Mynediad at wybodaeth: canllawiau i gynghorau tref a chymuned

Mae'r canllawiau hyn yn berthnasol i gynghorau cymuned a thref yng Nghymru. Fe'u cyhoeddir, yn rhannol, o dan adran 55(3) o Ddeddf Llywodraeth Leol (Democratiaeth) (Cymru) 2013. Mae adran 55(1) yn gosod dyletswyddau ar awdurdodau lleol i sicrhau bod gwybodaeth benodol ar gael yn electronig. Wrth gyflawni eu dyletswyddau o dan adran 55, mae gan gynghorau cymuned a thref ddyletswydd statudol i ystyried y canllawiau hyn. 

Mae'r canllawiau hyn hefyd yn egluro’r ddarpariaeth bellach a wneir yn Neddf Llywodraeth Leol (Democratiaeth) (Cymru) 2013 a Deddf Llywodraeth Leol 1972 (“Deddf 1972”) mewn perthynas â hysbysiadau cyhoeddus, cyfarfodydd a thrafodion y cynghorau a chofrestrau o fuddiannau’r aelodau. 

Mae’r canllawiau wedi’u diweddaru gyda’r newidiadau perthnasol yn sgil gweithredu Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, a gafodd y Cydsyniad Brenhinol ym mis Ionawr 2021. 

Cafodd Deddf Llywodraeth Leol (Democratiaeth) (Cymru) 2013, y cyfeirir ati fel "y Ddeddf" yn y canllawiau hyn, y Cydsyniad Brenhinol ar 30 Gorffennaf 2013. Prif ddiben y Ddeddf oedd diwygio trefniadaeth a swyddogaethau’r corff sy’n cael ei adnabod erbyn hyn fel Comisiwn Ffiniau a Democratiaeth Leol Cymru. Cyflwynodd y Ddeddf, fodd bynnag, amrywiaeth o ddarpariaethau eraill hefyd sy'n gysylltiedig â llywodraeth leol. 

Mae adrannau 55, 57 a 58 o'r Ddeddf yn ymwneud â mynediad at wybodaeth, ac, yn fwyaf penodol, fynediad at wybodaeth am gynghorau cymuned (mae adran 58, sy’n diwygio adran 81 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000, hefyd yn berthnasol i gynghorau sir / cynghorau bwrdeistref sirol, awdurdodau tân ac achub ac awdurdodau parciau cenedlaethol yng Nghymru). At ddibenion y canllawiau hyn, mae unrhyw gyfeiriad at gyngor neu gynghorau cymuned yn cynnwys unrhyw gyngor cymuned, tref neu ddinas sy'n gwasanaethu cymuned neu grŵp o gymunedau ac a gafodd ei sefydlu yn unol â Rhan II o Ddeddf 1972. 

I grynhoi, mae'r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i gynghorau cymuned ddarparu gwybodaeth yn electronig; i gyhoeddi hysbysiadau a phapurau yn electronig; ac i gyhoeddi eu cofrestr o fuddiannau'r aelodau yn electronig (y rhai a gedwir o dan adran 81 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000).

Gwefannau cynghorau cymuned: adran 55 

Mae adran 55(1) o’r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i gynghorau cymuned gyhoeddi gwybodaeth yn electronig am sut i gysylltu â nhw ac, os yn wahanol, sut i gysylltu â’r clerc. Mae'r wybodaeth a ddylai fod ar gael yn electronig yn cynnwys rhif ffôn, cyfeiriad post a chyfeiriad e-bost.

Yn ogystal â hyn, mae’n rhaid i gyngor gyhoeddi’n electronig wybodaeth am bob un o'i aelodau, gan gynnwys enw pob aelod, manylion sut i gysylltu â nhw, eu hymlyniad gwleidyddol (os oes un) ac unrhyw swydd y mae’r aelod yn ei ddal neu unrhyw bwyllgor y mae’n perthyn iddo yn y cyngor. Os yw'r gymuned dan sylw wedi'i rhannu'n wardiau cymunedol, rhaid dangos y ward y mae pob aelod yn ei chynrychioli. 

