Democratiaeth leol yng Nghymru - Rhan 4: cyflwyniad i lywodraethu yn llywodraeth leol

Bydd y rhan hon o Lawlyfr Democratiaeth Cymru yn rhoi gwybodaeth ichi am yr hyn y mae’r gyfraith yn ei fynnu yng nghyswllt llywodraethu gwleidyddol prif gynghorau. I egluro sut y dylai llywodraethu gwleidyddol weithio, bydd y pynciau canlynol yn cael eu hegluro:

• beth yw’r cyngor llawn
• beth yw’r trefniadau gweithredol
• sut y penderfynir ar swyddogaethau a chyfrifoldebau’r cyngor llawn a’r weithrediaeth
• beth yw pwyllgorau, gan gynnwys beth a olygir wrth ‘gydbwysedd gwleidyddol’ aelodaeth
• beth yw cyfansoddiadau a pham eu bod yn bwysig
• y rheolau ynghylch cyfarfodydd y cyngor gan gynnwys agendâu, cofnodion a chofnodi penderfyniadau, cyhoeddi dogfennau ac archwiliadau cyhoeddus, mynd i gyfarfodydd y cyngor a’u gwylio
• y rheolau ynghylch cyfarfodydd y weithrediaeth gan gynnwys agendâu, cofnodion a chofnodi penderfyniadau, cyhoeddi dogfennau ac archwiliadau cyhoeddus, mynd i gyfarfodydd y cyngor a’u gwylio
• beth yw craffu a pham y mae’n bwysig
• beth yw pwyllgor llywodraethu ac archwilio a beth yw ei brif swyddogaethau
• beth yw’r Cod ar yr Arferion a Argymhellir o ran Cyhoeddusrwydd Awdurdodau Lleol
• pam y mae rolau rhai uwch-swyddogion wedi’u nodi yn y gyfraith, beth sy’n swyddi sydd o dan gyfyngiadau gwleidyddol, beth yw rôl y dyfarnwr annibynnol, beth yw’r Cod Ymddygiad ar gyfer gweithwyr llywodraeth leol

Cynhelir etholiadau cynghorau yng Nghymru bob pum mlynedd. Nid oes opsiwn yng Nghymru i gynghorau gael etholiadau gan draean o’u haelodau bob blwyddyn yn barhaus. Mae etholiad lle mae pob swydd etholedig neu ‘sedd’ mewn cyngor yng Nghymru yn cael ei hethol ar yr un pryd yn cael ei alw’n ‘etholiad cyffredin’. Yr etholiad cyffredin sy’n digwydd bob pum mlynedd; pennir dyddiad yr etholiad ar gyfer etholiadau cyffredin yn ôl y gyfraith ac fel arfer dyma’r dydd Iau cyntaf ym mis Mai. Weithiau bydd swydd wag mewn ‘sedd’ benodol yn codi rhwng pob etholiad cyffredin. Er enghraifft, gall hyn ddigwydd oherwydd bod rhywun yn ymddiswyddo, a bydd hyn yn arwain at ‘is-etholiad’ i gymryd ei le. Fel arfer, ni ellir cynnal is-etholiad cyn pen chwe mis ar ôl etholiad cyffredin ac os bydd swydd wag yn codi yn ystod y cyfnod hwn o chwe mis, bydd y ‘sedd’ yn aros yn wag nes cynhelir yr etholiad cyffredin.

Rhennir pob ardal cyngor yn wardiau sy'n cael eu pennu gan gorff annibynnol o'r enw'r Comisiwn Ffiniau a Democratiaeth Leol Cymru. Mae’r bobl ym mhob ward wedyn yn cael eu cynrychioli gan un  cynghorydd neu fwy, gan ddibynnu ar faint o bobl sy’n byw yn y ward. Gelwir wardiau â mwy nag un cynghorydd yn wardiau 'aml-aelod'.

Gall cynghorau ddewis o blith dwy ffordd o gynnal etholiad, sef  'y cyntaf i'r felin' (FPTP) neu'r bleidlais sengl drosglwyddadwy (STV). Y system cyntaf i’r felin fu’r unig system bleidleisio a ddefnyddiwyd i ethol cynghorau yng Nghymru ers cyflwyno llywodraeth leol etholedig ddiwedd y 19eg ganrif. Mae pleidleiswyr yn marcio eu dewis (neu ddewisiadau mewn wardiau etholiadol aml-aelod) o ymgeiswyr gyda chroes. Dan y system cyntaf i’r felin, caiff yr ymgeiswyr sydd â’r nifer uchaf o bleidleisiau eu hethol, hyd at nifer y cynghorwyr sydd i’w hethol o’r ward etholiadol honno. Mae’r bleidlais sengl drosglwyddadwy yn system bleidleisio “flaenoriaethol”, sy’n golygu y gofynnir i bleidleiswyr roi’r ymgeiswyr sydd ar gael yn nhrefn eu dewis. Gall pleidleiswyr ddewis rhoi’r holl ymgeiswyr sydd ar gael mewn trefn (gan ddefnyddio rhifau yn hytrach na chroes) neu ddim ond cynifer ohonynt ag y dymunant, a all fod cyn lleied â dim ond un.

Gall unrhyw un dros 16 oed sy’n preswylio’n gyfreithlon yng Nghymru bleidleisio, ond er mwyn gwneud hynny rhaid ichi gofrestru. Mae rhagor o wybodaeth am bwy sy’n cael pleidleisio a sut y mae cofrestru ar gael yma Cofrestru i Bleidleisio.

Bydd manylion yr etholiad, gan gynnwys pwy sy'n sefyll, sut y gallwch bleidleisio ac ymhle, ar gael ar wefan eich cyngor yn y cyfnod cyn yr etholiad. Yn y cyfnod cyn yr etholiad, bydd manylion ar gael hefyd yn Dros bwy y gallaf bleidleisio? a Ble ydw i'n pleidleisio? Mae’r safleoedd Dros bwy y gallaf bleidleisio a Ble ydw i’n pleidleisio yn cael eu rhedeg gan elusen o’r enw Democracy Club.

Y 'cyngor llawn' yw'r term a ddefnyddir pan fydd holl aelodau etholedig y cyngor yn cyfarfod gyda'i gilydd. Mae'r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol bod pob cyngor yn cynnal cyfarfod cyffredinol blynyddol ar ôl etholiad cyffredin ac yna unwaith y flwyddyn. Dyma’r cyfarfod lle bydd yr aelodau etholedig yn gwneud penderfyniadau pwysig ynghylch pwy y byddant yn ei ethol yn gadeirydd y cyngor neu’n aelod llywyddol y cyngor. Nid oes gan y cadeirydd neu’r aelod llywyddol gyfrifoldebau gwneud penderfyniadau dros gyllidebau neu wasanaethau ond mae’n ffigwr uwch pwysig yn y cyngor a bydd yn cadeirio holl gyfarfodydd y cyngor llawn. Mae rhai rolau yn y cyngor hefyd sy’n ymwneud â thraddodiadau dinesig a swyddogaethau seremonïol. Fel arfer, gelwir y rolau hyn yn faer a dirprwy faer (arglwydd faer weithiau) a phenderfynir pwy fydd yn ymgymryd â nhw yn y cyfarfod cyffredinol blynyddol.

Bydd penderfyniadau’n cael eu gwneud gan y cyngor llawn, rhai pwyllgorau sydd â statws cyfreithiol penodol, megis pwyllgorau trwyddedu, neu gan weithrediaeth y cyngor. Mae gweithrediaeth y cyngor yn cynnwys nifer bach o aelodau (mae’r nifer yn cael ei bennu gan y gyfraith), sydd fel arfer yn cynnwys y blaid a etholwyd gyda’r mwyafrif o seddi neu, pan nad oes gan unrhyw blaid fwyafrif o seddi, ‘clymblaid’ o aelodau o bleidiau sy’n cytuno i weithio gyda’i gilydd.

