Neidio i'r prif gynnwy

Sut bydd cyrff llywodraethu yn gweithredu tra bod ysgolion ar gau yn ystod y pandemig.

Cyhoeddwyd gyntaf:
2 Ebrill 2020
Diweddarwyd ddiwethaf:

Ar 9 Gorffennaf4 Ionawr, cyhoeddodd y Gweinidog Addysg, Kirsty Williams AS, y byddai pob dysgwrysgolion yn dychwelyd i’r ysgolcau i bawb heblaw dysgwyr agored i niwed a dysgwyr y mae eu rhieni’n weithwyr hanfodol. Bydd penderfyniad yn nhymor cael ei wneud ynghylch ailagor i ragor o ddysgwyr yn yr hydref.

Yn dilyn y cyhoeddiad hwn,adolygiad nesaf ar 13 Gorffennaf cyhoeddwyd canllawiau ar ddysgu a chanllawiau gweithredol manwl i ysgolion a lleoliadau o dymor yr hydref.29 Ionawr.

Beth yw rôl corff llywodraethu yn yr amgylchiadau hyn?

Mae'r corff llywodraethu yn gyfrifol am ei ysgol ar lefel strategol ond mae gan benaethiaid gyfrifoldebau dirprwyedig am reoli eu hysgol yn weithredol o ddydd i ddydd. Bydd angen i gyrff llywodraethu fod yn ymwybodol o benderfyniadau gweithredol y pennaeth, a dylent fod yn sicr bod asesiad risg digonol wedi cael ei gynnal a bod mesurau diogelu ar waith i leihau'r risgiau i blant, pobl ifanc a staff. Yn ymarferol, rydym yn disgwyl i benaethiaid a chyrff llywodraethu gydweithio er mwyn penderfynu sut y bydd ysgolion yn ailagorrheoli eu darpariaeth i bob disgybl cofrestredigddysgwyr agored i niwed a dysgwyr y mae eu rhieni’n weithwyr hanfodol.

Dylai cyrff llywodraethu hefyd fod yn sicr bod y cynlluniau dysgu o bell yn briodol ac yn diwallu anghenion pob dysgwr nad ydynt yn bresennol ar y safle.

Dylai pob ysgol gydweithio â'i hawdurdod lleol a, lle y bo'n briodol, awdurdodawdurdodau esgobaethol er mwyn sicrhau bod y gwasanaethau y bydd eu hangen arni i weithredu ar gael.

Sut y dylai corff llywodraethu gyfrannu at asesiad risg yr ysgol?

Dylai cyrff llywodraethu fod yn sicr bod y pennaeth wedi ystyried y canllawiau gweithredol manwl a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cymru ar 13 Gorffennaf wrth baratoi a chynllunio. Mae hyn yn cynnwys cyngor ar roi mesurau priodol ar waith.

Dylai cyrff llywodraethu drafod risgiau critigol â'r pennaeth mewn modd cefnogol, fel y byddent yn ei wneud fel arfer, yn ogystal ag adolygu'r asesiad risg a'r cynlluniau fel y bo angen.

Dylai’r cyrff llywodraethu benderfynu a ydynt am ddirprwyo’r asesiadau risg i bwyllgor, i lywodraethwyr penodol neu i’r pennaeth. Mae’r awdurdodau lleol ar gael i sicrhau bod proses gadarn yn cael ei defnyddio ac i gynnig cyngor.

Mae’r canllawiau diweddaraf ar asesu risg i’w gweld yma.

Pa gamau y gall cyrff llywodraethu eu cymryd i sicrhau llesiant pennaeth a staff yr ysgol?

