Cofnodion Bwrdd Awdurdod Cyllid Cymru: Chwefror 2019

Aelodau

• Kathryn Bishop, Cadeirydd
• Dyfed Edwards, Is-gadeirydd
• David Jones, Anweithredol
• Jocelyn Davies, Anweithredol
• Lakshmi Narain, Anweithredol
• Martin Warren, Anweithredol
• Dyfed Alsop, Prif Swyddog Gweithredol
• Sean Bradley, Prif Swyddog Cyfreithiol a Pholisi
• Rebecca Godfrey, Prif Swyddog Strategaeth
• Lucy Robinson, Mewnwelediad a Strategaeth Cwsmeriaid 

Ymgynghorwyr (advisors)

• Joanna Ryder, Pennaeth Staff
• Georgina Haarhoff, Pennaeth Polisi Treth

Mynychwyr

• Pennaeth Polisi Gweinyddu Trethi a Phartneriaeth ACC
• Uwch Reolwr Cyfathrebu
• Cyfreithiwr

Ysgrifenyddiaeth

• Ceri Sullivan, Ysgrifenyddiaeth y Bwrdd

1. Croeso a chyflwyniadau, gwrthdaro buddiannau ac ymddiheuriadau, cofnodion y cyfarfod diwethaf, materion yn codi

1. Croesawodd y Cadeirydd bawb i gyfarfod cyntaf y flwyddyn. Ni nodwyd unrhyw wrthdrawiad buddiannau. Nododd y Cadeirydd fod rhestr o gyflenwyr ACC wedi’i hanfon at yr aelodau Anweithredol yn rhithiol ond na ddatganwyd unrhyw wrthdaro.
    

2. Cafwyd ymddiheuriadau gan Andrew Jeffreys. Byddai Georgina Haarhoff yn cyflwyno ei ddiweddariad ar ei ran.

3. Nododd y Cadeirydd y byddai rhai newidiadau’n cael eu gwneud i fformat cyfarfodydd y Bwrdd, o ganlyniad i adborth diweddar o werthusiad y Bwrdd. Roedd hyn yn cynnwys cyfnod prawf o dri chyfarfod gyda’r ymgynghorwyr yn mynychu ar gyfer eitemau perthnasol yn unig ac yn benodol. Yr eithriad i hyn fyddai Cyfarwyddwr Trysorlys Cymru a’r Pennaeth Staff a fyddai’n parhau i fynychu drwy gydol y cyfarfod Bwrdd.                                                                       

4. Cytunodd y Bwrdd fod cofnodion y cyfarfod diwethaf yn ddisgrifiad cywir o’r hyn a drafodwyd. Cytunodd yr Aelodau ar y cofnod wedi’i olygu i’w gyhoeddi a’r penderfyniadau a gofnodwyd o’r cyfarfod diwethaf.                   

5. Trafodwyd y camau gweithredu oedd heb eu cwblhau, a chytunwyd y byddai tri cham gweithredu’n aros ar agor.
   
   Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).
    
6. Nododd y Cadeirydd fod yr aelodau, ers y cyfarfod Bwrdd diwethaf, wedi cael brîff defnyddiol llawn gwybodaeth gan Ddirprwy Brif Swyddog Diogelwch Llywodraeth Cymru (LlC) am ddiogelwch gwybodaeth a’i rôl fel Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth (SIRO) ACC. Yn y sesiwn hon, cafwyd diweddariad hefyd am yr adolygiad diweddar o lywodraethiant diogelwch digidol.

2. Amcanion a mesurau ACC

Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).

3. Canlyniadau arolygiadau diwylliant a phobl ACC

1. Nododd y Cadeirydd fod canlyniadau’r arolwg pobl wedi’u rhannu gyda’r Bwrdd beth amser yn ôl a’i fod wedi’i drafod all-lein. Llongfarchodd y Bwrdd y tîm am ganlyniad yr arolwg a’r canlyniadau cryf oedd ynddo. Trafodwyd meysydd posibl i’w gwella yn rhan o’r camau nesaf, a chafodd y Bwrdd wybod bod y Pwyllgor Pobl ar fin edrych yn fanylach ar y canlyniadau.
    
