Cofnodion Bwrdd Awdurdod Cyllid Cymru: 25 Mai 2022

Aelodau

• Kathryn Bishop, Cadeirydd 
• Dyfed Edwards, Is-gadeirydd 
• Mary Champion, Aelod Anweithredol 
• Jocelyn Davies, Aelod Anweithredol 
• Jim Scopes, Aelod Anweithredol
• Rheon Tomos, Aelod Anweithredol 
• Dyfed Alsop, Prif Weithredwr/Swyddog Cyfrifyddu 
• Sam Cairns, Prif Swyddog Gweithrediadau 
• Melissa Quignon-Finch, Prif Swyddog Pobl a Chyfathrebu 
• Karen Athanatos, Aelod Staff Etholedig 

Ymgynghorwyr

• Jo Ryder, Pennaeth Staff 
• Anna Adams, Dirprwy Gyfarwyddwr, Strategaeth Trethi a Chysylltiadau Rhynglywodraethol, Trysorlys Cymru 

1. Croeso a chyflwyniadau, gwrthdrawiad buddiannau ac ymddiheuriadau, cofnodion y cyfarfod diwethaf, materion yn codi

1. Diolchodd y Cadeirydd i'r rhai a oedd yn bresennol a'r rhai a oedd wedi trefnu’r cyfarfod hybrid hwn, fformat yr oedd y Bwrdd yn dal i ddysgu amdano. Yn y gorffennol, cynhaliwyd adolygiadau o’r cyfarfodydd Bwrdd o un persbectif ond ar yr achlysur hwn byddai gofyn i fwy nag un person gyfrannu, i fyfyrio ar y profiad yn yr ystafell ac o bell.
2. Roedd Anna Adams yn bresennol fel cynrychiolydd Trysorlys Llywodraeth Cymru. Roedd Rob Jones (Prif Swyddog Cyllid), wedi ymddiheuro am ei absenoldeb.
3. Newidiadau i’r agenda. Byddai'r drefn y cytunwyd arno ymlaen llaw yn cael ei newid er mwyn darparu ar gyfer argaeledd cyfranwyr.
4. Ni ddatganwyd unrhyw wrthdaro buddiannau newydd.

2. Cofnodion y cyfarfod diwethaf a materion yn codi

Derbyniwyd cofnodion y cyfarfod blaenorol, 23 Chwefror 2022, heb unrhyw sylw sylweddol, ond gan nodi gwall teipio ym mharagraff 11.8. Nid oedd unrhyw faterion yn codi.

3. Adroddiad y Prif Swyddog Cyllid (CFO)

1. Cyflwynodd y Prif Weithredwr/Swyddog Cyfrifyddu (CE/AO) adroddiad y Prif Swyddog Cyllid (CFO) yn absenoldeb y Prif Swyddog Cyllid. Roedd y CE/AO wedi canmol adroddiad y Swyddfa Archwilio, a oedd wedi rhoi sicrwydd i'r Bwrdd drwy ddangos sut roedd penderfyniadau allweddol yn cael eu gwneud. Dangosodd yr adroddiad y byddai materion yn parhau i fod yn berthnasol i weddill y flwyddyn ariannol bresennol a thanlinellodd bwysigrwydd gwybod faint o hyblygrwydd sydd ar gael.
2. Gwnaeth y Bwrdd sylw ar y pwysau a ragwelir yn y blynyddoedd ariannol sydd i ddod, o ran bodloni'r gyllideb a sicrhau cyllid ar gyfer gwaith datblygu newydd. Byddai angen llunio achosion busnes yn gyflym, er mwyn darparu ar gyfer newidiadau o ran cwmpas a'r adnoddau sydd eu hangen yn deillio o hynny. Roedd pwysau chwyddiant wedi'i gynnwys. Byddai pwysau o ran adnoddau yn parhau i gael eu monitro. Nodwyd y gallai anwadalrwydd cyllidebol fod yn fwy yn 2022-2023 nag yn 2021-2022, oherwydd y gwaith ar ddatblygiadau newydd. O ganlyniad, roedd adolygu'r gyllideb yn ystod gweddill y flwyddyn ariannol yn bosibilrwydd.
3. Gall cyflwyno cyllideb fwy datblygedig i olrhain rhaglenni fod o gymorth, i gefnogi penderfyniadau ynghylch ymrwymo adnoddau er enghraifft.

