Gwasanaeth swyddi a phenodiadau cyhoeddus Llywodraeth Cymru: hysbysiad preifatrwydd

Mae'r hysbysiad hwn yn nodi sut y byddwn yn defnyddio’ch data personol a'ch hawliau. Fe'i gwneir o dan Erthyglau 13 ac 14 o'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR).

Mae'r termau "recriwtio", "dewis" a "cais" a ddefnyddir drwy gydol yr hysbysiad hwn yn berthnasol i ymgeiswyr am swydd neu benodiad cyhoeddus oni nodir yn wahanol.

Llywodraeth Cymru yw'r rheolydd data ar gyfer yr wybodaeth a roddwch oni nodir yn wahanol.

Does dim rhaid i chi ddarparu'r wybodaeth y gofynnwn amdani (a nodir isod) ond gall effeithio ar eich cais os na wnewch chi hynny. Yr eithriad i hyn yw darparu gwybodaeth cyfle cyfartal. Os dewiswch beidio â darparu  gwybodaeth cyfle cyfartal, ni fydd yn effeithio ar eich cais. Dim ond i staff cymeradwy sy'n ymwneud â gweinyddu'r broses recriwtio y bydd gwybodaeth cyfle cyfartal ar gael (gan gynnwys unrhyw reolydd data, prosesydd neu ddarparwr gwasanaethau allanol) mewn ffordd na fydd modd eich adnabod chi. Ni fydd rheolwyr cyflogi, aelodau paneli asesu a chyfweld na staff llogi cyrff cyhoeddus a thimau noddi yn gweld yr wybodaeth hon. Bydd unrhyw wybodaeth a roddwch yn cael ei defnyddio i baratoi a monitro ystadegau cyfle cyfartal dienw yn unig.

Mae'r wybodaeth rydym ni’n gofyn i chi ei darparu wedi'i rhestru isod ac fe'i defnyddir i asesu eich addasrwydd ar gyfer penodiad naill ai;

• fel gweithiwr presennol sydd eisiau symud swydd neu gael dyrchafiad o fewn Llywodraeth Cymru
• darpar weithiwr
• Penodiad Cyhoeddus gan Weinidog

Mae'r rhestr o wybodaeth rydym ni’n gofyn amdani yn berthnasol i geisiadau a wneir drwy Wasanaeth Swyddi a Phenodiadau Cyhoeddus Llywodraeth Cymru yn unig.

Bydd y cyfuniad a’r math o wybodaeth rydym ni’n gofyn amdani yn amrywio yn dibynnu ar a ydych chi’n weithiwr presennol neu’n ddarpar weithiwr sy'n gwneud cais am swydd neu’n rhywun sy'n gwneud cais am benodiad cyhoeddus. Bydd eglurhad ar yr hyn sy'n berthnasol i'ch amgylchiadau penodol yn cael ei roi gan ein gwasanaeth ar-lein a chan staff cymeradwy ar bob cam o'r broses recriwtio.

Efallai y bydd gan rai hysbysebwyr ar gyfer ein rolau eu systemau gwneud cais eu hunain a bydd eu hysbysiad preifatrwydd yn berthnasol.

Ni fyddwn yn gofyn am ragor o wybodaeth na’r hyn sydd ei hangen arnom i asesu eich addasrwydd ar gyfer rôl ac ni fyddwn yn ei chadw am fwy o amser nag sy'n angenrheidiol. Ceir manylion llawn yn yr adrannau Eich Data a Chadw’ch Data isod.

Rydym ni’n gofyn am y data hwn er mwyn i ni allu ei brosesu i:

