Cyngor Partneriaeth y Gweithlu: trefniadau monitro amrywiaeth o fewn tri o gyrff y sector cyhoeddus

1. Mae'r adroddiad hwn yn adolygu'r trefniadau monitro amrywiaeth o fewn tri sefydliad datganoledig yn y sector cyhoeddus yng Nghymru (Awdurdod Lleol, Bwrdd Iechyd a Chorff a Noddir gan Lywodraeth Cymru). Mae hefyd yn tynnu sylw at elfennau o arfer gorau wrth reoli rhanddeiliaid a chyfathrebu mewn perthynas â monitro amrywiaeth. Mae'r canfyddiadau yn tanlinellu pwysigrwydd mecanweithiau cadarn wrth fonitro amrywiaeth, ac yn cefnogi ffrwd waith cydraddoldeb Cyngor Partneriaeth y Gweithlu.

2. O dan Ddyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus (Deddf Cydraddoldeb 2010), mae'n ofynnol i gyrff y sector cyhoeddus fonitro a chofnodi gwybodaeth am eu cyflogeion yn flynyddol yn erbyn y naw nodwedd warchodedig. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth am wahaniaethau cyflog, gweithgareddau recriwtio, hyfforddiant staff ac achosion disgyblu/cwynion. Rhaid i gyrff cyhoeddus roi mwy o fanylion am nifer y gweithwyr benywaidd a gwrywaidd yn ôl swydd, gradd, cyflog, math o gontract a phatrwm gwaith.

3. Mae sawl mantais i fonitro data cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant o fewn y gweithlu; mae'n caniatáu i sefydliadau ddatblygu amcanion cydraddoldeb sy'n seiliedig ar dystiolaeth, a deall effaith polisïau a mentrau presennol ar y gweithlu. Mae monitro amrywiaeth hefyd yn nodi meysydd lle mae risg o wahaniaethu ac yn caniatáu i'r sefydliad ymateb yn briodol.

4. Yn ei adroddiad yn 2014 (Adolygiad o Ddyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus yng Nghymru), nododd Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol Cymru fod cyrff cyhoeddus wedi dod ar draws heriau sylweddol wrth fynd ati i fonitro amrywiaeth, mewn perthynas â rheoli sensitifrwydd y data a'r ffaith bod y niferoedd ymhlith y staff a rannodd wybodaeth yn isel. Cododd hefyd gwestiwn diffyg ymwybyddiaeth y cyhoedd o'r rhesymau dros gasglu'r wybodaeth hon.

5. Yn 2020, lluniodd Cyngor Partneriaeth y Gweithlu adroddiad ar y bwlch cyflog rhwng y rhywiau a data graddfa tâl lefel uwch a amlygodd ddiffyg cysondeb o ran cofnodi a hygyrchedd data ar draws cyrff cyhoeddus. Mae trefniadau monitro amrywiaeth hefyd yn ystyriaeth bwysig er mwyn i sefydliad allu creu gwybodaeth gywir am fylchau cyflog.

6. Ers i'r gwaith ar yr adroddiad hwn ddechrau, mae Uned Gwahaniaethau Data Llywodraeth Cymru wedi cychwyn prosiect i gasglu data ar draws y sector cyhoeddus ar drefniadau monitro amrywiaeth. Cyfarfu Tîm Cymorth Cyngor Partneriaeth y Gweithlu â'r Uned Gwahaniaethau Data i drafod testun yr adroddiad hwn ac maent wedi cynnig rhannu'r canfyddiadau fel sail i'w hymchwil ehangach.

7. Mae sawl fframwaith a phecyn cymorth sy'n cynnig arweiniad ar yr arferion gorau wrth gasglu data Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant perthnasol (y Gwasanaeth Sifil 2012 - Best Practise Guidance on Monitoring Equality and Diversity in Employment; Rhwydwaith Cydraddoldeb a Chynhwysiant Gweithwyr, 2022 - Employer Guide: Encouraging Employees to Share Diversity Data; Y Comisiwn Symudedd Cymdeithasol, 2021 - Socio-economic diversity and inclusion - Employers’ toolkit). Mae llawer o egwyddorion arfer gorau o fewn y ffynonellau hyn yn gorgyffwrdd ac mae'r pedair thema ganlynol yn dod i'r amlwg.

