Egwyddorion ar gyfer cyhoeddi cyfarfodydd Byrddau a Phwyllgorau Archwilio Sector Cyhoeddus Cymru

Mae'r sector cyhoeddus datganoledig yng Nghymru a'i fyrddau yn ddarostyngedig i ddyletswyddau cyfreithiol amrywiol yn ôl cyfraith cwmnïau ac elusennau a deddfwriaeth arall. Mae'r mwyafrif, os nad pob un ohonynt, cyrff cyhoeddus datganoledig yng Nghymru yn ddarostyngedig i Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a Deddf Cyrff Cyhoeddus (Derbyn i Gyfarfodydd) 1960. 

Mae cyfarfodydd bwrdd yn cymryd gwahanol ffurfiau, mae rhai yn cael eu cynnal yn gyhoeddus ac eraill yn breifat tra bod gan rai gymysgedd o'r ddau. Bwriad yr egwyddorion hyn yw cwmpasu pob math o gyfarfodydd bwrdd a phwyllgor archwilio.

Pan nad yw mynediad at wybodaeth a chyfarfodydd bwrdd wedi'i bennu gan y gyfraith, mae'r canllawiau canlynol yn nodi'r egwyddorion a'r safonau y cytunwyd arnynt gan y Fforwm Arweinwyr Cyhoeddus ar 4 Rhagfyr 2024.

Egwyddor 1

Mae cyhoeddi gwybodaeth am gyfarfodydd y Bwrdd a'r Pwyllgor Archwilio yn galluogi i gorff cyhoeddus fod yn dryloyw ynghylch ei ffyrdd o weithio a'i broses o wneud penderfyniadau, sy'n arwain at fwy o atebolrwydd.

Mae rhannu gwybodaeth yn rhagweithiol yn arwain at well dealltwriaeth o sut mae Bwrdd neu Bwyllgor yn mynd i'r afael â materion a'u datrys. Pan gaiff ei wneud mewn ffordd agored, hygyrch, gall arwain at fwy o ymgysylltu â'r gymuned y mae'n ei gwasanaethu fel bod yna hyder yn y modd y mae'r corff cyhoeddus yn gwneud ei waith a mwy o ymddiriedaeth yn y sefydliad.

Egwyddor 2

Bwriedir i'r egwyddorion hyn fod yn berthnasol i gyfarfodydd Byrddau a Phwyllgorau Archwilio. Mater i bob Bwrdd fydd ystyried a ddylent fod yn berthnasol i gyfarfodydd is-grwpiau eraill y Bwrdd. 

Egwyddor 3

Dylid rhannu gwybodaeth gyda'r cyhoedd oni bai bod rhesymau pam na ddylai'r wybodaeth fod yn y parth cyhoeddus neu lle byddai cyhoeddusrwydd yn niweidiol i fudd y cyhoedd oherwydd natur gyfrinachol y busnes. Er enghraifft, ni ddylai gwybodaeth am ddiogelwch, data masnachol sensitif neu wybodaeth a fyddai'n cael ei heithrio o dan geisiadau Rhyddid Gwybodaeth fod ar gael i'r cyhoedd. Dylid cymryd gofal hefyd gyda chynnwys data personol.

Egwyddor 4

Gall cyhoeddiad fod ar ffurf cofnodion neu grynodeb o gyfarfod. Mater i bob Bwrdd a Phwyllgor yw penderfynu pa un fydd fwyaf priodol. Dylai’r ystyriaethau wrth wneud y penderfyniad hwn gynnwys peidio â rhwystro trafodaeth mewn cyfarfodydd, dod yn amharod i gymryd risgiau ac arwain at ganlyniadau anfwriadol gan gynnwys busnes yn cael ei gynnal trwy drafodaeth anffurfiol yn hytrach na thrwy gyfarfod ffurfiol. 

Oni bai ei fod wedi'i nodi gan ddeddfwriaeth, mae'n rhaid i bob bwrdd a phwyllgor benderfynu a ddylid cyhoeddi papurau sydd wedi'u cylchredeg cyn y cyfarfod.