• reoli gwasanaethau recriwtio a phenodiadau cyhoeddus. Mae hyn yn cynnwys bwrdd swyddi, gwasanaeth ymgeisio ar-lein, profion sifftio, mathau eraill o asesu, amserlennu cyfweliadau a gwasanaeth gwirio cyn cyflogaeth
• asesu’ch addasrwydd ar gyfer rôl
• galluogi creu cyfrifon defnyddwyr
• darparu’r wybodaeth ddiweddaraf am y broses recriwtio
• cynnig gwasanaeth e-bost hysbysiadau am swyddi
• darparu cefnogaeth dechnegol i ymgeiswyr a recriwtwyr
• anfon eich contract cyflogaeth neu ymgysylltu i'ch cyfeiriad e-bost, os mai dyma'r opsiwn a ffefrir
• monitro effeithiolrwydd y prosesau recriwtio (gallai hyn gynnwys dadansoddiad ystadegol o ddefnydd system, ymchwil i brofiad defnyddiwr ymgeiswyr a defnyddwyr eraill y system, dadansoddi ffynonellau atgyfeirio i weld pa un sy'n darparu'r ymgeiswyr mwyaf amrywiol)
• ymgymryd â gweithgaredd cyn-cyflogaeth a gweithgaredd ar fwrdd cyn i chi ddechrau yn eich rôl (gan gynnwys iechyd, pensiynau a holiaduron/datganiadau eraill)
• cydymffurfio â'r Safon Diogelwch Personél Sylfaenol (BPSS)

Sy'n cynnwys:

• gwirio hunaniaeth
• gwirio statws cenedligrwydd a mewnfudo (gan gynnwys eich hawl i weithio yn y DU a chynnwys yr hawl i ymgymryd â'r gwaith dan sylw)
• dilysu hanes cyflogaeth (drwy groesgyfeirio gwybodaeth yn erbyn system TWE CThEF neu drwy eirdaon)
• dilysu cofnodion troseddol (euogfarnau heb eu disbyddu)
• dilysu ychwanegol (dim ond pan fo angen dilysu neu sicrwydd ychwanegol y mae'n berthnasol)

Byddwn yn prosesu'r data personol canlynol:

• enw
• cyfeiriad e-bost

Pan fyddwch yn gweld hysbyseb, efallai y byddwn yn casglu'n awtomatig:

• ymhle gwelsoch chi’r hysbyseb
• manylion o'r tudalennau rydych chi wedi'u gweld (gan gynnwys pa mor hir y treulioch chi ar dudalen a pha ddolenni rydych chi'n eu dewis)
• gwybodaeth am eich cyfrifiadur (megis y porwr gwe a ddefnyddir a’r math o ddyfais)
• eich lleoliad daearyddol bras yn seiliedig ar eich dyfais IP

Pan fyddwch yn gwneud cais, efallai y byddwn yn gofyn am:

• fanylion cyswllt llawn, gan gynnwys cyfeiriad a rhif ffôn symudol
• cymhwysedd gan gynnwys cenedligrwydd a statws mewnfudo
• hanes cyflogaeth
• cymwysterau, trwyddedau ac aelodaeth broffesiynol
• gwybodaeth am amrywiaeth a chynhwysiant
• CV a datganiad personol
• Cynllun Hyderus o ran Anabledd a gofynion addasu rhesymol
• a ydych yn gyn-filwr o Luoedd Arfog Ei Mawrhydi ai peidio
• enw llawn partner eich partner rhannu swydd (os yw'n berthnasol)
• datganiad o wrthdaro buddiannau
• gweithgarwch gwleidyddol (ar gyfer rolau penodiad cyhoeddus yn unig)
• cyfle cyfartal (nid yw’n wybodaeth orfodol ac ni fydd yn effeithio ar eich cais os na fyddwch yn ei darparu)

Pan gewch eich gwahodd i gyfweliad, efallai y byddwn yn gofyn i chi ddarparu:

• tystiolaeth o'ch cenedligrwydd, eich hunaniaeth a'ch hawl i weithio yn y DU, er enghraifft, eich pasbort, biliau cyfleustodau neu ddogfennau eraill
• ffurflen deithio a threuliau di-dreth wedi'i chwblhau ar gyfer cynllun cyfweliad gyda’r costau’n cael eu talu gan AD os cynigir hynny gan sefydliad sy'n cymryd rhan. Rhaid wrth fanylion banc, manylion teithio a chopi o unrhyw dderbynebau sy'n gysylltiedig â theithio i’r cyfweliad, er mwyn caniatáu dilysu ac ad-dalu costau teithio priodol.

