Neidio i'r prif gynnwy

Pwrpas y nodyn hwn yw rhoi canllawiau pellach i fuddiolwyr/partneriaid prosiectau WEFO ar addasiadau i gontractau y gall fod angen eu gwneud tra mae gweithrediadau a ariennir drwy ESF ac ERDF yn cael eu rhoi ar waith. Mae’n eistedd ochr yn ochr â’r rheolau cenedlaethol canlynol ar gyfer y Cronfeydd Strwythurol, ac yn ffurfio rhan ohonynt Rheolau Cymhwystra ac Amodau ar gyfer cael Cymorth o’r Cronfeydd Strwythurol Ewropeaidd 2014-2020 ac Rhaglen Gydweithredu Iwerddon Cymru 2014-2020: Rheolau a chanllawiau cymhwystra rhaglenni.

Mae’r hinsawdd economaidd sydd ohoni yn y DU (ac yn ehangach) wedi arwain at farchnad anwadal, yn enwedig yn y sector adeiladu, ac mae’n cael llawer o effaith ar gontractau, megis cynnydd mewn prisiau nad oedd modd ei rag-weld ac amharu sylweddol ar gadwyni cyflenwi.

Yn y lle cyntaf, i liniaru’r effeithiau posibl, mae buddiolwyr/partneriaid prosiectau yn cael eu cynghori i ystyried y canlynol:

  • Cynnwys cynlluniau wrth gefn yn eich Gwahoddiad i Dendro a’ch Manylebau i ganiatáu ar gyfer cynnydd yng nghanran prisiau neu gynhyrchion amgen os amharir ar y gadwyn gyflenwi ar ôl i’r contract ddechrau.
  • Ystyried defnyddio egwyddorion Ymwneud Cynnar gan Gontractwr pan fyddwch yn contractio, e.e. dull dau gam a dull Dylunio ac Adeiladu.
  • Defnyddio meincnodi i ddangos y costau diweddaraf, er mwyn dangos y sicrhawyd gwerth am arian.
  • Nodi risgiau posibl ymlaen llaw, ble bynnag y bo modd, a sut y bydd y rhain yn cael eu rheoli drwy gydol y contract.

Awdurdodau Contractio – Dros drothwyon OJEU (buddiolwr o Iwerddon) a/neu drothwyon caffael cyhoeddus y DU (buddiolwr o Gymru)

Sylwch fod trothwyon OJEU wedi newid o 1 Ionawr 2022. Yn ogystal, ac yn dilyn ymadawiad y DU â'r UE, mae trothwyon caffael yn y DU bellach yn cael eu galw'n drothwyon Gwasanaeth Canfod Tendr (FTS). Cafodd y rhain eu gosod ar gyfer y DU ar 1 Ionawr 2022 ac maent yn cynnwys TAW wrth gyfrifo gwerth amcangyfrifedig contract i benderfynu a yw'r rheoliadau'n gymwys. Bydd angen i fuddiolwyr/partneriaid prosiectau sicrhau eu bod yn cydymffurfio â’r trothwyon newydd ar gyfer unrhyw brosesau caffael a fydd yn dechrau o’r dyddiad hwn).

Bydd angen i'r buddiolwyr sydd wedi'u lleoli yn Ne Iwerddon, ac sy'n derbyn cymorth gan Raglen Iwerddon Cymru, barhau i gadw at drothwyon/cyfarwyddebau'r UE wrth fynd i’r afael â/cymhwyso polisïau/cyfarwyddebau caffael perthnasol.

