Neidio i'r prif gynnwy

Sut bydd cyrff llywodraethu yn gweithredu tra bod ysgolion ar gau yn ystod y pandemig.

Cyhoeddwyd gyntaf:
2 Ebrill 2020
Diweddarwyd ddiwethaf:

Ar 9 Gorffennaf, cyhoeddodd y Gweinidog Addysg, Kirsty Williams AS y byddai pob dysgwr yn dychwelyd i’r ysgol yn nhymor yr hydref.

Yn dilyn y cyhoeddiad hwn, ar 13 Gorffennaf cyhoeddwyd canllawiau ar ddysgu a chanllawiau gweithredol manwl i ysgolion a lleoliadau o dymor yr hydref.

Beth yw rôl corff llywodraethu yn y broses o ailagor ysgol?

Mae'r corff llywodraethu yn gyfrifol am ei ysgol ar lefel strategol ond mae gan benaethiaid gyfrifoldebau dirprwyedig am reoli eu hysgol yn weithredol o ddydd i ddydd. Bydd angen i gyrff llywodraethu fod yn ymwybodol o benderfyniadau gweithredol y pennaeth, a dylent fod yn sicr bod asesiad risg digonol wedi cael ei gynnal a bod mesurau diogelu ar waith i leihau'r risgiau i blant, pobl ifanc a staff. Yn ymarferol, rydym yn disgwyl i benaethiaid a chyrff llywodraethu gydweithio er mwyn penderfynu sut y bydd ysgolion yn ailagor eu darpariaeth i bob disgybl cofrestredig.

Dylai pob ysgol gydweithio â'i hawdurdod lleol a, lle y bo'n briodol, awdurdod esgobaethol er mwyn sicrhau bod y gwasanaethau y bydd eu hangen arni i weithredu ar gael.

Sut y dylai corff llywodraethu gyfrannu at asesiad risg a chynlluniau ysgol ar gyfer paratoi i ailagor?

Dylai cyrff llywodraethu fod yn sicr bod y pennaeth wedi ystyried y canllawiau gweithredol manwl a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cymru ar 13 Gorffennaf wrth baratoi a chynllunio. Mae hyn yn cynnwys cyngor ar roi mesurau priodol ar waith.

Dylai cyrff llywodraethu drafod risgiau critigol â'r pennaeth mewn modd cefnogol, fel y byddent yn ei wneud fel arfer, yn ogystal ag adolygu'r asesiad risg a'r cynlluniau fel y bo angen.

Dylai’r cyrff llywodraethu benderfynu a ydynt am ddirprwyo’r asesiadau risg i bwyllgor, i lywodraethwyr penodol neu i’r pennaeth. Mae’r awdurdodau lleol ar gael i sicrhau bod proses gadarn yn cael ei defnyddio ac i gynnig cyngor.

Mae’r canllawiau diweddaraf ar asesu risg i’w gweld yma.

A fydd unrhyw gymorth ariannol ar gael i ysgolion gyfrif am y newidiadau sydd eu hangen, gwasanaethau glanhau ychwanegol, ac ati?

Ar 17 Awst, cyhoeddodd Llywodraeth Cymru £264m arall ar gyfer awdurdodau lleol i’w helpu gyda chostau ychwanegol yn sgil Covid 19. Mae’r pecyn diweddaraf hwn yn cynnwys £25m i lanhau ysgolion yn fwy trylwyr hyd ddiwedd Mawrth 2021, er mwyn gofalu eu bod yn llefydd mor ddiogel â phosibl i’n pobl ifanc, ein hathrawon a staff eraill.

Pa gamau y gall cyrff llywodraethu eu cymryd i sicrhau llesiant pennaeth a staff yr ysgol?

Dylai cyrff llywodraethu, yn ogystal â phenaethiaid, fod yn ymwybodol o lesiant y staff i gyd, gan gynnwys y penaethiaid eu hunain, a'r angen i fabwysiadu arferion gweithio hyblyg mewn ffordd sy'n hyrwyddo cydbwysedd da rhwng bywyd a gwaith. Bydd cyrff llywodraethu am gael sicrwydd bod penaethiaid yn rheoli'r llwyth gwaith yn ofalus a'u bod yn ystyried hyn wrth gynllunio adnoddau a'r cwricwlwm, gan gynnwys ystyried a fyddai modd sicrhau adnoddau ychwanegol mewn ffordd ddiogel pe bai angen.

