Caffael gwasanaethau iechyd: canllawiau statudol drafft - Adran 3: cymhwyso’r gyfundrefn

Manylir ar y prosesau penodol sydd i’w dilyn wrth ddethol darparwyr yn yr adran gwneud penderfyniadau o dan y rheoliadau. Wrth ddilyn unrhyw un o’r prosesau caffael, rhaid i awdurdodau perthnasol weithredu’n dryloyw, yn deg ac yn gymesur.

Disgwylir i awdurdodau perthnasol hefyd ystyried materion yn ymwneud â llywodraethiant, cynllunio a thirwedd darparwyr wrth gymhwyso’r gyfundrefn.

Mae’r rheoliadau’n caniatáu dyfarnu contract i fwy nag un darparwr, naill ai ar y cyd neu fel arall. 

Egwyddorion caffael

Disgwylir i’r awdurdodau perthnasol sicrhau, wrth ddilyn y gyfundrefn hon, eu bod yn gwneud penderfyniadau er lles pennaf y bobl sy’n defnyddio’r gwasanaeth. I wneud hyn, rhaid iddynt weithredu gyda’r nod o:

• sicrhau anghenion y bobl sy’n defnyddio’r gwasanaethau
• gwella ansawdd y gwasanaethau
• gwella effeithlonrwydd wrth ddarparu’r gwasanaethau

Rhaid i awdurdodau perthnasol hefyd weithredu’n dryloyw, yn deg ac yn gymesur wrth gaffael gwasanaethau iechyd.

Mae’r rheoliadau’n datgan bod rhaid i awdurdodau perthnasol hefyd roi sylw i ddatganiad polisi caffael Cymru a gyhoeddwyd o dan adran 14 o ddeddf 2023.

Rhaid i awdurdodau perthnasol hefyd roi sylw i unrhyw ddatganiad polisi arall a wneir gan Weinidogion Cymru sy’n berthnasol i’r gwasanaethau iechyd sy’n cael eu caffael.

Llywodraethiant

Disgwylir i awdurdodau perthnasol bennu’r ffordd orau o ddilyn y gyfundrefn hon o fewn eu trefniadau strwythurol a’u trefniadau llywodraethiant ehangach. Mae’r gyfundrefn hon yn nodi cyfarwyddiadau cam wrth gam ar sut i gynnal proses gaffael. Fodd bynnag, nid yw’n ei gwneud yn ofynnol i benderfyniadau gael eu gwneud gan bwyllgorau sefydliadol penodol o fewn awdurdodau perthnasol nac ar lefel benodol o fewn system sefydliadol. Disgwylir i awdurdodau perthnasol sicrhau bod eu llywodraethiant mewnol yn cynorthwyo i gymhwyso’r gyfundrefn hon yn effeithiol.

Cynllunio

Er mwyn cymhwyso’r gyfundrefn hon yn effeithiol, disgwylir i awdurdodau perthnasol fod â dealltwriaeth glir o’r gwasanaethau y maent am eu trefnu a’r canlyniadau y maent yn bwriadu i’r gwasanaethau eu cyflawni.

Mae’r rhain yn rhagofynion i unrhyw benderfyniad ynghylch dethol darparwr. Rydym yn disgwyl i’r bwriadau hyn gael eu sefydlu’n glir mewn da bryd drwy’r gweithgarwch cynllunio arferol sy’n digwydd ar draws system. Disgwylir i awdurdodau perthnasol adlewyrchu’r bwriadau hyn yn eu piblinell fasnachol, a disgwylir i benderfyniadau a wneir o dan y gyfundrefn hon wasanaethu ac adlewyrchu’r bwriadau hyn hefyd.

Mae’r gyfundrefn hefyd yn nodi sut i ymdrin â sefyllfaoedd brys heb eu cynllunio (gweler dyfarniadau brys neu addasiadau brys i gontractau).

Tirwedd darparwyr

Disgwylir i awdurdodau perthnasol ddatblygu a chynnal gwybodaeth ddigon manwl am ddarparwyr perthnasol, gan gynnwys dealltwriaeth o’u gallu i ddarparu gwasanaethau i’r boblogaeth (leol / ranbarthol / genedlaethol) berthnasol, gan amrywio dulliau gwirioneddol/posibl o ddarparu gwasanaethau, a galluoedd, cyfyngiadau a chysylltiadau â rhannau eraill o’r system. Efallai y bydd awdurdodau perthnasol yn dymuno ystyried ymgymryd â gwaith ymgysylltu â’r farchnad ymlaen llaw i ddiweddaru neu gynnal eu gwybodaeth am y dirwedd darparwyr.

Rydym yn disgwyl i’r wybodaeth hon fynd y tu hwnt i wybodaeth am ddarparwyr presennol ac i fod yn nodwedd gyffredinol o waith cynllunio ac ymgysylltu, a ddatblygir fel rhan o’r broses gomisiynu yn hytrach nag ar y pwynt contractio yn unig. Heb y ddealltwriaeth hon, mae’n bosibl na fydd gan awdurdodau perthnasol ddigon o dystiolaeth i gadarnhau bod y darparwr presennol yn perfformio i’r ansawdd a’r gwerth gorau, y byddant yn colli cyfleoedd i wella gwasanaethau a nodi datblygiadau arloesol gwerthfawr ac, yn y pen draw, y bydd hynny’n arwain at ddarparwyr yn cyflwyno sylwadau (gweler y cyfnod segur).

Defnyddio dull cymesur

Mae’r gyfundrefn yn gymwys i drefnu’r holl wasanaethau iechyd perthnasol; nid oes isafswm trothwy ar gyfer cymhwyso’r gyfundrefn. Felly, wrth gymhwyso’r gyfundrefn hon, disgwylir i awdurdodau perthnasol ddefnyddio dull cymesur. Disgwylir iddynt sicrhau nad yw eu dull o weithredu’r gyfundrefn hon yn creu baich anghymesur mewn perthynas â’r manteision a fydd yn cael eu cyflawni.

Mae hefyd yn bwysig bod penderfyniadau’n amddiffynadwy ac yn cael eu gwneud yn dilyn ystyriaethau perthnasol.

Diwydrwydd dyladwy, meini prawf dethol sylfaenol a gwaharddiadau

Wrth gymhwyso’r gyfundrefn hon, disgwylir i awdurdodau perthnasol ymgymryd â gwiriadau diwydrwydd dyladwy rhesymol a chymesur ar ddarparwyr. Disgwylir i awdurdodau perthnasol ystyried a oes gan y darparwr y maent yn bwriadu ymrwymo i gontract ag ef y capasiti cyfreithiol ac ariannol a’r gallu technegol a phroffesiynol i gyflawni’r contract.

Ar gyfer proses dyfarniad uniongyrchol 2, y broses darparwr mwyaf addas a’r broses gystadleuol, ac wrth sefydlu cytundeb fframwaith, rhaid i awdurdodau perthnasol asesu a ystyrir bod darparwyr yn addas i ddarparu gwasanaeth drwy gymhwyso’r meini prawf dethol sylfaenol fel yr amlinellir yn atodlen 17. Rhaid i’r holl ofynion meini prawf dethol sylfaenol fod yn gysylltiedig ac yn gymesur â phwnc y contract neu’r cytundeb fframwaith.

Nid yw’n ofyniad rheoleiddiol i awdurdodau perthnasol gymhwyso’r meini prawf dethol sylfaenol wrth ddilyn proses dyfarniad uniongyrchol 1, nac wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith. Fodd bynnag, mae’n bosibl y bydd awdurdod perthnasol o’r farn mai’r arfer gorau fyddai cadarnhau capasiti cyfreithiol neu ariannol a gallu technegol neu broffesiynol darparwr wrth ymgymryd â phroses dyfarniad uniongyrchol 1.