Rhaid i bob buddiolwr/partner prosiect sy’n awdurdod contractio (h.y. wedi’i reoleiddio gan ddeddfwriaeth caffael cyhoeddus) gydymffurfio â Rheoliadau Contractau Cyhoeddus y DU 2015 (Cymru) a Rheoliadau’r Undeb Ewropeaidd (Dyfarnu Contractau Awdurdodau Cyhoeddus) 2016, Rheoliadau’r Undeb Ewropeaidd (Dyfarnu Contractau gan Ymgymerwyr Cyfleustodau) 2016, a Rheoliadau’r Undeb Ewropeaidd (Dyfarnu Contractau Consesiwn) 2017 (Iwerddon). Ar gyfer unrhyw addasiadau i gontract:

  • Bydd Rheoliad 72 o Reoliadau Contractau Cyhoeddus y DU 2015 a Rheoliadau’r Undeb Ewropeaidd (Dyfarnu Contractau Awdurdodau Cyhoeddus) 2016 yn berthnasol
  • Rheoliad 97 yw’r rheoliad cyfatebol ar gyfer Rheoliadau’r Undeb Ewropeaidd (Dyfarnu Contractau gan Ymgymerwyr Cyfleustodau) 2016, a
  • Rheoliad 43 yw’r rheoliad cyfatebol ar gyfer Rheoliadau’r Undeb Ewropeaidd (Dyfarnu Contractau Consesiwn) 2017

Ar ddechrau pandemig Covid-19, gwnaeth Comisiwn yr UE hi’n glir bod fframwaith caffael cyhoeddus yr UE (y mae Rheoliadau Contractau Cyhoeddus y DU 2015 a Rheoliadau’r Undeb Ewropeaidd (Dyfarnu Contractau Awdurdodau Cyhoeddus) 2016 yn cyd-fynd ag ef) yn darparu’r hyblygrwydd angenrheidiol i brynwyr cyhoeddus brynu cynhyrchion a gwasanaethau yn unol â’r rheolau a nodir yn y cyfarwyddebau. Yn yr un modd, bydd angen gwneud addasiadau i gontract yn unol â’r sefyllfaoedd a nodir yn Rheoliad 72 o Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 a Rheoliadau’r Undeb Ewropeaidd (Dyfarnu Contractau Awdurdodau Cyhoeddus) 2016. Mae buddiolwyr/partneriaid prosiectau yn cael eu cynghori i ystyried yn ofalus ba opsiwn sy’n berthnasol i’r addasiad y maent am ei wneud i gontract, nodi sut y gwnaethant y penderfyniad, a chadw cofnod o bob penderfyniad a gwybodaeth a ystyriwyd wrth wneud y penderfyniad. Cynghorir buddiolwyr/partneriaid prosiect hefyd i ystyried a ddylid cynnwys TAW wrth ymestyn gwerth contract ac yn enwedig lle bydd dibyniaeth yn cael ei roi ar ddefnyddio Rheoliad 72(5)(a). Dylid hefyd gadw cofnod llawn o awdurdodiadau priodol (yn unol â pholisi caffael y buddiolwr/partner prosiect ei hun) ar gyfer unrhyw addasiadau.

Mae’n bwysig bod buddiolwyr/partneriaid prosiectau yn cadw tystiolaeth lawn i gadarnhau pa ran o Reoliad 72 y maent wedi dibynnu arni i wneud yr addasiad i gontract, gan gynnwys ble y bu unrhyw gynnydd mewn prisiau o ganlyniad i sefyllfa bresennol y farchnad. Mae canllawiau pellach ar Reoliad 72 ar gael ar GOV.UK a GOV.IE.

Contractau y tu hwnt i gwmpas deddfwriaeth caffael cyhoeddus (y sector preifat ac o dan drothwyon OJEU) (buddiolwr o Iwerddon) a/neu drothwyon caffael cyhoeddus y DU (buddiolwr o Gymru)

Er nad yw’n ofynnol i’r contractau hyn ddilyn y Rheoliadau Contractau Cyhoeddus, dylai buddiolwyr/partneriaid prosiectau gofio ei bod yn ofynnol cydymffurfio ag egwyddorion Cytuniad yr UE, sef peidio â gwahaniaethu, triniaeth gyfartal a thryloywder, pan fyddant yn dyfarnu ac yn rheoli unrhyw gontractau drwy gaffael. Golyga hyn fod rhaid i unrhyw addasiadau i gontractau y tu hwnt i’r tendr gwreiddiol fod yn ddilys a rhaid cadw cofnod digonol o’r rhesymau. Hefyd, ni fyddem yn disgwyl i werth y costau hyn fod yn sylweddol. Yn gyffredinol, ni fyddem yn disgwyl i gostau o’r fath fod yn fwy na 50% o gyfanswm gwerth y contract. Serch hynny, byddai pob addasiad yn cael ei ystyried yn unigol a rhaid iddo gael ei ategu gan dystiolaeth gadarn.

