Neidio i'r prif gynnwy

Mae’r canllawiau hyn yn nodi’r wybodaeth sydd ar gael i gyrff llywodraethu ysgolion yn ystod y pandemig coronafeirws.

Cyhoeddwyd gyntaf:
2 Ebrill 2020
Diweddarwyd ddiwethaf:

Ar 18 Mawrth, cyhoeddodd Kirsty Williams AC, y Gweinidog Addysg, y byddai diben newydd i bob ysgol yng Nghymru fel rhan o’r ymdechion i fynd i’r afael â COVID-19. Bydd ysgolion yn parhau i fod ar agor er mwyn darparu gofal i’r plant hynny y mae rhaid iddynt fod yno yn unig, fel plant gweithwyr hanfodol neu blant sy’n agored i niwed, a hynny’n unig pan nad yw’n bosibl gofalu amdanynt yn eu cartrefi.

Mae gwybodaeth ar sut y bydd hyn yn gweithio'n ymarferol ar gael.

Mae’r sefyllfa hon yn cael ei hadolygu’n barhaus a bydd rhagor o gyngor a chanllawiau’n cael eu cyhoeddi pan fydd y sefyllfa’n newid.

Cyfarfodydd y cyrff llywodraethu

Yn unol â chanllawiau Iechyd Cyhoeddus Cymru, rhaid osgoi unrhyw gyswllt dianghenraid ag eraill er mwyn atal COVID-19 rhag lledaenu. Dyma pam rydym wedi rhoi cyfarwyddyd clir ynghylch hunanynysu, ynysu aelwydydd a chadw pellter cymdeithasol. Felly, rydym yn cynghori cyrff cyhoeddus i beidio â chwrdd wyneb yn wyneb, ond yn hytrach i ddefnyddio trefniadau amgen yn lle.

Ond nid oes unrhyw beth yn Rheoliadau Llywodraethu Ysgolion a Gynhelir (Cymru) 2005 sy'n atal corff llywodraethu rhag cynnal cyfarfodydd rhithwir. Cafodd y rheoliadau hyn eu drafftio ar y sail y byddai aelodau cyrff llywodraethu'n bresennol yn gorfforol mewn cyfarfodydd. Er hynny, nid ydynt yn rhwystro aelodau rhag bod yn bresennol o bell.

Lle'n bosibl, dylid defnyddio systemau fideo-gynadledda fel Skype, Zoom o Microsoft Teams am eich bod yn gallu gweld a chlywed yr unigolyn ac felly'n gallu sicrhau bod yr aelodau priodol yn bresennol. Serch hynny, nid yw'r dechnoleg ar gael i bob corff llywodraethu ac felly byddai'n rhaid penderfynu pa mor ymarferol ydyw.

Os ydych chi’n defnyddio llwyfannau fideogynadledda i barhau i gyfarfod fel corff llywodraethu, cofiwch ystyried diogelwch y llwyfan rydych chi’n ei ddefnyddio. Dylech ddarllen y telerau ac amodau preifatrwydd a sicrhau, lle bynnag y bo’n bosib, eich bod yn defnyddio unrhyw nodweddion diogelwch sydd ar gael. Os oes gennych unrhyw bryderon, efallai y byddwch am drafod gyda’ch darparwr neu staff TG i gael cymorth.

Dylai clercod cyrff llywodraethu sicrhau eu bod yn gallu cadw trywydd cyfathrebu ar archwilio clir sy'n egluro pam oedd yn angenrheidiol defnyddio dull amgen o gwrdd yn lle cyfarfodydd a phwyllgorau traddodiadol.

Gallaf eich sicrhau chi na fydd cyrff llywodraethu ysgolion yn cael eu cosbi os na fydd modd cynnal cyfarfodydd.

Cofnodion cyfarfodydd cyrff llywodraethu

Mae'r rheoliadau'n datgan ar hyn o bryd bod yn rhaid cadw cofnodion papur o'r cyfarfodydd, ond ni fydd unrhyw gorff llywodraethu'n cael eu dal i gyfrif am beidio â gwneud hyn yn yr amgylchiadau presennol.