Nid yw rhai aelodau etholedig yn aelodau o bleidiau gwleidyddol a gelwir y rhain yn aelodau ‘annibynnol’. Weithiau, mae aelodau annibynnol sydd â safbwyntiau tebyg yn ffurfio ‘grŵp annibynnol’ sy’n cael ei gydnabod yn y gyfraith at ddibenion ffurfio clymblaid ac ar gyfer dyrannu seddi ar bwyllgorau’r cyngor. Nid oes rhaid i aelodau annibynnol ffurfio grŵp nag ymuno ag un. Mae aelodau annibynnol yn y sefyllfa hon fel arfer yn cael eu galw’n aelodau ‘digyswllt’.

Ceir rheolau cyfreithiol llym ynghylch sut y gwneir hyn a rhaid i bob grŵp o aelodau annibynnol sy’n dewis gweithio gyda’i gilydd yn rheolaidd, a’r holl aelodau a etholwyd i’r cyngor sy’n cynrychioli’r un blaid wleidyddol, roi rhybudd i swyddog priodol y cyngor eu bod yn dymuno cael eu hystyried yn grŵp gwleidyddol. Yn ogystal â phenderfynu ar ddyraniad lleoedd ar bwyllgorau, mae hyn hefyd yn galluogi’r grŵp gwleidyddol i benodi cynorthwywyr gwleidyddol. Mae rheolau cyfreithiol llym ynghylch hyn, gan gynnwys sut y bydd nifer y cynorthwywyr yn cael ei gyfrifo a’r cyflog y maent yn ei gael. Mae’r rolau hyn yn darparu cymorth a gallu ymchwil i’r grwpiau gwleidyddol ac yn caniatáu i swyddogion proffesiynol a chyngor gwleidyddol gael eu gwahanu.

O ran y weithrediaeth, gall cynghorau yng Nghymru ddewis rhwng ‘model’ arweinydd a chabinet neu 'fodel' cabinet a maer etholedig. Gellir defnyddio model gweithredol maer etholedig hefyd, lle mae’r cyhoedd yn ardal y cyngor yn dechrau deiseb er mwyn casglu digon o lofnodion gan bleidleiswyr yn ardal y cyngor i’w gwneud yn ofynnol cynnal refferendwm. Os bydd digon o bobl o ardal y cyngor yn pleidleisio o blaid cael maer etholedig yn y refferendwm, cynhelir etholiad i ethol y maer a bydd y maer yn dewis cabinet o blith aelodau’r cyngor. Os mai’r cyngor ei hun a gynigiodd y syniad o gael maer etholedig, rhaid dal i gynnal refferendwm a rhaid i bleidleiswyr gefnogi cyflwyno’r maer etholedig er mwyn i’r newid gael ei wneud. Mae’r maer etholedig yn ychwanegol at nifer yr aelodau etholedig a etholwyd yn yr etholiad cyffredin.

Ar hyn o bryd, nid oes meiri etholedig yng Nghymru ac mae pob un o’r 22 prif gyngor wedi penderfynu cael arweinydd gweithredol a chabinet i wneud penderfyniadau ynghylch rhedeg nifer o agweddau ar fusnes y cyngor o ddydd i ddydd. Mae’r arweinydd gweithredol, a elwir gan amlaf yn ‘arweinydd’, hefyd yn cael ei ethol o blith y corff o gynghorwyr yn y cyfarfod cyffredinol blynyddol. Bydd yr arweinydd wedyn yn dewis nifer o gynghorwyr o’r enw ‘aelodau cabinet’ neu ‘aelodau gweithrediaeth’ i weithio gyda nhw. Gyda’i gilydd, maent yn ffurfio cabinet neu weithrediaeth y cyngor.

Darllenwch am amrywiaeth mewn cabinet.

Fel arfer bydd gan bob aelod o’r cabinet gyfrifoldeb am faes gwasanaeth neu feysydd a elwir yn ‘bortffolio’ fel addysg, gwasanaethau cymdeithasol neu wasanaethau cymunedol. Bydd y cyngor llawn wedyn yn cytuno ar gynllun ar gyfer gwneud penderfyniadau sy’n nodi pa benderfyniadau y gall y cabinet eu gwneud a pha benderfyniadau y mae’r cyngor llawn yn eu gwneud. Mae rhai penderfyniadau yn ôl y gyfraith y mae’n rhaid i’r cyngor llawn eu gwneud, ac mae’r rhain yn cynnwys pennu’r gyllideb a faint o dreth gyngor y mae pawb yn ei thalu.

Er mwyn annog a chefnogi pobl o gefndiroedd amrywiol sydd eisiau dod yn aelodau etholedig ac yn aelodau o’r weithrediaeth, mae’r gyfraith yn galluogi i nifer o swyddi cabinet, gan gynnwys yr arweinydd gweithredol, gael eu gwneud ar sail rhannu swydd gan aelodau etholedig. Dyma’r unig reswm a ganiateir yn y gyfraith i’r Cabinet fod yn fwy na’r uchafswm o 10 aelod, oherwydd os oes swyddi sy'n cael eu rhannu yn y Cabinet gall gynnwys hyd at 13 aelod ond, i bob pwrpas, mae hyn yn dal yn gyfystyr â 10 swydd yn y cabinet. Mae hyn yn gweithio yn yr un ffordd â phe bai dau weithiwr yn rhannu un swydd amser llawn. Mae’r gyfraith hefyd yn galluogi cynghorau i wneud darpariaeth yn eu cyfansoddiadau ynghylch ‘cynorthwywyr i’r weithrediaeth’. Nid yw'r aelodau etholedig sy'n cyflawni'r swyddogaethau hyn yn aelodau o'r weithrediaeth ond gallant helpu aelodau'r weithrediaeth yn eu gwaith. Y pwrpas yw cefnogi amrywiaeth a rhoi cyfle i aelodau etholedig feithrin profiad.

Darllenwch fwy am rannu swydd.

Ceir cyfraith fanwl a chymhleth sy’n ei gwneud yn ofynnol bod rhai penderfyniadau’n cael eu gwneud gan y cyngor llawn ac na ellir dirprwyo’r penderfyniadau hyn i’r weithrediaeth. Fel y nodwyd uchod, mae hyn yn cynnwys cytuno ar y gyllideb a’r dreth gyngor. Yna, mae rhai swyddogaethau y mae’r gyfraith yn dweud y caiff y cabinet eu cyflawni ond nid yw hyn yn rheidrwydd (gelwir y rhain weithiau’n ‘swyddogaethau dewis lleol’). Yn olaf mae swyddogaethau hefyd y mae’r gyfraith yn dweud na allant fod yn gyfrifoldeb llwyr i’r cabinet.

Pan fydd aelodau etholedig yn gwneud penderfyniadau ac yn gweithredu’n unol â’r gyfraith, mae’r gyfraith yn eu hamddiffyn rhag camau cyfreithiol yn eu herbyn fel unigolion drwy roi’r gallu i gynghorau gael ‘indemniadau’. Mae hyn yn golygu, pan fydd achos cyfreithiol yn cael ei ddwyn yn erbyn aelod etholedig unigol oherwydd rhywbeth a wnaeth neu benderfyniad a wnaeth tra’r oedd yn gweithredu ar ran y cyngor, y bydd y cyngor yn talu costau’r cynghorydd am amddiffyn y camau cyfreithiol hynny.

Mae pwyllgor yn cynnwys grŵp bach o aelodau’r cyngor llawn. Mae’r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol bod cynghorau’n sefydlu pwyllgorau penodol. Mae’r rhain yn cynnwys o leiaf un pwyllgor craffu, pwyllgor llywodraethu ac archwilio, pwyllgor trwyddedu a phwyllgor cynllunio. Gall pwyllgorau trwyddedu a chynllunio wneud penderfyniadau ac mae ganddynt gylch gorchwyl a statws cyfreithiol penodol iawn. Ni fyddant yn cael eu hystyried ymhellach yn y llawlyfr hwn.

Mae’r gyfraith hefyd yn ei gwneud yn ofynnol bod y rhan fwyaf o’r pwyllgorau yn rhai a chanddynt ‘gydbwysedd gwleidyddol’. Mewn geiriau eraill, mae’r seddi ar bob pwyllgor yn adlewyrchu cyfansoddiad gwleidyddol y cyngor, felly os oes gan blaid neu grŵp annibynnol 40% o’r seddi ar y cyngor llawn, bydd yn cael llenwi 40% o’r seddi ar bob pwyllgor o’r cyngor y mae’r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol iddo fod yn bwyllgor a chanddo ‘gydbwysedd gwleidyddol’. Nid yw’r cabinet yn un o bwyllgorau’r cyngor ac felly nid oes rhaid iddo gael ‘cydbwysedd gwleidyddol’.

