Cofnodion Bwrdd Awdurdod Cyllid Cymru: Hydref 2018

Aelodau

• Kathryn Bishop, Cadeirydd
• Dyfed Edwards, Is-gadeirydd 
• Jocelyn Davies, Anweithredol
• David Jones, Anweithredol
• Lakshmi Narain, Anweithredol
• Martin Warren, Anweithredol
• Dyfed Alsop, Prif Swyddog Gweithredol
• Sean Bradley, Prif Swyddog Cyfreithiol a Pholisi 
• Rebecca Godfrey, Prif Swyddog Strategaeth
• Lucy Robinson, Mewnwelediad a Strategaeth Cwsmeriaid 

Ymgynghorwyr

• Andrew Jeffreys, Cyfarwyddwr, Trysorlys Cymru (TC) 
• Catrin Millar, Pennaeth Cyfathrebu 
• Tesni Addison , Pennaeth Gwasanaethau Adnoddau Dynol  
• Nicola Greenwood, Pennaeth Cyllid
• Jo Ryder, Pennaeth Staff 
• Sam Cairns , Pennaeth Gweithrediadau 
• Dave Matthews , Pennaeth Polisi

Ysgrifenyddiaeth

• Ceri Sullivan, Ysgrifenyddiaeth y Bwrdd

1. Croeso a chyflwyniadau, gwrthdaro buddiannau ac ymddiheuriadau, cofnodion y cyfarfod diwethaf, materion yn codi

1. Croesawodd y Cadeirydd Aelodau'r Bwrdd a’r ymgynghorwyr i'r cyfarfod. Ni nodwyd unrhyw wrthdrawiad buddiannau.
    
2. Cafwyd ymddiheuriadau gan Teresa Platt a Melissa Quignon-Finch, gyda Nicola Greenwood a Tesni Addison yn dirprwyo. Croesawyd Lucy Robinson i'w chyfarfod cyntaf fel Aelod Staff Etholedig; mae'r Bwrdd bellach yn llawn.
    
3. Nodwyd bod y cyfarfod yn ben-blwydd cyntaf yr Awdurdod. Atgoffwyd yr aelodau y byddai Ysgrifennydd Cyllid y Cabinet yn ymuno â nhw’n ddiweddarach am y cyntaf o’i gyfarfodydd blynyddol â’r Bwrdd llawn, yn unol â'r Ddogfen Fframwaith.
    
4. Cytunodd y Bwrdd fod cofnodion y cyfarfod diwethaf yn ddisgrifiad cywir o’r hyn a drafodwyd, yn amodol ar un newid. Roedd yr aelodau’n fodlon ar y cofnodion a olygwyd ar gyfer eu cyhoeddi. Trafodwyd y camau gweithredu nad oedd wedi eu cwblhau, a chytunwyd y byddai chwe cham gweithredu’n parhau ar agor.
    
5. Cafodd y Bwrdd wybod am wall gyda ffurflenni P60 staff. Roedd CThEM yn gweithio er mwyn datrys y broblem. Gofynnodd y Bwrdd am gael eu diweddaru am y sefyllfa yn y dyfodol.
    
6. Roedd yr aelodau wedi cael eu briffio’n ddiweddar ar ddiogelwch digidol a chodwyd rhai cwestiynau am rôl yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth (SIRO) yn eistedd o fewn Llywodraeth Cymru. Cafodd y Bwrdd wybod bod y tîm, yn dilyn hyfforddiant diweddar Perchennog Asedau Gwybodaeth (IAO), yn adolygu’r llywodraethiant ynghylch diogelwch data a oedd yn cynnwys rôl y SIRO. Byddai’r wybodaeth ddiweddaraf yn cael ei rhoi’n ddiweddarach.

2. Adroddiad perfformiad ariannol 

Gwybodaeth wedi’i thynnu allan (Troednodyn 1).