4. Adroddiad SDLG

1. Canolbwyntiodd yr Adroddiad SDLG ar ba mor dda y defnyddiwyd gwasanaethau digidol ACC, gan ddangos perfformiad cryf yn erbyn yr holl ddangosyddion cyfredol. Roedd y targedau wedi’u cyflawni ers ymhell dros flwyddyn. Pe byddai gwasanaethau newydd yn cael eu cyflwyno, efallai y byddai angen cyflwyno dangosyddion newydd. Roedd ffeilio’n hwyr yn cael ei reoli'n weithredol, mewn cydweithrediad â CThEM. Roedd yr amgylchiadau yn ystod 2020-2021 wedi effeithio ar daliadau, fel y nodwyd yn yr Adroddiad Blynyddol diweddaraf.
2. Roedd perfformiad o ran dyledion wedi gostwng ychydig dros ail hanner y flwyddyn. Roedd hyn yn awgrymu mwy o ddyled ystyfnig, sy’n fwy tebygol o arwain at waith gorfodi. Roedd y tîm dyledion yn gweithio i ddeall y duedd hon. Byddai'r tîm gwasanaeth dyled newydd, tîm amlddisgyblaethol sy'n cynnwys pobl o wahanol rannau o'r sefydliad, a gwaith dadansoddi ychwanegol, yn cefnogi’r gweithredu.
3.  Nid oedd yn glir a oedd, neu i ba raddau roedd lefelau dyled diweddar yn swyddogaeth dirwasgiad posibl neu beidio. Roedd ACC yn gwneud mwy o ran deall cwsmeriaid a dyled, a byddai anawsterau yn yr economi’n ehangach yn parhau i gael eu monitro.
4. Roedd y sefydliad 'Corporate Rebels' wedi bod yn ffynhonnell ddysgu werthfawr. Roedd Awdurdod Cyllid Cymru bellach yn ystyried datblygu timau ar gyfer gwasanaethau penodol. Roedd cynllun peilot chwe mis ar gyfer tîm gwasanaeth dyledion newydd bellach ar y gweill, gan ddatblygu tîm sy’n cynnwys aelodau o wahanol broffesiynau, gan roi mwy o ymreolaeth nag o'r blaen gyda’r bwriad o wneud y gwaith o gasglu dyledion yn fwy effeithiol. Nod y peilot oedd profi ffyrdd o weithio heb osod amcanion tynn iawn o'r dechrau. Byddai allbynnau’r peilot yn cael eu hystyried gyda'r bwriad o'u cyflwyno mewn mannau eraill yn ACC.
5. Wedi’i olygu.
6. Wedi’i olygu.
7. Wedi’i olygu.
8. Roedd perfformiad yn dal i fod yn gryf yn erbyn y dangosydd awtomeiddio, yn enwedig ym meysydd ffeilio a thalu digidol. Yn ystod trafodaeth am waith achos agored, nodwyd bod gofynion adnoddau yn amrywio yn ôl math o achos, a oedd yn cael ei fonitro'n weithredol.
9. Wedi’i olygu.
10. Wedi’i olygu.
11. Roedd dadansoddi a lliniaru risg Treth yn parhau i fod yn flaenoriaeth i ACC, fel yr oedd y Tîm Arwain (TA) wedi cytuno. Cyfrifoldeb SDLG oedd monitro’r risg o ran treth, a thrafodwyd hyn hefyd yn y TA. Byddai’r TA yn ystyried allbynnau dadansoddi, ac yn ystyried a oedd unrhyw oblygiadau eraill ynghlwm â’r risg uwch o ran treth. Byddai cynnydd yn y maes hwn, a oedd yn cael ei fonitro'n agos, yn arwain at oblygiadau sylweddol i'r sefydliad.
12. Wedi’i olygu.

5. Croeso’r Cadeirydd i sesiwn y prynhawn

Croesawodd y Cadeirydd y Bwrdd i sesiwn y prynhawn.

6. Gwaith yn y Dyfodol: Platfform Data, trethi yn y dyfodol

1. Trafododd y Bwrdd gwmpas y gwaith ar gyfer y misoedd i ddod, gan nodi bod llawer o'r gwaith datblygu sydd i'w wneud yn agored, ac nad oedd wedi'i gwblhau na'i gymeradwyo eto. Roedd hyn yn broblem o ran rheoli adnoddau, ond roedd y CE/AO yn fodlon â'r rheolaethau gwariant sydd ar waith ar y cyllidebau hyn.
2. Roedd cynnydd yng nghwmpas gwaith y sefydliad ar raglenni datblygu'r dyfodol yn her wrth reoli'r gyllideb, ac wrth amseru recriwtio. Roedd ACC yn talu sylw manwl i amseru a dilyniannu recriwtio, ar gyfer rolau newydd ac ar gyfer ôl-lenwi swyddi.
3.  Nododd y Bwrdd fod achos busnes yn cael ei ddatblygu er mwyn cael penderfyniad Gweinidogol.
4. Cynllun corfforaethol. Roedd y cynllun yng nghamau olaf y gwaith dylunio ar hyn o bryd, a byddai’n mynd at y Gweinidog i gael ei gymeradwyo'n ffurfiol yn ystod wythnos gyntaf mis Mehefin. Nododd y Bwrdd pe bai angen datblygiadau newydd gan dimau ACC, efallai y bydd angen adolygu'r cynllun yn gynnar, er mwyn mynd i'r afael â newidiadau sefydliadol.
5. Platfform data. Roedd hyn yn newydd ar hyn o bryd. Roedd materion o ran adnoddau fel absenoldeb staff wedi ychwanegu pythefnos ychwanegol at gam hwn y prosiect.
6. Wedi’i olygu.