Weithiau bydd cynghorwyr yn newid  i fod yn aelod o blaid wleidyddol wahanol (a elwir weithiau’n ‘groesi’r llawr’) neu bydd aelodau annibynnol yn gadael neu’n ymuno â grŵp ‘cofrestredig’ rhwng etholiadau. Os bydd hyn yn digwydd, bydd angen ailgyfrif dyraniad y seddi i bleidiau ac i grwpiau annibynnol.

Gall cynghorau yn Lloegr ddewis gweithredu system ‘pwyllgor’ o lywodraethu gwleidyddol. Caiff hon ei gweithredir fel arfer gan gynghorau llai sydd â llai o swyddogaethau, nad ydynt yn cynnwys addysg a gwasanaethau cymdeithasol. Mae pob cyngor yng Nghymru yn cyflawni’r ystod lawn o swyddogaethau llywodraeth leol ac felly nid yw’r system lywodraethu hon ar gael i gynghorau yng Nghymru.

Mae’r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol bod pob prif gyngor yn llunio cyfansoddiad ac yn cytuno arno. Rhaid iddynt hefyd ei gyhoeddi’n electronig, ei ddiweddaru a diwygio’r copi a gyhoeddwyd o fewn pum niwrnod ar ôl cytuno ar ddiwygiad. Y cyfansoddiad yw’r glasbrint ar gyfer sut y mae’r cyngor yn cael ei lywodraethu i sicrhau bod ei fusnes yn cael ei gynnal mewn ffordd drefnus a chyfreithiol. Mae’n ddogfen bwysig a bydd yn hir ac yn gymhleth. Mae hyn oherwydd cymhlethdod busnes y cyngor a’r amrywiaeth o faterion y mae’n rhaid i’r cyfansoddiad ymdrin â nhw. Bydd yn cynnwys materion megis sut y penderfynir pwy fydd yn gwneud pa benderfyniadau, trefn cyfarfodydd, dyrannu cadeiryddion i bwyllgorau, protocolau rhwng y weithrediaeth a’r pwyllgorau craffu, gweithdrefnau ariannol a llawer o bethau eraill. Felly, rhaid i gynghorau ddarparu canllaw i’r cyfansoddiad i helpu pobl i’w ddefnyddio a chanfod beth mae angen iddynt ei wybod.

Un o’i brif agweddau yw nodi cynllun y cyngor ar gyfer gwneud penderfyniadau dirprwyedig. Er ei bod yn ofynnol yn ôl y gyfraith i rai penderfyniadau gael eu gwneud gan y cyngor llawn, gellir dirprwyo rhai eraill i’r weithrediaeth neu i uwch-staff y cyngor. Mae hwn yn ddull synhwyrol gan fod gan gynghorau gyllidebau gwerth miliynau o bunnoedd, maent yn cyflogi miloedd o bobl, ac yn darparu amrywiaeth o wasanaethau pwysig i’w cymunedau, sy’n golygu bod llawer o benderfyniadau’n cael eu gwneud bob dydd am bethau pwysig sy’n effeithio ar bawb yn ardal y cyngor. Byddai’n amhosibl i’r holl benderfyniadau hyn gael eu gwneud gan y cyngor llawn ac felly mae’r cyngor yn cytuno ar ‘gynllun dirprwyo’ sy’n rhan o’i ‘gyfansoddiad’. Mae hwn yn nodi pwy sy’n cael gwneud gwahanol fathau o benderfyniadau sy’n ymwneud â darparu gwasanaethau’r cyngor a’i fusnes arall. Bydd cyfansoddiad y cyngor hefyd yn nodi pryd y bydd penderfyniadau'r cabinet yn cael eu gwneud ar y cyd (hynny yw, gan y cabinet cyfan yn gweithredu gyda'i gilydd), neu pryd y gall aelodau unigol o'r cabinet wneud penderfyniadau (o fewn "portffolio" o faterion a nodir yn y cyfansoddiad).

Cyfrifoldeb un o uwch-swyddogion y cyngor yw cadw’r cyfansoddiad yn gyfredol a sicrhau bod y penderfyniadau a wneir o fewn y cyngor yn cydymffurfio â’r rheolau a nodir yn ei gyfansoddiad ei hun.

Rhaid i gynghorau lunio a chyhoeddi cyfansoddiad (a37(1), Deddf Llywodraeth Leol 2000).

Rhaid i’r cyfansoddiad nodi gwybodaeth sy’n unol â chyfarwyddyd Gweinidogion Cymru (a37(1)(a)), copi o reolau sefydlog y cyngor (a37(1)(b), cod ymddygiad y cyngor (a37(1)(c)) a gwybodaeth arall o’r fath (os o gwbl) y mae’r cyngor yn ei hystyried yn briodol (a37(1)(d)).

Rhaid i’r cyfansoddiad hefyd nodi rheolau gweithdrefnau ariannol. Rheolau yw'r rhain sy'n nodi sut y mae'r cyngor yn gwario arian, gan gynnwys llofnodi'r datganiad cyfrifon. Rhaid iddo nodi rheolau gweithdrefnau ar gyfer contractio a chaffael.

Rhaid i gynghorau bennu rheolau sefydlog ar gyfer llofnodi cofnodion cyfarfodydd eithriadol, yn ogystal â chofnodi pleidleisiau (Rheoliad 4, Atodlen 2, Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Rheolau Sefydlog) (Cymru) 2006). Rhaid i reolau sefydlog hefyd ymdrin â phenodi a diswyddo uwch-swyddogion penodol (a10, Mesur Llywodraeth Leol 2011, Atodlen 1, Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Rheolau Sefydlog) (Cymru) 2006).

Yn gyffredinol, dylai cyfansoddiadau ddangos sut y mae’r cyngor yn bodloni gofynion Deddf Llywodraeth Leol 1972 a Deddf Llywodraeth Leol 2000 (a deddfiadau perthnasol eraill) o ran sut y mae’n trefnu (“cynnull”) cyfarfodydd ffurfiol ac yn cyflawni busnes y cyngor.

Darllenwch fwy am ganllawiau ar gyfansoddiadau.

Rhaid i gynghorau hefyd baratoi a chyhoeddi canllaw i’r cyfansoddiad (a45, Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, gan ddiwygio a37, Deddf Llywodraeth Leol 2000).

Wrth lunio’r canllaw i’r cyfansoddiad, dylai cynghorau ystyried:

• cynulleidfa debygol canllaw o’r fath
• sut y byddant yn sicrhau bod anghenion y gynulleidfa honno’n cael eu cofnodi a’u deall
• sut y byddant yn sicrhau yn y cyd-destun hwnnw bod canllaw yn gwbl hygyrch ac yn ddefnyddiol

Y bwriad yw ei gwneud yn haws i bobl leol ddeall sut y mae’r cyngor yn gweithredu, a’u grymuso i gymryd rhan mewn democratiaeth leol. Dylai’r canllaw:

• esbonio, mewn iaith gyffredin, elfennau allweddol y cyfansoddiad
• galluogi’r cyhoedd i ddeall sut y mae’r cyngor yn gweithredu ac yn gwneud penderfyniadau
• canolbwyntio ar y rhannau hynny o’r cyfansoddiad sydd fwyaf gweladwy i’r cyhoedd a’r rhannau hynny sy’n rheoli’r modd y mae’r cyngor yn rhyngweithio â’r cyhoedd

Ni fydd canllaw cyfansoddiad effeithiol yn fynegai anodedig o’r cyfansoddiad ond bydd yn egluro mewn iaith gyffredin sut y mae system lywodraethu’r cyngor yn gweithio’n fewnol.

Darllenwch fwy am yr arweiniad i’r cyfansoddiad.