3. Diben ACC

1. Ymunodd Ysgrifennydd y Cabinet â’r cyfarfod. Cyflwynodd y Cadeirydd yr eitem, gan nodi bod y Bwrdd eisoes wedi cyfrannu at ddatblygu’r datganiad diben, a bod y tîm yn ceisio sylwadau terfynol a chytundeb mewn egwyddor.
    
2. Atgoffodd y Cadeirydd y Bwrdd nad darnau segur o destun mo datganiadau o ddiben ond meini prawf wrth wneud penderfyniadau, a’u bod yn atal arallgyfeirio difeddwl sy’n gallu achosi straen sefydliadol, costau cynyddol ac sydd weithiau’n cyfaddawdu’r cyflenwi. Mae datganiadau o ddiben yn egluro’r hyn y mae sefydliad yn bwriadu ei wneud a’r hyn nad yw’n bwriadu ei wneud.
    
3. Ers rhannu’r datganiad diwethaf gyda’r Bwrdd, cafwyd trafodaethau gyda phartneriaid yn LlC a gwnaethpwyd gwaith pellach i fireinio’r testun. Cyflwynwyd y datganiad canlynol i’r Bwrdd:
    
   • llunio a darparu gwasanaethau refeniw Cenedlaethol Cymru (i Lywodraeth Cymru)
   • bod yn ganolfan ddibynadwy ar gyfer data (y trethdalwr) a dadansoddi er mwyn hysbysu gwasanaethau refeniw Cymru a chreu polisïau cyhoeddus ehangach
      
4. Gofynnwyd i’r Bwrdd ystyried y datganiad, yn enwedig y testun yn y cromfachau. Trafododd yr aelodau a ddylid cynnwys ‘Llywodraeth Cymru’ er mwyn cyfyngu i bwy y gallai ACC wneud gwaith. Cafwyd trafodaeth helaeth a chytunodd y Bwrdd y gallai fod cyfleoedd yn y dyfodol lle byddai gofyn i’r sefydliad wneud pethau ar ran awdurdodau lleol ac adrannau llywodraeth eraill.
                                          

5. Nesaf, gofynnwyd i’r Bwrdd ystyried a ddylid cynnwys ‘y trethdalwr’ er mwyn diffinio’r math o ddata y gallai ACC ei gadw. Cafwyd trafodaeth helaeth a chytunwyd ei bod yn teimlo’n briodol cynnwys y trethdalwr o ystyried cylch gwaith y sefydliad.

6. Cytunodd y Bwrdd ar y datganiad o ddiben yn amodol ar y newidiadau arfaethedig.

7. Rhannwyd y camau nesaf gyda’r Aelodau. Roedd y rhain yn cynnwys, er enghraifft: gwaith pellach gan y Tîm Arwain i sicrhau bod y datganiad yn glir a bod ganddo eglurhad dealladwy cyson; cyfathrebu ac ymgysylltu â rhanddeiliaid allweddol; a datblygu’r cynllun corfforaethol ar sail y datganiad hwn o ddiben a gytunwyd.

8. Nodwyd bod pwerau deddfu ACC yn gul benodedig a pherthnasol i dreth. Os oedd y sefydliad am wneud gwaith y tu allan i’w gylch gwaith cyfredol, byddai angen gwneud newidiadau i’r ddeddfwriaeth berthnasol.

9. Roedd Ysgrifennydd y Cabinet yn fodlon ar y datganiad arfaethedig. Roedd o blaid cynnwys ‘y trethdalwr’, gan nodi y byddai’n helpu i roi eglurder i’r cyhoedd ynghylch yr hyn y mae gan y sefydliad yr hawl i’w wybod am ei gwsmeriaid.

10. Aeth Ysgrifennydd y Cabinet ymlaen i ddweud ei bod yn glir o statws ACC, fel adran anweinidigol, fod y sefydliad yn gweithredu ar ran LlC. Teimlai hefyd y gallai fod cyfleoedd lle gallai ACC wneud pethau nad yw LlC yn uniongyrchol gyfrifol amdanynt, ac am y rheswm hwnnw teimlai Ysgrifennydd y Cabinet na ddylid cynnwys LlC yn y datganiad.
     