Dylai cyrff llywodraethu, yn ogystal â phenaethiaid, fod yn ymwybodol o lesiant y staff i gyd, gan gynnwys y penaethiaid eu hunain, a'r angen i fabwysiadu arferion gweithio hyblyg mewn ffordd sy'n hyrwyddo cydbwysedd da rhwng bywyd a gwaith. Bydd cyrff llywodraethu am gael sicrwydd bod penaethiaid yn rheoli'r llwyth gwaith yn ofalus a'u bod yn ystyried hyn wrth gynllunio adnoddau a'r cwricwlwm, gan gynnwys ystyried a fyddai modd sicrhau adnoddau ychwanegol mewn ffordd ddiogel pe bai angen.

Dylai cadeiryddion gysylltu â phenaethiaid yn rheolaidd er mwyn gweld sut maen nhw a'r staff eraill yn ymdopi a pha gymorth ychwanegol y gallai'r corff llywodraethu ei gynnig iddynt. Gall fod yn ddefnyddiol gofyn cwestiynau fel:

  • Sut rydych chi'n teimlo? Sut gall y corff llywodraethu eich helpu?
  • Ydych chi wedi gofyn i'r awdurdod lleol am gyngor?
  • Sut mae'r dysgwyr yn ymdopi?
  • Beth yw'r prif negeseuon gan y staff? Oes gan yr ysgol ddigon o staff?
  • Sut mae rhieni wedi ymateb i ailagor yr ysgoli’r ddarpariaeth ddysgu o bell?
  • Pa fusnes brys yr hoffech chi i'r corff llywodraethu ganolbwyntio arno?

Beth fydd yn digwydd os bydd aelod o staff yr ysgol neu ddisgybl yn dal y coronafeirws?

Mae cyngor manwl ar gael yn y canllawiau gweithredol. I gadarnhau, ni ddylai dysgwyr na staff fynychu'r ysgol o gwbl os byddant:

  • yn teimlo'n anhwylus gydag unrhyw un o'r symptomau a nodwyd sy'n gysylltiedig â COVID-19. Dylent aros gartref a hunanynysu a threfnu prawf COVID-19
  • wedi cael prawf positif am COVID-19
  • yn byw mewn cartref gyda rhywun sydd â symptomau COVID-19 neu sydd wedi cael prawf positif am COVID-19. Rhaid i bob ysgol a lleoliad ddilyn y broses hon a sicrhau bod pob aelod o’r staff yn ymwybodol ohoni.

Sut y gall cyrff llywodraethu ystyried barn staff, rhieni/gofalwyr a'r gymuned leol?

Dylai cyrff llywodraethu fod yn fodlon bod penaethiaid a thîm arwain yr ysgol yn cyfathrebu'n aml ac yn effeithiol â staff, rhieni, gofalwyr a'r gymuned leol, a'u bod yn gwrando ar unrhyw bryderon a allai fod ganddynt am ailagor yr ysgol ac yn ymateb iddynt. Dylai cyrff llywodraethu a phenaethiaid weithio gyda'u hawdurdod lleol i wrando ar unrhyw bryderon lleol a mynd i'r afael â nhw.

Sut y gall cyrff llywodraethu barhau i weithredu'n effeithiol yn ystod y cyfnod hwn?

Mae Llywodraeth Cymru yn gwerthfawrogi'r ffaith bod gan gyrff llywodraethu rôl allweddol i'w chwarae wrth helpu ysgolion drwy gydol y cyfnod hwn ac y bydd angen i benderfyniadau fod yn bragmataidd, yn gymesur ac yn sensitif i amgylchiadau lleol. Mae cyrff llywodraethu yn atebol am eu hysgolion o hyd a dylent gadw mewn cysylltiad â phenaethiaid, a'r penderfyniadau gweithredol pwysig a wneir ganddynt, er mwyn cadw trosolwg strategol o'r ysgol.

Sut y dylai cyrff llywodraethu gyfarfod yn ystod y cyfnod hwn?

Y cyngor ar hyn o bryd yw gweithioRhaid i bawb weithio gartref os yw’n bosib, ac osgoi ymgynnull dan do.yn bosibl, a pheidio â chwrdd ag unrhyw un y tu allan i’w haelwyd. Rydym felly ynfelly’n cynghori cyrff llywodraethu i wneud trefniadau amgen megis cyfarfodgyfarfod o bell os yw’n bosibl. Rydym wedi rhoi cyfarwyddyd ynghylch aros gartref a chadw draw oddi wrth eraill .

