Digwyddiadau busnes: canllawiau i ymgeiswyr a meini prawf cyllido

Mae’r nodyn cyfarwyddyd hwn yn cynnwys cyngor i berchnogion a threfnwyr digwyddiadau sy’n dymuno gwneud cais am gyllid Digwyddiadau Cymru gan Lywodraeth Cymru ar gyfer Digwyddiadau Busnes a rhaid ei ddarllen yn llawn cyn gwneud cais. Mae yna broses ymgeisio unigol debyg ar gyfer digwyddiadau diwylliant a chwaraeon, ac mae canllawiau ar gael ar gyfer y rhain yma: Digwyddiadau chwaraeon a diwylliant: canllawiau i ymgeiswyr a meini prawf cyllido

Cyn gwneud cais, rhaid i chi siarad ag aelod o dîm Digwyddiadau Cymru i benderfynu a yw eich digwyddiad a’ch cynnig yn cyd-fynd â’n Strategaeth Digwyddiadau Cenedlaethol ar gyfer Cymru 2022 i 2030 ac a oes cyllideb ar gael ar gyfer y flwyddyn rydych chi’n dymuno gwneud cais ynddi.  Cysylltwch â ni gydag amlinelliad byr o’ch digwyddiad/cynnig yn digwyddiadaucymru@llyw.cymru a bydd aelod priodol o’r tîm yn cysylltu â chi i drefnu trafodaeth. Fel arfer, mae’n cymryd o leiaf 12 mis i ystyried unrhyw ddyfarniad, felly bydd angen cadw hyn mewn cof wrth gyflwyno eich cais am gyllid ac o ran amseriad eich digwyddiad.

Fel rhan o’r drafodaeth honno, byddwn hefyd yn ystyried gyda chi, ac unrhyw gyllidwyr posibl eraill (fel Cyngor Celfyddydau Cymru neu awdurdod rhanbarthol lleol), sut mae eich cynnig yn cyd-fynd â’u blaenoriaethau strategol a’r amrywiaeth o effeithiau ac allbynnau strategol y byddem yn disgwyl eu cyflawni o ganlyniad i’n buddsoddiad yn eich digwyddiad ac i sicrhau nad oes posibilrwydd ein bod yn dyfarnu cyllid i’r un digwyddiadau â chyrff eraill.

Mae gan Lywodraeth Cymru ddyletswydd i ddiogelu cyllid cyhoeddus, gan sicrhau ei fod yn cael ei reoli'n dda a dim ond yn cael ei ddefnyddio at y diben a fwriadwyd. Dyma'r hyn rydym yn ei ddisgwyl gan gyrff ac ariennir gan grant, a phartïon trydydd sy'n rheoli cynlluniau grant ar ein rhan: Yr hyn y mae Llywodraeth Cymru yn ei ddisgwyl gan y rhai hynny sy’n derbyn grant | LLYW.CYMRU.

Nid yw Digwyddiadau Cymru’n noddwr nac yn gorff sy’n rhoi grantiau dro ar ôl tro. Rydym yn gweithredu fel buddsoddwr strategol â chyfyngiad amser i gefnogi datblygiad a thwf digwyddiadau, neu i ddenu digwyddiadau rhyngwladol mawr i Gymru. Nid lleihau pwysau ar y gyllideb yw unig ddiben cyllid Digwyddiadau Cymru ac felly ni chaiff ei ddarparu tuag at y costau craidd presennol o ddarparu digwyddiadau, nac unrhyw gostau cyfalaf. Ond, yn lle hynny, bydd yn dod â gwerth ychwanegol i ddigwyddiad, drwy gefnogi gweithgarwch newydd neu well sy’n gysylltiedig â digwyddiadau, sy’n sicrhau effeithiau economaidd a chymdeithasol cadarnhaol i Gymru a/neu godi proffil rhyngwladol Cymru (neu gynnal parhad gweithgarwch o’r fath gan osgoi effaith niweidiol ar weithgareddau presennol), fel:

• Gweithgarwch marchnata a hyrwyddo i ddenu cynulleidfaoedd ychwanegol neu gynulleidfaoedd newydd i glywed am Gymru fel cyrchfan i ddigwyddiadau busnes, ac i fanteisio ar y brand Cymru Wales mewn marchnadoedd twristiaeth a busnes rhyngwladol
• Denu digwyddiadau busnes sy’n cefnogi Strategaeth Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol, y Strategaeth Ryngwladol i Gymru a Strategaeth Ddigwyddiadau Genedlaethol Cymru 2022 i 2030
• Manteisio i’r eithaf ar gyfraniad digwyddiadau busnes i Gymru ac wrth ddatblygu enw da Cymru am ddarparu digwyddiadau busnes diogel, cynaliadwy o ansawdd uchel, sy’n creu profiad rhagorol i fynychwyr, cynrychiolwyr ac ymwelwyr

Cam 1

Yn dilyn y drafodaeth gychwynnol gydag aelod o’n tîm, os byddwn yn penderfynu bod eich digwyddiad a’ch cynnig yn cyd-fynd â’n Strategaeth, gofynnir i chi lenwi holiadur ymgeisio i roi rhagor o wybodaeth fanwl am eich digwyddiad, eich sefydliad, pwrpas y cais am gyllid a pha ‘werth ychwanegol’ y bydd hyn yn ei roi i’n galluogi i asesu’n llawn a yw eich digwyddiad yn bodloni blaenoriaethau strategol Digwyddiadau Cymru. 

Nid oes sicrwydd y bydd pawb sy’n llenwi’r holiadur yn derbyn cyllid. 

Dim ond ar ôl cwblhau asesiad boddhaol o’r wybodaeth a ddarparwyd, ac ar ôl cynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy, y bydd eich cais yn cael ei gyflwyno i’r Cyfarwyddwr Diwylliant, Twristiaeth a Chwaraeon neu’r Gweinidogion i’w ystyried, yn dibynnu ar lefel y cyllid rydych chi’n ymgeisio amdano. Felly, ni ddylech ymrwymo i unrhyw wariant ychwanegol na gwariant y gellir ei osgoi sy’n gysylltiedig â’ch cais nes bydd y broses hon wedi’i chwblhau ac, os byddwn yn cyhoeddi llythyr dyfarnu cyllid, nes ar ôl i chi ei lofnodi a’i ddychwelyd a chael derbynneb amdano gan Digwyddiadau Cymru.

