Cynnig Gofal Plant Cymru: hysbysiad preifatrwydd darparwyr gofal plant

Ym mis Tachwedd 2022, aeth gwasanaeth digidol Cynnig Gofal Plant Llywodraeth Cymru yn 'fyw'. Mae'r gwasanaeth digidol yn cynnwys platfform digidol a llinell gymorth, ac fe ddisodlodd y gwahanol systemau a oedd ar waith yn flaenorol mewn awdurdodau lleol i reoli Cynnig Gofal Plant Cymru. Mae'r platfform digidol yn llwyfan diogel i reoli achosion, yn seiliedig ar gwmwl. Llywodraeth Cymru yw rheolwr y data a gedwir o fewn y gwasanaeth digidol.

Mae ein hysbysiad preifatrwydd yn nodi:

• yr wybodaeth bersonol a gasglwn am eich sefydliad a'ch gweithwyr sydd wedi'u cofrestru fel defnyddwyr ar wasanaeth digidol Cynnig Gofal Plant i Gymru
• beth rydyn ni’n ei wneud â’ch data
• gyda phwy y gallai fod angen i ni eu rhannu
• am ba hyd y byddwn yn eu cadw, a
• beth yw eich hawliau mewn perthynas â hynny.

Diffinnir data personol o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) fel unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud â pherson y gellir ei defnyddio i adnabod y person hwnnw yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol.

Dyma'r wybodaeth bersonol a gasglwn am eich lleoliad a'r gweithwyr sydd wedi'u cofrestru fel defnyddwyr:

Cofrestrwch fel defnyddiwr gwasanaeth Cynnig Gofal Plant  Cymru

Pan fydd y defnyddiwr arweiniol y cytunwyd arno, fel arfer y person sy'n gyfrifol am y lleoliad, yn dechrau'r broses o gofrestru'r lleoliad, gofynnir iddo (unwaith yn unig) ddarparu'r wybodaeth bersonol ganlynol. Mae hyn yn ofynnol i helpu i adennill y cyfrif, os bydd y sefyllfa honno'n codi. Gofynnir i unrhyw ddefnyddwyr eraill ar ôl hyn ddarparu'r wybodaeth ganlynol hefyd:

Gwybodaeth a gasglwn am y defnyddiwr arweiniol a defnyddwyr ychwanegol

• enw, dyddiad geni, cyfeiriad e-bost a rhif cyswllt
• Gair cofiadwy

Cofrestru lleoliad ar wasanaeth digidol Cynnig Gofal Plant Cymru

Wrth gofrestru lleoliad, gofynnir i'r defnyddiwr arweiniol ddarparu'r wybodaeth bersonol ganlynol:

Ar gyfer lleoliadau sydd wedi'u cofrestru ag Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC);

• enw'r lleoliad
• rhif cofrestru:
• Rhif Achos y Lleoliad (SIN)
• cod post y lleoliad a fydd yn cynhyrchu cyfeiriad y lleoliad, cyfeiriad e-bost y lleoliad a'i rif cyswllt

Ar gyfer lleoliadau sydd wedi'u cofrestru gydag Ofsted:

• enw'r lleoliad
• Rhif cofrestru Ofsted
• Cyfeiriad y lleoliad
• cyfeiriad e-bost y lleoliad a'i rif cyswllt

Ar gyfer lleoliadau sydd wedi'u cofrestru ag AGC ac Ofsted fel ei gilydd

• manylion banc – yr enw ar y cyfrif, cod didoli, rhif y cyfrif, rhif ar gofrestr cymdeithas adeiladu

Os yw'r awdurdod lleol yn cymeradwyo eich cofrestriad gyda gwasanaeth digidol Cynnig Gofal Plant Cymru, byddwch yn cael PIN i'w ddefnyddio..

