a thrafodaethau pwysig neu gymhleth wedi digwydd mewn pwyllgor, cael gweld y gwaith papur ategol cyn y cyfarfod er mwyn rhoi mwy o gyd-destun.

5. Adroddiad Cyfarwyddwr Trysorlys Cymru

1. Rhoddodd Cyfarwyddwr Trysorlys Cymru (TC) yr wybodaeth diweddaraf am weithgarwch diweddar. Roedd yr Ysgrifennydd Cabinet dros Gyllid wedi derbyn cwestiynau cynulliad am faterion Awdurdod Cyllid Cymru ac awgrymwyd llunio brîff craidd mewn partneriaeth â TC y gellid ei ddefnyddio at achlysuron felly.  Hysbyswyd y Bwrdd wybod fod yr Ysgrifennydd Cabinet wedi ysgrifennu’n ffurfiol at Drysorlys EM ynghylch treth tir gwag, a bod cynhadledd ar y gweill ar gyfer mis Gorffennaf lle byddai’r Awdurdod yn chwarae rhan bwysig. Roedd y Prif Weinidog a’r Ysgrifennydd Cabinet dros Gyllid wedi cael eu briffio ar y ‘mynd yn fyw’.

6. Diweddariad cyllid

Gwybodaeth wedi’i golygu (Troednodyn 1).

7. Adrodd gweithredol

1. Cyflwynwyd y dangosfwrdd gweithredol i’r Bwrdd. Nododd y Prif Weithredwr fod angen gwaith pellach ar y fframwaith perfformiad i gysylltu mesurau a dangosyddion allweddol i’r hyn y mae’r Awdurdod am ei gyflawni fel sefydliad.   Nododd fod y Pwyllgor Gweithredol yn bwriadu datblygu dangosfwrdd sy’n cefnogi arolygaeth gan reolwyr gweithredol a’r Bwrdd ac y byddai’r data a gyflwynir yn dod ynghyd â set o adroddiadau i fynegi dehongliad y Pwyllgor Gweithredol o’r data. Trafodwyd y mathau o ddata y gallai’r Bwrdd fod am eu gweld a chafwyd rhai awgrymiadau.
    
2. Awgrymwyd y dylai eitem ynghylch hyn gael ei gosod gerbron y Bwrdd i’w thrafod cyn mis Gorffennaf.

8. Diweddariad cyfathrebu

1. Rhoddwyd trosolwg o weithgarwch cyfathrebu ac ymgysylltu diweddar yn ogystal â chynlluniau ar gyfer y chwarter cyntaf a’r ail chwarter. Rhoddwyd gwybod i’r Bwrdd fod gwaith i ddatblygu’r strategaeth gyfathrebu wedi dechrau ac y byddai hwn yn cael ei ddychwelyd i’r Bwrdd i’w gytuno ym mis Mehefin.
    
2. Hysbyswyd y Bwrdd wybod mai 24 awr fyddai’r amser gweld data ystadegol cyn ei ryddhau, yn hytrach na 7 diwrnod, yn ôl yr arfer yn Llywodraeth Cymru. Roedd hyn am fod rhywfaint o’r data’n gallu bod yn sensitif. Byddai’r cynllun corfforaethol ar gael i’r cyhoedd erbyn diwedd mis Ebrill, a byddai’r Ddogfen Fframwaith a’r ddogfen gysylltiedig yn cael eu cyhoeddi’n ddiweddarach.
     
3. Dosbarthwyd arolwg i gwsmeriaid yn gynharach yn yr wythnos i gael eu barn am y system Treth Trafodiadau Tir a sut yr hoffent ymgysylltu â’r Awdurdod yn y dyfodol. Diolchodd y Bwrdd i’r tîm am y gwaith a wnaed ar gyfathrebu ac ymgysylltu, a dywedwyd y byddent yn croesawu gwybodaeth bellach am adborth cwsmeriaid, yn benodol ynghylch eu barn am y sefydliad.
    
4. Hysbyswyd y Bwrdd wybod y byddai gwaith yn cael ei wneud, dros y chwarter nesaf, i roi prosesau cyfathrebu mewnol ar waith. Byddai hefyd angen cytuno ar brotocol cyfathrebu’r sefydliad â phartneriaid allweddol, er enghraifft â TC a Chyfoeth Naturiol Cymru (CNC).

9. Cynigion ar gyfer amserlen cyfarfodydd ddiwygiedig ac ar gyfer cyfranogiad mewn rhith-gyfarfodydd

1. Cyflwynodd y Cadeirydd y cynnig am amlder cyfarfodydd Bwrdd yn y dyfodol. Dywedwyd wrth yr aelodau Bwrdd y byddent, yn ôl pob tebyg, yn dal i ymrwymo’r un amser i’r Awdurdod, fel y nodwyd yn eu swydd ddisgrifiadau, ond na fyddai’r amser hwn yn cael ei dreulio’n gyfan gwbl mewn cyfarfodydd Bwrdd.
    
2. Trafodwyd yr angen am fwy o rith-gyfarfodydd. Cyflwynwyd cynnig i brynu dyfeisiau tabled i aelodau anweithredol, er mwyn iddynt allu cael mynediad at e-bost diogel a Skype ar gyfer busnes.  Byddai cost hyn yn cael ei wrthbwyso gan y gostyngiad mewn costau teithio. Cytunodd un aelod anweithredol i dreialu un dabled cyn rhoi’r cynnig hwn ar waith, fel peilot.                               

10. Unrhyw fater arall

1. Ni chodwyd unrhyw fater arall.

11. Rhagolwg

1. Nododd y Cadeirydd fod y rhagolwg yn ddogfen waith, sy’n rhoi’r cyfle i’r Bwrdd roi sylwadau am agendâu a gynllunnir ar gyfer y dyfodol. Roedd y Bwrdd yn fodlon ar yr eitemau ar gyfer y cyfarfod canlynol.

12. Adolygiad o’r cyfarfod

Gwybodaeth wedi’i golygu (Troednodyn 1).

[1] Gwybodaeth wedi’i golygu. Mewn rhai amgylchiadau, nid yw’n briodol rhannu’r holl wybodaeth a gafodd ei chynnwys yng nghofnodion y Bwrdd, er enghraifft os yw’n cynnwys data personol neu fasnachol neu os yw’n gysylltiedig â ffurfio polisi llywodraeth ac ati neu gynnal materion cyhoeddus yn effeithiol.  Mewn sefyllfa o’r fath, mae’r wybodaeth wedi’i golygu ac mae’r testun wedi’i farcio’n glir mai dyma sydd wedi digwydd.