7.1 Deall pryderon staff

Mae'r rhwystrau sy'n gysylltiedig â rhannu gwybodaeth am nodweddion gwarchodedig staff yn cael eu nodi'n gyffredin ac yn eang. Mae'r rhwystrau yn cynnwys ofn y gallai pobl wahaniaethu yn eu herbyn, diffyg opsiynau o fewn ffurflenni monitro amrywiaeth y gall staff uniaethu â nhw, a diffyg dealltwriaeth ynghylch perthnasedd y data i'r sefydliad. Yn ogystal, mae yna rwystrau a all fod yn benodol i'r sefydliad ac i'r nodwedd warchodedig dan sylw. Felly, dylai sefydliadau gymryd camau i ddeall hyn yn ei gyd-destun fel y gellir cymryd camau penodol.

7.2 Darparu rhesymeg glir

Dylai sefydliadau cyhoeddus nodi'n glir y rhesymeg dros fonitro amrywiaeth. Gall hyn gynnwys dyletswyddau statudol y sefydliad i gasglu a chofnodi data cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant o fewn y gweithlu, o dan Ddyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus. Mae hefyd yn fuddiol esbonio sut y bydd y data yn cael eu defnyddio o fewn y sefydliad i ddarparu cyfleoedd cyfartal ac i wella'r amgylchedd gwaith (Stonewall, 2016).

7.3 Cynnwys rhanddeiliaid perthnasol

Mae canllawiau arfer gorau yn nodi y gall cefnogaeth weladwy gan uwch arweinwyr wella'r cyfraddau ymhlith staff sy'n cwblhau ffurflenni monitro amrywiaeth yn fawr. Dangoswyd bod gan uwch arweinwyr rôl bwysig wrth feithrin diwylliant cynhwysol drwy eu hymddygiad gweladwy eu hunain, a sicrhau bod y cyfrifoldeb hwn yn cael ei ledaenu ar draws y sefydliad, yn hytrach na chael ei gyfyngu i swyddogaeth benodol fel Adnoddau Dynol. Ymhlith y rhanddeiliaid perthnasol eraill mae undebau llafur, rhwydweithiau staff a rheolwyr llinell.

7.4 Ystyried cyfryngau cyfathrebu ac amseru

Mae canllawiau arfer gorau yn annog sefydliadau i ddefnyddio amrywiaeth o gyfryngau cyfathrebu i annog staff i rannu gwybodaeth amrywiaeth. Mae'r canllawiau sydd wedi'u cyhoeddi hefyd yn argymell y dylid ystyried yr amseru gorau.

8. Roedd yr adolygiad peilot hwn yn cynnwys tri chorff datganoledig yn y sector cyhoeddus a nodwyd fel sefydliadau sydd wedi cymryd camau gweithredol i wella eu trefniadau monitro amrywiaeth. Gofynnwyd hefyd i TUC Cymru am eu hargymhellion ynghylch pa gyrff cyhoeddus sydd, yn eu barn nhw, wedi blaenoriaethu'r gwaith hwn.

9. Y tri sefydliad dan sylw yw Bwrdd Iechyd, Awdurdod Lleol a Chorff a Noddir gan Lywodraeth Cymru. Cyn dechrau mynd ati i gasglu data ar gyfer y prosiect, cytunwyd y byddai'r sefydliadau yn cael bod yn ddienw yn yr adroddiad hwn. Cyfeirir atynt fel sefydliadau A, B ac C yn yr adran Canfyddiadau ac Atodiad A.

10. Casglwyd y data ar gyfer y prosiect hwn drwy arweinwyr Adnoddau Dynol/Cydraddoldeb perthnasol sy'n ymwneud â threfniadau monitro amrywiaeth o fewn eu sefydliadau. Anfonwyd arolwg o 11 cwestiwn ansoddol, a drafodwyd yn fanylach wedyn mewn cyfweliadau. Datblygwyd y cwestiynau gan swyddogion Llywodraeth Cymru, gan gynnwys unigolion ar secondiad o fewn gweithleoedd y sector cyhoeddus ac undebau llafur yn yr Is-adran Partneriaeth Gymdeithasol. Mae'r cwestiynau i'w gweld isod yn Atodiad A.

11. Mae canfyddiadau'r adroddiad hwn yn seiliedig ar wybodaeth a ddarparwyd gan gyrff cyhoeddus, ac felly maent yn ddibynnol ar gywirdeb y wybodaeth y maen nhw wedi'i darparu ar gyfer yr ymarfer hwn.

