Cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg: 29 Mai 2024

• Mike Usher Cyfarwyddwr Anweithredol a Chadeirydd ARAC LlC
• Angus Muirhead Cadeirydd - Grŵp Llywodraeth Leol, Tai, Newid Hinsawdd a Materion Gwledig (LGHCCRA) ARAC
• Nigel Reader - Cadeirydd Grŵp Iechyd, Gofal Cymdeithasol a'r Blynyddoedd Cynnar (HSCEY) ARAC
• Phil Sharman Cadeirydd - Grŵp Addysg, Diwylliant a'r Gymraeg (ECWL) ARAC

Swyddogion

• Andrew Goodall, yr Ysgrifennydd Parhaol
• David Richards Cyfarwyddwr Priodoldeb a Moeseg
• Tim Moss, Prif Swyddog Gweithredu
• Gawain Evans, Cyfarwyddwr Cyllid
• Kim Jenkins Dirprwy Gyfarwyddwr Cyfrifon, Llywodraethu a Grantiau
• Clare James Archwilio Cymru
• Helen Morris Dirprwy Gyfarwyddwr Archwilio, Sicrwydd ac Atal Twyll
• Kath Jenkins Prif Swyddog Diogelwch (eitem 3.3 ar yr agenda)
• Stephanie Howarth Prif Ystadegydd (eitem 3.1 ar yr agenda)
• Tracey Breheny Cyfarwyddwr, Strategaeth a Busnes Corfforaethol y Grŵp HSCEY
• Jamie Powell Dirprwy Gyfarwyddwr Cyllid y Grŵp LGHCCRA
• Steve Hudson Dirprwy Gyfarwyddwr, Cyllid a'r Economi, Grŵp yr Economi, Ynni a Thrafnidiaeth (EET)

Hefyd yn bresennol

• Pennaeth y Ganolfan Ragoriaeth Llywodraethiant Corfforaethol
• Dirprwy Bennaeth Archwilio Mewnol
• Ysgrifenyddiaeth ARAC
• Pennaeth yr Uned Cyrff Cyhoeddus
• Pennaeth Atal Twyll

1.1 Ni chodwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant gan yr Aelodau.

2.1 Cytunodd y Pwyllgor ar gofnodion y cyfarfod blaenorol.

2.2 Nododd y Pwyllgor y cynnydd da a wnaed wrth weithredu'r camau gweithredu y cytunwyd arnynt.

3.1 Rhoddodd yr Ysgrifennydd Parhaol ddiweddariad i'r Pwyllgor ar nifer o feysydd allweddol, gan gynnwys:

• Trefniadaeth y Llywodraeth yn newid yn dilyn penodi'r Prif Weinidog newydd, gan gynnwys ailstrwythuro trefniadau Grwpiau er mwyn gwella'r gefnogaeth a roddir i Weinidogion.
• Cyhoeddi canllawiau cyn yr etholiad cyffredinol ar gyfer yr holl staff.
• Hynt y gwaith o weithredu'r Cynllun Ymadael Gwirfoddol.
• Pwysau cyllidebol sy'n cael eu hwynebu yn 2024/2025 a'r angen i gynnal disgyblaethau ariannol cadarn.
• Diweddariad ar sesiwn graffu'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a Gweinyddiaeth Gyhoeddus ar gyfrifon 2023/2024 Llywodraeth Cymru.

4.1 Craffodd y Pwyllgor ar nifer o ddogfennau sy'n sail ar gyfer darparu sicrwydd i gefnogi Datganiad Llywodraethu Blynyddol Llywodraeth Cymru

• Adroddiad Blynyddol yr Uned Cyrff Cyhoeddus
• Fframwaith ar gyfer Modelu Dadansoddol
• Adroddiad Blynyddol y Swyddog Diogelu Data
• Adroddiad Blynyddol y Pennaeth Atal Twyll

Adroddiad Blynyddol yr Uned Cyrff Cyhoeddus

4.2 Rhoddodd Pennaeth yr Uned Cyrff Cyhoeddus ddiweddariad i'r Pwyllgor ar waith yr Uned Cyrff Cyhoeddus, gan nodi'r ffocws ar wella'r arweinyddiaeth yn fewnol ac yn allanol gyda rhanddeiliaid yn ogystal ag ailstrwythuro'r tîm.

