Gwybodaeth filio ardrethi annomestig: rhybudd preifatrwydd

Fel rhan o'n hymrwymiad i fonitro polisïau presennol a datblygu rhai newydd, mae’n ofynnol cael gwybodaeth am eiddo annomestig. Mae'r wybodaeth sydd gan awdurdodau lleol am eiddo annomestig at ddibenion bilio ardrethi annomestig yn cael ei throsglwyddo i Lywodraeth Cymru yn flynyddol. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth am werth ardrethol, math o fusnes neu sefydliad, a'r rhyddhad ardrethi sy'n gysylltiedig ag eiddo unigol.

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio pa wybodaeth rydym yn ei chasglu, pam mae angen yr wybodaeth hon arnom, sut rydym yn ei defnyddio a beth rydym yn ei wneud i ddiogelu'r wybodaeth a roddir inni.

Mae’r incwm ardrethi annomestig a gesglir o eiddo yng Nghymru yn fwy nag £1 biliwn y flwyddyn (ar ôl tynnu rhyddhad). Mae'n hanfodol bod gan Lywodraeth Cymru dystiolaeth gadarn am y sylfaen drethi, yr incwm a gynhyrchir, ac agweddau eraill ar ardrethi annomestig. Mae angen yr wybodaeth hon er mwyn cynnal sylfaen dystiolaeth gadarn mewn perthynas ag ardrethi annomestig, sydd o gymorth wrth ddadansoddi, yn llywio datblygiad polisi ac yn galluogi monitro cywir.

Yn fewnol yn bennaf, gan ddadansoddwyr Llywodraeth Cymru, y dadansoddir y data a gwmpesir gan yr hysbysiad preifatrwydd hwn. Fodd bynnag, gallwn hefyd ar adegau rannu'r cyfan neu ran o'r data a ddarperir ar gyfer yr hysbysiad gydag asiantaethau anllywodraethol sy'n gweithio ar ran Llywodraeth Cymru, at ddibenion ymchwil.

Mae rhestr gyflawn o'r wybodaeth sydd gan Lywodraeth Cymru am eiddo annomestig yng Nghymru yn y rhestr lawn o eitemau data.

Enw'r trethdalwr (busnes, sefydliad neu unigolyn atebol) ar gyfer pob eiddo annomestig yng Nghymru ynghyd â manylion yr eiddo ei hun. Mae'r rhain yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, gyfeiriad, gwerth ardrethol, disgrifiad o'r defnydd a wneir o bob eiddo ac unrhyw ryddhad ardrethi annomestig a ddyfernir ar gyfer yr eiddo. Cyflwynir yr wybodaeth hon i Lywodraeth Cymru yn flynyddol gan adrannau Refeniw a Budd-daliadau awdurdodau lleol.

Mae angen enwau a chyfeiriadau busnesau at y dibenion canlynol:

• gwahaniaethu rhwng gwahanol drethdalwyr er mwyn monitro’r cynlluniau rhyddhad presennol a datblygu rhai newydd
• dadansoddi gwahaniaethau yn y sylfaen drethi dros amser (yn enwedig lle mae bylchau neu wallau mewn cyfeirnodau unigryw a neilltuwyd i eiddo)
• nodi gwahanol fathau o eiddo o fewn y sylfaen drethi ar gyfer datblygu polisi (lle mae’r categorïau eiddo yn y data yn rhy amhendant)

Mae gwybodaeth hefyd yn cael ei chasglu gan awdurdodau lleol ar eiddo y dyfernir grant iddynt o dan Gynllun Grant Cronfa Cymorth Busnes COVID-19 (cyfeiriad, cyfeirnod yr eiddo a'r math o grant a ddyfarnwyd). Mae'r wybodaeth hon yn cael ei darparu'n achlysurol gan awdurdodau lleol ac mae'n gysylltiedig â'r set ddata bilio blynyddol, gan ddefnyddio cyfeirnodau eiddo.

Bydd gan rai o'r eiddo ar y rhestr brisio berchenogion, tenantiaid neu feddianwyr sy'n unig fasnachwyr, yn bartneriaethau busnes, neu’n ddinasyddion. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cwmpasu’r wybodaeth bersonol am yr is-set hon o eiddo a'u perchnogion, tenantiaid neu feddianwyr.

Y rheolydd data yw'r awdurdod cyhoeddus sydd, ar ei ben ei hun neu gydag eraill, yn penderfynu ar ddibenion prosesu data personol a’r dulliau a ddefnyddir ar gyfer gwneud hynny.