12. Mae dadansoddiad o'r ymatebion i'w weld yn Atodiad A. Rhestrir yr ymatebion i bob cwestiwn yn y drefn y maent yn ymddangos yn yr arolwg.

13. Mae'r adolygiad hwn yn datgelu'r prif ganfyddiadau canlynol.

14. Sefydliad A oedd yr unig sefydliad i gomisiynu ymarfer ymchwil penodol mewn perthynas â phryderon staff ynghylch rhannu gwybodaeth amrywiaeth. Canfuwyd amrywiaeth eang o elfennau a oedd yn atal staff rhag rhannu eu gwybodaeth, gan gynnwys anghytuno ynghylch perthnasedd y wybodaeth i'r sefydliad, diffyg atebion perthnasol i gwestiynau ac ofn sgil-effeithiau negyddol posibl. Er nad yw Sefydliadau B ac C wedi ymgymryd â'r lefel hon o ddadansoddi, mae'r adborth anecdotaidd yn adlewyrchu nifer o'r rhwystrau hyn.

15. Drwy ei waith ymchwil, llwyddodd Sefydliad A i nodi meysydd lle gellid gwneud gwelliannau. Mae'r sefydliad yn bwriadu cyflwyno systemau recriwtio ac Adnoddau Dynol newydd a fydd yn cynnwys terminoleg a chategorïau mwy cynhwysol, wedi'u diweddaru yn eu cwestiynau monitro amrywiaeth, a disgwylir i hyn alluogi mwy o staff i rannu eu gwybodaeth.

16. Mae pob sefydliad yn darparu rhesymeg glir dros fonitro amrywiaeth, gan nodi'r ddyletswydd gyfreithiol a'r wybodaeth am sut y bydd y data yn cael eu defnyddio. Nid yw Sefydliad A wedi gweld cynnydd sylweddol yn y ffurflenni a gwblheir ynghylch amrywiaeth ers rhannu'r negeseuon hyn. Fodd bynnag, profodd Sefydliad B lwyddiant wrth gyfuno'r cyfathrebu hwn ag iaith briodol (gweler yr ymateb i gwestiwn 6 isod).

17. Ar hyn o bryd, nid yw'r sefydliadau sy'n rhan o'r prosiect hwn yn rhannu canlyniadau penodol y gwaith monitro amrywiaeth â'u staff. Roedd Sefydliadau B ac C yn gallu rhannu enghreifftiau o sut mae monitro amrywiaeth wedi'i ddefnyddio i gyfeirio mentrau cydraddoldeb, ond nid ydynt wedi cael eu rhannu â'r staff fel rhan o ymgyrchoedd cyfathrebu ar gofnodi gwybodaeth amrywiaeth.

18. Mae pob sefydliad wedi cynnwys rhwydweithiau cydraddoldeb staff i ryw raddau mewn perthynas â monitro amrywiaeth. Mae Sefydliad A wedi gofyn i'w rwydweithiau i annog staff i gwblhau eu ffurflenni gwybodaeth, ac wedi ymgynghori â nhw ar aileirio cwestiynau ffurflenni monitro amrywiaeth. Mae Sefydliad B wedi cynnal sgyrsiau anffurfiol gydag aelodau rhwydweithiau i drafod elfennau sy'n rhwystr i staff rhag cwblhau'r ffurflenni. Defnyddiwyd yr adborth hwn fel sail uniongyrchol i newid geiriad ac opsiynau ymateb y ffurflenni monitro amrywiaeth. Mae Sefydliad C wedi ymgynghori â rhwydweithiau cydraddoldeb staff ynghylch drafftio cwestiynau monitro amrywiaeth ar gyfer arolygon, ac mae wedi gweithio mewn partneriaeth ag undebau llafur i annog staff i ddiweddaru eu cofnodion amrywiaeth personol. Aeth Sefydliad A ati hefyd i gynnwys rhanddeiliaid allweddol, gan gynnwys undebau llafur a rhwydweithiau staff, yn yr ymchwil a wnaed i ddeall yr elfennau a oedd yn rhwystr i staff mewn perthynas â monitro amrywiaeth.

