Cofnodion Bwrdd Awdurdod Cyllid Cymru: 28 Ebrill 2021

Aelodau

• Kathryn Bishop, Cadeirydd
• Dyfed Edwards, Is-gadeirydd
• Jocelyn Davies, Aelod Anweithredol
• Mary Champion, Aelod Anweithredol
• Rheon Tomos, Aelod Anweithredol
• Dyfed Alsop, Prif Weithredwr
• Becca Godfrey, Prif Swyddog Strategaeth 
• Sam Cairns, Prif Swyddog Gweithrediadau

Ymgynghorwyr

• Melissa Quignon-Finch, Prif Swyddog Pobl
• Rob Jones, Prif Swyddog Cyllid
• Amy Bowden, Pennaeth Cyfreithiol Dros Dro
• Gareth Watson, Pennaeth Cyfathrebu Dros Dro
• Neil Butt, Pennaeth Staff Dros dro 
• Anna Adams, Dirprwy Gyfarwyddwr Strategaeth Trethi, Polisi ac Ymgysylltu - Trysorlys Cymru 

1. Croeso a chyflwyniadau, gwrthdrawiad buddiannau ac ymddiheuriadau, cofnodion y cyfarfod diwethaf, materion yn codi

1. Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod.
2. Cafwyd ymddiheuriadau gan Andrew Jeffreys, byddai Anna Adams yn dirprwyo ac yn cyflwyno adroddiad gan Drysorlys Cymru.
3. Roedd Lucy Robinson wedi symud i rôl newydd y tu allan i ACC ac wedi ymddiswyddo fel Aelod Staff Etholedig y Bwrdd. Diolchodd y Bwrdd i Lucy am ei chyfraniad ers ei phenodi ym mis Hydref 2018.
4. Byddai etholiad yn cael ei gynnal o bell, gan ddefnyddio dull diogel, i benodi aelod newydd erbyn diwrnod strategaeth cwrdd i ffwrdd y Bwrdd fis Gorffennaf. Byddai papur yn amlinellu'r dull yn cael ei gyflwyno i'r Aelodau Anweithredol, gan mai eu rôl nhw yw goruchwylio'r penodiad.
5. Nodwyd un buddiant i'w gynnwys yn log buddiannau'r Bwrdd, ni ddatganwyd unrhyw wrthdaro buddiannau.
6. Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod diwethaf, yn ogystal â'r cofnod wedi'i olygu, yn amodol ar ychydig o olygu pellach at ddibenion cyhoeddi. Cytunodd yr Aelodau ar y camau gweithredu o'r cyfarfod diwethaf, byddai un cam gweithredu yn parhau ar agor.
7. Nododd y Cadeirydd ei fod wedi derbyn yr Adroddiad Cydraddoldeb i'w ystyried ers i'r Bwrdd gyfarfod ddiwethaf.
8. Gan edrych i'r dyfodol, byddai'r Bwrdd yn cael sesiwn friffio ar yr adolygiad o lywodraethiant ar 6 Mai ac yn dilyn hynny, sesiwn friffio bellach ar yr adolygiad o lywodraethiant, dyled a gwydnwch seiber ar 10 Mehefin.
9. Dywedodd y Prif Weithredwr wrth y Bwrdd fod Tîm Arwain yn paratoi ar gyfer trafodaethau gyda staff ar lety Awdurdod Cyllid Cymru ar gyfer y dyfodol a'r mesurau y gellir eu rhoi ar waith i ganiatáu i gyfarfodydd gael eu cynnal yn bersonol ac o bell. Croesawodd y Bwrdd wybodaeth gryno ar y cynlluniau sy'n cael eu rhoi ar waith i hwyluso hyn. Roedd ACC hefyd wedi dewis cynrychiolaeth briodol i fynychu cyfarfodydd Llywodraeth Cymru sy'n cael eu sefydlu i ystyried opsiynau ar gyfer llety ar gyfer y dyfodol.