7. Adroddiad y Prif Weithredwr/Swyddog Cyfrifyddu

1. Wedi’i olygu.
2. Roedd pellter cymdeithasol, tra’r oedd yn parhau i fod ar waith ar ystâd Llywodraeth Cymru, wedi arwain at oblygiadau sylweddol i ddatblygiad y sefydliad o ran trefniadau gweithio hybrid a byddai hefyd yn effeithio ar benderfyniadau yn ymwneud â pha mor briodol oedd y gofod ym Merthyr.
3. Wedi’i olygu.
4. Wedi’i olygu.
5. Roedd cynnydd mewn cwmpas o ganlyniad i ddatblygiadau newydd yn debygol o barhau, ac efallai y bydd angen defnyddio ystodau cost wrth baratoi achosion busnes, yn hytrach nag amcangyfrifon unigol. Roedd y Bwrdd hefyd wedi trafod pwysigrwydd bod yn glir ynghylch risg: yn enwedig wrth barhau i ddarparu gwasanaethau presennol gan fod yn rhan o ddatblygiadau newydd a datblygiadau sydd heb eu cadarnhau eto yn y dyfodol. Byddai'n dda diffinio rhai dangosyddion allweddol – rhai sy’n peri gofid – er mwyn helpu i barhau i fonitro'r maes risg allweddol hwn.
6. Nododd y CE/AO fod ganddo'r opsiwn o oedi gwaith os oedd angen gwneud penderfyniadau ar y camau i’w cymryd wrth symud ymlaen. Gellid ailddechrau ar y gwaith hwn neu ddod â’r gwaith i ben ar ôl i bethau ddod yn gliriach.

8. Adroddiad y Trysorlys

1. Wedi’i olygu.
2. Roedd disgwyl am benderfyniadau gweinidogol ar bolisi treth y dyfodol. Roedd Bil yn galluogi newid i Ddeddf Treth Cymru ar Gyfnod 1 y broses, a oedd yn cynnwys camau pwyllgorau. Roedd disgwyl i'r ymgynghoriad Ardoll Ymwelwyr lansio ganol mis Medi. Roedd adolygiad statudol o'r Dreth Trafodiadau Tir (TTT) yn mynd rhagddo. Derbyniwyd dau gais am y gwaith ar adolygiadau ar y Dreth Gwarediadau Tirlenwi (TGT). Amlygodd digwyddiad datganoli cyllidol diweddar yng Ngogledd Iwerddon rai agweddau ar waith treth a allai effeithio ar ACC yn y dyfodol. 

9. Adroddiad y Cadeirydd

1. Roedd cyfarfodydd partneriaeth diweddar ACC gyda'r CE/AO, Ysgrifennydd Parhaol Llywodraeth Cymru a CFO, wedi bod yn gynhyrchiol, ac roeddent wedi pwysleisio pwysigrwydd parhaus perthnasoedd gwaith da ar draws Llywodraeth Cymru. Nododd y Cadeirydd hefyd ei bod hi’n arfer da cynnwys aelodau bwrdd wrth recriwtio cadeirydd bwrdd, lle bo hynny'n bosibl.
2. Cyfarfodydd Bwrdd yn y Dyfodol. Gwahoddwyd mewnbwn yr aelodau cyn cyfarfodydd 22 Mehefin ac 11-12 Gorffennaf. Ar gyfer y Gweithdy Strategaeth ar 11-12 Gorffennaf, dylai'r Bwrdd fod yn ofalus i beidio ag achosi beichiau anfwriadol ychwanegol ar weinyddu, er enghraifft drwy ddim ond gofyn am bapurau lle mae’n gwbl angenrheidiol gwneud hynny. Byddai opsiynau ar gyfer hwyluso allanol yn cael eu hystyried.
3. Adolygiad effeithiolrwydd. Roedd adolygiad perfformiad y Bwrdd wedi'i drafod yn y Bwrdd o’r blaen, ac roedd cynnal trafodaeth derfynol ar agenda'r cyfarfod hwn.