2. Cafodd y Bwrdd wybod bod y tîm, ers cwblhau prosiect dadansoddi iaith a diwylliant ACC, yn gwneud gwaith i ddatblygu model diwylliant ACC. Roedd trafodaethau ar draws nifer o feysydd yn y sefydliad wedi arwain at greu’r chwe ffrwd waith ganlynol:
   1. Sbardunau a Rhwystrau Ymgysylltu
   2. Cyfathrebu ac Ymgysylltu Mewnol        
   3. Adolygu ‘Ein Dull o Weithredu’
   4. Y cwsmer
   5. Hunaniaeth Brand ac Iaith   
   6. Ymchwil Rhanddeiliaid
       
3. Cyflwynwyd a thrafodwyd trosolwg o ddiben a nod y chwe ffrwd waith hyn. Hysbyswyd yr aelodau y byddent yn cael yr adroddiad llawn am y dadansoddiad iaith a diwylliant yn y cyfarfod ym mis Ebrill.

4. Diweddariad adnoddau dynol y sefydliad 

1. Dyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus - Cafodd y Bwrdd wybod bod Dyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus yn ei gwneud yn ofynnol i ACC gydymffurfio â’r ‘ddyletswydd gyffredinol’ ynghyd â’r 14 ‘dyletswydd benodol’. Roedd y tîm wedi cwrdd yn ddiweddar â’r Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol ac fe’i cynghorwyd na fyddai’n ymarferol i ACC gyhoeddi cynllun cydraddoldeb strategol (CCS) 4 blynedd llawn a chyfres o amcanion cyn 1 Ebrill 2019. Mae hyn am fod y sefydliad yn dal i ddatblygu, ac am na fyddai’r cyfnod yn cyd-redeg â chyrff sector cyhoeddus eraill a oedd ar fin datblygu eu CCS nesaf a gosod amcanion ar gyfer Ebrill 2020.

2. Yn hytrach, byddai’r tîm yn gweithio i ddatblygu CCS a fyddai’n bodloni’r isafswm gofynion ar gyfer 1 Ebrill 2019. Hysbyswyd y Bwrdd y byddai gofyn iddo gymeradwyo’r CCS dros yr wythnosau nesaf.           

3. Data Amrywiaeth Staff - Rhoddwyd diweddariad am y trefniadau ar gyfer casglu ac adrodd am amrywiaeth cyflogeion ac ymgeiswyr swyddi, yn ogystal â’r tueddiadau cyfredol. Roedd materion cyfrinachedd ynghylch adrodd am amrywiaeth cyflogeion o ystyried maint y sefydliad. Rhoddwyd trosolwg o’r data a oedd ar gael a chafodd y Bwrdd wybod y byddai AD yn ail-gyfrifo’r ystadegau amrywiaeth ar ddiwedd mis Mawrth ac yn eu rhannu gyda’r Bwrdd fel rhan o’r cynllun Dyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus. Sicrhawyd yr aelodau hefyd y byddai unrhyw dueddiadau sylweddol a fyddai’n dod i’r amlwg yn cael eu dychwelyd iddynt er mwyn eu hystyried a’u trafod.

5. Cofrestr risg

1. Nodwyd bod y datganiad Archwaeth Risg wedi’i gytuno’n ffurfiol gan y Bwrdd yn ei gyfarfod diwethaf. Diweddarwyd y gofrestr risg corfforaethool yng ngoleuni’r datganiad ac roedd yn cael ei chyflwyno i’r Bwrdd am y tro cyntaf i’w hystyried.
    
2. Mae’r cyfrifoldeb cyffredinol am reoli risg corfforaethol yn perthyn i Swyddog Cyfrifyddu ACC ond rôl y Bwrdd yw ei gynorthwyo yn y dyletswyddau hynny. Byddai’r Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg (ARAC) yn rheoli’r gofrestr ond byddai’n cael ei rhannu gyda’r Bwrdd i’w hystyried yn rheolaidd.
    