Rhaid i gynghorau cymuned hefyd gyhoeddi’n electronig gofnodion eu cyfarfodydd ac, i'r graddau y bo'n rhesymol ymarferol, y dogfennau y cyfeirir atynt yn y cofnodion. Mae'n rhaid iddynt hefyd gyhoeddi eu cyfrifon archwiliedig blynyddol yn electronig. Yn y ddau achos, dim ond deunyddiau a luniwyd ar ôl y dyddiad y daeth adran 55 i rym, hy ar ôl 1 Medi 2015, y mae’n ofynnol i gynghorau eu cyhoeddi. 

Nid yw'n ofynnol i gynghorau cymuned gyhoeddi unrhyw wybodaeth y mae unrhyw ddeddfwriaeth arall yn eu hatal rhag ei datgelu. 

Wrth gyflawni eu dyletswyddau o dan adran 55, mae'n rhaid i gynghorau cymuned roi sylw i'r canllawiau hyn. 

Canllawiau ynglŷn â gwefannau cynghorau cymuned 

Mater i bob cyngor cymuned yn unigol yw penderfynu a fydd yn gweithredu ei wefan annibynnol ei hun, neu a fydd yn penderfynu cysylltu â chynghorau cymuned eraill yn ei ardal, neu â'r prif gyngor, neu ag unrhyw gorff arall sy’n hapus i gynnal ei wefan. Mae’n ofynnol, fodd bynnag, fod gan gynghorau wefan sy’n cael ei diweddaru'n rheolaidd ac sy’n golygu bod y cyhoedd yn gallu cael mynediad at yr wybodaeth a ddisgrifir uchod.

Mae Llywodraeth Cymru yn bwriadu gwella cyfleoedd i’r cyhoedd ymgysylltu â llywodraeth leol yn gyffredinol, a chyda cynghorau cymuned yn benodol. Rydym yn teimlo bod angen i bob awdurdod lleol, gan gynnwys cynghorau cymuned a thref, ddarparu modd o allu cysylltu â nhw’n electronig a bod angen iddynt gyhoeddi gwybodaeth ar y we. Byddai trigolion lleol yn disgwyl cael y cyfleuster hwn. 

Mae gan y mwyafrif o gynghorau cymuned yng Nghymru bresenoldeb ar-lein yn barod ac maent yn cyhoeddi gwybodaeth yn electronig. Mae cynghorau cymuned yn cael eu hannog i ofyn am gymorth gan Un Llais Cymru, eu prif gyngor neu ffynonellau dibynadwy eraill yn ôl yr angen i ddatblygu eu presenoldeb ar y we. 

O dan adran 55, mae’n rhaid i bob cyngor gyhoeddi’n electronig ei rif ffôn, ei gyfeiriad post ac e-bost. Dylai fod gan y cynghorau gyfeiriad e-bost cyffredinol ac ni ddylid defnyddio cyfeiriad e-bost personol, gan alluogi’r clerc i weld y negeseuon e-bost. Rhaid i Glerc y Cyngor allu cael mynediad at yr wybodaeth os nad oes gan gyngor gyfeiriad swyddfa neu rif ffôn. Mewn rhai achosion, bydd gan gyngor cymuned ei swyddfa ei hun, neu bydd yn rhannu swyddfa, a byddai rhif ffôn, cyfeiriad post ac e-bost y swyddfa honno yn briodol. Ond bydd disgwyl i’r cynghorau, fodd bynnag, gael trefniadau yn eu lle i ddarllen negeseuon ac ymateb iddynt yn rheolaidd. 

