Cyfarfod Bwrdd Rheoleiddiol Cymru: 27 Mehefin 2016

• Helen White (Chair) HW
• Bob Smith BS
• Ron Dougan RD
• Claire Russell-Griffiths CRG
• David Roberts DR
• Gayna Jones GJ
• Doug Elliott DE
• Ceri Victory-Rowe CVR
• Ian Williams IW
• Carol Kay CK
• Sarah Laing-Gibbens SLG
• Maria Round (cofnodion) MR
• John Howells (mewn rhan) JH
• Keith Edwards (mewn rhan) KE
• Mike Wiseman (mewn rhan) MW
• Julian Ashby (mewn rhan) JA

Ymddiheuriadau

• Julie Woollard JW
• Catrin Williams CW

1. Agorodd HW y cyfarfod a chroesawyd pawb. Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod diwethaf 13 Ebrill 2016 yn gofnod cywir. Nid oedd unrhyw faterion yn codi.

Gweithred

CW i bostio cofnodion cyfarfod y Bwrdd ar wefan Llywodraeth Cymru.

2. Cyflwynodd MW, Cadeirydd dros dro (PCT), gyflwyniad i ddiweddaru’r Bwrdd o gynnydd PCT a’i waith hyd yma. Roedd hyn yn cynnwys manylion o’r 5 aelod presennol, prosiectau a ymgymerwyd i fapio cyfathrebu hefo tenantiaid ac Archwiliad Tenantiaid Cymdeithasau Tai, yn ogystal â ffocws gan PCT i sicrhau bod tenantiaid wrth wraidd rheoleiddio. Tynnwyd sylw hefyd at ddyheadau PCT i ddarparu llais cryfach i denantiaid yng Nghymru ac ar gyfer gwaith dyfodol PCT i ychwanegu gwerth ystyrlon i reoleiddio a rôl y Bwrdd, gyda chymorth partneriaid sefydliadol.

2.1 Cyflwynodd KE ymgynghorydd annibynnol ganlyniadau ar ei waith hyd yma ar Adolygiad PCT. Cynhaliwyd cyfweliadau hefo sampl bach o randdeiliaid allweddol gan gynnwys aelodau PCT eu hunain a chynrychiolwyr o’r Bwrdd, Llywodraeth Cymru, TPAS Cymru, Tenantiaid Cymru a Cartrefi Cymunedol Cymru. Crynhowyd y safbwyntiau a gasglwyd i ddangos rhai canfyddiadau allweddol; nid oedd cydnabyddiaeth eang o PCT ac mae rhywfaint o ddifaterwch ymysg tenantiaid tuag at PCT. Ond fod aelodau yn ymrwymedig, wybodus ac mae ganddynt gyfleoedd go iawn i symud ymlaen.

2.2 Roedd yr argymhellion a daeth allan o’r adolygiad yn cynnwys yr angen i PCT gael mwy o gydnabyddiaeth ar lefelau uwch o fewn y sector, a bod eu gwaith yn adlewyrchu safbwyntiau tenantiaid yn well. A hefyd bod PCT yn glir ynghyd a “gofyn” gan bartneriaid yn ogystal â 'cynnig' i denantiaid.

2.3 Roedd y Bwrdd yn falch o weld yr adolygiad yn cael ei gynnal ac yn obeithiol y gallai PCT gyd gweithio gyda'r holl bartneriaid sefydliadol i ailffocysu ac i wneud cynnydd cadarnhaol. Nodwyd yr angen i gael gwell cysylltiad rhwng PCT a GCR fel dyhead gan y Bwrdd.

Gweithred

KE a MW i fynychu cyfarfod nesaf GCR i gyflwyno canfyddiadau PCT a thrafod ei gyfeiriad ymlaen - CW i roi ar yr agenda nesaf.

2.4 Roedd y Bwrdd yn awyddus i gynnig eu cefnogaeth a chymorth i PCT, gan gydnabod yr angen i ddatblygu cyswllt gyda rôl PCT, ac i ychwanegu gwerth at waith y Bwrdd, megis eu cyfraniad at yr astudiaeth gwerth am arian (VFM) thematig sydd ar y gweill.

