Neidio i'r prif gynnwy

Sut bydd cyrff llywodraethu yn gweithredu tra bod ysgolion ar gau yn ystod y pandemig.

Cyhoeddwyd gyntaf:
2 Ebrill 2020
Diweddarwyd ddiwethaf:

Cyhoeddodd y Gweinidog Addysg, Kirsty Williams AS, ar 3 Mehefin y byddai ysgolion yn cynyddu eu gweithrediadau o 29 Mehefin tan 24 Gorffennaf, er mwyn rhoi cyfle i bob dysgwr 'ailgydio, dal i fyny a pharatoi ar gyfer yr haf a mis Medi'.

Yn dilyn y cyhoeddiad, mae canllawiau ar ddysgu a chanllawiau gweithredol manwl i ysgolion ar gael drwy'r dolenni canlynol.

Pwy sy'n penderfynu a fydd ysgol yn ailagor ar 29 Mehefin?

Penaethiaid, gyda chymorth eu corff llywodraethu a'u hawdurdod lleol, fydd yn bennaf gyfrifol am benderfynu a ddylai eu hysgolion ailagor. Hoffai'r Gweinidog Addysg weld pob dysgwr yn cael y cyfle i dreulio rhywfaint o amser yn ei ysgol ei hun a chael cyswllt â'i athrawon ei hun yn ystod yr wythnosau rhwng 29 Mehefin a gwyliau'r haf.

Dylai penaethiaid, cyrff llywodraethu ac awdurdodau lleol gydweithio i wneud y cynlluniau a'r penderfyniadau sy'n gweddu orau i'w hamgylchiadau lleol ac anghenion eu holl ddysgwyr. Rhaid i ddiogelwch a llesiant y disgyblion a'r staff fod yn ganolog i'r holl benderfyniadau a wneir.

Wrth i sefyllfa'r Coronafeirws newid, bydd angen i unrhyw benderfyniadau a wneir gael eu hadolygu'n gyson a dylid eu monitro'n drylwyr ac yn aml.

Ar gyfer y rhan fwyaf o ddisgyblion, bydd angen defnyddio dulliau dysgu cyfunol a fydd yn cynnwys amser cyswllt yn yr ysgol, ynghyd â dysgu o bell yn y cartref. Ceir rhagor o wybodaeth am hyn yn y canllawiau ar ddysgu i ysgolion a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cymru ar 10 Mehefin.

Beth yw rôl corff llywodraethu yn y broses o agor ysgol yn ehangach?

Mae'r corff llywodraethu yn gyfrifol am ei ysgol ar lefel strategol ond mae gan benaethiaid gyfrifoldebau dirprwyedig am reoli eu hysgol yn weithredol o ddydd i ddydd. Bydd angen i gyrff llywodraethu fod yn ymwybodol o benderfyniadau gweithredol y pennaeth, a dylent fod yn sicr bod asesiad risg digonol wedi cael ei gynnal a bod mesurau diogelu ar waith i leihau'r risgiau i blant, pobl ifanc a staff. Yn ymarferol, rydym yn disgwyl i benaethiaid a chyrff llywodraethu gydweithio er mwyn penderfynu sut y gall ysgolion ymestyn eu darpariaeth i fwy o ddisgyblion.

Dylai pob ysgol gydweithio â'i hawdurdod lleol a, lle y bo'n briodol, awdurdod esgobaethol er mwyn sicrhau bod y gwasanaethau y bydd eu hangen arni i weithredu ar gael.

Sut y dylai corff llywodraethu gyfrannu at asesiad risg a chynlluniau ysgol ar gyfer paratoi i agor yn ehangach?

Dylai cyrff llywodraethu fod yn sicr bod y pennaeth wedi ystyried y canllawiau gweithredol manwl a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cymru ar 10 Mehefin wrth baratoi a chynllunio. Mae hyn yn cynnwys cyngor ar roi mesurau priodol ar waith, fel dosbarthiadau llai o faint a mesurau cadw pellter cymdeithasol.

Dylai cyrff llywodraethu drafod risgiau critigol â'r pennaeth mewn modd cefnogol, fel y byddent yn ei wneud fel arfer, yn ogystal ag adolygu'r asesiad risg a'r cynlluniau fel y bo angen. Bydd awdurdodau lleol yn ffynhonnell wych o wybodaeth a chymorth ar gyfer y broses asesu risg.