Er nad yw’r rhestr ganlynol yn hollgynhwysfawr, byddem yn disgwyl i addasiadau berthyn i o leiaf un o’r categorïau hyn:

  1. Sefyllfa na ellid bod wedi’i rhag-weld o gwbl – costau nad oedd yn bosibl eu hystyried yn yr ymarfer tendro gwreiddiol am resymau dilys.
  2. Costau angenrheidiol ychwanegol lle y gellir dangos nad yw cwmpas gwreiddiol y contract wedi’i addasu ac na fyddai’r gwaith wedi’i ddyfarnu i gontractwr arall pe bai’r gwaith ychwanegol wedi’i gynnwys yn y broses gaffael wreiddiol.
  3. Newid y darparwyd ar ei gyfer yn y dogfennau tendro gwreiddiol, h.y. nid yw’n cynnwys gwaith/costau ychwanegol y gallai ymgeiswyr eraill o bosibl fod wedi tendro ar eu cyfer pe baent wedi’u cynnwys yn yr ymarfer tendro gwreiddiol.
  4. Yn methu â newid contractwr oherwydd gwaith sydd wedi’i wneud fel rhan o’r hyn a gaffaelwyd – mae cyflawni’r contract gwreiddiol yn golygu nad yw’n wirioneddol bosibl i gontractwr arall wneud y gwaith ychwanegol gan nad yw’n gallu gweithio gyda’r cyfarpar sydd wedi’i osod, neu’r gwasanaeth sydd wedi’i ddarparu drwy’r contract gwreiddiol, heb gostau neu anghyfleustra sylweddol.

Os oes unrhyw ansicrwydd o ran gallu darparu tystiolaeth ar gyfer yr uchod, dylai buddiolwyr/partneriaid prosiectau ystyried gosod ar dendr unrhyw waith/gwariant ychwanegol sy’n codi tra maent yn cyflawni eu gweithrediad. Os nad ydych yn siŵr, cysylltwch â’ch Swyddog Datblygu Prosiectau yn WEFO neu’ch Swyddog Gweithrediadau Iwerddon Cymru i gael cyngor pellach.

Mae’n hanfodol cadw’r holl gofnodion i gefnogi unrhyw addasiadau i gontractau a sicrhau bod y rhain ar gael i swyddogion WEFO/SRA/Llywodraeth Cymru a/neu archwilwyr Llywodraeth Cymru/yr UE.

Ym mhob achos, byddem fel arfer yn disgwyl gweld adroddiad amrywiad, neu ddogfen debyg, sy’n cofnodi bod addasiad wedi’i ystyried yn llawn, ynghyd â’r effeithiau posibl. Byddem hefyd yn disgwyl i’r addasiad fod wedi’i awdurdodi’n briodol (yn unol â pholisi caffael y buddiolwr/partner prosiect ei hun) pan wnaed yr addasiad.

Nid yw'r wybodaeth a nodir yn y ddogfen hon yn gyngor cyfreithiol nac yn ganllawiau statudol ac ni fwriedir iddi fod yn hollgynhwysfawr. Ni fwriedir iddi ychwaith ddiystyru rhwymedigaethau cyfreithiol presennol sy'n berthnasol i awdurdodau contractio Sector Cyhoeddus Cymru a/neu Sector Cyhoeddus Iwerddon – dylai partïon contractio ofyn am eu cyngor cyfreithiol annibynnol eu hunain fel y bo'n briodol.  Nodwch hefyd fod y gyfraith yn destun newid cyson a dylid gofyn am gyngor mewn achosion unigol.