Defnyddwyr newydd yn eich lleoliad(au)

Bydd pob defnyddiwr cofrestredig ar gyfer eich lleoliad(au) yn cael eu hysbysu am unrhyw ddefnyddwyr newydd sy'n ymuno â'ch lleoliad(au) yn y gwasanaeth digidol. Bydd yr hysbysiadau hyn yn cynnwys yr wybodaeth bersonol ganlynol:

• Enw defnyddiwr
• Cyfeiriad e-bost y defnyddiwr:

Gov.Notify

Defnyddir Gov. Notify gan Lywodraeth Cymru i anfon negeseuon e-bost, negeseuon testun a llythyrau atoch. Rydym yn casglu'r wybodaeth ganlynol: 

• eich enw
• eich cyfeiriad e-bost
• Eich rhif ffôn symudol
• Y cyfeiriad IP rydych chi'n ei ddefnyddio i gael mynediad at GOV.UK Notify

Gwerthuso Cynnig Gofal Plant Cymru

Caiff rhaglen Cynnig Gofal Plant Cymru ei gwerthuso o bryd i'w gilydd er mwyn asesu perfformiad y rhaglen a helpu Gweinidogion Cymru i wneud penderfyniadau ynghylch datblygu'r polisi. Os bydd rhywun yn cysylltu â chi ynghylch cymryd rhan mewn gweithgareddau ymchwil sy'n gysylltiedig â Chynnig Gofal Plant Cymru, cewch hysbysiad preifatrwydd ar wahân yn amlinellu sut y bydd yr wybodaeth a gynhyrchir gan yr ymchwil yn cael ei chasglu, ei chadw a'i defnyddio. Mae cymryd rhan yn yr ymchwil yn gwbl wirfoddol ac ni chewch eich enwi yn unrhyw adroddiad.

Cyswllt Diogel Gwybodaeth Ddienw (SAIL)

Cysylltir eich data'n ddienw â ffynonellau data eraill fel rhan o'r banc data Cyswllt Diogel Gwybodaeth Ddienw at ddibenion ymchwil anfasnachol yn unig, oni bai eich bod yn gofyn am i hynny beidio â digwydd. 

Cronfa o ddata dienw ynglŷn â phoblogaeth Cymru yw Cronfa Ddata SAIL, a gydnabyddir yn rhyngwladol am storio a defnyddio data personol dienw mewn ffordd gadarn, ddiogel at ddibenion ymchwil er mwyn gwella iechyd, llesiant a gwasanaethau. Gall ymatebwyr ddewis a ydynt eisiau i'w hatebion gael eu cysylltu â ffynonellau eraill ai peidio. Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth yma  Paru data: hysbysiad preifatrwydd.

Mae Iechyd a Gofal Digidol Cymru hefyd yn cael gweld rhan o'ch data personol am gyfnod o dri mis, nes bod y broses o gysylltu'r data â ffynonellau eraill drwy'r banc data Cyswllt Diogel Gwybodaeth Ddienw wedi'i chwblhau.

Y sail gyfreithlon ar gyfer prosesu gwybodaeth yn yr ymarfer casglu data hwn yw ein tasg gyhoeddus; hynny yw, arfer ein hawdurdod swyddogol i ymgymryd â rôl a swyddogaethau craidd Llywodraeth Cymru hyn yn ei gwneud yn bosibl gweithredu rhaglen y Cynnig Gofal Plant, ac yn darparu gwybodaeth a fydd yn helpu Gweinidogion Cymru i wneud penderfyniadau ynghylch datblygu'r polisi, sy'n cael ei gyflwyno i wella llesiant economaidd a chymdeithasol yng Nghymru yn unol ag adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006[1].

Bydd y data'n cael eu defnyddio gan Lywodraeth Cymru ac awdurdodau lleol ar gyfer y canlynol: 

• galluogi rhieni i ddewis eu lleoliad gofal plant dewisol ar y platfform digidol a chreu cytundeb ar gyfer oriau gofal plant o dan Gynnig Gofal Plant Cymru
• gwneud taliadau i chi am yr oriau gofal plant a hawlir o dan Gynnig Gofal Plant Cymru
• darparu data ac adroddiadau i gynorthwyo Llywodraeth Cymru ac awdurdodau lleol i hyrwyddo a chyflwyno'r Cynnig ac i fonitro'r defnydd a wneir ohono
• at ddibenion gwerthuso'r rhaglen ac ymchwil

Efallai y byddwn hefyd yn rhannu rhywfaint o ddata a ddarperir gennych gydag awdurdodau lleol ac unrhyw gontractwr neu gyflenwr sy'n darparu gwasanaethau cymorth digidol ar ran Llywodraeth Cymru er mwyn gwirio pwy ydych chi a datrys problemau TG mewn perthynas â chael mynediad at wasanaeth digidol Cynnig Gofal Plant Cymru.

O dan y Rheoliad Cyffredinol, mae gennym ddyletswydd gyfreithiol i ddiogelu unrhyw wybodaeth bersonol a gasglwn gennych chi. Rydym yn defnyddio technolegau blaenllaw a meddalwedd amgryptio i ddiogelu eich data a chadw safonau diogelwch llym i atal unrhyw fynediad heb awdurdod atynt. 

