Cofnodion Bwrdd Awdurdod Cyllid Cymru: Mehefin 2019

Aelodau

• Kathryn Bishop, Cadeirydd
• Dyfed Edwards, Dirprwy Gadeirydd
• Jocelyn Davies, Aelod Anweithredol
• David Jones, Aelod Anweithredol
• Lakshmi Narain, Aelod Anweithredol
• Dyfed Alsop, Prif Weithredwr 
• Sean Bradley, Prif Swyddog Cyfreithiol a Pholisi
• Lucy Robinson, Mewnwelediad a Strategaeth Cwsmeriaid

Ymgynghorwyr

• Joanna Ryder, Pennaeth Staff 
• Andrew Jeffreys, Cyfarwyddwr Trysorlys Cymru

Mynychwyr

• Cynorthwyydd Gweithredol
• Rheolwr Ymgysylltu a Phrofiad y Cwsmer   
• Pennaeth Gweithrediadau
• Gweithiwr Achos Technegol Arweiniol Treth Gwarediadau Tirlenwi
• Ymgynghorydd Polisi         
• Pennaeth Data
• Pennaeth Digidol
• Pennaeth Cyllid         
• Cyfarwyddwr Llywodraethiant a Moeseg – LlC
• Rheolwr Gweithredu ar gyfer Cyrff Cyhoeddus - LlC

Ysgrifenyddiaeth

• Ceri Sullivan, Ysgrifenyddiaeth y Bwrdd

1. Croeso a chyflwyniadau, gwrthdaro buddiannau ac ymddiheuriadau, cofnodion y cyfarfod diwethaf, materion yn codi

1. Croesawodd y Cadeirydd bawb i gyfarfod Bwrdd ACC. Nododd fod lòg gwrthdaro buddiannau’r Bwrdd wedi’i gylchredeg fel papur Bwrdd ac y byddai’n cael ei gynnwys yn y pecyn o bapurau ar gyfer cyfarfodydd y dyfodol. Ei ddiben oedd sicrhau bod aelodau’n ystyried eu buddiannau ochr yn ochr ag eitemau a phapurau’r agenda. Manteisiodd y Prif Weithredwr ar y cyfle i ddatgan ei fod wedi’i benodi’n ymgynghorydd i Fwrdd Gwyddoniaeth Data Prifysgol Caerdydd. Ni chodwyd unrhyw achosion o wrthdaro buddiannau.
    

2. Byddai aelodau o Lywodraeth Cymru yn ymuno â’r cyfarfod i roi cyflwyniad ar lywodraethiant yn y sector cyhoeddus. Roedd hyn yn cael ei wneud yng ngoleuni canfyddiadau o’r Adolygiad o Nawdd Llywodraeth Cymru i Gyrff Cyhoeddus a byddai’n cael ei gyflwyno fesul cam i holl Fyrddau cyrff cyhoeddus yng Nghymru.

3. Cafwyd ymddiheuriad gan Sam Cairns. Nododd y Bwrdd ymddeoliad Martin Warren fel aelod anweithredol o’r Bwrdd a diolchwyd iddo am ei wasanaeth yn ystod cyfnod cychwynnol pwysig datblygiad y sefydliad. Dywedodd y Cadeirydd wrth y Bwrdd mai un o’i hamcanion ar gyfer 2019-20 oedd cynllunio ar gyfer olyniaeth, ac y byddai rhan o hynny’n edrych ar aelodaeth gyfredol y Bwrdd dros y misoedd i ddod. Nodwyd bod digon o aelodau anweithredol er mwyn sicrhau cworwm mewn cyfarfodydd. Roedd y Pwyllgor Archwilio a Risg hefyd wedi cynnal archwiliad sgiliau ac roedd yn fodlon fod digon o arbenigedd i fwrw ymlaen â busnes y pwyllgor.

4. Nid oedd cofnod drafft y cyfarfod diwethaf yn nodi problem gyda chworwm ar gyfer penderfyniad ar gynnydd yn nifer y staff, ac felly gofynnodd y Bwrdd am gylchredeg fersiwn wedi’i hadolygu. Cytunwyd ar y cofnod llawn a’r fersiwn wedi’i golygu i’w chyhoeddi yn amodol ar y newid hwn. Roedd yr aelodau’n fodlon ar y penderfyniadau a gofnodwyd o’r cyfarfod diwethaf.