Pan fyddwch yn cyflawni’r broses ddethol, efallai y byddwn yn gofyn i chi:

• am atebion i gwestiynau sy'n berthnasol i'r swydd neu i’r penodiad neu i ddarparu tystiolaeth amgen i gefnogi’ch cais
• cymryd rhan mewn unrhyw un neu gyfuniad o'r gweithgareddau canlynol: digwyddiadau asesu, profion, holiaduron proffil personoliaeth galwedigaethol, cyfweliadau ac unrhyw weithgareddau eraill y credwn sy'n angenrheidiol at ddibenion asesu eich addasrwydd ar gyfer cyflogaeth neu ymgysylltu â Llywodraeth Cymru. Yn ystod y gweithgareddau hyn, bydd gwybodaeth yn cael ei chynhyrchu gennych chi a ni, er enghraifft, hwyrach y byddwch yn cwblhau prawf ysgrifenedig neu efallai y byddwn yn cymryd nodiadau.

Pan fydd darparwr allanol yn darparu neu'n gweinyddu unrhyw ddull dethol ar ein rhan, byddant ond yn cael mynediad at yr wybodaeth ofynnol sydd ei hangen i hwyluso'r broses ddethol fel eich enw a'ch manylion cyswllt (eich cyfeiriad e-bost fel arfer) a rhif yr ymgeisydd.

Pan fyddwch yn cynnal archwiliadau cyn-cyflogaeth/penodiad, o ganlyniad i gynnig amodol, efallai y byddwn yn gofyn am:

• tystiolaeth o'ch hunaniaeth, eich cenedligrwydd a'ch gallu i weithio yn y DU, er enghraifft, eich pasbort, biliau cyfleustodau neu ddogfennau eraill
• manylion cyswllt ar gyfer eich canolwyr
• rhif yswiriant gwladol
• dyddiad geni
• hanes pensiwn y sector cyhoeddus
• datganiad Iechyd (nid yw'n ofynnol ar gyfer rolau penodiadau cyhoeddus)
• faint o amser a dreulir y tu allan i'r Deyrnas Unedig
• manylion unrhyw hunangyflogaeth
• tystysgrif bresennol y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
• manylion methdaliad
• cyfeiriadau dros y 10 mlynedd diwethaf
• manylion pasbort
• manylion trwydded yrru
• unrhyw enwau blaenorol
• gwybodaeth disgyblu yn y gweithle
• datganiad cofnodion troseddol
• tystiolaeth o gymwysterau

Os ydych chi’n gwneud cais am secondiad, efallai y byddwn yn gofyn i chi wneud y canlynol:

• darparu gwybodaeth feddygol (i asesu a oes angen addasiadau rhesymol)
• cwblhau unrhyw un o'n gwiriadau cyn-cyflogaeth
• ymgymryd â gwiriadau clirio diogelwch gan ddefnyddio tîm Fetio Diogelwch y DU

Pan fyddwch yn cael cynnig terfynol am rôl ac yn ei derbyn, efallai y byddwn yn gofyn am y canlynol:

• manylion banc (i brosesu taliadau gan gynnwys cyflog neu ffioedd a chostau teithio a chynhaliaeth)
• manylion cyswllt brys
• manylion pensiwn y gwasanaeth sifil ar gyfer aelodau presennol a chyn-aelodau'r cynllun yn unig
• corff cyhoeddus arall sy'n gyfrifol am eich ffi a chostau eraill fel penodai cyhoeddus i gysylltu â chi'n uniongyrchol, ar ôl i ni ddarparu’ch manylion cyswllt iddyn nhw

Pan fyddwch yn cysylltu â ni gydag adborth neu ymholiad, byddwn yn prosesu:

• eich cyfeiriad e-bost
• manylion eich cais

Rydym yn prosesu’ch data gan ddefnyddio un neu fwy o'r seiliau cyfreithiol canlynol:

• Contractiol: mae'n angenrheidiol ar gyfer cyflawniad y contract rydych chi’n rhan ohono (contract cyflogaeth neu ymgysylltu). Mae hyn yn ymwneud â gwybodaeth sydd ei hangen arnom i’ch recriwtio a'ch cyflogi neu i ymgysylltu â chi.
• Contractiol: mae’n angenrheidiol er mwyn cymryd camau cysylltiedig â’ch cais cyn ymrwymo i gontract cyflogaeth/ymgysylltu. Mae hyn yn ymwneud â gwybodaeth a gasglwn fel rhan o'r broses ymgeisio a dethol.
• Rhwymedigaeth gyfreithiol: mae angen cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol a osodir arnom fel y rheolydd data. Mae'n ofynnol i ni adrodd ar gyfle cyfartal ac mae gan brosesau cynefino ofynion penodol.
• Tasg gyhoeddus: mae prosesu'n angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a freiniwyd yn y rheolydd data. Yn yr achos hwn, mae gwasanaeth Swyddi a Phenodiadau Cyhoeddus Llywodraeth Cymru yn hwyluso recriwtio ymgeiswyr o ansawdd uchel i rolau ar draws Llywodraeth Cymru a chyrff cyhoeddus eraill. Mae'n darparu offer a phrosesau recriwtio sy'n cefnogi ein strategaeth recriwtio ac rydym ni hefyd yn monitro effeithiolrwydd prosesau recriwtio.
• Caniatâd: ar gyfer unrhyw wiriadau digidol hawl i weithio a gwiriadau personél, rydym ni’n dibynnu ar eich caniatâd.

Data personol sensitif yw data personol sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, neu aelodaeth o undeb llafur, a phrosesu data genetig, data biometrig at ddibenion adnabod person naturiol yn unigryw, data sy'n ymwneud ag iechyd neu ddata sy'n ymwneud â bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol person naturiol.

Dyma’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol:

• mae'n angenrheidiol am resymau sydd o fudd sylweddol i'r cyhoedd ar gyfer arfer swyddogaeth y Goron, un o Weinidogion y Goron, neu un o adrannau'r llywodraeth; arfer swyddogaeth a roddir i berson drwy ddeddfiad; arfer swyddogaeth Gweinidogion Cymru; neu weinyddu cyfiawnder; ac mae dogfen bolisi briodol ar waith. Mae Gwasanaeth Swyddi a Phenodiadau Cyhoeddus Llywodraeth Cymru yn hwyluso recriwtio ymgeiswyr o ansawdd uchel i rolau ar draws y llywodraeth a chyrff cyhoeddus eraill. Mae'n darparu offer a phrosesau recriwtio sy'n cefnogi ein strategaeth recriwtio.
• mae'n angenrheidiol at ddibenion cyflawni neu arfer ein rhwymedigaethau neu ein hawliau fel y rheolydd, neu’ch rhwymedigaethau neu hawliau fel gwrthrych y data, o dan gyfraith cyflogaeth, cyfraith nawdd cymdeithasol neu'r gyfraith sy'n ymwneud â diogelu cymdeithasol. Mae angen i recriwtio allanol ddilyn Egwyddorion Recriwtio Comisiwn y Gwasanaeth Sifil. Mae data personol yn cael ei brosesu i sicrhau bod y gofynion hyn yn cael eu bodloni. O dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010, mae'n ofynnol i ni wneud addasiadau rhesymol priodol ar gyfer ymgeiswyr ag anabledd.
• mae prosesu yn gategori penodol o ddata personol ac mae'n angenrheidiol at ddibenion nodi neu adolygu bodolaeth neu absenoldeb cyfle neu driniaeth gyfartal rhwng grwpiau o bobl a bennir (ym mharagraff 8(2) o Ran 2 o Atodlen 1 i Ddeddf Diogelu Data 2018) mewn perthynas â'r categori hwnnw gyda'r bwriad o alluogi hyrwyddo neu gynnal cydraddoldeb o'r fath; ac nid yw'n cael ei gyflawni at ddibenion mesurau neu benderfyniadau mewn perthynas â gwrthrych data penodol; ac nid ydych wedi gwrthod cydsyniad; ac nid ydych wedi rhoi rhybudd nad ydych am i'ch data gael ei brosesu at y dibenion hyn; ac nid yw'r prosesu yn debygol o achosi niwed sylweddol neu ofid sylweddol i unigolyn. Defnyddir data ar amrywiaeth a chynhwysiant yn ddienw: ethnigrwydd, crefydd, cefndir cymunedol (swyddi gwag Gogledd Iwerddon yn unig), a chyfeiriadedd rhywiol.
• mae'n angenrheidiol at ddibenion archifo, dibenion ymchwil gwyddonol neu hanesyddol neu ddibenion ystadegol, ac mae er budd y cyhoedd. Gellir dadansoddi ceisiadau a deilliannau recriwtio (gan gynnwys profion ar-lein), effaith ar grwpiau gwarchodedig, amserlenni ar gyfer recriwtio, ac ymchwil arall.
• ar gyfer darparu llwybr digidol ar gyfer cynnal gwiriadau Hawl i Weithio, y sail gyfreithiol ar gyfer darparu fersiwn ddigidol o'ch dogfennau wyneb a hunaniaeth, yn sgil cydsyniad penodol gennych.