4.3 Cafodd y Pwyllgor gadarnhad fod gwaith dilynol wedi cael ei wneud o ran yr argymhellion a wnaed gan yr adolygiad mewnol o'r Uned a gynhaliwyd yn flaenorol, a chymerwyd camau i ddarparu crynodeb o'r cynnydd i'r Pwyllgor.

4.4 Amlinellodd yr Ysgrifennydd Parhaol bwysigrwydd sicrhau bod dealltwriaeth glir o rôl a diben craidd yr Uned Cyrff Cyhoeddus, yn enwedig wrth ymgymryd â'r ymarfer ymgysylltu allanol. Hefyd amlinellodd yr Ysgrifennydd Parhaol yr angen i sicrhau'r canlynol:

• Bod digon o ffocws ar amrywiaeth a chynhwysiant o fewn cyrff cyhoeddus, sy'n cael ei adlewyrchu yn y broses benodi.
• Bod prosesau'n cael eu hadolygu os nad yw'r canlyniadau a ddymunir yn cael eu cyflawni.
• Bod yr Uned Cyrff Cyhoeddus yn canolbwyntio ar ddarparu cyngor, arweiniad a fframweithiau / safonau clir a chanolog i alluogi cyrff i ddatblygu ffyrdd o weithio gyda goruchwyliaeth briodol gan Lywodraeth Cymru.

4.5 Amlinellodd y Cadeirydd bwysigrwydd yr Uned Cyrff Cyhoeddus o ran cefnogi gallu timau partneriaeth Llywodraeth Cymru i ymgymryd â nawdd deallus a defnyddio'r lefelau priodol o oruchwyliaeth a chraffu, gydag ymddiriedaeth rhwng pob parti yn elfen allweddol o'r berthynas.

4.6 Mae ystyriaeth hefyd yn cael ei rhoi i gyflwyno'r model hunanasesu sydd wedi ei gyflwyno gan Lywodraeth y DU.

4.7 Nododd y Pwyllgor yr adroddiad blynyddol a gyflwynwyd gan Bennaeth yr Uned Cyrff Cyhoeddus.

Fframwaith ar gyfer Modelu Dadansoddol o fewn Llywodraeth Cymru

4.8 Rhoddodd y Prif Ystadegydd grynodeb i'r Pwyllgor o ganlyniadau'r ymarfer sicrwydd blynyddol sy'n ystyried materion sy’n ymwneud â rheoli a rheolaeth modelau hanfodion busnes sy'n gyrru penderfyniadau cyllidol neu ariannu allweddol, neu sy'n allweddol ar gyfer cyflawni amcanion busnes. Thema allweddol o'r ymarfer oedd sefydlogrwydd, ac nid oedd unrhyw fodelau wedi gweld cynnydd yn eu graddfeydd risg yn ystod y flwyddyn.

4.9 Oherwydd y defnydd cynyddol o fodelau o fewn LlC, bydd ffocws yn ystod 2024/2025 ar sicrhau bod staff yn deall yr arferion gorau ar gyfer comisiynu modelau, a sut i ddefnyddio'r allbynnau. Yn ogystal, bydd camau'n cael eu cymryd i wella tryloywder y defnydd o fodelau hanfodion busnes ac alinio gyda'r argymhelliad yn yr 'Aqua Book on Analytical Assurance' bod cofrestr o fodelau hanfodion busnes yn cael ei chyhoeddi.

4.10 Nododd y Pwyllgor y lefelau da o sicrwydd a ddarperir yn yr Adolygiad Sicrwydd Blynyddol ar gyfer Modelau Dadansoddol, ond roedd yn cydnabod y risgiau mewn perthynas â chapasiti a chynllunio olyniaeth, yn enwedig yn sgil y cynnydd yn nifer y modelau a'u cymhlethdod. Amlinellodd y pwyllgor bwysigrwydd sicrhau eu bod yn cael eu dogfennu'n iawn er mwyn osgoi risgiau sy'n ymwneud â phwyntiau methiant unigol a chynyddu gwytnwch, pe bai aelodau'r gweithlu'n gadael.