5. Trafodwyd y camau nad oeddynt eto wedi’u gweithredu, a chytunwyd y byddai pum cam gweithredu’n aros ar agor:
   
   Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).
    
6. Nododd yr Aelodau benderfyniad a wnaed yn y cyfarfod diwethaf i gylchredeg sleidiau perfformiad gweithredol cyn cyfarfodydd Bwrdd ar gyfer eu hystyried. Awgrymwyd bod y Tîm Arwain yn rhannu’r hyn y mae’n ei gynhyrchu ar hyn o bryd ac ailystyried hyn os yw trafodaeth Bwrdd yn gwarantu hyn.
    
7. Yn dilyn yr adolygiad o effeithiolrwydd y Bwrdd, cytunwyd na fyddai Ymgynghorwyr ond yn mynychu am eitemau penodol am gyfnod prawf o dri mis. Nododd y Cadeirydd y byddai hyn yn cael ei adolygu ar ôl y cyfarfod.
    
8. Dywedodd y Prif Weithredwr wrth y Bwrdd y bu’r Tîm Arwain yn llunio cynlluniau busnes ar gyfer 12 maes ffocws y sefydliad. Byddai gwybodaeth bellach yn cael ei rhoi yn ystod Diwrnod Cwrdd i Ffwrdd Strategaeth y Bwrdd ym mis Gorffennaf.
    
9. Roedd LlC wrthi’n adolygu’r ffordd y mae’n adrodd am ei data perfformiad. Awgrymwyd y dylai ACC gysylltu â LlC ar hyn er mwyn i’r ddwy ochr rannu arfer gorau.

2. Llywodraethiant y Sector Cyhoeddus – cyflwyniad gan Lywodraeth Cymru

Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).

4. Anogodd y Bwrdd rannu gwybodaeth yn amlach rhwng ACC a LlC o ystyried cyfraniad y sefydliad at wella gwasanaethau cyhoeddus. Awgrymodd y Cadeirydd y byddai’n parhau i friffio’r aelodau am ei phresenoldeb yng ngweithdai’r Fforwm Arweinwyr Cyhoeddus.         

3. Diweddariad am y Dreth Gwarediadau Tirlenwi

Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).

4. Gorfodi a Chasglu Dyledion

Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).

5. Y Ddogfen Fframwaith

1. Roedd adolygiad llai manwl o Ddogfen Fframwaith 2018-19 wedi’i gynnal. Cyflwynwyd papur yn amlygu’r newidiadau hynny. Nid oedd yr un ohonynt yn ddadleuol.
    

2. Nododd y Bwrdd fod y ddogfen wedi gweithio’n dda i ACC, ei amgylchiadau a’i bartneriaeth unigryw â Thrysorlys Cymru. Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).

3. Codwyd pwynt am eglurder ychydig o’r derminoleg a ddefnyddir yn y ddogfen. Awgrymwyd cynnwys rhestr termau er mwyn datrys y mater hwn. Awgrymwyd hefyd na ddylai’r ddogfen gyfeirio at ddyddiadau dogfennau llywodraethiant allweddol eraill e.e. Llythyr Cylch Gwaith 2019-20 nac at unigolion penodol oherwydd gallai’r rhain fod wedi cael eu disodli.

4. Roedd yr Uned Cyrff Cyhoeddus wrthi’n adolygu’r dull o ymdrin â dogfennau fframwaith safonedig. Wedi’r adolygu, byddai Trysorlys Cymru, mewn partneriaeth ag ACC, yn gobeithio adlewyrchu unrhyw ddull fel sy’n briodol. Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).

6. Adroddiad gan y Cadeirydd

1. Rhoddodd y Cadeirydd ddiweddariad am y gweithgarwch diweddaraf. Roedd yr agenda drafft ar gyfer Diwrnod i Cwrdd i Ffwrdd Strategaeth y Bwrdd ym mis Gorffennaf wedi’i gytuno a byddai’n cael ei anfon allan cyn y digwyddiad. Byddai’r digwyddiad hwn yn canolbwyntio i raddau helaeth iawn ar y flwyddyn i ddod, gan ystyried blaenoriaethau’r sefydliad a phennu’r hyn sy’n gyraeddadwy neu beidio.
    
