Digwyddiadau'r gwasanaeth tân ac achub: hysbysiad preifatrwydd

Mae data am ddigwyddiadau y mae Gwasanaethau Tân ac Achub yn eu mynychu yng Nghymru, Lloegr a’r Alban yn cael eu cofnodi a’u lanlwytho i’r System Cofnodi Digwyddiadau sy’n eiddo i’r Swyddfa Gartref. Wedyn bydd y Swyddfa Gartref yn trosglwyddo data yn flynyddol i Lywodraeth Cymru. Fodd bynnag, mae Llywodraeth Cymru hefyd yn cael adroddiadau monitro yn ystod y flwyddyn yn uniongyrchol o’r System Cofnodi Digwyddiadau.

Pwrpas yr hysbysiad hwn yw darparu gwybodaeth i’r unigolion hynny y bydd eu data personol wedi’u cofnodi gan y Gwasanaethau Tân ac Achub yng Nghymru wrth ddelio â thanau, digwyddiadau heb dân neu alwadau diangen ac am brosesu’r data hynny gan Lywodraeth Cymru.

Mae’r data hyn yn cynnwys rhywfaint o wybodaeth am bobl a gafodd eu lladd neu eu hanafu, pobl a achubwyd a pherchnogion eiddo sy’n gysylltiedig â’r digwyddiadau hyn. Mae’r data hyn yn galluogi Llywodraeth Cymru i ymchwilio a dadansoddi ystadegau er mwyn monitro tueddiadau a gwella’r gwasanaeth a ddarperir i bobl yng Nghymru.

Mae rhestr o’r holl eitemau data sy’n cael eu casglu gan y System Cofnodi Digwyddiadau ac sydd ar gael drwyddi i Lywodraeth Cymru ar wefan y Swyddfa Gartref.

Mae hyn yn cynnwys manylion yr holl ddigwyddiadau (tanau, digwyddiadau gwasanaeth arbennig a galwadau diangen) a fynychwyd gan y Gwasanaethau Tân ac Achub yng Nghymru. O fewn y set ddata hon, cofnodir rhai data am unigolion, mewn perthynas yn bennaf â phobl a gafodd eu lladd neu eu hanafu neu eu hachub yn y digwyddiad.

Y data hyn yw:

• gwybodaeth bersonol am bobl a gafodd eu lladd neu eu hanafu a’r rheini a achubwyd fel enw, dyddiad geni a rhywedd
• categorïau arbennig o wybodaeth bersonol fel grŵp ethnig
• amgylchiadau eraill y rheini a gafodd eu lladd neu eu hanafu mewn tân (e.e. yn gaeth i’r gwely)
• y math o feddiannaeth yn achos tanau mewn anheddau (e.e. unig feddiannydd dros yr oedran pensiwn, unig riant gyda phlant dibynnol ayyb)
• ffactorau dynol sydd wedi cyfrannu at achosi tanau mewn anheddau (e.e. anabledd)
• Marc Cofrestru Cerbyd
• cyfeiriad a chyfeirnod grid yr eiddo

Bydd llywodraeth yn defnyddio setiau data am ddigwyddiadau tân yn y ffyrdd canlynol:

• i fonitro cynnydd ar gyflawni canlyniadau cenedlaethol yn cynnwys cyhoeddi ystadegau swyddogol
• i fonitro perfformiad y Gwasanaethau Tân ac Achub
• i ddatblygu a gwerthuso polisi
• i adnabod arferion da a helpu i’w datblygu
• i hyrwyddo ymchwil sy’n ymwneud â digwyddiadau tân ac achub.

Mae angen cael y data personol sydd yn y setiau data hyn i sicrhau ein bod yn deall y berthynas rhwng nifer y tanau a nodweddion personol, yn dadansoddi anghydraddoldebau posibl neu’n deall natur ddaearyddol y digwyddiadau tân.

Gall hyn gynnwys cysylltu data â setiau data eraill sydd gan lywodraeth yn barod (er enghraifft, canlyniadau iechyd) i ddeall yn well y rhyngweithio rhwng digwyddiadau tân ac amgylchiadau unigol, er mwyn datblygu canlyniadau polisi gwell. Byddai unrhyw gysylltu o’r fath yn cael ei wneud drwy dechnegau sy’n caniatáu gweld data cysylltiedig dienw yn unig.