Gall y meini prawf dethol sylfaenol fod yn berthnasol i’r canlynol:

• addasrwydd y darparwr i ymgymryd â gweithgarwch penodol; pan fo’n ofynnol i’r darparwr feddu ar awdurdodiad penodol neu fod yn aelod o sefydliad penodol i allu cyflawni’r gwasanaethau gofynnol, caiff yr awdurdod perthnasol yn ei gwneud yn ofynnol i ddarparwr brofi bod ganddo awdurdodiad neu aelodaeth o’r fath
• sefyllfa economaidd ac ariannol y darparwr; caiff yr awdurdod perthnasol osod gofynion i sicrhau bod gan y darparwr y capasiti economaidd ac ariannol angenrheidiol i gyflawni’r contract
• gallu technegol a phroffesiynol y darparwr; caiff yr awdurdod perthnasol osod gofynion i sicrhau bod gan ddarparwr yr adnoddau a’r profiad dynol a thechnegol angenrheidiol i gyflawni’r contract i safon briodol

Rhaid i awdurdod perthnasol ddiystyru darparwr gwaharddedig o safbwynt cymryd rhan mewn unrhyw un neu ragor o’r prosesau caffael a chaiff ddiystyru darparwr gwaharddadwy pe bai darparwr yn ddarparwr gwaharddedig neu’n ddarparwr gwaharddadwy yn unol ag adran 57 a 58 o ddeddf 2023. Sylwer, at ddibenion cymhwyso adrannau 57 a 58 o ddeddf 2023 o dan y rheoliadau, mae cyfeiriadau at ‘gyflenwr’ ac ‘awdurdod contractio’ yn neddf 2023 i’w darllen fel ‘darparwr’ ac ‘awdurdod perthnasol’ yn y drefn honno. O dan y rheoliad gwaharddiadau, mae’n ofynnol i awdurdodau perthnasol atal darparwyr sydd wedi’u gwahardd rhag cymryd rhan mewn prosesau caffael a chael contractau wedi’u dyfarnu iddynt, ac mae’n caniatáu i awdurdodau perthnasol atal darparwyr y gellir eu gwahardd rhag cymryd rhan mewn prosesau caffael a chael contractau wedi’u dyfarnu iddynt.

Darparwyr gwaharddedig yw darparwyr a fyddai’n gyflenwr gwaharddedig o dan adrannau 57 a 58 o ddeddf caffael 2023, pe bai’r awdurdod contractio yn awdurdod perthnasol a phe bai’r darparwr yn gyflenwr o dan yr adrannau hynny, a phe bai unrhyw gyfeiriad at berson â chyswllt yn yr adrannau hynny wedi’i hepgor. Rhaid i ddarparwyr sydd ar y rhestr o ragwaharddiadau yn seiliedig ar sail fandadol ar gyfer gwahardd hefyd gael eu hystyried ddarparwr gwaharddedig. Gall darparwyr hefyd fod yn ddarparwr gwaharddedig yn rhinwedd bod sail fandadol ar gyfer gwahardd yn gymwys i’w is-gontractwyr.

Darparwyr gwaharddadwy fyddai darparwr a fyddai’n gyflenwr gwaharddadwy yn unol ag adran 57 (ystyr cyflenwr gwaharddedig a gwaharddadwy) ac adran 58 (ystyried a yw cyflenwr yn waharddedig neu’n waharddadwy) o Ddeddf Caffael 2023, pe bai’r awdurdod contractio yn awdurdod perthnasol a phe bai’r darparwr yn gyflenwr o dan y ddeddf honno, a phe bai unrhyw gyfeiriadau at berson â chyswllt wedi’u hepgor. Rhaid i ddarparwyr sydd ar y rhestr o ragwaharddiadau yn seiliedig ar sail ddisgresiynol ar gyfer gwahardd hefyd gael eu hystyried yn rhai gwaharddadwy. Gall darparwyr hefyd fod yn ddarparwr gwaharddadwy yn rhinwedd bod sail ddisgresiynol ar gyfer gwahardd yn gymwys i’w is-gontractwyr.

Os yw darparwr neu is-gontractwr ar y rhestr o ragwaharddiadau am ei fod yn fygythiad i ddiogelwch gwladol mewn perthynas â mathau penodol o gontract, rhaid trin y darparwr neu’r is-gontractwr fel darparwr gwaharddedig, ond dim ond mewn perthynas â’r contractau o’r math a ddisgrifir yn y rhestr o ragwaharddiadau.

Yn hynny o beth, mae darparwr neu is-gontractwr yn ‘ddarparwr gwaharddedig’ os yw’r awdurdod perthnasol o’r farn bod sail fandadol ar gyfer gwahardd yn gymwys i’r darparwr neu’r is-gontractwr, a bod yr amgylchiadau a arweiniodd at gymhwyso’r sail ar gyfer gwahardd yn parhau neu’n debygol o godi eto. 

Mae darparwr neu is-gontractwr yn ‘ddarparwr gwaharddadwy’ os yw’r awdurdod perthnasol o’r farn bod sail ddisgresiynol yn gymwys i’r darparwr neu’r is-gontractwr a bod yr amgylchiadau a arweiniodd at gymhwyso’r sail ar gyfer gwahardd yn parhau neu eu bod yn debygol o godi eto. 

Wrth ystyried a yw cymhwysiad sail ar gyfer gwahardd yn parhau neu a yw’n debygol o godi eto, gall yr awdurdod perthnasol roi sylw i’r canlynol:

• tystiolaeth bod y darparwr neu’r is-gontractwr wedi cymryd yr amgylchiadau o ddifrif
• camau y mae’r darparwr neu’r is-gontractwr wedi’u cymryd i atal yr amgylchiadau rhag parhau neu rhag codi eto
• ymrwymiad y bydd camau o’r fath yn cael eu cymryd neu ddarparu gwybodaeth i ganiatáu dilysu neu fonitro
• faint o amser sydd ers i’r amgylchiadau godi ddiwethaf
• unrhyw dystiolaeth, esboniad neu ffactor arall y mae’r awdurdod perthnasol yn ei ystyried yn briodol

Cyn penderfynu bod darparwr neu is-gontractwr yn ddarparwr gwaharddedig neu waharddadwy, mae gan awdurdodau perthnasol ddyletswydd i roi cyfle rhesymol i’r darparwyr gyflwyno sylwadau a darparu tystiolaeth ynghylch a yw’r sail ar gyfer gwahardd yn gymwys ac a yw’r amgylchiadau’n debygol o godi eto (proses “hunan-lanhau”). Wrth gydymffurfio â’r ddyletswydd hon, mae’n bwysig nad yw’r awdurdodau perthnasol yn gwneud ceisiadau anghymesur am wybodaeth am y sail ar gyfer gwahardd. Mae hyn yn cynnwys ceisiadau anghymesur am brawf o absenoldeb sail ar gyfer gwahardd, neu geisiadau anghymesur i gamau unioni gael eu cymryd lle bodlonir y sail.

Felly, rhaid i ddarparwr neu is-gontractwr a ystyrir yn ‘ddarparwr gwaharddedig’ gael cyfle rhesymol i ymateb i benderfyniad fod sail fandadol ar gyfer gwahardd yn gymwys.

Os bydd darparwr gwaharddedig yn methu â darparu tystiolaeth ddigonol bod y mater(ion) wedi’u datrys neu eu bod yn annhebygol o ddigwydd eto, rhaid i’r awdurdod perthnasol wahardd y darparwr hwnnw rhag y broses gaffael a pheidio â dyfarnu contract i’r darparwr neu is-gontractwr gwaharddedig na chwblhau cytundeb fframwaith gydag ef.

Fodd bynnag, os bydd awdurdod perthnasol o’r farn bod angen hollbwysig i ddiogelu iechyd y cyhoedd, caiff fynd ati i ddyfarnu’r contract neu i gwblhau’r cytundeb fframwaith gyda’r darparwr gwaharddedig.

Yn hynny o beth, pan fo awdurdod perthnasol yn penderfynu y byddai peidio â rhoi’r dyfarniad i’r darparwr gwaharddedig yn debygol o beri risg i ddiogelwch cleifion neu’r cyhoedd, caiff yr awdurdod perthnasol ddyfarnu contract i ddarparwr gwaharddedig neu gwblhau cytundeb fframwaith ag ef fel y nodir o dan reoliad 21(2).

Rhaid cymhwyso’r gyfundrefn hon pryd bynnag y bydd awdurdodau perthnasol yn gwneud penderfyniadau ynghylch caffael gwasanaethau iechyd. 

Y cam cyntaf i awdurdodau perthnasol sy’n cymhwyso’r gyfundrefn hon yw nodi pa un o’r prosesau caffael canlynol sy’n gymwys.

Rhaid defnyddio proses dyfarniad uniongyrchol 1 pan fydd pob un o’r canlynol yn gymwys:

• mae darparwr eisoes ar gyfer y gwasanaethau iechyd y mae’r trefniadau contractio arfaethedig yn ymwneud â nhw
• mae’r awdurdod perthnasol wedi’i fodloni mai dim ond y darparwr (neu’r grŵp o ddarparwyr) presennol a all ddarparu’r gwasanaethau iechyd y mae’r trefniadau contractio arfaethedig yn ymwneud â nhw oherwydd natur y gwasanaethau iechyd

Ni chaniateir defnyddio proses dyfarniad uniongyrchol 1 i gwblhau cytundeb fframwaith.

