Egwyddorion ar gyfer cyhoeddi cyfarfodydd Byrddau a Phwyllgorau Archwilio Sector Cyhoeddus Cymru

Mae'r sector cyhoeddus datganoledig yng Nghymru yn cynnwys llawer o gyrff cyhoeddus gwahanol, rhai ohonynt yn cael eu rheoleiddio o dan y Cod Llywodraethiant Penodiadau Cyhoeddus tra bod llawer mwy ohonynt ddim yn cael eu rheoleiddio. Mae gan gyrff a'u Byrddau hefyd ddyletswyddau cyfreithiol amrywiol yn ôl cyfraith cwmnïau ac elusennau a deddfwriaeth arall.

Mae cyfarfodydd byrddau yn cael eu cynnal ar wahanol ffurfiau - mae rhai yn cael eu cynnal yn gyhoeddus ac eraill yn breifat, tra bod gan rai gyfuniad o'r ddau. Bwriedir i'r egwyddorion hyn gwmpasu pob math o gyfarfodydd byrddau a phwyllgorau archwilio.

Arweiniad yn unig yw’r egwyddorion hyn, i osod safonau y cytunodd y Fforwm Arweinwyr Cyhoeddus arnynt ar 4 Rhagfyr 2024.

Egwyddor 1

Mae cyhoeddi gwybodaeth am gyfarfodydd y bwrdd a'r pwyllgor archwilio yn galluogi i gorff cyhoeddus fod yn dryloyw ynghylch ei ffyrdd o weithio a'i broses o wneud penderfyniadau, sy'n arwain at fwy o atebolrwydd. 

Mae rhannu gwybodaeth yn rhagweithiol yn arwain at well dealltwriaeth o sut mae bwrdd neu bwyllgor yn mynd i'r afael â materion a'u datrys. Pan gaiff ei wneud mewn ffordd agored, hygyrch, gall arwain at fwy o ymgysylltu â'r gymuned y mae'n ei gwasanaethu fel bod yna hyder yn y modd y mae'r corff cyhoeddus yn gwneud ei waith a mwy o ymddiriedaeth yn y sefydliad.

Egwyddor 2

Bwriedir i'r egwyddorion hyn fod yn berthnasol i gyfarfodydd byrddau a phwyllgorau Archwilio. Mater i bob bwrdd fydd ystyried a ddylent fod yn berthnasol i gyfarfodydd is-grwpiau eraill y bwrdd.

Egwyddor 3

Yr hyn a ddylai ddigwydd yn ddiofyn yw bod gwybodaeth yn cael ei rhannu â'r cyhoedd oni bai bod rhesymau pam na ddylai'r wybodaeth fod ar gael yn gyhoeddus. Er enghraifft, ni ddylai gwybodaeth am ddiogelwch, gwybodaeth fasnachol sensitif na gwybodaeth a fyddai'n cael ei heithrio o dan geisiadau rhyddid gwybodaeth fod ar gael i'r cyhoedd. Dylid bod yn ofalus hefyd wrth gynnwys data personol.

Egwyddor 4

Gall cyhoeddiad fod ar ffurf cofnodion neu grynodeb o gyfarfod. Mater i bob bwrdd a phwyllgor yw penderfynu pa un fydd fwyaf priodol. Dylai’r ystyriaethau wrth wneud y penderfyniad hwn gynnwys peidio â rhwystro trafodaeth mewn cyfarfodydd, dod yn amharod i gymryd risgiau ac arwain at ganlyniadau anfwriadol gan gynnwys busnes yn cael ei gynnal trwy drafodaeth anffurfiol yn hytrach na thrwy gyfarfod ffurfiol. 

Mater i bob bwrdd a phwyllgor yw penderfynu a ddylid cyhoeddi papurau sydd wedi'u dosbarthu cyn y cyfarfod i aelodau'r bwrdd neu'r pwyllgor.