Dylai’r cyrff llywodraethu benderfynu a ydynt am ddirprwyo’r asesiadau risg i bwyllgor, i lywodraethwyr penodol neu i’r pennaeth. Mae’r awdurdodau lleol ar gael i sicrhau bod proses gadarn yn cael ei defnyddio ac i gynnig cyngor.

A fydd unrhyw gymorth ariannol ar gael i ysgolion gyfrif am y newidiadau sydd eu hangen, gwasanaethau glanhau ychwanegol, ac ati?

Mae £110 miliwn ar gael i gwrdd â chostau ychwanegol y mae ALlau yn eu hwynebu sy'n ymwneud â COVID-19, mae hyn yn cynnwys prynu cynhyrchion hylendid a glanhau. Byddwn yn parhau i weithio gydag ALlau i sicrhau bod ysgolion yn cael eu cefnogi.

Pa gamau y gall cyrff llywodraethu eu cymryd i sicrhau llesiant pennaeth a staff yr ysgol?

Dylai cyrff llywodraethu, yn ogystal â phenaethiaid, fod yn ymwybodol o lesiant y staff i gyd, gan gynnwys y penaethiaid eu hunain, a'r angen i fabwysiadu arferion gweithio hyblyg mewn ffordd sy'n hyrwyddo cydbwysedd da rhwng bywyd a gwaith. Bydd cyrff llywodraethu am gael sicrwydd bod penaethiaid yn rheoli'r llwyth gwaith yn ofalus a'u bod yn ystyried hyn wrth gynllunio adnoddau a'r cwricwlwm, gan gynnwys ystyried a fyddai modd sicrhau adnoddau ychwanegol mewn ffordd ddiogel pe bai angen.

Dylai cadeiryddion gysylltu â phenaethiaid yn rheolaidd er mwyn gweld sut maen nhw a'r staff eraill yn ymdopi a pha gymorth ychwanegol y gallai'r corff llywodraethu ei gynnig iddynt. Gall fod yn ddefnyddiol gofyn cwestiynau fel:

  • Sut rydych chi'n teimlo? Sut gall y corff llywodraethu eich helpu?
  • Ydych chi wedi gofyn i'r awdurdod lleol am gyngor?
  • Sut mae'r dysgwyr yn ymdopi? Oes deunyddiau dysgu o bell ar gael i gefnogi trefniadau dysgu cyfunol?
  • Beth yw'r prif negeseuon gan y staff? Oes gan yr ysgol ddigon o staff?
  • Ydy nifer y plant sy'n mynychu'r ysgol yn cyd-fynd â'ch disgwyliadau? Ydych chi'n poeni am unrhyw ddysgwyr neu grwpiau penodol?
  • Sut mae rhieni wedi ymateb i ailagor yr ysgol?
  • Pa fusnes brys yr hoffech chi i'r corff llywodraethu ganolbwyntio arno?

Beth yw rôl cyrff llywodraethu mewn perthynas â disgyblion sydd dan anfantais ac sy'n agored i niwed?

Dylai plant a phobl ifanc sy'n agored i niwed ym mhob grŵp blwyddyn gael y cyfle i fynychu eu hysgol eu hunain. Dylai ysgolion barhau i wneud eu gorau i gynyddu nifer y plant hyn sy'n mynychu, os yw'n briodol iddynt wneud hynny. Dylai cyrff llywodraethu barhau i helpu'r pennaeth i annog plant a phobl ifanc sy'n agored i niwed i fynychu'r ysgol.

Dylai ysgolion sicrhau bod plant dan anfantais yn cael cymorth i ddysgu. Fel rhan o'r rhaglen ‘Cadw'n Ddiogel. Dal Ati i Ddysgu’ mae Llywodraeth Cymru yn gweithio gydag awdurdodau lleol i helpu dysgwyr sydd wedi'u hallgáu'n ddigidol yn ystod y pandemig, drwy roi dyfeisiau ysgol wedi'u haddasu iddynt a chysylltedd 4G MiFi lle bo angen.

Beth fydd yn digwydd os bydd aelod o staff yr ysgol neu ddisgybl yn dal y coronafeirws?