Mae pob awdurdod lleol yn cadw ac yn prosesu gwybodaeth am fusnesau ac eiddo annomestig eraill at ddibenion bilio ardrethi annomestig. Felly, yr awdurdod lleol yw’r rheolydd data. 

Fodd bynnag, pan fydd setiau data ardrethi annomestig pob awdurdod lleol yn cael eu trosglwyddo i ni, mae hynny'n creu set ddata newydd ar gyfer Cymru gyfan, a ni sy'n penderfynu at ba ddiben y defnyddir y set ddata ehangach hon. Felly, Llywodraeth Cymru yw'r rheolydd data ar gyfer y set ddata y cyfeirir ati yn yr hysbysiad hwn.

Yn unol â’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) y DU mae’n ofynnol cael sail gyfreithlon ar gyfer prosesu data personol. Mae'r hysbysiad hwn yn ymwneud â data ar eiddo annomestig a'r rhwymedigaeth ardrethi gysylltiedig. Fodd bynnag, gall rhai cofnodion gynnwys data sy'n dod o dan y diffiniad o ddata personol. Os felly, mae Erthygl 6(1)(e), sy’n datgan bod prosesu'n angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a freiniwyd yn y rheolydd, yn gymwys.

Yn yr achos hwn, cyflawni tasg er budd y cyhoedd yw rôl Llywodraeth Cymru wrth fonitro'r polisi presennol a datblygu polisi newydd.

Mae Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU yn rhestru rhai hawliau penodol sydd gan unigolion o ran storio a defnyddio eu data personol. Mae'r hawliau sy'n cael eu hymestyn i unigolion dan yr erthygl y cyfeirir ati uchod fel a ganlyn.

• yr hawl i gael eich hysbysu (y rhybudd hwn)
• yr hawl i gael mynediad at y data personol sydd gan Lywodraeth Cymru amdanoch chi
• yr hawl i gywiro unrhyw wallau yn y data hynny
• yr hawl i wrthod neu gyfyngu ar gamau prosesu'r data (mewn amgylchiadau penodol)
• yr hawl i ofyn am ‘ddileu’ eich data (mewn amgylchiadau penodol)

Mae gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ragor o wybodaeth am yr hawliau hyn.

Dim ond drwy ddulliau sy’n rhaid eu dilysu'n briodol y caiff y setiau data eu trosglwyddo, gyda mynediad wedi'i gyfyngu i nifer bach o ddefnyddwyr penodol. Ni fydd unrhyw ddata'n cael eu rhannu drwy gysylltiad e-bost agored na dulliau postio arferol.

Llywodraeth Cymru sy'n gyfrifol am y data hyn ar ôl iddynt gael eu trosglwyddo iddi, er bod awdurdodau lleol yn parhau i fod yn gyfrifol am unrhyw ddata sy'n dal i gael eu cadw ar eu systemau hwy. Bydd y data sydd wedi'u trosglwyddo yn cael eu cadw mewn cronfa ddata ddiogel, â'r mynediad wedi'i gyfyngu i ddefnyddwyr a lleoliadau cymeradwy Llywodraeth Cymru.

Bydd Llywodraeth Cymru'n cadw'r data cyhyd ag y bo'n ddefnyddiol at ddibenion datblygu polisi a, gan fod data hanesyddol yn gallu bod yn ddefnyddiol iawn yn y cyd-destun hwn, mae hyn yn debygol o fod am nifer sylweddol o flynyddoedd.

Dim ond drwy gydol y prosiect y bydd data a rennir gyda thrydydd partïon at ddibenion ymchwil yn cael eu rhannu, a bydd yn ofynnol dinistrio'r data ar ôl y cyfnod hwnnw.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau pellach am yr hysbysiad hwn neu hawliau unigolion, cysylltwch â:

Y Tîm Polisi Ardrethi Annomestig
Is-adran Cyllid Strategol Llywodraeth Leol
Llywodraeth Cymru
Llawr 1 Craidd y Gogledd
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ
E-bost: LocalTaxationPolicy@llyw.cymru

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru)
Tŷ Churchill
17 Ffordd Churchill
Caerdydd
CF10 2HH
Ffôn: 029 2067 8400 or 0303 123 1113
E-bost: casework@ico.org.uk
Gwefan

Gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru drwy'r manylion isod:

Swyddog Diogelu Data, Llywodraeth Cymru, Parc Cathays, Caerdydd, CF10 3NQ
E-bost: SwyddogDiogeluData@llyw.cymru  

Gwybodaeth a gedwir gan Lywodraeth Cymru am eiddo annomestig, eu perchenogion, tenantiaid a meddianwyr a'u gwybodaeth filio.