Caniateir defnyddio proses dyfarniad uniongyrchol 2, y broses darparwr mwyaf addas neu’r broses gystadleuol, pan fydd pob un o’r canlynol yn gymwys:

• nid yw’n ofynnol i’r awdurdod perthnasol ddilyn proses dyfarniad uniongyrchol 1
• mae cyfnod y contract presennol ar fin dod i ben, ac mae’r awdurdod perthnasol yn cynnig contract newydd i ddisodli’r contract hwnnw ar ddiwedd ei gyfnod
• nid yw’r trefniadau contractio arfaethedig yn newid sylweddol
• mae’r awdurdod perthnasol o’r farn bod y darparwr (neu’r grŵp o ddarparwyr) presennol yn bodloni’r contract presennol ac yn debygol o fodloni’r contract arfaethedig i safon ddigonol

Ni chaniateir defnyddio proses dyfarniad uniongyrchol 2 a’r broses darparwr mwyaf addas i gwblhau cytundeb fframwaith.

Caniateir defnyddio’r broses darparwr mwyaf addas pan fydd pob un o’r canlynol yn gymwys:

• nid yw’n ofynnol i’r awdurdod perthnasol ddilyn proses dyfarniad uniongyrchol 1
• nid yw’r awdurdod perthnasol yn gallu neu’n dymuno dilyn proses dyfarniad uniongyrchol 2
• mae’r awdurdod perthnasol o’r farn, gan ystyried darparwyr tebygol a’r holl wybodaeth berthnasol sydd ar gael i’r awdurdod perthnasol ar y pryd, ei bod yn debygol y bydd yn gallu nodi’r darparwr mwyaf addas (heb gynnal proses gystadleuol)

Ni chaniateir defnyddio’r broses darparwr mwyaf addas i gwblhau cytundeb fframwaith.

Rhaid defnyddio’r broses gystadleuol pan fo pob un o’r canlynol yn gymwys:

• nid yw’n ofynnol i’r awdurdod perthnasol ddilyn proses dyfarniad uniongyrchol 1
• nid yw’r awdurdod perthnasol yn gallu neu’n dymuno dilyn proses dyfarniad uniongyrchol 2 ac nid yw’n gallu neu’n dymuno dilyn y broses darparwr mwyaf addas

Rhaid defnyddio’r broses gystadleuol os yw’r awdurdod perthnasol yn dymuno cwblhau cytundeb fframwaith.

Unwaith y bydd yr awdurdod perthnasol wedi nodi pa rai o’r amgylchiadau hyn sy’n gymwys ac wedi nodi’r broses gaffael briodol i’w dilyn, bydd angen iddo ddilyn y broses gaffael honno fel y nodir yn fanwl yn yr adrannau isod.

Disgwylir i awdurdodau perthnasol nodi pa broses gaffael sy’n gymwys mewn digon o bryd cyn i gontract ddod i ben. Nid yw’r ffaith fod proses gaffael benodol wedi’i defnyddio i ddethol darparwr yn y gorffennol yn golygu bod rhaid (nac y bydd modd) defnyddio’r un dull ar gyfer y gwasanaeth hwnnw yn y dyfodol.

Caniateir gwneud addasiadau penodol yn ystod cyfnod contract i ganiatáu am newidiadau i wasanaethau neu amgylchiadau. Mae’r adran ar addasiadau i gontract yn nodi’r amodau a’r gofynion tryloywder ar gyfer yr addasiadau hyn.

O dan amgylchiadau cyfyngedig, efallai y bydd angen i awdurdodau perthnasol weithredu’n gyflym, er enghraifft, i fynd i’r afael â risgiau uniongyrchol i ddiogelwch cleifion neu ddiogelwch y cyhoedd, lle byddai’n anymarferol dilyn y camau sy’n ofynnol o dan y Gyfundrefn hon. Mae’r adran ar ddyfarniadau brys neu addasiadau brys i gontract yn nodi’r amgylchiadau hyn a sut y mae’n rhaid i awdurdodau perthnasol weithredu os byddant yn codi.

Mae’r math o wasanaeth yn golygu nad oes dewis realistig arall yn lle’r darparwr presennol. Ni chaniateir defnyddio’r broses hon i ddyfarnu contractau wrth sefydlu gwasanaeth newydd neu i gwblhau cytundeb fframwaith neu i ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith.

Rhaid defnyddio proses dyfarniad uniongyrchol 1 i ddyfarnu contractau i’r darparwr (neu’r grŵp o ddarparwyr) presennol pan fo natur y gwasanaeth yn golygu nad oes dewis realistig arall yn lle’r darparwr (neu’r grŵp o ddarparwyr) presennol. Hyd yn oed pan fydd darparwyr eraill yn y farchnad, cyn belled â nad yw’r rhain yn cael eu hystyried yn ddewisiadau realistig ar gyfer gofynion penodol yr awdurdod perthnasol, rhaid defnyddio proses dyfarniad uniongyrchol 1 i ddyfarnu contract.

Ni chaniateir defnyddio proses dyfarniad uniongyrchol 1 i wneud y canlynol:

• dyfarnu contract wrth sefydlu gwasanaeth newydd
• cwblhau cytundeb fframwaith
• dyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith

Rhaid i awdurdodau perthnasol ddilyn y camau tryloywder gofynnol (gweler yr adran tryloywder ac atodiad B) pan fyddant yn dyfarnu contractau i’r darparwr (neu’r grŵp o ddarparwyr) presennol gan ddefnyddio’r dull hwn.

Rhaid i awdurdodau perthnasol ystyried y gwaharddiadau yn rheoliadau 21 a 22 a’u cymhwyso fel y bo’n briodol.

Mae’r darparwr presennol yn bodloni’r contract presennol ac yn debygol o fodloni’r contract arfaethedig, ac nid yw’r trefniadau contractio arfaethedig yn newid sylweddol i’r contract presennol. Ni chaniateir defnyddio’r broses hon i ddyfarnu contractau wrth sefydlu gwasanaeth newydd neu i gwblhau cytundeb fframwaith neu i ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith.

Caniateir defnyddio proses dyfarniad uniongyrchol 2 i ddyfarnu contract arfaethedig i’r darparwr (neu’r grŵp o ddarparwyr) presennol, i ddisodli contract presennol sy’n dod i ben, pan fodlonir yr holl brofion isod:

• nid yw’n ofynnol i’r awdurdod perthnasol ddilyn proses dyfarniad uniongyrchol 1
• mae cyfnod y contract presennol ar fin dod i ben, ac mae’r awdurdod perthnasol yn cynnig contract newydd i ddisodli’r contract hwnnw ar ddiwedd ei gyfnod
• nid yw’r trefniadau contractio arfaethedig yn newid sylweddol i’r contract presennol (gweler pennu nad yw trefniant contractio arfaethedig yn newid sylweddol)
• mae’r awdurdod perthnasol o’r farn bod y darparwr presennol yn bodloni’r contract presennol i safon ddigonol, yn unol â’r manylion a amlinellir yn y contract, a chan ystyried y meini prawf allweddol a chymhwyso’r meini prawf dethol sylfaenol
• mae’r awdurdod perthnasol o’r farn y bydd y darparwr presennol yn debygol o fodloni’r contract arfaethedig i safon ddigonol gan ystyried y meini prawf allweddol a chymhwyso’r meini prawf dethol sylfaenol

Ni chaniateir defnyddio proses dyfarniad uniongyrchol 2 i wneud y canlynol:

• dyfarnu contract wrth sefydlu gwasanaeth newydd
• cwblhau cytundeb fframwaith
• dyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith

Unwaith y bydd yr awdurdod perthnasol wedi canfod y gall ddefnyddio proses dyfarniad uniongyrchol 2, rhaid iddo ddilyn y camau isod:

1. cyhoeddi hysbysiad yn cynnwys ei fwriad i ddyfarnu’r contract i’r darparwr dethol (gweler tryloywder) a chadw at y cyfnod segur (gweler y cyfnod segur)
2. ymrwymo i gontract â’r darparwr presennol ar ôl i’r cyfnod segur ddod i ben
3. cyhoeddi hysbysiad yn cadarnhau dyfarnu’r contract i’r contractwr o fewn 30 diwrnod i’r contract gael ei ddyfarnu

Hyd yn oed os bodlonir y profion ar gyfer defnyddio proses dyfarniad uniongyrchol 2, nid oes rhaid i awdurdodau perthnasol ddefnyddio proses dyfarniad uniongyrchol 2. Mae’n bosibl y bydd awdurdodau perthnasol yn dal i ddewis dilyn y broses darparwr mwyaf addas neu’r broses gystadleuol, er enghraifft am eu bod yn dymuno profi’r farchnad.