Asesir eich cynigion yn erbyn y meini prawf a gyhoeddwyd yn Atodiad 1, sy’n briodol i natur a graddfa eich digwyddiad ac sy’n bodloni ein meini prawf cymhwysedd yn Atodiad 2.

Wrth gwblhau’r asesiad, mae’n bwysig eich bod yn cynnwys tystiolaeth gadarn o sut mae eich digwyddiad yn bodloni’r meini prawf. Ar gyfer digwyddiadau sy’n bodoli eisoes, mae’n rhaid i chi ddarparu data (nifer y cynrychiolwyr/ymwelwyr ac ati) ar gyfer y digwyddiad diwethaf. Ar gyfer digwyddiadau newydd, cyfeiriwch at unrhyw ymchwil i ddigwyddiadau o natur a graddfa debyg. Yn ogystal, bydd angen i chi ddangos tystiolaeth a chynnwys cadarnhad o gefnogaeth gan yr Awdurdod Rhanbarthol Lleol ac unrhyw gorff perthnasol arall (ariannol neu mewn nwyddau) a gadarnhawyd neu a geisiwyd amdanynt ar gyfer eich digwyddiad.

Wrth gwblhau adran effaith economaidd yr holiadur, cofiwch mai Cymru yw’r economi gynnal wrth gyfrifo hyn, nid y dref na’r rhanbarth lle byddwch chi’n cynnal eich digwyddiad. Mae rhagor o arweiniad ar ddefnyddio’r gyfrifiannell ar gael ar wefan Event Impacts. 

Dylid dychwelyd y ffurflen asesu drwy e-bost at y swyddog gwerthuso a gynhaliodd y drafodaeth gychwynnol, gan gopïo cyfeiriad blwch post digwyddiadaucymru@llyw.cymru i’r e-bost.

Os bydd eich cais yn cael ei gymeradwyo, defnyddir y wybodaeth a ddarperir fel sail i’r targedau a gaiff eu cynnwys yn eich Dyfarniad Cyllid (e.e. nifer y cynrychiolwyr, ymgysylltu â’r cyfryngau cymdeithasol ac ati). Mae cyllid yn amodol ar gyflawni’r targedau hyn, felly rhaid i chi ddarparu gwybodaeth mor gywir â phosibl oherwydd gallai methu â chyrraedd targedau heb unrhyw amgylchiadau lliniarol arwain at ostyngiad cyfatebol yn y grant a ddyfernir.

Cam 2

Yn amodol ar gael asesiad boddhaol o’ch cais a lefel y cyllid yr ymgeisir amdano, efallai y bydd gofyn i chi ddarparu’r manylion canlynol 

• Cyfrif rhagolwg incwm/gwariant ar gyfer y swm arfaethedig o gyllid rydych yn gwneud cais amdano yn erbyn y gwariant gwirioneddol a ddyrannwyd i’r digwyddiad busnes 
• Nodau, amcanion a thargedau’r digwyddiad arfaethedig 
• Esboniad pellach o’r trefniadau llywodraethu a rheoli, gan nodi’r profiad o reoli digwyddiadau busnes 
• Rhagolygon cyllideb (rhagolygon incwm a gwariant ar gyfer pob blwyddyn o gyllid y gwneir cais amdano)
• Cynlluniau rheoli risg
• Cynlluniau marchnata
• Cynlluniau Effaith a Gwaddol

Rhaid i chi hefyd gyflwyno’r manylion canlynol pan fydd y rhain yn eu lle neu, fel arall, gwybodaeth am eich cynlluniau i ddatblygu a gweithredu polisïau o’r fath yn ystod y cyfnod cyllido. Gall tîm Digwyddiadau Cymru roi cyngor ac arweiniad ar y rhain ac mae rhagor o wybodaeth a dolenni at adnoddau ar gael yn Atodiad 3.

• Polisi iaith Gymraeg (sy’n cyd-fynd â Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011)
• Polisi rheoli digwyddiadau cynaliadwy (sy’n cyd-fynd â Safon BS ISO 20121 ar Reoli Digwyddiadau’n Gynaliadwy neu bod safonau addas a pherthnasol eraill ar waith)
• Polisi Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant (sy’n cyd-fynd â Deddf Cydraddoldeb 2010)
• Mae eich digwyddiad yn cyd-fynd â Nodau Datblygu Cynaliadwy’r Cenhedloedd Unedig a/neu gonglfeini Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol

Gall tîm Digwyddiadau Cymru roi cyngor ac arweiniad ar y rhain ac mae rhagor o wybodaeth a dolenni adnoddau ar gael ar ein gwefan e.e. gwasanaeth cyngor Cymraeg “Helo Blod”. 

Byddwn yn defnyddio eich cynllun busnes/ rheoli i asesu eich profiad llwyddiannus o ddarparu digwyddiadau busnes a hyfywdra cyffredinol eich cynigion, a hynny’n ariannol ac o ran sicrhau effaith gadarnhaol hirdymor ar Gymru. Ar y cam hwn, cynhelir gwiriadau diwydrwydd dyladwy hefyd ac efallai y gofynnir i chi am ragor o wybodaeth, fel cyfrifon rheoli cyfredol i gynorthwyo hyn. 

Efallai y byddwn hefyd yn rhannu eich cynnig â chydweithwyr perthnasol yn adrannau eraill Llywodraeth Cymru i gael barn ychwanegol o ran sut mae eich cynnig yn cyd-fynd â’u strategaethau neu’n rhoi cyfleoedd i fanteisio ar fuddion cysylltiedig. Gallai hyn gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i - Croeso Cymru, Cymru Greadigol, Cysylltiadau Rhyngwladol, Trafnidiaeth, Iechyd ac Addysg. Lle bo’n berthnasol, byddwn hefyd yn gofyn am farn cyrff allanol fel Cyngor Celfyddydau Cymru, Chwaraeon Cymru neu’r Awdurdod Lleol priodol, neu gadarnhad o gyllid ganddynt.