Nid yw’r gwaith o brosesu data personol gennym ni sy'n ymwneud ag euogfarnau troseddol a throseddau neu fesurau diogelwch cysylltiedig yn cael ei wneud o dan awdurdod swyddogol, ond mae wedi'i awdurdodi oherwydd ei fod yn bodloni'r amod canlynol:

• mae'n angenrheidiol am resymau sydd o fudd sylweddol i'r cyhoedd. Mae hyn yn sicrhau y bydd unigolion sydd â mynediad at wybodaeth ac asedau swyddogol yn bodloni'r safonau priodoldeb gofynnol.

Trydydd partïon sy'n darparu rhai agweddau ar ein gwasanaeth recriwtio trwy gontractau masnachol – dyna yw proseswyr data. Mae'r contractau hyn yn cynnwys cymalau sy'n golygu na allant wneud unrhyw beth â'ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi gofyn iddynt wneud hynny. Byddant yn cadw'ch gwybodaeth yn ddiogel ac yn ei chadw am y cyfnod rydym ni wedi'i awdurdodi.

Bydd eich data personol yn cael ei rannu gennym ni gyda:

Data cyfrif:

• ein cyflenwyr technegol a'u staff cymeradwy
• darparwr lletya ein cyflenwr technegol

Ar ôl i chi wneud cais, efallai y bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu â:

• staff cymeradwy sy'n rheoli swyddi gwag a phenodiadau cyhoeddus gan gynnwys recriwtwyr ac aelodau paneli cyfweld
• staff cymeradwy sy'n ymwneud ag adrodd yn ddienw ar effeithiolrwydd ymgyrchoedd recriwtio neu lefelau gweithgarwch a dadansoddiadau ystadegol o dueddiadau, data dienw cyfle cyfartal a gwybodaeth reoli arall
• yr adran recriwtio neu'r proffesiwn
• ein cyflenwr technegol a'u darparwr lletya
• system rheoli cysylltiadau cwsmeriaid
• darparwyr asesiadau arweinyddiaeth unigol, profion rhesymu rhifiadol a geiriol, profion seicometrig, mathau eraill o asesiadau ac ymarferion ymgysylltu. Bydd y darparwyr hyn hefyd yn derbyn manylion unrhyw addasiadau rhesymol y gallai fod eu hangen arnoch i'ch cynorthwyo
• Swyddi'r Gwasanaeth Sifil a'u system dechnegol sy'n gweinyddu profion ar-lein ar ran Llywodraeth Cymru.
• Gwasanaeth Hysbysu GOV.UK ar gyfer anfon negeseuon e-bost a thestun
• Comisiwn y Gwasanaeth Sifil (caniatâd iddo gyflawni ei gyfrifoldeb statudol mewn perthynas â chydymffurfedd, cwynion ac ymchwiliadau)
• y Pwyllgor Cynghori ar Benodiadau Busnes (i'w alluogi i ddarparu cyngor o dan Reolau Penodi Busnes y DU)
• Swyddfa'r Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus (i'w galluogi i brosesu gwaith yn unol â'r Cod Llywodraethu ar gyfer Penodiadau Cyhoeddus)
• ein darparwyr gwasanaeth cyfieithu allanol os ydych chi wedi gwneud cais yn Gymraeg

Os ydych chi’n bodloni'r safon ofynnol ond na allwn ni gynnig y swydd i chi, efallai y cewch yr opsiwn o gael eich ychwanegu at restr wrth gefn a gedwir gan ein hadran Adnoddau Dynol.