Dim ond chi ac unigolion awdurdodedig sy'n gweithio mewn awdurdodau lleol a swyddogion Llywodraeth Cymru (neu ein cyflenwyr a'n contractwyr penodedig) fydd â mynediad at eich data.

Bydd yr holl ddata a gesglir yn cael eu defnyddio'n ddienw mewn adroddiadau ystadegol neu adroddiadau ymchwil. Ni fydd eich manylion cyswllt yn cael eu cynnwys mewn unrhyw adroddiadau, nac unrhyw wybodaeth y gellid eu defnyddio i'ch adnabod Bydd data cyfanredol hefyd yn cael ei roi ar y wefan Ystadegau ac Ymchwil.

Pan fo Llywodraeth Cymru yn comisiynu gwerthusiad o'r Cynnig Gofal Plant, bydd y gwaith hwn yn cael ei wneud gan drydydd parti achrededig (e.e. sefydliad ymchwil neu gwmni ymgynghori). Ni fydd unrhyw waith o'r fath yn cael ei wneud heblaw o dan gontract. Mae telerau ac amodau safonol Llywodraeth Cymru ar gyfer contractau o’r fath yn nodi gofynion caeth ar gyfer prosesu a chadw data personol yn ddiogel.

Bydd y data personol a gasglwn amdanoch yn cael ei gadw yn unol â rhan 17 o amserlen cadw a gwaredu Llywodraeth Cymru. Yr amser mwyaf y byddwn yn cadw eich data personol ar y platfform digidol yw 7 mlynedd a 3 mis.

Gellir cyrchu'r data personol sydd gennym am y defnyddwyr a'r lleoliadau gan y canlynol:

• Gall pob defnyddiwr lleoliad weld eu gwybodaeth defnyddiwr eu hunain a gwybodaeth am ddefnyddwyr eraill y lleoliad
• awdurdodau lleol sy'n gyfrifol am gymeradwyo cofrestru eich lleoliad a cheisiadau am Gynnig Gofal Plant Cymru
• nifer cyfyngedig o staff dynodedig Llywodraeth Cymru
• cyflenwyr / contractwyr a benodir yn benodol i ddarparu cymorth digidol ar ran Llywodraeth Cymru

Gellir cael mynediad at y PIN gan:

• holl ddefnyddwyr yn y lleoliad

Ymchwilio i dwyll

Gall y data a ddarparwch neu a gasglwn o ffynonellau sydd ar gael i'r cyhoedd gael eu rhannu ag asiantaethau atal twyll os ydym yn amau neu'n canfod twyll. Mae'r hysbysiad preifatrwydd ar gyfer grantiau Llywodraeth Cymru yn darparu rhagor o wybodaeth.

Llinell Gymorth Genedlaethol Cynnig Gofal Plant Cymru

Mae rhif ffôn ein llinell gymorth genedlaethol: 03000 628 628 yn storio rhif ffôn unrhyw un sy'n cysylltu â'r llinell gymorth ac yn cadw'r rhif am flwyddyn.  Mae hefyd yn cadw enw'r person a ddeliodd â'r ymholiad.

O dan GDPR y DU, mae gennych yr hawliau canlynol mewn perthynas â'r wybodaeth bersonol rydych yn ei darparu fel rhan o'r Cynnig Gofal Plant:

• gweld copi o’ch data eich hun
• gofyn inni gywiro unrhyw wybodaeth anghywir yn y data hynny
• gwrthwynebu neu gyfyngu ar y prosesu (mewn rhai amgylchiadau)
• mynnu bod eich data yn cael eu 'dileu' (mewn rhai amgylchiadau)
• cyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau pellach am sut y bydd Llywodraeth Cymru'n defnyddio eich data, neu os hoffech arfer eich hawliau o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, cysylltwch â:

Tîm Cynnig Gofal Plant
Llywodraeth Cymru

Parc Cathays 
Caerdydd 
CF10 3NQ   E-bost: YCynnigGofalPlant@llyw.cymru 

Dyma fanylion cyswllt Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru:

Llywodraeth Cymru, Parc Cathays Caerdydd CF10 3NQ

E-bost: SwyddogDiogeluData@llyw.cymru. 

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Rhif ffôn: 0303 123 1113

Gwefan