Datganiad Ysgrifenedig - 'Rheoli Grantiau yng Nghymru – Adroddiad Terfynol’ – Y diweddaraf ar yr argymhellion gan y pwyllgor cyfrifon cyhoeddus

Fel yr addawyd yn y Cyfarfod Llawn ddydd Mercher 18 Mehefin, cytunais i roi’r diweddaraf ar gyflawni’r argymhellion yn ‘Rheoli Grantiau yng Nghymru – Adroddiad Terfynol’.

Rwy’n ddiolchgar i’r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus am barhau i ddangos diddordeb mewn gwella rheoli grantiau ar draws y sector cyhoeddus yng Nghymru. Gyda’i gymorth, rydym wedi gallu canolbwyntio ar fanylion ein rhaglen gwella grantiau a meithrin perthynas gyda rhanddeiliaid a phartneriaid, y tu fewn a thu allan i Lywodraeth Cymru fel ei gilydd.

Gwnaeth yr adroddiad terfynol ddeunaw o argymhellion i gyd, yr oedd y Pwyllgor yn teimlo fyddai’n gwella rheoli grantiau yng Nghymru. Rwy’n falch o’r cynnydd rydym wedi’i wneud o ran mynd i’r afael â’r argymhellion hyn. Bellach, mae un ar bymtheg o’r argymhellion wedi cael eu cyflawni, gyda’r ddau arall yn agos at gael eu cwblhau. Mae’r gwaith a gyflawnwyd yn sylfaen cryf ar gyfer parhau i wella rheoli grantiau yn Llywodraeth Cymru.

Mae nifer o gamau wedi cael eu cymryd mewn ymateb i’r argymhellion, gan gynnwys diwygio’r templed llythyr dyfarnu i’w gwneud yn ofynnol i gyrff a ariennir hysbysu Llywodraeth Cymru am unrhyw newidiadau arwyddocaol ymysg eu hymddiriedolwyr, esgeulustod sylweddol o ran cynnal cyfarfodydd sy’n ofynnol yn ôl y cyfansoddiad neu ymddiswyddiad archwilwyr allanol. Mae hyn yn rhoi’r cyfle i Lywodraeth Cymru ymchwilio i’r mater, ac os yw’n briodol, y gallu i derfynu neu dynnu cyllid grant yn ôl mewn ffordd. Hefyd mae canllawiau wedi cael eu datblygu fel bod swyddogion yn deall pa gamau i’w cymryd pan fydd achos o’r fath yn codi. Mae canllawiau eraill wedi cael eu datblygu’n benodol ynghylch yr angen i gadw cofnodion cywir a phriodol, ynghyd â phrosesau monitro sy’n addas at unrhyw bryderon sy’n codi. Mae’r broses diwydrwydd dyladwy a gyflwynwyd ym mis Hydref 2013 yn cynnig trefn lle gall swyddogion gofnodi a rhannu gwybodaeth am gyrff allanol yn effeithlon.

Os caiff pryder ei nodi gyda sefydliad neu unigolyn, lle gallai hynny effeithio ar sefydliadau allanol eraill sy’n darparu cyllid grant, bydd yr wybodaeth yn cael ei rhannu gyda’r cyrff partner perthnasol. Mae hyn yn cynnwys rhannu gwybodaeth drwy’r Grŵp Llywodraethu Da, sy’n cynnwys y Gronfa Loteri Fawr, y Comisiwn Elusennau, CGGC, CLlLC a chyrff priodol eraill sy’n darparu grantiau cyhoeddus.  

Mae hefyd yn rhaid i gyfrifoldebau Llywodraeth Cymru a chyrff a ariennir gael eu cyhoeddi ar y wefan, gan gyfeirio at yr amgylchiadau a’r trefniadau ar gyfer codi pryderon am ddefnydd sefydliad o arian cyhoeddus a’r ffordd y mae’n cael ei lywodraethu.  

O ran y sail resymegol dros derfynu neu addasu cyllid grant, mae Llywodraeth Cymru yn ymrwymi i roi rhybudd priodol i’r sefydliad am y newid a datgan yn glir y rhesymau pam. Yn unol â’r Cod Ymarfer ar gyfer Ariannu’r Trydydd Sector, bydd y cyfnod o rybudd yn dri mis o leiaf. Mae Llywodraeth Cymru wedi datblygu prosesau a gweithdrefnau cryfach i fynd ati i fonitro cydymffurfiaeth â’r Cod Ymarfer diweddaraf.

Yn y gorffennol, cydnabu Llywodraeth Cymru gyfyngiadau ei ddata rheoli gwybodaeth a chorfforaethol i gefnogi penderfyniadau ynghylch grantiau. O ganlyniad i argymhellion y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus, mae Llywodraeth Cymru wedi bod yn adolygu’r ffordd orau o ddatblygu’r gwaith hwn, ac mae nifer o fesurau wedi cael eu rhoi ar waith i fynd i’r afael â’r materion hyn. Y gwaith uniongyrchol, ond interim, yw datblygu pwynt rhannu diwydrwydd dyladwy corfforaethol i hwyluso rhannu gwybodaeth am sefydliadau allanol a bod yn bwynt cyswllt ar gyfer swyddogion sydd eisiau manylion pellach. Mae hyn yn tynnu sylw at unrhyw sefydliadau/unigolion y mae gennym bryderon llywodraethu a/neu wybodaeth yn eu cylch. Mae’r cyfleuster yn annog sefydliadau i geisio gwybodaeth bellach cyn dyfarnu grant neu brosesu hawliad.  

Mae gwaith sylweddol wedi digwydd ar ddiffinio gofynion TG ac mae amryw opsiynau wedi cael eu gwerthuso i nodi’r ffyrdd gorau posibl o gefnogi’r prosesau grantiau. Ar hyn o bryd, mae Llywodraeth Cymru wedi penderfynu gwneud gwelliannau pellach i’r system daliadau gyfredol a fydd yn sicrhau bod yr wybodaeth sydd ar gael ar draws Llywodraeth Cymru yn fwy tryloyw ac yn caniatáu rheoli perfformiad gwell.

Mae camau eraill yn cynnwys cyflwyno safonau gofynnol, sydd wedi tynnu sylw at yr angen i asesu risg, a chyflwyno hyfforddiant yn raddol i baratoi rheolwyr grantiau yn well. Mae system o hap archwiliadau wedi cael ei chyflwyno i helpu i sicrhau gwelliannau o ran rheoli a gweinyddu grantiau.

Rwy’n gwybod bod gwaith i’w wneud o hyd i ymgorffori egwyddorion ac arfer ar draws Llywodraeth Cymru, ond rwy’n benderfynol y dylai’n gwaith rheoli grantiau fod mor gyson, trylwyr a threfnus â phosibl. Mae’r Ganolfan Ragoriaeth Grantiau yn parhau i weithio’n agos gyda rheolwyr grantiau i wella safonau a rhoi cyngor cyson ar draws Llywodraeth Cymru.