Mae ein Strategaeth yn tynnu sylw at bwysigrwydd partneriaethau cryf a lle bo hynny’n berthnasol, dylai cynnig fod yn ei le ar gyfer darparu eich digwyddiad sy’n edrych ar gyfleoedd i ffurfio perthnasoedd strategol newydd a datblygu ffyrdd newydd o gydweithio â phartneriaid cyhoeddus a phreifat ar draws ffiniau daearyddol, sefydliadol, a sectoraidd. 

Amserlen

Nid oes ‘rowndiau ymgeisio’. Gellir cyflwyno ceisiadau ar unrhyw adeg, ac am unrhyw flwyddyn, ar yr amod eich bod yn gymwys a bod y gyllideb ar gael. Oherwydd ei natur, mae’r diwydiant digwyddiadau rhyngwladol yn gystadleuol iawn ac yn seiliedig ar gynllunio tymor hir ac mae sawl blwyddyn o amser paratoi ar gyfer rhai digwyddiadau. O ganlyniad, gellir ymrwymo cyfran sylweddol o gyllideb Digwyddiadau Cymru sawl blwyddyn ymlaen llaw a’n hamser paratoi arferol ar gyfer ystyried cymorth ariannol yw 12 i 18 mis. Felly, dylech siarad â ni mor fuan â phosibl. Rydym yn barod i drafod cynigion ar ffurf drafft ac ailedrych ar y rhain pan fyddant yn cael eu datblygu ymhellach.

Ni fyddwn yn ystyried unrhyw geisiadau am ddigwyddiad a fydd yn cael ei gynnal o fewn 6 mis i’r cyswllt cyntaf, ac eithrio mewn amgylchiadau eithriadol ac yn dibynnu ar y gyllideb sydd ar gael a blaenoriaethau eraill sy’n cystadlu â’i gilydd ar yr adeg honno.

Ar ôl derbyn yr holl ddogfennau y gofynnwyd amdanynt ac ar ôl i ni gwblhau ein hasesiad a’n gwiriadau diwydrwydd dyladwy, cyflwynir cyngor naill ai i Ddirprwy Gyfarwyddwr Digwyddiadau Cymru, i’r Cyfarwyddwr Diwylliant, Twristiaeth a Chwaraeon neu i’r Gweinidogion ei ystyried (ar sail gwerth y cais). Gall yr amserlen ar gyfer asesu a gwneud penderfyniadau fod yn amodol ar nifer o ffactorau, felly byddwn yn ymdrechu i ddarparu’r amserlen i chi cyn gynted ag y bo modd. Rydym yn argymell eich bod yn caniatáu o leiaf 8 i 12 wythnos i’r broses hon gael ei chwblhau. 

Os penderfynir peidio â chefnogi eich digwyddiad, byddwn yn rhoi esboniad manwl i chi o’r rhesymau dros hyn. 

Os caiff eich cais ei gymeradwyo, byddwn yn trafod Dyfarniad Cyllid ffurfiol gyda chi a rhaid i chi gytuno arno, ei lofnodi a’i ddychwelyd atom, cyn y bydd y cyllid ar gael i chi. Mae rhagor o ganllawiau ar y camau nesaf ar gael yn Atodiad 2.

Bydd dyfarniadau cyllid yn cael eu gwneud dan un o’r cynlluniau isod yn dibynnu ar natur a gwerth y cais. Felly, yn adran D cwestiwn 3 eich ffurflen asesu, dylech roi gwybod am unrhyw ddyfarniadau eraill a wnaed dan unrhyw un o’r cynlluniau hyn yn y 3 blynedd ariannol ddiwethaf gan gynnwys yr un presennol. 

• SC11002: Cynllun Digwyddiadau Busnes Digwyddiadau Cymru 
• SC10185: Cynllun Cadwraeth Treftadaeth a Diwylliant Llywodraeth Cymru 
• SC10591: Digwyddiadau chwaraeon mawr 2022 i 2030 

Byddwn yn rheoli’r holl wybodaeth a gyflwynir i ni yn unol â chyllid Digwyddiadau Cymru, gan gynnwys unrhyw ddata personol y byddwn yn ei gasglu, yn unol â’r cyngor yn y canllawiau hyn a Hysbysiad Preifatrwydd Llywodraeth Cymru ar gyfer Grantiau a Hysbysiad Preifatrwydd Cleientiaid Busnes Cwrdd yng Nghymru (sgroliwch i lawr am y Gymraeg).

Os byddwch chi’n ymuno â’n cronfa ddata cleientiaid i gael y wybodaeth ddiweddaraf ac e-gylchlythyrau Cwrdd yng Nghymru, byddwn yn rheoli unrhyw ddata personol rydyn ni’n ei gasglu yn unol â Hysbysiad Preifatrwydd Cylchlythyr Marchnata Cwrdd yng Nghymru 

Bydd Llywodraeth Cymru yn cadw dogfennau grant am o leiaf 10 mlynedd, yn unol ag Amserlen Cadw a Gwaredu Llywodraeth Cymru a Hysbysiad Preifatrwydd Grantiau Llywodraeth Cymru.

Cyhoeddir pob dyfarniad cyllid llwyddiannus, gan gynnwys eu gwerth, mewn Adroddiad ar Benderfyniad ar llyw.cymru.

Cyhoeddir dyfarniadau gwerth dros £100,000 ar Gofrestr Cymhorthdal y DU hefyd yn unol â gofynion Llywodraeth y DU.