Ni fydd Llywodraeth Cymru yn defnyddio’r agweddau adnabyddadwy o’r data heblaw ar gyfer y prosesau ystadegol ac ymchwil sydd eu hangen at unrhyw un o’r dibenion sydd wedi’u disgrifio uchod, ac ni fydd yn defnyddio’r agweddau adnabyddadwy o’r data nac yn prosesu’r data er mwyn:

• cymryd camau neu fesurau neu wneud penderfyniadau mewn perthynas ag unigolion
• achosi unrhyw niwed neu ofid i unigolion
• enwi unrhyw unigolion mewn unrhyw adroddiadau.

Bydd canlyniadau o ddadansoddiadau a gwblhawyd drwy ddefnyddio’r data ar gael mewn cyhoeddiadau ystadegol neu ymchwil a gaiff eu rhyddhau drwy wefan Llywodraeth Cymru a hefyd mewn data ar wefan StatsCymru.

Ar ôl cyhoeddi’r wybodaeth hon, bydd defnyddwyr allanol fel Awdurdodau Lleol, Gwasanaethau Tân ac Achub eraill a’r cyhoedd yn gallu ei defnyddio at eu dibenion eu hunain, fel mesur a rheoli perfformiad, er mwyn gwella ymarfer a dal llywodraeth yn atebol.

Mae Llywodraeth Cymru yn rhannu rhai neu’r cyfan o’r data a gaiff eu darparu iddi â sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus, asiantaethau anllywodraethol ac ymchwilwyr a gymeradwywyd, ond dim ond at ddibenion ystadegol neu ymchwil. Ym mhob achos, bydd Prif Ystadegydd Llywodraeth Cymru yn craffu ar unrhyw ddatgeliadau o’r fath ac, os bydd yn eu cymeradwyo, byddant yn cael eu rheoli o dan gytundeb priodol â Llywodraeth Cymru ar yr hawl i weld data a fydd:

• yn sicrhau bod y data yn cael eu trosglwyddo a’u storio’n ddiogel ac yn cael eu dinistrio yn y pen draw
• yn cynnwys gwybodaeth bersonol dim ond os oes angen clir am hynny
• yn cyfyngu’r defnydd o’r data at yr angen penodol a nodwyd, gan sicrhau na ellir adnabod unrhyw unigolyn mewn unrhyw adroddiadau a gyhoeddir
• yn caniatáu storio’r data dros gyfnod y prosiect ymchwil yn unig, gan ei gwneud yn ofynnol bod y data yn cael eu dinistrio ar ôl hynny.

Mae data yn cael eu cofnodi gan y Gwasanaethau Tân ac Achub a’u lanlwytho i’r System Cofnodi Digwyddiadau. Mae’r Swyddfa Gartref yn darparu set ddata i Lywodraeth Cymru sy’n cynnwys yr holl ddata sydd ar gael ar gyfer Cymru: mae’r rhain yn cael eu dadansoddi wedyn ac felly mae Llywodraeth Cymru yn rheolydd data. Mae’r tri Gwasanaeth Tân ac Achub yng Nghymru a’r Swyddfa Gartref yn rheolyddion data hefyd ar gyfer y data hyn.

Mae Deddf y Gwasanaethau Tân ac Achub 2004 (“Deddf 2004”), a ddaeth i rym ar ddiwedd 2004, wedi datganoli’r Gwasanaethau Tân ac Achub yng Nghymru i Gynulliad Cenedlaethol Cymru.

Mae Deddf 2004 yn gwneud darpariaethau ynghylch Gwasanaethau Tân ac Achub a’u swyddogaethau yng Nghymru a Lloegr.

Mae Adran 26 o Ddeddf 2004 yn nodi bod rhaid i’r Gwasanaethau Tân ac Achub roi i Weinidogion Cymru unrhyw adroddiadau a datganiadau am eu swyddogaethau y gall Gweinidogion Cymru ofyn amdanynt. Yr adran hon, ar y cyd ag Adran 58A a Adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006, sy’n rhoi i Weinidogion Cymru y pwerau i gasglu a phrosesu data am ddigwyddiadau a fynychwyd gan y Gwasanaethau Tân ac Achub yng Nghymru.