Ond nid oes unrhyw beth yn unig.

Mae Rheoliadau Llywodraethu Ysgolion a Gynhelir (Diwygio) (Cymru) 2005 sy'n atal corff llywodraethu rhag2020 yn egluro y gellir cynnal cyfarfodydd rhithwir. Cafodd y rheoliadau hyn eu drafftio ar y sail y byddai aelodau cyrff llywodraethu'n bresennol yn gorfforol mewn cyfarfodydd. Er hynny, nid ydyntllywodraethu o bell ac y gellir cofnodi penderfyniadau a chadw cofnodion yn rhwystro aelodau rhag bod yn bresennol o bellelectronig.

Lle'n bosibl, dylid defnyddio systemau fideo-gynadledda fel Skype, Zoom o neu Microsoft Teams am eich bod yn gallu gweld a chlywed yr unigolyn ac felly'n gallu sicrhau bod yr aelodau priodol yn bresennol. Serch hynny, nid yw'r dechnoleg ar gael i bob corff llywodraethu ac felly byddai'n rhaid penderfynu pa mor ymarferol ydyw.

Os ydych chi’n defnyddio llwyfannau fideogynadledda i barhau i gyfarfod fel corff llywodraethu, cofiwch ystyried diogelwch y llwyfan rydych chi’n ei ddefnyddio. Dylech ddarllen y telerau ac amodau preifatrwydd a sicrhau, lle bynnag y bo’n bosib, eich bod yn defnyddio unrhyw nodweddion diogelwch sydd ar gael. Os oes gennych unrhyw bryderon, efallai y byddwch am drafod gyda’ch darparwr neu staff TG i gael cymorth.

Dylai clercod cyrff llywodraethu sicrhau eu bod yn gallu cadw trywydd cyfathrebu ar archwilio clir sy'n egluro pam oedd yn angenrheidiol defnyddio dull amgen o gwrdd yn lle cyfarfodydd a phwyllgorau traddodiadol.

Gallaf eich sicrhau chi na fydd cyrff llywodraethu ysgolion yn cael eu cosbi os na fydd modd cynnal cyfarfodydd.

Sut y dylai cyrff llywodraethu gadw cofnodion o drafodaethau a phenderfyniadau?

Mae Rheoliadau diwygio 2020 yn nodi bod modd cadw cofnodion yn electronig.

Efallai y gall yr Awdurdodau Lleol eich helpu i ymgymryd â ffyrdd newydd o wneud penderfyniadau a phleidleisio’n electronaidd ac mewn rhith-gyfarfodydd.

Byddwch cystal hefyd â gwneud cynlluniau wrth gefn, rhag ofn na fydd y Cadeirydd, y Dirprwy Gadeirydd neu’r Clerc ar gael. Gallwch ailedrych ar y swyddogaethau yr ydych wedi cytuno i’w dirprwyo er mwyn ei gwneud yn bosibl i nifer is o lywodraethwyr wneud penderfyniadau busnes hanfodol. Gall eich awdurdod lleol eich helpu â hyn.

Byddwch cystal ag ystyried gohirio unrhyw fusnes a all aros. Mae lles y dysgwyr, y staff a holl aelodau cymuned yr ysgol, gan gynnwys y llywodraethwyr, yn fwy pwysig na dim.

Swyddogaethau cyrff llywodraethu

Beth yw busnes brys y cyrff llywodraethu ar hyn o bryd?