Dylai cadeiryddion gysylltu â phenaethiaid yn rheolaidd er mwyn gweld sut maen nhw a'r staff eraill yn ymdopi a pha gymorth ychwanegol y gallai'r corff llywodraethu ei gynnig iddynt. Gall fod yn ddefnyddiol gofyn cwestiynau fel:

  • Sut rydych chi'n teimlo? Sut gall y corff llywodraethu eich helpu?
  • Ydych chi wedi gofyn i'r awdurdod lleol am gyngor?
  • Sut mae'r dysgwyr yn ymdopi?
  • Beth yw'r prif negeseuon gan y staff? Oes gan yr ysgol ddigon o staff?
  • Sut mae rhieni wedi ymateb i ailagor yr ysgol?
  • Pa fusnes brys yr hoffech chi i'r corff llywodraethu ganolbwyntio arno?

Beth fydd yn digwydd os bydd aelod o staff yr ysgol neu ddisgybl yn dal y coronafeirws?

Mae cyngor manwl ar gael yn y canllawiau gweithredol. I gadarnhau, ni ddylai dysgwyr na staff fynychu'r ysgol o gwbl os byddant:

  • yn teimlo'n anhwylus gydag unrhyw un o'r symptomau a nodwyd sy'n gysylltiedig â COVID-19. Dylent aros gartref a hunanynysu a threfnu prawf COVID-19
  • wedi cael prawf positif am COVID-19
  • yn byw mewn cartref gyda rhywun sydd â symptomau COVID-19 neu sydd wedi cael prawf positif am COVID-19. Rhaid i bob ysgol a lleoliad ddilyn y broses hon a sicrhau bod pob aelod o’r staff yn ymwybodol ohoni.

Sut y gall cyrff llywodraethu ystyried barn staff, rhieni/gofalwyr a'r gymuned leol?

Dylai cyrff llywodraethu fod yn fodlon bod penaethiaid a thîm arwain yr ysgol yn cyfathrebu'n aml ac yn effeithiol â staff, rhieni, gofalwyr a'r gymuned leol, a'u bod yn gwrando ar unrhyw bryderon a allai fod ganddynt am ailagor yr ysgol ac yn ymateb iddynt. Dylai cyrff llywodraethu a phenaethiaid weithio gyda'u hawdurdod lleol i wrando ar unrhyw bryderon lleol a mynd i'r afael â nhw.

Sut y gall cyrff llywodraethu barhau i weithredu'n effeithiol yn ystod y cyfnod hwn?

Mae Llywodraeth Cymru yn gwerthfawrogi'r ffaith bod gan gyrff llywodraethu rôl allweddol i'w chwarae wrth helpu ysgolion drwy gydol y cyfnod hwn ac y bydd angen i benderfyniadau fod yn bragmataidd, yn gymesur ac yn sensitif i amgylchiadau lleol. Mae cyrff llywodraethu yn atebol am eu hysgolion o hyd a dylent gadw mewn cysylltiad â phenaethiaid, a'r penderfyniadau gweithredol pwysig a wneir ganddynt, er mwyn cadw trosolwg strategol o'r ysgol.

Sut y dylai cyrff llywodraethu gyfarfod yn ystod y cyfnod hwn?

Y cyngor ar hyn o bryd yw gweithio gartref os yw’n bosib, ac osgoi ymgynnull dan do. Rydym felly yn cynghori cyrff llywodraethu i wneud trefniadau amgen megis cyfarfod o bell os yw’n bosibl. Rydym wedi rhoi cyfarwyddyd ynghylch aros gartref a chadw draw oddi wrth eraill .

Ond nid oes unrhyw beth yn Rheoliadau Llywodraethu Ysgolion a Gynhelir (Cymru) 2005 sy'n atal corff llywodraethu rhag cynnal cyfarfodydd rhithwir. Cafodd y rheoliadau hyn eu drafftio ar y sail y byddai aelodau cyrff llywodraethu'n bresennol yn gorfforol mewn cyfarfodydd. Er hynny, nid ydynt yn rhwystro aelodau rhag bod yn bresennol o bell.

Lle'n bosibl, dylid defnyddio systemau fideo-gynadledda fel Skype, Zoom o Microsoft Teams am eich bod yn gallu gweld a chlywed yr unigolyn ac felly'n gallu sicrhau bod yr aelodau priodol yn bresennol. Serch hynny, nid yw'r dechnoleg ar gael i bob corff llywodraethu ac felly byddai'n rhaid penderfynu pa mor ymarferol ydyw.