19. O fewn Sefydliad A, caiff data amrywiaeth eu monitro'n chwarterol gan grŵp llywio amrywiaeth mewnol sy'n cynnwys uwch arweinwyr, cynrychiolwyr undebau llafur a hyrwyddwyr cydraddoldeb o fewn y sefydliad. Fodd bynnag, nid yw canlyniadau'r gwaith monitro hwn yn glir, ac nid yw wedi cyfrannu at y broses o gyfleu pwysigrwydd cwblhau ffurflenni gwybodaeth amrywiaeth i staff. Mae Sefydliad C wedi gofyn i adrannau unigol gyfathrebu â staff a gofyn iddynt ddiweddaru eu gwybodaeth o ran cydraddoldeb.

20. Mae pob un o'r sefydliadau a arolygwyd yn gofyn i staff gwblhau eu ffurflenni gwybodaeth amrywiaeth ar adegau penodol wrth recriwtio ac fel rhan o arolygon staff blynyddol. Maent hefyd yn caniatáu i staff ddiweddaru eu gwybodaeth eu hunain ar unrhyw adeg.

21. Mae'r sefydliadau a arolygwyd yn defnyddio erthyglau ar eu mewnrwyd a negeseuon e-bost i ofyn i staff ddiweddaru eu gwybodaeth ar adegau eraill. Mae Sefydliad C hefyd wedi amseru'r negeseuon hyn i gyd-fynd â digwyddiadau perthnasol, e.e. yn dilyn cyhoeddi datganiad ysgrifenedig Llywodraeth Cymru ar effaith anghymesur Covid-19 ar gymunedau Pobl Ddu, Asiaidd ac Ethnig Leiafrifol. Gwelwyd cynnydd yn y niferoedd a gwblhaodd ffurflenni gwybodaeth amrywiaeth ymhlith staff ethnig leiafrifol Sefydliad C yn dilyn y cyfathrebu hwn.

22. Mae pob un o'r tri sefydliad wedi cyhoeddi data monitro amrywiaeth ar ran o'u gwefannau sydd wedi'i neilltuo i gydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant, ac mae'r adroddiadau yn cael eu cadw ochr yn ochr â dogfennau perthnasol eraill a strategaethau cydraddoldeb. Mae adroddiad Sefydliad A hefyd yn cymharu'r data â blynyddoedd blaenorol, sy'n caniatáu i'r darllenydd weld y newidiadau dros amser yn hawdd, ac mae'n darparu mwy o dryloywder.

23. Mae'r sefydliadau sy'n rhan o'r prosiect hwn i gyd wedi cymryd camau i fynd i'r afael â'r problemau sy'n ymwneud â monitro amrywiaeth. Fodd bynnag, mae'r llwyddiant a welwyd mewn perthynas â'r gyfran o'u staff sydd wedi rhannu eu gwybodaeth wedi amrywio. Mae pob sefydliad yn monitro eu data amrywiaeth yn rheolaidd, sy'n caniatáu iddynt nodi problemau posibl ymhlith grwpiau penodol ac olrhain cynnydd mentrau amrywiaeth. Er bod pob un o'r tri sefydliad yn cyfathrebu â'u staff yn rheolaidd ynghylch pwrpas monitro amrywiaeth, nid yw'r canlyniadau a'r manteision i staff yn cael eu cyfleu i'r un graddau ar hyn o bryd.

24. Er bod maint y prosiect hwn wedi cyfyngu ar ei allu i ddarparu casgliadau mwy pendant, mae wedi dangos bod mentrau i wella dulliau casglu data wedi bod yn rhannol lwyddiannus. Fodd bynnag, mae angen mwy o dystiolaeth i roi sicrwydd i bartneriaid cymdeithasol eraill pa ddulliau sydd fwyaf effeithiol.

1. Ar ba bwynt(iau) penodol y gofynnir i aelodau staff ddarparu eu data amrywiaeth (e.e. wrth wneud cais, ar ôl cael eu penodi, yn ystod arolygon staff ac ati)?

Mae pob un o'r tri sefydliad yn gofyn i ymgeiswyr ddarparu gwybodaeth amrywiaeth wrth wneud cais ac yn ystod arolygon staff blynyddol drwy ffurflenni ar-lein.

Mae Sefydliad A yn gofyn i ymgeiswyr a gaiff eu recriwtio rannu eu gwybodaeth amrywiaeth wrth gael eu penodi.