Nid yw'n orfodol i aelodau unigol gael cyfeiriadau e-bost. Mewn prif gyngor, byddai hyn yn ddisgwyliedig oherwydd gall y cyngor ei hun fel arfer roi cyfeiriadau e-bost ar wefan y cyngor. Fodd bynnag, mae'n rhaid rhestru enwau'r aelodau a rhaid nodi ar-lein sut i gysylltu â nhw. Bydd rhai cynghorau’n dymuno rhoi ffotograffau o bob aelod ond mater i bob cyngor yn unigol fydd penderfynu a fydd am wneud hynny ai peidio. 

Yn unol â’r Ddeddf, mae’n ofynnol cyhoeddi ymlyniad gwleidyddol aelodau'r cyngor, pan fo hynny’n berthnasol. Mae rhai cynghorau cymuned yn dewis peidio â gwneud hynny ar hyn o bryd. Fodd bynnag, mae hawl gan y cyhoedd i wybod beth yw argyhoeddiad gwleidyddol y rhai sydd mewn swyddi etholedig, neu a ydynt yn annibynnol o unrhyw grŵp. Mae'n annerbyniol i aelod gelu ei ymlyniad gwleidyddol. 

Os yw cyngor cymuned wedi'i rannu'n wardiau cymunedol, rhaid cyhoeddi’r ward y mae’r aelod yn ei chynrychioli. Os yw’n dal swydd o ryw fath yn y cyngor neu os yw’n perthyn i un o bwyllgorau’r cyngor, rhaid i hynny gael ei gyhoeddi ar y wefan. 

Dylai aelodau cyfetholedig gael eu cofnodi er mwyn sicrhau tryloywder ac i wahaniaethu rhyngddynt ac aelodau etholedig. 

Uchod yn disgrifio’r dogfennau sydd angen eu rhoi ar y wefan. Dylai cynghorau ddatblygu gweithdrefnau ar gyfer cadw trefn ar eu gwefan, gan gadw dogfennau’r gorffennol mewn archif am gyfnod rhesymol, ond dylid hefyd bod modd cael mynediad atynt yn hawdd o’r dudalen flaen. 

Os oes gan gyngor Gynllun Iaith Gymraeg, a'i arfer o dan y cynllun hwnnw yw llunio deunyddiau yn ddwyieithog, mae hynny'n berthnasol i ddeunyddiau sy'n cael eu llunio yn electronig hefyd. 

Dylai’r hyn a nodir yn narpariaethau’r Ddeddf gael eu hystyried fel y gofynion sylfaenol. Bydd llawer o gynghorau yn awyddus i roi llawer mwy o wybodaeth na hyn ar eu gwefannau ac fe’u hanogir i wneud hynny. Bydd angen i gynghorau roi sylw i'r Cod ar yr Arferion a Argymhellir o ran Cyhoeddusrwydd Awdurdodau Lleol. 

Byddem yn disgwyl i gynghorau cymuned ystyried anghenion y gymuned, gan gynnwys o safbwynt iaith, cyfathrebu a hygyrchedd. Mae gwefan Diverse Cymru yn rhoi canllawiau pellach. 

Gall cynghorau cymuned gael rhagor o wybodaeth am fand eang yng Nghymru a’r opsiynau a’r cymorth sydd ar gael i dderbyn band eang cyflymach drwy fynd.

Gwybodaeth am gyfarfodydd a thrafodion 

Mae’n ofynnol i gynghorau cymuned osod unrhyw hysbysiadau cyhoeddus mewn un neu ragor o fannau amlwg yn eu hardal, ac yn y fath fodd arall ag sy’n ymddangos yn ddymunol er mwyn rhoi cyhoeddusrwydd i’r hysbysiad (adran 232(1)(a) a (b) o Ddeddf 1972). Mae adran 232(1)(c) yn gosod gofyniad ychwanegol ar gynghorau cymuned i gyhoeddi unrhyw hysbysiad o'r fath yn electronig.