Ceir deddfwriaeth fanwl sy’n nodi rheolau cyfarfodydd cyngor, ar gyfer y cyngor ac ar gyfer y weithrediaeth. Mae’r rheolau hyn hefyd yn nodi sut y bydd aelodau’n cael gwybod neu’n cael eu ‘gwysio’ i’r cyfarfodydd, sut a phryd y bydd y cofnodion yn cael eu cyhoeddi a sut y bydd penderfyniadau’n cael eu cofnodi. Oni bai fod amgylchiadau eithriadol, rhaid i gynghorau roi hysbysiad cyhoeddus o gyfarfod o leiaf dri diwrnod clir cyn y cyfarfod a rhaid iddynt gyhoeddi'r hysbysiad yn electronig. Rhaid i’r agenda a’r papurau ar gyfer y cyfarfod gael eu cyhoeddi’n electronig hefyd ar hyn o bryd (yn amodol ar unrhyw gyfyngiadau cyfreithiol ynghylch cyhoeddi unrhyw wybodaeth sy’n cael ei hystyried yn gyfrinachol neu wedi’i heithrio). Bydd cynghorau’n gwysio aelodau etholedig i’r cyfarfod yn electronig, oni bai fod aelod wedi rhoi rhybudd ysgrifenedig eu bod am i’r hysbysiad gael ei bostio neu ei ddanfon atynt gartref.

Gellir cynnal cyfarfodydd y cyngor wyneb yn wyneb mewn lleoliad neu leoliadau penodol, yn rhithwir  neu drwy gymysgedd o gyfarfodydd wyneb yn wyneb a rhithwir (a elwir yn gyfarfodydd hybrid). Bydd cyfansoddiad y cyngor yn nodi rheolau manwl ar gyfer sut y cynhelir cyfarfod penodol, pa mor aml y bydd y cyngor neu’r pwyllgor yn cyfarfod, yr amser a’r diwrnod y bydd yn cyfarfod, sut y gofynnir cwestiynau yn ystod y cyfarfod a sut y gwahoddir pobl o’r tu allan i’r cyngor i gymryd rhan.

Ar ôl y cyfarfod, mae’r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol bod nodyn o unrhyw benderfyniadau a wneir yn cael ei gyhoeddi’n electronig o fewn saith niwrnod gwaith i’r cyfarfod a bod cofnodion llawn y cyfarfod yn cael eu cytuno yng nghyfarfod nesaf y cyngor, y pwyllgor neu’r cabinet.

Caiff aelodau’r cyhoedd weld holl bapurau’r cyfarfod a mynd i holl gyfarfodydd cynghorau, cabinetau a phwyllgorau naill ai’n bersonol neu’n rhithwir os yw’r cyfarfod yn cael ei gynnal ar-lein neu fel cyfarfod hybrid. Fel arfer, nid ydynt yn cael cymryd rhan mewn cyfarfod oni bai eu bod wedi cael gwahoddiad at ddiben penodol, er enghraifft, i roi cofnod o’u profiadau personol o wasanaeth mewn pwyllgor craffu. Mae rhai eithriadau i hyn a nodir yn y gyfraith, lle mae agenda’r cyfarfod yn cynnwys trafod materion sy’n gyfrinachol neu wedi’u heithrio (hynny yw, yn fasnachol sensitif neu’n cynnwys manylion personol staff y cyngor).

Rhaid i gynghorau Cymru ddarlledu cyfarfodydd eu cyngor llawn ar y rhyngrwyd. Dylai’r cyfarfod gael ei ddarlledu’n ‘fyw’ a dylai’r recordiad fod ar gael i aelodau o’r cyhoedd ac eraill ei weld yn ddiweddarach. Mae hyn yn golygu bod pobl nad ydynt yn gallu bod yn bresennol yn y cyfarfodydd na’u gweld wrth iddynt gael eu cynnal yn gallu cael mynediad at ddemocratiaeth leol ac yn gallu gweld sut a pha benderfyniadau sy’n cael eu gwneud gan gynrychiolwyr etholedig lleol. Er mai dim ond darlledu cyfarfodydd llawn y cyngor sy’n ofynnol o dan y gyfraith ar hyn o bryd, caiff cynghorau eu hannog i ddarlledu cynifer o gyfarfodydd â phosibl er mwyn annog a chefnogi cymaint o bobl â phosibl i gymryd rhan mewn democratiaeth leol.

Mae'r darpariaethau cyfreithiol allweddol ynghylch y trefniadau statudol ar gyfer cyfarfodydd cynghorau llawn, eu pwyllgorau a'u his-bwyllgorau a’u cyd-bwyllgorau wedi'u nodi yn Rhan 5A o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 ac Atodlen 12 iddi. Mae'r trefniadau cyfatebol ar gyfer cyfarfodydd gweithrediaeth cyngor wedi'u nodi yn Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Penderfyniadau, Dogfennau a Chyfarfodydd) (Cymru) 2001 ac ymdrinnir â nhw ar wahân isod.

Mae’r trefniadau wedi’u cynllunio i sicrhau bod y cyngor yn cynnal ei fusnes ac yn gwneud penderfyniadau mewn modd agored a thryloyw. Dylai aelodau o’r cyhoedd allu dilyn hynt busnes y cyngor, drwy allu mynd i gyfarfodydd wyneb yn wyneb neu’n rhithwir a thrwy gael mynediad at amrywiol bapurau cyfarfodydd, adroddiadau a phapurau cefndir (yn amodol ar unrhyw gyfyngiadau cyfreithiol a nodir isod). Bellach, gall cynghorau gyfarfod drwy ddefnyddio dulliau electronig ac mae arweiniad ar gyfarfodydd aml-leoliad.

Fel arfer, rhaid i gyfarfodydd cynghorau (yn yr adran hon, mae’r term yn cynnwys cyfarfodydd pwyllgorau, is-bwyllgorau a chyd-bwyllgorau hefyd) fod yn agored i’r cyhoedd, a all fod yn bresennol yn bersonol neu o bell, yn dibynnu ar y trefniadau ar gyfer y cyfarfod (gweler isod). Mae hawl y cyhoedd i fynd i gyfarfodydd cyngor wedi’i nodi mewn deddfwriaeth (a100A, Deddf Llywodraeth Leol 1972), ond weithiau gellir eu heithrio o gyfarfod os bydd materion penodol yn cael eu trafod (a100A(2), Atodlen 12A, Deddf Llywodraeth Leol 1972).

Bydd y cyhoedd yn cael eu heithrio o gyfarfod neu ran o gyfarfod yn unig os bydd yr eitem neu’r eitemau busnes yn delio â gwybodaeth sy’n gyfrinachol neu wedi'i heithrio. Caiff y termau hyn eu diffinio yn adrannau 100A(3) a 100I o Ddeddf 1972 yn y drefn honno.

Nid oes gan aelodau’r cyhoedd hawl awtomatig i siarad yng nghyfarfodydd ffurfiol y cyngor. Maent yn gyfarfodydd a gynhelir yn gyhoeddus, yn hytrach na chyfarfodydd cyhoeddus.

Rhaid i hysbysiad cyhoeddus o gyfarfodydd cyngor yng Nghymru gael ei gyhoeddi’n electronig o leiaf dri diwrnod clir cyn y cyfarfod. O bryd i’w gilydd, gellir cynnull cyfarfod ar rybudd byrrach, ac os felly rhaid cyhoeddi’r hysbysiad yn electronig pan fydd y cyfarfod yn cael ei gynnull.

Pan fo'r ddeddfwriaeth yn ei gwneud yn ofynnol bod y cyngor yn cyhoeddi hysbysiad neu ddogfen yn electronig, mae hyn yn golygu bod rhaid i'r cyngor gyhoeddi'r hysbysiad neu'r dogfennau ar ei wefan.

Rhaid i’r hysbysiad cyhoeddus gynnwys gwybodaeth benodol sy’n rhoi manylion y trefniadau ar gyfer y cyfarfod (gan gynnwys a yw’n agored i’r cyhoedd, yn cael ei gynnal drwy ddulliau rhithwir neu hybrid, ei leoliad a sut y mae cael mynediad i gyfarfod o bell).

Rhaid i gopïau o'r agenda ac adroddiadau cysylltiedig ar gyfer cyfarfod cyngor gael eu cyhoeddi'n electronig o leiaf dri diwrnod clir cyn y cyfarfod, oni bai fod y cyfarfod wedi'i drefnu ar rybudd byrrach ac os felly rhaid cyhoeddi'r dogfennau pan gaiff ei drefnu. Mae trefniadau’n bodoli ar gyfer dosbarthu papurau’n ddiweddarach o dan ofynion “brys” arbennig, gyda chymeradwyaeth y Swyddog Monitro.

