Cofnodion Bwrdd Awdurdod Cyllid Cymru: 16 Rhagfyr 2020

Aelodau

• Kathryn Bishop, Cadeirydd
• Dyfed Edwards, Is-gadeirydd
• Jocelyn Davies, Aelod Anweithredol
• Mary Champion, Aelod Anweithredol
• Rheon Tomos, Aelod Anweithredol
• Dyfed Alsop, Prif Weithredwr
• Sam Cairns, Prif Swyddog Gweithrediadau
• Lucy Robinson, Mewnwelediad a Strategaeth Cwsmeriaid 

Ymgynghorwyr

• Melissa Quignon-Finch, Prif Swyddog Pobl 
• Rob Jones, Prif Swyddog Cyllid 
• Amy Bowden, Pennaeth Cyfreithiol Dros Dro
• Neil Butt, Pennaeth Staff Dros Dro 
• Anna Adams, Dirprwy Gyfarwyddwr Strategaeth Trethi, Polisi ac Ymgysylltu - Trysorlys Cymru

1. Croeso a chyflwyniadau, gwrthdrawiad buddiannau ac ymddiheuriadau, cofnodion y cyfarfod diwethaf, materion yn codi

1. Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod. Ymunodd Neil Butt fel Ymgynghorwr i’r Bwrdd am y tro cyntaf, fel Pennaeth Staff Dros Dro. Arsylwodd India Hitchens y cyfarfod. 
2. Cafwyd ymddiheuriadau gan Becca Godfrey ac Andrew Jeffreys, byddai Anna Adams yn dirprwyo ac yn cyflwyno adroddiad Cyfarwyddwr Trysorlys Cymru. 
3. Nodwyd dau ddiweddariad gofynnol ar gyfer y cofnod datganiad o fuddiant, a byddai'r ddau ohonynt yn cael eu hanfon at Ysgrifenyddiaeth y Bwrdd yn dilyn y cyfarfod. Roedd y Bwrdd yn fodlon â gweddill y datganiadau, ac ni ddatganwyd unrhyw wrthdaro.
4. Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod diwethaf a'r cofnodion wedi'u golygu ar gyfer eu cyhoeddi’n allanol. Cytunodd yr Aelodau ar gamau gweithredu a phenderfyniad y cyfarfod diwethaf, gan nodi y byddai un cam gweithredu yn parhau ar agor. Gwybodaeth wedi’i golygu.
5. Byddai gwaith yn cael ei wneud dros y misoedd nesaf i gyfleu statws ACC fel adran anweinidogol o'r llywodraeth i'n rhanddeiliaid a'n partneriaid ac i sicrhau ei fod yn cael ei adlewyrchu'n briodol yn ein dogfennau llywodraethu.

2. Adroddiad y Cadeirydd

1. Rhoddodd y Cadeirydd y wybodaeth ddiweddaraf am weithgarwch diweddar. Ers i'r Bwrdd gyfarfod ddiwethaf, roedd yr aelodau anweithredol wedi cymryd rhan mewn sesiwn ar dechnoleg ac ar risg seiber; a chynhaliwyd cyfarfod briffio i’r Bwrdd ar risg treth.
2. Dywedodd y Cadeirydd wrth y Bwrdd ei bod wedi cyfarfod ar wahân â'r Gweinidog Cyllid a'r Trefnydd a'r Ysgrifennydd Parhaol ar gyfer eu cyfarfodydd chwarterol rheolaidd a'i bod hefyd wedi mynychu'r Fforwm Arweinwyr Cyhoeddus. Darparwyd trosolwg o agendâu'r cyfarfodydd hyn.
3. Byddai gweithdy effeithiolrwydd blynyddol y Bwrdd yn cael ei gynnal ym mis Ionawr. Er mwyn paratoi ar gyfer hyn, byddai'r arolwg ar-lein presennol a ddefnyddiwyd ar gyfer y ddwy flynedd flaenorol yn cael ei ddosbarthu i'w gwblhau gan aelodau a'r ymgynghorwyr. Roedd y Cadeirydd wedi ystyried gwneud newidiadau i'r arolwg ond roedd yn teimlo bod y cwestiynau presennol yn ddigon eang i ymdrin â'r sefyllfa bresennol. Wedi dweud hynny, croesawodd unrhyw awgrymiadau o ran newidiadau neu ychwanegiadau gan y Bwrdd. Roedd yr Aelodau'n fodlon ar y dull gweithredu arfaethedig. Cyn sesiwn mis Ionawr, roedd y Cadeirydd hefyd wedi bwriadu rhannu dogfen sydd ar gael i'r cyhoedd gan Deloitte o'r enw " The Board’s Role in the Covid-19 Crisis " i ysgogi meddwl cyn y drafodaeth ym mis Ionawr ynghylch llywodraethu ein sefydliad sy’n aeddfedu a'r ddogfen fframwaith.
4. Roedd yr Ysgrifennydd Parhaol wedi cytuno ag amcanion y Cadeirydd yn ddiweddar, a byddai'r rhain yn cael eu dosbarthu i aelodau'r Bwrdd er gwybodaeth cyn cyfraniad y Bwrdd at werthusiad perfformiad y Cadeirydd ar ddiwedd y flwyddyn ariannol.

