Neidio i'r prif gynnwy

Coronafeirws (COVID-19) a phrosiectau a gefnogir gan y Cronfeydd Strwythurol Ewropeaidd

Mae’r argyfwng COVID-19 yn creu heriau mawr i ni i gyd. Mae WEFO yn cydnabod ei fod yn effeithio ar y ffordd mae prosiectau’r Cronfeydd Strwythurol Ewropeaidd yn cael eu darparu. Gofynnwn i chi barhau i geisio cyflawni gweithgareddau prosiect hyd eithaf eich gallu, gan sicrhau bod llwybr archwilio cadarn yn cael ei gadw bob amser. Ond rydym wedi ymrwymo i weithio’n hyblyg a phragmatig gyda phob un o’n buddiolwyr i sicrhau sefydlogrwydd tymor byr ac i gefnogi’r gwelliant a fydd yn angenrheidiol ar ôl yr argyfwng. 

Mae canllawiau’r llywodraeth wedi’u cynhyrchu i helpu unigolion a busnesau i baratoi i leihau risgiau ac effaith COVID-19, ac rydym yn argymell y dylai buddiolwyr eu darllen, os nad ydynt wedi gwneud hynny eisoes. Mae mwy o fanylion am y canllawiau hyn a’r dolenni priodol yn Atodiad A y ddogfen hon.

Os bydd y coronafeirws (COVID-19) yn cael unrhyw effaith ar gyflawni eich prosiect cronfeydd strwythurol, cyfeiriwch at gyswllt WEFO perthnasol i gael rhagor o gyngor. Mae WEFO yn cydnabod bod y sefyllfa hon yn esblygu’n gyflym iawn a bod y cyngor yn debygol o newid ar fyr rybudd. O ganlyniad, byddwn yn ceisio gwneud penderfyniadau cyn gynted â phosibl, ac yn edrych ar bob achos yn unigol, gan fod yn fwy ystyriol lle bo hynny’n bosibl ac yn briodol. Yna, byddwn yn diweddaru’r ddogfen Cwestiynau Cyffredin hon yn unol â hynny, gan ystyried yr holl gyngor swyddogol ar y pryd. 

Yn y cyfamser, mae’r ddogfen Cwestiynau Cyffredin hon wedi’i chynhyrchu i fuddiolwyr gyfeirio ati cyn cysylltu â WEFO. Mae’r ddogfen hon yn mynd law yn llaw â’r ddogfen Rheolau Cymhwystra ac Amodau ar gyfer cael Cymorth o’r Cronfeydd Strwythurol Ewropeaidd 2014-20 ac yn rhan o reolau cenedlaethol Cymru ar gyfer y Cronfeydd Strwythurol.

1. Cymhwysedd costau prosiect – a fydd costau prosiect yn parhau i fod yn gymwys lle mae cyfyngiadau swyddogol ar waith sy’n effeithio ar weithgarwch ‘busnes fel arfer’?

Bydd unrhyw gostau angenrheidiol sydd eisoes wedi’u cymeradwyo gan WEFO, sydd wedi’u cynnwys yng Nghynllun Busnes y gweithgaredd ac sydd wedi’u cynnwys yn y Proffil Cyflenwi cytunedig yn parhau i fod yn gymwys, hyd yn oed mewn sefyllfaoedd lle mae swyddfeydd wedi gorfod cau a lle mae staff yn gweithio gartref neu lle mae gweithgarwch prosiect wedi lleihau, er enghraifft, costau rhentu, costau llety eraill (gan gynnwys Cyfraddau Safonol) a chostau staff. Fel gyda’r holl gostau a gytunir gan WEFO, mae yna ddisgwyliad y bydd gwerth am arian yn cael ei sicrhau a, lle gellir gwneud arbedion neu ostyngiadau, dylai’r opsiynau hyn gael eu harchwilio lle bo hynny’n bosibl.

Ni ddylai sefydliadau ddyblygu na defnyddio 'ariannu dwbl' os oes unrhyw rai o'r costau hyn yn cael eu talu gan grantiau eraill y Llywodraeth a dderbyniwyd i ymdrin ag effaith COVID 19.

2. A all costau staff barhau i gael eu hawlio?

Gallant.

Mae costau staff ar gyfer staff buddiolwyr sydd wedi’u contractio i weithio ar y gweithgaredd yn parhau i fod yn gymwys a dylent barhau i gael eu hawlio yn unol â pholisïau’r sefydliad ei hun ac yn unol â rheolau cymhwysedd WEFO, fel cynt. Lle mae polisïau’r buddiolwr yn cwmpasu amgylchiadau eithriadol (er enghraifft, absenoldeb arbennig gan fod ysgolion yn cau), mae’r costau hyn yn parhau i fod yn gymwys. Yn ogystal, lle mae polisïau buddiolwyr yn caniatáu i staff barhau i weithio gartref wrth hunanynysu, bydd y costau hyn yn parhau i gael eu hystyried yn gymwys. Bydd WEFO yn derbyn negeseuon e-bost swyddogol fel tystiolaeth i gadarnhau polisi’r sefydliad ar gyfer amgylchiadau yn ymwneud â Choronafeirws. Mae tâl salwch yn parhau i fod yn gymwys os caiff ei hawlio yn unol â rheolau cymhwysedd WEFO.

Pan fo'r staff hyn yn gweithio ar draws nifer o weithgareddau bydd y dull o hawlio eu costau staff yn parhau i gael ei bennu gan bob contract unigol h.y. a yw disgrifiad swydd/contract cyflogaeth/llythyr secondiad yn pennu nifer penodol o oriau neu ganran o amser i'w ddyrannu i brosiectau/gweithgareddau penodol sy'n cael eu cefnogi gan y cronfeydd strwythurol, yna dylid parhau i'w hawlio fel hyn.