Rhaid i awdurdodau perthnasol ystyried y gwaharddiadau yn rheoliadau 21 a 22 a’u cymhwyso fel y bo’n briodol.

Pennu nad yw’r trefniadau contractio arfaethedig yn newid sylweddol i’r contract presennol

Diffinnir newid sylweddol yn rheoliadau 7(9) ac 7(10). Nodir yr amgylchiadau pan nad yw newid yn newid sylweddol yn rheoliadau 7(11) a 7(12).

Er mwyn defnyddio proses dyfarniad uniongyrchol 2, rhaid i’r awdurdod perthnasol fod wedi’i fodloni nad yw’r trefniadau contractio arfaethedig yn newid sylweddol, hynny yw nid ydynt yn dod o fewn yr amgylchiadau a nodir yn rheoliadau 7(9) a 7(10).

O dan y gyfundrefn hon, newid sylweddol yw naill ai:

a) pan fo’r trefniadau contractio arfaethedig yn sylweddol wahanol o ran cymeriad i’r contract presennol pan ymrwymwyd i’r contract presennol hwnnw

b) pan fo’r trefniadau contractio arfaethedig yn bodloni’r trothwy newid sylweddol

Bodlonir y trothwy newid sylweddol pan fydd pob un o’r canlynol yn gymwys:

• gellir priodoli’r trefniadau contractio arfaethedig (o’u cymharu â’r contract presennol) i benderfyniad a wnaed gan yr awdurdod perthnasol
• £500,000 neu uwch yw gwerth oes amcangyfrifedig y contract arfaethedig (hynny yw hafal i neu £500,000 yn fwy) na gwerth oes amcangyfrifedig y contract presennol pan ymrwymwyd iddo
• 25% neu uwch yw gwerth oes amcangyfrifedig y contract arfaethedig (h.y. hafal i neu 25% yn fwy) na gwerth oes amcangyfrifedig y contract presennol pan ymrwymwyd iddo

Nid yw’r trefniadau contractio arfaethedig yn bodloni’r trothwy newid sylweddol, fel y’i nodir yn rheoliadau 7(11) ac 7(12), pan naill ai:

• bod gwahaniaeth sylweddol o ran cymeriad i’r contract presennol (pan ymrwymwyd i’r contract presennol hwnnw), ond bod hynny’n unig oherwydd newid yn hunaniaeth y darparwr oherwydd, er enghraifft, olyniaeth i safle’r darparwr yn dilyn newidiadau corfforaethol gan gynnwys meddiannu, uno, caffael neu ansolfedd a bod yr awdurdod perthnasol wedi’i fodloni bod y darparwr yn bodloni’r meini prawf dethol sylfaenol; yn ogystal, nid yw’r trothwy newid sylweddol wedi’i fodloni
• nid yw’r trefniadau contractio arfaethedig yn sylweddol wahanol o ran cymeriad i’r contract presennol pan ymrwymwyd i’r contract presennol hwnnw, ac mae’r trothwy newid sylweddol wedi’i fodloni; fodd bynnag, mae’r newid rhwng y trefniadau contractio presennol a’r rhai arfaethedig yn digwydd er mwyn ymateb i ffactorau allanol sydd y tu hwnt i reolaeth yr awdurdod perthnasol neu’r darparwr; mae enghreifftiau o hyn yn cynnwys newidiadau yn nifer defnyddwyr gwasanaethau neu gleifion, neu newidiadau mewn prisiau yn unol â fformiwla y darperir ar ei chyfer yn nogfen y contract

Pan fo’r trefniadau contractio arfaethedig yn sylweddol wahanol o ran cymeriad i’r contract presennol, ystyrir bod hyn yn newid sylweddol. Pan ystyrir bod trefniadau contractio yn sylweddol wahanol, ni all yr awdurdod perthnasol ddibynnu ar broses dyfarniad uniongyrchol 2 i ddyfarnu’r contract arfaethedig (oni bai bod rheoliad 7(11) yn gymwys).

Os nad yw’r trefniadau contractio arfaethedig yn sylweddol wahanol o ran cymeriad i’r contract presennol, ond bod y trefniadau contractio arfaethedig yn bodloni’r trothwy newid sylweddol, ni all yr awdurdod perthnasol ddibynnu ar broses dyfarniad uniongyrchol 2 i ddyfarnu contract newydd (oni bai bod rheoliad 7(12) yn gymwys).

Mae’r dull ar gyfer cyfrifo gwerth oes amcangyfrifedig contract wedi’i nodi yn rheoliad 4.

Enghraifft o newid sylweddol

A. Mae gan awdurdod perthnasol gontract sydd â gwerth oes amcangyfrifedig o £3 miliwn. Mae’r contract yn dod i ben ac mae’r awdurdod perthnasol am barhau gyda’r darparwr presennol. Gellir priodoli hynny felly i benderfyniad yr awdurdod perthnasol. Gwerth oes amcangyfrifedig y trefniadau contractio arfaethedig yw £4 miliwn. Ni fydd y contract arfaethedig yn sylweddol wahanol o ran cymeriad.

Y newid yng ngwerth oes amcangyfrifedig y contract arfaethedig yw £1 miliwn, sy’n fwy na £500,000 ac sy’n cynrychioli 33% o werth oes amcangyfrifedig y contract presennol, sydd dros y trothwy o 25%. Felly, ni chaiff yr awdurdod perthnasol ddefnyddio proses dyfarniad uniongyrchol 2 ar gyfer y trefniadau contractio arfaethedig; yn hytrach, rhaid iddo ddilyn y dull ar gyfer y broses darparwr mwyaf addas neu’r broses gystadleuol.

Enghraifft o newid nad yw’n sylweddol

B. Mae gan awdurdod perthnasol gontract gyda darparwr presennol, a gwerth oes amcangyfrifedig y contract yw £1 miliwn. Mae’r contract bellach yn dod i ben ac mae’r awdurdod perthnasol yn dymuno cynyddu’r gwerth oes amcangyfrifedig £400,000 pan fydd y contract yn cael ei adnewyddu. Fodd bynnag, mae gweddill y trefniadau contractio yr un peth. Felly, gwerth oes amcangyfrifedig y contract newydd arfaethedig fydd £1.4 miliwn. Ni fydd y contract arfaethedig yn sylweddol wahanol o ran cymeriad. Felly, yr ystyriaeth nesaf yw a yw’r trothwy newid sylweddol yn cael ei fodloni.

Gan ei fod yn rhywbeth y mae’r awdurdod perthnasol yn dymuno ei wneud, gellir ei briodoli i benderfyniad yr awdurdod perthnasol. Mae’r newid o £400,000 yng ngwerth oes amcangyfrifedig y contract yn 40% o werth oes amcangyfrifedig y contract presennol pan ymrwymwyd i’r contract presennol, ac mae hynny dros y trothwy o 25%. Fodd bynnag, ni fodlonir cymal olaf y trothwy gan fod y newid o dan y trothwy o £500,000 ac felly nid yw hyn yn newid sylweddol. Gall yr awdurdod perthnasol fwrw ymlaen â’r dull o dan broses dyfarniad uniongyrchol 2.

C. Mae gan awdurdod perthnasol gontract gyda darparwr presennol, ac mae gwerth oes amcangyfrifedig y contract yn £10 miliwn. Mae’r contract yn dod i ben ac mae’r awdurdod perthnasol yn dymuno parhau â’r darparwr sydd wedi dod yn gyfrifol am sefydliad y darparwr presennol mewn caffaeliad diweddar. Mae’r darparwr sydd wedi caffael sefydliad y darparwr presennol yn bodloni’r meini prawf dethol sylfaenol. Gwerth oes amcangyfrifedig y trefniadau contractio arfaethedig yw £10.2 miliwn.

Y newid yng ngwerth oes amcangyfrifedig y contract arfaethedig yw £200,000, sef 2% o werth oes amcangyfrifedig y contract presennol pan ymrwymwyd i’r contract presennol. Mae’r newid arfaethedig yn is na’r trothwy newid sylweddol o 25% a £500,000. Mae’r contract arfaethedig yn sylweddol wahanol o ran cymeriad oherwydd newid darparwr; fodd bynnag, yr unig reswm dros y newid sylweddol yw  newid yn hunaniaeth y darparwr oherwydd y newid corfforaethol. Felly, mae rheoliad 7(11) yn gymwys, a gall yr awdurdod perthnasol ddibynnu ar broses dyfarniad uniongyrchol 2 ar gyfer y trefniadau contractio arfaethedig.