Mae Sefydliad B yn gofyn i staff rannu eu gwybodaeth amrywiaeth yn ystod arolygon pwls pellach yn ogystal ag yn ystod sesiynau hyfforddi a digwyddiadau a gynhelir gan rwydweithiau cydraddoldeb staff. Mae'r sefydliad wedi nodi gostyngiad bach yn nifer yr ymarferion monitro amrywiaeth a gwblheir ar ôl sesiynau hyfforddi ers dechrau defnyddio ffurflen ddigidol yn lle ffurflen bapur.

Mae pob un o'r tri sefydliad yn darparu system ar-lein sy'n caniatáu i staff ddiweddaru eu data amrywiaeth eu hunain.

2. A yw'r sefydliad yn defnyddio ffurflen safonol ar gyfer casglu data amrywiaeth? Os nad ydych chi, rhowch fanylion.

Mae pob un o'r tri sefydliad yn defnyddio ffurflen â rhestr safonol o gwestiynau ar gyfer casglu data amrywiaeth.

Mae Sefydliad A yn y broses o weithredu system newydd a fydd yn cynnwys terminoleg a chategorïau mwy cynhwysol yn eu cwestiynau monitro amrywiaeth, a disgwylir i hyn alluogi mwy o staff i rannu eu gwybodaeth. Mae hyn yn cynnwys addasiadau i'r cwestiwn ar anabledd sy'n cydnabod niwrowahaniaeth, ac sydd hefyd yn cyfeirio at gydnabyddiaeth y sefydliad o'r model cymdeithasol o anabledd.

Mae Sefydliad B wedi datblygu pecyn cymorth y gellir ei ddefnyddio ar draws y sefydliad i gasglu data amrywiaeth gan ddefnyddwyr gwasanaethau. Mae'n cynnwys rhestr safonol o gwestiynau sy'n sicrhau bod dull cyson yn cael ei ddefnyddio i gasglu data.

3. Pwy sy'n gyfrifol am gasglu data amrywiaeth o fewn y sefydliad?

Sefydliad A: Mae'r adran Adnoddau Dynol yn gyfrifol am gasglu data wrth recriwtio, ac mae'r adran Gwasanaethau Gwybodaeth a Dadansoddi yn casglu data amrywiaeth yn ystod yr arolwg pobl.

Sefydliad B: Mae'r adran Adnoddau Dynol yn gyfrifol am ddata a gesglir mewn perthynas â recriwtio ac arolygon staff. Cesglir data amrywiaeth o sesiynau hyfforddi gan y darparwr hyfforddiant.

Sefydliad C: Mae data monitro amrywiaeth y sefydliad yn cael ei gydlynu gan wasanaeth sydd hefyd yn casglu data ar gyfer sefydliadau tebyg eraill.

4. A yw data amrywiaeth yn cael eu monitro a'u hadolygu'n rheolaidd? Os felly, pa mor aml mae hyn yn cael ei wneud?

Sefydliad A: Caiff data amrywiaeth eu monitro'n chwarterol gan y grŵp llywio amrywiaeth a chynhwysiant mewnol sy'n cynnwys uwch arweinwyr a hyrwyddwyr cydraddoldeb o fewn y sefydliad. Mae hyn yn cynnwys data mewn perthynas ag ystadegau eraill am y gweithwyr, sy'n ymwneud â recriwtio, cynlluniau hyrwyddo a nifer y staff sydd wedi gadael y sefydliad, a hynny er mwyn archwilio'r cynnydd yn erbyn targedau a monitro problemau posibl ymhlith rhai grwpiau. Caiff yr holl ddata eu monitro'n flynyddol cyn cyhoeddi adroddiad cydraddoldeb y sefydliad.

Sefydliad B: Mae data amrywiaeth yn cael eu monitro bob rhyw 2-3 blynedd yn ystod yr archwiliad o broffil y staff. Fodd bynnag, fe wnaeth pandemig Covid-19 darfu ar yr arfer hwn. Mae data'r arolwg staff blynyddol hefyd yn cael eu hadolygu bob blwyddyn ochr yn ochr â data a gesglir o ddigwyddiadau hyfforddi. Caiff yr holl ddata eu monitro'n flynyddol cyn cyhoeddi adroddiad cydraddoldeb y sefydliad.

Sefydliad C: Mae data amrywiaeth yn cael eu monitro'n fisol. Maent hefyd yn cael eu monitro a'u hadolygu cyn cyhoeddi adroddiad blynyddol y sefydliad ynghylch cydraddoldeb o fewn y gweithlu.

