Cofnodion Bwrdd Awdurdod Cyllid Cymru: Rhagfyr 2018

Aelodau

• Kathryn Bishop, Cadeirydd
• Dyfed Edwards, Is-gadeirydd 
• Jocelyn Davies, Anweithredol
• David Jones, Anweithredol
• Lakshmi Narain, Anweithredol
• Martin Warren, Anweithredol
• Dyfed Alsop, Prif Swyddog Gweithredol
• Sean Bradley, Prif Swyddog Cyfreithiol a Pholisi 
• Rebecca Godfrey, Prif Swyddog Strategaeth
• Lucy Robinson, Mewnwelediad a Strategaeth Cwsmeriaid

Ymgynghorwyr

• Catrin Millar, Pennaeth Cyfathrebu 
• Melissa Quignon-Finch, Pennaeth Adnoddau Dynol
• Teresa Platt, Prif Swyddog Cyllid 
• Jo Ryder, Pennaeth Staff 
• Sam Cairns, Pennaeth Gweithrediadau 
• Dave Matthews, Pennaeth Polisi

Ysgrifenyddiaeth

• Ceri Sullivan, Ysgrifenyddiaeth y Bwrdd

1. Croeso a chyflwyniadau, gwrthdaro buddiannau ac ymddiheuriadau, cofnodion y cyfarfod diwethaf, materion yn codi

1. Croesawodd y Cadeirydd Aelodau'r Bwrdd a’r ymgynghorwyr i gyfarfod olaf y flwyddyn. Ni nodwyd unrhyw wrthdrawiad buddiannau. Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau fod rhestr o gyflenwyr ACC wedi’i hanfon atynt yn rhithiol a bod gofyn iddynt adnabod a datgan unrhyw wrthdaro buddiannau.
    

2. Cafwyd ymddiheuriadau gan Andrew Jeffreys. Byddai'r Cadeirydd yn cyflwyno ei ddiweddariad ar ei ran.

3. Cytunodd y Bwrdd fod cofnodion y cyfarfod diwethaf yn ddisgrifiad cywir o’r hyn a drafodwyd. Nododd y Cadeirydd fod y cofnodion hefyd wedi’u cadarnhau gydag Ysgrifennydd y Cabinet. Cytunodd yr Aelodau i’r cofnodion a olygwyd ar gyfer eu cyhoeddi a’r penderfyniadau a gofnodwyd yn y cyfarfod diwethaf.

4. Trafodwyd y camau gweithredu oedd heb eu cwblhau, a chytunwyd y byddai saith cam gweithredu’n aros ar agor.
   
   Gwybodaeth wedi’i thynnu allan (Troednodyn 1).

5. Nododd y Cadeirydd fod drafft terfynol o’r datganiad Archwaeth Risg wedi’i ddosbarthu i’r Bwrdd i’w ystyried cyn y cyfarfod. Roedd yr aelodau wedi cael cyfle i roi sylwadau cyn y dosbarthu. At ddiben y cofnod, cytunodd y Bwrdd i’r datganiad Archwaeth Risg ac i’w gyhoeddi. Cydnabu’r aelodau y gwaith da a wnaethpwyd a nodwyd bod y canlyniad yn arloesol, bod y broses yn ddefnyddiol a bod yr Adran Weithredol yn ei chroesawu.

2. Adroddiad gan y Prif Weithredwr (perfformiad gweithredol)

1. Rhoddodd y Prif Weithredwr wybodaeth am weithgarwch diweddar. Cafodd y Bwrdd wybod bod llawer o ymgysylltu strategol wedi digwydd, gan gynnwys cyfarfod diweddar â’r Pwyllgor Cyllid ynghylch amcanion y dyfodol. Cafwyd trafodaethau da gyda’i aelodau, ac roeddent fel petaent yn fodlon ar y modd yr oedd pethau’n mynd rhagddynt. Nodwyd bod y Pwyllgor Cyllid hefyd wedi croesawu ‘Ein Dull o Weithredu’ yn fawr yn ogystal â’r mesurau perfformiad arfaethedig ar gyfer 2019-20.
    