Oherwydd yr amgylchiadau hyn, na welwyd mo'u tebyg o'r blaen, os yw gwneud penderfyniadau dros e-bost yn ei gwneud yn haws i gorff llywodraethu gyflawni ei swyddogaethau craidd, mae hyn yn dderbyniol. Ond rhaid i'r clercod, wrth gwrs, gadw cofnod o unrhyw benderfyniadau a'r drafodaeth a'r pleidleisiau cysylltiedig.

Byddwch cystal hefyd â gwneud cynlluniau wrth gefn, rhag ofn na fydd y Cadeirydd, y Dirprwy Gadeirydd neu’r Clerc ar gael yn ystod y cyfnod hwn. Gallwch ailedrych ar y swyddogaethau yr ydych wedi cytuno i’w dirprwyo er mwyn ei gwneud yn bosibl i nifer is o lywodraethwyr wneud penderfyniadau busnes hanfodol. Gall eich awdurdod lleol eich helpu â hyn.

Byddwch cystal ag ystyried gohirio unrhyw fusnes a all aros. Mae lles y dysgwyr, y staff a holl aelodau cymuned yr ysgol, gan gynnwys y llywodraethwyr, yn fwy pwysig na dim.

Swyddogaethau cyrff llywodraethu

Beth sy’n cyfrif fel busnes brys o ran cyrff llywodraethol yn y cyfnod hwn?

Rydym yn rhagweld y bydd yn parhau i fod yn bosibl cyflawni’r rhestr isod o swyddogaethau cyrff llywodraethu yn y rhan fwyaf o achosion:

  • Penderfyniadau busnes hanfodol (ee cymeradwyo’r gyllideb, cadarnhau penodiadau i dîm arweinyddiaeth yr ysgol).
  • Monitro sut mae’r ysgol yn parhau i ddarparu gofal i blant sy’n agored i niwed a phlant gweithwyr allweddol, ac asesu a chofnodi risgiau cysylltiedig.
  • Cefnogi’r pennaeth i reoli busnes dydd i ddydd yr ysgol a bod wrth law i drafod unrhyw broblemau.
  • Monitro unrhyw broblemau sy’n deillio o’r modd y mae’r adeilad a thir yr ysgol yn cael eu defnyddio ar hyn o bryd.
  • Cefnogi’r pennaeth a’r staff addysgu i roi cyngor i rieni a gofalwyr i’w helpu i addysgu eu plant yn eu cartrefi.
  • Monitro llesiant a lles disgyblion, staff a rhanddeiliaid. 
  • Adrodd yn ôl ar unwaith i’r awdurdod lleol am unrhyw broblemau ynghylch cynnal y gwaith hwn, i gael help a chyngor.   

Pa rai o swyddogaethau cyffredinol y cyrff llywodraethu ddylai barhau?

Am y tro, bydd y rhan fwyaf o weithgareddau arferol yr ysgol wedi dod i ben neu’n digwydd mewn ffordd wahanol iawn. Nid yw hynny’n golygu bod swyddogaeth y corff llywodraethu o ran monitro’r ysgol wedi diflannu’n llwyr, ond bydd o reidrwydd yn teimlo’n wahanol.  Bydd yn parhau i fod yn ofynnol i gyrff llywodraethu fonitro’r canlynol:

  • diogelu
  • iechyd a diogelwch
  • llesiant penaethiaid a staff

Ni fydd ar gyrff llywodraethu angen cymaint o wybodaeth fanwl ynghylch eu hysgolion ag y byddent yn disgwyl ei chael yn arferol. Mae’n bwysig cadw cysylltiad â’r pennaeth serch hynny, er mwyn sicrhau bod anghenion llesiant yn cael eu diwallu.  

Sut gall cyrff llywodraethu gefnogi eu pennaeth yn y cyfnod hwn?