Lle

• Nifer yr ymwelwyr/cynadleddwyr (unigryw) o’r tu allan i Gymru 
  • Nod llesiant cenedlaethol: ffyniant
• Cyfraniad ychwanegol net i economi Cymru (gan ddefnyddio EventIMPACTS)
  • Nod llesiant cenedlaethol: ffyniant
• Gwerth contractau i gyflenwyr lleol
  • Nod llesiant cenedlaethol: ffyniant
• Buddsoddiad arall gan y sector preifat neu’r sector cyhoeddus
  • Nod llesiant cenedlaethol: ffyniant

Planed

• Cynllun rheoli gwastraff/cynaliadwyedd ar waith
  • Nod llesiant cenedlaethol: resilient; gwytnwch; cyfrifol ar lefel fyd-eang 
• Ymrwymiad y cyhoedd i arferion amgylcheddol/dull economi gylchol e.e. strategaeth ar waith i annog y rhai sy’n bresennol i ddefnyddio trafnidiaeth gynaliadwy
  • Nod llesiant cenedlaethol: cyfrifol ar lefel fyd-eang 

Pobl

• Cynllunio ar waith i hyrwyddo Cymru fel cyrchfan ar gyfer ymweliadau rheolaidd, digwyddiadau, busnes, astudio a hamdden
  • Nod llesiant cenedlaethol: iachach; diwylliant bywiog lle mae’r Gymraeg yn ffynnu
• Hyrwyddo llesiant i gynulleidfaoedd targed (profiadau cynadleddwyr/gweithgareddau y tu allan i’r gynhadledd / cyfarfodydd busnes-i-fusnes ychwanegol / partneriaethau newydd)
  • Nod llesiant cenedlaethol: mwy cyfartal 
• Polisi Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant ar waith (sy’n cyd-fynd â Deddf Cydraddoldeb 2010) 
  • Nod llesiant cenedlaethol: mwy cyfartal 
• Ymrwymiad i’r Cod Ymarfer ar Gyflogaeth Foesegol mewn Cadwyni Cyflenwi 
  • Nod llesiant cenedlaethol: mwy cyfartal 
• Cynllun ymgysylltu â’r gymuned leol wedi’i dargedu ar waith
  • Nod llesiant cenedlaethol: cymunedau cydlynus
• Nifer a natur y rhaglenni allgymorth
  • Nod llesiant cenedlaethol: cymunedau cydlynus
• Nifer a natur y cyfleoedd gwirfoddoli a fydd yn cael eu creu 
  • Nod llesiant cenedlaethol: cymunedau cydlynus
• Polisi Iaith Gymraeg yn ei le neu wedi’i roi ar waith (arwyddion croesawu dwyieithog ac ati i’r lleoliad a’r digwyddiad)
  • Nod llesiant cenedlaethol: diwylliant bywiog lle mae’r Gymraeg yn ffynnu

Proffil rhyngwladol a’r economi ymwelwyr 

• Nifer y tiriogaethau arfaethedig ar gyfer ymgysylltu â’r cyfryngau (neu sy’n berthnasol fel arall fel lleoliad i artistiaid, athletwyr neu gynadleddwyr sy’n ymweld)
• Nifer y dilynwyr/ymgysylltiadau/argraffiadau ar gyfer y digwyddiad ar y cyfryngau cymdeithasol
• Cynllunio i integreiddio gwerthoedd brand Cymru Wales i’r gwaith o farchnata digwyddiadau

Mae Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 yn ymwneud â gwella llesiant cymdeithasol, economaidd, amgylcheddol a diwylliannol Cymru. Mae saith nod llesiant cysylltiedig ar gyfer Cymru. Gellir gweld y ‘Canllaw Hanfodol’ i’r Ddeddf: Deddf llesiant cenedlaethau’r dyfodol: yr hanfodion

I fod yn gymwys i gael cymorth, mae’r meini prawf canlynol yn berthnasol:

1. Dylai’r digwyddiad busnes ddenu o leiaf 100 o fynychwyr/cynrychiolwyr o’r tu allan i Gymru i’r gyrchfan am o leiaf un noson. Ymwelwyr o’r tu allan i’r wlad yw’r rhai sy’n dod o’r tu allan i Gymru. Nid yw’r meini prawf cyllido yn cynnwys ymwelwyr undydd a mynychwyr rhithwir, ond mae’r ffigurau hyn yn cyfrif tuag at allbynnau fel arddangos Cymru fel cyrchfan ar gyfer ymweliadau busnes a hamdden, felly rhaid eu cynnwys yn eich ymateb.      
2. Rhaid i chi gynnal y digwyddiad busnes yng Nghymru a chynnwys y defnydd o lety dros nos yng Nghymru 
3. Rhaid i’r digwyddiad busnes ddangos na fyddai’n dod i Gymru nac yn gallu ychwanegu gwerth ychwanegol sylweddol at Gymru oni bai am y cymorth sy’n cael ei ddarparu
4. Dylai meysydd pwnc y digwyddiad busnes gefnogi blaenoriaethau economaidd, digwyddiadau, twristaidd, cymdeithasol a diwylliannol Cymru 
5. Os bydd eich cais yn llwyddiannus, efallai y bydd gofyn i chi ddarparu rhagor o wybodaeth, fel dadansoddiad o ddata am ddemograffeg cyfranogwyr a rheolaeth ariannol prosiectau ar ffurf cyfrif rhagolwg incwm/gwariant manwl ar gyfer y digwyddiad busnes arfaethedig yng Nghymru. 
6. Byddwn yn asesu ceisiadau yn erbyn meini prawf y Cynllun a byddwn ond yn ystyried rhoi cefnogaeth i’r cynadleddau yr ystyrir eu bod yn cyfateb agosaf ag amcanion y Cynllun. Dylai ceisiadau gynnwys yr holl ddogfennau ategol a nodir yn y ffurflen gais.
7. Mae cymorth ariannol o £5,000 i £25,000 ar gael yn seiliedig ar nifer y cynrychiolwyr cymwys sy’n bresennol. Mae modd ystyried cynigion ag achos busnes cryf yn gefn iddynt, sy’n gofyn am fwy na £25,000 y cais, fesul achos unigol ac yn amodol ar yr arian sydd ar gael a’u cymhwysedd. 