2. Roedd y Prif Weithredwr wedi cyfarfod yn ddiweddar â nifer o Ysgrifenyddion Cabinet a fynegodd ddiddordeb yng ngwaith ACC. Cynhaliwyd 2 fforwm treth, y naill yng Ngogledd Cymru a’r llall yn y De. Mae’r tîm yn parhau i ymweld ac ymgysylltu ag awdurdodau lleol ledled Cymru. Roedd adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru (WAO) wedi’i ryddhau, ac roedd y canlyniad yn gadarnhaol iawn, ac yn adlewyrchiad o’r man lle’r oedd ACC am fod.
    
3. Roedd y tîm wedi parhau i recriwtio ond ar raddfa lai am fod y sefydliad bellach yn agos at staffio llawn. Roedd staff wedi dechrau ymgymryd â thipyn o weithgarwch newid, yn benodol i systemau corfforaethol y byddai’r Bwrdd yn cael brîff amdanynt yn ddiweddarach.
    
4. Mynegodd y Bwrdd ddiddordeb yn y gwaith a oedd yn cael ei ddatblygu gan y Tîm Arwain (TA). Dywedodd y Prif Weithredwr wrth yr aelodau Anweithredol y byddai’n gwahodd pob un ohonynt i arsylwi cyfarfod TA yn y flwyddyn newydd. Sicrhaodd yr aelodau fod pob papur Bwrdd yn cael ei ystyried gan y TA cyn iddo gael ei gyflwyno ac y byddai unrhyw sylwadau gan y TA yn cael eu hadlewyrchu yn y papurau neu eu rhannu yng nghyfarfodydd y Bwrdd.
    
5. Cyflwynwyd data perfformiad sefydliadol gan y Pennaeth Data a’r Prentis Dadansoddi Data. Rhannwyd rhai enghreifftiau o’r ffordd y byddai data’n cael ei ddadansoddi a’i gyflwyno yn y dyfodol. Trafodwyd prif ystadegau gweithredol y sefydliad a chafwyd trafodaeth helaeth a oedd yn cynnwys ond ddim yn gyfyngedig i’r canlynol:
    
   • Byddai data’r mis diweddaraf ar gyfer swm y dreth a gasglwyd bob amser yn edrych yn gymharol isel am y buasai rhywfaint o daliadau na fyddent wedi clirio erbyn y cyfarfod.Bu cynnydd o 4% yn nifer y trafodiadau.
   • Roedd nifer y taliadau a wnaed drwy siec yn gostwng. Roedd hyn oherwydd gwaith a wnaed gan y tîm ymgysylltu yn gyda sefydliadau penodol.
   • Mae nifer y galwadau allan bron cynifer â’r galwadau i mewn erbyn hyn. Mae hyn yn adlewyrchiad o’r ffaith bod ACC yn gynyddol ragweithiol yn y ffordd mae’r gweithio gyda defnyddwyr.
   • Roedd nifer fach o ffurflenni treth papur wedi dod i law.
   • Mae’n siŵr y bydd amrywiadau tymhorol yn y data ond mae’n rhy gynnar o hyd i ragweld amrywiannau o’r fath gyda’r data cyfyngedig sydd gennym hyd yma. 
      