Pan gyflogir staff ar sail hyblyg/oriau amrywiol, mae'n rhaid i'r arweinydd a/neu'r cyd-fuddiolwr gadw'r cyfiawnhad dros y fethodoleg a ddefnyddir i hawlio'r costau hyn. Er enghraifft, gall buddiolwyr ddefnyddio cyfartaledd hanesyddol (o leiaf 3 mis lle bo modd) er mwyn penderfynu faint i'w hawlio. Rhaid cytuno ar unrhyw ddull arall gyda'r Swyddog Datblygu Prosiect (PDO)/Swyddog Gweithrediadau (OO). Sicrhewch fod yr holl ddogfennau sy'n ymwneud â'r dadansoddiad yn cael eu cadw at ddibenion archwilio.

Lle bo buddiolwr yn penderfynu manteisio ar Gynllun Cadw Swyddi drwy Gyfnod Coronafeirws Llywodraeth y DU, neu Gynllun Cymhorthdal Cyflog Dros Dro Llywodraeth Iwerddon, ni fydd unrhyw gostau staff sy’n gysylltiedig â chyflawni’r gweithgaredd cymeradwy yn gymwys am gymorth trwy’r cronfeydd strwythurol gan y bydd derbyn y taliadau hyn yn cyfrif fel ‘ariannu dwbl’.

2a. Beth am sefydliadau sydd angen defnyddio cynllun ffyrlo'r Llywodraeth

Er ein bod wedi cadarnhau y gellir parhau i hawlio costau staff a ariennir gan WEFO pan fo gweithgarwch y prosiect yn cael ei leihau, rydym yn cydnabod y bydd angen i rai sefydliadau wneud penderfyniad ar ddefnyddio cynllun ffyrlo Llywodraeth y DU ar gyfer eu staff, yn enwedig lle maent yn defnyddio eu harian cyfatebol eu hunain neu arian arall i dalu costau staff.

Ni ddylai sefydliadau ddyblygu na defnyddio 'ariannu dwbl' ar gyfer costau staff, h.y. hawlio cyllid gan CThEM drwy'r Cynllun Cadw Swyddi drwy gyfnod y Coronafeirws (CJRS) neu Gynllun Cymhorthdal Cyflogau dros dro Llywodraeth Iwerddon, yn ogystal â'r arian grant arferol a dderbynnir gan WEFO i dalu costau staff. Byddai hyn yn ddefnydd amhriodol o arian cyhoeddus a bydd WEFO yn ceisio adennill 'arian dwbl' sydd wedi cael ei hawlio a'i dalu.

Felly ar ôl derbyn y taliadau ffyrlo hyn bydd angen i fuddiolwyr sicrhau bod didyniadau’n cael eu tynnu o hawliadau i WEFO ar gyfer costau staff yn ystod/ar gyfer y cyfnod hwn.

Ar hyn o bryd mae WEFO wrthi’n diwygio datganiad y ffurflen hawlio i gynnwys y datganiad canlynol:

Rwy’n cadarnhau’r canlynol, hyd eithaf fy ngwybodaeth bod:

  • yr holl fanylion ar y ffurflen yn gywir
  • yr holl wariant sydd wedi’i ddatgan wedi’i wario (ei dalu) ar weithgareddau cymwys mewn perthynas â’r Gweithgaredd
  • nid oes dim o’r gwariant sydd wedi’i ddatgan wedi’i hawlio o neu ei dalu gan ffynonellau ariannu eraill (ariannu dwbl) e.e. gan gyllidwyr grantiau eraill, Arian Argyfwng Covid-19/Cynlluniau Ffyrlo ac ati
  • yr wyf wedi cydymffurfio â’r Telerau ac Amodau Defnyddwyr a holl amodau ariannu, rheolau a chanllawiau perthnasol WEFO a all fod yn berthnasol i’r ffurflen hawlio hon

Cyrff Preifat a Chyrff Trydydd Sector - yn cael cymorth drwy'r cronfeydd strwythurol a allai fod yn ddibynnol hefyd ar incwm o ffynonellau eraill, gan gynnwys gweithgareddau masnachol, ffioedd a/neu daliadau:

Penderfyniad i bob sefydliad ei wneud mewn trafodaeth/trwy gytundeb â'i weithwyr yw'r penderfyniad i roi staff ar ffyrlo ac i wneud cais i gynllun Cadw Swyddi drwy gyfnod y Coronafeirws Llywodraeth y DU (CJRS). Wrth wneud cais i'r CJRS, rhaid i chi hawlio mewn modd cymesur e.e. lle mai dim ond 50% o'r incwm sydd wedi'i golli, dim ond 50% o'r costau staff cysylltiedig ddylid eu hawlio drwy'r CJRS. Os oes gennych bolisi sefydledig ar draws y sefydliad sy'n golygu y gellir talu'r swm ychwanegol at y ffyrlo, h.y. y bwlch o 20%, bydd cronfeydd strwythurol yn gallu eich cynorthwyo i dalu'r gost hon ar gyfer y gweithwyr cyflogedig sy'n ymgymryd â gweithgarwch ar weithgaredd/prosiect a gynorthwyir. Fodd bynnag, nodwch mai dim ond ar gyfradd y gyfradd ymyrraeth gytunedig ar gyfer y gweithgaredd/prosiect y bydd y cymorth hwn, nid y swm llawn o 20%.

Gweler Atodiad A ar gyfer dolenni i fanylion pellach am y cynllun.

Ym mis Mai 2020, cyhoeddodd Llywodraeth y DU nifer o ddiweddariadau i’r canllawiau hyn, yn benodol mewn perthynas â’r dyddiad cau ar gyfer newydd-ddyfodiaid a threfniadau ar gyfer cael gweithwyr yn ôl i’r gwaith gan barhau i hawlio o’r cynllun. Mae’n rhaid i fuddiolwyr sy’n defnyddio’r CJRS sicrhau eu bod yn gyfarwydd â’r newidiadau hyn cyn cyflwyno hawliadau i WEFO.

