Cynnig Gofal Plant Cymru: hysbysiad preifatrwydd rhieni a gwarcheidwaid

Ym mis Tachwedd 2022, aeth gwasanaeth digidol Cynnig Gofal Plant Llywodraeth Cymru yn 'fyw'. Mae'r gwasanaeth digidol yn cynnwys platfform digidol a llinell gymorth, ac fe ddisodlodd y gwahanol systemau a oedd ar waith cynt mewn awdurdodau lleol i reoli Cynnig Gofal Plant Cymru. Mae'r platfform digidol yn llwyfan diogel i reoli achosion, yn seiliedig ar gwmwl. Llywodraeth Cymru yw rheolwr y data a gedwir o fewn y gwasanaeth digidol.

Mae ein hysbysiad preifatrwydd yn nodi:

• yr wybodaeth bersonol a gasglwn amdanoch pan fyddwch yn gwneud cais am ofal plant a ariennir o dan Gynnig Gofal Plant Cymru, ac yn ei dderbyn
• beth rydyn ni’n ei wneud â’ch data
• gyda phwy y gallai fod angen i ni eu rhannu
• am ba hyd y byddwn yn eu cadw, a
• beth yw eich hawliau mewn perthynas â hynny.

Diffinnir data personol o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) fel unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud â pherson y gellir ei defnyddio i adnabod y person hwnnw yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol.

Isod, rydym yn nodi'r wybodaeth bersonol a gasglwn amdanoch chi, eich partner cartref (os oes gennych un) a'ch plentyn/plant.

Cam 1 - Creu cyfrif fel y gallwch gyrchu'r platfform digidol

Bydd gofyn i chi ddarparu'r wybodaeth bersonol ganlynol: Mae hyn yn ofynnol i helpu i adennill y cyfrif, petai'r sefyllfa honno'n codi.

• enw, dyddiad geni, cyfeiriad e-bost a rhif cyswllt
• Gair cofiadwy

Cam 2 - Cais i gael cyllid Cynnig Gofal Plant Cymru

Pan fyddwch yn gwneud cais am gyllid Cynnig Gofal Plant Cymru, rhaid i chi lenwi ffurflen gais, sy'n gofyn i chi ddarparu'r wybodaeth bersonol ganlynol:

Gwybodaeth amdanoch chi a'ch partner cartref

• manylion personol: enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, rhif(au) ffôn cyswllt, dyddiad geni
• rhif yswiriant gwladol
• incwm
• enw a chyfeiriad y cyflogwr, ei gyfeiriad e-bost, ei rif cyswllt
• ethnigrwydd (dewisol)
• rhyw (dewisol)

Grant Cymorth Ychwanegol

Os ticiwch flwch y Grant Cymorth Ychwanegol, rydych yn cytuno i roi caniatâd i Lywodraeth Cymru rannu'r wybodaeth bersonol ganlynol gyda'r awdurdod lleol lle rydych yn byw:

• enw
• rhif ffôn cyswllt

Mae angen eich enw a'ch rhif cyswllt ar eich awdurdod lleol, gan y bydd angen iddynt gysylltu â chi i gael rhagor o wybodaeth am y cymorth ychwanegol sydd ei angen arnoch, a chaniatâd i rannu'r wybodaeth honno gyda'ch darparwr gofal plant.

Eich plentyn/plant cymwys

• Enw cyfreithiol llawn
• dyddiad geni
• p'un a yw'r plentyn yn enedigaeth luosog (e.e. efaill etc)

Y dystiolaeth rydym yn gofyn i chi ei lanlwytho amdanoch chi a'ch partner cartref a'ch plentyn/plant i gefnogi eich cais ar gyfer Cynnig Gofal Plant Cymru

Gallwn ddod o hyd i wybodaeth bersonol amdanoch chi a'ch partner cartref o'r dogfennau a thystiolaeth ategol  rydym yn gofyn i chi eu lanlwytho i gefnogi eich cais. Mae'r wybodaeth bersonol a fydd yn cael ei rhannu gyda ni yn unrhyw un o'r dogfennau canlynol a gaiff eu lanlwytho yn cael ei hamlinellu isod:

Gwybodaeth bersonol a gasglwn o'r dystiolaeth a roddwch amdanoch chi/eich partner