Dylai cadeiryddion gysylltu â’u penaethiaid i wneud yn sicr eu bod yn ymdopi yn y sefyllfa gwbl anarferol a hollol newydd hon, a’u bod yn teimlo eich bod yn gefn iddynt. Mae’n bosibl y byddwch eisiau gofyn cwestiynau fel yr isod:

  • Sut ydych chi’n teimlo? Beth all y corff llywodaethu ei wneud i’ch cefnogi chi?
  • Ydych chi wedi cysylltu â’r awdurdod lleol i gael cyngor?
  • Sut mae’r dysgwyr yn dod i ben â’r sefyllfa? A oes deunyddiau ar gyfer dysgu o bell ar gael i’r rhai sy’n aros gartref?
  • Beth yw’r prif negeseuon rydych chi’n eu cael gan y staff? Oes digon o staff yn yr ysgol?
  • A yw rhieni’n deall y cyngor? A yw’r plant cywir yn dod i’r ysgol (dysgwyr sy’n agored i niwed a phlant gweithwyr sy’n chwarae rhan hanfodol yn yr ymateb i’r feirws)?
  • A oes busnes brys yr hoffech i’r corff llywodraethu ganolbwyntio arno?
  • Ydych chi’n meddwl bod angen galw cyfarfod eithriadol o’r corff llywodraethu??

Bydd hefyd yn help garw i weddill y corff llywodraethu os gall y Cadeirydd roi’r wybodaeth ddiweddaraf i bawb ynghylch cynnwys y trafodaethau hyn. Efallai mai drwy e-bost yn unig y bydd hyn yn digwydd os nad oes cyfarfodydd yn cael eu cynnal, ond bydd yn help i hoelio sylw pawb ar gefnogi’r ysgol i ymdopi.

Pa gefnogaeth unigryw y gall cyrff llywodraethu ysgolion ffederal ei chynnig yn ystod y cyfnod hwn?

Ystyriwch a oes modd sefydlu dull penodol, ffederal o weithredu o ran y coronafeirws. Gall eich awdurdod lleol eich helpu i edrych ar y posibiliadau ar gyfer rhannu staff/ adnoddau/adeiladau ar draws y ffederasiwn.

Sut all cyrff llywodraethu bennu cyllideb eu hysgol?  

Rydym yn disgwyl bod llawer iawn o'r gwaith paratoi ar gyfer pennu cyllidebau eisoes wedi'i wneud. Gyda'r dealltwriaeth bod y pandemig coronafeirws wedi effeithio ar rywfaint o’r gwaith hwn, dylai cyrff llywodraethu barhau i allu gweithredu i safon ofynnol gyda chymorth eu hawdurdod lleol.

Sut all cyrff llywodraethu reoli problemau staffio?

Wrth fynd ati i reoli materion sy’n ymwneud â staff ysgolion, rhaid i gyrff llywodraethu sicrhau eu bod yn cydymffurfio â chyfraith cyflogaeth. Nid yw cyfraith cyflogaeth wedi’i datganoli. Dylai fod gan gyrff llywodraethu chwilio am eu cyngor cyfreithiol eu hunain pan fo’i angen.

Faint o adroddiad blynyddol y llywodraethwyr i rieni y dylid ei gyhoeddi?

Bydd yn ofynnol o hyd i Lywodraethwyr Ysgol gynhyrchu adroddiad blynyddol, ond bydd y rheoliadau’n cael eu haddasu i sail ‘ymdrechion rhesymol’. Ni fydd y gofynion i adrodd ar berfformiad, absenoldeb a thargedau ysgolion yn yr adroddiad blynyddol yn berthnasol mwyach.

Rydym hefyd yn atal Rheoliadau Targedau Perfformiad ac Absenoldeb Ysgolion (Cymru) 2011. Mae hyn yn golygu na fydd yn ofynnol i ysgolion adrodd ar dargedau mewn perthynas â pherfformiad neu absenoldeb ar gyfer blwyddyn academaidd 2019/20, neu eu gosod ar gyfer blwyddyn academaidd 2020/21 (ac ni fydd yn ofynnol i awdurdodau lleol awdurdodi targedau). Ni fydd angen cyhoeddi targedau eraill, megis y rhai a osodwyd dros dro mewn blynyddoedd blaenorol, mewn unrhyw gynlluniau neu adroddiadau newydd ysgol (e.e. Cynlluniau Datblygu Ysgol neu Adroddiadau Llywodraethwyr).