Rhaid peidio â chyhoeddi papurau neu rannau o bapurau sy’n ymwneud â gwybodaeth gyfrinachol neu esempt.

Pan gaiff aelodau o'r cyhoedd fod yn bresennol wyneb yn wyneb mewn cyfarfod o'r cyngor, rhaid darparu nifer rhesymol o gopïau o'r agenda ac adroddiadau at eu defnydd a gellir darparu copïau ar gais (ac yn ddarostyngedig i daliad) i unrhyw bapur newydd.

Ar ôl cyfarfod o’r cyngor, rhaid i’r cofnodion, yr agenda a’r adroddiadau cysylltiedig gael eu cyhoeddi’n electronig a pharhau i fod ar gael yn electronig i aelodau o’r cyhoedd am o leiaf 6 blynedd o ddyddiad y cyfarfod. Os oedd unrhyw bapurau cefndir yn sail i adroddiadau’r cyfarfod, rhaid i’r papurau cefndir gael eu cyhoeddi’n electronig hefyd gan sicrhau eu bod ar gael yn electronig am o leiaf 6 blynedd o ddyddiad y cyfarfod. Os nad yw'n rhesymol ymarferol cyhoeddi dogfen gefndir (er enghraifft, os yw'n ddeiseb neu'n siarter hanesyddol fregus), rhaid i gopi o'r ddogfen fod ar gael i'w archwilio yn swyddfeydd y cyngor am o leiaf 6 blynedd ar ôl y cyfarfod.

Rhaid llunio, cymeradwyo a chyhoeddi cofnodion yn electronig ar ôl pob cyfarfod o’r cyngor; mae’r rhain yn gofnod cyfreithiol ffurfiol o’r cyfarfod a’i benderfyniadau, er gwaethaf presenoldeb unrhyw recordiad o’r cyfarfod a’i drafodion. Fodd bynnag, ni chaiff cofnodion eu cymeradwyo’n ffurfiol tan gyfarfod nesaf y cyngor neu’r pwyllgor perthnasol, a all fod yn rhai wythnosau neu fisoedd hyd yn oed. Yn y cyfamser, cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl cyfarfod o'r cyngor, a dim hwyrach na 7 niwrnod gwaith ar ôl y cyfarfod, rhaid i gyngor gyhoeddi'n electronig nodyn byr o'r cyfarfod sy'n nodi enwau'r cynghorwyr a aeth i’r cyfarfod, unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb, unrhyw ddatganiadau o ddiddordeb ac unrhyw benderfyniadau a wnaethpwyd yn y cyfarfod (ond heb gynnwys unrhyw beth a benderfynwyd pan oedd y cyfarfod ar gau i'r cyhoedd).  

Ar gyfer trafodion y Cabinet, rhaid i gynghorau lynu wrth ofynion ffurfiol ar gyfer cyhoeddi agendâu, cofnodion ac adroddiadau fel y nodir yn Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Penderfyniadau, Dogfennau a Chyfarfodydd) (Cymru) 2001 (fel y’u diwygiwyd).

Diwygiwyd Rheoliadau 2001 gan Reoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Penderfyniadau, Dogfennau a Chyfarfodydd) (Cymru) (Diwygio) 2021 i ddileu’r gofyniad i gopïau caled o ddogfennau cyfarfodydd Cabinet fod ar gael i’w harchwilio gan aelodau’r cyhoedd yn swyddfeydd y cyngor (ac eithrio mewn amgylchiadau eithriadol). Roedd y rheoliadau diwygio yn gosod gofynion ar gynghorau i sicrhau bod dogfennau cyfarfodydd Cabinet ar gael yn electronig ar eu gwefannau. Mae’r trefniadau ar gyfer cyfarfodydd Cabinet yn debyg i’r rheini sy’n berthnasol i gyfarfodydd cyngor eraill, ond mae rhai gwahaniaethau.

Yn yr adran hon, mae cyfeiriadau at gyfarfodydd cabinet hefyd yn cynnwys cyfarfodydd unrhyw bwyllgorau neu is-bwyllgorau’r cabinet.

Yn yr un modd â chyfarfodydd eraill y cyngor, rhaid i gyfarfodydd y cabinet fod yn agored i'r cyhoedd fel arfer, yn amodol ar gyfyngiadau tebyg ynghylch cyfarfodydd neu rannau o gyfarfodydd lle mae eitem neu eitemau busnes yn ymdrin â gwybodaeth gyfrinachol neu esempt. Mae diffiniadau’r termau hyn yr un fath ag ar gyfer cyfarfodydd cyngor eraill.

Rhaid i hysbysiad cyhoeddus o gyfarfodydd cabinet gael ei gyhoeddi’n electronig (eto, mae hyn yn golygu ar wefan yr awdurdod) dri diwrnod clir cyn y cyfarfod neu ar yr adeg y caiff ei gynnull, os caiff ei gynnull ar rybudd byrrach mewn amgylchiadau eithriadol. Rhaid i’r hysbysiad cyhoeddus gynnwys gwybodaeth benodol sy’n rhoi manylion y trefniadau ar gyfer y cyfarfod (gan gynnwys a yw’n agored i’r cyhoedd, yn cael ei gynnal drwy ddulliau rhithwir neu hybrid, ei leoliad a sut y mae cael mynediad i gyfarfod rhithwir).

Rhaid i gopïau o’r agenda ac adroddiadau cysylltiedig ar gyfer cyfarfod o’r cabinet gael eu cyhoeddi’n electronig o leiaf dri diwrnod clir cyn y cyfarfod, oni bai bod y cyfarfod wedi’i drefnu ar rybudd byrrach ac os felly rhaid cyhoeddi’r dogfennau pan gaiff ei drefnu. Rhaid peidio â chyhoeddi papurau neu rannau o bapurau sy’n ymwneud â gwybodaeth gyfrinachol neu esempt. Pan gaiff aelodau o’r cyhoedd fod yn bresennol yn bersonol mewn cyfarfod o’r cabinet, rhaid darparu nifer rhesymol o gopïau o’r agenda a’r adroddiadau at eu defnydd.

Cyn gynted ag y bo'n rhesymol ymarferol ar ôl cyfarfod lle gwnaethpwyd penderfyniad gweithrediaeth, rhaid i’r swyddog o’r cyngor sy'n mynd i’r cyfarfod baratoi datganiad ysgrifenedig sy'n cofnodi'r penderfyniad yn ffurfiol, y dyddiad y cafodd ei wneud, y rhesymau dros y penderfyniad, manylion unrhyw ymgynghoriad a gynhaliwyd ar y mater dan sylw, enwau aelodau'r cabinet a ddaeth i'r cyfarfod ac unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb. Rhaid i'r datganiad ysgrifenedig hefyd gofnodi unrhyw ddatganiadau o fuddiant a nodwyd gan unrhyw aelodau o'r cabinet yn y cyfarfod ac, yng nghyswllt unrhyw ddatganiadau o fuddiant, gofnodi unrhyw oddefeb a roddwyd gan bwyllgor safonau'r cyngor.

Mae gofynion tebyg yn berthnasol os bydd cyfansoddiad a threfniadau gweithdrediaeth y cyngor yn caniatáu i aelod unigol o’r cabinet wneud penderfyniad gweithrediaeth. Rhaid i swyddog cyngor lunio datganiad ysgrifenedig cyn gynted ag y bo'n ymarferol, yn cofnodi'r penderfyniad a'r un wybodaeth a restrir yn y paragraff uchod (er mai dim ond yr aelod unigol o'r cabinet a wnaeth y penderfyniad y bydd yn ei enwi). Fel arfer, ni ddylid gweithredu penderfyniad gweithrediaeth a wneir gan aelod unigol o'r cabinet nes bydd y datganiad ysgrifenedig wedi'i lunio, ond mewn amgylchiadau eithriadol caniateir gweithredu'r penderfyniad cyn i'r datganiad gael ei lunio os bydd y penderfynwr yn cael cytundeb gan gadeirydd pwyllgor craffu'r cyngor cysylltiedig, (yn absenoldeb unigolyn o'r fath) cadeirydd y cyngor neu (yn absenoldeb y naill neu'r llall o'r bobl flaenorol) is-gadeirydd y cyngor.

