Canllawiau statudol ar ddemocratiaeth o fewn prif gynghorau - Rhan 4: llywodraethu a chraffu

Statws y Canllawiau hyn

Mae’r rhain yn ganllawiau statudol a ddyroddir o dan adran 38 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000, fel y’i diwygiwyd gan adran 45 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021. Rhaid i awdurdod lleol (cyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol yng Nghymru), maer etholedig neu arweinydd gweithrediaeth roi sylw iddynt. Mae’r canllawiau hyn yn disodli canllawiau blaenorol sy’n ymwneud â chyfansoddiadau a ddyroddwyd o dan yr adran hon yn 2006.

Diben y Canllawiau hyn

Diben y canllawiau hyn yw helpu cynghorau i baratoi a chynnal eu cyfansoddiadau.

Datblygu Cyfansoddiad

O dan adran 37 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000, mae’n ofynnol i bob cyngor sy’n gweithredu trefniadau gweithrediaeth lunio dogfen a elwir yn ‘gyfansoddiad’ y cyngor, ei chadw’n gyfredol a’i chyhoeddi’n electronig. Rhaid i’r cyfansoddiad hwn gynnwys copi o’u rheolau sefydlog, cod ymddygiad a gwybodaeth arall y mae’r cyngor o’r farn ei bod yn briodol.

Dyroddodd Gweinidogion Cymru ganllawiau ar wahân ar Gyfansoddiadau Modiwlaidd ar gyfer cynghorau yn 2001. Mae’r rhain yn cael eu diweddaru’n rheolaidd gan y corff Cyfreithwyr mewn Llywodraeth Leol a Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ac maent yn dal yn adnodd gwerthfawr i awdurdodau lleol.

Cynnwys y Cyfansoddiad

Dylai cynghorau sicrhau bod eu cyfansoddiad yn hawdd ei ddefnyddio a’i ddeall. Bydd arweiniad i’r cyfansoddiad yn atodol iddo hefyd (gweler yr Arweiniad i’r Cyfansoddiad isod). Yn benodol, dylai cynghorau wneud yn siŵr bod rhannau o'r cyfansoddiad sy'n ymdrin â materion cysylltiedig yn cael eu croesgyfeirio. Wrth ystyried eu cyfansoddiad, dylai cynghorau roi sylw i’w dyletswyddau statudol mewn perthynas â’r Gymraeg, Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015, cydraddoldebau, gan gynnwys dyletswydd economaidd-gymdeithasol y sector cyhoeddus, a hefyd ystyried ei bod bellach yn ofynnol iddynt gyhoeddi eu cyfansoddiadau yn electronig.

Rhaid i'r cyfansoddiad gynnwys y canlynol:

• unrhyw wybodaeth a gyfarwyddir gan Weinidogion Cymru; ar hyn o bryd mae hyn yn cynnwys gwybodaeth sy’n ymwneud â chyflawni holl swyddogaethau’r cyngor yn unol â Chyfarwyddyd Deddf Llywodraeth Leol 2000 (Cyfansoddiad Awdurdodau Lleol) (Cymru) 2023 a wnaed o dan adran 37(1)(a) (ac a gynhwysir fel atodiad i’r canllawiau hyn)
• copi o reolau sefydlog yr awdurdod
• copi o god ymddygiad yr awdurdod i’r aelodau (gan gynnwys aelodau cyfetholedig)
• gwybodaeth arall y mae'r awdurdod o'r farn ei bod yn briodol

Mae Cyfarwyddyd Deddf Llywodraeth Leol 2000 (Cyfansoddiad Awdurdodau Lleol) (Cymru) 2023 yn darparu bod rhaid i gyfansoddiad bennu rolau’r cyngor llawn. Dylai'r trefniadau ar gyfer cyflawni swyddogaethau nad ydynt yn swyddogaethau gweithrediaeth fod yn ddatganiad o bwy neu ba gorff o fewn y cyngor sy'n gyfrifol am gyflawni swyddogaethau nad ydynt yn swyddogaethau gweithrediaeth, (fel y'u disgrifir yn Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Swyddogaethau a Chyfrifoldebau) (Cymru) 2007 a wnaed o dan adran 13(3)(a) o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000) ynghyd â disgrifiad o rôl y cyngor llawn. Rhaid i’r cyfansoddiad nodi’n glir sut y gwneir penderfyniadau, pwy sy’n eu gwneud, pa benderfyniadau sy’n cael eu dirprwyo ac i bwy, a sut y mae’r penderfyniad i ddirprwyo yn cael ei wneud. Ni chaniateir i benderfyniadau sy’n ymwneud â materion arwyddocaol a/neu ddadleuol gael eu dirprwyo i swyddogion.

Mae cryn le ar gyfer dewis ac amrywiaeth lleol yng nghynnwys y cyfansoddiad a’r ffordd y mae’n gweithredu. Gellir cynnwys nifer o’r materion sydd i’w cynnwys yn y cyfansoddiad yn rheolau sefydlog yr awdurdod hefyd.

Bydd materion eraill yn ymwneud â chynnal busnes yr awdurdod na fyddant yn cael eu cynnwys mewn rheolau sefydlog nac yn y trefniadau gweithrediaeth, y trefniadau ar gyfer cyflawni swyddogaethau nad ydynt yn swyddogaethau gweithrediaeth, y cod ymddygiad ar gyfer aelodau na'r cod ymddygiad ar gyfer swyddogion. Caiff cynghorau, os dymunant, gynnwys unrhyw rai o'r materion eraill hyn yn eu cyfansoddiad.

Er enghraifft, dylai cyngor gynnwys disgrifiad o brotocolau a ddatblygir yn lleol sy’n llywodraethu’r perthnasoedd rhwng y weithrediaeth, cynghorwyr eraill a swyddogion. Dylai’r cyfansoddiad nodi’n glir fod rhaid i’r perthnasoedd hyn fod yn adeiladol ac yn barchus drwy’r amser. Hefyd, yn ogystal â galluogi llwybrau anffurfiol ar gyfer mynd i’r afael ag anghytuno rhwng aelodau, dylai’r cyfansoddiad ddarparu llwybrau i swyddogion geisio datrysiad anffurfiol i anawsterau mewn perthnasoedd gydag aelodau, heb fod angen uwchgyfeirio i brosesau ffurfiol. Dylai’r cod ymddygiad ar gyfer swyddogion nodi’n glir bod y cod ymddygiad hwnnw wedi’i ymgorffori yng nghontract cyflogaeth y swyddogion. Dylai hefyd fod yn glir, unwaith y bydd llwybrau anffurfiol wedi’u dilyn i’r pen, fod rhaid dilyn prosesau statudol mewn perthynas ag unrhyw gamau disgyblu sy’n ymwneud â swyddogion sy’n dod o fewn cylch gwaith Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Rheolau Sefydlog) (Cymru) 2006.