D. Mae gan awdurdod perthnasol gontract gyda darparwr presennol, a gwerth oes amcangyfrifedig y contract yw £2 filiwn. Mae’r contract yn dod i ben ac mae’r awdurdod perthnasol yn dymuno parhau â’r darparwr presennol. Gwerth oes amcangyfrifedig y trefniadau contractio arfaethedig yw £2.6m. Ni fydd y contract arfaethedig yn sylweddol wahanol o ran cymeriad.

Y newid yng ngwerth oes amcangyfrifedig y contract arfaethedig yw £600,000, sef 30% o werth oes amcangyfrifedig y contract presennol pan ymrwymwyd i’r contract presennol. Mae’r newid arfaethedig dros y trothwy o 25% a £500,000. Felly, mae’r trothwy newid sylweddol wedi’i fodloni; fodd bynnag, mae newid rhwng y trefniadau contractio presennol a’r rhai arfaethedig (£600,000), a hynny oherwydd newid yn nifer y cleifion y mae angen y gwasanaeth iechyd penodol arnynt. Yn hynny o beth, mae’r newid arfaethedig yn ymateb i ffactorau allanol sydd y tu hwnt i reolaeth yr awdurdod perthnasol a’r darparwr. Felly, mae rheoliad 7(12) yn gymwys, a gall yr awdurdod perthnasol ddibynnu ar broses dyfarniad uniongyrchol 2 ar gyfer y trefniadau contractio arfaethedig.

Canfod bod y darparwr presennol yn bodloni’r contract presennol, a’i fod yn debygol o allu bodloni’r contract newydd i safon ddigonol

Unwaith y bydd yr awdurdod perthnasol wedi pennu nad yw’r trefniadau contractio arfaethedig yn newid sylweddol, rhaid iddo asesu a yw’r darparwr presennol:

• yn bodloni’r contract presennol i safon ddigonol, yn unol â’r manylion a amlinellir yn y contract presennol, a chan ystyried y meini prawf allweddol a chymhwyso’r meini prawf dethol sylfaenol
• y bydd yn debygol o allu bodloni’r contract arfaethedig i safon ddigonol, yn unol â’r manylion a amlinellir yn y contract arfaethedig, gan ystyried meini prawf allweddol a chymhwyso’r meini prawf dethol sylfaenol

I wneud hyn, rhaid i’r awdurdod perthnasol benderfynu ar bwysigrwydd cymharol y meini prawf allweddol i’r gwasanaeth dan sylw, cyn asesu’r darparwr presennol mewn perthynas â phob un o’r meini prawf allweddol.

Rhaid i’r awdurdod perthnasol fod o’r farn, yn seiliedig ar ei asesiadau, fod y darparwr presennol yn bodloni’r contract presennol ac yn debygol o allu bodloni’r contract arfaethedig i safon ddigonol. Rhaid i’r awdurdod perthnasol hefyd asesu a yw’r darparwr presennol yn parhau i fodloni’r meini prawf dethol sylfaenol.

Os nad yw proses dyfarniad uniongyrchol 2 yn gymwys gan fod y trefniadau contractio arfaethedig yn newid sylweddol o’r contract presennol, neu os nad yw’r darparwr presennol yn bodloni’r contract presennol neu nad yw’n debygol o allu bodloni’r contract arfaethedig, rhaid i’r awdurdod perthnasol ddilyn y broses darparwr mwyaf addas neu’r broses gystadleuol.

Rhaid i awdurdodau perthnasol gadw cofnodion o’r ystyriaethau hyn (gweler tryloywder) a’r penderfyniadau sy’n deillio ohonynt, gan ei bod yn bosibl y bydd angen iddynt ddatgelu gwybodaeth am y rhesymeg dros eu penderfyniad os gwneir sylwadau (gweler y cyfnod segur).

Mae’r awdurdod perthnasol yn gallu nodi’r darparwr mwyaf addas heb gynnal ymarfer cystadleuol.

Nod y broses gaffael hon yw caniatáu i awdurdodau perthnasol wneud asesiad ynghylch pa ddarparwr (neu grŵp o ddarparwyr) sydd fwyaf addas i gyflawni’r trefniadau contractio arfaethedig yn seiliedig ar ystyriaeth o’r meini prawf allweddol a’r meini prawf dethol sylfaenol, a dyfarnu contract heb gynnal ymarfer cystadleuol.

Mae’r broses gaffael hon yn rhoi mecanwaith i awdurdodau perthnasol ar gyfer proses resymol a chymesur heb gynnal ymarfer cystadleuol. Mae’n addas ar gyfer amgylchiadau lle bo awdurdod perthnasol o’r farn, o ystyried darparwyr tebygol a’r holl wybodaeth berthnasol sydd ar gael iddo ar y pryd (gweler tirwedd darparwyr), ei fod yn debygol o allu nodi’r darparwr mwyaf addas i ddarparu’r gwasanaethau iechyd i’r boblogaeth berthnasol (lleol / rhanbarthol / cenedlaethol). Cynghorir awdurdodau perthnasol i ddilyn y dull caffael hwn dim ond pan fyddant yn hyderus y gallant, gan weithredu’n rhesymol, nodi’n glir yr holl ddarparwyr tebygol sy’n gallu darparu’r gwasanaethau iechyd a phasio unrhyw faen prawf neu is-faen prawf allweddol sydd wedi’i ddynodi fel pasio neu fethu.

Ni chaniateir defnyddio’r broses darparwr mwyaf addas i gwblhau cytundeb fframwaith nac i ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith.

Dilyn y broses gaffael hon

Caniateir dilyn y broses gaffael hon pan fo unrhyw un o’r canlynol yn gymwys:

• nid yw’n ofynnol i’r awdurdod perthnasol ddilyn proses dyfarniad uniongyrchol 1
• mae’r awdurdod perthnasol yn newid trefniant contractio presennol yn sylweddol (fel na chaniateir parhau ag ef o dan broses dyfarniad uniongyrchol 2)
• mae gwasanaeth newydd yn cael ei drefnu
• nid yw’r darparwr presennol eisiau darparu’r gwasanaethau mwyach
• mae’r awdurdod perthnasol am ystyried darparwyr posibl (hyd yn oed pan nad yw’r trefniadau contractio arfaethedig yn newid sylweddol neu fel arall), gan fod hyn er lles pennaf pobl sy’n defnyddio’r gwasanaeth, ond nad oes unrhyw fudd i gynnal proses gystadleuol neu mae’n anghymesur gwneud hynny

Wrth ddilyn y broses darparwr mwyaf addas:

1. Cynghorir yr awdurdod perthnasol i ystyried unrhyw ddarpariaethau contractiol presennol perthnasol sy’n ymwneud â therfynu contract neu ymadael â chontract pan fo contract presennol gyda darparwr presennol ar waith, p’un ai yw’r darparwr presennol yn dymuno rhoi’r gorau i ddarparu’r gwasanaethau neu ei fod yn methu â’u darparu mwyach. 
2. Cynghorir yr awdurdod perthnasol i ystyried cynnal ymarfer ymgysylltu â’r farchnad ymlaen llaw (gweler tirwedd darparwyr) i helpu i nodi’r holl ddarparwyr addas a datblygu manyleb y gwasanaeth.
3. Rhaid i’r awdurdod perthnasol benderfynu ar bwysigrwydd cymharol pob un o’r meini prawf allweddol ar gyfer y gwasanaeth dan sylw (gweler meini prawf allweddol), gan ystyried pwysigrwydd cymharol y maen prawf gwerth yn ofalus. Ar gyfer prosesau caffael sydd â gwerthoedd contract uwch, cynghorir rhoi mwy o ffocws ar werth am arian ac ansawdd ac effeithlonrwydd y gwasanaethau sydd i’w darparu, oni bai bod hyn yn golygu nad yw’r gwasanaeth yn diwallu orau anghenion y boblogaeth y mae’n ei gwasanaethu. 
4. Rhaid i’r awdurdod perthnasol fod o’r farn, drwy ystyried darparwyr y mae’n deall eu bod yn debygol o fod â’r gallu i ddarparu gwasanaethau i’r boblogaeth (leol / ranbarthol / genedlaethol) berthnasol, a’r holl wybodaeth berthnasol sydd ar gael ar y pryd (gweler tirwedd darparwyr), ei fod yn debygol o allu nodi’r darparwr mwyaf addas.
5. Rhaid i’r awdurdod perthnasol gyhoeddi hysbysiad yn nodi ei fwriad i ddilyn y broses darparwr mwyaf addas (gweler tryloywder). Ni chaiff fwrw ymlaen i asesu darparwyr tebygol tan o leiaf 14 diwrnod ar ôl y diwrnod y cyflwynir yr hysbysiad o fwriad i’w gyhoeddi. Fe’i cynghorir hefyd i sicrhau bod darparwyr posibl yn ymwybodol eu bod yn cael eu hystyried ar gyfer dyfarnu’r contract.
6. Cynghorir yr awdurdod perthnasol i ofyn i’r darparwyr y nododd eu bod yn debygol o allu darparu gwasanaethau i’r boblogaeth berthnasol (lleol / rhanbarthol / cenedlaethol), ac unrhyw ddarparwr neu ddarparwyr a ymatebodd i’r hysbysiad yn cyhoeddi’r bwriad i ddilyn y broses darparwr mwyaf addas, am ragor o wybodaeth a fyddai’n helpu’r broses gaffael, yn ôl yr angen.
7. Rhaid i’r awdurdod perthnasol nodi darparwyr posibl a allai fod y darparwr mwyaf addas, gan ystyried y darparwyr y mae’n deall eu bod yn debygol o fod â’r gallu i ddarparu gwasanaethau i’r boblogaeth (leol / ranbarthol / genedlaethol) berthnasol ac unrhyw ddarparwr neu ddarparwyr a ymatebodd i’w hysbysiad yn cyhoeddi’r bwriad i ddilyn y broses darparwr mwyaf addas, gan gyfeirio at y meini prawf allweddol a’r meini prawf dethol sylfaenol.
8. Rhaid i’r awdurdod perthnasol asesu’r darparwyr posibl a nodwyd, gan ystyried y meini prawf allweddol a chymhwyso’r meini prawf dethol sylfaenol, a’r meini prawf gwahardd a nodir yn rheoliadau 21 a 22, mewn ffordd deg ar draws y darparwyr (hynny yw ar yr un sail), a dethol y darparwr neu’r darparwyr mwyaf addas i ddyfarnu contract iddo neu iddynt.
9. Rhaid i’r awdurdod perthnasol gyhoeddi hysbysiad yn cynnwys ei fwriad i ddyfarnu’r contract i’r darparwr dethol (gweler tryloywder) a chadw at y cyfnod segur (gweler y cyfnod segur).
10. Caiff yr awdurdod perthnasol ymrwymo i gontract gyda’r darparwr dethol ar ôl i’r cyfnod segur ddod i ben.
11. Rhaid i’r awdurdod perthnasol gyhoeddi hysbysiad yn cadarnhau dyfarnu’r contract o fewn 30 diwrnod i’r contract gael ei ddyfarnu.

Disgwylir i awdurdodau perthnasol ddefnyddio’u gwybodaeth sefydledig am ddarparwyr posibl (gweler tirwedd darparwyr). Caiff awdurdodau perthnasol gysylltu â darparwyr a gofyn am wybodaeth yn ôl yr angen, ond fe’u cynghorir i ddefnyddio dull cymesur.

Rhaid i awdurdodau perthnasol allu dangos eu bod wedi deall y darparwyr amgen a dod i benderfyniad rhesymol wrth ddethol darparwr, ond nid oes angen i hyn fod drwy ymarfer cystadleuol ffurfiol. Rhaid i awdurdodau perthnasol gadw cofnodion cadarn o’r ystyriaethau hyn a dilyn y gofynion tryloywder perthnasol (gweler tryloywder). Mae’n bosibl y bydd angen iddynt ddatgelu gwybodaeth am y rhesymeg dros eu penderfyniad os gwneir sylwadau (gweler y cyfnod segur).

Os nad oes gan yr awdurdod perthnasol ddigon o wybodaeth i wneud asesiad o dan y broses darparwr mwyaf addas ar unrhyw adeg yn ystod y broses, er enghraifft, oherwydd na chafodd ddigon o wybodaeth i helpu ei broses gaffael, fe’i cynghorir i ddefnyddio’r broses gystadleuol. Os yw’r awdurdod perthnasol yn methu â nodi’r darparwr (neu’r grŵp o ddarparwyr) mwyaf addas, rhaid iddo ddilyn y broses gystadleuol i ddewis darparwr neu roi’r gorau i’r broses gaffael yn llwyr yw hynny’n briodol.

Os bydd yr awdurdod perthnasol yn penderfynu newid o’r broses darparwr mwyaf addas i naill ai broses dyfarniad uniongyrchol 2 neu’r broses gystadleuol ar ôl iddo gyhoeddi bwriad i ddilyn y broses darparwr mwyaf addas, rhaid i’r awdurdod perthnasol roi’r gorau i’r broses darparwr mwyaf addas cyn dechrau proses dyfarniad uniongyrchol 2 neu’r broses gystadleuol.

Rhaid i awdurdodau perthnasol ystyried y gwaharddiadau yn rheoliadau 21 a 22 a’u cymhwyso fel y bo’n briodol.

Rhagor o wybodaeth

Disgwylir i awdurdodau perthnasol ddatblygu a chynnal gwybodaeth ddigon manwl am ddarparwyr perthnasol sydd â’r gallu i ddiwallu anghenion cleifion o fewn yr ôl troed daearyddol perthnasol, y gellir ei defnyddio i nodi darparwyr addas (gweler tirwedd darparwyr). Caiff awdurdodau perthnasol nodi darparwyr addas drwy ymchwil i’r farchnad, ymgysylltu’n rheolaidd â darparwyr, cofrestrau o ddarparwyr perthnasol neu ymatebion i’w hysbysiad o’u bwriad i ddilyn y broses darparwr mwyaf addas.

Cynnal ymarfer caffael cystadleuol

Rhaid dilyn y broses gaffael hon pan nad yw’n ofynnol i’r awdurdod perthnasol ddilyn proses dyfarnu uniongyrchol 1, neu pan nad yw’r awdurdod perthnasol yn gallu neu’n dymuno dilyn proses dyfarnu uniongyrchol 2 neu’r broses darparwr mwyaf addas (er enghraifft, am nad yw wedi gallu nodi darparwr mwyaf addas neu am ei fod yn dymuno profi’r farchnad).

Rhaid defnyddio’r broses gaffael hon wrth gwblhau cytundeb fframwaith a chaniateir ei defnyddio wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith, yn unol â thelerau’r cytundeb fframwaith hwnnw (gweler cytundebau fframwaith).

Dilyn y broses gaffael hon

Rhaid cadw at y camau a amlinellir yn y rheoliadau a’r gofynion tryloywder. Caniateir i awdurdodau perthnasol bennu gweithdrefnau ychwanegol i’w cymhwyso wrth ddethol darparwr gan ddefnyddio’r broses gystadleuol, gan ystyried manylion y gwasanaethau sy’n cael eu caffael er mwyn dylunio gweithdrefn bwrpasol.

Wrth ddilyn y broses gystadleuol:

1. Bydd angen i awdurdodau perthnasol ddatblygu manyleb gwasanaeth sy’n nodi gofynion yr awdurdod perthnasol ar gyfer y gwasanaeth. Wrth wneud hynny, gall awdurdod perthnasol ystyried cynnal ymarfer ymgysylltu â’r farchnad ymlaen llaw.
2. Rhaid i awdurdodau perthnasol bennu meini prawf dyfarnu’r contract neu’r fframwaith ar gyfer y gwasanaeth sy’n cael ei gaffael, gan ystyried y meini prawf allweddol a chymhwyso’r meini prawf dethol sylfaenol (gweler meini prawf allweddol a meini prawf dethol sylfaenol).
3. Rhaid i awdurdodau perthnasol gyhoeddi’n ffurfiol y cyfle i wneud cais (gweler tryloywder) a sicrhau bod darparwyr yn cael amserlen resymol i ymateb. Wrth gyhoeddi’r cyfle, rhaid cynnwys gwybodaeth am sut y bydd ceisiadau’n cael eu hasesu, gan gynnwys a fydd y meini prawf dyfarnu yn cael eu hasesu fesul cam. 
4. Rhaid i awdurdod perthnasol asesu unrhyw geisiadau a dderbynnir drwy ddilyn y broses asesu – hynny yw, yn erbyn y meini prawf dyfarnu, a’r meini prawf gwahardd a nodir yn Rheoliadau 21 a 22 mewn ffordd deg ar draws pob cais (hynny yw ar yr un sail). Gellir gwneud hyn fesul cam, yn unol â cham 3 uchod.
5. Rhaid i awdurdod perthnasol nodi’r darparwr (neu’r grŵp o ddarparwyr) llwyddiannus.
6. Rhaid i awdurdod perthnasol hysbysu’r darparwr (neu’r grŵp o ddarparwyr) llwyddiannus yn ysgrifenedig o’i fwriad i ddyfarnu contract neu i gwblhau cytundeb fframwaith a rhaid iddo hefyd hysbysu pob darparwr aflwyddiannus yn ysgrifenedig fod ei gais wedi bod yn aflwyddiannus.
7. Rhaid i awdurdod perthnasol gyhoeddi hysbysiad o’i fwriad i ddyfarnu’r contract i / cwblhau cytundeb fframwaith gyda’r darparwr (neu’r grŵp o ddarparwyr) dethol (gweler tryloywder) a chadw at y cyfnod segur (gweler y cyfnod segur).
8. Caiff awdurdod perthnasol ymrwymo i gontract neu gwblhau cytundeb fframwaith gyda’r darparwr (neu’r grŵp o ddarparwyr) dethol ar ôl i’r cyfnod segur ddod i ben.
9. Rhaid i’r awdurdod perthnasol gyhoeddi hysbysiad yn cadarnhau dyfarnu’r contract o fewn 30 diwrnod i’r contract gael ei ddyfarnu.