11. Daeth y Cadeirydd â’r drafodaeth i ben drwy nodi ei bod yn bwysig cofio y byddai’r datganiad o ddiben yn cael ei adolygu a’i ddiwygio yn ôl yr angen.

4. Cynllun corfforaethol

1. Cafodd y Bwrdd yr wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd a wnaed yn erbyn ymrwymiadau cynllun corfforaethol 2018-19. Yn ystod yr haf, gofynnwyd i’r arweinwyr ddarparu’r wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd pob ymrwymiad. Ystyriwyd yr wybodaeth hon wedyn ochr yn ochr â’r Llythyr Cylch Gwaith a blaenoriaethau’r flwyddyn gyntaf.
    

2. Cafodd y Bwrdd wybod bod gwaith wedi dechrau mewn perthynas â’r holl ymrwymiadau ac y byddai’r Tîm Arwain yn ymgymryd â chynllunio manwl er mwyn crynhoi’r gweithgarwch blaenoriaeth uchel dros y chwe mis nesaf.

3. Bu’r Bwrdd yn ystyried y gwaith a wnaed yn ystod y 6 mis diwethaf. Awgrymodd yr aelodau y gallai rhai enghreifftiau o waith da gael eu cysylltu’n benodol yn ôl i’r cynllun corfforaethol a’u defnyddio at ddibenion cyfathrebu. Nodwyd y byddai hyn yn cael ei grisialu yn rhan o ddrafftio’r Adroddiad Blynyddol.

4. Dywedodd Ysgrifennydd y Cabinet fod sefydliadau newydd, yn aml, yn pryderu rhywfaint fod cymaint angen ei wneud. Gall hyn arwain weithiau at barlys ac amharodrwydd i ddechrau darnau newydd o waith neu dderbyn cyfrifoldeb. Ni fu hyn yn wir i ACC, sy’n sefydliad lle mae staff yn awyddus i archwilio ffyrdd newydd o weithio ac yn teimlo’n rhydd i gyfrannu. Teimlai Ysgrifennydd y Cabinet fod hwn yn wir gryfder y dylid ei ddathlu.

5. Ein dull o ymdrîn â risg treth

1. Roedd yr Aelodau wedi cael eu briffio cyn y cyfarfod. Roedd y tîm yn ceisio cymorth gan y Bwrdd ynglŷn â dull strategol o nodi a rheoli risgiau treth.
    
2. Dywedwyd wrth y Bwrdd, er bod Ein Dull o Weithredu yn nodi strategaeth lefel uchel y sefydliad ar gyfer gweithio gyda threthdalwyr a chynrychiolwyr er mwyn sicrhau bod y dreth gywir yn cael ei thalu ar yr amser cywir, bod y tîm yn cydnabod y bydd pobl weithiau’n gwneud pethau’n anghywir, naill ai drwy wneud camgymeriadau neu’n fwriadol. Ni fyddai llwyddiant yn cael ei fesur o ran ansawdd gwasanaeth ACC yn unig, ond hefyd o ran gallu’r sefydliad i nodi a rheoli risg treth yn effeithiol. Er mwyn gwneud hyn, byddai angen i ACC ystyried yn gyfannol y risgiau lle nad yw treth efallai wedi’i thalu’n gywir, gan nodi’r broblem, yr achosion a’r atebion o’r dechrau i’r diwedd sy’n canolbwyntio ar leihau risgiau tebyg eto yn y dyfodol.
    
3. Cyflwynwyd dull arfaethedig a chafwyd trafodaeth helaeth. Cytunodd y Bwrdd fod y gwaith hwn yn benderfyniad canolog o bwys i’r sefydliad. Cydnabu’r aelodau fod y dull yn arddangos arloesedd a’i bod yn unol â’r math o sefydliad yr oedd ACC am fod. Nodwyd hefyd fod y dull hwn yn adlewyrchu’r datganiad o ddiben a gytunwyd yn gynharach.
    