Rydym yn rhagweld y bydd yn parhau i fod yn bosibl cyflawni’r rhestr isod o swyddogaethau cyrff llywodraethu yn y rhan fwyaf o achosion:

  • Penderfyniadau busnes hanfodol (ee cymeradwyo’r gyllideb, cadarnhau penodiadau i dîm arweinyddiaeth yr ysgol).
  • Monitro sut mae’r ysgol yn parhau i ddarparu gofal i blant sy’n agored i niwed a phlant gweithwyr allweddol, ac asesu a chofnodi risgiau cysylltiedig.
  • Cefnogi’r pennaeth i reoli busnes dydd i ddydd yr ysgol a bod wrth law i drafod unrhyw broblemau.
  • Monitro unrhyw broblemau sy’n deillio o’r modd y mae’r adeilad a thir yr ysgol yn cael eu defnyddio ar hyn o bryd.
  • Cefnogi’r pennaeth a’r staff addysgu i ddarparu cyngor i rieni a gofalwyr i’w helpu i addysgu eu plant gartref.
  • Monitro llesiant a lles disgyblion, staff a rhanddeiliaid. 
  • Adrodd yn ôl ar unwaith i’r awdurdod lleol am unrhyw broblemau ynghylch cynnal y gwaith hwn, i gael help a chyngor.   

Pa rai o swyddogaethau cyffredinol y cyrff llywodraethu ddylai barhau?

Er bod Bydd y rhan fwyaf o weithgareddau arferol ysgolion am ailagor ym mis Medi, bydd llawer o’u gweithgareddau arferol yn digwydd mewn ffordd reitwedi dod i ben neu’n wahanol. iawn am y tro. Nid yw hynny’n golygu bod swyddogaeth y corff llywodraethu o ran monitro’r ysgol wedi diflannu, ond efallai y bydd yn teimlo’n wahanoldiflannu’n llwyr. Mae’n dal i fod yn ofynnol i gyrff llywodraethu fonitro’r canlynol:

  • diogelu
  • iechyd a diogelwch
  • llesiant penaethiaid a staff

Efallai na fydd gan gyrff llywodraethu gymaint o wybodaeth fanwl ynghylch eu hysgolion ag y byddent yn ei ddisgwyl yn arferol. Mae’n bwysig cadw cysylltiad â’r pennaeth serch hynny, er mwyn sicrhau bod anghenion llesiant yn cael eu diwallu.

Pa gefnogaeth unigryw y gall cyrff llywodraethu ysgolion ffederal ei chynnig yn ystod y cyfnod hwn?

Ystyriwch a oes modd sefydlu dull penodol, ffederal o weithredu o ran ailagor eich ysgolion.yn ystod argyfwng y coronafeirws. Gall eich awdurdod lleol eich helpu i edrych ar y posibiliadau ar gyfer rhannu staff/ adnoddau/adeiladau ar draws y ffederasiwn.

Sut all cyrff llywodraethu bennu cyllideb eu hysgol?  

Rydym yn disgwyl bod llawer iawn o'r gwaith paratoi ar gyfer pennu cyllidebau eisoes wedi'i wneud. Gyda'r dealltwriaeth bod y pandemig coronafeirws wedi effeithio ar rywfaint o’r gwaith hwn, dylai cyrff llywodraethu barhau i allu gweithredu i safon ofynnol gyda chymorth eu hawdurdod lleol.

Sut all cyrff llywodraethu reoli problemau staffio?

Wrth fynd ati i reoli materion sy’n ymwneud â staff ysgolion, rhaid i gyrff llywodraethu sicrhau eu bod yn cydymffurfio â chyfraith cyflogaeth. Nid yw cyfraith cyflogaeth wedi’i datganoli. Dylai fod gan gyrff llywodraethu chwilio am eu cyngor cyfreithiol eu hunain pan fo’i angen.

Faint o adroddiad blynyddol y llywodraethwyr i rieni y dylid ei gyhoeddi?

Bydd yn ofynnol o hyd i Lywodraethwyr Ysgol gynhyrchu adroddiad blynyddol. Ni fydd y gofynion i adrodd ar berfformiad, absenoldeb a thargedau ysgolion yn yr adroddiad blynyddol yn berthnasol eleni.