Rhaid i unrhyw ddatganiadau ysgrifenedig am benderfyniadau gweithrediaeth (boed hynny'n rhai a wneir gan aelodau'r cabinet ar y cyd neu gan unigolyn) gael eu cyhoeddi ar wefan y cyngor cyn gynted ag y bo'n rhesymol ymarferol, ynghyd ag unrhyw adroddiadau sy'n berthnasol i'r penderfyniad. Gellir darparu copïau o agendâu cyfarfodydd cabinet, unrhyw ddatganiadau ysgrifenedig ac unrhyw adroddiadau perthnasol ar gais (ac yn amodol ar daliad) i unrhyw bapur newydd.

Os yw’r adroddiadau sy’n ymwneud â phenderfyniad gweithrediaeth yn seiliedig ar unrhyw bapurau cefndir, rhaid i’r papurau cefndir hefyd gael eu cyhoeddi’n electronig cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol ar ôl i’r datganiadau ysgrifenedig gael eu cyhoeddi. Os nad yw'n rhesymol ymarferol cyhoeddi dogfen gefndir (er enghraifft, os yw'n ddeiseb neu'n siarter hanesyddol fregus), rhaid i gopi o'r ddogfen fod ar gael i'w archwilio yn swyddfeydd y cyngor.

Rhaid i unrhyw ddatganiadau ysgrifenedig, adroddiadau a phapurau cefndir sy’n ymwneud â phenderfyniad gweithrediaeth fod ar gael yn electronig i aelodau o’r cyhoedd neu, fel y bo’n briodol, fod ar gael i’w harchwilio, am o leiaf 6 blynedd o’r dyddiad y gwnaethpwyd y penderfyniad.

Beth yw craffu a pham y mae’n bwysig?

Pwrpas craffu yw dwyn y weithrediaeth i gyfrif am y penderfyniadau y mae'n eu gwneud. Rhan bwysig o’r broses hon yw sicrhau bod gwersi’n cael eu dysgu a bod modd gwella gwasanaethau a phenderfyniadau yn y dyfodol. Mae craffu yn rhan bwysig o systemau’r cyngor ei hun ar gyfer gwella ei berfformiad. Dylai gweithrediaeth cyngor fod yn agored i graffu gan ei fod hefyd yn rhan bwysig o greu hyder, tryloywder a diddordeb mewn democratiaeth leol. Mae hefyd yn bwysig sicrhau bod cyfranogiad mewn democratiaeth yn cael ei ddiogelu a’i fod mor amrywiol â’r cymunedau sydd o fewn ardal y cyngor, o ran eu buddiannau a’u daearyddiaeth.

Darllenwch fwy am drefniadau i sicrhau trosolwg a chraffu effeithiol.

I gefnogi eu gwaith, mae gan bwyllgorau craffu bwerau cyfreithiol helaeth i alw ar aelodau’r weithrediaeth, staff y cyngor a thystion eraill i roi tystiolaeth mewn cyfarfodydd, i archwilio papurau a dogfennau ac i ‘alw i mewn’ benderfyniadau’r weithrediaeth.

Darllenwch fwy am drefniadau ‘galw i mewn’ mewn perthynas â phwyllgorau trosolwg a chraffu.

Rhaid i gynghorau sefydlu trefniadau i ganiatáu i bwyllgor craffu adolygu neu graffu ar benderfyniadau a wneir, ond na chânt eu gweithredu, gan y weithrediaeth. Dyma’r pŵer y cyfeirir ato fel “galw i mewn” (adran 21(3), Deddf Llywodraeth Leol 2000).

Gall pwyllgorau craffu gyhoeddi adroddiadau ac argymhellion ar gyfer gwella,  a dylai’r weithrediaeth eu hystyried ac ymateb iddynt. Gall pwyllgorau craffu weithio gyda phwyllgorau craffu o gynghorau eraill a gellir ffurfio cyd-bwyllgorau craffu lle mae cynghorau’n cydweithio i ddarparu gwasanaethau dros nifer o ardaloedd cynghorau. Gall pwyllgorau craffu hefyd graffu ar waith partneriaethau y mae’r cyngor yn aelod ohonynt megis Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus.

Mae’r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol bod gan bob cyngor o leiaf un pwyllgor craffu ac ni all aelodau’r weithrediaeth fod yn aelodau o bwyllgor craffu. Daw aelodau pwyllgorau craffu o blith aelodau eraill y cyngor, a elwir weithiau’n aelodau ‘meinciau cefn’. Mae’r rhan fwyaf o gynghorau’n cytuno yn eu cyfansoddiad i gael mwy nag un, ac mae’r pwyllgorau fel arfer yn cael eu trefnu ar sail themâu fel ‘plant a phobl ifanc’ neu ‘yr amgylchedd’.

Rhaid i bwyllgorau craffu gael cydbwysedd gwleidyddol, ac er mwyn sicrhau amhleidioldeb gwleidyddol mae rheolau cyfreithiol ychwanegol ynghylch sut y dylid penodi cadeiryddion pwyllgorau craffu i sicrhau na all pob cadeirydd ddod o’r blaid neu’r grŵp mwyafrifol ar y cyngor.

Darllenwch fwy am benodi personau i gadeirio pwyllgorau trosolwg a chraffu.

Sut y gall pwyllgorau craffu gael yr wybodaeth sydd ei hangen arnynt i wneud eu gwaith?

Rhaid i unrhyw ddogfennau sy'n cynnwys gwybodaeth sy'n berthnasol i wneud penderfyniad gweithrediaeth (boed hynny ar y cyd neu'n unigol), i'r graddau y mae'n rhesymol ymarferol, gael eu darparu ar gais i unrhyw gynghorydd pan ddaw'r cyfarfod i ben neu ar ôl i benderfyniad gael ei wneud. Ni ddylid darparu unrhyw ddogfennau neu rannau o ddogfennau sy’n cynnwys gwybodaeth gyfrinachol neu esempt, ac ni ddylai cynghorydd gwleidyddol neu gynorthwyydd ychwaith roi unrhyw gyngor i aelodau’r cabinet.

Mae gan aelod o unrhyw un o bwyllgorau trosolwg a chraffu’r cyngor hawl i gael copïau o unrhyw ddogfennau sy'n cynnwys gwybodaeth sy'n berthnasol i wneud penderfyniad gweithrediaeth (boed hynny ar y cyd neu'n unigol). Ni fydd gan yr aelod hawl i ddogfennau o’r fath, fodd bynnag, os yw’r dogfennau neu’r rhannau o ddogfennau yn cynnwys gwybodaeth gyfrinachol neu esempt neu gyngor a roddir i aelodau’r cabinet gan gynorthwyydd neu gynghorydd gwleidyddol, oni bai fod yr wybodaeth yn berthnasol i ddarn o waith sy’n cael ei wneud gan y pwyllgor trosolwg a chraffu y mae’r cynghorydd dan sylw yn aelod ohono. Rhaid i’r aelod o’r pwyllgor trosolwg a chraffu sy’n cael gwybodaeth gyfrinachol neu esempt beidio â datgelu’r wybodaeth, oni bai ei fod wedi’i awdurdodi i wneud hynny o dan ryw ddeddfwriaeth arall.

Darllenwch fwy am rannu gwybodaeth rhwng y weithrediaeth a’r pwyllgor graffu.

Beth yw’r gyfraith sy’n ymwneud â phwyllgorau craffu?

Rhaid i gynghorau benodi o leiaf un pwyllgor trosolwg a chraffu (a21, Deddf Llywodraeth Leol 2000) ond cânt benodi mwy na hyn.