2.5 Cydnabuwyd bod heriau i PCT ac y mae angen iddynt benderfynu ar eu blaenoriaethau, megis adolygu eu gorchwyl a recriwtio. Awgrymwyd ei bod yn datblygu camau gweithredu clir ac yn adrodd yn ôl i'r cyfarfod nesaf.

Gweithred

KE a MW i fynychu cyfarfod nesaf y Bwrdd ac i gyflwyno cynllun gweithredu ffurfiol PCT - CW i roi ar yr agenda nesaf.

3. Crynhowyd materion allweddol gan GJ a drafodwyd yn eu cyfarfod diweddaraf a fynychwyd hefyd gan BS.

3.1 Cyflwynwyd CK newidiadau arfaethedig i'r tîm rheoleiddio i GCR. Codwyd yr angen am sicrwydd pellach ynghylch cyflenwi gwaith rheoleiddio ariannol a chytunwyd i'w drafod ymhellach mewn cyfarfod yn y dyfodol.

3.2 Trafodwyd GCR y risgiau newydd sy’n datblygu o fewn y sector, gan gynnwys gosod safon rhent.

Gweithred

CW i sicrhau fod safon rhent tai cymdeithasol ar yr agenda ar gyfer cyfarfod Bwrdd nesaf.

3.3 Cynghorwyd CK y GCR ar waith y tîm rheoleiddio gyda Tai Pawb, datblygu cydraddoldeb a fframwaith amrywiaeth sydd yn cael ei dreialu ar hyn o bryd gyda landlord cymdeithasol cofrestredig. Y nod yw cynyddu ffocws landlordiaid cymdeithasol cofrestredig ar gydraddoldeb ac yn annog eu gweithredu i wella yn y maes hwn pan fydd angen, wrth ddarparu sicrwydd rheoleiddiol annibynnol i’r tîm rheoleiddio. Gall gysylltu hefyd â rôl y sefydliadau cymorth i denantiaid wrth symud ymlaen.

3.4 Anogodd BS aelodau eraill y Bwrdd i fynychu cyfarfodydd GCR pan yn gyfleus, fel cyfle da o dderbyn barn gan gynrychiolwyr y sector.

Gweithred

CW i ddanfon dyddiadau cyfarfod GCR i'r Bwrdd.

3.5 Trafodwyd hunan werthuso ac nodwyd er nad yw canlyniadau cyflawni yn rhwystr i ansawdd hunan werthuso, mae angen gwella eu hystyr a pherthnasedd i landlordiaid cymdeithasol cofrestredig. Mae Duncan Forbes, Cynrychiolydd o rwydwaith y PW yn gweithio gyda CCC ar y canlyniadau cyflawni; disgwylir y canlyniadau erbyn diwedd mis Gorffennaf.

Gweithred

DF i gyflwyno adolygiad canlyniadau cyflawni i'r Bwrdd, GCR a PCT - CW i roi ar agenda.

4. Amlygodd GJ yr adborth gan GCR ynghylch y fframwaith sgoriau arfaethedig; byddai'n ffafrio ymgynghori anffurfiol gyda'r sector yn gyntaf, ynghylch yr egwyddorion dan sylw, cyn ymgynghori mwy ffurfiol.

4.1 Crynhodd MW adborth gan aelodau PCT, fod y graddau arfaethedig sy’n cael ei hystyried i fod yn bositif ac awgrymwyd fod graddau “T” yn cael ei newid i “W” er mwyn adlewyrchu ei ystyr o wasanaethau yn well.

4.2 Trafododd aelodau’r Bwrdd y gwerth a'r effeithiau'r fframwaith sgoriau arfaethedig. Ar ôl llawer o drafod, cytunwyd y byddai dull 'papur gwyrdd' un cael ei ddatblygu lle bu'r sector, Byrddau, Cadeiryddion a rhanddeiliaid eraill yn cael ei ymgynghori’n anffurfiol dros gyfnod o 3 mis mewn digwyddiadau sydd ar y gweill. Y Bwrdd i fynychu'r rhain lle mae’n bosibl gyda'r tîm rheoleiddio ac adborth yn cael eu cyfnodi a’i bwydo yn ôl i'r Bwrdd. Byddai treial neu beilot o’r sgoriau yn cael eu hystyried eto yn ddiweddarach, ond cytunwyd y flaenoriaeth gyntaf oedd trafod hyn gyda'r sector a rhanddeiliaid er mwyn esbonio'r rhesymeg y tu ôl iddo a gofyn am eu barn.