Egwyddor 5

Gellir cynhyrchu crynodebau a chofnodion pan fo'r bwrdd neu'r pwyllgor yn credu mai dyma'r dull mwyaf ymarferol. Mae’n bosibl y bydd yn ddefnyddiol gwneud hyn pan fo angen cadw manylion llawn siaradwyr neu drafodaethau ar gyfer cofnodion mewnol ac er mwyn gallu rhedeg y sefydliad yn effeithiol.

Egwyddor 6

Dylid ystyried y gynulleidfa ar gyfer y cofnodion neu'r crynodeb. Dylai eu hygyrchedd i'r cyhoedd fod yn holl bwysig. Dylai'r testun fod yn ddiddorol ac yn llawn gwybodaeth. Dylid ysgrifennu cofnodion neu grynodebau mewn Cymraeg neu Saesneg clir, gyda'r acronymau wedi'u cofnodi’n llawn y tro cyntaf iddynt gael eu defnyddio, a chyda cyn lleied o jargon â phosibl.

Egwyddor 7

Dylai cofnodion neu grynodebau roi darlun cydlynol o’r broses o wneud penderfyniadau. Dylent nodi beth oedd yr eitem oedd yn cael ei thrafod a beth oedd canlyniad y drafodaeth. Pan fydd hi wedi bod yn anodd gwneud penderfyniad, ni ddylai hyn atal tryloywder. Gall bod yn agored gyda'r cyhoedd am benderfyniadau anodd helpu i reoli disgwyliadau'r cyhoedd.

Egwyddor 8

Dylai cofnodion neu grynodebau nodi’n glir pa gamau gweithredu sy'n deillio o'r drafodaeth a sut y cawsant eu datblygu, gan gynnwys beth oedd canlyniad y camau gweithredu.

Egwyddor 9

Oni bai bod rheswm penodol dros enwi unigolyn neu ei rôl, dylid dilyn trefn o grynhoi trafodaethau a’r pwyntiau a wnaed heb nodi pwy a wnaeth bob pwynt penodol. Wrth gynnwys enwau unigolion mewn cofnodion neu grynodebau cyfarfodydd sy’n cael eu cyhoeddi, rhaid cydymffurfio â GDPR y DU, gan mai eu data personol hwy yw eu henw a'u teitl swydd. Rhaid rhoi gwybod i unigolion cyn i'r cyfarfod gael ei gynnal. 

Dylid ystyried defnyddio teitlau swyddi yn hytrach nag enwau (er y dylid cofio hefyd bod teitlau swyddi yn ddata personol lle maent yn berthnasol i berson penodol), yn enwedig yn achos pobl nad ydynt ar lefel uchel neu lle gallai cyhoeddi eu henwau arwain at bryderon diogelwch. Dylai unigolion sy'n cael eu dyfynnu gael y cyfle i gadarnhau cywirdeb y cofnod, ar sail yr hyn y maent hwy’n ei gofio, cyn i gofnodion gael eu cyhoeddi.

Egwyddor 10

Dylid rhoi cofnodion neu grynodebau yn y parth cyhoeddus cyn gynted ag y bydd y bwrdd neu'r pwyllgor wedi cytuno arnynt. Mae cydbwysedd i'w daro rhwng aros am y cyfarfod nesaf a sicrhau bod yr wybodaeth ar gael i'r cyhoedd tra’i bod yn gyfoes.

Dylid ystyried cytuno ar destun rhwng cyfarfodydd os oes bwlch hir (3 mis neu fwy) rhwng cyfarfodydd. Dylai fod yn glir am ba gyfnod y bydd y cofnodion/crynodeb yn parhau i fod ar gael i'r cyhoedd (dylai fod rhyw fath ar derfyn amser).

Rhagor o wybodaeth

I gael rhagor o wybodaeth am oblygiadau diogelu data cyhoeddi cofnodion a chrynodebau neu'r goblygiadau ar gyfer adroddiadau drwy archwiliad mewnol, cysylltwch â AuditAssuranceandCounterFraud2@gov.wales