Ar gyfer uwch rolau gwasanaeth sifil, efallai y bydd eich data yn cael ei gadw gan dîm AD y Gwasanaeth Sifil yn Swyddfa'r Cabinet i ddarparu rhestr o ymgeiswyr posibl i'w hystyried ar gyfer rolau tebyg yn y dyfodol.

Os ydych chi’n cael gwiriadau cyn cyflogaeth cyn eich penodi, efallai y bydd eich data yn cael ei rannu gyda’r canlynol:

• y system rheoli cysylltiadau cwsmeriaid
• Cyngor Sir Powys (eich cyfeiriad e-bost yn unig er mwyn gallu cysylltu â chi i gwblhau Gwiriad Cofnod Troseddol Sylfaenol)
• Tîm Fetio Diogelwch y DU (os oes angen lefel uwch o glirio diogelwch ar y rôl)
• ein darparwr iechyd galwedigaethol
• ein darparwyr gwasanaethau cyfieithu
• Pensiynau'r Gwasanaeth Sifil
• yr adran recriwtio

Os byddwch chi’n gwneud cais am benodiad cyhoeddus sy'n amodol ar wrandawiad cyn penodi, bydd eich CV, gwybodaeth fywgraffyddol, datganiadau gwrthdaro buddiannau a gweithgarwch gwleidyddol yn cael eu rhannu â Chomisiwn y Senedd a'i gyhoeddi fel rhan o'u hadroddiad ar eich addasrwydd fel ymgeisydd.

Os ydych chi’n gofyn am gymorth gyda'ch cais neu gyda mater technegol:

• staff cymeradwy o'n hadran Adnoddau Dynol neu Swyddfa Cabinet y DU
• staff cymeradwy gan ein cyflenwyr technegol
• y system rheoli cysylltiadau cwsmeriaid
• adnoddau rheoli prosiect
• cyflenwyr technegol profion ar-lein

Gan y bydd eich data personol yn cael ei storio ar ein seilwaith TG, bydd hefyd yn cael ei rannu gyda'n proseswyr data sy'n darparu gwasanaethau rheoli a storio e-byst a dogfennau i ni.

Pan fydd eich gwybodaeth yn cael ei chadw mewn fformat ffisegol, er enghraifft, nodiadau cyfweliad, bydd yn cael ei chadw'n ddiogel a'i chadw am yr un cyfnod â gwybodaeth a gedwir mewn fformat electronig.

Ni fyddwn yn rhannu unrhyw wybodaeth a roddwch gydag unrhyw drydydd partïon at ddibenion marchnata neu y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

Bydd eich data personol yn cael ei gadw gennym ni a'n proseswyr data am y cyfnodau canlynol:

• ar gyfer swyddi gwag neu gynlluniau recriwtio, hyd at dair blynedd ar ôl i'r swydd wag neu'r cynllun gau
• ar gyfer penodiadau cyhoeddus, cyfnod cychwynnol o bum mlynedd ar ôl i'r swydd wag gau, ond gellir ymestyn hyn i 11 mlynedd i ganiatáu ailbenodiadau dilynol
• ar gyfer secondiadau, hyd at 10 mlynedd a bydd y data hwn hefyd yn cael ei ddal gan y tîm lle mae secondeion yn cymryd rhan ynddo
• ar gyfer adroddiadau dienw ar effeithiolrwydd ymgyrchoedd recriwtio neu lefelau gweithgarwch, dadansoddiadau ystadegol o dueddiadau a data dienw yn sgil monitro cyfle cyfartal a gwybodaeth reoli arall, am ddim hwy nag sy'n angenrheidiol i gyflawni'r diben busnes penodedig

Gallwch ddewis cau'ch cyfrif ar unrhyw adeg. Bydd hyn yn golygu:

• na fydd modd i chi fewngofnodi i'r cyfrif
• yn tynnu unrhyw geisiadau gweithredol yn ôl
• yn dileu ceisiadau a gwblhawyd yn rhannol nad ydynt wedi'u cyflwyno
• yn analluogi anfon hysbysiadau swyddi atoch yn awtomatig

Mae cyfrifon caeedig yn cael eu dileu ac ni ellir eu hadfer, fodd bynnag, bydd ceisiadau a gyflwynwyd yn flaenorol yn cael eu cadw hyd nes y byddant wedi cael eu dileu am y cyfnod a ddisgrifir uchod.