2b. Os yw sefydliad yn penderfynu talu'r swm ychwanegol o 20% at y taliad ffyrlo, a yw'r costau hyn yn gymwys?

Os yw buddiolwr wedi gwneud penderfyniad ar draws y sefydliad i dalu'r swm ychwanegol at y taliad ffyrlo a dderbyniwyd drwy Gynllun Cadw Swyddi drwy gyfnod y Coronafeirws (CJRS) Llywodraeth y DU, gellir ystyried hyn yn gost gymwys ar gyfer staff dan gontract i weithio ar weithgareddau a ariennir gan gronfeydd strwythurol, ond dim ond ar y sail bod y polisi hwn yn gymwys hefyd i'r holl staff eraill yn y sefydliad hwnnw. Bydd hyn yn berthnasol i/yn cynnwys cyfraniadau yswiriant gwladol a phensiwn hefyd, lle nad yw CJRS y DU yn talu cyfanswm taliadau o’r fath i gyd. Mae hyn ar yr amod na fydd unrhyw oblygiadau cost ychwanegol i'r gweithgaredd gan atgoffa mai dim ond y gyfradd ymyrraeth a gymeradwywyd o 20% o'r cyflog y bydd WEFO yn ei dalu.

2c. Pa dystiolaeth fydd angen ei darparu i ddangos bod staff prosiect/gweithgaredd wedi’u rhoi ar ffyrlo?

Pan fydd staff prosiect/gweithgaredd wedi’u rhoi ar ffyrlo ac yn derbyn taliadau ffyrlo, bydd y gofynion tystiolaeth canlynol yn berthnasol:

  • Pan fo taliad ffyrlo yn gyfwerth â 80% o gyflog y staff ac nad yw sefydliad y buddiolwr yn talu’r 20% sy’n weddill o’r cyflog - gweld polisi’r sefydliad ar y broses ffyrlo, gyda rhestr o staff y prosiect/gweithgaredd sydd wedi’u rhoi ar ffyrlo ac (a) llwybr archwilio cyflogres yn dangos taliadau ffyrlo i staff prosiect/gweithgaredd (b) llythyr gan y buddiolwr at staff y prosiect/gweithgaredd yn cadarnhau eu bod wedi’u rhoi ar ffyrlo.
  • Pan fo taliad ffyrlo yn gyfwerth â 80% o gyflog y staff ac y bydd y sefydliad yn talu’r 20% sy’n weddill o’r cyflog - gweld polisi’r sefydliad ar y broses ffyrlo, yn cynnwys cadarnhad o’r 20% o gyflog ychwanegol sy’n cael ei dalu i bob gweithiwr yn y sefydliad, ynghyd â rhestr o staff y prosiect/gweithgaredd sydd wedi’u rhoi ar ffyrlo ac (a) llwybr archwilio cyflogres yn dangos taliadau ffyrlo a thalu costau Yswiriant Gwladol/pensiwn i staff y prosiect/gweithgaredd, (b) llythyr gan y buddiolwr at staff y prosiect/gweithgaredd yn cadarnhau eu bod wedi’u rhoi ar ffyrlo a bod sefydliad y buddiolwr yn talu’r 20% sy’n weddill o’r cyflog.

3. Cyfyngu ar deithiau tramor

Mae hyn yn ymwneud â gweithgareddau/prosiectau sy’n cynnwys costau ar gyfer teithiau tramor o fewn cynlluniau busnes cymeradwy a/neu'r gweithgareddau/prosiectau hynny lle mae teithiau tramor unigol wedi’u hawdurdodi gan WEFO. Lle mae taith wedi’i harchebu i wlad/ardal y mae Swyddfa Dramor a Chymanwlad y DU (FCO) wedi cynghori yn erbyn teithio iddi - bydd angen i fuddiolwr gysylltu â’i ddarparwr yswiriant teithio ei hun (lle bo hynny’n berthnasol) a hawlio yn erbyn yr yswiriant. Os na fydd y polisi yswiriant teithio yn ad-dalu’r costau teithio am unrhyw reswm, bydd angen i’r rhesymau hyn gael eu darparu i WEFO. Wrth ddisgwyl y rhesymau pam nad yw’r polisi yswiriant yn talu allan a lle mae WEFO yn derbyn bod y rhesymau yn rhesymol a bod modd eu cyfiawnhau i hawlio o gronfeydd strwythurol, ystyrir bod y costau teithio yn anghymwys. Ystyrir bod ffioedd tâl-dros-ben yswiriant yn gost gymwys.

4. Beth yw effaith gorfod ymestyn prosiectau a chynyddu costau heb lawer o gynnydd, os o gwbl, mewn targedau ac allbynnau?

Os na all buddiolwyr gyflawni eu prosiectau oherwydd y feirws, byddwn yn ystyried y sefyllfa fesul achos, fel y byddem yn ei wneud ar gyfer unrhyw sefyllfa arall sy’n atal buddiolwr rhag cyflawni ei rwymedigaethau cytundebol. Wrth gwrs, byddwn yn ystyriol o hyn ac yn ystyried estyniadau ac ati fel sy’n briodol, ond cofiwch na all y dyddiadau hyn fynd y tu hwnt i ddyddiad cymhwysedd y rhaglen, sef 31 Rhagfyr 2023, ac yn ddelfrydol, ni fyddai’r dyddiadau yn mynd y tu hwnt i fis Mehefin 2023 er mwyn galluogi’r holl weithgarwch cau i fynd rhagddo. Eich 
Swyddog Datblygu Prosiect (PDO)/ Swyddog Gweithrediadau (OO) WEFO fydd y pwynt cyswllt i drafod hyn yn fanwl.