5. A yw'r sefydliad wedi cynnal unrhyw ymchwil i fonitro amrywiaeth a'r rhesymau pam mae gweithwyr yn penderfynu peidio â rhannu eu data?

Sefydliad A: Cynhaliodd y sefydliad ymchwil ar y pwnc hwn yn 2017 a 2021. Mae'r canfyddiadau yn adlewyrchu llawer o'r rhwystrau sydd wedi'u nodi mewn adroddiadau eraill, gan gynnwys anghytuno ynghylch perthnasedd y wybodaeth i'r sefydliad, diffyg atebion perthnasol i gwestiynau ac ofn canlyniadau negyddol posibl.

Sefydliad B: Ni chwblhawyd ymchwil ffurfiol gan y sefydliad, ond cynhaliwyd sgyrsiau anffurfiol gyda staff ar y pwnc, yn benodol o ran anabledd oherwydd y nifer cymharol isel o staff sydd wedi rhannu'r data hyn. Yn ystod y sgyrsiau hyn, mae staff wedi cofnodi pryderon y byddant yn cael eu cosbi am rannu data am anabledd.

Sefydliad C: Nid yw'r sefydliad wedi cynnal ymchwil i'r pwnc hwn.

6. A yw'r sefydliad wedi cynnal unrhyw ymgyrchoedd i annog gweithwyr i rannu eu data? Os felly, a welodd y sefydliad unrhyw newid yn y cyfraddau staff a oedd yn dewis rhannu gwybodaeth amrywiaeth o ganlyniad i'r ymgyrch?

Sefydliad A: Mae'r sefydliad wedi cynnal sawl ymgyrch i annog cydweithwyr i rannu eu data. Eglurwyd y rhesymeg dros gasglu'r data hyn a thynnwyd sylw at y ffaith y gellir eu defnyddio er budd y staff. Fodd bynnag, nodwyd nad yw'r ymgyrchoedd hyn wedi arwain at gynnydd sylweddol yn y wybodaeth amrywiaeth sy’n dod i law.

Sefydliad B: Cynhaliodd y sefydliad ymgyrch gyfathrebu fach yn annog staff i ddiweddaru eu gwybodaeth bersonol yn dilyn newid yn eu system ar-lein sy'n casglu'r data hyn. Rhoddwyd pwyslais ar gynnwys iaith briodol a oedd yn rhoi esboniad clir o'r rhesymau dros gasglu data. Gwelwyd cynnydd sylweddol yn y niferoedd staff a rannodd eu gwybodaeth amrywiaeth (o tua 60% i 80% dros gyfnod o 4-6 wythnos).

Sefydliad C: Ym mis Mai 2020, cynhaliodd y sefydliad ymgyrch i annog staff i ddiweddaru eu data personol. Bu gwelliant sylweddol yn y cyfraddau cyffredinol a gwblhaodd ffurflenni data ethnigrwydd yn ystod y flwyddyn. Gwelwyd cynnydd o 66% i 79% yn 2021. Digwyddodd hyn yn dilyn Datganiad Ysgrifenedig Llywodraeth Cymru ar y dystiolaeth a ddaeth i'r amlwg o'r effaith anghymesur a gafodd Covid-19 ar gymunedau Pobl Ddu, Asiaidd ac Ethnig Leiafrifol. Cysylltwyd ag adrannau hefyd i siarad â staff am ddiweddaru eu gwybodaeth am ethnigrwydd.

7. A yw'r sefydliad yn cyfathrebu â staff ynghylch pwrpas a chanlyniadau monitro amrywiaeth? Os felly, rhowch fanylion y cyfathrebu.

Sefydliad A: Nododd y sefydliad ei fod yn ofalus i esbonio'r rhesymau dros fonitro amrywiaeth, gan gynnwys sut y gellir defnyddio'r canlyniadau i rannu tueddiadau o fewn y sefydliad, yn ogystal â'r ddyletswydd gyfreithiol i gasglu a chyhoeddi'r wybodaeth hon o dan Ddyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus. Mae hefyd yn nodi'n glir na all rheolwyr llinell weld y data a bod y data a gyhoeddir wedi'u talgrynnu i sicrhau nad oes modd eu cysylltu ag unigolion penodol. Nid yw canlyniadau diriaethol ymarferion monitro amrywiaeth wedi'u cynnwys mewn negeseuon i staff ar hyn o bryd.