4. Cydnabu’r Bwrdd fod y darn hwn o waith yn gwahaniaethu’r sefydliad oddi wrth awdurdodau treth eraill. Mae’n cydnabod sut mae ACC am ymdrin â’i gwsmeriaid a sut mae am gael ei ystyried. Mae’n adlewyrchu gwerthoedd a diwylliant y sefydliad a byddai felly’n anodd cyfiawnhau dewis dull arall. Diolchodd y Bwrdd i’r tîm am ddarn rhagorol o waith a nododd fod hwn yn offeryn rheoli da. Fodd bynnag, pwysleisiodd yr aelodau bwysigrwydd sicrhau bod y llywodraethiant ar waith, yn enwedig lle byddai staff yn arfer disgresiwn i bennu pa gwsmeriaid a allai dalu a pha gwsmeriaid na allai dalu.
    
5. Holwyd a oedd y ddeddfwriaeth gyfredol yn cefnogi’r dull yr oedd ACC am ei fabwysiadu tuag at ddarnau penodol o waith ac awgrymwyd y gall fod angen rhai mân newidiadau yn y dyfodol. Nodwyd pwysigrwydd mesurau oherwydd byddai angen eu defnyddio i gefnogi unrhyw geisiadau am newid.
    
6. Roedd Ysgrifennydd y Cabinet yn cefnogi’r dull. Teimlai y byddai’n sbarduno gwell canlyniadau, mewn gwell ffordd. Nododd bwysigrwydd enw da, gan egluro y bydd ACC yn sbarduno newid negyddol os bydd yn ymdrin yn annheg â phobl, ac y bydd pobl felly’n ystyried trethi a gwaith ACC mewn goleuni gwahanol. Dywedodd hefyd y bod enw da sefydliad yn anodd ei adfer ar ôl iddo gael ei ddifetha. Mae’r enw da sydd gan ACC ar hyn o bryd yn caniatáu iddo fod yn arloesol a gwneud pethau newydd gyda chwsmeriaid mewn ffordd wahanol.

6. Adroddiad gan y Cadeirydd 

1. Atgoffwyd y Bwrdd o broses werthuso tri cham y Bwrdd a gynlluniwyd i ddigwydd dros y misoedd nesaf. Ffocws gwerthusiad y Bwrdd fyddai sicrhau bod aelodau’n gweithredu’n effeithiol ac fel tîm uchel ei berfformiad.
    

2. Diolchodd y Cadeirydd i’r timau am y brîff diweddar ar nifer o bynciau. Roedd y rhain yn cynnwys diogelwch digidol a chynlluniau ACC o ran datblygiadau diogelwch. Cafodd y Bwrdd ei sicrhau gan y brîff a thrafododd flaenoriaethau rhesymol ar gyfer y dyfodol. Byddai brîff arall yn cael ei drefnu maes o law.

3. Cyflwynwyd hefyd i’r Bwrdd enghreifftiau o waith lle defnyddiwyd Ein Dull o Weithredu. Er enghraifft, darn o waith a wnaethpwyd ar ddisgowntiau dŵr a oedd o ganlyniad uniongyrchol i ymgysylltiad rhanddeiliaid gyda gweithredwyr tirlenwi a chynhyrchwyr gwastraff.

4. Cafodd yr aelodau wybod y byddai cyfarfod nesaf y Grŵp Partneriaeth gyda TC a’r Ysgrifennydd Parhaol yn digwydd yn ddiweddarach yr wythnos honno, ac y byddai’r drafodaeth yn canolbwyntio ar yr wybodaeth ddiweddaraf am berfformiad ac adolygu’r datganiad o ddiben. Byddai’r Cadeirydd, y Prif Weithredwr ac aelodau’r tîm hefyd yn mynd i Fforwm Treth Ynysoedd Prydain ym mis Tachwedd.

