Cofnodion Bwrdd Awdurdod Cyllid Cymru: Medi 2018

Aelodau

• Kathryn Bishop, Cadeirydd
• Dyfed Edwards, Is-gadeirydd 
• Jocelyn Davies, Anweithredol
• David Jones, Anweithredol
• Lakshmi Narain, Anweithredol
• Martin Warren, Anweithredol
• Dyfed Alsop, Prif Swyddog Gweithredol
• Sean Bradley, Prif Swyddog Cyfreithiol a Pholisi 
• Rebecca Godfrey, Prif Swyddog Strategaeth

Ymgynghorwyr

• Andrew Jeffreys, Cyfarwyddwr, Trysorlys Cymru 
• Catrin Millar, Pennaeth Cyfathrebu 
• Melissa Quignon-Finch, Pennaeth Adnoddau Dynol
• Teresa Platt, Prif Swyddog Cyllid 
• Jo Ryder, Pennaeth Staff 
• Sam Cairns, Pennaeth Gweithrediadau 
• Dave Matthews, Pennaeth Polisi

Yn cyflwyno/mynychu

• Pennaeth Cwsmeriaid ac Ymgysylltu
• Pennaeth Gwasanaethau Digidol

Ysgrifenyddiaeth

• Ceri Sullivan, Ysgrifenyddiaeth y Bwrdd

1. Croeso a chyflwyniadau, gwrthdaro buddiannau ac ymddiheuriadau, cofnodion y cyfarfod diwethaf, materion yn codi

1. Croesawodd y Cadeirydd Aelodau'r Bwrdd a’r ymgynghorwyr i'r cyfarfod. Ni nodwyd unrhyw wrthdrawiad buddiannau.
    
2. Ni dderbyniwyd unrhyw ymddiheuriadau.
    
3. Cytunodd y Bwrdd fod y cofnodion yn rhoi cyfrif cywir o'r hyn a drafodwyd yn amodol ar un newid. Trafodwyd y camau gweithredu a oedd heb eu cwblhau a chytunwyd y byddai pedwar ohonynt yn aros ar agor.
    
4. y Cadeirydd fod yr aelodau wedi cytuno’n ddiweddar ar Gylch Gorchwyl (CG) a Rheolau Sefydlog diwygiedig y Bwrdd.  Fodd bynnag, ers hynny, roedd y Tîm Arwain, sef y Pwyllgor Gweithredol gynt, wedi newid ei enw. Felly, byddai angen diweddaru CG y Bwrdd a’r Pwyllgorau i adlewyrchu hyn. Cytunodd yr aelodau i’r newidiadau hyn.
    
5. Roed Tîm Archwilio Llywodraeth Cymru (LlC) wedi gwneud gwaith archwilio mewnol dros yr haf. Gwnaethpwyd rhai mân sylwadau, yr oedd gofyn i’r Prif Swyddog Gweithredol ymateb yn ffurfiol iddynt. Nid oedd y sylwadau hyn yn achos pryder, ond gofynnodd y Prif Swyddog Gweithredol am farn y Bwrdd, a chytunodd y ceid trafodaeth ar ôl y cyfarfod.
   
   Gwybodaeth wedi’i thynnu allan (Troednodyn 1).
    
6. Nodwyd pwysigrwydd diogelwch digidol, ac awgrymwyd y dylai barhau i fod yn uchel ar agenda'r Bwrdd. 

2. Adroddiad y Cadeirydd

1. Nododd y Cadeirydd gyhoeddiad cyhoeddus Ysgrifennydd y Cabinet am benodiad Dyfed Edwards yn Ddirprwy Gadeirydd yr Awdurdod. Llongyfarwyd ef gan y Bwrdd yn ei gyfanrwydd.
    
2. Cafodd y Bwrdd wybod y byddai’r Cadeirydd yn cwrdd ag Ysgrifennydd y Cabinet am y trydydd o’u cyfarfodydd chwarterol, ac  â’r Ysgrifennydd Parhaol ar wahân am ail gyfarfod chwaterol grŵp partneriaeth yr Awdurdod/Trysorlys Cymru (TC) y mis canlynol.

3. Adroddiad y Prif Weithredwr (perfformiad sefydliadol)

1. Cyflwynodd y Prif Weithredwr y papur perfformiad gweithredol ynghyd ag ychydig o sleidiau statig yn dangos data perfformiad ar gyfer mis Mehefin, Gorffennaf ac Awst.
    

