Data'r Heddlu am anafiadau personol mewn damweiniau ffyrdd (STATS19): hysbysiad prefiatrwydd

Yn unol â’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data mae’r hysbysiad hwn yn egluro sut mae Llywodraeth Cymru yn defnyddio gwybodaeth am anafiadau personol mewn damweiniau traffig ar y ffordd a gofnodwyd gan heddluoedd.

Bydd y wybodaeth yn yr hysbysiad hwn yn cael ei dal dan sylw er mwyn cynnwys unrhyw newidiadau pellach y bydd Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn rhoi gwybod amdanynt.

Mae data am ddamweiniau ffyrdd sy’n arwain at anaf personol yn cael eu cofnodi gan yr heddluoedd (un ai pan fyddant yn cael eu hysbysu am ddamwain neu drwy fynd i safle’r ddamwain eu hunain) a’u lanlwytho i’w system cofnodi digwyddiadau (Niche). Trosglwyddir y data hyn i Lywodraeth Cymru i’w defnyddio at ddibenion ymchwil ystadegol. Mae’r hysbysiad hwn yn darparu gwybodaeth i’r unigolion hynny y casglwyd eu data am y ffordd y bydd Llywodraeth Cymru yn storio, yn prosesu ac yn defnyddio’r data hynny.

Mae gwybodaeth am ddamweiniau ffyrdd lle mae pobl wedi’u lladd neu wedi cael anaf personol ar y Briffordd yn cael ei chofnodi gan swyddogion yr heddlu ar ffurflen STATS19. Mae hyn yn cynnwys data am y ddamwain, pobl sydd wedi’u lladd neu eu hanafu a’r cerbydau a oedd yn gysylltiedig. Trosglwyddir y data hyn bob mis/chwarter i Lywodraeth Cymru drwy ddull diogel. Mae’r Heddluoedd a Llywodraeth Cymru yn rheolyddion data.

Bydd Llywodraeth Cymru yn defnyddio’r wybodaeth hon i adrodd ar ystadegau, monitro tueddiadau, cynnal ymchwil a chynorthwyo eraill sy’n dadansoddi data am ddamweiniau ffyrdd wrth ystyried cynlluniau gwella ffyrdd neu ddatblygu ffyrdd newydd. Mae’r defnydd o’r data yn cyfrannu at ddadansoddi diogelwch y rhwydwaith ffyrdd ac yn helpu i ddangos lle gellir gwneud gwelliannau er mwyn gostwng nifer y damweiniau ffyrdd yng Nghymru. Bydd Heddluoedd yn gwneud defnydd o’r wybodaeth wrth bennu llwybrau eu patrolau ar sail dactegol er mwyn cyflawni un o’u prif rolau, sef lleihau nifer y bobl sy’n cael eu lladd neu eu hanafu ar ffyrdd.

Mae rhestr o’r holl eitemau data sy’n cael eu casglu ar y ffurflen STATS19 ar wefan yr Adran Drafnidiaeth.

Yn fyr, mae hyn yn cynnwys manylion yr holl ddigwyddiadau (damweiniau, cerbydau a phobl sydd wedi’u lladd neu wedi eu hanafu) a gofnodwyd gan yr Heddluoedd yng Nghymru. 

Mae’r set ddata yn cynnwys rhywfaint o wybodaeth am unigolion. Mae hon yn cynnwys:

• oed a rhyw yr anafusion a pha mor ddifrifol yw’r anaf
• cod post cartref y gyrwyr
• manylion cerbydau ee marc cofrestru’r cerbyd
• disgrifiad o’r ddamwain gan swyddog heddlu
• ffactorau a gyfrannodd at y ddamwain, ar sail asesiadau cyntaf swyddogion yr heddlu
• lleoliad y ddamwain
• data wedi’u sgrinio am brofion anadl yr holl unigolion a oedd yn gysylltiedig

Credir bod y data hyn yn ddata personol am ei bod yn bosibl y byddent yn rhoi’r gallu i adnabod unigolion un ai ar eu pen eu hunain neu drwy eu cyfuno â data eraill mewn adroddiadau a gyhoeddir ar ddamweiniau ffyrdd. O ganlyniad i hyn, maent yn dod o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data.

Y diffiniad o’r rheolydd data yw’r awdurdod cyhoeddus sydd, ar ei ben ei hun neu ar y cyd ag eraill, yn pennu’r dibenion a’r dulliau ar gyfer prosesu data personol. Mae’r Heddluoedd a Llywodraeth Cymru yn bodloni’r disgrifiad hwn ac felly maent yn cael eu hystyried yn rheolyddion data.