Gweithred

CW i gasglu ac i gylchredeg dyddiadau posibl o ddigwyddiadau a rhwydweithiau anffurfiol y gallai’r Bwrdd fod yn bresennol i ofyn am farn y sector a rhanddeiliaid allweddol.

4.3 Nodwyd bod rhwydwaith y Cadeiryddion yn cael ei gynnal yn fuan a bydd angen llythyr gan HW i fynd i Gadeiryddion i esbonio'r sgoriau Fframwaith ac ymgynghori anffurfiol.

Gweithred

IW i ddrafftio llythyr i anfon i gadeiryddion ar ran HW (drwy CCC).

4.4 Ar hyn o bryd nid oes cynrychiolydd o fyrddau na rwydwaith y Cadeiryddion yn cael ei cynrychioli ar GCR ac mae galw i’r Cadeiryddion ymgysylltu mwy â thîm rheoleiddio . Nododd y Bwrdd hwn fel mater i gael sylw.

Gweithred

IW i wahodd cynrychiolydd o Rwydwaith Cadeiryddion i eistedd ar GCR.

(Ar y pwynt hwn, gadawodd KE a MW y cyfarfodg.)

5. Cafodd y Bwrdd flas o achosion cymhleth presennol a'r cynnydd a wneir.

5.1 Cafodd y gwersi a ddysgwyd o achosion o'r fath ei drafod a drafodwyd y ffordd orau i rannu rhain a'r sector a rhanddeiliaid allweddol. Hysbyswyd y Bwrdd bod aelod o'r tîm rheoleiddio yn treialu dull o gasglu'r gwersi a ddysgwyd hefo un achos o'r fath ar hyn o bryd. Gall hyn hefyd gael ei rannu yng nghynhadledd CIH ‘Y Cwestiwn Mawr ym mis Hydref, ar y cyd gan y tîm rheoleiddio a landlord cymdeithasol cofrestredig dan sylw.

Gweithred

CK/SLG i rannu unrhyw ddogfennau o wersi a ddysgwyd. Yn arbennig achosion cymhleth gyda'r Bwrdd, gan gynnwys gwaith ar “arwyddion rhybuddiol” i alluogi dysgu o’r achos - CW i ddosbarthu.

5.2 Awgrymwyd hefyd y gallai’r Bwrdd gynnal cyfarfodydd ‘telecon’ ad hoc am awr, rhwng prif gyfarfodydd y Bwrdd, i ddysgu o achosion cymhleth.

5.3 Mynegodd y Bwrdd hefyd eu dymuniad i ddysgu am ymarfer da/dysgu ar y cyd gan y sector yng Nghymru. Gallai hyn fod ar ffurf gwrandawiad gan y landlordiaid cymdeithasol cofrestredig o'r gwaith da os fyddai’r Bwrdd yn cynnal cyfarfodydd yn y dyfodol mewn gwahanol swyddfeydd landlordiaid cymdeithasol cofrestredig ledled Cymru.

Gweithred

CW i sicrhau fod ymarfer da/dysgu ar y cyd yn cael ei rhoi ar agenda’r Bwrdd yn y dyfodol yn cynnwys fod y bwrdd yn trefnu'r cyfarfod nesaf yn un o swyddfeydd landlord cymdeithasol cofrestredig.

6. Rhoddwyd diweddariad gan CK ar y prosiect gwerth am arian hyd yma.

6.1 Y mae'r grŵp llywio yn gweithio'n dda ac mae’r prosiect yn cymryd siâp. Ar hyn o bryd mae'n edrych ar fesurau gwerth am arian ,ac mae Fforwm Cyllid CHC yn gweithio ar ddatblygu hyn, gan adeiladu ar ffigurau cyfrifon ‘global accounts’. Mae'r tîm rheoleiddio yn casglu data perthnasol ar fodlonrwydd tenantiaid (erbyn canol Gorffennaf) ar gyfer dadansoddiad cymharol.