5. Rhoddodd y Cadeirydd grynodeb o ddathliadau diweddar yn ogystal â'r rhai yn adroddiad Perfformiad Sefydliadol y Prif Weithredwr.

7. Adroddiad gan y Prif Weithredwr

1. Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad perfformiad sefydliadol. Rhannwyd rhagor o ddathliadau ac adborth cwsmeriaid gyda’r Bwrdd ynghyd â throsolwg o dueddiadau cynnydd diweddar.
    

2. Trafodwyd y data gan y Bwrdd. Nododd yr aelodau y dylai adroddiadau o hyn ymlaen ganolbwyntio ar weithrediadau busnes-fel-arfer, fel: nifer y trafodiadau TTT; faint o dreth sy’n cael ei thalu/sydd  ei ddim yn cael ei thalu; yr amser mae’n gymryd i gasglu dyledion yn llwyddiannus ac ati. Cafodd y Bwrdd wybod bod y data hwn yn cael ei gasglu ynghyd ar hyn o bryd a bod sleidiau’n cael eu creu i ddarlunio’r wybodaeth hon. Dywedodd y Prif Weithredwr wrth yr aelodau ei fod yn awyddus i awtomeiddio mwy o wybodaeth i wella lefel y data a ddarperir, ond, o ystyried oed y sefydliad, fod hyn yn cymryd amser.

3. Nodwyd y byddai tueddiadau yn y farchnad dai yn effeithio ar faint y dreth a gesglir ac felly byddai’n ddefnyddiol i’r Bwrdd fod yn ymwybodol o’r tueddiadau hyn a’r effaith ar ein gwaith.

4. Roedd y Bwrdd yn falch o weld parhad y bartneriaeth rhwng ACC a TC a bod honno bellach yn nodwedd barhaol o waith y sefydliad.

8. Adroddiadau gan bwyllgorau - ARAC

1. Rhoddodd Cadeirydd ARAC drosolwg o weithgarwch diweddar. Cafodd yr aelodau wybod bod y Pwyllgor wedi parhau i adolygu a gwella’r broses rheoli risg. Roedd y datganiad archwaeth risg a drafodwyd yng ngweithdy’r Bwrdd wedi cael ei ystyried ymhellach gan aelodau ARAC. Byddai ystod o archwaethau y gellid ei chysylltu’n ôl â gwahanol risgiau. Byddai’r rhain yn cael eu rhannu gyda’r aelodau i’w hystyried, a hynny y tu allan i’r cyfarfod i ddechrau, ac yna i’w cytuno’n ffurfiol yn un o gyfarfodydd y Bwrdd yn y dyfodol.
    
2. Bu’r Pwyllgor yn goruchwylio paratoadau ar gyfer adroddiad blynyddol cyntaf ACC. Yn bennaf, mae’r gwaith hwn wedi cynnwys sicrhau bod prosesau ac amserlen yn barod.
    
3. Roedd yr adolygiad archwilio mewnol cyntaf o lywodraethiant ACC bellach yn dod i ben, gyda’r arsylwadau rhagarweiniol yn nodi nad oedd dim byd sylweddol oedd angen mynd i’r afael ag ef.
    
4. Gofynnodd yr aelodau am i ragolwg ARAC gael ei rannu ochr yn ochr â chofnodion y Pwyllgor ar gyfer cyfarfodydd Bwrdd yn y dyfodol er mwyn rhoi trosolwg o feysydd gwaith ar gyfer y dyfodol.

9. Ysgrifennydd y Cabinet dros Gyllid

1. Llongyfarchodd Ysgrifennydd y Cabinet y sefydliad am flwyddyn gyntaf lwyddiannus. Aeth ymlaen i ddweud bod y sefydliad wedi magu enw da iawn a bod barn rhanddeiliaid am y sefydliad yn gadarnhaol. Soniodd er enghraifft am y Pwyllgor Cyllid, a oedd yn cefngi gwaith ACC, a’i lwyddiant parhaus.
    