6. Cydnabu’r aelodau fod y data yn fan cychwyn da ac y gellid adeiladu arno. Roeddent yn croesawu mwy o ddata perfformiad a ddangosai ymhle’r oedd darnau penodol o waith yn cael effaith ar berfformiad. Cafwyd trafodaeth am y mesurau perfformiad a oedd yn cael eu datblygu. Awgrymwyd bod y sefydliad am wneud mwy i ddeall natur y galwadau a geir, ond nid oedd y data am hyn ar gael eto o’r system rheoli achosion gyfredol. Byddai hyn, ynghyd â gwybodaeth allweddol arall yr oedd ei hangen arnom, yn cael ei gynllunio i mewn i’r system Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid newydd. Gofynnodd yr aelodau Anweithredol am wybodaeth am natur a nifer y cwynion a gafwyd hyd yma. Cawsant wybod y gellid rhannu hyn gyda nhw. Sicrhawyd yr aelodau fod cwynion yn cael eu monitro a’u trafod gan y TA yn rheolaidd ac y byddai unrhyw gwynion sylweddol yn cael eu rhoi gerbron y Bwrdd. Roedd y nifer a gafwyd hyd yma’n isel.

3. Adroddiad gan y Cadeirydd 

1. Rhoddodd y Cadeirydd wybodaeth am y gweithgarwch diweddar. Ers i’r Bwrdd gwrdd ddiwethaf, cafwyd canlyniadau Arolwg Pobl ACC. Dywedodd y Cadeirydd fod y canlyniadau’n gadarnhaol iawn.
    
2. Roedd y Cadeirydd wedi ysgrifennu’n ddiweddar at Gyn-ysgrifennydd Cyllid y Cabinet, Mark Drakeford, i ddiolch iddo am ymweld â’r Bwrdd ym mis Hydref ac i ofyn iddo ysgrifennu at ei gydweithwyr yn y Cabinet, gan roi cyfle iddynt hwy a’u swyddogion i gwrdd ag aelodau o uwch dîm arwain ACC i drafod dull unigryw ACC o weinyddu treth, y datganiad o ddiben ac i ddechrau trafod sut y gallent gydweithio yn y dyfodol. Fel y soniwyd o dan adroddiad y Prif Weithredwr, roedd eisoes wedi cwrdd â nifer o Ysgrifenyddion Cabinet ac roedd rhagor o gyfarfodydd wedi’u trefnu ar gyfer y flwyddyn newydd. Cafodd y Bwrdd wybod y byddai hyn hefyd yn rhan o’r ymgynghori a’r ymgysylltu ar Gynllun Corfforaethol 2019-22.
    
3. Byddai’r Cadeirydd a’r Prif Weithredwr yn rhoi tystiolaeth yn y Pwyllgor Cyllid am rôl ACC yn natganoliad pwerau cyllidol i Gymru tua dechrau mis Ionawr.
4. Byddai’r broses gwerthuso perfformiad y Bwrdd yn digwydd yn y flwyddyn newydd, gan gynnwys gwerthusiad y Cadeirydd gyda’r Ysgrifennydd Parhaol ddechrau mis Mawrth. Wedyn, byddai cyfres newydd o amcanion yn cael ei chytuno â phob aelod Bwrdd am y flwyddyn ddilynol. Byddai’r adolygiad o’r Ddogfen Fframwaith hefyd yn digwydd tua’r amser hwnnw. 
        
5. Roedd gwaith i ddatblygu adroddiad blynyddol cyntaf ACC wedi dechrau a byddai’n cael ei roi gerbron y Bwrdd fesul dipyn, er ystyriaeth a sylwadau i ddechrau ac wedyn i’w gadarnhau. Byddai’r adroddiad yn cynnwys crynodeb o ffioedd a threuliau’r aelodau Anweithredol. Gofynnodd y Cadeirydd am sesiwn gyda’r aelodau Anweithredol ar ddiwedd y flwyddyn ariannol i drafod ffioedd a threuliau hyd yma.
    
6. Roedd y Cadeirydd wedi mynychu digwyddiad Fforwm Awdurdod Treth Ynysoedd Prydain a oedd yn ffynhonnell ddefnyddiol o fewnwelediad a gwybodaeth ddiddorol. Cynhelir y digwyddiad nesaf yng Nghaerdydd ym mis Mai gan ACC, a gwahoddwyd aelodau Bwrdd i fynychu.
    