Sefydliad B: Fel y nodir yng Nghwestiwn 6, rydym yn ofalus i sicrhau bod staff yn deall pwrpas monitro amrywiaeth a pham y gofynnir iddynt ddarparu eu data. Ategir y manylion hyn hefyd yn yr hysbysiad preifatrwydd sy'n cyd-fynd ag ymarferion monitro amrywiaeth. Nid yw canlyniadau diriaethol ymarferion monitro amrywiaeth wedi'u cynnwys mewn negeseuon i staff ar hyn o bryd. Fodd bynnag, cydnabu'r sefydliad y gellid canolbwyntio ar hyn yn y dyfodol a'i gynnwys yn ei Gynllun Cydraddoldeb Strategol. Gweler yr ymateb i Gwestiwn 9 am fanylion ar gyfathrebu â staff ynghylch y canlyniadau.

Sefydliad C: Nododd y sefydliad ei fod yn ofalus i esbonio'r rhesymau dros fonitro amrywiaeth megis ei allu i rannu tueddiadau o fewn y sefydliad, y gellir eu defnyddio i lywio gweithgarwch yn y dyfodol, yn ogystal â dyletswydd gyfreithiol y sefydliad i gasglu a chyhoeddi'r wybodaeth hon o dan Ddyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus. Nid yw canlyniadau diriaethol ymarferion monitro amrywiaeth wedi'u cynnwys mewn negeseuon i staff ar hyn o bryd.

8. A yw'r sefydliad wedi gweld unrhyw newidiadau neu batrymau o ran gwybodaeth monitro amrywiaeth yn ystod y blynyddoedd diwethaf?

Sefydliad A: Nodwyd bod cyfraddau rhannu gwybodaeth amrywiaeth o fewn y sefydliad wedi bod yn gymharol uchel ac yn sefydlog gan mwyaf dros y 10 mlynedd diwethaf. Yn achos y rhan fwyaf o nodweddion gwarchodedig, roedd y data wedi cynyddu rhwng 1 a 2% yn ystod y cyfnod hwn, ac roedd y data cyfeiriadedd rhywiol wedi cynyddu 4% dros y 10 mlynedd diwethaf.

Sefydliad B: Mae'r sefydliad wedi gweld cynnydd o ran staff sydd wedi rhannu gwybodaeth yn benodol mewn perthynas ag ethnigrwydd a chrefydd/ffydd. Er bod y data sydd ar gael ar gyfeiriadedd rhywiol yn dal i fod yn isel, gwelwyd cynnydd o 7% rhwng 2021 a 2022, y gellir ei briodoli'n rhannol i waith y sefydliad ar Raglen Hyrwyddwyr Amrywiaeth Stonewall.

Gwelwyd cynnydd hefyd yn nifer y staff sy'n cwblhau ffurflenni data ethnigrwydd yn ystod y 2-3 blynedd diwethaf. Nodwyd y gallai hyn fod yn gysylltiedig ag eitemau newyddion amlwg fel mudiad Mae Bywydau Du o Bwys a llofruddiaeth George Floyd. Cynhaliwyd sgyrsiau gyda rhwydwaith staff y sefydliad ar gyfer lleiafrifoedd ethnig, a ysgogodd newidiadau i'r cwestiwn monitro amrywiaeth ar ethnigrwydd. Gwelwyd cynnydd bach yn y cyfraddau cwblhau ffurflenni yn dilyn hyn.

Sefydliad C: Mae'r sefydliad wedi nodi gwelliant sylweddol yn y cyfraddau sydd wedi cwblhau ffurflenni data amrywiaeth yn ystod y blynyddoedd diwethaf. Gwelwyd cynnydd o tua 7% ar gyfer cred grefyddol a chyfeiriadedd rhywiol rhwng 2020 a 2022. O ran ethnigrwydd, gwelwyd cynnydd o 16% rhwng 2020 a 2022.

9. A oes unrhyw enghreifftiau / astudiaethau achos yn dangos sut mae data monitro amrywiaeth wedi cael eu defnyddio i lywio mentrau sydd wedi cael effaith gadarnhaol ar staff?

Sefydliad A: Ar hyn o bryd nid oes gan y sefydliad unrhyw enghreifftiau / astudiaethau achos yn hyn o beth.