Mae’r meini prawf dyfarnu y cyfeirir atynt uchod yn cynnwys y meini prawf dethol sylfaenol, y meini prawf allweddol ac unrhyw elfennau eraill o ddyfarnu’r contract. Gellir asesu’r cydrannau hyn fesul cam - er enghraifft, efallai y bydd darparwr nad yw’n bodloni’r meini prawf dethol sylfaenol yn cael ei ddiystyru heb asesiad pellach.

Caiff awdurdodau perthnasol gymryd rhan mewn deialog neu negodi gyda’r holl gynigwyr neu gyda chynigwyr ar y rhestr fer cyn penderfynu i bwy i ddyfarnu contract a chyda’r nod o wella ar gynigion cychwynnol, ar yr amod eu bod yn gwneud hynny mewn ffordd deg a chymesur ac yn trin pob cynigiwr yn gyfartal.

Rhaid i awdurdodau perthnasol gadw cofnodion o’r weithdrefn a ddilynir i ddethol darparwr (gan gynnwys manylion y weithdrefn bwrpasol), o sut y perfformiodd pob cais yn erbyn y meini prawf dyfarnu a’r rhesymeg dros ddethol y cynigiwr llwyddiannus (gweler tryloywder).

Rhaid i awdurdodau perthnasol ystyried y gwaharddiadau yn rheoliadau 21 a 22 a’u cymhwyso fel y bo’n briodol.

Caiff awdurdodau perthnasol sefydlu cytundebau fframwaith o dan y rheoliadau i drefnu gwasanaethau iechyd sydd o fewn cwmpas y gyfundrefn (neu sy’n cael eu categoreiddio fel caffaeliadau cymysg o fewn y gyfundrefn).

Beth yw cytundeb fframwaith?

Mae cytundebau fframwaith at ddibenion y gyfundrefn hon yn gytundebau mewn perthynas â gwasanaethau iechyd sydd o fewn cwmpas y gyfundrefn hon rhwng un neu ragor o awdurdodau perthnasol ac un neu ragor o ddarparwyr. Mae cytundebau fframwaith yn nodi’r telerau a’r amodau y caiff y darparwr ymrwymo i un neu agor o gontractau ag awdurdod perthnasol ar eu sail, yn ystod y cyfnod y mae’r cytundeb fframwaith ar waith.

Rhaid i’r awdurdod perthnasol (neu’r awdurdodau perthnasol) a gaiff ddyfarnu contractau ar sail y cytundeb fframwaith gael eu nodi yn y cytundeb fframwaith (naill ai wrth eu henw neu drwy ddisgrifio’r math o awdurdod perthnasol). Rhaid i gontractau a ddyfernir ar sail cytundeb fframwaith fod rhwng yr awdurdod perthnasol (neu’r awdurdodau perthnasol) a nodwyd yn y cytundeb fframwaith, a darparwr sy’n barti i’r cytundeb fframwaith, yn unig.

Ni ddylai cytundeb fframwaith bara mwy nag wyth mlynedd, ac eithrio mewn achosion eithriadol pan fo’r awdurdod perthnasol wedi’i fodloni bod pwnc y cytundeb fframwaith yn cyfiawnhau tymor hwy.

Caniateir addasu telerau ac amodau cytundeb fframwaith yn unol â’r gofynion ar gyfer addasu contractau ar gyfer y gyfundrefn hon (gweler addasu contract).

Cwblhau cytundeb fframwaith

Wrth gwblhau cytundeb fframwaith, rhaid i awdurdodau perthnasol ddefnyddio’r broses gystadleuol i ddethol darparwr neu ddarparwyr i fod yn barti i’r cytundeb fframwaith.

Yn ystod cyfnod cytundeb fframwaith, rhaid i’r awdurdod perthnasol ddechrau proses gystadleuol i ganiatáu i ddarparwyr pellach gael eu dethol i fod yn barti i’r cytundeb fframwaith. Rhaid cychwyn hyn o leiaf unwaith yn ystod pedair blynedd gyntaf y cytundeb fframwaith cychwynnol, ac o leiaf unwaith yn y pedair blynedd wedi hynny.

Cytundeb fframwaith, enghreifftiau pellach o’r broses gystadleuol

Yn ystod cyfnod y cytundeb fframwaith, mae’n ofynnol i’r awdurdod perthnasol ganiatáu i ddarparwyr pellach gael eu dethol i fod yn barti i’r cytundeb fframwaith.

Enghraifft A: caiff cytundeb fframwaith ei gwblhau ar gyfer cyfnod o 6 blynedd o dan y rheoliadau, rhwng 1 Ebrill 2025 tan 31 Mawrth 2031

Mae’r awdurdod perthnasol yn penderfynu ei bod yn briodol cynnal ymarfer cystadleuol pellach i ddethol darparwyr ychwanegol i fod yn barti i’r cytundeb fframwaith pan fo’n flwyddyn ers dyfarnu’r cytundeb fframwaith cychwynnol (hynny yw ar 1 Ebrill 2026, a chaiff ei gynnal o fewn y pedair blynedd ers dyfarnu’r fframwaith gan fodloni’r rheoliadau (rheoliad 17(1)(a)). Yna mae’n ofynnol i’r awdurdod perthnasol gynnal ymarfer cystadleuol arall er mwyn i ddarparwyr ychwanegol fod yn barti i’r cytundeb fframwaith erbyn y bumed flwyddyn ers dyfarnu’r cytundeb fframwaith cychwynnol (1 Ebrill 2030). Wrth gwblhau’r ymarfer cystadleuol pellach erbyn 1 Ebrill 2030, bydd yr awdurdod perthnasol o fewn y pedair blynedd ers cychwyn y broses gystadleuol gyntaf i ddethol darparwyr ychwanegol (pen y flwyddyn gyntaf – 2 Ebrill 2026), gan fodloni’r gofynion a nodir o dan reoliad 17(1)(b). 

Enghraifft B: cytundeb fframwaith a ddyfernir am gyfnod o 8 mlynedd o dan y rheoliadau, 1 Ebrill 2025 tan 31 Mawrth 2033

Mae’r awdurdod perthnasol yn penderfynu ei bod yn briodol cynnal ymarfer cystadleuol pellach bedair blynedd i ddyddiad dyfarnu’r cytundeb fframwaith 8 mlynedd cychwynnol gyntaf (1 Ebrill 2029, a gychwynnir o fewn y pedair blynedd cyntaf ers dyfarnu’r fframwaith gan fodloni rheoliad 17(1)(a)). Nid yw’n ofynnol i’r awdurdod perthnasol ymgymryd ag ymarfer cystadleuol arall er mwyn i ddarparwyr ychwanegol wneud cais a chael eu hasesu, i fodloni rheoliad 17(1)(b) oherwydd bod y cyfnod o bedair blynedd a dyddiad dod i ben y cytundeb fframwaith yn gydamserol.

Nid oes cyfyngiad ar awdurdodau perthnasol o ran y nifer o weithiau y maent yn cychwyn prosesau cystadleuol i ddethol darparwyr ychwanegol ar gyfer cytundeb fframwaith. Caiff awdurdodau perthnasol benderfynu ei bod yn briodol agor cytundeb fframwaith i ddarparwyr pellach yn amlach na’r cyfnod gofynnol a nodir yn y rheoliadau. Dylai awdurdodau perthnasol sicrhau bod amlder agor y cytundeb fframwaith yn dryloyw, yn deg ac yn gymesur.