Mae cyngor manwl ar gael yn y canllawiau gweithredol. I gadarnhau, ni ddylai dysgwyr na staff fynychu'r ysgol o gwbl os byddant:

  • yn teimlo'n anhwylus, os bydd ganddynt unrhyw un o'r tri symptom a nodwyd sy'n gysylltiedig â COVID-19 (peswch cyson newydd, tymheredd uchel neu golli synnwyr arogleuo neu flasu) neu os byddant wedi cael prawf positif am COVID-19 yn ystod y 7 diwrnod diwethaf
  • yn byw mewn cartref gyda rhywun sydd â symptomau COVID-19 neu sydd wedi cael prawf positif am COVID-19 yn ystod y 14 diwrnod diwethaf

Sut y gall cyrff llywodraethu ystyried barn staff, rhieni/gofalwyr a'r gymuned leol?

Dylai cyrff llywodraethu fod yn fodlon bod penaethiaid a thîm arwain yr ysgol yn cyfathrebu'n aml ac yn effeithiol â staff, rhieni, gofalwyr a'r gymuned leol, a'u bod yn gwrando ar unrhyw bryderon a allai fod ganddynt am agor yr ysgol ymhellach ac yn ymateb iddynt. Dylai cyrff llywodraethu a phenaethiaid weithio gyda'u hawdurdod lleol i wrando ar unrhyw bryderon lleol a mynd i'r afael â nhw.

Sut y gall cyrff llywodraethu barhau i weithredu'n effeithiol yn ystod y cyfnod hwn?

Mae Llywodraeth Cymru yn gwerthfawrogi'r ffaith bod gan gyrff llywodraethu rôl allweddol i'w chwarae wrth helpu ysgolion drwy gydol y cyfnod hwn ac y bydd angen i benderfyniadau fod yn bragmataidd, yn gymesur ac yn sensitif i amgylchiadau lleol. Mae cyrff llywodraethu yn atebol am eu hysgolion o hyd a dylent gadw mewn cysylltiad â phenaethiaid, a'r penderfyniadau gweithredol pwysig a wneir ganddynt, er mwyn cadw trosolwg strategol o'r ysgol.

Sut y dylai cyrff llywodraethu gyfarfod yn ystod y cyfnod hwn?

Yn unol â chanllawiau Iechyd Cyhoeddus Cymru, rhaid osgoi unrhyw gyswllt dianghenraid ag eraill er mwyn atal COVID-19 rhag lledaenu. Dyma pam rydym wedi rhoi cyfarwyddyd clir ynghylch hunanynysu, ynysu aelwydydd a chadw pellter cymdeithasol. Felly, rydym yn cynghori cyrff cyhoeddus i beidio â chwrdd wyneb yn wyneb, ond yn hytrach i ddefnyddio trefniadau amgen yn lle.

Ond nid oes unrhyw beth yn Rheoliadau Llywodraethu Ysgolion a Gynhelir (Cymru) 2005 sy'n atal corff llywodraethu rhag cynnal cyfarfodydd rhithwir. Cafodd y rheoliadau hyn eu drafftio ar y sail y byddai aelodau cyrff llywodraethu'n bresennol yn gorfforol mewn cyfarfodydd. Er hynny, nid ydynt yn rhwystro aelodau rhag bod yn bresennol o bell.

Lle'n bosibl, dylid defnyddio systemau fideo-gynadledda fel Skype, Zoom o Microsoft Teams am eich bod yn gallu gweld a chlywed yr unigolyn ac felly'n gallu sicrhau bod yr aelodau priodol yn bresennol. Serch hynny, nid yw'r dechnoleg ar gael i bob corff llywodraethu ac felly byddai'n rhaid penderfynu pa mor ymarferol ydyw.

Os ydych chi’n defnyddio llwyfannau fideogynadledda i barhau i gyfarfod fel corff llywodraethu, cofiwch ystyried diogelwch y llwyfan rydych chi’n ei ddefnyddio. Dylech ddarllen y telerau ac amodau preifatrwydd a sicrhau, lle bynnag y bo’n bosib, eich bod yn defnyddio unrhyw nodweddion diogelwch sydd ar gael. Os oes gennych unrhyw bryderon, efallai y byddwch am drafod gyda’ch darparwr neu staff TG i gael cymorth.

Dylai clercod cyrff llywodraethu sicrhau eu bod yn gallu cadw trywydd cyfathrebu ar archwilio clir sy'n egluro pam oedd yn angenrheidiol defnyddio dull amgen o gwrdd yn lle cyfarfodydd a phwyllgorau traddodiadol.