Mae materion eraill y dylai cynghorau eu hystyried a/neu roi sylw iddynt yn eu cyfansoddiadau yn cynnwys: 

• yr angen am “raglith” (neu gyflwyniad) i’r cyfansoddiad yn nodi’r egwyddorion pwysig sy’n sail i gynnwys y cyfansoddiad ac yn cydnabod rhwymedigaethau ehangach y cyngor i ddemocratiaeth leol a phobl leol
• y  berthynas rhwng Erthyglau’r cyfansoddiad a rheolau gweithdrefnau mwy manwl (os mai dyma’r strwythur y mae Cyngor yn dewis ei ddefnyddio i drefnu ei gyfansoddiad)
• y ffordd y mae trafodaethau anffurfiol rhwng aelodau a swyddogion yn llywio ac yn dylanwadu ar benderfyniadau ffurfiol y cyngor
• y ffordd y mae’r cyngor yn gwneud penderfyniadau mewn partneriaeth â chynghorau eraill a chyrff eraill, yn enwedig drwy fyrddau gwasanaethau cyhoeddus, byrddau partneriaeth rhanbarthol a chyd-bwyllgorau corfforedig, ac unrhyw gyd-bwyllgor a sefydlwyd o dan Ddeddf Llywodraeth Leol 1972
• sut y bydd y cyngor yn penodi aelodau i awdurdodau parciau cenedlaethol ac awdurdodau tân ac achub, a sut y bydd yr aelodau hynny’n rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r cyngor am eu gwaith
• y trefniadau gweithio a’r berthynas â chynghorau cymuned a thref yn ardal y cyngor
• rheolau gweithdrefnau sy’n ymwneud â materion proffil uchel er enghraifft, rheolau gweithdrefn y cyngor llawn, gan gynnwys y trefniadau sydd ar waith ar gyfer darlledu’r cyfarfodydd hynny’n electronig ac archifo a chadw’r darllediadau;
• rheolau gweithdrefnau ariannol
• manylion y trefniadau sy’n ymwneud â chyfranogiad y cyhoedd mewn perthynas â’r dyletswyddau sydd wedi’u cynnwys yn adrannau 39 i 41 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021
• y trefniadau ar gyfer ymdrin â chwynion, gan gynnwys rhyngweithio ag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru
• anghenion cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant a’r dyletswyddau statudol sy’n gysylltiedig â’r rhain a’r Gymraeg. Mae hyn yn ymwneud nid yn unig â sicrhau bod dogfennau cyfansoddiadol eu hunain yn hygyrch, ond bod rheolau a gweithdrefnau yn ystyried anghenion pobl sydd ag ystod eang o anghenion. Er enghraifft, dylai rhannau o’r cyfansoddiad sy’n ymwneud â hawl y cyhoedd i fod yn rhan o’r broses gwneud penderfyniadau ystyried yr anghenion hyn
• dyletswyddau cynghorau o ran Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015. Mae dealltwriaeth dda o rwymedigaethau cyfreithiol cyffredinol cynghorau o dan y Ddeddf hon, ond mae goblygiadau hefyd, er enghraifft, drwy’r ffyrdd o weithio, o ran sut y mae cynghorau’n gwneud penderfyniadau ffurfiol, a sut y mae systemau craffu a goruchwylio yn gweithio
• y ffordd y bydd y cyngor yn bodloni ei rwymedigaethau o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) wrth ymdrin â gwybodaeth bersonol

Mae’n bwysig nodi y dylid drafftio’r cyfansoddiad fel dogfen hyblyg. Er enghraifft, ni ddylai fod angen cynhyrchu cyfansoddiad diwygiedig bob tro y penodir pwyllgor neu is-bwyllgor ad hoc i ymgymryd â thasg benodol. Fodd bynnag, mae angen cydbwyso hyn yn erbyn yr angen i gyfansoddiad fod yn ddigon manwl fel y gall unrhyw un sy’n ymwneud â’r cyngor ei ddefnyddio i benderfynu pwy sy’n gyfrifol am y mater dan sylw.

Sicrhau bod y Cyfansoddiad ar gael

Mae’r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol bod copïau o’r cyfansoddiad yn cael eu cyhoeddi’n electronig a’u bod ar gael ym mhrif swyddfa’r cyngor i’w harchwilio ar bob adeg resymol. Dylai aelodau o’r cyhoedd allu cymryd copïau o’r cyfansoddiad oddi yno yn ddi-dâl neu am ffi nad yw’n fwy na’r gost o ddarparu’r copi. Argymhellir hefyd y dylai awdurdodau lleol sicrhau bod copïau o’r cyfansoddiad ar gael yn ehangach, er enghraifft ym mhob un o’u swyddfeydd, llyfrgelloedd, adeiladau cymunedol ac ati.

Adolygu a Diwygio’r Cyfansoddiad

Dylid cadw cyfansoddiad y cyngor yn gyfredol bob amser. Dylai cynghorau adolygu’r cyfansoddiad yn rheolaidd er mwyn sicrhau ei fod yn parhau i fod yn addas i’r diben, gyda’r adolygiadau hyn yn cael eu harwain gan gynghorwyr a’u cefnogi gan swyddog monitro’r cyngor gan ymgynghori â’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd.

Wrth ystyried eu trefniadau ar gyfer y broses barhaus o adolygu a diwygio eu cyfansoddiad, dylai cynghorau ystyried: 

• A fydd cyfansoddiad y cyngor yn caniatáu i’r swyddog monitro wneud “mân” ddiwygiadau a beth mae mân ddiwygiad yn ei olygu, er enghraifft diweddaru cyfeiriad at ddeddfwriaeth. Rhaid cytuno ar adolygiadau llawn a diwygiadau helaeth yn y cyngor llawn. Efallai y bydd cynghorau’n dymuno cyfundrefnu’r broses drwy ei chysylltu’n fwy ffurfiol â’r cyfarfod cyffredinol blynyddol i sicrhau bod y cyfansoddiad yn cael ei adolygu’n rheolaidd.
• Trefniadau ar gyfer “perchnogaeth” cynghorwyr (hynny yw, ymdeimlad clir mai cynghorwyr sy’n gyfrifol am sicrhau bod y cyfansoddiad o ansawdd uchel). Mae’r mater hwn o berchnogaeth yn bwysig. Rhaid i berchnogaeth gael ei dal gan y cyngor llawn, ond gall pwyllgor penodol arwain ar waith manwl. Pa bynnag ddull ffurfiol a ddynodir, mae’n bwysig bod cynghorwyr yn cael cyfleoedd rheolaidd i bwyso a mesur cryfder y fframwaith llywodraethu y mae’r cyfansoddiad yn rhan ganolog ohono.  