7. Myfyriodd y Cadeirydd ymhellach ar adroddiad WAO gan nodi ei fod yn adroddiad cadarnhaol iawn, a diolchodd i’r staff a oedd wedi cyfrannu. Roedd ei brif feysydd ffocws yn cynnwys systemau digidol, recriwtio a chadw, trefniadau cyd-lywodraethiant gyda Thrysorlys Cymru a’r cynllun corfforaethol nesaf.
    
8. Roedd y Gweinidog Cyllid a’r Trefnydd newydd, Rebecca Evans, wedi’i phenodi a byddai’n goruchwylio gwaith ACC yn lle Mark Drakeford, sef Cyn-ysgrifennydd Cyllid y Cabinet. Roedd ACC wedi cyflwyno ‘Brîff Diwrnod Cyntaf’ yr wythnos flaenorol a oedd yn cynnwys gwybodaeth hanfodol fel cyflwyniad cychwynnol. Trefnwyd bod y Cadeirydd yn cwrdd â’r Gweinidog ar 10 Ionawr am y cyntaf o’u cyfarfodydd chwarterol.
    
9. Cytunodd y Bwrdd i beidio â chyhoeddi cofnodion cyfarfodydd pwyllgor.

4. Adroddiad perfformiad ariannol 

Gwybodaeth wedi’i thynnu allan (Troednodyn 1).

5. Adroddiadau gan Bwyllgorau

1. Rhoddodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg (ARAC) wybodaeth am weithgarwch diweddar. Roedd Helen Morris (LlC) wedi dechrau swydd y Swyddog Diogelu Data (SDD), er bod y trefniant hwn yn ateb addas ar gyfer y tymor byr. Byddai’n cael ei adolygu pan fyddai angen.
    
2. Roedd ACC wedi cael ei adroddiad archwiliad mewnol cyntaf gan LlC. Roedd y Bwrdd yn fodlon ar ARAC yn rheoli’r adroddiadau hyn ar ei ran, ac y byddai unrhyw faterion sydd angen eu huwchgyfeirio yn cael eu rhannu gan Gadeirydd ARAC mewn cyfarfodydd Bwrdd.
    
3. Am fod yr Archwaeth Risg wedi’i gymeradwyo bellach, byddai’r gofrestr risg yn cael ei diweddaru yn ôl yr angen ac yn cael ei rhoi gerbron y Bwrdd i’w hystyried. Byddai’n cael ei rheoli gan ARAC ond ei rhannu gyda’r Bwrdd i’w hystyried yn rheolaidd.
    
4. Rhoddodd Cadeirydd y Pwyllgor Pobl wybodaeth am weithgarwch diweddar. Cyfarfu’r pwyllgor am yr eildro ym mis Tachwedd a thrafododd nifer o eitemau gan gynnwys canlyniadau’r arolwg pobl, yr egwyddor o fabwysiadu cyflog byw (y cytunwyd iddi) a thâl yr Uwch Wasanaeth Sifil (SCS). Trafodwyd yr adolygiad lleoliad ar gyfer pencadlys ACC; byddai’r eitem yn cael ei dychwelyd i’r pwyllgor i’w thrafod ymhellach yn y flwyddyn newydd. Byddai’r pwyllgor yn cwrdd eto ym mis Mawrth.

6. Adroddiad y Cyfarwyddwr, Trysorlys Cymru

1. Rhoddodd y Cadeirydd ddiweddariad ar ran Cyfarwyddwr Trysorlys Cymru. Cyhoeddwyd cyllideb derfynol LlC y diwrnod hwnnw, ac roedd ei chynnwys fel y disgwyliwyd. Nid oedd Cyllideb y DU a gyhoeddwyd ar 29 Hydref yn cael effaith sylweddol o gwbl ar drethi datganoledig. Fodd bynnag, roedd yn werth nodi bod cyllideb Llywodraeth yr Alban, a gyhoeddwyd ar 12 Rhagfyr, yn cynyddu ‘Ychwanegiad Anheddau Ychwanegol’ y Dreth Trafodiadau Tir ac Adeiladau (o 3% i 4%) ac yn dod â’i threthi amhreswyl yn agosach i rai’r Dreth Trafodiadau Tir.
    