10. Adroddiad y Pwyllgor Sicrwydd a Rheoli Risg (ARAC)

Roedd adolygiad ar Effeithiolrwydd ARAC wedi'i gwblhau yn ddiweddar. Ar hyn o bryd roedd Archwilio Cymru yn blaenoriaethu archwiliadau’r GIG, oherwydd adnoddau cyfyngedig, ac felly nid oedd yn debygol o gwblhau archwiliad ACC erbyn dechrau Gorffennaf. Efallai y bydd angen i'r Bwrdd gyfarfod ddiwedd mis Gorffennaf i orffen y broses. Efallai y bydd angen trafod achos busnes y platfform data yr adeg honno hefyd.

11. Adroddiad Pwyllgor Pobl (PP)

Roedd cyfarfod y PP ar 15 Mawrth wedi trafod dyfarniad cyflog yr Uwch Wasanaeth Sifil, cywiro pensiynau a chylch gorchwyl y Pwyllgor.

12. Adolygiad o effeithiolrwydd y Bwrdd

1. Cynhaliwyd yr adolygiad hwn gan ddilyn amserlen wahanol eleni, roedd yn cynnwys set wahanol o ymatebion ac, yn arwyddocaol, roedd yn adlewyrchu safbwyntiau ar adeg a oedd wedi gweld nifer o gyfnodau clo pellach. Roedd y gwahaniaethau hyn o gymharu â blynyddoedd blaenorol yn ei gwneud hi’n anodd cymharu o flwyddyn i flwyddyn, ac roedd angen dadansoddi'r niferoedd cymharol fach o ymatebwyr yn ofalus.
2. Trafododd y Bwrdd opsiynau o ran gweithredu mewn ymateb i'r Adolygiad. Dylai'r Bwrdd barhau i roi pwyslais ar gyfathrebu'n effeithiol â staff. Nodwyd bod y sgôr ar gyfer arweinyddiaeth weladwy a'r sgôr am "osgoi cysylltu'n ormodol" wedi gostwng. Ar ôl trafod, daeth y Bwrdd i'r casgliad y byddai modd ymdrin â rhai o'r pwyntiau allweddol a godwyd drwy symud i weithio hybrid gan gynyddu gwelededd aelodau'r Bwrdd o ganlyniad.
3. Cytunodd y Bwrdd y byddai'n ddoeth, o ystyried y pwysau sydd ar y sefydliad ar hyn o bryd, ystyried ei waith ar gyfer y dyfodol yn ofalus: sut fyddai Gwrdd sy'n perfformio'n dda yn edrych yn y dyfodol? Beth oedd yn angenrheidiol, er mwyn osgoi rhoi beichiau ychwanegol ar aelodau staff?
4. Er enghraifft, gallai'r Bwrdd ystyried yn ofalus a ddylid cynhyrchu adroddiadau yn benodol ar gyfer y Bwrdd, os oedd angen adnoddau ychwanegol ar gyfer hynny. Weithiau roedd adroddiadau ar lafar neu adroddiadau a baratowyd ymlaen llaw yn well.
5. Byddai'r Cadeirydd yn trafod gyda'r tîm Cyfathrebu sut y gellid mynd i'r afael â gwelededd.

13. Unrhyw fater arall / Adroddiad o’r cyfarfod

1. Diolchodd y Cadeirydd i'r rhai a fu'n ymwneud â’r gwaith o drefnu'r cyfarfod.
2. Adroddiad o’r Cyfarfod. Nid oedd y cyfranogwyr yn teimlo bod y profiad o gynnal cyfarfod hybrid wedi gweithio gystal â’r profiad o gynnal cyfarfodydd ar-lein yn unig. Cafwyd rhywfaint o drafodaeth ynghylch a ddylid osgoi cynnal cyfarfodydd hybrid nes bod gwell adnoddau TG ar gael.

Gwybodaeth wedi’i golygu

Mewn rhai amgylchiadau, nid yw’n briodol rhannu’r holl wybodaeth a gafodd ei chynnwys yng nghofnodion y Bwrdd, er enghraifft os yw’n cynnwys data personol neu fasnachol neu os yw’n gysylltiedig â ffurfio polisi llywodraeth neu gynnal materion cyhoeddus yn effeithiol. Mewn achosion o’r fath tynnwyd yr wybodaeth allan a marciwyd yn glir ar y testun mai dyma sydd wedi digwydd.