Caiff cynghorydd unigol gynnig ychwanegiadau, diwygiadau, ataliadau neu ddileadau i gyfansoddiad y cyngor, ond drwy wneud hynny byddai rhaid iddo ddatgan unrhyw fuddiant sydd ganddo cyn cael penderfyniad gan y cyngor llawn. Yn achos unrhyw gynnig, dylid darparu hefyd y cyngor gan y Swyddog Monitro i’r Cyngor llawn (neu unrhyw bwyllgor neu aelod sy’n ystyried newidiadau posibl).

Oni chytunwyd yn flaenorol eu bod yn rhai ‘mân’, rhaid i'r holl newidiadau arfaethedig gael eu trafod gan y cyngor llawn a rhaid cael pleidlais fwyafrifol o blith yr aelodau sy’n pleidleisio er mwyn iddynt gael eu derbyn.

Bydd unrhyw newidiadau y mae’r cyngor wedi penderfynu eu gwneud yn dod i rym ar unwaith oni bai fod y penderfyniad yn nodi fel arall.

Dylid diwygio’r cyfansoddiad cyhoeddedig cyn pen 5 diwrnod gwaith i wneud penderfyniad er mwyn sicrhau bod fersiwn ddiweddaraf y cyfansoddiad ar gael bob amser.

Cyfarwyddyd Deddf Llywodraeth Leol 2000 (Cyfansoddiad Awdurdodau Lleol) (Cymru) 2023

Mae Gweinidogion Cymru, drwy arfer y pŵer a roddir iddynt gan adran 37(1)(a) o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 (“y Ddeddf”), yn cyfarwyddo pob cyngor sir a chyngor bwrdeistref sirol (“awdurdod lleol”) yng Nghymru fod rhaid i’r ddogfen y mae rhaid iddynt ei pharatoi a’i chadw’n gyfredol yn unol ag adran 37(1) o’r Ddeddf ac y cyfeirir ati yn yr adran honno fel eu cyfansoddiad gynnwys yr wybodaeth a bennir yn yr Atodlen.

Bydd y cyfarwyddyd hwn yn cael effaith o [i’w gadarnhau].

Mae Cyfarwyddyd Deddf Llywodraeth Leol 2000 (Cyfansoddiad Awdurdodau Lleol) (Cymru) 2001 wedi ei ddirymu.                        

Y Gweinidog Cyllid a Llywodraeth Leol

Yr Atodlen

Yr Wybodaeth Benodedig

Crynodeb o’r cyfansoddiad.

Rolau’r aelodau ac (os yw’n gymwys) rolau’r maer etholedig, gan gynnwys:    

• eu hethol a’u cyfnodau yn eu swyddi
• hawliau a dyletswyddau pob aelod ac (os yw’n gymwys) hawliau a dyletswyddau’r maer etholedig, gan gynnwys cymhwyso absenoldeb teuluol ar gyfer aelodau

Rolau’r cyngor llawn, gan gynnwys:

• y swyddogaethau a’r gweithredoedd sydd wedi eu cadw’n ôl i’r cyngor llawn
• y gwahanol fathau o gyfarfodydd cyngor a’r rheolau sy’n llywodraethu trafodion y cyfarfodydd hynny, gan gynnwys y trefniadau ar gyfer cyfarfodydd aml-leoliad ac ar gyfer eu darlledu’n electronig lle y bo hynny’n ofynnol ar sail statudol neu’n cael ei wneud yn wirfoddol

Rolau cadeirydd neu aelod llywyddol y cyngor, a’u dirprwyon perthnasol.

Rolau pwyllgorau trosolwg a chraffu, gan gynnwys:    

• cylch gorchwyl pob un o’r pwyllgorau
• rolau cyffredinol a phenodol pob un o’r pwyllgorau
• y rheolau sy’n llywodraethu trafodion y pwyllgorau
• y trefniadau sydd ar waith i'r cyngor llawn a/neu’r weithrediaeth ystyried eu hadroddiadau ac ymateb iddynt

Rolau’r pwyllgor safonau a rolau unrhyw is-bwyllgor i’r pwyllgor hwnnw, gan gynnwys:

• aelodaeth y pwyllgor ac unrhyw is-bwyllgor
• rolau, swyddogaethau, hawliau a dyletswyddau’r pwyllgor ac unrhyw is-bwyllgor
• y rheolau sy’n llywodraethu trafodion y pwyllgor ac unrhyw is-bwyllgor
• trefniadau sydd ar waith i'r cyngor llawn a/neu’r weithrediaeth ystyried eu hadroddiadau ac ymateb iddynt

Rolau unrhyw bwyllgorau ardal, gan gynnwys:

• aelodaeth, cylch gorchwyl a swyddogaethau’r pwyllgorau
• y rheolau sy’n llywodraethu trafodion y pwyllgorau
• y trefniadau sydd ar waith i'r cyngor llawn a/neu’r weithrediaeth ystyried eu hadroddiadau ac ymateb iddynt

Rolau’r pwyllgor llywodraethu ac archwilio a rolau unrhyw is-bwyllgor i’r pwyllgor hwnnw, gan gynnwys:

• aelodaeth y pwyllgor ac unrhyw is-bwyllgor
• rolau, swyddogaethau, hawliau a dyletswyddau’r pwyllgor ac unrhyw is-bwyllgor
• y rheolau sy’n llywodraethu trafodion y pwyllgor ac unrhyw is-bwyllgor
• y trefniadau sydd ar waith i'r cyngor llawn a/neu’r weithrediaeth ystyried eu hadroddiadau ac ymateb iddynt

Rolau’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a rolau unrhyw is-bwyllgor i’r pwyllgor hwnnw, gan gynnwys:

• aelodaeth y pwyllgor ac unrhyw is-bwyllgor
• rolau, swyddogaethau, hawliau a dyletswyddau’r pwyllgor ac unrhyw is-bwyllgor
• y rheolau sy’n llywodraethu trafodion y pwyllgor ac unrhyw is-bwyllgor
• y trefniadau sydd ar waith i'r cyngor llawn a/neu’r weithrediaeth ystyried eu hadroddiadau ac ymateb iddynt