Rydym wedi atal Rheoliadau Targedau Perfformiad ac Absenoldeb Ysgolion (Cymru) 2011. Mae hyn yn golygu na fydd yn ofynnol i ysgolion adrodd ar dargedau mewn perthynas â pherfformiad neu absenoldeb ar gyfer blwyddyn academaidd 2019/20, neu eu gosod ar gyfer blwyddyn academaidd 2020/21 (ac ni fydd yn ofynnol i awdurdodau lleol awdurdodi targedau). Ni fydd angen cyhoeddi targedau eraill, megis y rhai a osodwyd dros dro mewn blynyddoedd blaenorol, mewn unrhyw gynlluniau neu adroddiadau newydd ysgol (e.e. Cynlluniau Datblygu Ysgol neu Adroddiadau Llywodraethwyr).

Pa ddata fydd ar gael i ysgolion eleni?

Rydym wedi canslo'r holl gasgliadau data statudol a oedd i fod i ddigwydd cyn gwyliau'r haf ac nad ydynt wedi dechrau eto. Bydd y trefniadau arferol ar gyfer adrodd ar fesurau perfformiad Cyfnod Allweddol 4 ac ôl-16 yn cael eu hatal ar gyfer eleni, ac rydym hefyd wrthi'n ystyried y trefniadau cysylltiedig a'r gofynion statudol sy'n dibynnu ar y data hyn.

Sut all cyrff llywodraethu gyhoeddi prosbectws yr ysgol eleni?

Mae'n ofynnol o hyd i ysgolion gynhyrchu prosbectws ysgol ac i awdurdodau lleol  gynhyrchu prosbectws cyfansawdd. Er ei bod yn bwysig bod rhieni a rhanddeiliaid eraill yn parhau i gael gwybodaeth, bydd y rheoliadau’n cael eu haddasu i sail ‘ymdrechion rhesymol’ i ddarparu hyblygrwydd o ran cynnwys. Bydd hyn yn cynnwys dileu’r gofynion statudol cyfredol i adrodd ar berfformiad ysgolion (a gyhoeddir ar DEWi) ac ar absenoldebau.

Sut all llywodraethwyr barhau i ymgymryd â hyfforddiant gorfodol os nad ydynt yn gallu cwrdd wyneb yn wyneb?

Mae nifer o awdurdodau lleol a rhai consortia rhanbarthol yn cynnig hyfforddiant ar-lein i lywodraethwyr. Os nad yw hyn ar gael yn eich ardal chi, rydym yn eich cynghori i holi eich awdurdod lleol.

A ddylai pwyllgorau barhau i gyfarfod?

Erbyn hyn, bydd llawer o gyrff llywodraethu a phwyllgorau wedi cyfarfod o bell. Dylai cyrff llywodraethu barhau i drefnu cyfarfodydd pwyllgor ymdrin ag unrhyw fusnes brys mewn ffordd bragmataidd ac asesu a yw’n rhesymol cynnal cyfarfodydd pwyllgor rhithiol. Dylai clercod gofnodi pob achos lle na ellir cynnal cyfarfod pwyllgor a'r rhesymau dros y penderfyniad hwnnw. Bydd angen ystyried argaeledd llywodraethwyr er mwyn sicrhau bod cyfarfodydd pwyllgor yn gwneud cworwm. Mae awdurdodau lleol wrth law i gynghori a helpu i flaenoriaethu busnes brys.

A ellir recriwtio a phenodi llywodraethwyr newydd o hyd?

Gellir recriwtio llywodraethwyr o hyd a gellir cynnal trafodaethau rhithwir â'r rhai sydd â diddordeb. Bydd dal i fod angen gwiriadau gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, lle bo angenbo’n briodol.

Ceir ethol rhieni/athrawon/staff cyn belled ag y gellir gwneud hynny’n ddiogel. Dylai cyrff llywodraethu drefnu etholiadau mewn ffordd bragmataidd a cheisio cymorth eu hawdurdod lleol i wneud hynny.