2. Adroddiad y Cadeirydd

1. Rhoddodd y Cadeirydd y wybodaeth ddiweddaraf am weithgarwch diweddar.
2. Ers i'r Bwrdd gyfarfod ddiwethaf, ni fu unrhyw gyfarfodydd gyda'r Gweinidog oherwydd toriad a'r cyfnod cyn yr etholiad. Roedd y sefydliad yn paratoi gwaith briffio ar gyfer Gweinidog newydd posib a byddai eitem yn ddiweddarach yn y cyfarfod ar faniffesto etholiad.
3. Roedd nodyn o weithdy adolygu Effeithiolrwydd y Bwrdd wedi'i gylchredeg a gofynnwyd i'r aelodau ystyried a sicrhau eu bod yn fodlon â'r hyn oedd wedi'i gofnodi. Byddai'r nodyn yn cael ei ddefnyddio i hysbysu adran Effeithiolrwydd y Bwrdd o'r adroddiad blynyddol a'r cyfrifon.
4. Dros y ddau fis diwethaf, roedd y Cadeirydd wedi cynnal trafodaethau arfarnu perfformiad gyda phob aelod o'r Bwrdd; roedd pob trafodaeth wedi'i dogfennu a chytunwyd arno gyda’r Aelod perthnasol. Mae'r dogfennau hyn yn cael eu cadw gan Ysgrifenyddiaeth y Bwrdd. 
5. Yn ystod y cyfarfodydd hyn, gofynnodd y Cadeirydd i'r aelodau am eu barn ar y dull yr oeddem yn arfer ei ddilyn - lle'r oedd gan aelodau anweithredol a'r aelod staff etholedig amcanion unigol mewn meysydd penodol i'w harbenigedd neu eu diddordebau lle gallent ddarparu goruchwyliaeth a chymorth ychwanegol i’r maes busnes hwnnw.
6. Ataliwyd y dull hwn oherwydd y straen oedd ar ein pobl o ganlyniad i covid-19, ond erbyn hyn, cytunodd y rhan fwyaf o aelodau'r Bwrdd fod y trefniant hwn yn ddefnyddiol ac felly y byddai'n ailddechrau dros y mis nesaf. Nododd y Cadeirydd ddwy agwedd benodol ar y broses hon sy'n wahanol: yn gyntaf, mae’r mewnbwn gan yr aelodau anweithredol neu'r aelod staff etholedig wedi'i gynllunio er mwyn cefnogi a chyfrannu yn hytrach na gwneud penderfyniadau; ac yn ail, mater i aelodau staff yw cysylltu pan fyddai cymorth o'r fath yn ddefnyddiol. Yn yr un modd, pe bai aelod o staff yn hoffi cysylltu ag aelod anweithredol gwahanol am gymorth, yna mae hwn yn adnodd y gellid ei defnyddio. Drwy ddilyn y dull mwy anffurfiol hwn, gall y Bwrdd sicrhau bod aelodau'n gallu cyfrannu heb orlwytho'r sefydliad.

3. Adroddiad y Prif Weithredwr a pherfformiad gweithredol

1. Roedd adroddiad y Prif Weithredwr wedi'i rannu gyda'r Bwrdd ymlaen llaw. Trafododd y Bwrdd dueddiadau newydd sy'n deillio o ddata perfformiad, yn enwedig ar risg treth ac roedd y tîm yn ystyried sut y gallent ddadansoddi'r data er mwyn gwneud y defnydd gorau ohono.

2. Nododd y Prif Weithredwr bwysigrwydd tynnu sylw, yn adroddiad blynyddol eleni, at y cyd-destun y mae ACC wedi darparu ei wasanaethau ynddo, sef llifogydd ein swyddfeydd yn QED a Choronafeirws (Covid-19). Arweiniodd gostyngiad yn y Dreth Trafodiadau Tir, ynghyd â’r angen i asiantaethau barhau i weithredu yn ystod pandemig, at ein cwsmeriaid a'n hasiantau’n addasu i'r amgylchiadau ac yn newid eu hymddygiad, fel y gwelir yn nata perfformiad ACC. Er mwyn diwallu anghenion a disgwyliadau ein cwsmeriaid, bu'n rhaid i ACC wneud newidiadau i'w wasanaethau ac ailddyrannu adnoddau yn unol â hynny.

Perfformiad gweithredol

Gwybodaeth wedi’i golygu.

4. Perfformiad ariannol

Gwybodaeth wedi’i golygu.