6.2 Y cam nesaf fydd penderfynu sut i ymgorffori agweddau eraill ar astudiaeth gwerth am arian; yn ogystal a safbwynt y tenantiaid ynghyd ar elfen 'gwerth ychwanegol' ( y pethau ychwanegol o ran budd cymunedol mae’r landlordiaid cymdeithasol cofrestredig yn ei wneud ). Mae hyn yn elfen allweddol o’r adolygiad “pen-desg” sydd yn cael ei wneud gan ddau ymchwilydd o Brifysgol Fetropolitan Caerdydd.

6.3 Cartrefi Cymunedol Cymru (CCC) yn gweithio gyda ‘Housemark’ i gynhyrchu eu hadroddiad eu hunain ac y maent yn ei ddefnyddio i ymgysylltu gyda'r sector. Sefydlwyd grŵp darllen fel rhan o hyn. Mae’r Adroddiad hwn yn cael ei gwblhau ym mis Medi a bydd yn ategu at astudiaeth y Bwrdd ar werth am arian. Mae Tenantiaid Cymru wedi ceisio barn tenantiaid ar gyfer CCC, ar hyn sy'n bwysig i denantiaid ynghylch gwerth am arian. Maent wedi cynhyrchu adroddiad sydd wedi ei rannu gyda thîm rheoleiddio a'r ymchwilwyr.

6.4 Mae'r Bwrdd wedi cadarnhau nod y prosiect gwerth am arian - i godi lefel y drafodaeth, i ddiweddaru’r sector ac i annog gwelliannau. Mae'r sector yn ymwneud a datblygiad yr astudiaeth. Bydd y canlyniadau yn cynnwys meincnodau, ‘scattergram’ ymarfer di enw, rhoi cyfle i landlordiaid cymdeithasol cofrestredig ystyried y rhesymau dros eu sefyllfa gymharol. Holodd y Bwrdd beth fyddai cymhelliant landlordiaid cymdeithasol cofrestredig i wella eu sefyllfa. Bydd yr astudiaeth yn rhoi darlun clir o arferion cyfredol gwerth am arian, ond efallai y bydd yn cynhyrchu mwy o gwestiynau nag atebion. Awgrymodd y Bwrdd y gellid ‘HCA’ rhoi enghreifftiau o landlordiaid cymdeithasol cofrestredig Lloegr sy’n gwneud yn dda o ran arfer gwerth am arian.

Gweithred

CK i gael enghreifftiau gan ‘HCA’ o arfer da o ran gwerth am arian gan Lloegr.

6.5 Symud ymlaen maer` bwrdd wedi mynegi dymuniad i gael gwybodaeth cynnydd gyda'r astudiaeth gwerth am arian. Byddai'n ddefnyddiol pe gellid cynnwys mwy o sylwedd yn y cofnodion er mwyn helpu’r bwrdd i ddeall y cyd-destun.

Gweithred

CK i sicrhau bod y Bwrdd yn cael ei gopïo mewn i gofnodion y grŵp llywio gwerth am arian - CW i ddosbarthu.

Cynhaliodd y Bwrdd drafodaethau anffurfiol dros ginio. Ar y pwynt hwn, ymunodd JA a JH y cyfarfod.

8. Estynnodd HW groeso cynnes a chyflwynwyd yr aelodau i JA , Cadeirydd y Pwyllgor ‘HCA’.

8.1 Siaradodd JA yn fras am waith yr ‘HCA’ a’r gwahaniaethau allweddol rhwng rheoleiddio yn Lloegr a Chymru hefo’r Bwrdd. Ceir amrywiaeth amrywiol o landlordiaid cymdeithasol cofrestredig eu rheoleiddio yn Lloegr; gydag o leiaf tairdros 100,000 mil o gartrefi a gyda 900 gyda llai na 250 o gartrefi.