2. Roedd y Cadeirydd i gwrdd â’r Gweinidog ar 17 Gorffennaf am y cyfarfod chwarterol nesaf, lle byddai’n cadarnhau ei hamcanion 2019-20, wedi’u diweddaru yng ngoleuni’r llythyr cylch gwaith diweddaraf.
    
3. Roedd ACC wedi cynnal digwyddiad diweddaraf Fforwm Trethi Ynysoedd Prydain, lle cynrychiolodd y Dirprwy Gadeirydd y Bwrdd. Roedd y digwyddiad yn llwyddiant a theimlwyd bod sefydliadau eraill yn edrych at ACC fel esiampl mewn llawer maes. Diolchodd y Bwrdd i’r tîm am drefnu’r digwyddiad.

7. Adroddiad gan y Prif Weithredwr (perfformiad gweithredol)

1. Dywedwyd wrth y Bwrdd mai’r data a gyflwynwyd fyddai’r fersiwn wedi’i chynnwys yn yr adroddiad a chyfrifon blynyddol.
2. Roedd y gyfran o ffurflenni papur wedi gostwng un rhan o dair yn y ddeufis diwethaf (o 2.4% ym mis Mawrth i 1.6% ym mis Mai). Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).
    
3. Roedd taliadau siec yn gostwng o hyd, ac roedd ymgysylltu pellach yn gwella hyn ymhellach. Bu canran y ffurflenni a ffeiliwyd o fewn 31 diwrnod yn eithaf cyson sef rhyw 99% o fis Ionawr – Ebrill 2019 gyda 90% o’r ffurflenni hynny wedi’u ffeilio o dan 14 diwrnod ym mis Ebrill. Nid oedd data o fis Mai ar gael eto.
    
4. Mae ad-daliadau i unigolion sy’n gallu hawlio os ydynt yn gwerthu eu cyn-breswylfa cyn pen tair blynedd yn cymryd tua 10 diwrnod, a tharged ACC yw 30 diwrnod. Ar hyn o bryd, mae’r sefydliad yn cyrraedd y targed yn rhwydd ond caiff hyn ei fonitro’n agos rhag ofn y bydd niferoedd yn cynyddu.
    
5. Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).
    
6. Gofynnodd y Bwrdd am weld sleidiau data perfformiad a chrynodeb o arsylwadau’r Tîm Arwain bob mis. Pwysleisiwyd hefyd bwysigrwydd mesur effeithiolrwydd ein dull a sicrhau bod ein data perfformiad wedi’i gysylltu’n glir ag amcanion ein cynllun corfforaethol.
    
7. Rhoddwyd yr wybodaeth ddiweddaraf am y gweithgarwch diweddar, a oedd yn cynnwys trosolwg o ddigwyddiadau, pobl, a dathliadau allweddol. Nodwyd bod lansio’r Cynllun Corfforaethol yn llwyddiant arall a chyflwynwyd trosolwg o swyddi gwag cyfredol.

8. Perfformiad ariannol

Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).

9. Adroddiad gan y Pwyllgorau

Y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg (ARAC)

1. Anfonwyd Adroddiad Blynyddol ARAC at y Bwrdd er gwybodaeth a sicrwydd. Roedd y pwyllgor yn fodlon y gall y gweithgareddau a gyflawnwyd sicrhau’r Bwrdd a’r Prif Weithredwr fod prosesau, polisïau a gweithdrefnau cadarn ar waith.
    
2. Byddai’r pwyllgor yn edrych ar seiber ddiogelwch yn ei gyfarfod nesaf. Roedd pryder fod canran uchel o staff ac aelodau bwrdd yn agor e-byst gwe-rwydo, a byddai hyn yn cael ei fonitro o hyd.

10. Adroddiad gan Gyfarwyddwr Trysorlys Cymru

1. Rhoddodd Cyfarwyddwr Trysorlys Cymru ddiweddariad am y gweithgarwch diweddar. Cafodd yr aelodau wybod bod cynnig trawsbleidiol yn cael ei ddisgwyl mewn perthynas â datganoli Trethi Teithwyr Awyr. Mae gwaith yn parhau’n gyflym ar yr Ardoll Gofal Cymdeithasol i ystyried sut byddai’n gweithio’n ymarferol, gyda gwaith partneriaeth da rhwng Trysorlys Cymru ac ACC. Disgwyliwyd ymgynghoriad ar bolisi Treth Tir Gwag y flwyddyn nesaf.
    