• Prawf cyfeiriad: enw, cyfeiriad
• Prawf o incwm a chyflogaeth: enw, cyfeiriad, cyflog, cyfeirnod treth unigryw (i rai hunangyflogedig)
• Prawf cofrestru mewn hyfforddiant ac addysg (os yw'n berthnasol): enw, cyfeiriad
• Datganiad budd-dal diweddaraf, llythyr gan y cyflogwr (os yw'n berthnasol): cyfeiriad, enw, prawf o fudd-daliadau cymwys ac absenoldeb statudol â thâl
• Prawf o incwm - y ffurflen dreth ddiweddaraf (os yw'n berthnasol): enw, cyfeiriad, Cyfeirnod Trethdalwyr Unigryw, treuliau sy'n ymwneud â  hunangyflogaeth
• Prawf o incwm - copi o'r cyfrifon diweddaraf neu lythyr gan gyfrifydd (os yw'n berthnasol): enw, cyfeiriad, Cyfeirnod Unigryw i Drethdalwyr, treuliau sy'n ymwneud â hunangyflogaeth, prawf o incwm ychwanegol
• Prawf o fudd-daliadau cymwys, absenoldeb statudol neu absenoldeb rhiant di-dâl (os yw'n berthnasol): enw, cyfeiriad, rhif yswiriant gwladol, cadarnhad o statws cymwys

Gwybodaeth bersonol am eich plentyn, a allai hefyd gynnwys rhywfaint o wybodaeth bersonol amdanoch chi/eich partner

• Prawf o gyfrifoldeb rhiant - tystysgrif geni hir ar gyfer pob plentyn cymwys yr ydych wedi gwneud cais amdano: enw llawn y plentyn, rhyw, dyddiad geni, man geni, enw a galwedigaeth mam a thad a chyfeiriad y person sy'n cofrestru'r enedigaeth
• prawf o Gyfrifoldeb Rhiant - tystysgrif geni fer ar gyfer pob plentyn cymwys yr ydych wedi gwneud cais amdano: enw llawn y plentyn, rhyw, dyddiad geni, man geni (gan nad yw enwau a chyfeiriad a swyddi'r rhieni wedi'u cynnwys ar y dystysgrif geni fer, ceir yr wybodaeth hon o'r wybodaeth ychwanegol y gofynnwn i chi ei darparu)
• prawf o gynllun gofal (os yw'n berthnasol): enw, dyddiad geni

Cam 3 - Cadarnhau eich bod yn gymwys i barhau i gael gofal plant wedi'i ariannu o dan Gynnig Gofal Plant Cymru

Ar ddechrau pob tymor, gofynnir i chi gadarnhau eich bod yn parhau i fod yn gymwys i gael gofal plant wedi'i ariannu drwy Gynnig Gofal Plant Cymru. 

Bydd hyn naill ai'n golygu:

• cadarnhau bod yr wybodaeth bersonol rydych chi wedi'i rhoi amdanoch chi a'ch partner cartref yn gywir ac nad yw wedi newid

neu

•  ddiwygio'r wybodaeth bresennol, os yw wedi newid.

Os yw'ch gwybodaeth bersonol wedi newid, bydd gofyn i chi lanlwytho tystiolaeth briodol fel ar y cam Gwneud Cais (Cam 2), ac eithrio tystysgrif geni eich plentyn.

Os na fyddwch yn ymateb i'r cais i gadarnhau eich bod yn parhau i fod yn gymwys o fewn yr amserlen benodol, bydd gofyn i chi lanlwytho tystiolaeth eich bod yn parhau i fod yn gymwys, p'un a yw eich gwybodaeth bersonol wedi newid ai peidio.

Cam 4 – Hap-wirio eich bod yn parhau i fod yn gymwys

Mae polisi Cynnig Gofal Plant Cymru yn ei gwneud yn ofynnol i o leiaf 20% o'r rhieni sy'n ymateb ddarparu tystiolaeth eu bod yn parhau i fod yn gymwys (dewisir pobl ar hap). Os gofynnir i chi am brawf eich bod yn parhau i fod yn gymwys, rhaid i chi lanlwytho tystiolaeth i'ch cyfrif ar-lein gyda Chynnig Gofal Plant Cymru. Mae'r dystiolaeth y gofynnir i chi ei lanlwytho yr un fath ag ar y cam Gwneud Cais (Cam 2) ar wahân i'r gofyniad i lanlwytho tystysgrif geni'r plentyn.