Os ydych chi’n defnyddio llwyfannau fideogynadledda i barhau i gyfarfod fel corff llywodraethu, cofiwch ystyried diogelwch y llwyfan rydych chi’n ei ddefnyddio. Dylech ddarllen y telerau ac amodau preifatrwydd a sicrhau, lle bynnag y bo’n bosib, eich bod yn defnyddio unrhyw nodweddion diogelwch sydd ar gael. Os oes gennych unrhyw bryderon, efallai y byddwch am drafod gyda’ch darparwr neu staff TG i gael cymorth.

Dylai clercod cyrff llywodraethu sicrhau eu bod yn gallu cadw trywydd cyfathrebu ar archwilio clir sy'n egluro pam oedd yn angenrheidiol defnyddio dull amgen o gwrdd yn lle cyfarfodydd a phwyllgorau traddodiadol.

Gallaf eich sicrhau chi na fydd cyrff llywodraethu ysgolion yn cael eu cosbi os na fydd modd cynnal cyfarfodydd.

Ni ddylai llywodraethwyr sydd â phryder iechyd penodol, ac a oedd, felly, yn gwarchod eu hunain yn y cartref hyd at 16 Awst, roi eu hunain mewn perygl o ddal y feirws drwy fynd i gyfarfodydd. Os bydd angen i lywodraethwyr fynd i’r ysgol i gyfarfod â’r pennaeth etc, dylai hynny gael ei drefnu’n ofalus i osgoi unrhyw gysylltiad agos ag eraill, a dylid dilyn arferion hylendid dwylo da.

Sut y dylai cyrff llywodraethu gadw cofnodion o drafodaethau a phenderfyniadau?

Mae'r rheoliadau'n datgan ar hyn o bryd bod yn rhaid cadw cofnodion papur o'r cyfarfodydd, ond ni fydd unrhyw gorff llywodraethu'n cael eu dal i gyfrif am beidio â gwneud hyn yn yr amgylchiadau presennol.

Oherwydd yr amgylchiadau hyn, na welwyd mo'u tebyg o'r blaen, os yw gwneud penderfyniadau dros e-bost yn ei gwneud yn haws i gorff llywodraethu gyflawni ei swyddogaethau craidd, mae hyn yn dderbyniol. Ond rhaid i'r clercod, wrth gwrs, gadw cofnod o unrhyw benderfyniadau a'r drafodaeth a'r pleidleisiau cysylltiedig.

Efallai y gall yr Awdurdodau Lleol eich helpu i ymgymryd â ffyrdd newydd o wneud penderfyniadau a phleidleisio’n electronaidd ac mewn rhith-gyfarfodydd.

Byddwch cystal hefyd â gwneud cynlluniau wrth gefn, rhag ofn na fydd y Cadeirydd, y Dirprwy Gadeirydd neu’r Clerc ar gael. Gallwch ailedrych ar y swyddogaethau yr ydych wedi cytuno i’w dirprwyo er mwyn ei gwneud yn bosibl i nifer is o lywodraethwyr wneud penderfyniadau busnes hanfodol. Gall eich awdurdod lleol eich helpu â hyn.

Byddwch cystal ag ystyried gohirio unrhyw fusnes a all aros. Mae lles y dysgwyr, y staff a holl aelodau cymuned yr ysgol, gan gynnwys y llywodraethwyr, yn fwy pwysig na dim.

Swyddogaethau cyrff llywodraethu

Wrth i ddysgwyr ddychwelyd i’r ysgol ac i’r cyfyngiadau ehangach ar gymdeithas yn gyffredinol lacio’n raddol, mae’n bosibl y bydd yna rywfaint o fusnes o hyd nad yw’n fusnes brys y bydd cyrff llywodraethu am ei ohirio.

Fodd bynnag, rydym yn rhagweld y bydd yn parhau i fod yn bosibl cyflawni’r rhestr isod o swyddogaethau cyrff llywodraethu yn y rhan fwyaf o achosion:

  • Penderfyniadau busnes hanfodol (ee cymeradwyo’r gyllideb, cadarnhau penodiadau i dîm arweinyddiaeth yr ysgol).
  • Monitro sut mae’r ysgol yn parhau i ddarparu gofal i blant sy’n agored i niwed a phlant gweithwyr allweddol, ac asesu a chofnodi risgiau cysylltiedig.
  • Cefnogi’r pennaeth i reoli busnes dydd i ddydd yr ysgol a bod wrth law i drafod unrhyw broblemau.
  • Monitro unrhyw broblemau sy’n deillio o’r modd y mae’r adeilad a thir yr ysgol yn cael eu defnyddio ar hyn o bryd.
  • Monitro llesiant a lles disgyblion, staff a rhanddeiliaid. 
  • Adrodd yn ôl ar unwaith i’r awdurdod lleol am unrhyw broblemau ynghylch cynnal y gwaith hwn, i gael help a chyngor.   