2. Mae nifer o drethdalwyr Cyfraddau Treth Incwm Cymru wedi cael cod Cyfraddau Treth Incwm yr Alban ar gam. Roedd trafodaethau wedi dechrau er mwyn datrys hyn.
    
3. Byddai ail gynhadledd Trethi Llywodraeth Cymru’n cael ei chynnal ym mis Gorffennaf.

11. Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon / Adroddiad Archwilio Datganiadau Ariannol Swyddfa Archwilio Cymru

1. Anfonwyd Adroddiad a Chyfrifon Blynyddol drafft i’r Bwrdd i’w hystyried cyn y cyfarfod. Bu Grŵp Llywio’r Adroddiad a Chyfrifon Blynyddol yn rheoli datblygiad y ddogfen ond bu hefyd yn destun ystyried a chraffu gan y Tîm Arwain, ARAC a Swyddfa Archwilio Cymru.
    
2. Cafodd y Bwrdd wybod am rai mân newidiadau oedd i’w gwneud yng ngoleuni’r sylwadau a gafwyd o ffynonellau amrywiol  a nodwyd y byddai’r ddogfen yn cael ei gosod ar 3 Gorffennaf. Ni ddisgwyliwyd unrhyw newidiadau mawr cyn hynny, dim ond rhai mân newidiadau i arddull y testun. Byddai copi diwygiedig yn cael ei anfon i’r Bwrdd er gwybodaeth.
    
3. Awgrymodd y Prif Weithredwr rai newidiadau i’r adran perfformiad am ei bod yn cyfuno perfformiad o’r gorffennol a’r dyfodol. Awgrymwyd hefyd fod angen dadansoddi’r adran sy’n egluro sut mae arian wedi’i wario ar ymgynghorwyr, er mwyn rhoi eglurder pellach.

Adroddiad Archwiliad Datganiadau Ariannol Swyddfa Archwilio Cymru (SAC)

4. Cyflwynwyd yr adroddiad ISO260 a luniwyd gan SAC. Ei ddiben yw rhoi trosolwg i sefydliadau o ganfyddiadau SAC. Cafodd y Bwrdd wybod y byddai cost y gwasanaeth archwilio yn uwch nag a gytunwyd yn wreiddiol ond nad oedd SAC yn gallu darparu’r ffigur terfynol ar hyn o bryd. Darparwyd crynodeb o bob atodiad a sicrhawyd yr aelodau nad oedd unrhyw bryderon i’w codi.

5. Diolchodd SAC i ACC am eu gwaith a nodwyd y bu’n broses esmwyth a rhwydd. Cododd y Bwrdd rai cwestiynau am yr adroddiad.

12. Digidol

1. Oherwydd cyfyngiadau amser, cytunodd y Bwrdd i ymdrin â’r eitem hon a’i chytuno’n ddigidol.

13. Unrhyw fater arall

1. Ni chodwyd unrhyw fusnes arall.

14. Rhagolwg

1. Roedd y rhagolwg yn cael ei ddiweddaru yng ngoleuni cynllunio busnes a gynhelir gan ACC. Cytunwyd y byddai fersiwn ddiwygiedig yn cael ei hanfon allan cyn Diwrnod Cwrdd i Ffwrdd Strategaeth y Bwrdd.

15. Adolygiad o’r cyfarfod

1. Awgrymwyd y dylai’r Bwrdd fyfyrio ynghylch sut mae’n defnyddio ei amser cyn ac ar ôl cyfarfodydd Bwrdd llawn. Diben cyngyfarfod y Bwrdd yw trafod y manylion a galluogi trafodaethau mwy strategol yn ystod cyfarfodydd Bwrdd llawn. Fodd bynnag, roedd llawer o amser yn cael ei dreulio’n cwestiynu a gwirio ffeithiau yn ystod y cyfarfod ei hun a holwyd a ellid treulio’r amser hwn yn well.

[1] Mewn rhai amgylchiadau, nid yw’n briodol rhannu’r holl wybodaeth a gafodd ei chynnwys yng nghofnodion y Bwrdd, er enghraifft os yw’n cynnwys data personol neu fasnachol neu os yw’n gysylltiedig â ffurfio polisi llywodraeth ac ati neu gynnal materion cyhoeddus yn effeithiol. Mewn achosion o’r fath, tynnwyd yr wybodaeth allan a marciwyd yn glir ar y testun mai dyma sydd wedi digwydd.