Pa ddata fydd ar gael i ysgolion eleni?

Rydym wedi canslo'r holl gasgliadau data statudol a oedd i fod i ddigwydd cyn gwyliau'r haf ac nad ydynt wedi dechrau eto. Bydd y trefniadau arferol ar gyfer adrodd ar fesurau perfformiad Cyfnod Allweddol 4 ac ôl-16 yn cael eu hatal ar gyfer eleni, ac rydym hefyd wrthi'n ystyried y trefniadau cysylltiedig a'r gofynion statudol sy'n dibynnu ar y data hyn.

Sut all cyrff llywodraethu gyhoeddi prosbectws yr ysgol eleni?

Mae'n ofynnol o hyd i ysgolion gynhyrchu prosbectws ysgol ac i awdurdodau lleol  gynhyrchu prosbectws cyfansawdd. Er ei bod yn bwysig bod rhieni a rhanddeiliaid eraill yn parhau i gael gwybodaeth, bydd y rheoliadau’n cael eu haddasu i sail ‘ymdrechion rhesymol’ i ddarparu hyblygrwydd o ran cynnwys. Bydd hyn yn cynnwys dileu’r gofynion statudol cyfredol i adrodd ar berfformiad ysgolion (a gyhoeddir ar DEWi) ac ar absenoldebau.

Sut all llywodraethwyr barhau i ymgymryd â hyfforddiant gorfodol pan nad ydynt yn gallu cwrdd wyneb yn wyneb?

Mae nifer o awdurdodau lleol a rhai consortia rhanbarthol yn cynnig hyfforddiant ar-lein i lywodraethwyr. Os nad yw hyn ar gael yn eich ardal chi, rydym yn eich cynghori i feddwl yn ofalus pa hyfforddiant sy’n hanfodol ar hyn o bryd a chymryd hyn i ystyriaeth er mwyn cyfyngu ar yr angen i atal llywodraethwyr lle na fu’n bosibl gwneud yr hyfforddiant.

Sut all cyrff llywodraethu reoli prosesau ethol rhieni/staff/athrawon yn lywodraethwyr?

Ar hyn o bryd, nid yw'n ymarferol nac yn bosibl cynnal etholiadau. I osgoi gadael bylchau mewn cyrff llywodraethu, dylai’r llywodraethwyr aros yn eu swyddi nes bod modd cynnal etholiadau ar ôl i'r sefyllfa normaleiddio.

Sut all cyrff llywodraethu newid amserau sesiynau ysgol?

Mae angen ymgynghori â rhanddeiliaid allweddol er mwyn newid amserau sesiynau ysgol. Nid yw hyn bosibl nac yn ymarferol ar hyn o bryd, ac felly rydym yn cynghori bod newidiadau i amserau sesiynau ysgol yn cael eu hoedi nes bod modd cynnal proses ymgynghori briodol.

Sut dylai cyrff llywodraethu gynnal gwrandawiadau fel cwynion ffurfiol ac adolygu gwaharddiadau?

Efallai y bydd yn bosibl eu cynnal drwy ddefnyddio technoleg i gynnal cyfarfodydd rhithwir, lle y gall hynny hwyluso’r broses a lle mae pawb yn cytuno bod hynny’n briodol ac yn angenrheidiol. Cofiwch y dylid delio â chwynion cyn gynted â phosibl a, lle mae angen oedi, dylid hysbysu'r achwynydd.

Sut dylai cyrff llywodraethu reoli’r broses o recriwtio pennaeth?

Mae’n bosibl y bydd oedi yn y broses o recriwtio penaethiaid a fyddai’n dechrau ar eu swyddi newydd ym mis Medi 2020. Bydd eich awdurdod lleol yn gallu rhoi cyngor ichi ar sut i ymdrin â’r broses yn yr amgylchiadau presennol.