4.11 Fe wnaeth y Pwyllgor ddau awgrym i wella adroddiadau yn y dyfodol:

• Gallai fod cyfeiriad penodol at gapasiti a phwyntiau methiant unigol fel rhan o'r broses asesu risg.
• Rhoddir adborth i berchnogion modelau fel rhan o'r broses adolygu flynyddol, ond bod hyn yn anffurfiol, a heb ei ddogfennu gan mwyaf. Byddai cymryd unrhyw gamau adfer fel rhan o gynllun gweithredu ffurfiol yn gwella atebolrwydd ac yn lledaenu'r arferion gorau mewn modd mwy effeithiol.

Adroddiad Blynyddol y Swyddog Diogelu Data

4.12 Cafodd y Pwyllgor grynodeb o'r pwyntiau allweddol sydd yn Adroddiad Blynyddol y Swyddog Diogelu Data.

4.13 Mae'r metrigau'n dangos y bu'n flwyddyn weddol gyson o ddigwyddiadau lefel isel. Lle bu cynnydd mewn diffyg cydymffurfio, gellir olrhain y rhan fwyaf i welliannau mewn hyfforddiant ac ymwybyddiaeth a gwell dealltwriaeth o'r math o ddigwyddiadau y mae angen eu cofnodi.

4.14 Cydnabu'r Pwyllgor y diffyg adnoddau cymorth arbenigol ar gyfer rheoli gwybodaeth, ac fe'i sicrhawyd bod ymarfer recriwtio yn mynd rhagddo ar hyn o bryd gyda'r disgwyliad y bydd bylchau ar lefel Grŵp yn cael eu llenwi.

4.15 Nododd y Pwyllgor yr Adroddiad Blynyddol a gyflwynwyd gan y Swyddog Diogelu Data a chymeradwyodd y meysydd i'w gwella a oedd wedi eu cynnwys ynddo.

Adroddiad Blynyddol y Pennaeth Atal Twyll

4.16 Cafodd y Pwyllgor grynodeb o'r gweithgarwch atal twyll yn ystod y flwyddyn, a chrynodeb o ganlyniadau ymchwiliadau.

4.17 Nododd y Pennaeth Atal Twyll fod Llywodraeth Cymru yn parhau i nodi ffyrdd o wella lefelau canfod twyll drwy ddefnyddio dadansoddeg data a deallusrwydd artiffisial. Mae rhyngweithio rheolaidd yn digwydd gyda Llywodraeth y DU, gweinyddiaethau datganoledig eraill, ac Awdurdod Twyll y Sector Cyhoeddus i ystyried materion o ddiddordeb cyffredin, gan gynnwys y defnydd cynyddol o dechnoleg a chydweithio.

4.18 Nododd y Pwyllgor yr Adroddiad Blynyddol a gyflwynwyd gan y Pennaeth Atal Twyll, ond roedd yn cydnabod yr angen i ystyried gwytnwch a chynllunio olyniaeth o gofio mai ef yw'r unig adnodd llawn amser yn y maes hwn.

Cofrestr Risgiau Corfforaethol

4.19 Rhoddodd Pennaeth y Ganolfan Ragoriaeth Llywodraethu Corfforaethol grynodeb i'r Pwyllgor o'r gofrestr risg corfforaethol, a chanlyniadau’r trafodaethau diweddar gan y Pwyllgor Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol a'r Pwyllgor Gweithredol. Cafwyd trafodaeth yn benodol ynghylch yr agwedd sganio'r gorwel ar y gofrestr, a'r farn oedd y gellid ei wella trwy gyflwyno fframiau amser a chyfeirio at ffynonellau gwybodaeth eraill megis yr Adroddiad Statudol ar Dueddiadau'r Dyfodol ac Adroddiad y Prif Swyddog Gwyddoniaeth.

4.20 Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor y bydd y Bwrdd, ym mis Mehefin 2024, yn ystyried y broses ar gyfer diweddaru Datganiad Llywodraeth Cymru ar y Parodrwydd i Dderbyn Risg. Bydd newid yn y broses, sef y bydd y datganiad ar y parodrwydd i dderbyn risg yn cael ei wahanu oddi wrth y polisi rheoli risg, er mwyn sicrhau ei bod yn ddogfen annibynnol sy'n llywio'r polisi.

4.21 Nododd y Pwyllgor y gofrestr risg, a chymeradwyodd y camau i wella'r dull gweithredu ar gyfer sganio gorwelion, ac adolygu'r datganiad ar y parodrwydd i dderbyn risg.