Bydd llywodraeth yn defnyddio data am anafiadau personol mewn damweiniau ffyrdd a gofnodwyd gan yr heddlu yn y ffyrdd canlynol:

• i gyhoeddi ystadegau swyddogol
• i fonitro cynnydd ar gyflawni canlyniadau cenedlaethol
• i fonitro diogelwch ar y ffyrdd
• i ddatblygu a gwerthuso polisi
• i hyrwyddo ymchwil sy’n ymwneud ag anafiadau personol mewn damweiniau ffyrdd a gofnodwyd gan yr heddlu
• i gynorthwyo eraill sy’n dadansoddi data am ddamweiniau ffyrdd wrth ystyried cynlluniau gwella ffyrdd neu ddatblygu ffyrdd newydd

Gall hyn gynnwys cysylltu data â setiau data eraill drwy ddulliau dienw diogel.

Gall Llywodraeth Cymru ddefnyddio’r agweddau adnabyddadwy personol o’r data at y dibenion sydd wedi’u nodi uchod. Fodd bynnag, ni fydd y data yn cael eu defnyddio neu eu prosesu er mwyn:

• cymryd camau neu fesurau neu wneud penderfyniadau mewn perthynas ag unigolion
• achosi unrhyw niwed neu ofid i unigolion
• enwi unrhyw unigolion mewn unrhyw adroddiadau.

Bydd canlyniadau ar gael o ddadansoddiadau a gwblhawyd drwy ddefnyddio’r data mewn cyhoeddiadau ystadegol neu ymchwil a gaiff eu rhyddhau drwy wefan Llywodraeth Cymru a hefyd mewn data ar wefan StatsCymru.

Ar ôl cyhoeddi’r wybodaeth hon, bydd defnyddwyr allanol fel Awdurdodau Lleol, heddluoedd, cynllunwyr trafnidiaeth a’r cyhoedd yn gallu ei defnyddio at eu dibenion eu hunain, fel mesur a rheoli perfformiad, er mwyn gwella ymarfer a dal llywodraeth yn atebol.

Mae Llywodraeth Cymru yn rhannu’r data gyda’r Adran Drafnidiaeth er mwyn eu cynnwys yn ystadegau damweiniau ffyrdd Prydain Fawr. Mae Llywodraeth Cymru hefyd yn rhannu rhai neu’r cyfan o’r data a gaiff eu darparu iddi â sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus, asiantaethau anllywodraethol ac ymchwilwyr a gymeradwywyd, ond dim ond at ddibenion ystadegol neu ymchwil. Ym mhob achos, bydd Prif Ystadegydd Llywodraeth Cymru yn craffu ar unrhyw ddatgeliadau o’r fath ac, os bydd yn eu cymeradwyo, byddant yn cael eu rheoli o dan gytundeb priodol â Llywodraeth Cymru ar yr hawl i weld data a fydd:

• yn sicrhau bod y data yn cael eu trosglwyddo a’u storio’n ddiogel ac yn cael eu dinistrio yn y pen draw
• yn cynnwys gwybodaeth bersonol dim ond os oes angen clir am hynny
• yn cyfyngu’r defnydd o’r data at yr angen penodol a nodwyd, gan sicrhau na ellir adnabod unrhyw unigolyn mewn unrhyw adroddiadau a gyhoeddir
• yn caniatáu storio’r data dros gyfnod y prosiect ymchwil yn unig, gan ei gwneud yn ofynnol bod y data yn cael eu dinistrio ar ôl hynny

Mae’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data yn ei gwneud yn ofynnol bod sail gyfreithlon i brosesu data personol ac, yn yr achos hwn, mae Erthygl 6(1)(e) yn gymwys: “processing is necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller”. Yn achos categorïau data arbennig, mae Erthygl 9(2)(j) yn gymwys:“processing is necessary for archiving purposes in the public interest, or scientific and historical research purposes or statistical purposes in accordance with Article 89(1)”.

Mae Adran 39 o Ddeddf Traffig Ffyrdd 1988 yn darparu y gall Gweinidogion Cymru ddarparu ar gyfer hyrwyddo diogelwch ar y ffyrdd drwy ledaenu gwybodaeth a chyngor sy’n ymwneud â defnyddio ffyrdd. Mae pŵer hefyd gan Weinidogion Cymru i wneud pethau sy’n ffafriol i’w swyddogaethau eraill neu’n gysylltiedig â nhw yn rhinwedd swyddogaethau gweithredol y gyfraith gyffredin a drosglwyddwyd iddynt yn unol ag Adran 58A o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006.

