Caffael Llywodraeth Cymru: rhybudd preifatrwydd

Mae Llywodraeth Cymru yn rheoli gweithgareddau caffael er mwyn cyflawni tasgau cyhoeddus. Gallai gweithgareddau cyhoeddus gynnwys:

• tendrau / ceisiadau am ddyfynbrisiau
• gwerthusiadau/dewis a dethol
• dyfarnu contract
• rheoli contract.

Gall gwybodaeth bersonol y mae unigolion, sefydliadau a chyflenwyr yn eu cyflwyno i Lywodraeth Cymru, gan gynnwys rhai y gofynnwyd amdanynt mewn perthynas â swyddogion, wrth ymateb i weithgareddau drwy’r broses gaffael, gael ei chyfathrebu mewn sawl ffordd wahanol. Gall gynnwys, ond nid yn gyfyngedig i: Gwerthwch i Gymru, adnoddau eGaffael, e-bost, papur ac ar lafar.

Gall y wybodaeth bersonol a gyflwynwyd fel rhan o’r broses recriwtio, neu a all fod wedi’i chasglu o ffynonellau cyhoeddus, gynnwys ond heb eu cyfyngu i’r canlynol:

• enw
• cyfeiriad cartref / busnes gan gynnwys cod post
• cyfeiriad e-bost
• rhif trwydded yrru
• rhif pasbort/cerdyn adnabod
• ffotograff
• gwybodaeth ariannol bersonol
• Rhif Yswiriant Gwladol
• cofnodion treth/budd-daliadau/pensiwn
• cofnodion gwaith (gan gynnwys hunangyflogedig a gwaith gwirfoddol)
• cofnod addysgol
• cofnodion troseddol a llysoedd (gan gynnwys troseddau honedig).

Llywodraeth Cymru fydd Rheolydd Data unrhyw ddata personol a ddarperir gennych sy’n ymwneud â’ch tendr, dyfynbris, gweithgareddau rheoli contract (gan gynnwys anfonebu, taliadau a rheoli dyledion). Bydd y wybodaeth yn cael ei phrosesu fel rhan o’n gorchwyl cyhoeddus; h.y. arfer ein hawdurdod cyhoeddus i gyflawni rôl a swyddogaethau craidd Llywodraeth Cymru mewn perthynas â chaffael a/neu waith rheoli contractau.

Yn ystod y broses gaffael, gall Llywodraeth Cymru ac asiantaethau atal twyll ddefnyddio’r wybodaeth hon, gan gynnwys unrhyw ddata personol i atal twyll a gwyngalchu arian, ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Hefyd, efallai y byddwn ni ac asiantaethau atal twyll yn galluogi asiantaethau gorfodi’r gyfraith i weld a defnyddio’ch data personol i olrhain, ymchwilio i ac atal troseddau. Gall asiantaethau atal twyll gadw’ch data personol am gyfnodau gwahanol o amser, yn dibynnu ar sut mae’r data hwnnw’n cael ei ddefnyddio.

Cysylltwch â nhw am fwy o wybodaeth. Os ydych chi neu’ch cwmni’n cael eu hystyried mewn perygl o dwyll neu dwyll gwyngalchu ariannol, yna gall asiantaethau atal twyll gadw’ch data am hyd at chwe blynedd ar ôl derbyn y wybodaeth dan sylw.

Os yw Llywodraeth Cymru, neu asiantaeth atal twyll, yn penderfynu eich bod chi’n gosod eich hun mewn perygl o dwyll neu dwyll gwyngalchu ariannol, efallai y byddwn yn gwrthod dyfarnu contract y gwnaethoch gais amdano neu’n atal neu’n terfynu cysylltiad cyfredol â chi. Bydd asiantaethau atal twyll yn cadw cofnod o unrhyw dwyll neu dwyll gwyngalchu ariannol, a gallai arwain at eraill i wrthod darparu gwasanaethau, cyllid, dyfarnu contractau neu roi gwaith i chi.

Efallai y bydd Llywodraeth Cymru yn rhannu data’n ymwneud â chaffael ar y cyd er mwyn cynnal gwerthusiad o’r tendr, neu er mwyn galluogi sefydliadau sector cyhoeddus Cymru i ateb gofynion prynu dan drefniadau contract cyfredol – e.e. catalog o gynhyrchion neu wasanaethau lle darperir manylion y rheolwyr cyfrifon neu er mwyn achredu/hyfforddi etc unigolyn y gellir ei ddefnyddio i gwblhau prosiect neu gyflwyno gwasanaeth.

Mae’r sefydliadau hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i:

• awdurdodau lleol (gan gynnwys ysgolion)
• iechyd
• heddlu
• gwasanaeth tân ac achub
• prifysgolion
• colegau
• cyrff a noddir (fel Cyfoeth Naturiol Cymru)
• sector tai ac ati.

Mae manylion cyswllt a gwybodaeth am gyflenwr rheolwr gwariant Llywodraeth Cymru yn cael eu cyflwyno i ddarparwr Dadansoddi Gwariant Llywodraeth Cymru er mwyn helpu i ddarparu gwasanaethau adrodd.

Hefyd, bydd gwybodaeth yn cael ei rhannu a/neu ei chyflwyno i adnodd Cynllunio Adnoddau Menter Llywodraeth Cymru a reolir gan y ganolfan cydwasanaethau.

Byddwn yn cadw’ch gwybodaeth bersonol chi mewn ffeiliau yn unol â’n polisi cadw. Gellir cadw eich data personol am hyd at 6 blynedd (neu hyd at 15 mlynedd ar gyfer prosiectau mawr) ar ôl dyddiad gorffen y Contract / Fframwaith, (mae hyn yn cynnwys contractau yn ôl y gofyn dan y Fframwaith / Cytundebau Prif Wasanaethau a all barhau tu hwnt i ddyddiad gorffen y Fframwaith / Cytundebau Prif Wasanaethau) ac ar ôl gorffen talu popeth. Efallai y bydd angen cadw data ariannol am 7 mlynedd. Os ydych chi’n aflwyddiannus yn achos tendr, dyfynbris neu fynegi diddordeb, efallai y bydd eich manylion yn cael eu cadw am hyd at 6 blynedd ar ôl diwedd y Contract / Fframwaith, at ddibenion archwilio.

Mae’r Gyfarwyddiaeth Caffael Masnachol yn cynnal cronfa ddata o randdeiliaid y bydd yn ei defnyddio i gyhoeddi gwybodaeth allweddol a allai fod o ddiddordeb i’w rhanddeiliaid drwy e-bost.

Dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae gennych hawl i’r canlynol:

• gweld pa ddata personol sydd gan Lywodraeth Cymru amdanoch chi
• gofyn i ni gywiro gwallau’r data hwnnw
• gwrthwynebu neu atal prosesu (dan rai amgylchiadau)
• gofyn i ni ‘ddileu’ eich data (dan rai amgylchiadau)
• cyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, y rheolydd annibynnol ar ddiogelu data.

I gael rhagor o fanylion am y wybodaeth sydd gan Lywodraeth Cymru, a’r defnydd ohoni, neu os hoffech ddefnyddio’ch hawliau dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR), dyma’r manylion cyswllt:

Swyddog Diogelu Data
Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ

E-bost: dataprotectionofficer@llyw.cymru 

Manylion cyswllt y Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth: 

Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Ffôn: 01625 545 745 neu 0303 123 1113

Gwefan: ico.org.uk