Sefydliad B: Mae'r sefydliad wedi creu astudiaeth achos sy'n dangos gwerth monitro amrywiaeth mewn perthynas â gwasanaethau llyfrgell. Archwiliwyd data amrywiaeth cwsmeriaid er mwyn darparu'n well ar gyfer anghenion rhai grwpiau. Er nad astudiaeth achos sy'n ymwneud â staff y sefydliad yw hon, mae'n dangos sut y gellir defnyddio monitro amrywiaeth i gael effaith gadarnhaol.

Sefydliad C: Ar hyn o bryd nid oes gan y sefydliad unrhyw enghreifftiau / astudiaethau achos yn hyn o beth.

10. A yw'ch sefydliad wedi datblygu unrhyw arferion gorau i annog staff i rannu eu data amrywiaeth?

Sefydliad A: Nid yw'r sefydliad wedi pennu arferion gorau penodol ar gyfer monitro amrywiaeth. Fodd bynnag, fel y nodwyd mewn cwestiynau blaenorol, mae'n parhau i ddarparu rhesymeg dros fonitro amrywiaeth wrth ofyn i bobl gwblhau'r ymarferion hyn. Mae hefyd yn ymgysylltu'n uniongyrchol â staff i gael gwell dealltwriaeth o'r elfennau sy'n rhwystr i gwblhau'r ffurflenni data hyn.

Sefydliad B: Mae'r sefydliad wedi creu pecyn cymorth ar fonitro amrywiaeth i'w ddefnyddio ar draws pob tîm, sy'n nodi arferion gorau a rhestr safonol o gwestiynau ac yn mynd i'r afael â'r heriau sy'n gysylltiedig â'r ymarfer. Yn ogystal, mae'r sefydliad wedi nodi pwysigrwydd defnyddio iaith briodol wrth gyfathrebu ynghylch monitro amrywiaeth yn dilyn llwyddiant ymgyrch ddiweddar (gweler yr ymateb i gwestiwn 6). Mae'r sefydliad yn cydnabod defnyddioldeb monitro amrywiaeth, ond yn nodi ei fod yn gyfyngedig o ran y mewnwelediad y gall ei gynnig ynddo'i hun. Mae angen mwy o ymarferion mewnwelediad ansoddol manwl er mwyn deall anghenion staff yn ogystal â defnyddwyr gwasanaethau yn iawn.

Sefydliad C: Nid yw'r sefydliad wedi pennu arferion gorau penodol yn hyn o beth.

11. Pa gynlluniau sydd gan eich sefydliad i wella prosesau cofnodi data amrywiaeth gweithwyr?

Sefydliad A: Mae'r sefydliad wedi cyflwyno system recriwtio newydd eleni i gynnwys terminoleg a chategorïau mwy cynhwysol, wedi'u diweddaru yn eu cwestiynau monitro amrywiaeth. Mae'r sefydliad hefyd yn bwriadu cyflwyno system Adnoddau Dynol newydd sy'n caniatáu i staff ddarparu eu gwybodaeth bersonol eu hunain, a bydd yn cynnwys y diweddariadau hyn. Disgwylir i hyn alluogi mwy o staff i gwblhau eu gwybodaeth, a bydd hefyd yn gyfle i atgoffa cydweithwyr i gwblhau ffurflenni / diweddaru eu data amrywiaeth.

Sefydliad B: Mae'r sefydliad yn cydnabod gwerth monitro amrywiaeth yn ei Gynllun Cydraddoldeb Strategol. Mae'n pwysleisio'r angen i ystyried ymhellach sut y gellir defnyddio'r data hyn er budd y staff a defnyddwyr gwasanaethau, ac i fynd y tu hwnt i'w ddyletswyddau statudol fel y nodir yn Nyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus. Bydd hefyd yn ystyried sut mae data amrywiaeth yn cael eu rhannu ar draws y sefydliad ac yn ystyried yr iaith a ddefnyddir wrth ofyn am y wybodaeth hon. Mae hefyd am ymgorffori pecyn cymorth y sefydliad ar fonitro amrywiaeth yng ngweithdrefnau'r sefydliad cyfan.

Sefydliad C: Mae'r sefydliad yn bwriadu datblygu cynlluniau fel rhan o'r gwaith paratoi ar gyfer cyflwyno Safon Cydraddoldeb Hil Llywodraeth Cymru ar gyfer y Gweithlu.