Gallaf eich sicrhau chi na fydd cyrff llywodraethu ysgolion yn cael eu cosbi os na fydd modd cynnal cyfarfodydd.

Yn arbennig, ni ddylai llywodraethwyr sy’n gwarchod eu hunain yn y cartref roi eu hunain mewn perygl o ddal y feirws drwy fynd i gyfarfodydd. Os bydd angen i lywodraethwyr fynd i’r ysgol i gyfarfod â’r pennaeth etc. mewn grwpiau bach, dylai hynny gael ei drefnu’n ofalus i osgoi unrhyw gysylltiad agos ag eraill, a dylid dilyn arferion hylendid dwylo da.

Sut y dylai cyrff llywodraethu gadw cofnodion o drafodaethau a phenderfyniadau?

Mae'r rheoliadau'n datgan ar hyn o bryd bod yn rhaid cadw cofnodion papur o'r cyfarfodydd, ond ni fydd unrhyw gorff llywodraethu'n cael eu dal i gyfrif am beidio â gwneud hyn yn yr amgylchiadau presennol.

Oherwydd yr amgylchiadau hyn, na welwyd mo'u tebyg o'r blaen, os yw gwneud penderfyniadau dros e-bost yn ei gwneud yn haws i gorff llywodraethu gyflawni ei swyddogaethau craidd, mae hyn yn dderbyniol. Ond rhaid i'r clercod, wrth gwrs, gadw cofnod o unrhyw benderfyniadau a'r drafodaeth a'r pleidleisiau cysylltiedig.

Efallai y gall yr Awdurdodau Lleol eich helpu i ymgymryd â ffyrdd newydd o wneud penderfyniadau a phleidleisio’n electronaidd ac mewn rhith-gyfarfodydd.

Byddwch cystal hefyd â gwneud cynlluniau wrth gefn, rhag ofn na fydd y Cadeirydd, y Dirprwy Gadeirydd neu’r Clerc ar gael yn ystod y cyfnod hwn. Gallwch ailedrych ar y swyddogaethau yr ydych wedi cytuno i’w dirprwyo er mwyn ei gwneud yn bosibl i nifer is o lywodraethwyr wneud penderfyniadau busnes hanfodol. Gall eich awdurdod lleol eich helpu â hyn.

Byddwch cystal ag ystyried gohirio unrhyw fusnes a all aros. Mae lles y dysgwyr, y staff a holl aelodau cymuned yr ysgol, gan gynnwys y llywodraethwyr, yn fwy pwysig na dim.

Swyddogaethau cyrff llywodraethu

Beth sy’n cyfrif fel busnes brys o ran cyrff llywodraethol yn y cyfnod hwn?

Rydym yn rhagweld y bydd yn parhau i fod yn bosibl cyflawni’r rhestr isod o swyddogaethau cyrff llywodraethu yn y rhan fwyaf o achosion:

  • Penderfyniadau busnes hanfodol (ee cymeradwyo’r gyllideb, cadarnhau penodiadau i dîm arweinyddiaeth yr ysgol).
  • Monitro sut mae’r ysgol yn parhau i ddarparu gofal i blant sy’n agored i niwed a phlant gweithwyr allweddol, ac asesu a chofnodi risgiau cysylltiedig.
  • Cefnogi’r pennaeth i reoli busnes dydd i ddydd yr ysgol a bod wrth law i drafod unrhyw broblemau.
  • Monitro unrhyw broblemau sy’n deillio o’r modd y mae’r adeilad a thir yr ysgol yn cael eu defnyddio ar hyn o bryd.
  • Cefnogi’r pennaeth a’r staff addysgu i roi cyngor i rieni a gofalwyr i’w helpu i addysgu eu plant yn eu cartrefi.
  • Monitro llesiant a lles disgyblion, staff a rhanddeiliaid. 
  • Adrodd yn ôl ar unwaith i’r awdurdod lleol am unrhyw broblemau ynghylch cynnal y gwaith hwn, i gael help a chyngor.   

Pa rai o swyddogaethau cyffredinol y cyrff llywodraethu ddylai barhau?