Yn achos awdurdod lleol y mae trefniadau gweithrediaeth ar waith ganddo fel y’u diffinnir gan adran 10(1) o’r Ddeddf, rolau’r weithrediaeth a rolau aelodau’r weithrediaeth, gan gynnwys:

• rolau, swyddogaethau, hawliau a dyletswyddau aelodau gweithrediaeth a chynorthwywyr gweithrediaeth, gan gynnwys uchafswm y cynorthwywyr y caniateir eu penodi
• rolau, swyddogaethau, hawliau a dyletswyddau unrhyw faer etholedig ac unrhyw ddirprwy faer

Dyrannu’r cyfrifoldeb dros arfer swyddogaethau gwasanaethau cymdeithasol, gan gynnwys cyfrifoldeb dros blant sy’n derbyn gofal:

• y broses ar gyfer penodi a diswyddo aelodau gweithrediaeth a chynorthwywyr gweithrediaeth
• y rheolau sy’n llywodraethu trafodion y weithrediaeth, gan gynnwys y trefniadau ar gyfer cyfarfodydd aml-leoliad
• y trefniadau ar gyfer pennu a rheoli rhannu swydd ar gyfer swyddi gweithrediaeth, gan gynnwys yr arweinydd gweithrediaeth mewn perthynas â rheoli, a’r modd y bydd hyn yn cael ei ystyried wrth ddyrannu seddi ar bwyllgorau sy’n cynnwys sedd ar gyfer aelodau o’r weithrediaeth, megis y pwyllgor llywodraethu ac archwilio a’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd, y mae'r rheolau cydbwysedd gwleidyddol yn gymwys iddynt. Yn achos yr arweinydd gweithrediaeth, rhaid i'r trefniadau nodi sut y bydd  etholiad ar gyfer arweinydd gweithrediaeth yn cael ei gynnal pan fo un neu ragor o'r deiliaid swydd posibl sy'n ymgeisio am y swydd honno yn ymgeisio amdani ar sail trefniadau rhannu swydd

Manylion unrhyw drefniadau ar gyfer cyflawni unrhyw swyddogaethau gan aelodau unigol, awdurdod lleol arall, gan gynnwys cyd-bwyllgorau corfforedig, neu ar gyfer arfer unrhyw swyddogaethau ar y cyd ag awdurdod lleol arall, gan gynnwys:

• natur y trefniadau a’r swyddogaethau y maent yn gymwys iddynt
• aelodaeth unrhyw gyd-bwyllgorau ac is-bwyllgorau
• y rheolau sy’n llywodraethu trafodion unrhyw gyd-bwyllgorau ac is-bwyllgorau
• manylion unrhyw drefniadau ar gyfer contractio allan

Rolau swyddogion yr awdurdod lleol, gan gynnwys:

• strwythur rheoli’r awdurdod lleol
• swyddogaethau’r prif weithredwr, y swyddog monitro, y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd a’r prif swyddog cyllid (swyddog adran 151)
• y cod ymddygiad ar gyfer swyddogion 
• yY trefniadau ar gyfer recriwtio, penodi, cydnabyddiaeth ariannol, diswyddo a chamau disgyblu mewn perthynas â swyddogion, gan gynnwys swyddogion a gwmpesir gan Reoliadau Awdurdodau Lleol (Rheolau Sefydlog) (Cymru) 2006 a datganiad polisi tâl y cyngor
• manylion y swyddogaethau a ddirprwyir i swyddogion
• protocolau ar gyfer rheoli perthnasoedd adeiladol a pharchus rhwng swyddogion ac aelodau, gan gynnwys prosesau anffurfiol a ffurfiol ar gyfer ymdrin ag anghydfodau a chwynion

Yr egwyddorion a’r prosesau ar gyfer gwneud penderfyniadau mewn modd effeithlon, tryloyw ac atebol o fewn y cyngor ac ar gyfer mynediad at wybodaeth am wneud penderfyniadau, gan gynnwys rheolau gweithdrefnau ar gyfer gwneud penderfyniadau a mynediad at wybodaeth mewn perthynas â’r cyngor llawn, ei bwyllgorau a’i is-bwyllgorau, y weithrediaeth, pwyllgorau trosolwg a chraffu a swyddogion.

Y weithdrefn adrodd gyfrinachol gan gyfeirio at godau ymddygiad yr awdurdod ar gyfer aelodau a chyflogeion, yn y drefn honno.

Y rheolau a’r rheoliadau sy’n llywodraethu materion cyllid, contractiol a chyfreithiol, gan gynnwys:

• gweithdrefnau archwilio
• rheolau a gweithdrefnau contractau a chaffael, gan gynnwys dilysu dogfennau
• y rheolau sy’n llywodraethu achosion cyfreithiol a ddygir gan yr awdurdod lleol ac yn ei erbyn

Y trefniadau i gyflawni’r dyletswyddau o dan adrannau 91, 92 a 93 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 i adrodd ar berfformiad y cyngor ac i drefnu asesiad panel ac ymateb iddo.

Y rheolau a’r gweithdrefnau ar gyfer adolygu a diwygio’r cyfansoddiad.

Darpariaethau ar gyfer atal a dehongli’r cyfansoddiad ac elfennau ohono.

Tarddiad statudol pob un o ddarpariaethau’r cyfansoddiad (hynny yw, y pwerau a’r dyletswyddau y maent wedi eu gwneud odanynt). 

Statws y Canllawiau hyn

Dyroddir y canllawiau statudol hyn o dan adran 38 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000. Rhaid i awdurdod lleol (cyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol yng Nghymru), maer etholedig neu arweinydd gweithrediaeth roi sylw iddynt.

Diben y Canllawiau hyn

Mae’r canllawiau hyn yn cyd-fynd â’r gofyniad a nodir yn adran 38 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000, fel y’i diwygiwyd gan adran 45 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021. Mae’r adran hon yn ei gwneud yn ofynnol i gynghorau gyhoeddi’n electronig arweiniad sy’n esbonio cynnwys eu cyfansoddiad mewn iaith gyffredin, a’i gadw’n gyfredol.

Beth yw’r Arweiniad?

Rhaid i gynghorau lunio a chyhoeddi arweiniad i'w cyfansoddiad. Nid yw arweiniad i’r cyfansoddiad yr un peth ag arweiniad sy’n nodi sut y mae’r cyngor yn gweithio, er ei bod yn debygol y bydd rhywfaint o orgyffwrdd, Nid mynegai anodedig o'r cyfansoddiad ei hun mohono ychwaith. Mae cynghorau’n debygol o fod â deunydd ar eu gwefan sy’n esbonio agweddau allweddol ar eu gweithrediad, a gellid defnyddio hwn i lunio’r arweiniad.

