Cyfrifiad Plant sy'n Derbyn Gofal a Chymorth a Cyfrifiad Plant sy'n Derbyn Gofal: hysbysiad prefiatrwydd

Mae'r hysbysiad hwn yn rhoi gwybod i blant dros 12 oed sy'n derbyn gofal a chymorth gan awdurdodau lleol a'u rhieni neu ofalwyr, a rhieni neu ofalwyr plant dan 12 oed, am y ffordd y bydd Llywodraeth Cymru yn prosesu ac yn defnyddio eu data personol.

Mae rhywfaint o'r wybodaeth y mae'r awdurdod lleol yn ei chasglu am blant wrth ddarparu eu gwasanaethau yn cael ei throsglwyddo i Lywodraeth Cymru yn flynyddol. Y bwriad yw helpu Llywodraeth Cymru i gynnal ymchwil a dadansoddiad ystadegol i wella'r gofal a'r cymorth sy'n cael eu darparu i bobl Cymru. Y setiau data sy'n cael eu trosglwyddo i Lywodraeth Cymru yw:

• Cyfrifiad Plant sy'n Derbyn Gofal a Chymorth (CRCSC)
• Cyfrifiad Plant sy'n Derbyn Gofal (LAC)

Dyma grynodeb o'r data fydd yn cael eu trosglwyddo i Lywodraeth Cymru yn y setiau data CRCS/LAC:

• gwybodaeth bersonol fel dyddiad geni a rhywedd
• categorïau arbennig o wybodaeth bersonol fel grŵp ethnig, statws anabledd a gwybodaeth arall am iechyd
• manylion sylfaenol am y gwasanaeth a ddarperir i unigolion, fel y math o leoliad a'r dyddiadau, statws cyfreithiol a'r rhesymau dros y gofal
• ffactorau ar ddyddiad y cyfrifiad, gan gynnwys gwybodaeth am y rhieni
• rhif unigryw'r disgybl (UPN), lle bo'n berthnasol

Ceir rhestr gyflawn o'r eitemau data sy'n ofynnol gan Lywodraeth Cymru ar y wefan.

Gan nad yw enw na chyfeiriad llawn y plentyn yn cael eu cynnwys yn y data sy'n cael eu trosglwyddo i Lywodraeth Cymru, nid oes modd adnabod y plentyn yn rhwydd. Fodd bynnag, gan fod rhywfaint o'r wybodaeth yn y set ddata sydd gan Lywodraeth Cymru yn golygu bod modd adnabod plant unigol dan rai amgylchiadau, mae'r data'n cael eu hystyried yn bersonol, ac yn dod o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR).

Y rheolydd data yw'r awdurdod cyhoeddus sydd, wrth ei hun neu gydag eraill, yn penderfynu ar ddiben a dull prosesu data personol.

Yn achos yr wybodaeth y mae awdurdod lleol yn ei chasglu am blant wrth ddarparu gwasanaethau, yr awdurdod hwnnw sy'n dal ac yn prosesu'r wybodaeth, felly’r awdurdod ei hun yw'r rheolydd data ar gyfer data'r plant y mae’n gyfrifol amdanynt.

Fodd bynnag, pan fo setiau data CRCS/LAC pob awdurdod lleol yn cael eu trosglwyddo i Lywodraeth Cymru, mae hynny'n creu set ddata newydd ledled Cymru, a Llywodraeth Cymru sy'n penderfynu ar ddiben y set ddata ehangach hon. Felly Llywodraeth Cymru yw'r rheolydd data ar gyfer y setiau data dan sylw yn yr hysbysiad hwn.

Mae'r GDPR yn gofyn am sail gyfreithlon ar gyfer prosesu data personol, ac yn yr achos hwn mae Erthygl 6(1)(e) yn gymwys: “processing is necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller”. Yn achos categorïau arbennig o ddata, mae Erthygl 9(2)(j) yn gymwys: “processing is necessary for archiving purposes in the public interest, or scientific and historical research purposes or statistical purposes in accordance with Article 89(1)”.

