Cronfeydd Strwythurol yr UE 2014 i 2020: hysbysiad preifatrwydd

At ddibenion yr hysbysiad preifatrwydd hwn, ‘chi’ yw naill ai:

• rhywun sy’n elwa ar weithrediad o dan y Cronfeydd Strwythurol a gymeradwywyd gan Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru. Dylid darllen yr hysbysiad hwn ochr yn ochr â’r Cytundeb Cyllido a roddwyd i chi. 
• aelod o bwyllgor neu weithgor/grŵp rhanddeiliaid Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru.
• un sy’n bresennol mewn digwyddiad a drefnir gan Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru.

Os ydych yn sefydliad, mae cyfeiriad at ‘chi’ neu ‘eich’ yn cynnwys eich swyddogion. 

Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru sy’n gyfrifol am ddarparu Rhaglenni’r Cronfeydd Strwythurol Ewropeaidd yng Nghymru. Mae’r gwaith o weinyddu a gweithredu’r rhaglenni yn golygu bod angen i Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru, sy’n rhan o Lywodraeth Cymru, gasglu / brosesu data personol. Defnyddir y data hyn i benderfynu pwy sy’n gymwys i gael cymorth, i asesu effeithiolrwydd ac effaith Rhaglenni’r UE ac i sicrhau cyfranogiad teg o bob rhan o gymdeithas. Er bod y DU bellach wedi gadael yr Undeb Ewropeaidd yn ffurfiol a bod y cyfnod pontio wedi dod i ben, bydd y rhwymedigaethau hyn yn parhau’n berthnasol hyd nes bydd Rhaglenni’r Cronfeydd Strwythurol wedi’u cau yn ffurfiol. Mae’r gallu i ymgymryd â’r swyddogaeth hon yn cael ei lywodraethu gan Reoliad Cyffredinol yr Undeb Ewropeaidd ar Ddiogelu Data (Rheoliad (UE) 2016/ 679) (“GDPR yr UE”) a fersiwn cyfraith yr UE a ddargedwir o’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (Rheoliad (UE) 2016/ 679) (“GDPR y DU”) ac maent yn berthnasol i’r Cronfeydd Strwythurol. 

O dan GDPR yr UE a GDPR y DU, Llywodraeth Cymru fydd y Rheolydd Data a’r sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni i brosesu data personol yw bod ‘prosesu yn angenrheidiol i gyflawni tasg a gynhelir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol wedi’i freinio yn y rheolydd’. Os yw’r wybodaeth a roddwch i ni yn cynnwys data categori arbennig, fel data sy’n ymwneud ag iechyd neu dras ethnig, y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni yw bod ‘prosesu yn angenrheidiol am resymau sydd o fudd sylweddol i’r cyhoedd’.

Cyn i ni ddarparu cyllid yr UE i chi ac yn ystod cyfnod y gweithrediad a ariennir gan yr UE, rydym yn cynnal gwiriadau at ddibenion atal twyll a gwyngalchu arian, ac i gadarnhau pwy ydych. Mae’r gwiriadau hyn yn gofyn i ni brosesu data personol amdanoch chi.

Bydd unrhyw ddata personol a gesglir gennym at ddibenion atal twyll a gwyngalchu arian yn cael eu rheoli yn unol â hysbysiad preifatrwydd grantiau Llywodraeth Cymru.

Os byddwch yn cyflwyno cwyn neu gais Rhyddid Gwybodaeth i ni, caiff yr wybodaeth honno ei rheoli yn unol â Hysbysiad Preifatrwydd Llywodraeth Cymru.

Byddwn yn gofyn i chi ddarparu data ar gyfer staff sy’n cael eu cyflogi i gyflawni’r gweithgarwch a ariennir gan yr UE. Gall y data hyn gynnwys y canlynol, ond nid yw’n gyfyngedig iddynt:

• enw
• manylion cyswllt cyflogaeth fel cyfeiriad e-bost a rhifau ffôn
• manylion cyflogaeth a gwybodaeth o’r gyflogres, gan gynnwys rhifau Yswiriant Gwladol

Pan fydd angen, byddwn hefyd yn rhannu’r data hyn gyda thimau archwilio Llywodraeth Cymru, Swyddfa Archwilio Cymru, timau archwilio’r UE ac archwilwyr allanol annibynnol.