8.2 Mae'r (HCA) wedi cyhoeddi llawer o safonau dros yr un rhai yng Nghymru, ond dim ond yn cwmpasu llywodraethu a hyfywedd ariannol (y cyntaf yn cael ei hadolygu i ymateb straen profion). Ar gyfer rhai sydd â llai na 1,000 o gartrefi edrychir ar ei cyfrifon blynyddol ar effaith o leihau rhent drwy brofion straen. Mae mwy o ffocws ar 350 o landlordiaid cymdeithasol cofrestredig sy'n cymryd rhan mewn arolygon chwarterol sydd yn rhoi data eu hunain yn y borth er mwyn i'r tîm rheoleiddio gadw mewn cysylltiad hefo’i gweithgareddau a chyllid. Mae Cyswllt Rheoleiddiol yn cynyddu ar gyfer y rhai y tybir i fod mewn risg uwch (e.e. Os nad oes ganddynt o leiaf 12 mis o gostau gweithredu i law).

8.3 Elfennau allweddol rheoleiddio HCA yn cynnwys archwiliad sefydlogrwydd blynyddol (data yn seiliedig o ffurflenni rhagolygon ariannol a roddwyd yn y porth sy’n rhesymol ac sy'n tynnu sylw at bryderon). Ynghyd ag asesiadau manwl (gweddol newydd ar gyfer rheoleiddio'r HCA ac edrych yn fanwl iawn bob 4 blynedd, fel y bo angen). Defnyddir model segmentu risg i ddadansoddi'r sector ar ystod eang o ffactorau sy'n seiliedig ar risg (yn cymryd i ystyriaeth effaith a'r tebygolrwydd o fethu), i benderfynu pa landlordiaid cymdeithasol cofrestredig sydd ag asesiadau manwl, tra hefyd yn ystyried sefydliadau llai, TGRF a lledaeniad daearyddol.

8.4 Nid yw HCA yn gwneud rheoliad defnyddwyr a gwaherddir rhag edrych ar ddata defnyddwyr (ceir safonau tenantiaeth/cartrefi ond nad ydynt yn cael ei `plismona).

Llywodraethu a hyfywedd ariannol graddau

8.5 JA yn trafod pa mor ddefnyddiol y maent wedi bod i ‘HCA’ oherwydd eu heffeithiolrwydd yn gyrru gwelliannau ac ymddygiadau a sut mae'r rhain yn gweithio yn Lloegr.

8.6 JA yn cynghori o fewn y raddfa 4 pwynt bod 2 radd cydymffurfio a 2 radd nad yw’n cydymffurfio. Mae landlordiaid cymdeithasol cofrestredig yn casáu cael eu israddio, ond nid oes unrhyw heriau cyfreithiol wedi cymerid lle hyd yn hyn. Mae dull cadarn o amlygu penderfyniadau ac mae gan ‘HCA’ broses fewnol ar gyfer israddio. Mae'r graddau a hyfywedd ariannol yn ymwneud â gwydnwch ariannol.

8.7 Yn Lloegr mae’r cyfrifoldeb ar landlordiaid cymdeithasol cofrestredig i hunan adrodd ( Self Report) wrth dorri'r safonau neu pan yn debygol o fod yn torri safonnau.

Gwerth am arian

8.8 Mewn perthynas â gwerth am arian yn Lloegr y mae’n canolbwyntio ar gostau yn y data sydd ar gael. Mae HCA newydd gynnal dadansoddiad cost uned sy’n edrych ar gymariaethau cost yn seiliedig ar reoli uned tai cymdeithasol. Mae gwahaniaethau o ran costau yn eang iawn (300%), ond mae costau cyfartalog fwy neu lai yn aros yr un fath (roedd un astudiaeth CIH wedi darganfod yr un canfyddiadau cyffredinol). Y ffactor mwyaf o bell ffordd yw tai â chymorth a gofal, a gall wneud gwahaniaeth o tua £10k ar gyfartaledd. Mae’r HCA am symud y ddadl oddi wrth hunan asesiadau gwerth am arian i edrych ar rywbeth mwy sydd wedi'i seilio ar ddata, ac mae wedi cyhoeddi gram gwasgariad dienw o gostau, lle dywedir wrth landlordiaid cymdeithasol cofrestredig lle maent yn eistedd.

Strwythur Asiantaeth Cartrefi a chymunedau a Bwrdd

8.9 Mae gan yr ‘HCA’ dîm strategaeth a pholisi, dan arweiniad Jonathan Walters, sy'n cynnwys ystadegwyr a rhai dadansoddwyr ariannol hefyd. Mae'r tîm hwn yn gyrru datblygiad strategaeth fewnol, megis sut mae HCA yn rheoleiddio landlordiaid cymdeithasol cofrestredig mwyaf, ac mae'n cynhyrchu dadansoddiad arolwg chwarterol, yn ogystal â phapur risg blynyddol y sector.