2. Dywedodd Ysgrifennydd y Cabinet wrth y Bwrdd fod diddordeb cynyddol yn yr awdurdod y tu hwnt i Lywodraeth Cymru, gan roi gwybod i’r aelodau bod ACC wedi bod yn destun sgyrsiau diweddar gydag Ysgrifennydd y Trysorlys.
    

3. Nododd fod y ffigurau a gyflwynwyd iddo, yn ei gyfarfodydd rheolaidd â Chadeirydd a Phrif Weithredwr ACC, yn galonogol a’u bod yn fetrigau datblygiadol sefydliad sydd bellach yn camu ymlaen yn gyffyrddus. Dywedodd hefyd fod y sefydliad wedi cael dechreuad da ac mai’r her bellach i ACC fyddai parhau’r gwaith da a datblygu ei enw da a’i lwyddiant presennol ymhellach.

10. Adroddiad y Cyfarwyddwr, Trysorlys Cymru

1. Rhoddodd Cyfarwyddwr Trysorlys Cymru wybodaeth am weithgarwch diweddar. Dywedodd wrth y Bwrdd fod cyllideb Llywodraeth Cymru wedi’i chyhoeddi yn gynharach y mis hwnnw. Byddai rhagor o fanylion yn cael eu cyhoeddi dros yr wythnosau nesaf gan gynnwys rhagolwg ar gyfer trethi datganoledig Cymru.
    
2. Byddai cyllideb y DU yn cael ei chyhoeddi ar 29 Hydref a gallai fod newidiadau o bosib i Dreth Dir y Dreth Stamp. Byddai rhagor o wybodaeth yn cael ei rhoi’n ddiweddarach.
    
3. Rhoddwyd diweddariad cryno ar y farchnad dai yng Nghymru a chafodd y Bwrdd wybod y byddai’r rhagolwg economaidd a chyllidol cyhoeddus yn cael ei gyhoeddi cyn hir. Ni ragwelwyd unrhyw newidiadau ar gyfer LlC.
    
4. Roedd Swyddfa Archwilio Cymru (WAO) wrthi’n cynnal ei thrydydd adolygiad o ddatganoliad cyllidol Cymru. Mae rhai o staff ACC wedi cael eu cyfweld a byddai’r adroddiad yn cael ei gyhoeddi ym mis Rhagfyr.
    
5. Byddai rhywfaint o waith yn cael ei wneud gyda Chynulliad Cenedlaethol Cymru (CCC) i ddatblygu gweithdrefnau a fyddai’n caniatáu newidiadau cyflym i ddeddfwriaeth treth.
    
6. Byddai’r rhai hynny sy’n gymwys i dalu Cyfradd Treth Incwm Cymru (CTIC) yn cael llythyr gan CThEM yn rhoi gwybod iddynt am y newid, a byddai’r llythyr hwn yn dod gyda thaflen wybodaeth wedi’i chynhyrchu gan LlC.

11. Unrhyw fater arall

1. Ni chodwyd unrhyw fater arall.

12. Rhagolwg

1. Roedd y Bwrdd yn fodlon ar yr agenda ar gyfer y cyfarfod nesaf.

13. Adolygiad o’r cyfarfod

Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).

[1] Mewn rhai amgylchiadau, nid yw’n briodol rhannu’r holl wybodaeth a gafodd ei chynnwys yng nghofnodion y Bwrdd, er enghraifft os yw’n cynnwys data personol neu fasnachol neu os yw’n gysylltiedig â ffurfio polisi llywodraeth ac ati neu gynnal materion cyhoeddus yn effeithiol. Mewn achosion o’r fath, tynnwyd yr wybodaeth allan a marciwyd yn glir ar y testun mai dyma sydd wedi digwydd.