Egwyddor 5

Oni nodir gan ddeddfwriaeth, gellir cynhyrchu crynodebau a chofnodion pan fo'r Bwrdd neu'r Pwyllgor yn credu mai dyma'r dull mwyaf ymarferol. Mae’n bosibl y bydd yn ddefnyddiol gwneud hyn pan fo angen cadw manylion llawn siaradwyr neu drafodaethau ar gyfer cofnodion mewnol ac er mwyn gallu rhedeg y sefydliad yn effeithiol. 

Egwyddor 6

Dylid ystyried y gynulleidfa ar gyfer y cofnodion neu'r crynodeb. Dylai eu hygyrchedd i'r cyhoedd fod yn holl bwysig. Dylai'r testun fod yn ddiddorol ac yn llawn gwybodaeth. Dylid ysgrifennu cofnodion neu grynodebau mewn Cymraeg neu Saesneg clir, gyda'r acronymau wedi'u cofnodi’n llawn y tro cyntaf iddynt gael eu defnyddio, a chyda cyn lleied o jargon â phosibl. 

Egwyddor 7

Dylai cofnodion neu grynodebau roi darlun cydlynol o’r broses o wneud penderfyniadau. Dylent nodi beth oedd yr eitem oedd yn cael ei thrafod a beth oedd canlyniad y drafodaeth. Pan fydd hi wedi bod yn anodd gwneud penderfyniad, ni ddylai hyn atal tryloywder. Gall bod yn agored gyda'r cyhoedd am benderfyniadau anodd helpu i reoli disgwyliadau'r cyhoedd. 

Egwyddor 8

Dylai cofnodion neu grynodebau nodi’n glir pa gamau gweithredu sy'n deillio o'r drafodaeth a sut y cawsant eu datblygu, gan gynnwys beth oedd canlyniad y camau gweithredu.

Egwyddor 9

Oni bai bod rheswm penodol dros enwi unigolyn a/neu ei rôl, dylid dilyn trefn o grynhoi trafodaethau a’r pwyntiau a wnaed heb nodi pwy a wnaeth bob pwynt penodol. Wrth gynnwys enwau unigolion mewn cofnodion neu grynodebau cyfarfodydd sy’n cael eu cyhoeddi, rhaid cydymffurfio â GDPR y DU, gan mai eu data personol hwy yw eu henw a'u teitl swydd. Rhaid rhoi gwybod i unigolion cyn i'r cyfarfod gael ei gynnal.

Dylid ystyried defnyddio teitlau swyddi yn hytrach nag enwau (er y dylid cofio hefyd bod teitlau swyddi yn ddata personol lle maent yn berthnasol i berson penodol), yn enwedig yn achos pobl nad ydynt ar lefel uchel neu lle gallai cyhoeddi eu henwau arwain at bryderon diogelwch. Dylai unigolion sy'n cael eu dyfynnu gael y cyfle i gadarnhau cywirdeb y cofnod, ar sail yr hyn y maent hwy’n ei gofio, cyn i gofnodion gael eu cyhoeddi.

Egwyddor 10

Dylid rhoi cofnodion neu grynodebau yn y parth cyhoeddus cyn gynted ag y bydd y Bwrdd neu'r Pwyllgor wedi cytuno arnynt. Mae cydbwysedd i'w daro rhwng aros am y cyfarfod nesaf a sicrhau bod yr wybodaeth ar gael i'r cyhoedd tra’i bod yn gyfoes.

Dylid ystyried cytuno ar destun rhwng cyfarfodydd os oes bwlch hir (3 mis neu fwy) rhwng cyfarfodydd.  Dylai fod yn glir am ba gyfnod y bydd y cofnodion/crynodeb yn parhau i fod ar gael i'r cyhoedd (dylai fod rhyw fath ar derfyn amser).

Rhagor o wybodaeth

I gael rhagor o wybodaeth am oblygiadau diogelu data cyhoeddi cofnodion a chrynodebau neu'r goblygiadau ar gyfer adroddiadau drwy archwiliad mewnol, cysylltwch â AuditAssuranceandCounterFraud2@gov.wales