8.10 Mae Bwrdd HCA yn cyfarfod bob mis (heblaw mis Awst) ar ffurf cyfarfod ffurfiol gyda gweithdy prynhawn anffurfiol (ar bynciau llosg). Dirprwyir y tîm rheoleiddio i wneud bron pob penderfyniad ynghylch graddau ac mae'r Bwrdd yn pennu'r polisi rheoleiddio yn y dyfodol.

Ar y pwynt hwn, gadawodd JH y cyfarfod.

Swyddfa Ystadegau Gwladol

8.11 Eglurodd JA sut mae Lloegr wedi ymdrin ar effaith o ailddosbarthiad y Swyddfa Ystadegau Gwladol ynghyd a rhai gwersi a ddysgwyd.

Ar y pwynt hwn, gadawodd JA y cyfarfod.

9. Mae'r Bwrdd wedi ystyried yr hyn dylid ei wneud yn wahanol ar gyfer ei adroddiad blynyddol a phenderfynwyd am 15/16 dylai fod yn ddogfen gyhoeddus.

Gweithred

IW i sicrhau fod gweithdy Bwrdd wedi'i drefnu ar gyfer mis Mawrth 2017 i ystyried cynnwys yr adroddiad blynyddol.

10. IW yn rhannu gyda'r Bwrdd ailstrwythuro dros dro newydd y tîm rheoleiddio, gan gynnwys y 2 swyddogaethau : Gweithrediadau (dan arweiniad SLG) yn ogystal â dysgu ac atal (dan arweiniad CK).

10.1 Ar gyfer y tîm dysgu ac atal , mae`r gwaith o ailddosbarthiad y Swyddfa Ystadegau Gwladol (ONS) yn flaenoriaeth , ac efallai bydd rheolwr bil yn dod i mewn i helpu i symud ymlaen y ddeddfwriaeth angenrheidiol. Bydd y swyddogaeth hon hefyd yn cynnwys gwersi a ddysgwyd o achosion cymhleth, bydd y dadansoddwyr ariannol yn gwneud gwaith ehangach, bydd ymgynghorir ar sicrwydd pensaernïaeth a bydd hefyd yn darparu cymorth i'r tîm gweithrediadau wrth weithio ar uno ac achosion cymhleth.

Gweithred

Y Bwrdd i gysylltu â CK gydag unrhyw syniadau am flaenoriaethau posibl ar gyfer y tîm dysgu ac atal.

Gweithred

IW/CK/SLG yn sicrhau bod y Bwrdd yn cael copïau o unrhyw bapurau ymgynghori, CW i ychwanegu'r Bwrdd at y rhestr e-bost am unrhyw wybodaeth a anfonwyd allan gan y tîm rheoleiddio.

Gweithred

CW i sicrhau fod JH yn cael gwahoddiad i siarad yn y cyfarfod nesaf ac yn ychwanegu at yr agenda.

Ar y pwynt hwn, gadawodd CRG y cyfarfod.

10.2 Trafododd y Bwrdd effaith penodiad newydd CRG i swydd yn Llywodraeth Cymru (mewn adran nad ydynt yn gysylltiedig â thai). Cytunodd y Bwrdd ar ôl rhywfaint o ystyriaeth i ofyn i CRG i aros ar y Bwrdd ar weddill ei thymor (tan Ionawr 2019. Dywedodd IW bod rhaid gofyn am ganiatâd gan y Gweinidog a bod angen i'r Bwrdd fabwysiadu polisi gwrthdaro o ran buddiannau i reoli unrhyw risgiau cysylltiedig â phenodiad CRG.

Gweithred

IW i ddrafftio Cyngor Gweinidogol (MA) ac yn anfon at y Gweinidog, Carl Sargeant ynghylch penodiad newydd CRG.

Gweithred

IW i ddatblygu polisi gwrthdaro o ran buddiannau gyfer y Bwrdd.

Cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoleiddiol Cymru 27 Medi 2016.