Am y tro, bydd y rhan fwyaf o weithgareddau arferol yr ysgol wedi dod i ben neu’n digwydd mewn ffordd wahanol iawn. Nid yw hynny’n golygu bod swyddogaeth y corff llywodraethu o ran monitro’r ysgol wedi diflannu’n llwyr, ond bydd o reidrwydd yn teimlo’n wahanol.  Bydd yn parhau i fod yn ofynnol i gyrff llywodraethu fonitro’r canlynol:

  • diogelu
  • iechyd a diogelwch
  • llesiant penaethiaid a staff

Ni fydd ar gyrff llywodraethu angen cymaint o wybodaeth fanwl ynghylch eu hysgolion ag y byddent yn disgwyl ei chael yn arferol. Mae’n bwysig cadw cysylltiad â’r pennaeth serch hynny, er mwyn sicrhau bod anghenion llesiant yn cael eu diwallu.

Pa gefnogaeth unigryw y gall cyrff llywodraethu ysgolion ffederal ei chynnig yn ystod y cyfnod hwn?

Ystyriwch a oes modd sefydlu dull penodol, ffederal o weithredu o ran y coronafeirws. Gall eich awdurdod lleol eich helpu i edrych ar y posibiliadau ar gyfer rhannu staff/ adnoddau/adeiladau ar draws y ffederasiwn.

Sut all cyrff llywodraethu bennu cyllideb eu hysgol?  

Rydym yn disgwyl bod llawer iawn o'r gwaith paratoi ar gyfer pennu cyllidebau eisoes wedi'i wneud. Gyda'r dealltwriaeth bod y pandemig coronafeirws wedi effeithio ar rywfaint o’r gwaith hwn, dylai cyrff llywodraethu barhau i allu gweithredu i safon ofynnol gyda chymorth eu hawdurdod lleol.

Sut all cyrff llywodraethu reoli problemau staffio?

Wrth fynd ati i reoli materion sy’n ymwneud â staff ysgolion, rhaid i gyrff llywodraethu sicrhau eu bod yn cydymffurfio â chyfraith cyflogaeth. Nid yw cyfraith cyflogaeth wedi’i datganoli. Dylai fod gan gyrff llywodraethu chwilio am eu cyngor cyfreithiol eu hunain pan fo’i angen.

Faint o adroddiad blynyddol y llywodraethwyr i rieni y dylid ei gyhoeddi?

Bydd yn ofynnol o hyd i Lywodraethwyr Ysgol gynhyrchu adroddiad blynyddol. Ni fydd y gofynion i adrodd ar berfformiad, absenoldeb a thargedau ysgolion yn yr adroddiad blynyddol yn berthnasol eleni.

Rydym hefyd yn atal Rheoliadau Targedau Perfformiad ac Absenoldeb Ysgolion (Cymru) 2011. Mae hyn yn golygu na fydd yn ofynnol i ysgolion adrodd ar dargedau mewn perthynas â pherfformiad neu absenoldeb ar gyfer blwyddyn academaidd 2019/20, neu eu gosod ar gyfer blwyddyn academaidd 2020/21 (ac ni fydd yn ofynnol i awdurdodau lleol awdurdodi targedau). Ni fydd angen cyhoeddi targedau eraill, megis y rhai a osodwyd dros dro mewn blynyddoedd blaenorol, mewn unrhyw gynlluniau neu adroddiadau newydd ysgol (e.e. Cynlluniau Datblygu Ysgol neu Adroddiadau Llywodraethwyr).

Pa ddata fydd ar gael i ysgolion eleni?

Rydym wedi canslo'r holl gasgliadau data statudol a oedd i fod i ddigwydd cyn gwyliau'r haf ac nad ydynt wedi dechrau eto. Bydd y trefniadau arferol ar gyfer adrodd ar fesurau perfformiad Cyfnod Allweddol 4 ac ôl-16 yn cael eu hatal ar gyfer eleni, ac rydym hefyd wrthi'n ystyried y trefniadau cysylltiedig a'r gofynion statudol sy'n dibynnu ar y data hyn.

Sut all cyrff llywodraethu gyhoeddi prosbectws yr ysgol eleni?

Mae'n ofynnol o hyd i ysgolion gynhyrchu prosbectws ysgol ac i awdurdodau lleol  gynhyrchu prosbectws cyfansawdd. Er ei bod yn bwysig bod rhieni a rhanddeiliaid eraill yn parhau i gael gwybodaeth, bydd y rheoliadau’n cael eu haddasu i sail ‘ymdrechion rhesymol’ i ddarparu hyblygrwydd o ran cynnwys. Bydd hyn yn cynnwys dileu’r gofynion statudol cyfredol i adrodd ar berfformiad ysgolion (a gyhoeddir ar DEWi) ac ar absenoldebau.