Pa rai o swyddogaethau cyffredinol y cyrff llywodraethu ddylai barhau?

Er bod ysgolion am ailagor ym mis Medi, bydd llawer o’u gweithgareddau arferol yn digwydd mewn ffordd reit wahanol. Nid yw hynny’n golygu bod swyddogaeth y corff llywodraethu o ran monitro’r ysgol wedi diflannu, ond efallai y bydd yn teimlo’n wahanol. Mae’n dal i fod yn ofynnol i gyrff llywodraethu fonitro’r canlynol:

  • diogelu
  • iechyd a diogelwch
  • llesiant penaethiaid a staff

Efallai na fydd gan gyrff llywodraethu gymaint o wybodaeth fanwl ynghylch eu hysgolion ag y byddent yn ei ddisgwyl yn arferol. Mae’n bwysig cadw cysylltiad â’r pennaeth serch hynny, er mwyn sicrhau bod anghenion llesiant yn cael eu diwallu.

Pa gefnogaeth unigryw y gall cyrff llywodraethu ysgolion ffederal ei chynnig yn ystod y cyfnod hwn?

Ystyriwch a oes modd sefydlu dull penodol, ffederal o weithredu o ran ailagor eich ysgolion. Gall eich awdurdod lleol eich helpu i edrych ar y posibiliadau ar gyfer rhannu staff/ adnoddau/adeiladau ar draws y ffederasiwn.

Sut all cyrff llywodraethu bennu cyllideb eu hysgol?  

Rydym yn disgwyl bod llawer iawn o'r gwaith paratoi ar gyfer pennu cyllidebau eisoes wedi'i wneud. Gyda'r dealltwriaeth bod y pandemig coronafeirws wedi effeithio ar rywfaint o’r gwaith hwn, dylai cyrff llywodraethu barhau i allu gweithredu i safon ofynnol gyda chymorth eu hawdurdod lleol.

Sut all cyrff llywodraethu reoli problemau staffio?

Wrth fynd ati i reoli materion sy’n ymwneud â staff ysgolion, rhaid i gyrff llywodraethu sicrhau eu bod yn cydymffurfio â chyfraith cyflogaeth. Nid yw cyfraith cyflogaeth wedi’i datganoli. Dylai fod gan gyrff llywodraethu chwilio am eu cyngor cyfreithiol eu hunain pan fo’i angen.

Faint o adroddiad blynyddol y llywodraethwyr i rieni y dylid ei gyhoeddi?

Bydd yn ofynnol o hyd i Lywodraethwyr Ysgol gynhyrchu adroddiad blynyddol. Ni fydd y gofynion i adrodd ar berfformiad, absenoldeb a thargedau ysgolion yn yr adroddiad blynyddol yn berthnasol eleni.

Rydym wedi atal Rheoliadau Targedau Perfformiad ac Absenoldeb Ysgolion (Cymru) 2011. Mae hyn yn golygu na fydd yn ofynnol i ysgolion adrodd ar dargedau mewn perthynas â pherfformiad neu absenoldeb ar gyfer blwyddyn academaidd 2019/20, neu eu gosod ar gyfer blwyddyn academaidd 2020/21 (ac ni fydd yn ofynnol i awdurdodau lleol awdurdodi targedau). Ni fydd angen cyhoeddi targedau eraill, megis y rhai a osodwyd dros dro mewn blynyddoedd blaenorol, mewn unrhyw gynlluniau neu adroddiadau newydd ysgol (e.e. Cynlluniau Datblygu Ysgol neu Adroddiadau Llywodraethwyr).

Pa ddata fydd ar gael i ysgolion eleni?

Rydym wedi canslo'r holl gasgliadau data statudol a oedd i fod i ddigwydd cyn gwyliau'r haf ac nad ydynt wedi dechrau eto. Bydd y trefniadau arferol ar gyfer adrodd ar fesurau perfformiad Cyfnod Allweddol 4 ac ôl-16 yn cael eu hatal ar gyfer eleni, ac rydym hefyd wrthi'n ystyried y trefniadau cysylltiedig a'r gofynion statudol sy'n dibynnu ar y data hyn.