Mae rheoliadau’r Cronfeydd Strwythurol yn ei gwneud yn ofynnol i chi ddarparu data mewn perthynas â’ch gweithrediad a ariennir gan yr UE. Mae hyn yn cynnwys:

(a) Data monitro sy’n cynnwys data ar lefel cyfranogwr unigol Cronfa Gymdeithasol Ewrop (ESF), a data ar lefel Menter ESF a Chronfa Datblygu Rhanbarthol Ewrop (ERDF) sy’n cynnwys manylion cyswllt unigolyn a enwir yn y fenter a

(b) Gofynion gwybodaeth o dan y rheolau a’r amodau Cymhwystra i gael cymorth o gronfeydd yr UE.

Byddwn yn defnyddio data monitro (gan gynnwys cofnodion y cyfranogwyr unigol) i fonitro a gwerthuso cronfeydd yr UE yng Nghymru. Rydym yn defnyddio gwybodaeth am gymhwystra i wirio cymhwystra’r cyfranogwyr, gweithgarwch a gwariant ac i brosesu hawliadau am gymorth ariannol. Er mwyn penderfynu a gydymffurfir â rheoliadau / rheolau perthnasol, bydd y data yn cael eu rhannu gyda thimau archwilio Llywodraeth Cymru, Swyddfa Archwilio Cymru, timau archwilio’r UE ac archwilwyr allanol annibynnol pan fo angen.

Efallai y byddwn hefyd yn rhannu’r data monitro (gan gynnwys cofnodion y cyfranogwyr unigol) gyda sefydliadau ymchwil a gomisiynir i gyfweld cyfranogwyr fel y gallant siarad â nhw am eu profiadau. Ni chysylltir â phawb sy’n cymryd rhan yn y rhaglenni. Os bydd ymchwilwyr yn cysylltu â chyfranogwr, caiff diben yr ymchwil ei esbonio i’r unigolyn a fydd yn cael yr opsiwn i beidio â chymryd rhan yn yr ymchwil. Bydd y sefydliadau ymchwil yn dileu manylion cyswllt cyfranogwyr unwaith y bydd yr ymchwil wedi’i chwblhau.

Er mwyn cefnogi’r ymchwil, mae’n bosibl y byddwn yn cysylltu cofnodion y cyfranogwyr o’r data monitro â gwybodaeth arall amdanynt a gedwir gan adrannau Llywodraeth Cymru a Llywodraeth y DU. Er enghraifft, gall hyn gynnwys set ddata y Canlyniadau Addysg Hydredol, data Gyrfa Cymru, Cofnod Dysgu Gydol Oes Cymru, cofnodion a gedwir gan Cyllid a Thollau Ei Fawrhydi (HMRC) a’r Adran Gwaith a Phensiynau (DWP), yr Arolwg o’r Llafurlu, yr Arolwg Blynyddol o’r Boblogaeth a’r Arolwg o Gyfranogwyr ESF. Gwneir hyn dim ond at ddibenion (i) asesu’r effaith y mae cymorth cronfeydd yr UE wedi’i chael ar y bobl a gymerodd ran, a (ii) ymchwil i bynciau perthnasol a wneir gan Lywodraeth Cymru neu sefydliadau ymchwil cymdeithasol cymeradwy. Ni fyddwn byth yn cyhoeddi unrhyw wybodaeth a fyddai’n arwain at adnabod unrhyw unigolyn.

Bydd data hefyd yn cael eu trosglwyddo i gontractwyr cymorth Llywodraeth Cymru at ddibenion datrys problemau gyda systemau. Ni chaniateir i’r contractwyr hyn wneud unrhyw ddefnydd arall o’r data hyn.

Fel rhan o’n gwaith i ddarparu Cronfeydd Strwythurol yr UE mae gennym nifer o weithgorau amrywiol a Phwyllgor Monitro Rhaglenni Cymru (WPMC) sy’n gyfrifol am fonitro sut mae cronfeydd yr UE yn cael eu gweithredu yng Nghymru. Os gofynnir i chi ymuno â gweithgor / pwyllgor neu os byddwch yn cynnig eich enw, byddwn yn rhoi disgrifiad o’r gweithgor / pwyllgor i chi, a fydd yn cynnwys:

• diben y gweithgor / pwyllgor
• eich rôl yn y gweithgor / pwyllgor
• pa mor aml y bydd y gweithgor / pwyllgor yn cyfarfod
• a fydd cofnodion a phapurau’r gweithgor / pwyllgor yn cael eu cyhoeddi

Tra byddwch yn aelod o weithgor / pwyllgor, byddwn yn cysylltu â chi i drefnu cyfarfodydd ac i anfon papurau atoch neu wybodaeth arall sy’n berthnasol i ddiben y gweithgor / pwyllgor. Os byddwn am ddefnyddio’ch data personol am unrhyw reswm heblaw at ddiben eich aelodaeth o’r gweithgor / pwyllgor, byddwn yn cysylltu â chi ac yn rhoi eglurhad llawn i chi ynglŷn â pham rydym am ddefnyddio’r data.

