Cofnodion Bwrdd Awdurdod Cyllid Cymru: Hydref 2019

Aelodau

• Kathryn Bishop, Cadeirydd
• Dyfed Edwards, Dirprwy Gadeirydd
• Jocelyn Davies, Aelod Anweithredol
• David Jones, Aelod Anweithredol
• Lakshmi Narain, Aelod Anweithredol
• Dyfed Alsop, Prif Weithredwr
• Sean Bradley, Prif Swyddog Cyfreithiol a Pholisi
• Sam Cairns, Prif Swyddog Gweithrediadau
• Lucy Robinson, Mewnwelediad a Strategaeth Cwsmeriaid

Ymgynghorwyr

• Joanna Ryder, Pennaeth Staff
• Melissa Quignon-Finch, Pennaeth AD
• Teresa Platt, Prif Swyddog Cyllid
• Jim Scopes, Prif Swyddog Strategaeth Interim
• Catrin Durie, Pennaeth Cyfathrebu   
• Anna Adams , Dirprwy Gyfarwyddwr Stragetaeth Trethi, Polisi ac Ymgysylltu – Trysorlys Cymru

Ysgrifenyddiaeth

• Ceri Sullivan, Board Secretariat

1. Croeso a chyflwyniadau, gwrthdaro buddiannau ac ymddiheuriadau, cofnodion y cyfarfod diwethaf, materion yn codi

1. Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod, yn nodi dwy flynedd ers sefydlu ACC a’i Fwrdd. Ni nodwyd unrhyw wrthdaro buddiannau, ond nodwyd bod gofyn diweddaru’r log yng ngoleuni newidiadau diweddar.
    
2. Cafwyd sylwadau am y cofnodion cyn y cyfarfod, ac felly cymeradwywyd y cofnod dros dro yn amodol ar un ychwanegiad. Cytunodd yr Aelodau ar y cofnod wedi’i olygu ar gyfer ei gyhoeddi.
    
3. Roedd ymddiheuriadau wedi’u derbyn gan Andrew Jeffreys: roedd Anna Adams yn mynychu ar ei ran a byddai’n cyflwyno adroddiad Cyfarwyddwr Trysorlys Cymru.
    
4. Nododd y Cadeirydd benderfyniad y cyfarfod diwethaf a rhoddodd yr wybodaeth ddiweddaraf am gamau gweithredu a oedd heb eu cymryd, a chytunwyd y byddai 5 cam gweithredu’n parhau ar agor.

Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).

2. Adolygiad o’r Cynllun Corfforaethol

1. Cafodd y Bwrdd ddiweddariad lefel uchel am y cynnydd mewn perthynas â chynllun corfforaethol 3 blynedd cyntaf y sefydliad. Diben yr eitem oedd sicrhau’r Bwrdd fod cyflenwi’n digwydd mewn perthynas ag amcanion a bod cynlluniau ar gyfer cynnydd y dyfodol ar waith.
    

2. Rhoddwyd trosolwg o’r cynnydd mewn perthynas â gweithgarwch 19/20, yn gysylltiedig ag amcanion y cynllun corfforaethol a mesurau perfformiad, gan gynnwys y canlynol:
   
   Casglu Refeniw (amcan cysylltiedig – Effeithlon): Gwnaethpwyd newidiadau i’r system gyllid er mwyn gella data ac adrodd. Roedd y newidiadau wedi awtomeiddio’r broses casglu refeniw ymhellach ac wedi gwella amseroedd talu ar gyfer dyled. Y cam nesaf fyddai creu llinell ar wahân ar gyfer galwadau mewn perthynas ag amser i dalu a fyddai’n cael ei rheoli gan yr adran gyllid; yna byddai pob galwad yn ymwneud â dyled yn cael ei rheoli mewn un lle, gan ryddhau’r tîm gweithrediadau i ymdrin â materion eraill. Byddai adolygiad o’r newid hwn yn y broses yn cael ei gynnal ymhen 6 mis. 
   