Ymgynghori a materion i’w hystyried wrth baratoi’r arweiniad

Dylai’r dull o lunio arweiniad effeithiol i’r cyfansoddiad fod yn rhan o strategaeth y cyngor ar annog cyfranogiad y cyhoedd ym mhroses benderfyniadau’r cyngor a baratoir o dan adrannau 40 a 41 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021. Gallai cynghorau siarad â phobl leol, a mudiadau gwirfoddol sy'n cynrychioli pobl leol, i ddeall beth fyddai’r pethau mwyaf defnyddiol i'w rhoi yn yr arweiniad i’r cyfansoddiad.

Dylai cynghorau hefyd roi sylw i’w dyletswyddau statudol mewn perthynas â chydraddoldebau, y Gymraeg a Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 wrth baratoi eu harweiniad i’r cyfansoddiad. Dylai cynghorau gynnwys ac ymgynghori ag ystod eang o bobl a grwpiau o gefndiroedd amrywiol cyn cyhoeddi’r arweiniad terfynol.

Bydd arweiniad effeithiol i'r cyfansoddiad yn un sy’n deall y gwahanol fathau o ryngweithio y mae pobl leol yn debygol o’u cael gyda’r cyngor a systemau democrataidd lleol, ac sy’n canolbwyntio’n fwy manwl ar y rhyngweithio hyn. I ryw raddau, gall fod yn debyg i rywfaint o'r wybodaeth gyflwyniadol ar wefannau cynghorau sy’n disgrifio sut y mae'r cyngor yn gweithredu.

Er enghraifft, gallai arweiniad roi manylion penodol am y canlynol:

• hawliau’r cyhoedd i gael mynediad at wybodaeth am y cyngor (gan gynnwys yr hawl i archwilio cyfrifon, a dogfennau ffurfiol eraill)
• hawliau mynediad i gyfarfodydd, a hawliau siarad cyhoeddus
• trefniadau ar gyfer deisebau

Mae Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru a Chyfreithwyr mewn Llywodraeth Leol wedi llunio arweiniad enghreifftiol i’r cyfansoddiad a allai fod yn ddefnyddiol i gynghorau.

Statws y Canllawiau hyn

Mae’r rhain yn ganllawiau statudol a wneir o dan adran 56 o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 (y Mesur). Maent yn disodli canllawiau blaenorol a ddyroddwyd ar y mater hwn.

Diben y Canllawiau hyn

Mae’r rhain yn ganllawiau statudol a ddyroddir yn unol ag adran 56(6) o’r Mesur ac y mae’n rhaid i’r cyngor sir neu’r cyngor bwrdeistref sirol neu uwch aelod gweithrediaeth yr awdurdod lleol roi sylw iddynt wrth wneud trefniadau o dan adran 56.

Mae pwerau o dan adran 56 yn ddewisol o ran eu natur ond gall y cynghorau hynny sy’n penderfynu eu defnyddio roi sylw i’r canllawiau hyn i’w cynorthwyo.

Drwy roi mwy o ymreolaeth i aelodau etholedig yn eu hardaloedd lleol, mae adran 56 yn gwella gallu cynghorwyr i ddatrys materion a phroblemau ar ran eu preswylwyr.

Cyflwyniad

Mae’r Mesur yn cynnwys pwerau i gynghorwyr i’w helpu i fynd i’r afael â materion a datrys problemau yn eu ward leol.

Mae adran 56 yn galluogi cynghorau i wneud trefniadau i alluogi cynghorwyr unigol i arfer swyddogaethau er mwyn caniatáu iddynt wneud penderfyniadau ar lefel wardiau etholiadol a allai arwain at welliannau yn eu hardaloedd lleol.

Mae trefniadau o dan yr adran hon hefyd yn galluogi aelod nad yw’n aelod o’r weithrediaeth i arfer y swyddogaethau hynny mewn perthynas â’r ward etholiadol y mae’r aelod wedi'i ethol drosti, neu i arfer swyddogaethau mewn perthynas â’i aelodaeth swyddogol o gorff allanol.

Mae’r canllawiau hyn yn ceisio amlinellu manteision cadarnhaol posibl dirprwyo swyddogaethau i aelodau etholedig yn eu rôl fel aelodau ward ac fel cynrychiolwyr swyddogol y cyngor ar gyrff allanol. Y nod yw cefnogi aelodau etholedig i fod yn llais i’w cymuned yn y cyngor ac yn llais i’r cyngor yn eu cymuned.

Yr hyn y mae’r Mesur yn ei ddweud am gynghorwyr yn arfer swyddogaethau

Mae adran 56 yn rhoi pwerau i awdurdodau lleol ddirprwyo pwerau'n ffurfiol i gynghorwyr unigol i gyflawni unrhyw un o swyddogaethau'r awdurdod. O ran yr ystod o swyddogaethau y gall cynghorwyr nad ydynt yn rhan o’r weithrediaeth eu harfer, mae adran 56 yn rhoi hyblygrwydd i awdurdodau lleol ddatblygu'r trefniadau mwyaf addas ar gyfer eu dewisiadau unigol. Mae hyn yn cynnwys galluogi awdurdodau lleol i ddirprwyo swyddogaeth gweithrediaeth yn ogystal â swyddogaethau eraill y cyngor i gynghorwyr nad ydynt yn rhan o’r weithrediaeth.

Mae adran 56(1) yn darparu y caiff prif aelod gweithrediaeth awdurdod lleol wneud trefniadau i aelod o'r awdurdod nad yw’n aelod o’r weithrediaeth arfer un o swyddogaethau'r awdurdod lleol sy’n gyfrifoldeb i'r weithrediaeth. Mae adran 56(2) yn darparu y caiff awdurdod lleol wneud trefniadau i aelod o'r awdurdod nad yw’n aelod o’r weithrediaeth arfer unrhyw un o swyddogaethau eraill yr awdurdod.

Fodd bynnag, bydd angen i gynghorau gofio bod adran 56(3) yn ei gwneud yn ofynnol mai dim ond i aelodau nad ydynt yn aelodau o’r weithrediaeth y caiff awdurdodau lleol ddirprwyo swyddogaethau:

• mewn perthynas â'r ward etholiadol y mae’r aelod nad yw’n aelod o’r weithrediaeth wedi’i ethol drosti
• mewn perthynas ag aelodaeth swyddogol yr aelod nad yw’n aelod o’r weithrediaeth o gorff ac eithrio'r awdurdod lleol

Diben ac amcanion adran 56

Bwriad y ddarpariaeth yw rhoi ystod ehangach o gyfleoedd i gynghorau wneud defnydd effeithiol o rôl gynrychioli aelodau etholedig. Gellid ystyried hyn yn awr hefyd ar y cyd â'r dyletswyddau a roddir ar gynghorau yn adrannau 39 i 41 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 (Deddf 2021) i annog pobl leol i gymryd rhan mewn penderfyniadau.