Gov.Notify

Mae Llywodraeth Cymru yn defnyddio Gov.notify i anfon e-bost, a negeseuon testun a llythyrau atoch.

Rydym yn casglu'r wybodaeth ganlynol: 

• eich enw
• eich cyfeiriad e-bost
• Eich rhif ffôn symudol
• Y cyfeiriad IP rydych chi'n ei ddefnyddio i gael mynediad at GOV.UK Notify

Taliadau â Llaw a Thaliadau Adferedig - Darparwyr Gofal Plant

Mae achosion lle dilynir proses wahanol er mwyn caniatáu i daliadau a fethwyd gael eu gwneud neu i arian gael ei adennill. Mae awdurdodau lleol yn gofyn am gymeradwyaeth gan Lywodraeth Cymru i wneud addasiadau drwy broses sydd y tu allan i blatfform digidol y Cynnig Gofal Plant. 

Yn achlysurol, efallai y bydd gwybodaeth bersonol fel enw'r rhiant/gwarcheidwad yn cael ei rhannu â Llywodraeth Cymru fel rhan o'r broses hon.

Mae'r wybodaeth yn cael ei storio ar weinydd diogel gan Lywodraeth Cymru y tu allan i blatfform digidol y Cynnig Gofal Plant.

Taliadau Adferedig - Rhieni

Os yw awdurdod lleol yn canfod bod rhiant/gwarcheidwad wedi derbyn gofal plant wedi'i ariannu pan nad oedd yn gymwys, bydd Llywodraeth Cymru yn cael gwybod, a bydd camau yn cael eu cymryd gan Lywodraeth Cymru i adennill yr arian. Bydd enw a chyfeiriad e-bost y rhiant/gwarcheidwad yn cael eu rhannu â Llywodraeth Cymru fel rhan o'r broses o adennill cyllid. Os cymeradwyir y rhiant/gwarcheidwad i wneud ad-daliadau mewn rhandaliadau, bydd angen eich manylion banc ar dîm cyllid Llywodraeth Cymru a'r tîm dyledion. 

Mae'r wybodaeth yn cael ei storio ar weinydd diogel gan Lywodraeth Cymru y tu allan i blatfform digidol y Cynnig Gofal Plant.

Gwerthuso Cynnig Gofal Plant Cymru

Caiff rhaglen Cynnig Gofal Plant Cymru ei gwerthuso o bryd i'w gilydd er mwyn asesu perfformiad y rhaglen a helpu Gweinidogion Cymru i wneud penderfyniadau ynghylch datblygu'r polisi. Os bydd rhywun yn cysylltu â chi ynghylch cymryd rhan mewn gweithgareddau ymchwil sy'n gysylltiedig â'r Cynnig Gofal Plant, cewch Hysbysiad Preifatrwydd ar wahân yn amlinellu sut y bydd yr wybodaeth a gynhyrchir gan yr ymchwil yn cael ei chasglu, ei chadw a'i defnyddio. Mae cymryd rhan yn yr ymchwil yn rhywbeth gwirfoddol ac ni chewch eich enwi yn unrhyw adroddiad.

Cyswllt Diogel Gwybodaeth Ddienw (SAIL)

Cysylltir eich data'n ddienw â ffynonellau data eraill fel rhan o'r banc data Cyswllt Diogel Gwybodaeth Ddienw (SAIL) at‑ ddibenion ymchwil anfasnachol yn unig, oni bai eich bod yn gofyn am i hynny beidio â digwydd. 

Cronfa o ddata dienw ynglŷn â phoblogaeth Cymru yw Cronfa Ddata SAIL, a gydnabyddir yn rhyngwladol am storio a defnyddio data personol dienw mewn ffordd gadarn, ddiogel at ddibenion ymchwil er mwyn gwella iechyd, llesiant a gwasanaethau. Gall ymatebwyr ddewis a ydynt eisiau i'w hatebion gael eu cysylltu â ffynonellau eraill ai peidio. Mae rhagor o wybodaeth ar gael yn Cysylltu a pharu data: hysbysiad preifatrwydd.