2. Cafodd y Bwrdd wybod bod nifer y galwadau i’r ddesg gwasanaeth cwsmeriaid wedi cynyddu, yn enwedig ym mis Awst; roedd hyn yn adlewyrchu’r ystod ehangach o resymau dros ymholiadau cwsmer. Roedd swm y dreth a gasglwyd ar gyfer Treth Trafodiadau Tir (TTT) eithaf cyson â’r hyn a ddisgwyliwyd. Ceir adborth cadarnhaol gan gwsmeriaid o hyd, ac awgrymwyd rhannu’r adborth hwnnw a hanesion cysylltiedig gyda’r Bwrdd mewn cyfarfodydd yn y dyfodol fel eitemau i’w dathlu.

3. Cafwyd trafodaeth am y ffigurau mewn perthynas â nifer y ffurflenni papur, a fu’n weddol sefydlog. Cafodd y Bwrdd wybod bod tipyn o waith wedi’i wneud eisoes er mwyn lleihau’r ffurflenni papur a, phe byddai angen, y byddai’r tîm yn datblygu strategaeth ar gyfer gwaith pellach.

4. Nododd y Bwrdd fod hyd cyfartalog galwadau wedi’i gynnwys yn yr adroddiad er gwybodaeth. Er bod y data’n gadarnhaol, nododd yr aelodau eu bod wedi cytuno’n flaenorol i ganolbwyntio ar ansawdd galwadau a datrys ymholiadau yn hytrach na hyd galwadau. Dywedwyd wrth y Bwrdd fod gwaith wedi dechrau i sefydlu gwell mesurau o ran sicrhau bod cwsmeriaid yn talu’r dreth gywir yn y lle cyntaf.

5. Er ei bod yn ddyddiau cynnar iawn o hyd, cytunodd y Bwrdd fod y ffigurau a arddangoswyd yn gadarnhaol a’u bod yn adlewyrchu’r gwaith da sy’n cael ei wneud yn y sefydliad. Awgrymodd y Bwrdd y byddai’n ddefnyddiol edrych ar ddata perfformiad ochr yn ochr â’r Cynllun Corfforaethol a’r Siarter er mwyn sicrhau bod y sefydliad yn cyflawni o ran ei ymrwymiadau.

6. Gofynnodd y Bwrdd am weld rhestr o oblygiadau posibl a allai ddigwydd yn dilyn Brexit. Gallai’r aelodau ystyried y goblygiadau posibl hyn a phennu a oeddent yn fodlon fod y sefydliad yn barod i ymdrin â hwy. Awgrymwyd hefyd cysylltu â LlC am ei bwriadau o ran rheoli gwastraff ar ôl Brexit.

7. Cafodd y Bwrdd wybod am ddigwyddiadau ymgysylltu yn y dyfodol. Nododd yr aelodau fod y sefydliad wedi llwyddo o ran cyfathrebu ac ymgysylltu â rhanddeiliaid yn ystod y cyfnod ‘mynd yn fyw’ ac yn ystod chwe mis cyntaf ei weithredu. Pwysleisiwyd pwysigrwydd sicrhau bod y momentwm hwn yn parhau.

4. Perfformiad ariannol

Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).

5. Adroddiad Cyfarwyddwr Trysorlys Cymru

1. Rhoddodd Cyfarwyddwr Trysorlys Cymru, ddiweddariad ar weithgarwch diweddar a gweithgarwch ar gyfer y dyfodol. Atgoffwyd y Bwrdd o ddigwyddiadau allweddol a fu ers y tro diwethaf iddynt gwrdd, ac un ohonynt oedd y digwyddiad 10 mlynedd o Ddatganoli Cyllidol a gynhaliwyd ym mis Gorffennaf. Cafwyd cyfraniadau gan staff a Chadeirydd yr Awdurdod, a oedd wedi cyflwyno eitem yn y digwyddiad.
    

2. Byddai cyllideb Llywodraeth Cymru’n cael ei chyhoeddi ar 2 Hydref a byddai’n cynnwys cynlluniau gwariant ac adroddiad polisi treth. Byddai rhagolwg diwygiedig ar gyfer Treth Gwarediadau Tirlenwi (TGT) a Threth Trafodiadau Tir (TTT) yn cael ei gyhoeddi, a fyddai’n ystyried cyhoeddiadau ystadegol y chwarter cyntaf.

3. Byddai TC yn rhoi gwybod i’r Bwrdd am Gyfradd Treth Incwm Cymru (CTIC) yn ei sesiwn briffio ym mis Hydref. Dywedwyd wrth y Bwrdd fod CThEM yn bwriadu anfon llythyrau at yr holl gwsmeriaid yr ystyria eu bod yn atebol am dalu CTIC i ddweud wrthynt am y newidiadau; bu’r tîm cyfathrebu’n gweithio gyda TC er mwyn sicrhau bod y negeseuon cywir ar waith i gwsmeriaid.