Mae’n ofynnol i gynghorau cymuned roi rhybudd o gyfarfodydd y cyngor sydd ar fin cael eu cynnal o leiaf dri diwrnod clir cyn i gyfarfod cael ei gynnal, neu os gelwir cyfarfod ar fwy o fyr rybudd, o’r amser y caiff ei alw, drwy arddangos hysbysiad mewn lle amlwg yn y gymuned a’i gyhoeddi’n electronig (paragraff 26(2) o Atodlen 12 i Ddeddf 1972). Rhaid i’r hysbysiad gynnwys manylion ynghylch amser y cyfarfod, sut i gael mynediad ato, gan ddibynnu a yw’r cyfarfod i gael ei gynnal o bell, yn rhannol o bell, neu efallai na fydd yn bosibl ymuno o bell. Rhaid i’r hysbysiad hefyd gadarnhau a fydd y cyfarfod, neu ran o’r cyfarfod, yn agored i’r cyhoedd ai peidio (paragraff 26(2ZA) o Atodlen 12). Pan fydd cyfarfod yn cael ei alw gan aelodau’r cyngor, dylai’r hysbysiad ddarparu enwau’r aelodau a nodi’r busnes y cynigir ei gynnal yn ystod y cyfarfod (paragraff 26(2)(a) o Atodlen 12). Mae gofyniad hefyd i gyhoeddi yn electronig, i’r graddau y bo hynny’n rhesymol ymarferol, unrhyw ddogfennau sy'n ymwneud â'r busnes sydd i'w gynnal yn ystod y cyfarfod (paragraff 26(2)(aa) o Atodlen 12). Nid yw'r gofyniad hwn yn berthnasol pan fo'r dogfennau yn ymwneud â busnes sydd, ym marn y cyngor, yn debygol o gael ei gynnal yn breifat neu pan fyddai datgelu dogfennau o'r fath yn groes i unrhyw ddeddfwriaeth arall.

O dan baragraff 30A o Atodlen 12 i Ddeddf 1972, mae'n bosibl i gyfarfod cymunedol gael ei alw ar unrhyw adeg gan grŵp o etholwyr llywodraeth leol sy’n gyfanswm o 10% o leiaf o'r etholwyr llywodraeth leol ar gyfer y gymuned, neu 50 o'r etholwyr (os yw 10% yn fwy na 50 o etholwyr). Rhaid i'r rhai sy'n galw'r cyfarfod roi rhybudd i’r cyngor cymuned neu, os nad oes cyngor cymuned wedi’i sefydlu yn yr ardal, rhaid rhoi rhybudd i'r prif gyngor y mae ardal y gymuned yn perthyn iddo (paragraff 30B(1) o Atodlen 12). O dan y darpariaethau, gellir rhoi rhybudd i'r cyngor cymuned naill ai'n ysgrifenedig (ond nid ar ffurf electronig), neu ar ffurf electronig. Pan fydd rhybudd yn cael ei roi ar ffurf electronig, rhaid iddo gydymffurfio â'r gofynion technegol a osodwyd gan y prif gyngor (paragraff 30B(3)(b)(ii) a pharagraff 30C o Atodlen 12).

Rhaid i gynghorau cymuned a phrif gynghorau ddarparu cyfleuster ar gyfer rhoi hysbysiadau yn electronig (paragraff 30C o Atodlen 12).

Yn olaf, cafodd adran 81 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 (“Deddf 2000”) ei diwygio gan adran 58 o’r Ddeddf. O dan adran 81, mae’n ofynnol i swyddogion priodol cynghorau cymuned bennu a chadw cofrestr o fuddiannau ariannol ac eraill aelodau ac aelodau cyfetholedig, fel y pennir yn y cod ymddygiad enghreifftiol (a ragnodir drwy Orchymyn o dan adran 50 o Ddeddf 2000). Cyncychwyn adran 58 o'r Ddeddf, roedd angen i’r gofrestr fod ar gael i'w harchwilio yn swyddfa’r cyngor ar bob adeg resymol. Cafodd adran 81 o Ddeddf 2000 ei diwygio gan adran 58 o'r Ddeddf i’w gwneud yn ofynnol i’r gofrestr hefyd gael ei chyhoeddi ar ffurf electronig.