Mae Iechyd a Gofal Digidol Cymru hefyd yn cael gweld rhan o'ch data personol am gyfnod o dri mis, nes bod y broses o gysylltu'r data â  Cyswllt Diogel Gwybodaeth Ddienw wedi'i chwblhau.

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’r wybodaeth yn y broses casglu data hon yw ein tasg gyhoeddus: hynny yw, arfer ein hawdurdod swyddogol i gyflawni rôl a swyddogaethau craidd Llywodraeth Cymru. Gelwir rhywfaint o'r data rydym yn eu casglu yn 'ddata categori arbennig' ('ethnigrwydd' yn yr achos hwn) a'r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r wybodaeth hon yw ei bod at ddibenion ystadegol neu ymchwil.

Mae hyn yn ei gwneud yn bosibl gweithredu rhaglen y Cynnig Gofal Plant, ac yn darparu gwybodaeth a fydd yn helpu Gweinidogion Cymru i wneud penderfyniadau ynghylch datblygu'r polisi, sy'n cael ei gyflwyno i wella llesiant economaidd a chymdeithasol yng Nghymru yn unol ag adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006[1].

Bydd y data'n cael eu defnyddio gan Lywodraeth Cymru ac awdurdodau lleol ar gyfer y canlynol:

• asesu cymhwysedd ar gyfer Cynnig Gofal Plant Cymru a chymeradwyo neu wrthod eich cais
• mesur pa mor dda mae Llywodraeth Cymru ac awdurdodau lleol yn darparu eu gwasanaethau i chi, eich plentyn/plant ac eraill
• cefnogi gwelliannau i'r gwasanaethau hyn
• gwneud taliadau i ddarparwyr gofal plant ar gyfer oriau Cynnig Gofal Plant Cymru
• dyrannu cyllid i awdurdodau lleol ac eraill
• cefnogi ymchwil ehangach i'r gwasanaethau a ddarperir i chi a'ch plentyn/plant, neu eraill;
• gwerthuso effaith Cynnig Gofal Plant Cymru. Mae hyn yn cynnwys cysylltu data o'ch cais â ffynonellau data eraill.
• cyfathrebu negeseuon pwysig i chi mewn perthynas â'ch cymhwysedd parhaus i gael gofal plant wedi'i ariannu.

Ni fydd y data'n cael eu defnyddio:

• i'w gwneud yn bosibl eich adnabod chi na'ch plentyn mewn unrhyw adroddiadau.

Efallai y byddwn hefyd yn rhannu rhywfaint o ddata a ddarperir gennych gydag awdurdodau lleol ac unrhyw gontractwr neu gyflenwr sy'n darparu gwasanaethau cymorth digidol ar ran Llywodraeth Cymru er mwyn gwirio pwy ydych chi a datrys problemau TG mewn perthynas â chael mynediad at wasanaeth digidol Cynnig Gofal Plant Cymru.

Mae data categori arbennig fel grŵp ethnig neu gyflwr iechyd yn cael ei ddiogelu ymhellach dan gyfraith diogelu data.

O dan GDPR y DU, mae gennym ddyletswydd gyfreithiol i ddiogelu unrhyw wybodaeth bersonol a gasglwn gennych. Rydym yn defnyddio technolegau blaenllaw a meddalwedd amgryptio i ddiogelu eich data a chadw safonau diogelwch llym i atal unrhyw fynediad heb awdurdod iddo.

Dim ond chi a phobl awdurdodedig sy’n gweithio mewn awdurdodau lleol, y darparwr/darparwyr gofal plant o’ch dewis a swyddogion Llywodraeth Cymru (neu ein cyflenwyr a’n contractwyr penodedig) fydd â mynediad at eich data.

Bydd yr holl ddata a gesglir yn cael ei adrodd mewn fformat dienw pan gaiff ei ddefnyddio mewn adroddiadau ystadegol neu ymchwil. Ni fydd unrhyw adroddiadau yn cynnwys eich manylion cyswllt nac unrhyw wybodaeth y gellid ei defnyddio i adnabod unigolion.Bydd data cyfanredol hefyd yn cael ei roi ar y wefan Ystadegau ac Ymchwil.