Sut all cyrff llywodraethu gyhoeddi prosbectws yr ysgol eleni?

Mae'n ofynnol o hyd i ysgolion gynhyrchu prosbectws ysgol ac i awdurdodau lleol  gynhyrchu prosbectws cyfansawdd. Er ei bod yn bwysig bod rhieni a rhanddeiliaid eraill yn parhau i gael gwybodaeth, bydd y rheoliadau’n cael eu haddasu i sail ‘ymdrechion rhesymol’ i ddarparu hyblygrwydd o ran cynnwys. Bydd hyn yn cynnwys dileu’r gofynion statudol cyfredol i adrodd ar berfformiad ysgolion (a gyhoeddir ar DEWi) ac ar absenoldebau.

Sut all llywodraethwyr barhau i ymgymryd â hyfforddiant gorfodol os nad ydynt yn cwrdd wyneb yn wyneb?

Mae nifer o awdurdodau lleol a rhai consortia rhanbarthol yn cynnig hyfforddiant ar-lein i lywodraethwyr. Os nad yw hyn ar gael yn eich ardal chi, rydym yn eich cynghori i holi eich awdurdod lleol.

A ddylai pwyllgorau barhau i gyfarfod?

Erbyn hyn, bydd llawer o gyrff llywodraethu a phwyllgorau wedi cyfarfod o bell. Dylai cyrff llywodraethu barhau i drefnu cyfarfodydd pwyllgor mewn ffordd bragmataidd. Dylai clercod gofnodi pob achos lle na ellir cynnal cyfarfod pwyllgor a'r rhesymau dros y penderfyniad hwnnw. Bydd angen ystyried argaeledd llywodraethwyr er mwyn sicrhau bod cyfarfodydd pwyllgor yn gwneud cworwm. Mae awdurdodau lleol wrth law i gynghori a helpu i flaenoriaethu busnes brys.

A ellir recriwtio a phenodi llywodraethwyr newydd o hyd?

Gellir recriwtio llywodraethwyr o hyd a gellir cynnal trafodaethau rhithwir â'r rhai sydd â diddordeb. Bydd dal i fod angen gwiriadau gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, lle bo angen.

Ceir ethol rhieni/athrawon/staff cyn belled ag y gellir gwneud hynny’n ddiogel. Dylai cyrff llywodraethu drefnu etholiadau mewn ffordd bragmataidd a cheisio cymorth eu hawdurdod lleol i wneud hynny.

Gellir ethol cadeirydd ac is-gadeirydd yn rhithwir, ar yr amod y gellir cynnal pleidlais breifat, os bydd mwy nag un ymgeisydd. Efallai y gall eich awdurdod lleol eich helpu gyda'r broses hon gan ddefnyddio adnoddau fideogynadledda.

Sut all cyrff llywodraethu newid amserau sesiynau ysgol?

Mae hysbysiad datgymhwyso dros dro wedi’i gyhoeddi mewn perthynas â rhannau o Reoliadau Newid Amserau Sesiynau Ysgolion (Cymru) 2009. Daw i rym o 1 Medi am 30 diwrnod, ac yna caiff ei adolygu.

Mae hyn yn golygu y ceir newid amserau dechrau a diwedd y diwrnod ysgol, yn ogystal ag egwyliau cinio, heb fod angen ymgynghori yn gyntaf neu roi rhybudd, a hynny er mwyn cynyddu gweithgarwch yn ystod pandemig y coronafeirws yn unig.

Gall newid amserau dechrau a diwedd y diwrnod amharu ar drefniadau rhieni sy’n gweithio. Yn ogystal, gall cwtogi ar egwyl effeithio’n andwyol ar ddysgwyr, yn enwedig os yw’r amser sydd ganddynt i fwyta yn cael ei gyfyngu. Dylai cyrff llywodraethu sicrhau eu bod yn ystyried yn ofalus yr effaith ar ddysgwyr a rhieni wrth wneud newidiadau o’r fath. Dylid ystyried hefyd effaith unrhyw newidiadau ar drefniadau cludo dysgwyr i’r ysgol.

Wrth wneud newidiadau hirdymor i amserau sesiynau ysgol nad ydynt yn gysylltiedig â phandemig y coronafeirws, rhaid dilyn y gweithdrefnau ymgynghori a rhybudd a nodir yn Rheoliadau Newid Amserau Sesiynau Ysgolion (Cymru) 2009.

Sut dylai cyrff llywodraethu gynnal gwrandawiadau fel cwynion ffurfiol ac adolygu gwaharddiadau?