5. A fyddai ffioedd canlso yn gymwys?

Lle mae buddiolwr wedi mynd i gostau nad ydynt wedi dwyn ffrwyth oherwydd digwyddiadau neu benderfyniadau y tu hwnt i’w reolaeth e.e. cyfarfodydd yn cael eu canslo gan drydydd partïon neu yn dilyn cyngor y Llywodraeth, ni fydd y gwariant hwnnw yn cael ei wneud yn anghymwys am gyllid yr UE, cyn belled â bod camau rhesymol wedi’u cymryd i leihau’r gost honno e.e. ei fod wedi gwneud unrhyw hawliadau yswiriant posibl. Gan edrych i’r dyfodol, dylai buddiolwyr fod yn ofalus wrth drefnu digwyddiadau presenoldeb ac osgoi gwneud hynny tra bo cyfyngiadau symud/teithio ar waith, oni bai bod opsiwn i gael ad-daliad llawn yn rhan o’r senario.

6. A ellir defnyddio dulliau eraill i ddarparu tystiolaeth – er enghraifft, llofnodion electronig/wedi’u sganio, cadarnhad e-bost a chopïau wedi’u sganio lle nad oes modd darparu copïau gwreiddiol?

Gellir.

Gall copïau wedi’u sganio o ddogfennau adnabod neu ffurflenni ymrestru wedi’u hanfon mewn e-bost gael eu derbyn fel tystiolaeth ar gyfer dilysu rheolwyr, ac mae’r un peth yn berthnasol i ganlyniadau y gellir eu hunan-ddatgan o dan reolau presennol. Er enghraifft, byddwn yn barod i dderbyn cadarnhad e-bost gan gyfranogwr (e.e. gweler y ffurflen gais sydd ynghlwm), gallai hon, ynghyd â’r e-bost, gael eu cyflwyno yn lle’r llofnodion am y tro. Cytunwyd hefyd y byddwn yn caniatáu i basbortau ac ati gael eu darparu heb gael eu hardystio. Mae’r hyblygrwydd hwn wedi’i gyflwyno ar yr amod y bydd angen i brosiectau ailedrych ar y dystiolaeth hon yn y dyfodol yn unol â gofynion arferol ac ar y cyfle cyntaf posibl. Rhaid i fuddiolwyr barhau i gadw at reolau GDPR wrth weithredu’r mesurau diwygiedig hyn.

A ellir defnyddio llofnodion electronig a bwrw bod polisïau a gweithdrefnau’r sefydliad ei hun yn caniatáu hynny?

Does dim gofyniad gan WEFO na’r Comisiwn Ewropeaidd bod rhaid defnyddio dogfennau copi caled na ‘llofnodion gwlyb’ na’u bod yn rhagori ar gofnodion digidol. Yn wir, caiff y defnydd o systemau electronig eu hannog, ble bynnag y bo modd. Os defnyddir rhywbeth yn lle ‘llofnodion gwlyb’, rhaid i’r buddiolwr gydymffurfio â’r gofynion a nodir yn adran 5.1.4.2 o ‘Reolau’ WEFO i sicrhau bod modd dibynnu ar ddilysrwydd ac uniondeb y cofnodion at ddibenion cyfreithiol/dibenion archwilio, bod y prosesau a’r rheolaethau ardystio gofynnol yn eu lle a bod y systemau TGCh a ddefnyddir yn cydymffurfio â’r safonau BSI gofynnol.

Mae rhagor o wybodaeth ar gael yn Electronic signatures and trust services sy’n cynnwys dolen at un o reoliadau’r DU a rheoliad eIDAS.

8. Adleoli staff – pan fo staff gweithgaredd/prosiect yn cael eu hadleoli i wasanaethau hanfodol craidd eraill i fynd i’r afael ag effeithiau COVID-19 – a fydd costau staff gweithgaredd/prosiect yn dal yn gymwys am gymorth drwy’r cronfeydd strwythurol?

Pan fo angen adleoli staff gweithgaredd/prosiect i wneud gwaith brys i leihau effaith COVID-19, cysylltwch â’ch Swyddog Datblygu Prosiect (PDO/ Swyddog Gweithrediadau (OO) WEFO a darparu’r wybodaeth ganlynol:

  1. copi o bolisi’r sefydliad neu dystiolaeth debyg sy’n galluogi i staff gael eu hadleoli – ee e-bost/bwletin sefydliadol neu delerau contract cyflogaeth;
  2. manylion staff y gweithgaredd/prosiect sydd i’w hadleoli;
  3. hyd yr adleoli, hy dyddiadau dechrau a gorffen (os ydych yn gwybod y dyddiad gorffen);
  4. y gweithgaredd adleoli a manteision ehangach y gweithgaredd, yn enwedig os yw’r gweithgaredd yn cyd-fynd rywfaint â nodau/amcanion/gweithgaredd gwreiddiol y gweithgaredd a gymeradwywyd gan WEFO.

Bydd yr uchod yn galluogi’r Swyddog Datblygu Prosiect/Swyddog Gweithrediadau i roi cyngor ar sail yr wybodaeth ac yn sicrhau trywydd archwilio digonol ar gyfer y dyfodol. 

Cofiwch y paragraff olaf yng nghwestiwn 2 os bydd buddiolwr yn arfer ei hawl trwy Gynllun Cadw Swyddi drwy Gyfnod Coronafeirws Llywodraeth y DU, neu Gynllun Cymhorthdal Cyflog Dros Dro Llywodraeth Iwerddon.