3. Adroddiad y Prif Weithredwr a pherfformiad gweithredol 

Gwybodaeth wedi’i golygu.

4. Perfformiad ariannol

Gwybodaeth wedi’i golygu.

5. Adroddiadau gan bwyllgorau

1. Rhoddodd Cadeirydd yr ARAC drosolwg o gyfarfod diweddaraf y pwyllgor. Craffwyd ar y cyntaf o'r adroddiadau perfformiad ariannol chwarterol, croesawodd y pwyllgor ei rôl newydd a theimlent fod y drafodaeth gyntaf wedi mynd yn dda.

6. Adroddiad gan Drysorlys Cymru

Gwybodaeth wedi’i golygu.

7. Mesurau perfformiad allweddol

1. Cynhaliwyd adolygiad o ddangosyddion perfformiad allweddol y sefydliad i benderfynu a oeddent yn dal yn berthnasol ac yn fuddiol. Cytunodd y Bwrdd ar y mesurau presennol fel rhan o'r cynllun corfforaethol ym mis Mawrth 2019 ac adroddwyd arnynt yn ddiweddar yn adroddiad blynyddol 2019-20.

2. Nodwyd nad oedd hwn yn ddarn brys o waith nac yn flaenoriaeth, fodd bynnag, roedd yn ymarfer defnyddiol ac yn ddechrau trafodaethau pellach i ddod. Cyflwynwyd 4 argymhelliad i'r Bwrdd:

   1. Ein bod yn gwneud rhai newidiadau'n fewnol i'r Mesurau Perfformiad Allweddol y byddwn yn eu hadolygu o fis Ebrill 2021: 

      1. uno ein mesurau digidol ac awtomeiddio i greu un mesur yn lle tri.

      2. cyflwyno mesur ar ansawdd ein gwasanaethau.

      3. ystyried cyflwyno mesur TGT.

   2. Gadael ein Mesurau Perfformiad Allweddol cyhoeddedig fel ag y maent tan fis Ebrill 2022 yn unol â chyhoeddiad cynllun corfforaethol newydd.

   3. Adolygu ein Mesurau Perfformiad Allweddol wrth i ni ddatblygu Cynllun Corfforaethol 2022-2025 i sicrhau eu bod i gyd yn addas i'r diben a gwneud unrhyw newidiadau i'r Mesurau Perfformiad Allweddol bryd hynny.

   4. Parhau i ddatblygu ein data gweithredol wrth i ni esblygu, dysgu mwy a symud drwy gylch bywyd cyflawni ein trethi.

3. Hysbyswyd y Bwrdd bod y mesurau ar gyfer awtomeiddio ac adborth ar wahân ar hyn o bryd ac awgrymwyd felly bod y rhain yn cael eu huno er mwyn dangos ansawdd gwasanaethau awtomataidd. Yn y tymor hwy a phan fyddai adnoddau’n caniatau, byddai gwaith yn cael ei wneud i bennu'r hyn sy'n bwysig yn y gwasanaeth i drethdalwyr a chynrychiolwyr. Roedd y Bwrdd yn pryderu y gallai canolbwyntio ar ansawdd awtomeiddio olygu ein bod yn colli ffocws ar ba mor hawdd ydyw i'r defnyddiwr ddefnyddio'r gwasanaeth.