Sut all llywodraethwyr barhau i ymgymryd â hyfforddiant gorfodol pan nad ydynt yn gallu cwrdd wyneb yn wyneb?

Mae nifer o awdurdodau lleol a rhai consortia rhanbarthol yn cynnig hyfforddiant ar-lein i lywodraethwyr. Os nad yw hyn ar gael yn eich ardal chi, rydym yn eich cynghori i feddwl yn ofalus pa hyfforddiant sy’n hanfodol ar hyn o bryd a chymryd hyn i ystyriaeth er mwyn cyfyngu ar yr angen i atal llywodraethwyr lle na fu’n bosibl gwneud yr hyfforddiant.

A ddylai pwyllgorau barhau i gyfarfod yn ystod y cyfnod hwn?

Dylai cyrff llywodraethu ymdrin ag unrhyw fusnes brys mewn ffordd bragmataidd ac asesu a fyddai'n rhesymol cynnal cyfarfodydd pwyllgor rhithwir.  Dylai clercod gofnodi pob achos lle na ellir cynnal cyfarfod pwyllgor a'r rhesymau dros y penderfyniad hwnnw. Bydd angen ystyried argaeledd llywodraethwyr er mwyn sicrhau bod cyfarfodydd pwyllgor yn gwneud cworwm. Mae awdurdodau lleol wrth law i gynghori a helpu i flaenoriaethu busnes brys.

A ellir recriwtio a phenodi llywodraethwyr newydd o hyd?

Gellir recriwtio llywodraethwyr o hyd a gellir cynnal trafodaethau rhithwir â'r rhai sydd â diddordeb. Bydd dal i fod angen gwiriadau gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.

Ar hyn o bryd, efallai na fydd yn ymarferol nac yn bosibl cynnal etholiadau ar gyfer llywodraethwyr o blith y rhieni/athrawon/staff. Er mwyn osgoi gadael bylchau mewn cyrff llywodraethu, os yw'n bosibl ac os bydd y corff llywodraethu cyfan yn cytuno, dylai'r llywodraethwyr hyn barhau yn y rôl nes y gellir cynnal etholiadau pan fydd y sefyllfa'n normaleiddio.

Gellir ethol cadeirydd ac is-gadeirydd yn rhithwir, ar yr amod y gellir cynnal pleidlais breifat, os bydd mwy nag un ymgeisydd. Efallai y gall eich awdurdod lleol eich helpu gyda'r broses hon gan ddefnyddio adnoddau fideogynadledda.

Sut all cyrff llywodraethu newid amserau sesiynau ysgol?

Mae angen ymgynghori â rhanddeiliaid allweddol er mwyn newid amserau sesiynau ysgol. Nid yw hyn bosibl nac yn ymarferol ar hyn o bryd, ac felly rydym yn cynghori bod newidiadau i amserau sesiynau ysgol yn cael eu hoedi nes bod modd cynnal proses ymgynghori briodol.

Sut dylai cyrff llywodraethu gynnal gwrandawiadau fel cwynion ffurfiol ac adolygu gwaharddiadau?

Efallai y bydd yn bosibl eu cynnal drwy ddefnyddio technoleg i gynnal cyfarfodydd rhithwir, lle y gall hynny hwyluso’r broses a lle mae pawb yn cytuno bod hynny’n briodol ac yn angenrheidiol. Cofiwch y dylid delio â chwynion cyn gynted â phosibl a, lle mae angen oedi, dylid hysbysu'r achwynydd.

Sut dylai cyrff llywodraethu reoli’r broses o recriwtio pennaeth?

Mae’n bosibl y bydd oedi yn y broses o recriwtio penaethiaid a fyddai’n dechrau ar eu swyddi newydd ym mis Medi 2020. Bydd eich awdurdod lleol yn gallu rhoi cyngor ichi ar sut i ymdrin â’r broses yn yr amgylchiadau presennol.

Busnes nad oes brys i’w drafod

Er ein bod yn cynghori cyrff llywodraethu i ohirio popeth a all aros, ni fyddant yn dymuno colli golwg ar eu blaenoriaethau strategol. Mae’n bosibl fod cyrff llywodaethu nad ydynt yn gallu cadw mewn cysylltiad yn electronig eisoes yn edrych ar ba effaith y bydd yr hyn sy’n digwydd nawr yn ei chael ar eu gallu i gyflawni gweledigaeth a nodau’r ysgol.