Bydd cyfrifon ymgeiswyr sy'n weithredol yn aros yn y system oni bai bod yr ymgeisydd yn eu dileu (neu'n gwneud cais i’w dileu). Bydd cyfrif yn cael ei analluogi os nad yw'r defnyddiwr wedi mewngofnodi am ddwy flynedd.

Bydd eich data personol yn destun penderfyniadau awtomataidd pan ddefnyddir profion seicometrig ar-lein. Mae rhai swyddi gwag yn defnyddio profion seicometrig ar-lein yng nghamau cynnar y broses recriwtio. Defnyddir tri phrawf fel arfer: Rhesymu Geiriol, Rhesymu Rhifiadol a Phrawf Crebwyll y Gwasanaeth Sifil.

Gwneir penderfyniadau ynghylch pwy i'w gwahodd i gamau diweddarach y broses yn seiliedig ar brosesau sgorio a sifftio awtomataidd. Yn ogystal, mae sgoriau profion ac amrywiol ddata ar ymgeiswyr yn cael eu cipio’n rheolaidd at ddibenion dadansoddiadau ystadegol ac ymchwil.

Cyfrifir eich sgôr ar sail yr ymatebion a roddwch yn ystod y prawf, ac ni ddefnyddir unrhyw wybodaeth arall amdanoch. Byddwn yn cymharu’ch sgôr â sgoriau grŵp o gymheiriaid sydd eisoes wedi sefyll y prawf, i roi canradd i chi. Bydd gan y swydd wag ofyniad isafswm canrannol, ac os yw’ch sgôr yn is na hyn, fe’ch gwrthodir ac ni fydd eich cais yn cael ei ystyried ymhellach.

Mae gennych yr hawl i ofyn am wybodaeth am sut mae’ch data personol yn cael ei brosesu, ac i ofyn am gopi o'r data personol hwnnw.

Mae gennych yr hawl i ofyn am gopi o unrhyw ddata personol rydych chi wedi'i ddarparu, ac i hyn gael ei ddarparu mewn fformat strwythuredig, a ddefnyddir yn gyffredin ac sy'n ddarllenadwy i beiriant.

• mae’ch data personol ar gael i'w weld yn eich Canolfan Gais ar unrhyw adeg
• gallwch ofyn am gopi o'ch data personol, mewn fformat y gellir ei ddarllen gan beiriant, drwy e-bostio desggymorthcydwasanaethau@llyw.cymru. Efallai y bydd y cais yn cymryd hyd at bedair wythnos i'w brosesu.

Mae gennych yr hawl i ofyn am gywiriad i unrhyw anghywirdebau yn eich data personol ar unwaith.

• gallwch olygu eich manylion cyswllt yn eich Canolfan Gwneud Cais ar unrhyw adeg
• gallwch hefyd olygu manylion cyswllt ar geisiadau a gyflwynwyd
• i ofyn am gywiriadau i gais rydych chi wedi'i gyflwyno, e-bostiwch y cyswllt a restrir ar yr hysbyseb ar gyfer y swydd wag honno. Dim ond mân ddiweddariadau a fydd yn cael eu hystyried fel arfer.

Mae gennych yr hawl i ofyn am i unrhyw ddata personol anghyflawn gael ei gwblhau, gan gynnwys ar ffurf datganiad atodol.

• gallwch ychwanegu manylion cyswllt ychwanegol drwy'ch Canolfan Gwneud Cais ar unrhyw adeg
• yn y rhan fwyaf o achosion, ni fyddwch yn gallu cyflwyno cais os oes gwybodaeth orfodol ar goll.
• gwiriwch eich cais yn ofalus cyn ei gyflwyno, oherwydd bydd eich cais yn cael ei asesu ar sail yr wybodaeth rydych chi'n ei darparu bryd hynny.