Gallai hefyd fod yn ffordd o gefnogi hyfforddiant a datblygiad aelodau etholedig. Er enghraifft, efallai y bydd cynghorau’n dymuno defnyddio’r ddarpariaeth fel ffordd o greu mentrau dysgu ‘yn y gwaith’ ar gyfer aelodau nad ydynt yn aelodau o’r weithrediaeth mewn achosion lle gellir eu defnyddio fel cynrychiolwyr y cyngor ar gyrff allanol megis byrddau iechyd lleol, cymdeithasau tai, mudiadau gwirfoddol, ymddiriedolaethau neu asiantaethau. Byddai ‘dysgu drwy wneud’ fel hyn yn gyfle i ddatblygu sgiliau a gwybodaeth cynghorwyr mewn maes penodol ac ehangu cronfa gyffredinol y cyngor o aelodau etholedig profiadol.

Ar gyfer y cyrff allanol hynny lle penodir mwy nag un aelod, efallai y bydd cynghorau'n dymuno dirprwyo swyddogaethau mewn ffordd sy’n grymuso aelodau nad ydynt yn aelodau gweithrediaeth ar achlysuron lle y gallai'r aelod gweithrediaeth fod yn absennol.

Yn yr achosion hyn, byddai’n bwysig i'r cyngor sicrhau bod y cynghorwyr hynny nad ydynt yn rhan o’r weithrediaeth ac y dirprwyir swyddogaethau iddynt yn cael y gefnogaeth a'r cyfleoedd datblygu y mae eu hangen arnynt i gyflawni eu rôl yn llwyddiannus.

Fel modd i ddarparu’r tryloywder a’r atebolrwydd angenrheidiol ar gyfer swyddogaethau dirprwyedig, mae adran 100EA o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 (fel y’i diwygiwyd gan adran 57 o’r Mesur) yn rhoi pwerau i Weinidogion Cymru wneud rheoliadau i’w gwneud yn ofynnol i gynghorau gofnodi’n gyhoeddus y penderfyniadau a wneir o dan adran 56 o'r Mesur. Mae hyn er mwyn rhoi gwybodaeth i’r cyhoedd am y gwaith a wneir gan gynghorwyr yn eu wardiau. Nid yw Gweinidogion Cymru wedi arfer y pŵer hwn, ond anogir cynghorau i gyhoeddi’r penderfyniadau hyn fel arfer da.  Efallai hefyd y bydd cynghorau’n dymuno cyhoeddi penderfyniadau dirprwyedig cynghorwyr fel rhan o’u proses adolygu flynyddol.

Er bod adran 56 yn rhoi pwerau eang i ddirprwyo unrhyw swyddogaeth awdurdod lleol i aelod unigol, mae’n amlwg bod rhai swyddogaethau a fydd yn fwy priodol nag eraill. Ni fyddai'n briodol dirprwyo pwerau y pennwyd nad ydynt i'w harfer gan y weithrediaeth yn benodol neu nad ydynt i’w harfer gan y weithrediaeth yn unig yn Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Swyddogaethau a Chyfrifoldebau) (Cymru) 2007 oherwydd y bwriedir i’r swyddogaethau hyn gael eu harfer gan aelodau’r cyngor cyfan neu gan un o'i bwyllgorau. Hefyd, ni fyddai'n briodol dirprwyo swyddogaethau sy'n gofyn am ddull strategol ar draws y cyngor, megis gofal cymdeithasol. Ond, gellid defnyddio pwerau dirprwyedig i ganiatáu i gynghorwyr chwarae rhan fwy gweithredol mewn ystod eang o feysydd polisi.

Er enghraifft, gallai swyddogaethau y gellid eu dirprwyo gynnwys:

• pwerau i wneud atgyweiriadau neu welliannau i strydoedd. Gallai hyn gynnwys mesurau gostegu traffig neu oleuadau stryd
• pwerau i ddatblygu a goruchwylio gweithgareddau ieuenctid o fewn ardal ward etholiadol

Ffactorau i’w hystyried wrth ddirprwyo pwerau

Wrth ystyried a ddylid dirprwyo swyddogaethau i aelodau nad ydynt yn aelodau gweithrediaeth ai peidio, efallai y bydd cynghorau’n dymuno ystyried y materion canlynol mewn perthynas ag aelodau:

• Pa werth y gellir ei ychwanegu drwy ddirprwyo pwerau? Pa broblemau lleol penodol y bydd modd mynd i’r afael â hwy o ganlyniad i hyn?
• A fyddai angen cymorth ychwanegol ar gynghorwyr, fel cyngor cyfreithiol, wrth gyflawni swyddogaethau dirprwyedig?
• Sut y cefnogir aelodau os caiff eu penderfyniadau eu herio, er enghraifft, drwy adolygiad barnwrol?
• Sut y bydd cynghorwyr yn cofnodi’n gyhoeddus y penderfyniadau a wneir gan ddefnyddio eu pwerau newydd?
• Integreiddio’r dysgu a’r cyfranogiad a geir drwy’r ddirprwyaeth i fentrau a strategaethau ehangach, gan gynnwys rhai statudol, i’w cryfhau.
• Sut y mae’r dirprwyo yn helpu’r cyngor i gyflawni dyletswyddau statudol o ran cydraddoldebau, y Gymraeg, Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 a’r ddyletswydd i annog cyfranogiad yn Neddf 2021.