Pan fo staff prosiect/gweithgaredd yn cael eu hadleoli a mwy o oriau’n cael eu gweithio h.y. maent yn gweithio mwy na’r oriau y cytunwyd arnynt yn eu contract. Bydd rhaid talu unrhyw daliadau goramser y maent yn gymwys amdanynt yn sgil gweithio dros eu horiau contract y cytunwyd arnynt drwy adnoddau/cyllideb y buddiolwr ei hun. Bydd taliadau goramser ond yn cael eu dosbarthu fel rhai sy’n gymwys ar gyfer cymorth gan Gronfeydd Strwythurol pan fyddant yn ymwneud yn uniongyrchol â darparu gweithgaredd UE. Ni ddylai costau staff a hawlir ar weithgaredd yr UE achosi cynnydd i’r cyllidebau arferol/y cytunwyd arnynt.

9. A fydd dyddiadau cau ar gyfer cyflwyno hawliadau, gwiriadau dilysu a chanfyddiadau adolygiadau yn cael eu hymestyn o dan yr amgylchiadau presennol?

Bydd hawliadau yn dal i gael eu gwahodd yn unol â phroffil cyflawni’r Gweithgaredd unigol, gyda dyddiad disgwyliedig tua diwedd y drydedd wythnos ar ôl diwedd y cyfnod hawlio. Mae hwn wastad wedi bod yn ddyddiad targed, a gall Gweithgareddau gyflwyno cyn neu ar ôl y dyddiad hwn os oes angen. 

Hoffai WEFO i Weithgareddau gyflwyno hawliadau yn unol â’u proffiliau cyflawni, ond mae’n deall yn iawn fod rhesymau dilys pam na all hawliadau gael eu cyflwyno ar amser o dan yr amgylchiadau presennol. Os yw buddiolwyr yn ei chael hi’n anodd cyflwyno eu hawliadau, dylech chi gysylltu â’r Prif Swyddog Taliadau neu’r Swyddog Datblygu Prosiect (PDO)/Swyddog Gweithrediadau (OO) fel y gallwn ni helpu mewn unrhyw ffordd y gallwn ni. Nid yw colli “dyddiad cau” hawliad yn golygu eich bod wedi colli’r cyfle i hawlio.

Mae WEFO yn gwneud ei gorau glas i sicrhau y bydd y broses dalu yn parhau, ac mae wedi dyfeisio’r broses ganlynol ar gyfer dilysu:

  • lle mae buddiolwyr yn gallu cael gafael ar dystiolaeth a chynnwys llwybr archwilio i lanlwytho’r dystiolaeth i WEFO Ar-lein yn y ffordd arferol, defnyddir y broses ddilysu arferol
  • lle nad yw buddiolwyr yn gallu cael gafael ar dystiolaeth llwybr archwilio, efallai y byddai’n well ganddynt ohirio eu profion dilysu hyd nes y gallant gael mynediad at eu cofnodion. Bydd WEFO yn talu’r hawliad heb gynnal gwiriad dilysu. Ar ôl i fuddiolwyr ddychwelyd i’w busnes arferol, bydd rhaid i’r dystiolaeth llwybr archwilio fod ar gael. Fodd bynnag, bydd system PPIMS ond yn caniatáu gohirio dau ddilysiad, ni fydd hi’n bosibl talu’r trydydd hawliad a gyflwynir am daliad nes bod y ddau ddilysiad blaenorol wedi’u dilysu. Bydd y Tîm Rheoli Dilysu yn cysylltu â buddiolwyr i roi cyngor iddynt pryd fydd y mater hwn yn debygol o godi.

Os ydych chi’n ei chael hi’n anodd cyflwyno eich hawliadau, cysylltwch â’ch Prif Swyddog Taliadau neu eich Swyddog Datblygu Prosiect (PDO)/ Swyddog Gweithrediadau (OO).

10. Mae cymorth wyneb-yn-wyneb i gyfranogwyr a busnesau wedi dod i ben am y tro, ac mae cymorth yn cael ei ddarparu o bell h.y. ffôn/e-bost/Skype. A ellir defnyddio dulliau amgen o ddarparu tystiolaeth o’r cymorth hwn?

O dan yr amgylchiadau presennol bydd WEFO yn derbyn y canlynol fel tystiolaeth o gefnogaeth:

  • nodiadau o’r drafodaeth
  • dilysiadau e-bost ar gyfer cofrestru/cofnodion presenoldeb/canlyniadau nad ydynt wedi’u llofnodi gan y cyfranogwr/busnes
  • ffurflenni Microsoft sy’n casglu gwybodaeth gofrestru a chydsyniad llwybr archwilio gan gyfranogwyr/busnesau

O dan yr amgylchiadau presennol, bydd WEFO yn derbyn y dull hwn. Dylid cadw’r holl nodiadau o drafodaethau ochr yn ochr â’r dyddiad/amser. Pan fydd yr argyfwng COVID-19 wedi dod i ben, dylai buddiolwyr sicrhau bod y cyfranogwr/busnes yn llofnodi a dyddio’r gwaith papur perthnasol sy’n ofynnol i gadarnhau bod y cymorth wedi’i ddarparu.

11. Ydy’r Comisiwn Ewropeaidd yn ystyried newidiadau i reoliadau i ymateb i COVID-19 e.e. cymorth gwladwriaethol?

Ydy.

Mae’r Comisiwn Ewropeaidd wedi cyflwyno cyfres o fesurau hyblyg o dan y Fenter Buddsoddi yn yr Ymateb i’r Coronafeirws (CRII), y Fenter Buddsoddi yn yr Ymateb i’r Coronafeirws Plws (CRII+) a’r Fframwaith Dros Dro ar gyfer Cymorth Gwladwriaethol mewn ymateb i’r sefyllfa bresennol. Mae WEFO wrthi'n gweithio i wneud y gorau o'r hyblygrwydd sydd wedi'i roi ar waith ac yn gweithio'n uniongyrchol gyda buddiolwyr i gyflawni hyn. Os oes gennych unrhyw gwestiynau pellach am hyn, cysylltwch â'ch PDO/OO.