Y pwerau penodol sy'n gymwys yw Adran 83 o Ddeddf Plant 1989 ac Adran 184 o Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014. Dan y pwerau hyn, mae gofyn i awdurdodau lleol ddarparu rhywfaint o'r wybodaeth sydd ganddynt am blant sy'n derbyn gofal a chymorth, gan gynnwys y plant sy'n derbyn gofal, i Lywodraeth Cymru at ddibenion cynnal ymchwil i gefnogi ei swyddogaethau statudol.

Mae'r GDPR yn rhestru rhai hawliau penodol sydd gan unigolion o ran storio a defnyddio eu data personol. Mae'r hawliau sy'n cael eu hymestyn i unigolion dan y ddwy erthygl sy'n cael eu dyfynnu uchod fel a ganlyn:

• yr hawl i gael eich hysbysu (y rhybudd hwn)
• yr hawl i gael mynediad at y data personol sydd gan Lywodraeth Cymru amdanoch chi
• yr hawl i gywiro unrhyw wallau yn y data hynny
• yr hawl i wrthod neu gyfyngu ar gamau prosesu'r data (mewn amgylchiadau penodol)
• yr hawl i ofyn am ddileu eich data (mewn amgylchiadau penodol)

Mae hawl pellach yn bodoli, sy'n caniatáu i unigolyn herio neu beidio bod yn destun penderfyniad sy'n cael ei gymryd ar sail proses awtomataidd. Fodd bynnag, fel y gwelir yn ddiweddarach, ni fydd Llywodraeth Cymru byth yn defnyddio'r data CRCS/LAC sy'n cael eu trosglwyddo i wneud penderfyniad am unigolyn penodol, boed drwy broses awtomataidd neu beidio.

Ceir rhagor o ganllawiau am yr hawliau hyn ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Bydd setiau data CRCS/LAC yn cael eu trosglwyddo drwy ddulliau â gofynion dilysu priodol, gyda’r mynediad wedi'i gyfyngu i leoliadau diogel, wedi'u cymeradwyo. Ni fydd unrhyw ddata'n cael eu rhannu drwy gysylltiad e-bost agored na dulliau postio cyffredin.

Llywodraeth Cymru sy'n gyfrifol am y data hyn ar ôl eu trosglwyddo, er bod awdurdodau lleol yn parhau i fod yn gyfrifol am unrhyw ddata sy'n dal i fod ar eu systemau hwy. Bydd y data sydd wedi'u trosglwyddo yn cael eu cadw mewn cronfa ddata ddiogel, a'r mynediad wedi'i gyfyngu i ddefnyddwyr wedi’u cymeradwyo yn lleoliadau Llywodraeth Cymru.

Bydd y setiau data CRCS/LAC yn cael eu defnyddio gan y llywodraeth fel a ganlyn:

• monitro cynnydd yn erbyn canlyniadau cenedlaethol, gan gynnwys cyhoeddi ystadegau swyddogol
• monitro perfformiad a chyllid awdurdodau lleol
• datblygu a gwerthuso polisi
• adnabod a helpu i ddatblygu arfer da
• helpu ymchwil yn ymwneud â llesiant plant

Gall hyn gynnwys cysylltu neu gyfuno'r wybodaeth â data eraill am blant yng Nghymru, er enghraifft mae Llywodraeth Cymru yn cysylltu data CRCS â data am addysg plant sy'n cael eu darparu gan eu hysgolion. Gall hyn hefyd gynnwys cysylltu'r data drwy ddulliau diogel, dienw, â setiau data eraill.