   Amcan Data: Sefydlwyd grŵp ffocws bychan, a oedd yn canolbwyntio am y flwyddyn gyntaf ar gydweithio; dysgu; adeiladu’r achos; ac ystyried ein llywodraethiant ar gyfer y dyfodol. Bu’r prif ffocws hyd yma ar ymgysylltu, a byddai 2 weithdy’n cael eu cynnal i roi gwybod i’n pobl am y math o ddata yr ydym yn ei gasglu a’i gadw; sut rydym yn ei ddefnyddio ar hyn o bryd a sut y gellid ei ddefnyddio yn y dyfodol. Gobeithia’r tîm y bydd y data, wrth i’w lefel a’i ansawdd ddatblygu, yn denu diddordeb newydd e.e. o brifysgolion, awdurdodau lleol ac adrannau Llywodraeth Cymru. Dylid ystyried bod y data y mae’r sefydliad yn ei gadw yn adnodd sylweddol, ac yn un a allai fod o fudd i lywodraeth ehangach a hysbysu polisi. Nodwyd y gallai fod angen ychydig o waith ar lywodraethiant ar gyfer llifoedd data pe byddai’r DU yn gadael yr Undeb Ewropeaidd.
   
   Gwneud y mwyaf o’n data (amcan cysylltiedig – Effeithlon): Gallai’r maes gwaith hwn leihau yn ystod y flwyddyn nesaf wrth i brosesau a systemau gael eu datblygu’n llawn. Cafodd yr aelodau wybod bod cynnydd da wedi’i wneud, er y cafwyd rhai problemau’n adalw data o systemau sylfaenol.
   
   Seilwaith data (amcan cysylltiedig - Effeithlon): Byddai’r maes hwn yn esblygu wrth i’r tîm ddechrau edrych ar fathau eraill o ddata yn ogystal â pharhau i rannu data gyda sefydliadau eraill. Cafodd y Bwrdd wybod bod y Gofrestrfa Tir wedi cytuno i rannu data a bod Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth bellach ar waith.
   
   Diwylliant, Brand ac Ymgysylltu (amcan cysylltiedig – Galluog): Roedd Arolwg Pobl 2019 bellach yn fyw; byddai’r prif ganlyniadau ar gael i’r Tîm Arwain ym mis Rhagfyr ac yn cael eu rhannu gyda’r Bwrdd yn ei gyfarfod ym mis Chwefror. Byddai’r canlyniadau’n cael eu defnyddio i fesur y gwaith ar y maes hwn, ynghyd â data cymysgedd sgiliau ac amrywiaeth a sefydliad. Nodwyd bod canlyniadau arolwg pobl y sefydliad yn uchel iawn y flwyddyn flaenorol, ond efallai na fyddai hynny’n wir eleni o ystyried bod y sefydliad mewn sefyllfa wahanol iawn. Darparwyd trosolwg o waith diweddar, gan gynnwys y gwaith ar WordTree a’r croeso iddo yn y sefydliad.

3. Byddai’r diweddariad nesaf yn cael ei ddarparu ar ddiwedd y flwyddyn ariannol.

3. Adolygu ‘Ein Dull’

1. Nododd y Cadeirydd arwyddocâd y penderfyniad a wnaethpwyd i gefnogi’r dull arloesol hwn a’r risgiau a oedd ynghlwm wrtho, gan gytuno ar y cychwyn ei bod yn bwysig monitro’n agos er mwyn sicrhau ei fod yn parhau i weithio a’i fod o fudd i’r sefydliad a Llywodraeth Cymru ehangach.
       
2. Mae gwaith wedi dechrau er mwyn sicrhau bod y tîm gweithrediadau’n llwyr ddeall yr agwedd bwysig hon ar ein gwaith ac yn hawlio perchenogaeth arni. Roedd strwythur y tîm hwnnw’n gweithio’n dda a bu cydweithio ar draws adrannau yn y sefydliad yn allweddol i ddatblygu proses a systemau newydd.
    
3. Yn sgil y penderfyniad cynnar i beidio â chael amseroedd trin galwadau wedi’u sbarduno gan dargedau, bu’r staff yn gallu treulio cymaint o amser gyda’r trethdalwr neu’r asiant ag oedd angen er mwyn cyflawni ein hamcan ‘unwaith ac wedi cwblhau’. Mae’r tîm wedi cael llwyddiant gyda’r dull pwnio a bu’n defnyddio adborth i wneud gwelliannau i ganllawiau a phrosesau.
    
4. Cafwyd adborth cadarnhaol gan asiantau am ein dull o ymdrîn â risg treth a gweithgaredd lliniaru yn ogystal â chan sefydliadau, fel Revenue Scotland (RS), a oedd yn awyddus i ddeall strategaeth ACC a datblygu rhywbeth tebyg. Parhaodd y gwaith lliniaru hefyd i ganolbwyntio ar waith y Pwyllgor Rheoli Achosion (CMC).
    