Ar gyfer swyddogion, o ran cefnogi aelodau etholedig i gyflawni swyddogaethau dirprwyedig, dyma rai o’r pethau i feddwl amdanynt:

• gweithio’n agosach gyda chynghorwyr i ddatblygu eu gwybodaeth a’u sgiliau
• darparu cyngor ac adroddiadau i sicrhau bod pwerau dirprwyedig yn cael eu defnyddio’n effeithiol ac yn unol â’r dyletswyddau a osodwyd ar y cyngor, gan gynnwys cyngor ar ddyletswyddau statudol fel y rheini sydd wedi’u cynnwys yn Neddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015, Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011 a Deddf Cydraddoldeb 2010
• a fydd angen cyngor a chymorth cyfreithiol ar yr aelodau i gyflawni’r swyddogaethau dirprwyedig?
• sut y bydd yr aelodau yn cael eu cefnogi os caiff eu penderfyniadau eu herio, er enghraifft drwy adolygiad barnwrol?
• sut y bydd y penderfyniadau a wneir gan cynghorwyr sydd â swyddogaethau dirprwyedig yn cael eu cofnodi’n swyddogol?
• gweithredu penderfyniadau a wneir o dan bwerau dirprwyedig
• datblygu prosesau i gofnodi’n briodol y penderfyniadau a wneir gan gynghorydd o dan y pwerau hyn

Rhai ystyriaethau ymarferol

Yn ymarferol, mae’n debyg y bydd y rhan fwyaf o awdurdodau lleol yn dymuno diwygio eu cyfansoddiadau er mwyn rhoi trefniadau ar waith ar gyfer dirprwyo pwerau i gynghorwyr. Efallai y bydd cynghorau’n dymuno defnyddio’r gweithdrefnau presennol a ddefnyddir i ddirprwyo pwerau i aelodau’r cabinet wrth ddatblygu fframweithiau ar gyfer dirprwyo swyddogaethau i aelodau nad ydynt yn rhan o’r weithrediaeth. Yn benodol, dylai unrhyw benderfyniadau a wneir gan aelodau nad ydynt yn rhan o’r weithrediaeth gan ddefnyddio swyddogaethau dirprwyedig fod yn ddarostyngedig i’r un gweithdrefnau galw i mewn sy’n berthnasol i swyddogaethau gweithrediaeth yn fwy cyffredinol. Dyma rai o'r opsiynau eraill y gallai cynghorau ddymuno eu mabwysiadu:

• sefydlu pwerau galluogi yn eu cyfansoddiad er mwyn dirprwyo pwerau i aelodau nad ydynt yn aelodau o’r weithrediaeth i'w defnyddio yn ôl yr angen
• defnyddio pwerau dirprwyedig i fynd i’r afael â materion penodol sy’n ymwneud â’r ardal mewn ymateb i heriau lleol

Mater i’r cynghorau yw penderfynu i ba raddau ac ym mha fodd y maent yn dymuno defnyddio’r pwerau o dan adran 56. Cynghorir cynghorau i ddatblygu protocol i ddiffinio pryd ac o dan ba amodau y dirprwyir swyddogaeth i aelod nad yw’n aelod o’r weithrediaeth. Yn ogystal, cynghorir y dylai’r hyfforddiant, y datblygiad a’r cymorth y gall fod eu hangen ar y cynghorydd i ymgymryd â’i rôl gael eu hystyried fel rhan o’i adolygiad hyfforddi blynyddol. Wrth wneud trefniadau i ddirprwyo pwerau, dylai cynghorau ystyried yr angen i osgoi’r posibilrwydd o honiadau o ffafrio cynghorwyr sydd o berswâd gwleidyddol penodol. Mewn wardiau amlaelod, dylai awdurdodau lleol wneud yr un trefniadau ar gyfer swyddogaethau dirprwyedig, gan gynnwys unrhyw drefniadau cyllidebol cysylltiedig i fod yn gymwys i bob aelod neu i ddim un.

Wardiau Amlaelod

Mae’r pwerau yn y Mesur yn ymwneud â chynghorwyr unigol ond efallai y bydd angen rhoi trefniadau ar waith i sicrhau bod pwerau dirprwyedig yn cael eu defnyddio ar y cyd gan yr holl aelodau sy’n cynrychioli ward benodol, yn enwedig os yw’r aelodau hynny o bleidiau gwleidyddol gwahanol.

Os dirprwyir swyddogaethau i gynghorwyr yn yr un ward, efallai y bydd cynghorau’n dymuno cynhyrchu canllawiau a chymorth gyda’r nod o sicrhau bod penderfyniadau a wneir mewn wardiau yn cael eu cydlynu ac yn ategu’r gwaith o wella canlyniadau i bobl leol.

Cysylltiadau â Galwadau gan Gynghorwyr am Weithredu

Os bydd cynghorau wedi penderfynu manteisio ar y pwerau o dan adran 56, byddant yn gweld bod rhai cysylltiadau agos â galwadau gan gynghorwyr am weithredu. Gall aelodau sy’n arfer pwerau dirprwyedig ganfod bod ganddynt fwy o gyfleoedd i ddatrys materion yn lleol heb orfod troi at alwadau gan gynghorwyr am weithredu. Gall galwadau gan gynghorwyr am weithredu annog cynghorau i ddefnyddio adran 56 i ddirprwyo pwerau i aelodau er mwyn datrys y materion hynny’n lleol.

Statws y Canllawiau hyn

Mae’r canllawiau hyn yn ganllawiau statudol a ddyroddir o dan adran 38 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 a rhaid i gyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol, maer etholedig neu arweinydd gweithrediaeth roi sylw iddynt. Diwygiwyd yr adran hon gan adran 59 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 i alluogi Gweinidogion Cymru i ddyroddi canllawiau o dan adran 38, a gaiff, ymysg pethau eraill, gynnwys darpariaeth sydd wedi'i llunio i annog arferion da mewn perthynas â chydraddoldeb ac amrywiaeth (o fewn ystyr adran 8(2) o Ddeddf Cydraddoldeb 2006).

Diben y Canllawiau hyn

Diben y canllawiau hyn yw ei gwneud yn ofynnol i arweinydd gweithrediaeth cyngor ystyried amrywiaeth wrth benodi’r cabinet. Y nod yw cefnogi ac annog y weithrediaeth i wneud penderfyniadau sy’n deall ac yn adlewyrchu amrywiaeth y cymunedau yn ardal y cyngor.

Mae’r canllawiau hyn hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i swyddogion gweithredol cynghorau weithredu mewn ffordd ragweithiol, gadarnhaol ac adeiladol wrth ddelio â chraffu yn y cyngor.

Amrywiaeth mewn Cabinet

Wrth sefydlu’r cabinet, rhaid i arweinydd gweithrediaeth neu faer etholedig roi sylw i ddyletswyddau statudol sy’n ymwneud â chydraddoldeb a’r Gymraeg. Mae hyn yn cynnwys ystyried y nodweddion gwarchodedig sydd wedi’u nodi yn Neddf Cydraddoldeb 2010, gan gynnwys dyletswydd y sector cyhoeddus i roi sylw dyladwy i'r angen i leihau’r anghydraddoldebau canlyniadau sy’n deillio o anfantais economaidd-gymdeithasol.

