Deddf Diogelu Data 1998: Sut y mae Llywodraeth Cymru yn prosesu gohebiaeth at weinidogion

At ddibenion gweinyddol, mae Is-adran Gwasanaethau Gweinidogol Llywodraeth Cymru yn cadw cofnod o fanylion pob gohebiaeth at Weinidogion mewn cronfa ddata.

Dyma enghreifftiau o'r wybodaeth a ddelir:

• Enw a chyfeiriad yr anfonwr
• Testun y llythyr
• Dyddiad derbyn
• Statws ymateb Llywodraeth Cymru

Defnyddiwn y manylion personol a gofnodir gennym er mwyn delio â'ch gohebiaeth.

Os bydd angen ateb i'ch gohebiaeth efallai y bydd angen ymgynghori â phobl a sefydliadau y tu allan i Lywodraeth mewn rhai achosion.

Fel rhan o'r broses hon, efallai y byddwn yn trosglwyddo gwybodaeth iddynt, gan gynnwys gwybodaeth yr ydych chi wedi ei roi i ni, a'ch data personol. Byddwn yn datgelu eich manylion personol, fodd bynnag, dim ond pan fydd angen gwneud hynny i'n galluogi i ymdrin â materion yr ydych wedi gofyn i ni eich helpu â hwy.

Bydd yr holl wybodaeth sy’n deillio o’ch cais, o'r cychwyn cyntaf hyd at ei gwblhau'n foddhaol, yn cael ei gadw gan Lywodraeth Cymru am hyd at 11 blynedd. Wedi hynny, bydd yr wybodaeth yn cael ei hadolygu ac, oni bai bod amgylchiadau eithriadol, yn cael ei dinistrio. Os ydych chi’n gwneud cais am gyfarfod Gweinidogol neu’n estyn gwahoddiad, efallai y bydd rhai manylion yn dod yn rhan o’r cofnod cyhoeddus.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau ynghylch y dull yr ydym yn ymdrin â'ch gohebiaeth, cysylltwch â'r person sy'n cael ei enwi yn y llythyr/e-bost a ddaw gyda’r daflen hon.

Bydd pob gwybodaeth sydd gan Lywodraeth Cymru, gan gynnwys eich gohebiaeth, yn cael ei brosesu a'i reoli gennym yn unol â'n rhwymedigaethau a'n dyletswyddau o dan:

• Ddeddf Diogelu Data 1998
• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
• Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004
• pob deddf arall sy'n gysylltiedig â mynediad at wybodaeth.

Gan gadw hyn mewn cof, gall eich gwybodaeth, gan gynnwys eich gwybodaeth bersonol, fod yn destun cais gan aelod arall o'r cyhoedd. Pan fyddwn yn ymateb i geisiadau o'r fath, efallai y bydd yn rhaid inni ryddhau gwybodaeth, gan gynnwys eich gwybodaeth bersonol. Bydd ein hymateb i geisiadau o'r fath yn unol â'r canllawiau a ddarperir gan God Ymarfer Llywodraeth Cymru ar Fynediad at Wybodaeth. Mae'r Cod wedi ei gyhoeddi ar y Rhyngrwyd yn:

Cod Ymarfer ar Fynediad at Wybodaeth

Eich hawliau o dan Ddeddf Diogelu Data 1998

Nid yw’n fwriad i'r rhestr hon fod yn hollgynhwysol:

• Mae gennych yr hawl i ofyn i Lywodraeth Cymru adael i chi weld data personol a ddelir amdanoch a rhoi copi o'r wybodaeth honno i chi.
• Mae gennych yr hawl, mewn amgylchiadau penodol, i ofyn i Lywodraeth Cymru roi'r gorau i brosesu data personol amdanoch.
• Mae gennych yr hawl i ofyn i'r Comisiynydd Gwybodaeth gynnal asesiad o'r modd y mae Llywodraeth Cymru wedi prosesu data personol amdanoch.

Dylai unrhyw un sydd eisiau arfer yr hawliau hyn gysylltu â Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru (029 2082 6770).