4. Cytunodd y Bwrdd ar yr argymhellion gan groesawu trafodaethau pellach pan fyddai’r amser yn iawn. Nododd yr Aelodau bwysigrwydd bwrw ymlaen gyda gofal er mwyn sicrhau bod unrhyw newidiadau neu ychwanegiadau yn ystyrlon, tra'n cydnabod yr angen am barhad a chysondeb â mesurau eraill.

8. Adolygiad o'r Cynllun Corfforaethol 

1. Cyflwynwyd papur i'r Bwrdd ar yr adolygiad o'r cynllun corfforaethol. Nodwyd bod y sefydliad wedi gwneud cynnydd da er gwaethaf yr amgylchiadau; fodd bynnag, nododd y Bwrdd nad oedd y papur yn pwysleisio’n ddigonol yr heriau a achosodd COVID-19 i’r sefydliad dros y cyfnod hwn.
2. Nodwyd bod y Bwrdd wedi derbyn adroddiad helaeth yn ddiweddar ar berfformiad y sefydliad fel rhan o adroddiad blynyddol a chyfrifon 2019-20. Cydnabu'r Aelodau bwysigrwydd peidio â mynd ymhellach na’r man lle’r ydym fel sefydliad o ran cylch y cynllun corfforaethol ac y dylai eu ffocws fod ar ragolwg y Bwrdd ac ar hyn o bryd ar baratoi ymlaen llaw at yr etholiad sydd i ddod.

9. Adolygiad o Ein Dull

1. Cyflwynodd y Cadeirydd yr eitem drwy nodi pwysigrwydd Ein Dull a’r ffordd y mae'n gorwedd wrth wraidd ein gwasanaethau a'r hyn yr ydym yn ei gynrychioli fel sefydliad.
2. Dyma'r ail adolygiad a gyflwynwyd i'r Bwrdd ac roedd yn cynnwys safbwyntiau gan y timau Gweithrediadau, Data a Chwsmeriaid.
3. Hysbyswyd yr Aelodau bod ein cwsmeriaid a'n rhanddeiliaid yn parhau i groesawu Ein Dull. Roedd gwahanol ddulliau o gasglu adborth wedi'u rhoi ar waith yn ystod y flwyddyn ddiwethaf a oedd wedi cynyddu'r data i 100 y mis ac ar y cyfan roedd yr adborth yn gadarnhaol iawn. Gwnaed newidiadau pellach hefyd i'r system Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid (CRM) i wella adborth ymhellach.
4. Rhannwyd rhai risgiau a heriau. a oedd yn cynnwys, anhawster o ran cadw sylw’r sefydliad cyfan ar bob darn o waith; sicrhau bod staff newydd yn perfformio i’r lefel disgwyliedig – yn enwedig lle'r oeddent wedi ymuno o awdurdodau treth eraill; gweithio o bell a oedd wedi dod â heriau yn ei sgil; a hefyd gweithredu gyda llai o adnoddau o ganlyniad i COVID-19.
5. Roedd y tîm Cwsmeriaid yn gweithio ar 'Ddull Cwsmeriaid' a fyddai'n cael ei roi gerbron y Bwrdd ym mis Chwefror i'w gymeradwyo.

10. Unrhyw fater arall

1. Ni chodwyd unrhyw fusnes arall. 

11. Rhagolwg

1. Cyflwynwyd y rhagolwg ac atgoffwyd aelodau'r Bwrdd mai dogfen waith oedd hon. Awgrymwyd y gallai fod angen eitem ar Ddyletswydd Economaidd-Gymdeithasol yng nghyfarfod mis Chwefror o gofio y byddai'r ddyletswydd yn dod i rym ar 31 Mawrth 2021.

12. Adolygiad o’r cyfarfod

Gwybodaeth wedi’i golygu.

Gwybodaeth wedi’i golygu

Mewn rhai amgylchiadau, nid yw’n briodol rhannu’r holl wybodaeth a gafodd ei chynnwys yng nghofnodion y Bwrdd, er enghraifft os yw’n cynnwys data personol neu fasnachol neu os yw’n gysylltiedig â ffurfio polisi llywodraeth neu gynnal materion cyhoeddus yn effeithiol. Mewn achosion o’r fath tynnwyd yr wybodaeth allan a marciwyd yn glir ar y testun mai dyma sydd wedi digwydd.