Wrth wneud cais i’r cynllun, rhaid i ymgeiswyr hefyd gytuno i’r amodau canlynol:

• Fel rhan o'r cytundeb i dderbyn Cefnogaeth i’ch Cynhadledd, gall y lleoliad / y sawl sy’n ei gynnal ofyn i ymchwilwyr gyfweld sampl o gynrychiolwyr ar ddiwrnod(au) y digwyddiad busnes i'w galluogi i asesu gwerth economaidd a chyfraniad at dwristiaeth yng Nghymru a hefyd rhoi adborth ar gynnyrch a gwasanaethau digwyddiadau twristiaeth. Gall ymchwilwyr hefyd gynnal hap-samplu ar restrau cynrychiolwyr i gadarnhau bod y cynrychiolwyr yn bresenol 
• Os nad yw’r digwyddiad busnes yn denu’r nifer o gynrychiolwyr a nodwyd, gellir cysoni’r cyllid ar ôl y digwyddiad a gellir diwygio’r hawliad ar ôl y digwyddiad (+/- 25%) i adlewyrchu’r nifer gwirioneddol o fynychwyr os yw’n llai na’r dyfarniad
• Os bydd y trefnydd wedi hawlio cyllid cyn y digwyddiad ar gyfer mwy o gynrychiolwyr nag oedd yn bresennol mewn gwirionedd, mae cyllidwyr yn cadw’r hawl i adennill rhan o’r cyllid. Bydd cyllidwyr yn ystyried yr holl amgylchiadau gan gynnwys y rheiny y penderfynir eu bod y tu allan i reolaeth trefnwyr y digwyddiadau busnes 
• Rhaid i’r trefnydd ymrwymo i hyrwyddo rhaglenni ymestyn busnes/ rhaglenni partneriaid NEU ddangos sut y byddant yn annog ymweliadau hamdden rheolaidd gan gynnwys rhanbarthau eraill o Gymru y tu hwnt i’r ardal lle mae’r digwyddiad busnes yn cael ei gynnal
• Mae’r cais yn seiliedig ar feini prawf a bydd yn cael ei werthuso felly. 
• Pan fo hynny’n briodol, gall staff Llywodraeth Cymru gefnogi’r broses ymgeisio gyda llythyrau o gefnogaeth gan Weinidogion/Cyfarwyddwyr lle bo hynny’n berthnasol, yn angenrheidiol ac yn addas i anghenion y broses

Costau Cymwys  

Ystyrir bod y costau canlynol yn gymwys i’w hystyried ar gyfer cymorth:

• Costau ail leoliad, gan gynnwys costau cymorth clyweledol, technegol / hybrid ond heb gynnwys unrhyw gostau bwyd a diod oni bai fod yr ymdeimlad o le yn cael ei wella drwy hyrwyddo Bwyd a Diod o Gymru, bwydlenni dwyieithog ac adloniant Cymreig fel rhan o arlwy’r digwyddiadau ac ati 
• Hyrwyddo Cymru wrth farchnata’r digwyddiadau
• Costau marchnata cyn y digwyddiad fel y cyfryngau cymdeithasol ar gyfer cofrestru cynrychiolwyr
• Costau trosglwyddo cynrychiolwyr y tu allan i ffioedd trafnidiaeth safonol a lle bo hynny’n addas ac yn ofynnol yn ôl anghenion y digwyddiad ac er mwyn ychwanegu gwerth at brofiad y cynrychiolwyr yng Nghymru 
• Costau siaradwyr (e.e. i gefnogi costau teithio siaradwyr rhyngwladol)
• Profiadau cyfoethogi h.y. teithiau wedi’u curadu/ymweliadau ag atyniadau sy’n gysylltiedig â’r digwyddiad busnes i wneud mwy i hyrwyddo’r cynnyrch a gynigir a diwylliant Cymru 
• Rhoddir ystyriaeth fesul achos i unrhyw eitemau eraill o wariant yr ystyrir eu bod yn hanfodol er mwyn helpu i ddarparu’r gynhadledd yng Nghymru

Costau anghymwys

Ni fyddwn yn ystyried bod y meysydd canlynol yn gymwys i gael cymorth.

• Ffioedd Rheoli Digwyddiadau i drefnu a chynnal y digwyddiad busnes 
• Gwariant gwirioneddol ar gostau bwyd, diod, llogi lleoliad a llety neu gludiant o’r lleoliad i’r llety 
• Ffitiadau a gosodiadau rhydd h.y. eitemau y gellir eu defnyddio mewn digwyddiadau busnes yn y dyfodol sy’n digwydd y tu allan i Gymru 
• Ni ellir rhoi cefnogaeth ôl-weithredol ar gyfer gweithgwch a gyflawnwyd cyn i’r cais gael ei gymeradwyo a chyn derbyn y Llythyr Cynnig

Mathau o gefnogaeth i ddigwyddiadau

Mae Llywodraeth Cymru yn cynnig cyllid grant o: 

• O £5,000 i £25,000 fesul cais am ddigwyddiad busnes
• Efallai y caiff cynigion ag achos busnes cryf yn gefn iddynt, sy’n gofyn am fwy na £25,000 y cais, eu hystyried fesul achos unigol (yn amodol ar yr arian sydd ar gael)
• Mae croeso i geisiadau gan wahanol fathau o sefydliadau, gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i; berchnogion digwyddiadau busnes, cynllunwyr digwyddiadau a sefydliadau rheoli cyrchfan, canolfannau cynadledda sy’n cefnogi ceisiadau, Trefnwyr Cynadleddau Proffesiynol neu gymdeithasau
• Gellir rhoi ystyriaeth fesul achos i gynigion ag achos busnes cryf yn gefn iddynt. Byddwn ond yn ystyried ceisiadau ar gyfer digwyddiadau busnes sydd eisoes wedi’u cadarnhau ar gyfer Cymru pan gyflwynir achos busnes cryf wedi’i gefnogi gan y lleoliad i ddangos y gallai’r nawdd ychwanegol ddod â gwerth ychwanegol sylweddol i Gymru, a byddwn yn ystyried y rhain fesul achos yn amodol ar y cyllid sydd ar gael

Os caiff cynnig o gyllid ei gymeradwyo, byddwch yn cael hysbysiad interim o’r penderfyniad hwn ac yna’n cael Llythyr Dyfarnu Cyllid ffurfiol. Dim ond ar ôl i’r Llythyr Dyfarnu cyllid hwn gael ei ddyfarnu a’i ddychwelyd y bydd y cyllid ar gael. Felly, ni ddylech ymrwymo i unrhyw wariant ychwanegol neu wariant y gellir ei osgoi sy’n gysylltiedig â’ch cais nes bydd y broses hon wedi’i chwblhau. Mae unrhyw wariant o’r fath ar eich menter eich hun a gallai beryglu eich cais os ystyrir nad oes angen cyllid felly i gefnogi’r gweithgaredd hwnnw.