Mae’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data yn rhestru hawliau penodol sy’n gymwys i unigolion yng nghyd-destun storio a defnyddio eu data personol. Mae hawliau gan unigolion o dan y ddwy erthygl a nodwyd.

Mae gennych hawl:

• i gael eich hysbysu am beth fydd Llywodraeth Cymru yn ei wneud â’ch data personol (yr hysbysiad hwn)
• i gael gweld y data personol y mae Llywodraeth Cymru yn eu dal amdanoch chi
• i fynnu bod Llywodraeth Cymru yn cywiro gwallau yn y data hynny
• i wrthwynebu neu gyfyngu’r defnydd o’ch data personol (mewn amgylchiadau penodol)
• i ofyn am ddileu’ch data (mewn amgylchiadau penodol)

Mae hawl ychwanegol sy’n caniatáu i unigolyn herio neu beidio â bod yn destun i benderfyniad sydd wedi’i wneud ar sail proses wedi’i hawtomeiddio. Fodd bynnag, fel y nodir isod, ni fydd Llywodraeth Cymru byth yn defnyddio’r data am anafiadau personol mewn amweiniau ffyrdd a gofnodwyd gan yr heddlu a drosglwyddir iddi i wneud penderfyniad ynghylch unigolyn penodol, boed drwy broses wedi’i hawtomeiddio neu fel arall.

Mae rhagor o ganllawiau ar gael am yr hawliau hyn ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Ni throsglwyddir y wybodaeth bersonol o ddata STATS19 heblaw i unigolion a gymeradwywyd yn Llywodraeth Cymru. Ni fydd gwybodaeth bersonol yn cael ei throsglwyddo i unrhyw unigolyn y tu allan i Lywodraeth Cymru oni bai fod ganddo hawl gyfreithiol i gael y data, a dim ond ar ôl gwneud cytundeb ar yr hawl i weld data, derbyn llythyr ar agweddau diogelwch a darparu ardystiad Cyber Essentials. Trosglwyddir y wybodaeth drwy system trosglwyddo data ddiogel (Afon), lle bydd y ffeiliau data wedi’u hamgryptio. Er mwyn cael mynediad i gyfrif Afon, bydd yn ofynnol dilyn proses dilysu briodol ac mae cyfyngiad Caffael Gwybodaeth yn gysylltiedig â’r cyfrif. Ni fydd data personol yn cael eu rhannu drwy gyswllt e-bost agored arferol neu drwy ddulliau postio arferol. Gellir rhannu data nad ydynt yn cael eu hystyried yn ddata personol drwy gyswllt e-bost agored arferol neu drwy eu cyhoeddi yn ein datganiadau ystadegol neu ar wefan StatsCymru.

Yn Llywodraeth Cymru, bydd y data yn cael eu storio mewn cronfa ddata ddiogel a fydd ar gael i’w gweld gan ddefnyddwyr a gymeradwywyd yn Llywodraeth Cymru yn unig. Mae Llywodraeth Cymru a heddluoedd yn gyfrifol am unrhyw ddata y maent yn eu dal tra byddant yn eu dal.

Bydd Llywodraeth Cymru yn cadw’r data tra byddant yn parhau’n ddefnyddiol at ddibenion ymchwil ac, am fod data hanesyddol yn gallu bod yn ddefnyddiol iawn yn y cyd-destun hwn, mae’r cyfnod hwn yn debygol o ymestyn dros nifer o flynyddoedd.

Os bydd data yn cael eu rhannu â thrydydd parti at ddibenion ymchwil, bydd yn ofynnol i’r data gael eu dinistrio ar ôl cwblhau’r prosiect.

Dylai unrhyw gwestiynau am yr hysbysiad hwn neu am hawliau unigolion gael eu hanfon mewn ysgrifen i Lywodraeth Cymru yn y cyfeiriad isod . Dylai unrhyw gwynion gael eu hanfon i’r cyfeiriad hwn hefyd yn y lle cyntaf, er y gallwch gwyno’n uniongyrchol hefyd i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Tîm Ystadegau’r Economi, y Farchnad Lafur a Thrafnidiaeth
Gwasanaethau Gwybodaeth a Dadansoddi
Llywodraeth Cymru
Llawr 4 De
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ
E-bost: ystadegau.trafnidiaeth@llyw.cymru

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru)
Tŷ Churchill
17 Ffordd Churchill
Caerdydd
CF10 2HH
Rhif ffôn: 029 2067 8400 neu 0303 123 1113
E-bost: casework@ico.org.uk
Gwefan: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru yn:

Swyddog Diogelu Data
Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ
E-bost: swyddogdiogeludata@llyw.cymru