5. Adroddiadau gan bwyllgorau

Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg (ARAC)

1. Rhoddodd Cadeirydd yr ARAC ddiweddariad ar lafar. Nid oedd unrhyw beth i'w uwchgyfeirio i'r Bwrdd y tro hwn ond nododd Cadeirydd y Pwyllgor fod y pwyllgor wedi derbyn a thrafod Adroddiad Sicrwydd Blynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol. Rhoddodd yr adroddiad sgôr sicrwydd rhesymol, y cytunodd yr aelodau ei fod yn briodol, ac roedd yr holl gamau a ddeilliodd o archwiliadau 2020-21 naill ai wedi'u cwblhau neu ar y trywydd iawn i'w cwblhau.
2. Cafwyd trafodaeth dda hefyd ar y cynllun archwiliad mewnol tair blynedd arfaethedig yr oedd y pwyllgor yn fodlon ag ef.
3. Mae ychwanegiad newydd llyfr Oren Llywodraeth y DU yn darparu pum egwyddor er mwyn ystyried fframwaith rheoli risg yn effeithiol. Nododd y Cadeirydd y byddai'r pwyllgor yn sicrhau bod y sefydliad yn gweithredu'r egwyddorion hyn. 
4. Roedd yr adolygiad rheoli risg ar y gweill ac roedd cofrestr risg newydd wedi'i datblygu.

6. Adroddiad Trysorlys Cymru

1. Rhoddodd Trysorlys Cymru (TC) y wybodaeth ddiweddaraf am weithgarwch diweddar. Roedd eu tîm yng nghanol y cyfnod cyn-etholiad ac yn paratoi ar gyfer Gweinidogion newydd posibl.

2. Cafodd y Bwrdd wybod bod adran Trysorlys Cymru yn gweithredu newidiadau strwythur, yn trosglwyddo adnoddau o fewn yr adran ac yn sefydlu hybiau strategol. Byddai’r tîm Strategaeth Dreth bellach yn cynnwys tîm sy'n canolbwyntio ar gysylltiadau rhynglywodraethol.

Gwybodaeth wedi’i golygu.

7. Llythyr cylch gwaith

1. Nododd y Prif Weithredwr fod y llythyr Cylch Gwaith yn cadarnhau'r gyllideb a’r hyn a ddisgwylir gan y sefydliad ar gyfer y flwyddyn ariannol nesaf. Teimlai fod yr hyn a gynhwyswyd yn deg ac y gellid ei gyflawni o dan yr amgylchiadau presennol, fodd bynnag, cyfeiriwyd at ddiwygio ariannol llywodraeth leol yn y llythyr a allai ddod â heriau yn ei sgil. Roedd mewn trafodaethau gydag adran Llywodraeth Leol Llywodraeth Cymru a byddai'n rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd am unrhyw ddatblygiadau.

2. Pwysleisiodd y Cadeirydd bwysigrwydd y llythyr Cylch Gwaith a'i ddefnyddioldeb wrth wasanaethu fel sail ar gyfer penderfyniadau a dewisiadau a wneir gan y Bwrdd.

8. Adolygiad o lywodraethiant

1. Nododd y Prif Weithredwr fod trafodaethau wedi'u cynnal gyda holl aelodau'r Bwrdd yn unigol i drafod yr adolygiad o lywodraethiant, ac roedd y cyfarfodydd hyn wedi bod yn ddefnyddiol i bawb a fu’n gysylltiedig.

2. Sefydlwyd gweithgor ar y cyd hefyd gyda TC i ystyried gwrthdaro a materion yn ymwneud â llywodraethu allanol a sut y gellid gwella ein ffyrdd o weithio.

9. Maniffesto etholiad

1. Cyflwynwyd addewidion y Maniffesto sy'n ymwneud yn benodol â threth gyffredinol, eiddo a gwastraff i'r Bwrdd. Gwybodaeth wedi’i golygu.
2. Yn dibynnu ar ganlyniad yr etholiad, efallai y bydd angen gwneud newidiadau i ddeddfwriaeth sylfaenol a fyddai'n arwain at newidiadau i ganllawiau a gwasanaethau ACC dros y misoedd nesaf. Awgrymwyd y byddai'n ddefnyddiol ystyried sut allai’r newidiadau hynny edrych yn gynt yn hytrach nag yn hwyrach.