Ar hyn o bryd efallai nad yw’n ymarferol nac yn bosibl ethol rhieni/athrawon/staff. Os nad oes modd cynnal etholiadau rhithiol, ac i osgoi gadael bylchau ar gyrff llywodraethu, gall y llywodraethwyr presennol aros yn eu swyddi gyda chytundeb y corff llywodraethu cyfan nes bod y sefyllfa’n normaleiddio a bod modd cynnal etholiadau.

Gellir ethol cadeirydd ac is-gadeirydd yn rhithwir, ar yr amod y gellir cynnal pleidlais breifat, os bydd mwy nag un ymgeisydd. Efallai y gall eich awdurdod lleol eich helpu gyda'r broses hon gan ddefnyddio adnoddau fideogynadledda.

Sut all cyrff llywodraethu newid amserau sesiynau ysgol?

Mae hysbysiad datgymhwyso dros dro wedi’i gyhoeddi mewn perthynas â rhannau o Reoliadau Newid Amserau Sesiynau Ysgolion (Cymru) 2009. Daw i rym o 1 Medi am 30 diwrnodBydd mewn grym tan 31 Ionawr, ac yna caiff ei adolygu.

Mae hyn yn golygu y ceir newid amserau dechrau a diwedd y diwrnod ysgol, yn ogystal ag egwyliau cinio, heb fod angen ymgynghori yn gyntaf neu roi rhybudd, a hynny er mwyn cynyddu gweithgarwch yn ystod pandemig y coronafeirws yn unig.

Gall newid amserau dechrau a diwedd y diwrnod amharu ar drefniadau rhieni sy’n gweithio. Yn ogystal, gall cwtogi ar egwyl effeithio’n andwyol ar ddysgwyr, yn enwedig os yw’r amser sydd ganddynt i fwyta yn cael ei gyfyngu. Dylai cyrff llywodraethu sicrhau eu bod yn ystyried yn ofalus yr effaith ar ddysgwyr a rhieni wrth wneud newidiadau o’r fath. Dylid ystyried hefyd effaith unrhyw newidiadau ar drefniadau cludo dysgwyr i’r ysgol.

Wrth wneud newidiadau hirdymor i amserau sesiynau ysgol nad ydynt yn gysylltiedig â phandemig y coronafeirws, rhaid dilyn y gweithdrefnau ymgynghori a rhybudd a nodir yn Rheoliadau Newid Amserau Sesiynau Ysgolion (Cymru) 2009.

Sut dylai cyrff llywodraethu gynnal gwrandawiadau fel cwynion ffurfiol ac adolygu gwaharddiadau?

Efallai y bydd yn bosibl eu cynnal drwy ddefnyddio technoleg i gynnal cyfarfodydd rhithwir, lle y gall hynny hwyluso’r broses a lle mae pawb yn cytuno bod hynny’n briodol ac yn angenrheidiol. Cofiwch y dylid delio â chwynion cyn gynted â phosibl a, lle mae angen oedi, dylid hysbysu'r achwynydd.

Sut dylai cyrff llywodraethu reoli’r broses o recriwtio pennaeth?

Mae’n bosibl y bydd oedi yn y broses o recriwtio penaethiaid a fyddai’n dechrau ar eu swyddi newydd yn 2020.. Bydd eich awdurdod lleol yn gallu rhoi cyngor ichi ar sut i ymdrin â’r broses yn yr amgylchiadau presennol.

Busnes nad yw’n fusnes brys

Er ein bod yn cynghori cyrff llywodraethu i ohirio unrhyw beth a all aros, ni fyddant eisiau colli golwg ar eu blaenoriaethau strategol. Mae’n bosibl bod cyrff llywodraethu sy’n gallu cadw mewn cysylltiad yn electronig eisoes yn ystyried sut y bydd y sefyllfa bresennol yn effeithio ar eu gallu i gyflawni gweledigaeth a nodau’r ysgol.