Yn ogystal â thelerau ac amodau safonol Llywodraeth Cymru, bydd amodau a thargedau penodol yn cael eu gosod ar sail yr wybodaeth yn eich cais. Bydd y cytundeb yn rhoi rhwymedigaethau cyfreithiol i chi a dylech chi fod yn hyderus y byddwch chi’n gallu cydymffurfio â thelerau’r cytundeb a chyrraedd y targedau a nodir yn y cytundeb cyn ei lofnodi. 

Ar ôl cytuno ar y llythyr cyllid a’i lofnodi, dylech nodi’r dyddiadau allweddol a’r amodau grant cysylltiedig. 

Os cymeradwywyd y cais ar gyfer taliadau fesul rhandaliadau, gellir dal y rhandaliadau cronnus yn ôl os oes amodau sy'n dal heb gael eu bodloni ar randaliadau blaenorol. Gan nad yw Llywodraeth Cymru’n gallu cario arian o un flwyddyn ariannol i’r llall ac felly mae’n bosibl na fydd unrhyw grant sy’n weddill heb ei hawlio ar gael.

Cyhoeddusrwydd a defnyddio logos Llywodraeth Cymru/Cymru Wales

Perchennog y digwyddiad yn unig sy’n gyfrifol am waith marchnata a chysylltiadau cyhoeddus y digwyddiad. Er y byddwn yn ceisio gwneud cysylltiadau priodol ag ymgyrchoedd hyrwyddo cyfredol Croeso Cymru neu ymgyrchoedd hyrwyddo eraill Llywodraeth Cymru, nid rôl Llywodraeth Cymru yw hyrwyddo na marchnata’r digwyddiad yn uniongyrchol.

Rhaid cael cymeradwyaeth ymlaen llaw gan Digwyddiadau Cymru i ddefnyddio’r holl logos a brandiau sy’n eiddo i Lywodraeth Cymru. Yn yr un modd, rhaid cytuno ymlaen llaw ar unrhyw ddyfyniadau gan Weinidogion ar gyfer datganiadau i’r wasg neu raglen y digwyddiad. Mae’r cytundebau hyn yn cynnwys adrannau eraill ac felly dylech ganiatáu amser priodol i gael y gymeradwyaeth hon. Rydym yn argymell o leiaf 10 diwrnod gwaith.

Talu’r cyllid ac amodau monitro cyn y digwyddiad

Mae cyllid ar gyfer is-fentrau Digwyddiadau Busnes yn tueddu i gael ei wneud mewn un taliad ar ôl y digwyddiad, ond lle mae gofyniad am randaliadau, bydd rhain fel arfer yn cael eu talu mewn rhandaliadau cyfartal o gyfanswm gwerth y dyfarniad. Mae’n bosibl ystyried newid y proffil hwn, ar sail eithriadol, yn amodol ar yr angen busnes. 

Mae amodau’r grant yn berthnasol i bob rhandaliad, a dylech ymgyfarwyddo â’r rhain ymlaen llaw, er mwyn bodloni’r amserlenni y cytunwyd arnynt fel y nodir uchod.

Ar gyfer pob cais y cytunwyd rhoi rhandaliadau ar ei gyfer, mae pob rhandaliad yn seiliedig ar angen, ac felly mae angen tystiolaeth o wariant i gefnogi pob un ohonynt. Gall hyn fod ar ffurf copi o anfonebau, archebion prynu, contractau neu rywbeth tebyg sy’n dod i gyfanswm gwerth y rhandaliad sy’n cael ei hawlio. Os oes gormod o’r rhain i’w darparu’n ymarferol, gellir ystyried dadansoddiad o’r costau ynghyd â sampl o’r dogfennau hyn ar draws yr ystod o bwyntiau pris. 

Mae angen adroddiad cynnydd cyn y digwyddiad ar gyfer pob digwyddiad a ariennir. Dylid cyflwyno hwn o leiaf 3 mis cyn y digwyddiad. Dylid cyflwyno’r adroddiad cynnydd hwn ar y templed a fydd yn cael ei roi ichi.  Nid oes angen i’r wybodaeth hon fod yn gynhwysfawr ond rhaid iddi fod yn ddigon manwl i’n galluogi i ystyried bod cynnydd priodol yn cael ei wneud, neu ymdrechion tuag at hynny.

Gall methu â darparu’r adroddiad hwn, erbyn y dyddiad penodol, neu o gwbl, arwain at dynnu’r dyraniad grant yn ôl.

Monitro ar ôl y digwyddiad

Ar ôl y digwyddiad mae’n rhaid ichi gyflwyno adroddiad ar ôl y digwyddiad yn nodi i ba raddau y cafodd amodau a thargedau’r grant eu diwallu. Dylid cyflwyno hwn ar y templed a roddir, dim hwyrach na 3 mis ar ôl cynnal y digwyddiad (eto bydd hyn yn cael ei nodi yn eich llythyr Dyfarnu). Os oes adroddiad allanol wedi cael ei gwblhau ar gyfer rhywun arall (ee noddwyr neu gyllidwyr eraill), cewch gyflwyno hwn yn lle, ar yr amod ei fod yn cynnwys yr holl wybodaeth mae’r templed yn gofyn amdani. Os nad yw’n gwneud hyn dylid darparu unrhyw wybodaeth ychwanegol ar y templed ochr yn ochr â’r adroddiad allanol.