Rhaid i gynghorau roi grym i bŵer craffu er mwyn sicrhau’r canlynol:

• ei gwneud yn ofynnol bod aelodau’r weithrediaeth, a swyddogion y cyngor, yn mynd gerbron y pwyllgor i ateb cwestiynau a darparu gwybodaeth (a21(13), Deddf Llywodraeth Leol 2000)
• ei gwneud yn ofynnol bod gweithrediaeth yr awdurdod yn ymateb i adroddiadau ac argymhellion (a21B, Deddf Llywodraeth Leol 2000)
• ei gwneud yn ofynnol bod aelodau eraill o’r cyngor yn bresennol i ateb cwestiynau, yng nghyswllt pwerau y gallant eu harfer o dan adran 56 o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011. (a21(2), Deddf Llywodraeth Leol 2000)

Mae gan aelodau pwyllgorau trosolwg a chraffu hawliau mynediad ychwanegol at wybodaeth. Mae hyn yn cynnwys dogfen o dan reolaeth gweithrediaeth y cyngor sy'n cynnwys deunydd sy'n ymwneud â busnes sy'n cael ei drafod mewn cyfarfod o gorff gwneud penderfyniadau'r awdurdod, neu benderfyniad a wneir gan aelod unigol o'r weithrediaeth. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth esempt neu gyfrinachol, pan fo’n berthnasol i fater y mae pwyllgor yn craffu arno neu sy’n berthnasol i adolygiad mewn rhaglen waith pwyllgor (Rheoliad 11, Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Penderfyniadau, Dogfennau a Chyfarfodydd) (Cymru) 2001 (fel y’u diwygiwyd)).

Rhaid i gynghorau sicrhau bod y “chwip” (proses reoli wleidyddol lle caiff aelodau o grŵp pleidiol-wleidyddol penodol eu gorchymyn i bleidleisio mewn ffordd benodol) yn cael ei wahardd (a 78, Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011). Nid yw hyn yn rhagfarnu cyfreithlondeb defnyddio’r chwip mewn sefyllfaoedd eraill, er enghraifft yng nghyfarfodydd llawn y cyngor.

Rhaid i gynghorau lynu wrth reolau mewn deddfwriaeth ynghylch penodi cadeiryddion i bwyllgorau craffu (a-68-75, Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011).

Rhaid i gynghorau benodi rhiant-lywodraethwyr, a chynrychiolwyr eglwysi, i swyddi fel aelodau pleidleisio o bwyllgorau trosolwg a chraffu ar addysg (Cynrychiolwyr Rhiant-lywodraethwyr a Chynrychiolwyr Eglwysig (Cymru) 2001).

A ellir cyfethol aelodau ychwanegol i bwyllgorau craffu?  

Dylai cynghorau ystyried cyfethol aelodau o bwyllgorau nad ydynt yn gynghorwyr. Cyfethol yw’r arfer o ddod â phobl i bwyllgor nad ydynt yn gynghorwyr etholedig, ond yn bobl a chanddynt sgiliau a phrofiad defnyddiol ac a allai chwarae rôl werthfawr, naill ai drwy fod yn aelodau llawn o bwyllgorau neu’n aelodau heb bleidlais.

Mae hon yn ffordd o feithrin aelodaeth fwy amrywiol o bwyllgorau craffu. Gall fod yn ffordd o gefnogi cyfranogiad cyhoeddus ehangach mewn democratiaeth leol, fel y trafodir mewn mannau eraill yn y canllawiau hyn.

Craffu ar y cyd

Beth yw cyd-bwyllgor craffu?

Gall dau gyngor neu ragor benderfynu penodi cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu (JOSC) (a58, Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011). Rhaid i'r penderfyniad hwn fod yn ddarostyngedig i gytundeb sy'n nodi'r trefniadau ar gyfer cynnull y pwyllgor hwn a'i gyfarfodydd, fel y nodir yn y Rheoliadau. Rhaid i drefniadau JOSC ddarparu ar gyfer cyfeirio materion at JOSC gan aelod o awdurdod penodi: 

• os yw’r mater yn ymwneud ag un o swyddogaethau’r awdurdod
• os yw'n effeithio ar ardal etholiadol yr aelod neu'n effeithio ar unrhyw un sy'n byw neu'n gweithio yno
• os nad yw’n fater trosedd ac anhrefn lleol fel y’i diffinnir yn adran 19 o Ddeddf yr Heddlu a Chyfiawnder 2006

Er nad oes rhaid i gyd-bwyllgorau sicrhau cydbwysedd gwleidyddol, rhaid i’r awdurdodau penodi sicrhau bod yr aelodau a benodir ganddynt yn adlewyrchu cydbwysedd eu hawdurdod eu hunain.

Dylai’r fframwaith craffu ar y cyd nodi’r canlynol:

• y partneriaid allweddol, a’r cyrff, ar lefel leol a allai gael eu goruchwylio gan waith trosolwg a chraffu
• rôl craffu yng nghyswllt partneriaid a’r partneriaethau hynny, a’r disgwyliadau sydd gan y cyngor a’r partneriaid hynny o ran eu hymgysylltiad eu hunain â’r math hwn o graffu
• trefniadau llywodraethu presennol sydd ar waith yng nghyswllt y partneriaid hynny
• yr amgylchiadau lle bydd craffu “lleol” ar bartneriaid yn elwa o gael ei wneud ar y cyd â swyddogaethau craffu awdurdodau cyfagos
• penodi JOSC, lle bo angen, a threfniadau ar gyfer bod yn aelod a chadeirio
• trefniadau ar gyfer darparu adnoddau

Mae gan graffu ar y cyd fanteision sylweddol i gynghorau, ac i bartneriaid: 

• Gall cynghorwyr edrych ar faterion o bersbectif ehangach, gan arwain at archwiliad mwy trylwyr o’r pynciau dan sylw
• Mae presenoldeb gwahanol gadeiryddion craffu a chefnogaeth gan swyddogion craffu eraill wedi rhoi cyfleoedd i drosglwyddo dulliau dysgu a chyfnewid arferion da
• Canfuwyd bod profiadau o gydgraffu yn ysgogi aelodau a swyddogion i adolygu’n feirniadol a gwella dulliau a ffyrdd mewnol eu cyngor ‘cartref’ o weithio, gan arwain yn y pen draw at graffu o safon uwch
• Mae cydgraffu yn dod â golwg newydd ar ddatblygiadau ym mhob cam o’r broses gwneud penderfyniadau. Mae JOSCs yn gallu cyflwyno ffynonellau gwybodaeth newydd nad yw’r rhai sy’n gwneud penderfyniadau efallai wedi’u hystyried wrth ddatblygu cynlluniau, polisïau a strategaethau
• Mae gan aelodau nad ydynt yn aelodau gweithrediaeth gyfoeth o wybodaeth leol ac maent mewn sefyllfa dda i werthuso a yw blaenoriaethau partneriaeth a dulliau cyflawni yn ystyrlon i gymunedau lleol. Mae llawer o gynghorwyr yn gysylltiedig ag amrywiaeth o rwydweithiau cymdeithasol a grwpiau cymunedol ac yn gallu bwydo eu barn i brosesau gwneud penderfyniadau
• Gall JOSCs helpu i leihau dyblygu mewn mecanweithiau atebolrwydd ac adrodd drwy fabwysiadu dull cydlynol o ymdrin â’r mater dan sylw

Darllenwch fwy am gyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu.

Rhaid i bob prif gyngor gael pwyllgor llywodraethu ac archwilio. Mae hwn yn bwyllgor pwysig y mae’n rhaid iddo gael ei gadeirio gan aelod lleyg annibynnol nad yw’n aelod etholedig o’r cyngor, a rhaid i draean o aelodau eraill y pwyllgor hefyd fod yn aelodau lleyg.

Mae hyn er mwyn sicrhau bod y pwyllgor yn wirioneddol annibynnol ar y weithrediaeth a’r cyngor llawn. Mae hefyd yn rhoi sicrwydd i archwilwyr allanol a mewnol, rheoleiddwyr ac eraill sy’n gyfrifol am sicrhau bod y cyngor yn gweithredu o fewn y gyfraith, bod ganddo ddulliau llywodraethu effeithiol, gweithdrefnau cwyno a rheolaeth ariannol, y gallant adrodd yn ôl i bwyllgor a fydd yn ystyried eu hadroddiadau mewn ffordd wleidyddol annibynnol.