5. Roedd data ar gael am y tro cyntaf am ein dull o ymdrîn â risg treth. Roedd pwysigrwydd y gydberthynas rhwng data perfformiad ac Ein Dull yn bwysig er mwyn cyfiawnhau’r dull anhraddodiadol sy’n cael ei ddefnyddio yma. Cyflwynwyd trosolwg o’r ffordd y mae’r data’n cael ei ddefnyddio a chafodd yr aelodau drosolwg o’r tri chwarter diwethaf. Roedd yn rhy gynnar i ddod i unrhyw gasgliad cadarn ond disgwylir y bydd olrhain parhaus y data hwn yn dangos effaith uniongyrchol lliniaru risg treth.
    
6. Roedd gan y Bwrdd ddiddordeb mewn mesur yr arbedion y mae’r dull o weithredu yn eu cyflawni o ran adnoddau yn erbyn yr ymdrech a’r adnoddau a ddefnyddir i roi’r dull hwn ar waith. Nodwyd y byddai’n ddefnyddiol deall hyn, yn benodol o ystyried absenoldeb y dull cynnyrch cydymffurfiaeth sydd gan gyrff treth eraill. Nodwyd bod yr dull hwn nid yn unig o fudd i’n sefydliad ond ei fod hefyd yn arbed arian i fusnesau ein hasiantau.
    
7. Roedd y Bwrdd yn fodlon ar yr wybodaeth a fformat ei chyflwyno. Croesawodd yr Aelodau adolygiadau bob 6 mis, gan gytuno y byddai hyn yn caniatáu digon o amser i gasglu data a’i gyflwyno mewn modd sy’n arddangos y buddion. Teimlwyd hefyd ei bod yn fuddiol cael y diweddariad hwn ochr yn ochr â diweddariad y Cynllun Corfforaethol.
    
8. Teimlwyd y byddai hwn yn gyflwyniad defnyddiol i’w rannu gyda staff i gael eu barn am y gwaith, er mwyn sicrhau eu bod yn deall y diben a’r diwylliant sydd ynghlwm wrtho.
    
9. Trafodwyd y risgiau dan sylw i enw da, yn enwedig y rhai a allai ddod wrth herio asiantau a threthdalwyr

4. System Rheoli Treth (TMS) / Cynllunio newid digidol

1. Rhoddwyd diweddariad pellach yn dilyn briffio’r Bwrdd ym mis Medi. Darparwyd trosolwg o’r llywodraethiant ar waith yn ogystal â gwybodaeth am y ffrydiau gwaith sydd bellach wedi dechrau.
    
2. Nododd y Bwrdd fod adroddiadau misol am gynnydd yn cael eu cyflwyno i’r Tîm Arwain ynghyd â diweddariadau mewn perthynas â gweddill y blaenoriaethau busnes.
    
3. Cymeradwyodd y Pwyllgor Portffolio Newid y prosiect a’r gyllideb ddechrau mis Hydref a dilynodd gwaith darganfod yn fuan wedyn. Mae’r prosiect ehangach yn ymdrin â’r broses o’r dechrau i’r diwedd, o’r cynllunio i weithredu newidiadau.

5. Adroddiad gan y Cadeirydd

1. Rhoddodd y Cadeirydd drosolwg o weithgarwch diweddar. Byddai ei chyfarfod chwarterol nesaf gyda’r Gweinidog yn digwydd y diwrnod canlynol, a byddai’n canolbwyntio ar berfformiad ACC mewn perthynas â’r cynllun corfforaethol.
    

2. Roedd y Dirprwy Gadeirydd wedi mynychu’r Uwchgynhadledd Arweinwyr Cyhoeddus yr wythnos flaenorol, a bu’n rhoi trosolwg o themâu’r dydd. Nododd fod cyfarfodydd felly’n ddefnyddiol er mwyn rhannu gwybodaeth ac arfer gorau a’u bod hefyd yn gyfle da i ymgysylltu â phobl oedd â fawr iawn o wybodaeth am waith ACC.                            

6. Adroddiad gan y Prif Weithredwr (perfformiad gweithredol)

1. Rhoddodd y Prif Weithredwr ychydig mwy o gyd-destun i’w adroddiad yn ogystal â dadansoddi sut aeth chwe mis cyntaf y flwyddyn ariannol.
    