Yn ogystal, gan fod busnes arferol wedi’i ohirio, mae’n bosibl y bydd mwy o amser na’r arfer ar gyfer meddwl yn strategol. Cofiwch, fodd bynnag, fod rhaid cynnwys arweinwyr eich ysgol mewn trafodaethau o’r fath, ac mae’n annhebygol y bydd ganddynt na’r amser na’r llonydd i feddwl yn strategol ar hyn o bryd.

Awgrymiadau ar gyfer cyfarfodydd rhithwir cyrff llywodraethu

Dewiswch blatfform ar gyfer eich cyfarfodydd rhithwir   

Bydd eisiau i Glerc a Chadeirydd y corff llywodraethu drafod opsiynau ac mae’n bosibl y bydd angen rhoi prawf ar offer fel Skype, Zoom neu MS Teams. Mae’n bosibl y bydd problemau’n codi ynghylch cysylltedd â’r rhyngrwyd ac efallai y gellir eu datrys drwy gyfyngu defnyddio fideo i’r sawl sy’n siarad yn unig. Fodd bynnag, bydd angen sicrwydd ar y Clerc ei fod yn gallu cadw cofnod cywir o’r holl fusnes a drafodir yn rhithwir. Rhaid i bob un o’r partïon gytuno ar sut y bydd y cyfarfod yn gweithio.

Rhowch y platfform ar brawf a darparwch gyfarwyddiadau

Mae’n arfer da treialu platfform y cyfarfod cyn cynnal y cyfarfod go iawn. Bydd y Clerc a’r Cadeirydd eisiau sicrhau bod yr offer yn gweithio gystal â phosibl cyn ei ddefnyddio o ddifrif mewn cyfarfod iawn. Dylai’r Clerc ysgwyddo’r cyfrifoldeb dros ddosbarthu cyfarwyddiadau ar gyfer defnyddio’r offer cynnal cyfarfod rhithwir, fel rhan o’i ddyletswydd i alw’r cyfarfod ac i rannu papurau’r agenda.

Paratoi cyn y cyfarfod

Fel yn achos pob cyfarfod corff llywodraethu, bydd y Clerc a’r Cadeirydd eisiau gwneud amser i drafod beth sydd ar agenda’r cyfarfod rhithwir, faint o amser y mae ei angen ar gyfer pob eitem, cwestiynau tebygol, penderfyniadau gofynnol a chanlyniadau.

Ystyriwch bennu rheolau ar gyfer y cyfarfod, fel ymuno â’r cyfarfod yn brydlon, cadw at yr agenda a’i gwneud yn bosibl i bawb gymryd rhan. Bydd hyn hefyd yn helpu’r cyfarfod i redeg yn esmwyth a bydd pob parti yn deall y diben.

Mae'n bwysig sicrhau hefyd y gall llywodraethwyr ymuno â chyfarfodydd mewn man preifat lle na all neb arall glywed trafodaethau sensitif. Dylai clercod bob amser gadarnhau hyn gyda phawb sy'n bresennol yn y cyfarfod.

Cadw cofnodion cywir

Fel yng nghyfarfodydd arferol y corff llywodraethu, bydd y Clerc a’r Cadeirydd yn sicrhau bod trafodaethau a phenderfyniadau yn cael eu cofnodi’n gywir.

Dylid cynnwys gohebiaeth electronig arall yn y cofnodion hefyd, fel trafodaethau ar e-bost a phenderfyniadau a wneir ar e-bost. Efallai y bydd hyn yn ddefnyddiol o ran lleihau’r angen am gadw cofnodion maith, manwl.

Gwerthuso a newid trywydd os oes angen 

Peidiwch â synnu os nad yw eich cyfarfod cyntaf yn mynd yn berffaith. Ewch yn ôl at awgrymiadau cynharach a meddyliwch sut y gallai ceisio gwneud rhywbeth mewn dull ychydig yn wahanol wella’r cyfarfod. Mae’n bosibl y byddai cam mor syml â chael agenda byrrach, sy’n canolbwyntio ar rai materion, yn talu ar ei ganfed.  

Rhannu’r dudalen hon