Pan fydd Llywodraeth Cymru yn comisiynu gwerthusiad o’r Cynnig Gofal Plant i Gymru, gall y gwaith hwn gael ei wneud gan drydydd parti achrededig (e.e. sefydliad ymchwil neu gwmni ymgynghori). Dim ond o dan gontract y bydd unrhyw waith o'r fath yn cael ei wneud. Mae telerau ac amodau safonol Llywodraeth Cymru ar gyfer contractau o’r fath yn nodi gofynion llym ar gyfer prosesu data personol a’i gadw’n ddiogel.

Bydd y data personol a gasglwn amdanoch chi, eich partner cartref a'ch plentyn/plant yn cael eu cadw yn unol â rhan 17 o amserlen cadw a gwaredu Llywodraeth Cymru. Yr amser mwyaf y byddwn yn cadw eich data personol ar y platfform digidol yw 7 mlynedd a 3 mis ar ôl diwedd cymhwysedd.

Gall y canlynol gael mynediad at y data personol sydd gennym amdanoch chi, eich partner cartref a'ch plentyn/plant:

• chi eich hun
• awdurdodau lleol sy'n gyfrifol am gymeradwyo ceisiadau Cynnig Gofal Plant Cymru
• nifer cyfyngedig o staff dynodedig Llywodraeth Cymru
• cyflenwyr / contractwyr a benodir yn benodol i ddarparu cymorth digidol ar ran Llywodraeth Cymru

Dim ond y canlynol all gael mynediad at wybodaeth am ethnigrwydd a rhyw:

• chi eich hun, nifer cyfyngedig o staff dynodedig Llywodraeth Cymru, cyflenwyr / contractwyr

Bydd eich darparwr/darparwyr gofal plant dewisol yn gallu cael mynediad at:

• eich enw ac enw eich plentyn

Os ticiwch flwch y Grant Cymorth Ychwanegol, bydd staff Cynnig Gofal Plant Cymru yn yr awdurdod lleol lle rydych yn byw yn gallu cael mynediad at:

• eich enw a'ch rhif ffôn cyswllt

Gall staff sy'n gyfrifol am reoli Gov.notify gael mynediad at:

• eich enw, cyfeiriad a chyfeiriad e-bost, a'ch rhif ffôn symudol am gyfnod o 7 diwrnod

Ymchwilio i dwyll

Gall y data a ddarparwch, neu a gasglwn o ffynonellau sydd ar gael i'r cyhoedd gael eu rhannu ag asiantaethau atal twyll os ydym yn amau neu'n canfod twyll. Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd ar gyfer Grantiau Llywodraeth Cymru yn rhoi rhagor o wybodaeth.

Y Llinell Gymorth Genedlaethol ar gyfer Cynnig Gofal Plant Cymru

Mae ein llinell gymorth genedlaethol ar rif ffôn: 03000 628 628 yn storio rhif ffôn unrhyw un sy'n cysylltu â'r llinell gymorth ac yn cadw'r rhif am flwyddyn.  Mae hefyd yn cadw enw'r person a ddeliodd â'r ymholiad.

O dan GDPR y DU, mae gennych yr hawliau canlynol mewn perthynas â'r wybodaeth bersonol rydych yn ei darparu fel rhan o'r Cynnig Gofal Plant:

• gweld copi o’ch data eich hun
• gofyn inni gywiro unrhyw wybodaeth anghywir yn y data hynny
• gwrthwynebu neu gyfyngu ar  brosesu'r data (mewn rhai amgylchiadau)
• mynnu bod eich data yn cael eu 'dileu' (mewn rhai amgylchiadau)
• cyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau pellach am sut y bydd Llywodraeth Cymru'n defnyddio eich data, neu os hoffech arfer eich hawliau o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, cysylltwch â:

Tîm Cynnig Gofal Plant
Llywodraeth Cymru

Parc Cathays 
Caerdydd 
CF10 3NQ 

E-bost: YCynnigGofalPlant@llyw.cymru 

Dyma fanylion cyswllt Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru:

Llywodraeth Cymru, Parc Cathays, Caerdydd CF10 3NQ

E-bost: SwyddogDiogeluData@llyw.cymru. 

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Rhif ffôn: 0303 123 1113

Gwefan