Bydd gofyn ichi hefyd ddarparu dadansoddiad manwl o wariant ac incwm ar gyfer y digwyddiad ac, ar gyfer Dyfarniadau sy’n fwy na £30,000 (bob blwyddyn), dylid anfon Llythyr Archwilio Annibynnol gyda hwn (hysbysir hyn yn eich Llythyr Dyfarnu ynghyd â’r templed priodol i’w lenwi).

Nid yw’r canlynol yn rhestr gynhwysfawr ond mae’n cynnwys nifer o adnoddau a allai fod o gymorth i chi wrth i chi lenwi eich cais neu adroddiadau cyn ac ar ôl monitro ar gyfer digwyddiadau a gefnogir.

Digwyddiadau: canllawiau a phecynnau defnyddiol

Nid yw Llywodraeth Cymru’n derbyn unrhyw gyfrifoldeb am unrhyw gynnwys a gyflenwir gan drydydd partïon. Pan fydd cynnwys trydydd parti ar ein gwefan a/neu ddolenni i safleoedd ac adnoddau eraill a ddarperir gan drydydd partïon, darperir y rhain er gwybodaeth i chi yn unig. Ni ddylid dehongli’r ffaith bod cynnwys trydydd parti ar ein gwefan neu ddolenni i gynnwys o’r fath fel ardystiad neu gymeradwyaeth gennym o’r cynnwys neu’r wybodaeth y gallwch eu cael drwy’r dolenni hynny.

Cydraddoldeb

Mae mynd i’r afael â thlodi ac anghydraddoldeb yn ganolog i Raglen Lywodraethu Llywodraeth Cymru. Mae’n rhaid i bob digwyddiad sy’n derbyn cyllid gan Ddigwyddiadau Cymru/Llywodraeth Cymru fod â pholisïau cydraddoldeb ar waith sy’n ymwneud â chyflogaeth, defnyddio gwirfoddolwyr a darparu gwasanaethau, yn unol â Deddf Cydraddoldeb 2010. Mae canllawiau ar nodweddion gwarchodedig ar gael ar dudalen hafan y Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol.

Mae Confensiwn y Cenhedloedd Unedig ar Hawliau’r Plentyn yn rhan o Gyfraith Cymru drwy Fesur Hawliau Plant a Phobl Ifanc (Cymru) 2011. Mae rhestr lawn o’r hawliau gwarchodedig (a elwir yn Erthyglau), a rhagor o wybodaeth, ar gael drwy ddilyn y ddolen ganlynol Poster Confensiwn y Cenhedloedd Unedig ar hawliau'r plentyn.

Y Gymraeg

Mae Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011 yn rhoi statws swyddogol i’r Gymraeg yng Nghymru, ac yn sefydlu’r egwyddor na ddylid trin y Gymraeg yn llai ffafriol na’r Saesneg. 

Mae Llywodraeth Cymru wedi ymrwymo i gefnogi’r Gymraeg a diwylliant Cymreig ac mae strategaeth y Gymraeg - Cymraeg 2050: Miliwn o siaradwyr Cymraeg yn darparu gweledigaeth ar gyfer twf a datblygiad pellach y Gymraeg. Ffocws pwysig y strategaeth yw sicrhau bod cyfleoedd i bobl, yn enwedig pobl ifanc a siaradwyr newydd, ddefnyddio’r Gymraeg yn gymdeithasol

Fe’ch anogir i fabwysiadu agwedd greadigol a chynhwysol tuag at ddefnyddio’r Gymraeg. Mae hyn yn cynnwys mynd ati i hyrwyddo a hwyluso’r Gymraeg yn eich Digwyddiad, a sicrhau bod cyfleoedd i ymwelwyr ddefnyddio’r Gymraeg yn y Digwyddiad.

I gael cyngor cyffredinol ar ddarparu gwasanaethau’n ddwyieithog ac i gael gwybodaeth am ba sefydliadau sy’n gallu eich cefnogi, ffoniwch y gwasanaeth cyngor yn y Gymraeg “Helo Blod” ar 03000 25888888 neu anfonwch e-bost at heloblod@llyw.cymru gyda’ch ymholiad. 

Mae Canllawiau Llywodraeth Cymru ar Gyfathrebu a Marchnata a Safonau’r Gymraeg hefyd yn darparu canllawiau defnyddiol ac mae ar gael yn Safonau’r Gymraeg: canllawiau cyfathrebu a marchnata.

Llesiant cenedlaethau'r dyfodol

Mae Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) yn canolbwyntio ar wella llesiant cymdeithasol, economaidd, amgylcheddol a diwylliannol Cymru. Bydd hyn yn ein helpu i greu Cymru rydym i gyd am fyw ynddi, nawr ac yn y dyfodol. Er mwyn sicrhau ein bod ni gyd yn gweithio tuag at yr un weledigaeth, mae’r Ddeddf yn sefydlu saith nod llesiant:

• Cymru Iewyrchus
• Cymru gydnerth
• Cymru iachach
• Cymru sy'n fwy cyfartal
• Cymru o gymunedau cydlynus
• Cymru â diwylliant bywiog lle mae'r Gymraeg yn ffynnu
• Cymru sy’n gyfrifol ar lefel fyd-eang

Rheoli Digwyddiadau’n Gynaliadwy

Rhaid i’ch defnydd o’r Cyllid gyd-fynd â’r uchelgeisiau a’r camau gweithredu a nodir yn Mwy nag Ailgylchu a chyfrannu atynt (e.e. cael gwared ar eitemau untro diangen; cefnogi newid ymddygiad drwy ymddygiad mewn digwyddiadau; lleihau gwastraff bwyd; parhau i ddefnyddio deunyddiau am gyhyd â phosibl; cefnogi modelau busnes cylchol) ac ymrwymiad i Cymru Sero Net.