Os na fyddwch yn dymuno parhau’n aelod o weithgor / pwyllgor, cewch gysylltu ag ysgrifenyddiaeth y gweithgor / pwyllgor i ofyn iddynt derfynu eich aelodaeth.

Er mwyn helpu i roi cyhoeddusrwydd i gronfeydd yr UE, a’u hyrwyddo, a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i bartneriaid, mae Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru yn trefnu nifer o ddigwyddiadau blynyddol. Byddwn yn gofyn am eich data personol os byddwch am fod yn bresennol. Bydd hyn yn cynnwys eich enw, manylion cyswllt, y sefydliad rydych chi’n gweithio iddo, gofynion dietegol ac os yw’r trefniadau parcio yn cael eu rheoli yn y lleoliad, bydd angen rhif cofrestru’ch car. Byddwn yn defnyddio eich manylion cyswllt i anfon gwybodaeth atoch ynglŷn â dod i’r digwyddiad ac i ddarparu deunydd i chi am y digwyddiad ar ôl iddo gael ei gynnal hefyd. Os bydd angen i chi ddod at y dderbynfa mewn lleoliad, byddwn yn rhoi rhestr i’r dderbynfa o bawb sy’n dod i’r digwyddiad, ynghyd â rhifau cofrestru eu ceir lle bo hynny’n berthnasol.

Os byddwn am ddefnyddio’ch data personol am unrhyw reswm heblaw er mwyn trefnu’r digwyddiad, byddwn yn gofyn i chi yn ystod y broses archebu.

Byddwn yn cadw eich manylion gan gynnwys eich enw a’ch cyfeiriad e-bost er mwyn i chi dderbyn e-Newyddion Horizon Ewrop.

Os nad ydych yn dymuno derbyn yr e-Newyddion mwyach, gallwch gysylltu â blwch negeseuon e-bost Uned Horizon Ewrop i ddad-danysgrifio a byddwn yn dileu eich gwybodaeth bersonol ar unwaith. 

Rhaid cadw’r holl ddata mewn perthynas â chronfeydd yr UE 2014-2020 yn unol â’r cyfnod cadw a nodir yn rheoliadau’r Cronfeydd Strwythurol. Felly, byddwn yn cadw unrhyw wybodaeth bersonol tan o leiaf 31 Rhagfyr 2027. Gellir estyn y dyddiad hwn pan fo Cymorth Gwladol neu ofynion eraill yr UE yn berthnasol. Bydd Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru yn cadarnhau (i) pan fo hyn yn berthnasol, a (ii) yn rhoi manylion y dyddiad perthnasol.

O dan y ddeddfwriaeth diogelu data, mae gennych hawl:

• i gael gwybod pa ddata personol a gedwir amdanoch gan Lywodraeth Cymru ac i gael eu gweld
• i’w gwneud yn ofynnol i ni gywiro gwallau yn y data hynny
• (o dan rai amgylchiadau) i wrthwynebu i’r data gael eu prosesu neu i gyfyngu ar hynny
• (o dan rai amgylchiadau) i’ch data gael eu dileu
• i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data.

Os ydych am arfer unrhyw un o’r hawliau hyn, cysylltwch â ni gan ddefnyddio’r manylion a ddarperir isod.

I gael gwybod rhagor am yr wybodaeth a gedwir gan Lywodraeth Cymru a’r defnydd a wneir ohoni, neu os ydych am arfer eich hawliau o dan y ddeddfwriaeth diogelu data, gweler y manylion cyswllt isod:

Y Swyddog Diogelu Data:

Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
CAERDYDD
CF10 3NQ
E-bost: swyddogdiogeludata@llyw.cymru

Manylion cyswllt Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:

Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Rhif ffôn: 01625 545 745 neu 0303 123 1113
Gwefan: ico.org.uk