2. Dywedodd fod y Dangosyddion Perfformiad Allweddol a gytunwyd wedi ymddangos braidd yn uchelgeisiol efallai, ond bod y data’n dangos y gwaith caled a’r ymdrech a gafwyd ar draws y sefydliad yn ystod y 6 mis diwethaf ar faterion gweithredol allweddol.
    
3. Bu’r adborth ar ein hymgysylltiad ag asiantau a threthdalwyr yn gadarnhaol ac mae ein hymgysylltu parhaus â gwahanol adrannau ar draws Llywodraeth Cymru wedi gwella. Mae’r Prif Weithredwr ac aelodau o’r Tîm Arwain wedi cael nifer o gyfarfodydd ag uwch arweinwyr o sefydliadau eraill er mwyn sefydlu perthynas a chreu cyfleoedd i rannu gwybodaeth.
    
4. Roedd y Prif Weithredwr yn parhau i fynychu Cyfarfodydd Uwch Arweinwyr Llywodraeth Cymru a gynhelir gan yr Ysgrifennydd Parhaol. Yn y cyfarfodydd hyn, mae’r grŵp yn trafod paratoadau Brexit, gweithgarwch lliniaru a dyrannu adnoddau. Mae cymorth ACC yn cael ei gynnig yn weithredol ond ni chafwyd unrhyw arwydd y bydd galw am ein pobl ar yr adeg hon.
    
5. Roedd y nifer fechan o staff y byddai Brexit yn debygol o effeithio’n uniongyrchol arnynt yn hysbys i’r Pennaeth AD a, phan fyddai angen, y bwriad fyddai cefnogi’r aelodau hynny o staff a’u teuluoedd lle bo modd. Codwyd pwynt am bosibilrwydd Brexit yn effeithio ar ein harferion gwaith gyda rhai o gyflenwyr ACC; nodwyd pwysigrwydd hyn a sicrhaodd y Prif Weithredwr y Bwrdd y byddai hyn yn cael ei ystyried.
    
6. Rhoddwyd trosolwg o ystadegau allweddol, a rhoddwyd gwybod i’r Bwrdd y byddai hwn yn cael ei ddiweddaru ar 31 Hydref, gan nodi diwedd y chwarter nesaf. Eglurwyd y data perfformiad i’r aelodau, a oedd yn nodi bod y sefydliad yn perfformio’n dda. Yn y cyfnod nesaf, byddai’r ffocws ar gasglu adborth er mwyn hysbysu’r mesur ar ‘farn y bobl amdanon ni’.

7. Perfformiad ariannol 

Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).

8. Adroddiad gan Gyfarwyddwr Trysorlys Cymru

Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).

9. Negeseuon allweddol

1. Cyflwynodd y Cadeirydd yr eitem yn nodi y byddai hon yn ymddangos ar yr agenda’n barhaol hyd y gellir ei ragweld. Nid yw’r eitem hon i’w thrafod ond yn hytrach mae’n gyfle i’r Pennaeth Cyfathrebu gyfleu rhai o’r negeseuon allweddol o’r cyfarfod a fyddai’n cael eu rhannu gyda staff drwy erthygl newyddion.
    
2. Rhoddodd y Pennaeth Cyfathrebu drosolwg o negeseuon allweddol a gymerwyd o’r cyfarfod, gan egluro mai’r diben oedd sicrhau bod ein pobl yn cael gwybod yn gyson am weithgarwch allweddol o fewn y sefydliad.

10. Unrhyw fater arall

1. Nododd y Cadeirydd mai hwn fyddai cyfarfod olaf y Prif Swyddog Cyllid fel Ymgynghorwr i’r Bwrdd. Diolchodd yr Aelodau iddi am ei gwaith caled a’i chyfraniad, yn gyntaf ar sefydlu’r adran gyllid fel rhan o Raglen Weithredu ACC ac yn ail am ei hamser fel Prif Swyddog Cyllid.

11. Rhagolwg

1. Cafodd yr Aelodau wybod y byddai rhagor o waith yn cael ei wneud er mwyn alinio rhagolwg y Bwrdd â rhagolwg y Pwyllgor Pobl a’r Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg (ARAC).

12. Adolygiad o’r cyfarfod

Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).

[1] There are certain circumstances where it is not appropriate to share all of the information contained within the Board minutes, for example, where it contains personal or commercial data or relates to the formulation of government policy etc. or the effective conduct of public affairs. In such circumstances, the information has been redacted and the text is marked clearly that this has been the case.