4. Bu TC yn gweithio gyda Thrysorlys Ei Mawrhydi ar bolisi treth, gyda chydweithio da ar faterion fel treth plastigau, er enghraifft.

6. Allbynnau Diwrnod Cwrdd i Ffwrdd Strategaeth y Bwrdd 

1. Cylchredwyd allbynnau trafodaethau’r Bwrdd ar ei Ddiwrnod Cwrdd i Ffwrdd Strategaeth ym mis Mehefin cyn y cyfarfod. Nododd y Cadeirydd mai diben yr eitem oedd rhoi gwybod i’r Bwrdd am gynnydd a chamau nesaf.
                                             

2. Risg - Roedd y datganiad Archwaeth Risg yn datblygu’n dda a byddai’n cael ei ystyried gan y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg (ARAC) yn ei gyfarfod yr wythnos ganlynol. Datblygwyd nifer o opsiynau sgôr archwaeth risg fel opsiynau i’r Bwrdd.

3. Rhanddeiliaid - Roedd y Tîm wrthi’n datblygu cynlluniau cyfathrebu ac ymgysylltu ar gyfer y 15 prif rhanddeiliad, fel y’u nodwyd yn y diwrnod cwrdd i ffwrdd.

4. Diwylliant - Byddai eitem yn cael ei chyflwyno i’r Bwrdd ym mis Rhagfyr, ac yna byddai canlyniadau’r Arolwg Pobl y Gwasanaeth Sifil hefyd ar gael i’w hystyried. Dylai’r canlyniadau ddarparu trosolwg meintiol o farn staff am wahanol agweddau o’r Awdurdod Erbyn diwedd y flwyddyn ariannol, byddai gan yr Awdurdod gyflenwad llawn o staff, a byddai’r sefydliad mewn sefyllfa wedyn i asesu ei ddiwylliant a’i ffyrdd o weithio drwy gynnwys aelodau newydd a phresennol y staff yn y broses honno.

5. Diben - Cynhaliwyd trafodaeth helaeth am ddiben yr Awdurdod. Cyflwynwyd rhai enghreifftiau o ddatganiadau diben i’w hystyried. Drafftiwyd y datganiadau yn dilyn sylwadau a wnaethpwyd yn y diwrnod cwrdd i ffwrdd ac o sgyrsiau amrywiol gyda phartneriaid a rhanddeiliaid allweddol. Gwnaethpwyd rhai awgrymiadau ynghylch y geiriad a ddefnyddiwyd yn yr enghreifftiau, yn benodol i bwysleisio nad treth yw unig ddiben y sefydliad.

6. Pwysleisiodd y Bwrdd bwysigrwydd crisialu ein diben, yn enwedig gan byddai hwn yn llywio’r Cynllun Corfforaethol 3 blynedd. Cytunwyd y byddai fersiynau wedi’u hailwampio yn cael eu cylchredeg y tu allan i’r cyfarfod, cyn cael eu dychwelyd i’r Bwrdd i’w cytuno ym mis Hydref.

7. Casglu a Gorfodi Dyledion

1. Cafodd y Bwrdd wybod fod Ysgrifennydd Cyllid y Cabinet, ers eu trafodaeth ddiwethaf, wedi ardystio egwyddorion strategol yr Awdurdod ar ddyled. Yn ymarferol, bu’r Awdurdod yn llwyddiannus yn datrys y rhan fwyaf o daliadau treth hwyr drwy ymgysylltu’n gynnar â’r trethdalwr ac â chynrychiolwyr cyn bod cosb yn ddyledus, a chroesawyd y dull hwn. Gan gydnabod, fodd bynnag, y gallai nifer fechan iawn o drethdalwyr wrthod talu, gofynnwyd i’r Bwrdd wneud penderfyniadau am y dull gorfodi dyled arfaethedig. Gofynnwyd i’r aelodau gytuno i’r canlynol:
    
   1. Yr egwyddor y bydd yr Awdurdod ble bynnag y bo modd, yn ceisio cyfarfod wyneb yn wyneb â’r trethdalwr cyn dechrau cymryd camau i orfodi dyled 
   2. Defnyddio beilïaid allanol mewn amgylchiadau prin i gefnogi’r broses o orfodi dyled (bydd ymarfer caffael yn dilyn er mwyn nodi darparwr addas)
   3. Archwilio’r opsiwn i gaffael cymorth cyfreithiol allanol i baratoi a chynnal achosion llys i orfodi dyle
       
2. Cafwyd trafodaeth helaeth ac roedd yr aelodau’n cytuno â’r tri argymhelliad. Mae’r Bwrdd yn cydnabod y gallai gwahanol fathau o ddyled ddigwydd o ganlyniad i wahanol amgylchiadau. Pwysleisiodd yr Aelodau mor bwysig yw sicrhau bod dull yr Awdurdod o drin dyled wedi ystyried yr amgylchiadau hynny a’i fod yn adlewyrchu diwylliant y sefydliad.  Gofynnodd yr aelodau hefyd am ofalu wrth gaffael gwasanaethau asiant gorfodi, er mwyn sicrhau bod y gwasanaeth yn cyd-redeg â gwerthoedd yr Awdurdod.
    