Mae gennych yr hawl i ofyn i'ch data personol gael ei ddileu os nad oes cyfiawnhad mwyach dros ei brosesu. Gallwch gau'ch cyfrif ar unrhyw adeg, o'ch Canolfan Gwneud Cais. Bydd hyn yn:

• • tynnu unrhyw geisiadau a gyflwynwyd yn ôl
  • dileu unrhyw geisiadau heb eu cyflwyno
  • atal hysbysiadau swyddi rhag cael eu hanfon atoch
  • dileu data’ch cyfrif ac yn dileu'ch gallu i fewngofnodi i'ch cyfrif eto

Bydd ceisiadau a wnaed gennych yn y gorffennol yn cael eu cadw at ddibenion archwilio o dan ein polisi cadw data.

Mae gennych yr hawl dan rai amgylchiadau (er enghraifft, pan gwestiynir cywirdeb) i ofyn am gyfyngu ar y ffordd y prosesir eich data personol.

• os yw’ch data wedi'i gyfyngu rhag ei brosesu, ni ellir eich ystyried ar gyfer swydd neu benodiad cyhoeddus;
• os yw'ch cais yn ymwneud â chais am swydd, e-bostiwch y cyswllt a restrir yn yr hysbyseb swydd neu benodiad cyhoeddus
• os yw’ch cais yn ymwneud â'ch cyfrif, cysylltwch â  desggymorthcydwasanaethau@llyw.cymru 

Mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu’ch data personol lle caiff ei brosesu at ddibenion marchnata uniongyrchol.

• nid yw eich data yn cael ei brosesu at ddibenion marchnata uniongyrchol

Mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu eich data personol.

• gallwch wrthwynebu prosesu, er na fyddwch wedyn yn gallu cael eich ystyried ar gyfer swydd/penodiad cyhoeddus

Mae gennych yr hawl i dynnu'ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg, pan ofynnwyd i chi amdano.

Mae gennych yr hawl, mewn perthynas â phroffilio awtomatig, i gael ymyrraeth ddynol yn y canlyniad, i fynegi’ch safbwynt, ac i herio'r penderfyniad a wnaed gan broffilio awtomatig.

• gallwch e-bostio'r cyswllt a restrir ar yr hysbyseb swydd neu'r penodiad cyhoeddus rydych chi wedi gwneud cais amdano

Os ydych o'r farn bod eich data personol wedi cael ei gamddefnyddio neu ei gam-drin, gallwch wneud cwyn i'r Comisiynydd Gwybodaeth, sy'n rheoleiddiwr annibynnol. Gellir cysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
0303 123 1113
casework@ico.org.uk

Ni fydd unrhyw gŵyn i'r Comisiynydd Gwybodaeth yn rhagfarnu eich hawl i geisio iawn drwy'r llysoedd.

Is-adran Adnoddau Dynol Llywodraeth Cymru yw'r rheolydd data ar gyfer manylion eich cyfrif, ar gyfer unrhyw geisiadau nad ydych chi wedi'u cyflwyno eto ac ar gyfer eich data personol o fewn y ceisiadau a gyflwynwyd.

Gallwch gysylltu â Gwasanaeth Swyddi a Phenodiadau Cyhoeddus Llywodraeth Cymru drwy e-bostio: desggymorthcydwasanaethau@llyw.cymru 

Dyma’r manylion ar gyfer Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru:

Swyddog Diogelu Data
Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ

Os bydd yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn newid mewn unrhyw ffordd, byddwn yn gosod fersiwn wedi'i diweddaru ar y dudalen hon. Mae adolygu'r dudalen hon yn rheolaidd yn sicrhau eich bod bob amser yn ymwybodol o ba wybodaeth rydym yn ei chasglu, sut rydym yn ei defnyddio, ac o dan ba amgylchiadau y byddwn yn ei rhannu â phartïon eraill.

Diweddarwyd diwethaf: 5 Gorffennaf 2023