Nodwch nad yw’r pecyn rheoleiddio newydd o gynigion a gyhoeddwyd gan y Comisiwn Ewropeaidd ar 28 Mai 2020 (Offeryn Adfer Ewropeaidd (‘Cenhedlaeth Nesaf yr UE’) yn cynnwys REACT EU) yn berthnasol i’r DU.

12. A oes unrhyw newidiadau i reolau caffael o ganlyniad i COVID 19? A alla i ryddhau rhagdaliadau i’m cyflenwyr i sicrhau parhad ar ôl i’r argyfwng ddod i ben?

Mae’r rheoliadau caffael eisoes yn cynnwys darpariaethau i alluogi ymateb mewn achosion brys. Lle mae buddiolwyr yn bwriadu defnyddio’r rhain, dylent gael y cyngor caffael priodol. Byddwn yn cyhoeddi canllawiau pellach ar hyn cyn gynted â phosibl.

Yn ogystal, mae’r nodyn canlynol yn berthnasol yng Nghymru – Nodyn Polisi Swyddfa Cabinet Llywodraeth y DU - Supplier relief PPN02 /20.

Oherwydd yr argyfwng COVID-19, efallai y bydd rhagdaliadau i gyflenwyr yn anochel er mwyn cefnogi’r cyflenwyr hynny sy’n wynebu risg i sicrhau eu bod mewn sefyllfa well i ymdopi ac ailgychwyn gwasanaethau normal a chyflawni eu rhwymedigaethau cytundebol ar ôl i’r argyfwng ddod i ben. Felly, ni fydd rhagdaliadau am wasanaethau fel rhan o gontract cymeradwy ac a gymhwysir yn unol â Nodyn Polisi Swyddfa’r Cabinet yn gymwys i gael cymorth.

Yn ogystal, mae rheolau cymhwysedd WEFO eisoes yn darparu ar gyfer talu am nwyddau a gwasanaethau ymlaen llaw:

  • os mai dyma delerau busnes safonol y cyflenwr neu’r contractwr ac os yw hynny ar gais y cyflenwr neu’r contractwr neu’n anochel; ac
  • i sicrhau’r pris gorau neu ostyngiadau sylweddol (er enghraifft, tocynnau teithio a llety); neu
  • i sicrhau’r ansawdd gorau (e.e. archebu’n gynnar i gael y lleoliad gorau ar gyfer digwyddiad allweddol sy’n allweddol i lwyddiant y prosiect).

Mae canllawiau COVID-19 pellach gan WEFO i fuddiolwyr awdurdodau contractio ar gael yn awr. Dim ond ar gyfer prynu nwyddau neu wasanaethau sydd eu hangen o ganlyniad uniongyrchol i'r pandemig Covid-19 y dylai buddiolwyr ystyried dilyn y canllawiau.

Bydd angen i Awdurdodau nad ydynt yn contractio ddilyn eu polisïau caffael sefydledig ar gyfer unrhyw weithgarwch caffael a wneir yn ystod y cyfnod hwn. Gall y polisïau presennol fanylu ar brosesau i'w mabwysiadu pan geir mesurau eithriadol e.e. COVID-19. Bydd angen cynnal trywydd archwilio cadarn o unrhyw weithgaredd caffael a gyflawnir yn ystod y cyfnod a/neu o ganlyniad uniongyrchol i COVID-19. Mae dolen i'r Canllawiau gan y Comisiwn Ewropeaidd ar ddefnyddio'r fframwaith caffael cyhoeddus yn y sefyllfa frys sy'n gysylltiedig ag argyfwng COVID-19 i'w gweld isod hefyd.

Canllawiau gan y Comisiwn Ewropeaidd ar ddefnyddio'r fframwaith caffael cyhoeddus yn y sefyllfa argyfyngus sy'n gysylltiedig â COVID-19.

 

12a. O ganlyniad i weithio o bell, sut mae sefydliadau yn sicrhau bod 2 unigolyn yn bresennol i agor dogfennau tendr?

Mae'n bwysig sicrhau tryloywder o ran caffael hyd yn oed yn ystod y cyfnod hwn. Os oes modd sicrhau bod y dechnoleg ar gael, gellid agor y tendr drwy Skype neu unrhyw fath o alwad fideo gydag ail berson a chofnodi'r broses at ddibenion archwilio.

13. A fydd y Comisiwn Ewropeaidd yn hepgor y rhwymedigaeth i gydymffurfio â gofynion rheoli a rheolaeth perthnasol?

Er gwaethaf yr hyblygrwydd eithriadol a nodwyd yn y Fenter Buddsoddi yn yr Ymateb i’r Coronafeirws (CRII) a'r Fenter Buddsoddi yn yr Ymateb i’r Coronafeirws Plws (CRII+), mae'r Comisiwn wedi'i gwneud yn glir iawn yn ei gyfathrebiadau fod y fframwaith deddfwriaethol ar gyfer gweithredu rhaglenni Cronfeydd Strwythurol a Buddsoddi Ewropeaidd yn dal i fod yn gwbl gymwys hyd yn oed o dan yr amgylchiadau eithriadol presennol.

Felly, mae'n rhaid i fuddiolwyr barhau i gynnal eu systemau cyfrifyddu/ rheoli a rheolaeth ar gyfer gweithgareddau/prosiectau sydd eisoes wedi'u cytuno/ eu sefydlu, er mwyn hawlio cymorth o'r cronfeydd strwythurol a bodloni gofynion archwilio.

Fodd bynnag, cydnabuwyd nad yw rhai gwiriadau ac archwiliadau yn bosibl ar hyn o bryd ac mae'r rheoliadau eisoes yn caniatáu i'r rhain gael eu cyflawni'n ddiweddarach. Bydd gwiriadau/archwiliadau desg yn cael eu cynnal, lle bo modd, tan y bydd yn ddiogel i staff wneud ymweliadau eto.