Argymhellion Archwilio sy'n weddill

4.22 Cafodd y Pwyllgor ddiweddariad ar hynt y gwaith o weithredu argymhellion a godwyd gan Archwilio Cymru a'r Pwyllgor Materion Cyhoeddus a Gweinyddiaeth Gyhoeddus. Mae gwaith ar y gweill i gofnodi'r holl argymhellion ar yr Adnodd Adrodd Busnes a Gwybodaeth er mwyn hwyluso'r gwaith o ddarparu adroddiadau safonol a diweddariadau ar y cynnydd a wneir.

4.23 Nododd y Pwyllgor y cynnydd da sy'n cael ei wneud wrth fynd i'r afael ag argymhellion a phwysigrwydd cydnabod lle nad oedd argymhellion yn briodol bellach.

Adroddiadau chwarterol gan Gadeiryddion Grwpiau ARAC

4.24 Nododd y Pwyllgor yr adroddiadau chwarterol a gyflwynwyd gan bob un o Gadeiryddion Grwpiau ARAC.

5.1 Rhoddodd y Pennaeth Archwilio Mewnol grynodeb i'r Pwyllgor o waith archwilio mewnol ac amlinellodd y cynnydd a wnaed yn erbyn y cynllun archwilio mewnol ar gyfer 2023/2024.

5.2 Mae presenoldeb mewn byrddau rhaglenni a phrosiectau yn parhau i fod yn agwedd sylweddol ar weithgarwch archwilio er mwyn rhoi sicrwydd amser real i Uwch Swyddogion Cyfrifol. Bydd adroddiadau cryno yn cael eu cynhyrchu, a byddant yn helpu i lywio barn flynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol.

5.3 Cyflwynodd y Dirprwy Bennaeth Archwilio Mewnol y cynllun archwilio mewnol drafft ar gyfer 2024/2025 i'r Pwyllgor. Mae wedi derbyn cymeradwyaeth gan yr Ysgrifennydd Parhaol a'r Cyfarwyddwyr Cyffredinol, ac mae wedi cael ei ystyried gan bob Grŵp y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg a'i ailystyried yn dilyn y newidiadau diweddar yn nhrefniadaeth y Llywodraeth.

5.4 Nododd y Pwyllgor y diffyg mewn dyddiau, ond cawsant eu sicrhau y byddai adnoddau ychwanegol ar gael pan fydd pedwar aelod o staff (sydd â sgiliau Llywodraethu a chydymffurfio) yn trosglwyddo o WEFO ym mis Awst a mis Medi pan ddaw eu rolau presennol i ben.

5.5 Cymeradwyodd y Pwyllgor y cynllun archwilio mewnol blynyddol ar gyfer 2024/2025.

6.1 Cafodd y Pwyllgor ddiweddariad ar waith Archwilio Cymru.

6.2 Mae cynllun blynyddol Archwilio Cymru ar gyfer 2024/2025 wedi ei gyhoeddi, ac un o'r nodau allweddol ar gyfer 2024/2025 (a'r blynyddoedd i ddod) yw sicrhau bod gwaith archwilio cyfrifon sy'n gysylltiedig â llywodraeth ganolog, y GIG, ac awdurdodau lleol yn agosach at amserlenni cyn Covid, a chyflwyno'r amserlen ar gyfer cwblhau gwaith perfformiad lleol. Cymeradwywyd hyn gan y Pwyllgor.

6.3 Mae Archwilio Cymru wedi bod yn datblygu ei ddull archwilio ar gyfer Cyfrif Gyfunol Llywodraeth Cymru, gyda newidiadau allweddol, sef y cynnydd yn y trothwy materoldeb o 1% i 2% ac addasiad i'w dull gweithredu ar gyfer gwaith Grwpiau wrth ragweld gweithredu ISA600 ar gyfer 2024-2025. Bydd cynllun archwilio manwl mewn perthynas â'r adolygiad o gyfrifon cyfunol Llywodraeth Cymru ar gyfer 2023/2024 yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod ARAC ym mis Gorffennaf.

6.4 Mae Archwilio Cymru wrthi'n diweddaru eu hadroddiad diweddaru ar Werth am Arian, gyda'r nod o'i gyflwyno yn rownd Gorffennaf cyfarfodydd Grwpiau ARAC.

Ysgrifenyddiaeth ARAC