Mae’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data yn ei gwneud yn ofynnol bod sail gyfreithlon i brosesu data personol ac, yn yr achos hwn, mae Erthygl 6(1)(e) yn gymwys: “processing is necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller”. Mae prosesu’r data yn caniatáu i Lywodraeth Cymru fonitro a datblygu polisïau a strategaethau cysylltiedig â thân drwy gael dealltwriaeth fanwl o achosion ac effeithiau tanau mewn perthynas â gwahanol leoliadau daearyddol neu grwpiau penodol o bobl.

Mae Erthygl 9(2)(j) o’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data yn datgan ein bod yn gallu prosesu a chasglu data am gategorïau arbennig os yw hynny’n angenrheidiol "for archiving purposes in the public interest, scientific or historical research purposes or statistical purposes in accordance with Article 89(1) based on Union or Member State law which shall be proportionate to the aim pursued, respect the essence of the right to data protection and provide for suitable and specific measures to safeguard the fundamental rights and the interests of the data subject". Mae prosesu data am gategorïau arbennig yn gallu ein helpu i benderfynu a ddylid anelu strategaethau neu ymgyrchoedd at grwpiau penodol sy’n wynebu mwy o risg.

Mae’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data yn rhestru hawliau penodol sy’n gymwys i unigolion yng nghyd-destun storio a defnyddio eu data personol. Yr hawliau sydd gan unigolion o dan y ddwy erthygl a nodwyd uchod yw’r canlynol:

• yr hawl i gael eu hysbysu (yr hysbysiad hwn)
• yr hawl i weld y data
• yr hawl i gywiro (h.y. cywiro unrhyw wallau yn eu data)
• yr hawl i gyfyngu prosesu (mewn rhai amgylchiadau, gellir cyfyngu’r defnydd o ddata’r unigolyn)
• yr hawl i wrthwynebu (mewn rhai amgylchiadau, gall unigolyn wrthwynebu’r defnydd o’i ddata).

Mae rhagor o ganllawiau ar gael am yr hawliau hyn ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Bydd y setiau data am ddigwyddiadau tân yn cael eu trosglwyddo bob amser drwy ddulliau sy’n galw am gamau dilysu priodol, a dim ond mewn lleoliadau diogel a gymeradwywyd y gellir eu gweld. Ni fydd data yn cael eu rhannu drwy gyswllt e-bost agored arferol neu drwy ddulliau postio arferol.

Mae Llywodraeth Cymru yn dod yn gyfrifol am y data hyn ar ôl eu trosglwyddo iddi, er y bydd y Swyddfa Gartref a’r Gwasanaethau Tân ac Achub yn cadw cyfrifoldeb am unrhyw ddata y maent yn parhau i’w dal ar eu systemau eu hunain. Ar ôl eu trosglwyddo, mae’r data yn cael eu storio mewn rhwydwaith diogel a dim ond defnyddwyr a lleoliadau a gymeradwywyd yn Llywodraeth Cymru fydd yn cael eu gweld.

Bydd Llywodraeth Cymru yn cadw’r data tra byddant yn parhau’n ddefnyddiol at ddibenion ymchwil ac, am fod data hanesyddol yn gallu bod yn ddefnyddiol iawn yn y cyd-destun hwn, mae’r cyfnod hwn yn debygol o ymestyn dros nifer o flynyddoedd.

Os bydd data yn cael eu rhannu â thrydydd parti at ddibenion ymchwil, dim ond dros gyfnod y prosiect y caniateir rhannu’r data, a bydd yn ofynnol i’r data gael eu dinistrio ar ôl y cyfnod hwnnw.

Dylai unrhyw gwestiynau am yr hysbysiad hwn neu am hawliau unigolion gael eu hanfon mewn ysgrifen i Lywodraeth Cymru yn y cyfeiriad isod . Dylai unrhyw gwynion gael eu hanfon i’r cyfeiriad hwn hefyd yn y lle cyntaf, er y gallwch gwyno’n uniongyrchol hefyd i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Tîm Ystadegau Addysg a Gwasanaethau Cyhoeddus
Gwasanaethau Gwybodaeth a Dadansoddi
Llywodraeth Cymru
Llawr 4 De
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ
E-bost: ystadegau.cynhwysiant@llyw.cymru

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru)
Tŷ Churchill
17 Ffordd Churchill
Caerdydd
CF10 2HH
Rhif ffôn: 029 2067 8400 neu 0303 123 1113
E-bost: casework@ico.org.uk
Gwefan: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru yn:
Swyddog Diogelu Data
Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ.
E-bost: swyddogdiogeludata@llyw.cymru