Gweler cwestiwn 9 am ragor o fanylion yn ymwneud â gwiriadau.

14. Allwn ni newid ein gweithgarwch prosiect o dan y rheolau presennol i helpu i ymateb i'r sefyllfa?

Rydym yn cydnabod bod cyfleoedd i brosiectau presennol ddiwygio eu dull o weithredu neu ailffocysu eu cymorth i ymateb i'r sefyllfa bresennol. Byddant yn cael eu hystyried gan WEFO fesul achos unigol. Yn y lle cyntaf, dylech gysylltu â'ch Swyddog Datblygu Prosiect (PDO)/Swyddog Gweithrediadau (OO) yn egluro'r holl newidiadau yr ydych yn eu rhagweld a byddant yn rhoi gwybod i chi am benderfyniad WEFO.

15. Adrodd ar ganlyniadau gan fuddiolwyr prosiectau/gweithgareddau cyflogadwyedd ESF lle mae cyflawni’r dangosydd canlyniadau uniongyrchol, ‘cyfranogwyr mewn cyflogaeth wrth adael’, yn debygol o gael ei effeithio gan effaith COVID-19

Pan mae cyfranogwr yn barod i adael ymyrraeth ESF yn sgil cael cynnig swydd ond na all, fodd bynnag, ddechrau’r swydd honno nes bod mesurau cyfyngu COVID-19 yn cael eu llacio/dileu. Gall sefydliad y buddiolwr ystyried yr opsiynau canlynol:

  • Cadw’r unigolyn fel cyfranogwr ‘gweithredol’ h.y. peidio â’i ollwng o’r ymyrraeth ESF nes ei fod o leiaf 4 wythnos i ffwrdd o ddyddiad cychwyn dilys ei swydd newydd, ar ôl cyfyngiadau symud COVID-19 y cyflogwr. Pan fo’r opsiwn hwn yn cael ei gymryd bydd angen i sefydliad y buddiolwr sicrhau bod y cyfranogwr ‘gweithredol’ yn cael ei gefnogi/gynghori yn ystod y cyfnod estynedig, er mwyn cyfiawnhau ei drin fel cyfranogwr ‘gweithredol’. Gallai cefnogaeth/cyngor gynnwys: ymgysylltiad parhaus gan fentor/cynghorwr y prosiect i gynnal cymhelliant y cyfranogwr ‘gweithredol’ a’i baratoi ar gyfer gwaith/statws parod i waith, hogi sgiliau cyflogadwyedd yn barod ar gyfer y misoedd cynaf yn y gwaith.
  • Pan fo angen gollwng cyfranogwr o’r ymyrraeth ESF ac nad yw’r swydd yn cychwyn o fewn y cyfnod gofynnol o 4 wythnos, ni ellir cipio’r dangosydd canlyniadau uniongyrchol, ‘cyfranogwyr mewn cyflogaeth wrth adael’. Fodd bynnag, bydd yn cael ei gydnabod fel metrig gwerthfawr a gellir ei gipio drwy werthusiadau, arolygon ac ati.

16. Wrth baratoi ar gyfer gweithgarwch prosiect ar ôl llacio mesurau cyfyngiadau symud COVID-19, a fydd buddiolwyr yn gallu gofyn am gymorth gan y gronfa strwythurol ar gyfer costau sy’n gysylltiedig ag addasu safle’r prosiect/gweithgaredd a darparu PPE

Mae unrhyw gostau sydd eu hangen ar gyfer cyflawni prosiect/gweithgaredd a ariennir gan yr UE yn gymwys pan fyddant yn cyd-fynd â pholisi sefydliad y buddiolwr ac unrhyw ganllawiau gan y DU/Cymru/Rhyngwladol perthnasol a/neu ofynion cyfreithiol ar addasiadau i safleoedd prosiectau ar gyfer dychwelyd staff prosiectau a gweithgarwch prosiectau ar ôl COVID-19.
Pan fo polisi safonol/sefydledig buddiolwr yn rhagori ar ganllawiau’r DU/Cymru/Rhyngwladol a/neu ofynion cyfreithiol, bydd angen cyflwyno ceisiadau i Swyddog Datblygu Prosiectau/Swyddog Gweithrediadau dynodedig WEFO ar gyfer y prosiect/gweithgaredd gyda chyfiawnhad cadarn pam yr ystyrir bod yr addasiadau’n angenrheidiol ar gyfer cyflawni’r prosiect/gweithgaredd. Bydd WEFO yn ystyried ceisiadau o’r fath fesul achos.
Fodd bynnag, bydd angen i fuddiolwyr gofio y bydd angen ariannu unrhyw addasiadau angenrheidiol i safleoedd/nwyddau traul ychwanegol ac ati sy’n cael eu hystyried yn gymwys gan WEFO drwy eu cyllidebau prosiect cyfredol.

Mwy o wybodaeth

llyw.cymru/cronfeydd-yr-ue

@wefocymru/@wefowales

Desg ymholiadau: 0845 010 3355

EU logo

Atodiad A

Mae Llywodraeth Cymru a Llywodraeth Iwerddon wedi cyhoeddi cyngor a gwybodaeth am COVID-19 i unigolion, busnesau a chyflogwyr, y sector gofal cymdeithasol, cymunedol a phreswyl a’r sector addysg. Mae’r cyngor hwn ar gael yn

Coronafeirws (COVID-19) ar LLYW.CYMRU
COVID-19 (Coronavirus) ar GOV.IE

Mae Llywodraeth y DU wedi cynhyrchu cynllun gweithredu diweddar (cynllun gweithredu Coronafeirws (COVID-19)) yn nodi sut mae’r DU wedi cynllunio ar gyfer y pandemig coronafeirws (COVID-19) a pha gamau pellach y bydd yn eu cymryd i fynd i’r afael ag ef. I helpu buddiolwyr i ddod o hyd i fwy o gyngor/canllawiau mewn perthynas â COVID-19 a’i effaith ar bwnc penodol, mae hyperddolenni i’r amryw ddogfennau hyn wedi’u cynnwys isod.