10. Adolygiad egwyddorion digidol

1. Darparwyd trosolwg o’r gwaith o weithredu'r Egwyddorion Digidol. Cafwyd rhywfaint o drafodaeth ynghylch lle'r oedd yr egwyddorion wedi gweithio'n dda a lle'r oeddent wedi bod yn fwy anodd. Byddai’r camau nesaf yn cynnwys:
   • cynllunio model gweithredu digidol ar gyfer y dyfodol i ddiwallu anghenion digidol Awdurdod Cyllid Cymru (rhan o gynllun corfforaethol 3 blynedd)
   • ystyried anghenion sgiliau a phrofiad ar draws tîm bach, cynllunio olyniaeth, cadw staff a recriwtio prentisiaid yn y dyfodol
2. Fel sefydliad newydd, mae rhai pethau y gallai ACC eu gwneud o ran digidol ac er bod y gallu wedi cynyddu o ganlyniad i'r egwyddorion digidol, mae angen blaenoriaethu er mwyn sicrhau nad yw'r maes hwn yn mynd yn feichus ar y tîm digidol.
3. Llongyfarchodd y Bwrdd y tîm Digidol ar y gwaith hyd yma ac roeddent yn hapus bod set o egwyddorion wedi'u datblygu yn hytrach na strategaeth i gyflawni dyheadau. Cafwyd trafodaeth am y syniad o fap ffordd i nodi'n gliriach sut rydym yn datblygu'r maes hwn, ac mae angen cynnal trafodaeth bellach ar hyn.

11. Y gofrestr risg gorfforaethol ac adolygiad o reoli risg

1. Rhoddwyd trosolwg i'r Bwrdd o'r system rheoli risg a chyflwynwyd fformat newydd y gofrestr risg gorfforaethol.
2. Roedd yr adolygiad wedi amlygu rhai newidiadau angenrheidiol i brif risgiau’r sefydliad a nodir. Darparwyd trosolwg o'r newidiadau hynny a dull newydd o ymdrin â risg grwpio.
3. Roedd rhai camau archwilio mewnol yn dal i fod ar y system rheoli risg i'w cwblhau yn y chwarter nesaf a fyddai'n cynnwys adolygiad o dargedau.
4. Roedd y Bwrdd yn falch o gyfeiriad y gwaith a'r gwelliannau a welwyd o ganlyniad i'r adolygiad. Cytunodd yr aelodau fod fformat newydd y gofrestr risg yn ei gwneud yn hygyrch ac yn hawdd ei ddeall.
5. Nodwyd bod llawer o gofrestrau risg strategol bellach yn cynnwys risg sy'n ymwneud â chydnerthedd tymor hwy (e.e. pandemigau neu argyfyngau eraill yn y dyfodol) ac efallai bod hyn yn rhywbeth y dylai ACC ystyried ei gynnwys.
6. Roedd rhai anghysondebau o ran y ffordd yr oedd risg yn cael ei nodi a'i gofnodi ar lefel adrannol, roedd hyn yn arsylwad o archwiliad risg ac roedd yn cael sylw gyda phob swyddogaeth. Roedd rhestr o ble y gwneir penderfyniadau risg a'r broses adnabod risg yn cael ei mapio. Pwysleisiwyd pwysigrwydd ymgorffori risg drwy'r sefydliad, ar bob lefel.

12. Unrhyw Fater Arall

1. Ni chodwyd unrhyw fusnes arall.

13. Rhagolwg

1. Awgrymwyd yr angen am eitem yn y dyfodol ar fodel gweithredu digidol mewn cyfarfod yn y dyfodol.

14. Adolygiad o’r cyfarfod

Gwybodaeth wedi’i golygu.

Gwybodaeth wedi’i golygu

Mewn rhai amgylchiadau, nid yw’n briodol rhannu’r holl wybodaeth a gafodd ei chynnwys yng nghofnodion y Bwrdd, er enghraifft os yw’n cynnwys data personol neu fasnachol neu os yw’n gysylltiedig â ffurfio polisi llywodraeth neu gynnal materion cyhoeddus yn effeithiol. Mewn achosion o’r fath tynnwyd yr wybodaeth allan a marciwyd yn glir ar y testun mai dyma sydd wedi digwydd.