Busnes nad oes brys i’w drafod

Er ein bod yn cynghori cyrff llywodraethu i ohirio popeth a all aros, ni fyddant yn dymuno colli golwg ar eu blaenoriaethau strategol. Mae’n bosibl fod cyrff llywodaethu nad ydynt yn gallu cadw mewn cysylltiad yn electronig eisoes yn edrych ar ba effaith y bydd yr hyn sy’n digwydd nawr yn ei chael ar eu gallu i gyflawni gweledigaeth a nodau’r ysgol.

Yn ogystal, gan fod busnes arferol wedi’i ohirio, mae’n bosibl y bydd mwy o amser na’r arfer ar gyfer meddwl yn strategol. Cofiwch, fodd bynnag, fod rhaid cynnwys arweinwyr eich ysgol mewn trafodaethau o’r fath, ac mae’n annhebygol y bydd ganddynt na’r amser na’r llonydd i feddwl yn strategol ar hyn o bryd.

Awgrymiadau ar gyfer cyfarfodydd rhithwir cyrff llywodraethu

Dewiswch blatfform ar gyfer eich cyfarfodydd rhithwir   

Bydd eisiau i Glerc a Chadeirydd y corff llywodraethu drafod opsiynau ac mae’n bosibl y bydd angen rhoi prawf ar offer fel Skype, Zoom neu MS Teams. Mae’n bosibl y bydd problemau’n codi ynghylch cysylltedd â’r rhyngrwyd ac efallai y gellir eu datrys drwy gyfyngu defnyddio fideo i’r sawl sy’n siarad yn unig. Fodd bynnag, bydd angen sicrwydd ar y Clerc ei fod yn gallu cadw cofnod cywir o’r holl fusnes a drafodir yn rhithwir. Rhaid i bob un o’r partïon gytuno ar sut y bydd y cyfarfod yn gweithio.

Rhowch y platfform ar brawf a darparwch gyfarwyddiadau

Mae’n arfer da treialu platfform y cyfarfod cyn cynnal y cyfarfod go iawn. Bydd y Clerc a’r Cadeirydd eisiau sicrhau bod yr offer yn gweithio gystal â phosibl cyn ei ddefnyddio o ddifrif mewn cyfarfod iawn. Dylai’r Clerc ysgwyddo’r cyfrifoldeb dros ddosbarthu cyfarwyddiadau ar gyfer defnyddio’r offer cynnal cyfarfod rhithwir, fel rhan o’i ddyletswydd i alw’r cyfarfod ac i rannu papurau’r agenda.

Paratoi cyn y cyfarfod

Fel yn achos pob cyfarfod corff llywodraethu, bydd y Clerc a’r Cadeirydd eisiau gwneud amser i drafod beth sydd ar agenda’r cyfarfod rhithwir, faint o amser y mae ei angen ar gyfer pob eitem, cwestiynau tebygol, penderfyniadau gofynnol a chanlyniadau.

Ystyriwch bennu rheolau ar gyfer y cyfarfod, fel ymuno â’r cyfarfod yn brydlon, cadw at yr agenda a’i gwneud yn bosibl i bawb gymryd rhan. Bydd hyn hefyd yn helpu’r cyfarfod i redeg yn esmwyth a bydd pob parti yn deall y diben.

Cadw cofnodion cywir

Fel yng nghyfarfodydd arferol y corff llywodraethu, bydd y Clerc a’r Cadeirydd yn sicrhau bod trafodaethau a phenderfyniadau yn cael eu cofnodi’n gywir.

Dylid cynnwys gohebiaeth electronig arall yn y cofnodion hefyd, fel trafodaethau ar e-bost a phenderfyniadau a wneir ar e-bost. Efallai y bydd hyn yn ddefnyddiol o ran lleihau’r angen am gadw cofnodion maith, manwl.

Gwerthuso a newid trywydd os oes angen 

Peidiwch â synnu os nad yw eich cyfarfod cyntaf yn mynd yn berffaith. Ewch yn ôl at awgrymiadau cynharach a meddyliwch sut y gallai ceisio gwneud rhywbeth mewn dull ychydig yn wahanol wella’r cyfarfod. Mae’n bosibl y byddai cam mor syml â chael agenda byrrach, sy’n canolbwyntio ar rai materion, yn talu ar ei ganfed.  

Rhannu’r dudalen hon