Mae gan y Pwyllgor swyddogaethau a nodir yn y gyfraith y mae’n rhaid iddo eu cyflawni. Mae’r rhain yn cynnwys adolygu a chraffu ar ddatganiadau ariannol a materion ariannol y cyngor, adolygu ac asesu’r ffordd y rheolir risg yn y cyngor, asesiad perfformiad y cyngor a gynhelir fel rhan o’i ddyletswyddau i adolygu ei ‘gofynion perfformiad’ (gweler Rhan 5) a gallu’r cyngor i ymdrin â chwynion yn effeithiol. Gall wneud adroddiadau ac argymhellion am yr holl bethau y mae’n gyfrifol am eu hadolygu a’u hasesu. Gall cynghorau hefyd ofyn i’r pwyllgorau hyn ymgymryd â swyddogaethau eraill.

Darllenwch fwy am bwyllgorau llywodraethu ac archwilio.

Mae’r gyfraith yn atal cynghorau rhag gwario arian cyhoeddus ar weithgareddau gwleidyddol megis ymgyrchu. Mae hyn yn arbennig o bwysig yn y cyfnod sy’n arwain at etholiadau cyngor cyffredin gan ei fod yn sicrhau na all y blaid, y pleidiau na’r grwpiau sy’n arwain y cyngor ragfarnu’r etholiad o’u plaid drwy ddefnyddio’r adnoddau a’r staff sydd ar gael i’r cyngor. Ceir cod statudol, y ‘Cod ar yr Arferion a Argymhellir o ran Cyhoeddusrwydd Awdurdodau Lleol’ y mae’n rhaid i gynghorau ei ddilyn bob amser. Mae hwn yn nodi’r egwyddorion y mae’n rhaid i benderfyniadau sy’n ymwneud â chyhoeddusrwydd gael eu seilio arnynt.

Darllenwch mwy am y Cod ar yr arferion a argymhellir o ran cyhoeddusrwydd awdurdodau lleol.

Mae’r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol bod gan gynghorau bedwar uwch-swyddog. Mae’r swyddogion hyn yn cyflawni rolau gwahanol a phwysig yn y cyngor. Pwrpas y rolau hyn yw cefnogi cynghorwyr i redeg y cyngor yn effeithiol ac yn effeithlon ac o fewn y gyfraith. Er mwyn cyflawni’r swyddogaethau hyn, rhoddir statws unigryw i’r swyddogion hyn yn y gyfraith a elwir weithiau’n ‘amddiffyniad statudol rhag diswyddo’. Y rheswm am hyn yw y bydd y rolau o bryd i’w gilydd yn gofyn i’r swyddogion gynghori cynghorwyr na chânt wneud rhywbeth oherwydd ei fod y tu allan i’r gyfraith, neu adrodd am sefyllfa ariannol ddifrifol i’r cyngor llawn. Byddai’n gwneud y rolau statudol hyn yn amhosibl eu cyflawni’n effeithiol pe na bai gan y swyddogion hyn ddiogelwch cyfreithiol a fyddai’n ei gwneud yn ofynnol i’w prosesau disgyblu a diswyddo gael eu cynnal mewn ffordd wleidyddol niwtral.

Mae’r swyddogion hyn, a holl weithwyr y cyngor, wedi’u rhwymo gan god ymddygiad statudol sy’n ei gwneud yn ofynnol iddynt weithredu mewn modd gwleidyddol niwtral ac yn dilyn egwyddorion bywyd cyhoeddus megis bod yn agored ac yn onest. Mae’r Cod yn rhan o delerau ac amodau cyflogaeth holl weithwyr y cyngor (ac eithrio rhai grwpiau proffesiynol megis athrawon sydd â’u codau proffesiynol eu hunain) ac mae torri’r Cod yn fater disgyblu dan gynllun disgyblu’r cyngor ar gyfer y staff perthnasol fel y nodir yng nghyfansoddiad y cyngor.

I atgyfnerthu pwysigrwydd amhleidioldeb gwleidyddol ymhlith uwch-swyddogion y cyngor, mae eu swyddi yn cael eu galw'n rhai 'o dan gyfyngiadau gwleidyddol'. Mae hyn yn golygu bod rhaid iddynt ymddiswyddo o’u swydd fel swyddog cyngor os ydynt yn dymuno mynd am swydd etholedig. Mae ystod eang o swyddi mewn cynghorau yn perthyn i’r categori ‘o dan gyfyngiadau gwleidyddol’ a rhaid i bob cyngor gyhoeddi rhestr o’r swyddi hyn a’i diweddaru. Mae’r gyfraith hefyd yn darparu ar gyfer ‘Dyfarnwr Annibynnol’ sy’n gyfrifol am benderfynu a ddylai swydd fod o dan gyfyngiadau gwleidyddol pan fydd y gweithiwr dan sylw a’r cyngor yn anghytuno.

Rhaid i gynghorau ddynodi swyddogion i gyflawni’r swyddogaethau canlynol:

Prif Weithredwr (a54, Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021), sy’n gorfod cadw golwg ar:  

• y modd y cydlynir y ffordd y mae'r cyngor yn arfer ei swyddogaethau gwahanol
• trefniadau’r cyngor yng nghyswllt cynllunio ariannol, rheoli asedau a rheoli risg (mae’r rolau hyn yn cael eu cyflawni ar y cyd â rolau’r Prif Swyddog Cyllid, y Pennaeth Archwilio Mewnol a’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio)
• materion staffio, gan gynnwys graddio, trefnu, penodi a rheoli

Prif Swyddog Cyllid / swyddog a151 (a151, Deddf Llywodraeth Leol 1972, a6, Deddf Llywodraeth Leol a Thai 1989), sy’n gorfod gwneud trefniadau ar gyfer gweinyddu materion ariannol yn briodol. Rhaid i’r Prif Swyddog Cyllid fod yn weithiwr cyllid proffesiynol cymwysedig.

Prif Swyddog Cyfreithiol / Swyddog Monitro (a5, Deddf Llywodraeth Leol a Thai 1989), sy’n gorfod sicrhau bod y cyngor yn cadw at ei rwymedigaethau cyfreithiol. Ni all fod yr un person â’r Prif Weithredwr.

Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd (a8, Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011), sy’n gorfod cyflawni ystod o ddyletswyddau sy’n ymwneud â chefnogi aelodau etholedig a’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

Mae’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd yn gyfrifol am ddarparu cefnogaeth a chyngor i’r awdurdod yng nghyswllt ei gyfarfodydd; am ddarparu cefnogaeth i waith pwyllgor trosolwg a chraffu’r cyngor; ac am lunio adroddiadau ac argymhellion ar ofynion staffio ar gyfer darparu swyddogaethau gwasanaethau democrataidd yn yr awdurdod. Yn eu hanfod, y swyddogaethau hyn yw’r rheini sy’n ymwneud â chynghorwyr, a threfn cyfarfodydd ffurfiol y cyngor. Mae’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd hefyd yn gyfrifol am farnu a yw cynghorwyr yn gymwys ar gyfer absenoldeb teuluol.

Dim ond y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a all ddynodi’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd; wrth wneud hynny dylai’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ystyried y dyletswyddau eraill sydd gan y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd. Dylid nodi nad yw “dynodi” Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd yn golygu bod gan y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd y pŵer i benodi unigolyn yn uniongyrchol i swydd barhaol yn sefydliad yr awdurdod.

Rhaid i gynghorau lynu wrth Reoliadau sy'n nodi'n fanwl y trefniadau ar gyfer penodi, disgyblu a diswyddo pob un o'r pedwar swyddog hyn (Atodlen 1, Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Rheolau Sefydlog) (Cymru) 2006).

Gall y Cyngor ddirprwyo rhai swyddogaethau i’r swyddogion hyn ac i swyddogion eraill, ar yr amod y nodir hyn yn y cynllun dirprwyo yng nghyfansoddiad y cyngor. Mae’r gyfraith yn darparu amddiffyniad i’r swyddogion hyn (a phob swyddog cyngor sy’n arfer swyddogaethau ar ran y cyngor) rhag camau cyfreithiol am gyflawni’r dyletswyddau hyn yn ddidwyll; hynny yw, maent yn arfer y swyddogaeth gan gredu ei bod yn gyfreithlon ac yn briodol iddynt wneud hynny. Mae’r gyfraith yn gwneud hyn drwy alluogi’r cyngor i ddarparu indemniad i’w swyddogion sy’n galluogi’r cyngor i dalu costau camau cyfreithiol pe bai achos cyfreithiol yn cael ei ddwyn yn erbyn y swyddog.