Yn y canllaw hwn
7. Cwynion
Cwyn yw unrhyw fynegiant o anfodlonrwydd gan gwsmer boed ar lafar neu'n ysgrifenedig am ein gwasanaethau neu ni fel cwmni.
Ein polisi
Cynrychiolwyr - Mae gennych hawl i wneud cwyn trwy gynrychiolydd, fel arfer unigolyn a awdurdodwyd gennych i'ch cynrychioli, ee perthynas neu gwmni a gyflogir gennych.
Derbyn cwynion - Gellir derbyn cwynion trwy unrhyw gyfrwng rhesymol.
Gweithdrefn Datrysiad Cynnar – Pan wneir cwyn i aelod o’n staff, byddwn yn ceisio datrys y gŵyn ar unwaith. Os na allwn wneud hynny, bydd eich cwyn yn cael ei huwchgyfeirio. Os nad yw hynny'n bosibl o fewn 3 diwrnod busnes o dderbyn y gŵyn yn wreiddiol, caiff y gŵyn ei chyfeirio wedyn at ein tîm Cysylltiadau Cwsmeriaid i ymchwilio ymhellach iddi.
Ymchwiliad - Bydd cwynion yn cael eu hymchwilio mor fanwl ag sydd angen. Ceir gwybodaeth ychwanegol yn ôl yr angen, gan gynnwys cael gwybodaeth yn uniongyrchol gan unrhyw un o'n staff dan sylw.
Penderfyniad - Unwaith y bydd cwyn wedi'i hymchwilio, bydd penderfyniad yn cael ei wneud ynghylch a fyddwn yn cadarnhau neu'n gwrthod y gŵyn. Os bydd y gŵyn yn cael ei chadarnhau, bydd penderfyniad yn cael ei wneud a yw'n briodol cynnig iawndal i chi.
Ymateb Terfynol - Bydd canlyniad yr ymchwiliad yn cael ei gyfleu i chi mewn 'Ymateb Terfynol'. Bydd hwn yn cael ei anfon o fewn 8 wythnos (56 diwrnod) o dderbyn y gŵyn a bydd yn cynnwys canlyniad yr adolygiad, gan gynnwys ein rhesymau dros dderbyn neu wrthod y gŵyn, ynghyd â manylion unrhyw gamau unioni neu adferol y cytunwyd arnynt.
Ymateb wyth wythnos - Os nad yw'n bosibl darparu Ymateb Terfynol o fewn y terfyn amser o wyth wythnos, byddwn yn anfon llythyr 'Ymateb wyth wythnos' atoch, yn nodi pryd y gallwn ddisgwyl ymateb i'r gŵyn ac yn esbonio'ch opsiynau ar gyfer datrys yr anghydfod.
Datrys anghydfod – Os na fyddwch yn derbyn ein canfyddiadau neu’n derbyn ein cynnig o unioni cam, gallwch gyfeirio’r gŵyn at Wasanaeth yr Ombwdsmon Ariannol sy'n nodi ei broses ar ei wefan.