Deddf Casglu a Rheoli Trethi (Cymru) 2016 gwybodaeth am drethdalwyr: Canllawiau technegol

Mae’n atodol ac yn adlewyrchu’r amddiffyniadau yn Neddf Diogelu Data 1998, sy'n cael eu hegluro yn ein hysbysiad preifatrwydd.

Bydd ACC yn diogelu ac yn trin gwybodaeth am drethdalwyr yn ofalus. Caiff ACC ddefnyddio gwybodaeth mae wedi'i chaffael mewn cysylltiad â’i swyddogaethau yn unig (yn amodol ar unrhyw rwymedigaethau rhyngwladol sydd ar y DU i wahardd neu gyfyngu ar y defnydd o wybodaeth).

‘Gwybodaeth warchodedig am drethdalwyr’ yw gwybodaeth sydd gan ACC (neu unrhyw berson y mae ACC wedi dirprwyo ei swyddogaethau iddo), a allai arwain at adnabod y bobl hynny. Nid yw gwybodaeth yn ‘wybodaeth warchodedig am drethdalwyr’ os yw’n wybodaeth am drefniadau gweinyddol mewnol ACC neu’n wybodaeth mewn perthynas ag aelod o staff ACC.

Mae rhwymedigaeth statudol ar ‘swyddogion perthnasol’ i drin gwybodaeth warchodedig am drethdalwyr yn gyfrinachol. Dyma'r swyddogion perthnasol:

• Unigolyn sydd (neu a oedd) yn aelod o staff ACC, neu sy'n aelod o bwyllgor neu is-bwyllgor o ACC.
• Unigolyn sydd (neu a oedd) yn arfer swyddogaethau neu’n darparu gwasanaethau ar ran ACC. Byddai hyn hefyd yn cynnwys unrhyw un sy'n darparu gwasanaethau i unrhyw unigolyn y mae ACC wedi dirprwyo ei swyddogaethau iddo.

Y rheol gyffredinol yw na ddylid datgelu gwybodaeth warchodedig am drethdalwyr.

Fodd bynnag, gall swyddog perthnasol ddatgelu gwybodaeth warchodedig am drethdalwyr pan fydd hynny’n cael ei ganiatáu'n benodol drwy gyfraith.

Bydd ACC yn defnyddio, yn rhannu neu’n datgelu gwybodaeth warchodedig am drethdalwyr mewn amgylchiadau sydd wedi’u diffinio'n glir pan fydd hynny'n ofynnol neu'n cael ei ganiatáu drwy gyfraith, a phan mae ACC yn ystyried bod hynny'n gymesur a bod budd i’r cyhoedd o wneud hynny.

Caniateir hynny:

• gyda chydsyniad pob person y mae’r wybodaeth yn ymwneud ag ef
• er mwyn cael gwasanaethau mewn cysylltiad ag un o swyddogaethau ACC. Mae hyn yn cynnwys contractau a chytundebau gwasanaeth a rennir rhwng ACC a chyrff eraill o’r sector cyhoeddus neu ddarparwyr sector preifat
• at ddibenion ymchwiliad troseddol neu achos troseddol neu at ddibenion atal troseddu neu ganfod trosedd
• os gwneir hynny i gorff rheoleiddio perthnasol
• at ddibenion achosion sifil
• os bydd gofyn am y wybodaeth mewn perthynas â gorchymyn llys neu achosion tribiwnlys
• i berson sy'n arfer swyddogaethau ar ran ACC at ddibenion y swyddogaethau hynny, megis contractwr.

Mae’n rhaid i swyddogion perthnasol y mae ganddynt fynediad at wybodaeth warchodedig am drethdalwyr wneud datganiad ffurfiol yn cydnabod eu rhwymedigaeth o ran cyfrinachedd. Mae'n rhaid i hyn ddigwydd cyn gynted â phosibl ar ôl iddynt gael eu penodi. ACC fydd yn penderfynu ar fformat y datganiad.

Bydd swyddog perthnasol yn cyflawni trosedd os bydd yn datgelu gwybodaeth warchodedig am drethdalwyr yn anghyfreithlon.

Gallai rhywun a gyhuddir o ddatgelu gwybodaeth warchodedig am drethdalwyr ar gam ei amddiffyn ei hun drwy ddweud ei fod yn credu’n rhesymol fod y datgeliad yn gyfreithlon. Neu, gallai honni fod y wybodaeth a ddatgelwyd eisoes wedi’i darparu’n gyfreithlon i’r cyhoedd. Fodd bynnag, y person a gyhuddir o’r drosedd fydd yn gyfrifol am brofi hyn.

Dyma enghreifftiau o ddarpariaethau statudol a allai wahardd neu gyfyngu ar ddefnyddio, rhannu neu ddatgelu (p’un bynnag sy'n berthnasol) gwybodaeth warchodedig am drethdalwyr:

• Deddf Diogelu Data 1998 (er enghraifft y saith egwyddor diogelu data yn atodlen 1 y Ddeddf, y mae’n rhaid cymryd mesurau sefydliadol a thechnegol priodol i ddiogelu’r holl ddata personol)
• Deddf Hawliau Dynol 1998, a
• Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol yr UE.