Grantiau gwledig: canllawiau tendro cystadleuol

Bydd y ddogfen hon yn eich tywys drwy'r gweithdrefnau tendro cystadleuol y mae angen i chi eu dilyn wrth gyflwyno: 

• datganiadau o ddiddordeb
• cais llawn, neu 
• hawliad am gyllid 

o dan unrhyw gynlluniau a weinyddir gan Lywodraeth Cymru sy'n datgan y canllawiau hyn fel gofyniad. 

Mae tendro cystadleuol yn ofyniad i brosiectau sy'n elwa o gymorth grant Llywodraeth Cymru. Mae'n sicrhau bod prosiectau'n darparu gwerth am arian a bod costau'r prosiect yn rhesymol.

Mae lefel y tendro cystadleuol sy'n ofynnol ar gyfer pob eitem yn seiliedig ar y pris anfoneb terfynol (heb TAW), fel y nodir isod:

Llai na £1,000; Nid oes angen unrhyw ddyfynbrisiau ysgrifenedig

Lle bo angen eitemau bach sydd â gwerth llai na £1000 ar gyfer cyflwyno prosiectau, nid oes angen dyfynbris ysgrifenedig. Gwiriwch reolau'r cynllun penodol ynghylch a yw eitemau o'r fath yn gymwys a sut y dylech gyflwyno'r costau. Sylwch hefyd fod y rheolau ar wrthdaro buddiannau yn dal i fod yn berthnasol a rhaid i chi ddatgan unrhyw wrthdaro posibl cyn prynu unrhyw eitemau o'r fath.

£1000 a mwy, ond llai na £5,000: un dyfyniad ysgrifenedig

Ar gyfer eitemau sydd â gwerth o £1000 neu fwy, ond llai na £5,000 dylid cael un dyfynbris ysgrifenedig ymlaen llaw.

£5,000 a mwy: tri dyfynbris ysgrifenedig

Ar gyfer eitemau sydd â gwerth o £5,000 a mwy, dylid cael tri dyfynbris ysgrifenedig ymlaen llaw.

Rhaid ichi sefydlu proses sy'n asesu rhinweddau'r dyfynbrisiau mewn ffordd ddiduedd: Ni ddylech drin unrhyw gyflenwr yn fwy ffafriol na'r llall. Mae hyn yn golygu y dylech roi'r un wybodaeth i bob darparwr, a'r un faint o amser i ddarparu eu dyfynbrisiau.       

Ni ddylech rannu eitemau i osgoi'r gofynion tendro cystadleuol. Er enghraifft, os oes angen 10 eitem arnoch chi y mae pob un yn costio £999 gan yr un cyflenwr, yna dylid cefnogi hynny gyda tri dyfynbris ysgrifenedig gan fod cyfanswm y costau yn fwy na £5,000 gyda'i gilydd.

Rhaid darparu tystiolaeth sy'n dangos pa gyflenwyr y cysylltwyd â hwy ac y gofynnwyd iddynt gyflwyno dyfynbris; rhaid i'r dystiolaeth honno gynnwys y dyddiad y cysylltwyd â hwy ac at bwy yn y cwmni yr anfonwyd yr ymholiad atynt.

Rhaid i'r dyfynbrisiau gynnwys yr holl wybodaeth angenrheidiol i ni adnabod y cyflenwr, gan gynnwys:

• enw masnachu
• cyfeiriad
• manylion cyswllt 
• rhif cofrestru cwmni (rhif TAW os yn berthnasol)

Rhaid i chi ddatgan unrhyw wrthdaro buddiannau canfyddedig neu wirioneddol rhyngoch chi a'r cyflenwyr y gofynnir iddynt ddarparu dyfynbrisiau. Rhaid i chi hefyd esbonio'r problemau yn y dogfennau cystadleuol sy'n cefnogi tendro. Enghreifftiau o wrthdaro buddiannau posibl yw dyfyniadau gan aelodau o'ch teulu, neu fusnesau y mae gennych fuddiant ynddynt. 

Lle gallai bod gwrthdaro, rhaid i chi gymryd cam(au) lliniaru. Mae'n rhaid i chi ddogfennu hyn a sicrhau ei fod ar gael ar gais gan Lywodraeth Cymru. Os nad ydych yn datgan gwrthdaro posibl, bydd hyn yn arwain at adennill cyllid yn llawn sy'n gysylltiedig â'r pryniant hwnnw.

Ar adegau prin, mae'n bosibl na fyddwch yn gallu cael tri dyfynbris, er enghraifft, yn achos gwaith/gwasanaethau arbenigol iawn. Os ydych yn credu bod llai na 3 chyflenwr ar gael, dylech gysylltu â RPW Ar-lein cyn ymrwymo i unrhyw gytundeb, er mwyn ceisio cyngor ynglŷn â nifer is o ddyfynbrisiau. 

Os nad yw'r gwaith yn arbenigol, ond eich bod yn cael trafferth dod o hyd i gyflenwyr sy'n barod i roi dyfynbrisiau, dylech gadw tystiolaeth fanwl ynglŷn â phwy yr ydych wedi gofyn am ddyfynbrisiau oddi wrthynt, a phryd y gwnaethoch hynny. 

Mae GwerthwchiGymru yn bennaf ar gyfer prynwyr y Sector Cyhoeddus. Fodd bynnag, ar gyfer pryniannau mawr, neu os yw buddiolwyr yn cael trafferth cael dyfynbrisiau, gall buddiolwyr hefyd ddefnyddio GwerthwchiGymru.

Manylion llawn am y gwasanaethau sydd ar gael a sut i gofrestru ar GwerthwchiGymru.

Rhaid ystyried dyfynbrisiau a dderbynnir yn deg. Rhaid i chi gofnodi'r rheswm(rhesymau) pam y gwnaethoch ddewis cyflenwr penodol a chadw'r wybodaeth honno.

Byddem yn disgwyl ichi ddewis y dyfynbris rhataf. Os nad ydych, o dan amgylchiadau eithriadol, yn defnyddio'r rhataf o'r tri dyfynbris, rhaid ichi ddarparu esboniad ysgrifenedig yn nodi'r sail resymegol a'r rhesymau dros ddewis y cyflenwr a gafodd ei ddewis Mae'n bosibl y bydd Llywodraeth Cymru yn pennu uchafswm grant ar sail gwerth y dyfynbris isaf.

Rydych yn gyfrifol am sicrhau:

• fod proses dendro gystadleuol yn cael ei dilyn yn gywir ac wedi'i dogfennu'n llawn
• bod y ddogfennaeth yn cael ei chadw ac ar gael ar gais 

Mae risg sylweddol y gellid adennill y grant yn llawn neu'n rhannol os:

• nad yw'r broses dendro gystadleuol yn cael ei dilyn yn gywir
• nid yw dogfennau ategol yn cael eu cadw