3. Nododd y Bwrdd fod y penderfyniad ynghylch a yw cwsmer yn methu neu’n gwrthod talu’r dreth yn cael ei bennu gan staff yr Awdurdod a phwysigrwydd staff yn cymryd gofal wrth wneud y penderfyniad hwn. Gofynnodd y Bwrdd am weld y llywodraethiant ynghylch y penderfyniadau allweddol hyn.         

8. Integreiddio Meddalwedd Trydydd Parti

1. Roedd y Bwrdd wedi trafod darparu Rhyngwyneb Rhaglennu Rhaglenni (API) i gyflenwyr meddalwedd trydydd parti o’r blaen. Roedd y Bwrdd wedi gofyn i’r tîm wneud gwaith pellach er mwyn pennu angen y cwsmer. Cytunwyd y byddai’r tîm yn dychwelyd y penderfyniad i’r Bwrdd pan fyddai ganddo dri mis o ddata gweithredol i’w dadansoddi. Ers hynny, bu’r tîm yn ymchwilio i fuddion darparu’r gwasanaeth hwn, y galw amdano a’r gost gysylltiedig.
    

2. Nid oedd y tîm wedi gallu cael y galw penodol am API yng Nghymru. Â 97% yn defnyddio’r gwasanaeth Treth Trafodiadau Tir ar-lein, mae’n debyg nad oes llawer iawn o alw gan gwsmeriaid. Byddai gan ddatblygiad y nodweddion hyn ychydig o fudd gweithredol, ond dim llawer. Mae’r amcangyfrif o’r gost ddatblygu a gweithredu, a’r galw allanol isel ymddangosiadol, yn awgrymu nad yw hwn yn faes i’w ddatblygu ar hyn o bryd. Gofynnodd y Bwrdd i’r tîm gadw hwn dan sylw oherwydd gallai profiad gweithredol awgrymu penderfyniad gwahanol yn y dyfodol.

3. Trafodwyd agweddau masnachol datblygu’r feddalwedd ac awgrymwyd y byddai’n ddefnyddiol cael trafodaeth yn y dyfodol.

9. Yr Wybodaeth Ddiweddaraf am y Gymraeg

1. Cafodd y Bwrdd wybod am ddatblygiad mewn perthynas â gofynion statudol yr Iaith Gymraeg. Ym mis Mehefin 2018, cadarnhaodd Gweinidog y Gymraeg, Eluned Morgan, na fyddai unrhyw safonau pellach yn cael eu cyflwyno ar gyfer sefydliadau hyd nes bod Bil newydd ar gyfer y Gymraeg yn weithredol.
    
2. Cyn Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011, roedd Deddf yr Iaith Gymraeg 1993 yn ei gwneud y ofynnol i gyrff cyhoeddus lunio cynllun iaith, gan amlinellu’r gwasanaethau a ddarparent yn Gymraeg. Yn gynharach y mis hwn, cytunodd Swyddog Comisiynydd y Gymraeg i atgyfnerthu’r broses hon ar gyrff cyhoeddus. Nid yw swyddfa’r Comisiynydd wedi ysgrifennu at sefydliadau am y newidiadau hyn eto. Fodd bynnag, mae’r sefydliad wedi cael gwybod y caiff hysbysiad anffurfiol ei anfon i’r Awdurdod.
    
3. Roedd staff eisoes wedi dechrau paratoi Strategaeth y Gymraeg ac roedd Grŵp Llywio’r Gymraeg wedi’i sefydlu i oruchwylio’r gwaith hwn. Fodd bynnag, ers hynny, cynghorwyd y tîm gan swyddfa’r Comisiynydd fod gan gynllun fwy o statws ac mai hwnnw yw’r fformat a ffafrir. Byddai’r swyddog o swyddfa’r Comisiynydd yn cael ei neilltuo i’r Awdurdod i oruchwylio datblygiad cynllun a sicrhau ei fod yn cydymffurfio â chanllawiau statudol.
    