3. Nododd y Cadeirydd y byddai amcanion unigol ar gyfer Aelodau Anweithredol ac i’r Aelod Staff Etholedig yn cael eu cytuno dros yr wythnosau i ddod a’i bod yn bwysig, wrth iddynt weithio gyda’r timau ar y meysydd penodol hynny, eu bod yn annog pawb i ystyried y dadansoddiad risg penodol fel y mae’n berthnasol i’r maes gwaith hwnnw.
    
4. Yn ogystal â’r gofrestr risg, awgrymwyd y byddai’n ddefnyddiol cael adran mewn papurau Bwrdd yn amlinellu unrhyw risgiau cysylltiedig er mwyn sicrhau eu bod yn cael eu hystyried wrth drafod pob eitem.

6. Adroddiad blynyddol a chyfrifon

1. Rhoddwyd trosolwg o’r cynnydd hyd yn hyn o ran datblygu’r Adroddiad Blynyddol a’r Cyfrifon. Cyflwynwyd amserlen y gwaith a chafodd y Bwrdd wybod beth sy’n ofynnol ohono o ran adolygu a chymeradwyo rhannau penodol o’r ddogfen.
    
2. Nodwyd bod ACC mewn sefyllfa wahanol iawn i sefydliadau eraill o ystyried mai hwn oedd ei adroddiad blynyddol cyntaf ac nad oedd ganddo fodel ACC presennol i’w ddilyn. Cytunodd yr aelodau ei bod yn bwysig iddynt ganolbwyntio ar naratif yr adroddiad. Cafodd y Bwrdd wybod y byddai’n cael ei anfon ato i’w ystyried a’i gymeradwyo ym mis Mehefin.

7. Gwerthuso'r Bwrdd (y camau nesaf) 

1. Diolchodd y Cadeirydd i’r Bwrdd am gyfranogi yn y gweithdy hunanarfarnu a gynhaliwyd ddechrau mis Ionawr. Rhoddwyd crynodeb o’r camau nesaf a’r amserlen ar gyfer gweddill cyfnodau’r broses werthuso.

8. Adroddiad gan y Cadeirydd 

1. Rhoddodd y Cadeirydd drosolwg o weithgarwch diweddar a oedd yn cynnwys cyfarfod Grŵp Partneriaeth gyda’r Ysgrifennydd Parhaol a Chyfarwyddwr Trysorlys Cymru. Roeddent wedi trafod cynnydd y gwaith ar y cynllun corfforaethol, yn enwedig y mesurau, y Cynllun Gwaith Polisi Treth a chanlyniadau’r Arolwg Pobl.
    
2. Roedd ACC wedi cael ei ail adroddiad archwiliad mewnol ar ddiogelu data’r trethdalwr. Roedd canlyniadau’r archwilio’n gadarnhaol, gyda 2 sylw arwyddocaol a 4 yn haeddu sylw. Byddai ARAC yn ystyried yr adroddiad yn ei gyfarfod nesaf yn ddiweddarach yr wythnos honno.
    
3. Byddai’r ddogfen Fframwaith yn cael ei hadolygu gan ACC a Thrysorlys Cymru ym mis Ebrill, ac roedd angen cadarnhau’r broses honno o hyd ond byddai cyfle i aelodau’r Bwrdd roi eu barn am yr hyn y gallai’r cytundeb Fframwaith fod wedi helpu’r sefydliad i’w wneud neu atal y sefydliad rhag ei wneud dros y flwyddyn ddiwethaf.
    
4. Roedd y Cadeirydd wedi cwrdd â nifer o’r aelodau’r Bwrdd ar gyfer eu gwerthusiadau, a byddai mwy’n digwydd dros yr wythnosau nesaf. Byddai gwerthusiad perfformiad y Cadeirydd gyda’r Ysgrifennydd Parhaol yn digwydd tua dechrau mis Mawrth. Atgoffwyd aelodau’r Bwrdd bod gofyn iddynt roi cyfraniadau at werthusiad y Bwrdd o berfformiad y Cadeirydd erbyn 1 Mawrth.