Efallai y bydd yn bosibl eu cynnal drwy ddefnyddio technoleg i gynnal cyfarfodydd rhithwir, lle y gall hynny hwyluso’r broses a lle mae pawb yn cytuno bod hynny’n briodol ac yn angenrheidiol. Cofiwch y dylid delio â chwynion cyn gynted â phosibl a, lle mae angen oedi, dylid hysbysu'r achwynydd.

Sut dylai cyrff llywodraethu reoli’r broses o recriwtio pennaeth?

Mae’n bosibl y bydd oedi yn y broses o recriwtio penaethiaid a fyddai’n dechrau ar eu swyddi newydd yn 2020. Bydd eich awdurdod lleol yn gallu rhoi cyngor ichi ar sut i ymdrin â’r broses yn yr amgylchiadau presennol.

Awgrymiadau ar gyfer cyfarfodydd rhithwir cyrff llywodraethu

Dewiswch blatfform ar gyfer eich cyfarfodydd rhithwir   

Bydd eisiau i Glerc a Chadeirydd y corff llywodraethu drafod opsiynau ac mae’n bosibl y bydd angen rhoi prawf ar offer fel Skype, Zoom neu MS Teams. Mae’n bosibl y bydd problemau’n codi ynghylch cysylltedd â’r rhyngrwyd ac efallai y gellir eu datrys drwy gyfyngu defnyddio fideo i’r sawl sy’n siarad yn unig. Fodd bynnag, bydd angen sicrwydd ar y Clerc ei fod yn gallu cadw cofnod cywir o’r holl fusnes a drafodir yn rhithwir. Rhaid i bob un o’r partïon gytuno ar sut y bydd y cyfarfod yn gweithio.

Rhowch y platfform ar brawf a darparwch gyfarwyddiadau

Mae’n arfer da treialu platfform y cyfarfod cyn cynnal y cyfarfod go iawn. Bydd y Clerc a’r Cadeirydd eisiau sicrhau bod yr offer yn gweithio gystal â phosibl cyn ei ddefnyddio o ddifrif mewn cyfarfod iawn. Dylai’r Clerc ysgwyddo’r cyfrifoldeb dros ddosbarthu cyfarwyddiadau ar gyfer defnyddio’r offer cynnal cyfarfod rhithwir, fel rhan o’i ddyletswydd i alw’r cyfarfod ac i rannu papurau’r agenda.

Paratoi cyn y cyfarfod

Fel yn achos pob cyfarfod corff llywodraethu, bydd y Clerc a’r Cadeirydd eisiau gwneud amser i drafod beth sydd ar agenda’r cyfarfod rhithwir, faint o amser y mae ei angen ar gyfer pob eitem, cwestiynau tebygol, penderfyniadau gofynnol a chanlyniadau.

Ystyriwch bennu rheolau ar gyfer y cyfarfod, fel ymuno â’r cyfarfod yn brydlon, cadw at yr agenda a’i gwneud yn bosibl i bawb gymryd rhan. Bydd hyn hefyd yn helpu’r cyfarfod i redeg yn esmwyth a bydd pob parti yn deall y diben.

Mae'n bwysig sicrhau hefyd y gall llywodraethwyr ymuno â chyfarfodydd mewn man preifat lle na all neb arall glywed trafodaethau sensitif. Dylai clercod bob amser gadarnhau hyn gyda phawb sy'n bresennol yn y cyfarfod.

Cadw cofnodion cywir

Fel yng nghyfarfodydd arferol y corff llywodraethu, bydd y Clerc a’r Cadeirydd yn sicrhau bod trafodaethau a phenderfyniadau yn cael eu cofnodi’n gywir.

Dylid cynnwys gohebiaeth electronig arall yn y cofnodion hefyd, fel trafodaethau ar e-bost a phenderfyniadau a wneir ar e-bost. Efallai y bydd hyn yn ddefnyddiol o ran lleihau’r angen am gadw cofnodion maith, manwl.

Gwerthuso a newid trywydd os oes angen 

Peidiwch â synnu os nad yw eich cyfarfod cyntaf yn mynd yn berffaith. Ewch yn ôl at awgrymiadau cynharach a meddyliwch sut y gallai ceisio gwneud rhywbeth mewn dull ychydig yn wahanol wella’r cyfarfod. Mae’n bosibl y byddai cam mor syml â chael agenda byrrach, sy’n canolbwyntio ar rai materion, yn talu ar ei ganfed.