Bydd Llywodraeth Cymru ond yn defnyddio agweddau adnabyddadwy o'r data i gefnogi unrhyw brosesau ystadegol neu ymchwil sy'n ofynnol ar gyfer unrhyw un o'r defnyddiau uchod, ond ni fydd yn defnyddio agweddau adnabyddadwy o'r data na phrosesu'r data er mwyn:

• cymryd camau neu gefnogi mesurau neu benderfyniadau ynghylch plant unigol neu eu teuluoedd
• achosi unrhyw niwed neu ofid i blant unigol neu eu teuluoedd
• adnabod unrhyw blant unigol mewn adroddiadau.

Bydd canlyniadau dadansoddiadau a wnaed gan ddefnyddio’r data yn cael eu cyhoeddi mewn dogfennau ystadegau ac ymchwil ar wefan Llywodraeth Cymru, a hefyd drwy ddata ar wefan StatsCymru.

Bydd defnyddwyr allanol fel awdurdodau lleol a'r cyhoedd ehangach yn medru defnyddio'r wybodaeth gyhoeddedig hon at eu dibenion eu hunain, fel mesur neu reoli perfformiad; gwella arferion, a dal y llywodraeth i gyfrif.

Fel rhan o'i swyddogaethau fel rheolydd data ar gyfer is-set CRCS/LAC o'r data sy'n cael ei throsglwyddo i Lywodraeth Cymru, gall Llywodraeth Cymru rannu'r data sy'n cael eu darparu gydag asiantaethau ymchwilwyr heb fod yn rhan o'r llywodraeth, ond dim ond at ddibenion ystadegol neu ymchwil. Ym mhob achos, bydd unrhyw ddatgeliadau o'r fath yn cael eu graffu gan Prif Ystadegydd Lywodraeth Cymru, a fydd yn cael eu cymeradwyo a'u rheoli drwy gytundeb gweld data priodol gan Lywodraeth Cymru, a fydd yn:

• sicrhau bod y data'n cael eu trosglwyddo, eu cadw a'u dinistrio'n ddiogel yn y pen draw
• cyfyngu'r defnydd i'r gofyniad penodol a nodwyd, gan sicrhau nad oes modd adnabod unrhyw unigolyn yn yr adroddiadau sy'n cael eu cyhoeddi
• caniatáu rhannu data am gyfnod y prosiect ymchwil yn unig, a'i gwneud yn ofynnol dinistrio'r data hwnnw ar ôl y cyfnod a nodir

Bydd Llywodraeth Cymru'n cadw'r data cyhyd ag y bo'n ddefnyddiol at ddibenion ymchwil, a gan fod data hanesyddol yn gallu bod yn ddefnyddiol iawn yn y cyd-destun hwn, mae'n debygol o'u cadw am nifer fawr o flynyddoedd. Er enghraifft, mae Llywodraeth Cymru ar hyn o bryd yn cadw data LAC manwl sy'n dyddio yn ôl i 2002.

Bydd data sy'n cael eu rhannu gyda thrydydd partïon at ddibenion ymchwil ddim ond yn medru cael ei rhannu am gyfnod penodol y prosiect, a bydd gofyn dinistrio'r data ar ôl y cyfnod hwnnw.

Dylid cyfeirio cwestiynau am yr hysbysiad hwn neu hawliau unigolion at Lywodraeth Cymru yn ysgrifenedig drwy'r cyfeiriad isod. Dylid cyfeirio cwynion at y cyfeiriad hwn hefyd yn y lle cyntaf, er y gallwch hefyd gwyno'n uniongyrchol wrth Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Tîm Casglu Data
Gwasanaethau Gwybodaeth a Dadansoddi
Llywodraeth Cymru
Llawr 4 y De
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ
E-bost: ystadegau.gwascymdeithasol@llyw.cymru

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru)
Churchill House
17 Ffordd Churchill
Caerdydd
CF10 2HH
Rhif ffôn: 029 2067 8400 neu 0303 123 1113
E-bost: casework@ico.org.uk
Gwefan: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru yn:
Swyddog Diogelu Data
Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ
E-bost: swyddogdiogeludata@llyw.cymru