9. Adroddiad gan y Prif Weithredwr (perfformiad gweithredol)

1. Nododd y Cadeirydd y byddai’r eitem hon fel arfer yn cynnwys trafodaeth am ddata perfformiad gweithredol. Fodd bynnag, roedd hwn wedi cael sylw o dan eitem y cynllun corfforaethol yn gynharach yn y cyfarfod.
    
2. Rhoddodd y Prif Weithredwr ddiweddariad am weithgarwch diweddar. Nododd fod dathliadau’n aml yn nodi cerrig milltir neu ddarn o waith a gwblhawyd, ond ei fod am gydnabod perfformiad da cyson yn y sefydliad hefyd.

Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).

10. Perfformiad ariannol

Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).

11. Adroddiad y Cyfarwyddwr, Trysorlys Cymru

1. Rhoddwyd diweddariad am weithgarwch diweddar yn Nhrysorlys Cymru (TC). Roedd gwaith yn parhau ar y Dreth Tir Gwag a’r Ardoll Gofal Cymdeithasol. Roedd cyfraddau treth Cymru’n gyson â gweddill y DU a byddent yn parhau felly am weddill y tymor, fel y nodwyd yn y maniffesto.
    
2. Roedd TC yn edrych ar ffyrdd y gallai wella polisïau gweinyddu treth. Byddai cyfarfod Grŵp Cynghori’r Gweinidog ar Dreth ym mis Mawrth lle byddai eitem ar weinyddu treth, yr oedd gan y Prif Weithredwr ddiddordeb i’w thrafod. Buont hefyd yn ystyried mesurau treth posibl os oedd Brexit heb gytundeb.
    
3. Hysbyswyd y Bwrdd bod LlC yn sefydlu panel i ystyried achosion unigol lle mae cyrff sector cyhoeddus yn dymuno rhannu data o dan Ddeddf yr Economi Ddigidol.

12. Unrhyw fater arall

1. Roedd y Ffederasiwn Busnesau Bach wedi comisiynu adroddiad ar sut oedd trethi datganoledig yn effeithio ar Fusnesau Bach a Chanolig; bydd yr adroddiad yn cael ei gyhoeddi cyn hir ac yn cael ei gyflwyno i’r Grŵp Cynghori ar Drethi ar 14 Mawrth.
    
2. Roedd y tîm wedi cwrdd yn ddiweddar â’r Ganolfan Seibrddiogelwch Genedlaethol. Roedd yn gyfarfod defnyddiol a chadarnhaol iawn a chytunwyd y byddai ACC yn cadw mewn cysylltiad rheolaidd â’r ganolfan.
    
3. Mae Prifysgol Caerdydd yn sefydlu Grŵp Ymchwil Trethi a fydd yn edrych ar yr Ardoll Gofal Cymdeithasol.

13. Rhagolwg

1. Cafodd y Bwrdd wybod y byddai angen adolygu’r rhagolwg ar ôl cymeradwyo’r cynllun corfforaethol.
    
2. Mewn ymateb i gam gweithredu o gyfarfod cynharach, rhoddodd y Prif Weithredwr drosolwg o’r cwynion a gafwyd hyd yma. Cafodd Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth wybod am fynediad diawdurdod at ddata, y’i cynghorwyd nad oedd yn ddigon difrifol i’w uwchgyfeirio. Buont hefyd yn rhoi ychydig o gyngor ar fesurau yr hoffai ACC eu rhoi ar waith efallai.                    

14. Adolygiad o’r cyfarfod

Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).

[1] Mewn rhai amgylchiadau, nid yw’n briodol rhannu’r holl wybodaeth a gafodd ei chynnwys yng nghofnodion y Bwrdd, er enghraifft os yw’n cynnwys data personol neu fasnachol neu os yw’n gysylltiedig â ffurfio polisi llywodraeth ac ati neu gynnal materion cyhoeddus yn effeithiol. Mewn achosion o’r fath, tynnwyd yr wybodaeth allan a marciwyd yn glir ar y testun mai dyma sydd wedi digwydd.