2. Roedd dadl ynglŷn â chyfraddau Treth Gwarediadau Tirlenwi newydd i’w chynnal ar 8 Ionawr a dadl ynglŷn â chyfraddau Cyfraddau Treth Incwm Cymru (CTIC) ar 15 Ionawr yng nghyd-destun y ddadl gyllideb derfynol. Byddai Cynllun Gwaith Treth Trysorlys Cymru yn cael ei gyhoeddi ym mis Chwefror.
    
3. Byddai Cyfarwyddwr Trysorlys Cymru yn cwrdd â’r Gweinidog newydd drannoeth.

7. Y Berthynas â Chyfoeth Naturiol

1. Diben yr eitem oedd rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Bwrdd am y berthynas â CNC. Mae’r memorandwm cyd-ddealltwriaeth yn nodi’r gofynion a’r safonau disgwyliedig ar gyfer y berthynas honno. Mae Prif Weithredwyr y ddau sefydliad yn cwrdd yn rheolaidd ac mae ganddynt berthynas dda, a chaiff unrhyw faterion sylweddol eu huwchgyfeirio’r ffordd honno.
    
2. Gofynnodd y Cadeirydd am rannu cydnabyddiaeth y Bwrdd o waith a chyfraniad gwerthfawr CNC. Nododd y Bwrdd y gall fod yn dasg anodd cael 2 sefydliad i gydweithio’n llwyddiannus. Roedd diwylliant y ddau sefydliad fel petaent yn cydredeg gan ffurfio perthynas gref, a dylid llawn werthfawrogi’r gwaith sydd ei angen er mwyn cyflawni hyn.
    
3. Cafodd y Bwrdd wybod bod protocol cyfathrebu allanol ar waith a bod y tîm wrthi’n edrych ar gyfathrebu mewnol gyda’r ddau Brif Weithredwr er mwyn cryfhau perthynas y ddau sefydliad ymhellach.
    
4. Byddai Cadeirydd ACC yn cwrdd â Chadeirydd interim CNC yn y flwyddyn newydd.

8. Gwarediadau anawdurdodedig

Gwybodaeth wedi’i thynnu allan (Troednodyn 1).

9. Pwerau troseddol

Gwybodaeth wedi’i thynnu allan (Troednodyn 1).

10. Model gweithredu targed digido

Gwybodaeth wedi’i thynnu allan (Troednodyn 1).

11. Arolwg pobl ACC

1. Oherwydd hyd yr agenda, cytunwyd y byddai’r Arolwg Pobl yn cael ei drafod yn y cyfarfod nesaf ochr yn ochr â chanlyniadau dadansoddiad diwylliant y sefydliad.

12. Unrhyw fater arall

1. Cafodd y Bwrdd wybod y byddai fersiwn o’r cynllun corfforaethol yn cael ei  ddosbarthu dros y Nadolig i’w ystyried ac am sylwadau cyn sesiwn briffio’r Bwrdd ym mis Ionawr.

13. Rhagolwg

1. Roedd y Bwrdd yn fodlon ar yr agenda ar gyfer y cyfarfod nesaf.

14. Adolygiad o’r cyfarfod

Gwybodaeth wedi’i thynnu allan (Troednodyn 1).

[1] Mewn rhai amgylchiadau, nid yw’n briodol rhannu’r holl wybodaeth a gafodd ei chynnwys yng nghofnodion y Bwrdd, er enghraifft os yw’n cynnwys data personol neu fasnachol neu os yw’n gysylltiedig â ffurfio polisi llywodraeth ac ati neu gynnal materion cyhoeddus yn effeithiol. Mewn achosion o’r fath, tynnwyd yr wybodaeth allan a marciwyd yn glir ar y testun mai dyma sydd wedi digwydd.