Yn ogystal, gyda busnes arferol wedi’u ohirio, mae’n bosibl bod mwy o amser i wneud mwy o gynllunio strategol nag arfer. Cofiwch, er hynny, bod yn rhaid i arweinwyr yr ysgol gael eu cynnwys mewn trafodaethau o’r fath, ac mae’n annhebygol y bydd ganddynt amser i feddwl yn strategol ar hyn o bryd.

Awgrymiadau ar gyfer cyfarfodydd rhithwir cyrff llywodraethu

Dewiswch blatfform ar gyfer eich cyfarfodydd rhithwir   

Bydd eisiau i Glerc a Chadeirydd y corff llywodraethu drafod opsiynau ac mae’n bosibl y bydd angen rhoi prawf ar offer fel Skype, Zoom neu MS Teams. Mae’n bosibl y bydd problemau’n codi ynghylch cysylltedd â’r rhyngrwyd ac efallai y gellir eu datrys drwy gyfyngu defnyddio fideo i’r sawl sy’n siarad yn unig. Fodd bynnag, bydd angen sicrwydd ar y Clerc ei fod yn gallu cadw cofnod cywir o’r holl fusnes a drafodir yn rhithwir. Rhaid i bob un o’r partïon gytuno ar sut y bydd y cyfarfod yn gweithio.

Rhowch y platfform ar brawf a darparwch gyfarwyddiadau

Mae’n arfer da treialu platfform y cyfarfod cyn cynnal y cyfarfod go iawn. Bydd y Clerc a’r Cadeirydd eisiau sicrhau bod yr offer yn gweithio gystal â phosibl cyn ei ddefnyddio o ddifrif mewn cyfarfod iawn. Dylai’r Clerc ysgwyddo’r cyfrifoldeb dros ddosbarthu cyfarwyddiadau ar gyfer defnyddio’r offer cynnal cyfarfod rhithwir, fel rhan o’i ddyletswydd i alw’r cyfarfod ac i rannu papurau’r agenda.

Paratoi cyn y cyfarfod

Fel yn achos pob cyfarfod corff llywodraethu, bydd y Clerc a’r Cadeirydd eisiau gwneud amser i drafod beth sydd ar agenda’r cyfarfod rhithwir, faint o amser y mae ei angen ar gyfer pob eitem, cwestiynau tebygol, penderfyniadau gofynnol a chanlyniadau.

Ystyriwch bennu rheolau ar gyfer y cyfarfod, fel ymuno â’r cyfarfod yn brydlon, cadw at yr agenda a’i gwneud yn bosibl i bawb gymryd rhan. Bydd hyn hefyd yn helpu’r cyfarfod i redeg yn esmwyth a bydd pob parti yn deall y diben.

Mae'n bwysig sicrhau hefyd y gall llywodraethwyr ymuno â chyfarfodydd mewn man preifat lle na all neb arall glywed trafodaethau sensitif. Dylai clercod bob amser gadarnhau hyn gyda phawb sy'n bresennol yn y cyfarfod.

Cadw cofnodion cywir

Fel yng nghyfarfodydd arferol y corff llywodraethu, bydd y Clerc a’r Cadeirydd yn sicrhau bod trafodaethau a phenderfyniadau yn cael eu cofnodi’n gywir.

Dylid cynnwys gohebiaeth electronig arall yn y cofnodion hefyd, fel trafodaethau ar e-bost a phenderfyniadau a wneir ar e-bost. Efallai y bydd hyn yn ddefnyddiol o ran lleihau’r angen am gadw cofnodion maith, manwl.

Gwerthuso a newid trywydd os oes angen 

Peidiwch â synnu os nad yw eich cyfarfod cyntaf yn mynd yn berffaith. Ewch yn ôl at awgrymiadau cynharach a meddyliwch sut y gallai ceisio gwneud rhywbeth mewn dull ychydig yn wahanol wella’r cyfarfod. Mae’n bosibl y byddai cam mor syml â chael agenda byrrach, sy’n canolbwyntio ar rai materion, yn talu ar ei ganfed.