4. Awgrymodd y Bwrdd y dylai’r staff ddisgwyl gohebiaeth a chyfarwyddyd gan swyddfa’r Comisiynydd er mwyn deall yn llawn yr hyn sy’n ofynnol o dan y cynllun. Cydnabu’r aelodau fod gwaith eisoes wedi dechrau ac, am y rheswm hwnnw, awgrymodd i’r tîm archwilio a allai barhau i ddatblygu Strategaeth yn lle cynllun.

10. Tîm Arwain

1. Dywedwyd wrth y Bwrdd fod y Tîm Arwain, sef y Pwyllgor Gweithredol gynt, wedi cael diwrnod cwrdd i ffwrdd tîm ym mis Gorffennaf i ystyried sut maent yn cydweithio a sut gallai ddatblygu’n dîm sy’n perfformio’n uchel i arwain yr Awdurdod. Cafwyd dau sylw allweddol o’r sesiwn hon:
    
   • teimlai'r grŵp fod angen mwy o waith cyn iddynt weithio gyda’i gilydd yn ‘dîm’, yn hytrach na chasgliad o arweinwyr tîm yn cynrychioli eu rhannau eu hunain o’r busnes. Roedd hyn yn ddealladwy, o ystyried bod y tîm yn gymharol newydd
   • roedd y grŵp yn anelu at weithredu fel tîm arwain yr Awdurdod, ac at gael ei ystyried felly – yn hytrach na dim ond pwyllgor a fyddai’n cwrdd unwaith y mis
      
2. Yn ystod eu diwrnod cwrdd i ffwrdd, gwnaeth y grŵp nifer o ymrwymiadau personol a chyfunol gan gynnwys adolygu sut y byddai’n cydweithio i arwain yr Awdurdod orau. Roedd hyn wedi arwain at newid ei enw, ei Gylch Gorchwyl, ei foddau cyfarfod ac ymrwymiad i ffyrdd newydd o weithio.
    
3. Awgrymwyd y dylai’r Tîm Arwain ystyried cyhoeddi aelodaeth eu tîm arwain er gwybodaeth i gwsmeriaid.

11. Proses Adolygu Perfformiad y Bwrdd 

1. Cynigiodd y Cadeirydd broses ar gyfer adolygiad perfformiad y Bwrdd sydd ar fin digwydd dros y misoedd canlynol. Cynigir y dylai’r adolygiad ddigwydd mewn tri cham, a dau ohonynt efallai’n digwydd ar y cyd:
    
   1. Arolwg ar-lein dienw byr mewn perthynas â meini prawf a gytunwyd;
   2. Cyfweliadau unigol â phob aelod Bwrdd wedi’u cynnal gan ymgynghorydd/gwyliwr allanol; 
   3. Gweithdy undydd i’r Bwrdd er mwyn ystyried y canlyniadau a chynllunio’r camau nesaf.
       

2. Nododd y Cadeirydd y byddai’r Aelod Etholedig cyntaf o blith y Staff (SEM) yn ymuno â’r aelodau yng nghyfarfod nesaf y Bwrdd. Awgrymwyd y dylid cynnwys yr ymgynghorwyr yng ngham 1 a’r SEM yng ngham 3. 

3. Roedd y Bwrdd yn fodlon ar y dull arfaethedig a gofynnwyd iddynt rannu unrhyw sylwadau gyda’r Cadeirydd y tu allan i’r cyfarfod.  Byddai cwestiynau ar gyfer yr arolwg ar-lein yn cael eu cylchredeg i aelodau am sylwadau a chytundeb.

12. Unrhyw fater arall

1. Cafodd y Bwrdd wybod bod y cynllun cyfathrebu wedi’i drafod a’i gytuno gan y Tîm Arwain yr wythnos gynt. Byddai’n cael ei gylchredeg i’r Bwrdd er mwyn ei drafod a’i gytuno y tu allan i’r cyfarfod.                  

13. Rhagolwg

1. Roedd y Bwrdd yn fodlon ar yr agenda ar gyfer y cyfarfod nesaf. 

14. Adolygiad o’r cyfarfod

Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).

[1] Mewn rhai amgylchiadau, nid yw’n briodol rhannu’r holl wybodaeth a gafodd ei chynnwys yng nghofnodion y Bwrdd, er enghraifft os yw’n cynnwys data personol neu fasnachol neu os yw’n gysylltiedig â ffurfio polisi llywodraeth ac ati neu gynnal materion cyhoeddus yn effeithiol. Mewn achosion o’r fath, tynnwyd yr wybodaeth allan a marciwyd yn glir ar y testun mai dyma sydd wedi digwydd.