BSI Standard on Sustainable Event Management: ISO20121:2012

Safon BSI ar Reoli digwyddiadau’n Gynaliadwy: Mae ISO 20121 yn seiliedig ar y Safon Brydeinig gynharach o’r enw ‘BS 8901 Specification for a Sustainability Management System for Events’ a ddatblygwyd am y tro cyntaf yn 2007. Oherwydd y diddordeb mawr yn BS 8901, penderfynwyd creu fersiwn ryngwladol o’r safon i gyd-fynd â Gemau Olympaidd Llundain 2012.

Nodwch y gallai costau fod ynghlwm wrth danysgrifio i’r wefan ganlynol:

Yn syml iawn, mae ISO 20121 yn disgrifio blociau adeiladu system reoli a fydd yn helpu unrhyw sefydliad sy’n gysylltiedig â’r digwyddiad i wneud y canlynol: 

• Parhau i fod yn llwyddiannus yn ariannol
• Dod yn fwy cyfrifol yn gymdeithasol
• Lleihau ei ôl troed amgylcheddol

Y Sefydliad ar gyfer Cydweithrediad a Datblygiad Economaidd (OECD) – Canllaw a Pecyn Digwyddiadau Byd-eang

Diffiniad yr OECD o digwyddiadau byd-eang yw ‘digwyddiadau am gyfnod cyfyngedig sydd â chyrhaeddiad byd-eang, sydd angen buddsoddiad cyhoeddus sylweddol ac sy’n cael effaith ar y boblogaeth a’r amgylchedd adeiledig’.  

Mae’r Pecyn Cymorth Digwyddiadau Byd-eang (Saesneg yn unig) yn troi Argymhelliad yr OECD ar Ddigwyddiadau Byd-eang a Datblygiadau Lleol (Saesneg yn unig) yn realiti. Mae’n darparu canllawiau pendant i lywodraethau lleol a chenedlaethol, trefnwyr digwyddiadau a chynhalwyr. Mae’n cynnig camau gweithredu pendant i’w hystyried drwy gydol oes digwyddiadau byd-eang, gan gynnwys y cam cyn-ymgeisio, y cam ymgeisio, y cam gweithredol a chyflawni, a’r cam gwerthuso. I gael rhagor o wybodaeth, ewch i Argymhelliad yr OECD ar Ddigwyddiadau Byd-eang a Datblygiadau Lleol (Saesneg yn unig).

Cymdeithas Ryngwladol y Sefydliadau Cynnal Digwyddiadau (IAEH)

Mae’r IAEH yn bodoli er mwyn i gynrychiolwyr cyrchfannau rhyngwladol gydweithio i greu’r gwerth gorau posibl am arian drwy gynnal digwyddiadau chwaraeon a diwylliannol mawr, a rhoi llais i’r rhai sy’n cynnal digwyddiadau nid-er-elw.

Mae IAEH yn rhoi llwyfan i aelodau ddysgu o lwyddiannau a heriau digwyddiadau mawr, rhannu gwybodaeth a dod â mwy o fuddion cymdeithasol ac economaidd tymor hir o gynnal digwyddiadau.

Er mai dim ond i aelodau y mae’r rhan fwyaf o ddogfennau ar gael, mae nifer o adnoddau sydd ar gael i’r cyhoedd yma Resources Archive: International Association of Event Hosts (Saesneg yn unig).

eventIMPACTS

Bwriad pecyn eventIMPACTS (Saesneg yn unig) yw rhoi rhai canllawiau allweddol ac egwyddorion arfer da i drefnwyr a chefnogwyr digwyddiadau cyhoeddus er mwyn gwerthuso’r effeithiau Economaidd, Cymdeithasol, Amgylcheddol a Chyfryngol sy’n gysylltiedig â’u digwyddiad. 

Diogelu’r DU 

Mae’r Ddyletswydd Diogelu, a elwir hefyd yn ‘Gyfraith Martyn’, yn rhan o ymateb llywodraeth y DU i Ymchwiliad Arena Manceinion Cyfrol 1 (Saesneg yn unig) a oedd yn argymell cyflwyno deddfwriaeth i wella diogelwch lleoliadau cyhoeddus. Bydd yn gosod gofyniad ar y rheini sy’n gyfrifol am leoliadau penodol i ystyried y bygythiad o derfysgaeth a chyflwyno mesurau lliniaru priodol a chymesur. Lansiwyd ProtectUK (Saesneg yn unig) yn 2022, ac mae’n ganolfan ganolog newydd sy’n rhoi cyngor gwrthderfysgaeth a chyngor ar ddiogelwch.

WRAP 

Mae WRAP Cymru’n gweithio gyda llywodraethau, busnesau a chymunedau i ddarparu atebion ymarferol i wella effeithlonrwydd adnoddau ledled y byd.

Vision 2025

Sefydlwyd Vision 2025 fel mudiad nid-er-elw yn 2015 sy’n cael ein harwain gan grŵp llywio o gymdeithasau ac arweinwyr y diwydiant digwyddiadau awyr agored ym maes cynaliadwyedd mewn digwyddiadau byw a’r celfyddydau. Tyfodd Vision:2025 (Saesneg yn unig) o’u chwaer brosiect Powerful Thinking ac fe’i gynhelir gan Julie’s Bicycle.

Hynt Cymru

Cynllun mynediad cenedlaethol newydd yw Hynt sy’n gweithio gyda theatrau a chanolfannau celfyddydau yng Nghymru i sicrhau bod darpariaeth gyson ar gael i ymwelwyr sydd â namau neu ofynion mynediad penodol, a’u Gofalwyr neu Gynorthwywyr Personol. Menter gan Gyngor Celfyddydau Cymru yw Hynt sy’n cael ei rheoli gan Creu Cymru mewn partneriaeth â Diverse Cymru. 

Attitude is Everything

Eu gweledigaeth yw gweld diwydiannau cerddoriaeth a digwyddiadau byw yn gwerthfawrogi pobl anabl fel aelodau o’u cynulleidfaoedd, perfformwyr, gweithwyr proffesiynol a gwirfoddolwyr. Attitude is Everything: Improving access together (Saesneg yn unig),