Cymorth i Fusnesau Llywodraeth y DU ar GOV.UK
Hawliad am gyflogau drwy Gynllun Cadw Swyddi drwy gyfnod y Coronafeirws ar GOV.UK

Canllawiau Llywodraeth y DU i gyflogwyr a busnesau ynghylch Covid-19, gan gynnwys gwybodaeth a chanllawiau ynghylch meysydd megis Tâl Salwch Statudol, cyngor i weithwyr cyflogedig sydd wedi teithio i ardaloedd risg uchel a gweithio gartref.

Mae gan Gyllid a Thollau Ei Mawrhydi linell gymorth Coronafeirws ar gyfer busnesau: 0800 0159 559.

Cyngor/canllawiau pellach a gynhyrchwyd gan Lywodraeth Cymru a Llywodraeth Iwerddon

Cymorth ariannol a grantiau Llywodraeth Cymru i gyflogwyr – gan gynnwys y Gronfa Cadernid Economaidd a chynllun benthyciadau Banc Datblygu Cymru:

Cymorth ariannol a grantiau ar Busnes Cymru
Cynllun Benthyciad Buses Cymru COVID-19 ar Banc Datblygu Cymru

 

Financial support and grants on Business Wales
Covid-19 Wales Business Loan Scheme on Development Bank of Wales
Rhyddhad ardrethi busnes ar Busnes Cymru

Canllawiau Llywodraeth Cymru ar gyfer cyflogwyr a busnesau ynghylch Covid-19, gan gynnwys beth i’w wneud os bydd rhywun yn datblygu symptomau ar y safle:

Canllawiau i gyflogwyr a chyflogeion: COVID-19 ar LLYW.CYMRU

Canllawiau Llywodraeth Cymru ynghylch busnesau ac eiddo a ddylai gau:

Coronafeirws (COVID-19): cau busnesau ac adeiladau ar LLYW.CYMRU
I weld diweddariadau rheolaidd pellach, ewch i wefan Busnes Cymru:

COVID: Cefnogaeth i fusnesau ar Busnes Cymru

Canllawiau Llywodraeth Iwerddon i gyflogwyr a busnesau ynghylch Covid-19, gan gynnwys y cynllun cymhorthdal cyflog dros dro:

COVID-19 Information for Employers ar GOV.IE

Cymorth i fusnesau Llywodraeth Iwerddon

Government supports for COVID-19 impacted businesses ar GOV.IE

Dylech gyfeirio hefyd at Adran Busnes, Menter ac Arloesi Llywodraeth Iwerddon.

Hanes ferisynau

Fersiwn Dyddiad Sylwadau
1.0 19 Mawrth 2020 Heb ei chyhoeddi ar dudalennau Cyllid yr UE ar wefan Llywodraeth Cymru. Anfonwyd yn uniongyrchol at ymgeiswyr ERDF/ESF.
2.0 24 Mawrth 2020
  1. Addasu’r teitl i gynnwys Rhaglen Iwerddon Cymru
  2. Addasu cwestiwn 6
  3. Ychwanegu rhagor o gwestiynau
3.0 3 Ebrill 2020
  1. Addasu’r paragraff agoriadol
  2. Addasu cwestiynau 2 ac 8
  3. Ychwanegu rhagor o gwestiynau
  4. Ychwanegu Atodiad A
4.0 1 Mai 2020
  1. Eglurder ar gostau staff - rhan-amser a rhai â thaflen amser a'r gallu i ddefnyddio cyfartaledd hanesyddol
  2. Datganiadau hawlio yn cadarnhau'r angen i fuddiolwyr gadarnhau nad oes 'ariannu dwbl', yn enwedig lle mae mynediad i 'daliadau ffyrlo'
  3. Eglurder ynghylch defnyddio 'cynllun ffyrlo' Llywodraeth y DU ar gyfer sefydliadau'r trydydd sector/sector preifat
  4. Newid enw'r ddogfen i 'Amodau ar gyfer Cymorth' i adlewyrchu bod hyn yn rhan o Reolau Cenedlaethol WEFO.
  5. Systemau Rheoli a Rheolaeth ar gyfer gweinyddu/gweithredu'r cronfeydd strwythurol yn ystod y cyfnod a gwmpesir gan COVID-19
  6. Meini prawf ar gyfer cymhwysedd ar gyfer yr 20% ychwanegol at 'daliadau ffyrlo'
5.0 8 Mehefin 2020
  1. Cymhwysedd cyfraniadau Yswiriant Gwladol a Phensiwn, tra mae sefydliad y buddiolwr yn derbyn taliadau ffyrlo drwy Gynllun Cadw Swyddi drwy gyfnod y Coronafeirws y DU
  2. Gofynion tystiolaeth buddiolwr i ddangos ei fod wedi derbyn taliadau ffyrlo
  3. Effaith COVID-19 ar gofnodi dangosydd canlyniadau uniongyrchol ESF ‘cyfranogwyr i gyflogaeth wrth adael’
  4. Cymhwysedd costau addasu adeiladau a Chyfarpar Diogelu Personol (PPE) – wrth baratoi ar gyfer gweithgarwch prosiectau wedi COVID-19
  5. Cymhwysedd taliadau goramser i staff sy’n cael eu had-leoli
  6. Eglurder ar effaith gwiriadau gohiriedig a thalu hawliad.

 

Rhannu’r dudalen hon