Cynghorir awdurdodau perthnasol i nodi sut a phryd y bydd cytundeb fframwaith yn cael ei agor ar gyfer dethol darparwyr ychwanegol o fewn telerau ac amodau’r cytundeb fframwaith hwnnw. Rhaid i awdurdodau perthnasol ddefnyddio’r dull ar gyfer y broses gystadleuol i ddethol darparwyr ychwanegol ar gyfer y cytundeb fframwaith, a chynghorir awdurdodau perthnasol i ddefnyddio’r un meini prawf dyfarnu ag a ddefnyddiwyd wrth sefydlu’r cytundeb fframwaith gwreiddiol.

Wrth gwblhau cytundeb fframwaith, rhaid i awdurdodau perthnasol nodi hyd y cytundeb fframwaith a pha awdurdodau perthnasol a all ddyfarnu contractau yn seiliedig ar y cytundeb fframwaith. Mae disgwyl i’r awdurdodau perthnasol nodi:

• y gweithdrefnau ar gyfer trefniant yn ôl y gofyn o dan y cytundeb fframwaith
• y telerau a’r amodau ar gyfer unrhyw gontractau a ddyfernir yn seiliedig ar y cytundeb fframwaith
• sut y gellir ychwanegu darparwyr ychwanegol at y cytundeb fframwaith yn ddiweddarach

Ni chaiff awdurdodau perthnasol gwblhau cytundeb fframwaith gyda darparwr a chânt wahardd darparwr o’r broses gaffael os yw’r darparwr yn bodloni’r meini prawf gwahardd a nodir yn rheoliadau 21 a 22. Cynghorir awdurdodau perthnasol i nodi yn nhelerau ac amodau eu cytundeb fframwaith y caniateir iddynt dynnu darparwr o’r cytundeb fframwaith os yw’r darparwr hwnnw’n bodloni’r meini prawf gwahardd.

Dyfarnu contractau yn seiliedig ar gytundeb fframwaith

Dim ond awdurdodau perthnasol y nodir eu bod yn gallu dyfarnu contractau o dan y cytundeb fframwaith a gaiff ddyfarnu contractau i ddarparwyr sy’n barti i’r cytundeb fframwaith hwnnw. Caiff awdurdodau perthnasol benderfynu bod y meini prawf ar gyfer dyfarnu contractau o dan gytundeb fframwaith yn wahanol i’r meini prawf dyfarnu ar gyfer cwblhau’r fframwaith.

Rhaid i awdurdodau perthnasol ddyfarnu contract o dan gytundeb fframwaith yn unol â thelerau ac amodau’r cytundeb fframwaith hwnnw.

Caiff awdurdodau perthnasol ddyfarnu contract yn seiliedig ar fframwaith yn un o’r ffyrdd canlynol:

• heb gystadleuaeth os yw’r cytundeb fframwaith yn cynnwys un darparwr yn unig (drwy ddyfarniad uniongyrchol)
• os yw’r cytundeb fframwaith yn cynnwys mwy nag un darparwr, dewis a ddylid dyfarnu’r contract:
  a) heb gystadleuaeth bellach (drwy ddyfarniad uniongyrchol)
  b) drwy ddilyn y broses gystadleuol (drwy fini-gystadleuaeth)

Ym mhob un o’r senarios hyn, rhaid i awdurdodau perthnasol wneud penderfyniadau yn unol â’r cytundeb fframwaith.

Os ydynt yn dyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith heb gystadleuaeth (drwy ddyfarniad uniongyrchol), rhaid i awdurdodau perthnasol:

• gyhoeddi hysbysiad yn cadarnhau’r penderfyniad o fewn 30 diwrnod i’r contract gael ei ddyfarnu (gweler tryloywder ac atodiad B)

Os ydynt yn dyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith yn dilyn proses gystadleuol (drwy fini-gystadleuaeth), rhaid i awdurdodau perthnasol:

• dilyn y broses ar gyfer proses gystadleuol, gan amnewid cam 2 (y cam sy’n hysbysebu’r cyfle i’r farchnad, rheoliad 11(5)), ac yn lle hynny rhaid iddo wahodd darparwyr sy’n barti i’r fframwaith i gyflwyno cynnig
• dilyn telerau ac amodau’r cytundeb fframwaith, gan gynnwys sut y mae’n rhaid i gystadlaethau gael eu cynnal wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar y cytundeb fframwaith hwnnw (os yw hyn wedi’i nodi)
• dilyn y gofynion tryloywder perthnasol (gweler tryloywder ac atodiad B)
• cadw at y cyfnod segur fel sy’n ofynnol ar gyfer y broses gystadleuol (gweler y cyfnod segur)

Wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith, caiff cyfnod y contract fod yn fwy na hyd y cytundeb fframwaith.

Disgwylir i gontractau a ddyfernir o gytundeb fframwaith beidio â bod yn fwy na chyfanswm gwerth oes amcangyfrifedig y cytundeb fframwaith.

Caiff awdurdodau perthnasol benderfynu rhoi’r gorau i’r broses gaffael (a pheidio â dyfarnu contract neu gwblhau cytundeb fframwaith) ar unrhyw adeg cyn dyfarnu, cyn belled ag y bo’r penderfyniad hwn yn dryloyw, yn deg ac yn gymesur. Os bydd awdurdod perthnasol yn penderfynu rhoi’r gorau i broses gaffael yn ystod y cyfnod segur, dim ond ar ôl i’r cyfnod segur ddod i ben y caiff yr awdurdod roi’r gorau i’r broses gaffael.

Ar ôl penderfynu rhoi’r gorau i broses gaffael, disgwylir i awdurdodau perthnasol hysbysu darparwyr a oedd yn cael eu hystyried ar gyfer contract neu gytundeb fframwaith (er enghraifft mewn ymateb i dendr o dan y broses gystadleuol) y rhoddwyd y gorau i’r broses. Rhaid i awdurdodau perthnasol hefyd gyflwyno hysbysiad o’r penderfyniad i roi’r gorau iddi a rhaid iddynt gynnwys yr wybodaeth a nodir yn atodlen 16. Rhaid cyflwyno’r hysbysiad hwn o fewn 30 diwrnod i’r penderfyniad i roi’r gorau i broses gaffael, neu os gwnaed y penderfyniad yn ystod y cyfnod segur, o fewn 30 diwrnod ar ôl diwedd y cyfnod segur. Pan wneir y penderfyniad i roi’r gorau i broses gaffael yn ystod y cyfnod segur, rhaid i awdurdodau perthnasol sicrhau eu bod yn dilyn y camau angenrheidiol a nodir yn rheoliad 12 (gweler y cyfnod segur).

Rhaid i awdurdodau perthnasol hefyd gadw cofnod o’u rhesymu dros roi’r gorau i broses gaffael (gweler cadw cofnodion).

Wrth ddilyn proses dyfarniad uniongyrchol 2, y broses darparwr mwyaf addas neu’r broses gystadleuol, caiff awdurdodau perthnasol ddewis dychwelyd i gam cynharach mewn proses gaffael. Rhaid i bob darparwr sydd wedi’i hysbysu’n flaenorol ei fod yn cael ei ystyried ar gyfer dyfarniad contract, neu i fod yn barti i gytundeb fframwaith, gael ei hysbysu’n ysgrifenedig fod yr awdurdod perthnasol yn dychwelyd i gam cynharach yn y broses gaffael, gan gynnwys y cam ac unrhyw newidiadau i amserlenni. Pan wneir y penderfyniad i ddychwelyd i gam cynharach mewn proses gaffael yn ystod y cyfnod segur, rhaid i awdurdodau perthnasol sicrhau eu bod yn dilyn y camau angenrheidiol a nodir yn rheoliad 12. Er mwyn osgoi amheuaeth, os yw’r awdurdod perthnasol yn ailadrodd cam fel ymateb i sylwadau a gafwyd yn ystod y cyfnod segur, nid oes angen iddo gyfleu’r penderfyniad hwn ddwywaith (gweler y cyfnod segur).

Ni ddylai awdurdodau perthnasol ddefnyddio’r opsiwn i ddychwelyd i gam cynharach mewn proses gaffael fel cyfle i addasu’r paramedrau dethol (h.y. addasu’r meini prawf allweddol neu newid manylebau’r gwasanaeth). Os oes angen i awdurdodau perthnasol addasu’r paramedrau dethol dylent roi’r gorau i’r broses gaff(yn unol â’r rheoliadau) a dechrau un newydd.