Rhaid i’r arweinydd neu’r maer ystyried sut y mae eu penodiadau i’r cabinet yn adlewyrchu ac yn cefnogi amrywiaeth y cymunedau yn ardal y cyngor, ac yn ceisio adlewyrchu’r amrywiaeth hwn i’r graddau mwyaf posibl. Diben hyn yw sicrhau bod penderfyniadau’r weithrediaeth yn seiliedig ar ystod eang o safbwyntiau a phrofiadau. Mae Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 (“Deddf 2021”) yn rhoi cyfleoedd i arweinyddion gweithrediaethau gynyddu amrywiaeth yn eu cabinet drwy ddefnyddio trefniadau rhannu swyddi a/neu drwy benodi cynorthwywyr i’r weithrediaeth.

Wrth benodi dau aelod neu ragor i drefniant rhannu swydd, ni chaiff yr arweinydd wneud y rôl yn y cabinet sydd o dan y trefniant rhannu swydd mor fawr fel na fyddai modd yn rhesymol i un aelod cabinet sy’n gweithio ar ei ben ei hun gyflawni’r rôl honno. Ni ddylai llwyth gwaith y rôl gynyddu dim ond oherwydd y bydd dau aelod neu ragor yn ei gwneud. Y diben yw cefnogi amrywiaeth, gan gynnwys drwy gynllunio ar gyfer olyniaeth, fel y gall aelodau rannu’r rôl mewn difrif.

Rhannu Swydd: Arweinwyr Gweithrediaeth ac Aelodau Gweithrediaeth

Mae adran 58 o Ddeddf 2021 yn diwygio Deddf Llywodraeth Leol 2000 i'w gwneud yn ofynnol i gynghorau sydd â threfniadau gweithrediaeth wneud darpariaeth sy’n galluogi dau gynghorydd neu ragor i rannu swydd ar y weithrediaeth, gan gynnwys swydd arweinydd y weithrediaeth. Yn achos arweinydd gweithrediaeth, rhagwelir mai’r sefyllfa fwyaf tebygol yw y byddai dau neu ragor o aelodau yn gwneud trefniant ar y cyd i sefyll i gael eu hethol yn arweinydd gweithrediaeth ar sail trefniant rhannu swydd. Rhaid i weithdrefnau’r weithrediaeth a gweithdrefnau’r cyngor ddarparu ar gyfer hyn.

Yn achos aelodau gweithrediaeth, mater  i arweinydd y weithrediaeth yw penderfynu ar benodiadau i’r weithrediaeth yn seiliedig ar y trefniadau a nodwyd ac y cytunwyd arnynt yng nghyfansoddiad y cyngor. Rhaid i'r cyfansoddiad nodi'r paramedrau ar gyfer rhoi trefniadau rhannu swyddi ar waith yn y weithrediaeth. Mae Deddf 2000 yn pennu na all mwy na thair o swyddi gweithrediaeth (gan gynnwys arweinydd y weithrediaeth) gael eu llenwi ar sail rhannu swydd. Gwneir hyn er mwyn sicrhau bod gan gynghorau sydd â llai o aelodau ddigon o aelodau o hyd i graffu’n briodol ar y weithrediaeth.

Wrth wneud penodiadau ar sail rhannu swydd, dylai arweinydd y weithrediaeth ystyried materion megis:

• sut y gallai hyn gynyddu amrywiaeth yn y weithrediaeth er mwyn adlewyrchu orau yr amrywiaeth yn ardal y cyngor
• sut y bydd aelodau sy’n rhannu swydd yn cael eu cefnogi i sicrhau eu bod yn gallu cynnal cydbwysedd rhesymol rhwng bywyd a gwaith
• y cyfleoedd y gall rhannu swyddi eu cynnig o ran cynllunio ar gyfer olyniaeth yn y weithrediaeth

Dylai telerau’r trefniadau rhannu swydd fod yn glir a dylid cytuno arnynt ymlaen llaw. Bydd angen i aelodau o’r trefniant rhannu swydd, eu cydweithwyr yn y cabinet, aelodau etholedig eraill a swyddogion ddeall sut y bydd cyfrifoldebau rôl y cabinet sy’n destun y trefniant rhannu swydd yn cael eu cyflawni. Ni ddylid defnyddio trefniadau rhannu swydd fel ffordd o gynyddu nifer aelodau’r weithrediaeth yn unig nac i greu rolau ar gyfer aelodau sy’n rhannu swydd sy’n golygu bod eu llwyth gwaith yn fwy na phe bai aelod unigol yn dal y swydd yn y cabinet. Fodd bynnag, mae sefyllfa lle mae un aelod o’r trefniant yn canolbwyntio ar rai agweddau ar y rôl, ac aelod arall yn canolbwyntio ar agweddau eraill, yn ei gwneud yn bosibl defnyddio sgiliau a gwybodaeth i sicrhau’r effaith orau.

Yn achos arweinydd gweithrediaeth sy’n rhannu swydd ac aelodau gweithrediaeth sy’n rhannu swydd, rhaid i’r ddau neu ragor o aelodau sy’n rhan o’r trefniant rhannu swydd gael eu trin fel un aelod wrth fynd i gyfarfod yn eu rhinwedd fel aelodau o’r weithrediaeth at ddibenion pleidleisio ac at ddiben penderfynu a oes cworwm mewn cyfarfod. Yr eithriad i hyn yw pan fo un aelod o drefniant rhannu swydd yn datgan buddiant ac yn gorfod ymgilio o’r cyfarfod a’r bleidlais; caiff yr aelod arall neu’r aelodau eraill o’r trefniant aros a defnyddio’r bleidlais a neilltuwyd i’r trefniant rhannu swydd.

Os bydd dau neu ragor o’r aelodau mewn trefniant rhannu swydd yn mynd i gyfarfod yn rhinwedd eu rôl fel aelodau o'r weithrediaeth, dylid cofnodi bod y ddau wedi bod yn bresennol a chaiff y ddau siarad yn y cyfarfod. Fodd bynnag, os bydd angen pleidleisio yn y cyfarfod, bydd rhaid iddynt benderfynu rhyngddynt ymlaen llaw pwy fydd yn bwrw’r bleidlais, a rhoi gwybod i gadeirydd y cyfarfod. Rhaid i’r sawl sy’n rhannu swydd daro cydbwysedd gofalus rhwng penderfynu ymlaen llaw a pharatoi’n briodol ar gyfer y cyfarfod. Dylai’r ystyriaethau gynnwys ymchwilio i’w safbwyntiau, pa gwestiynau y gallai fod ganddynt ar y mater a pha wybodaeth bellach y byddent yn dymuno ei chael o bosibl. Byddai hyn yn gyson â’r ffordd y disgwylid iddynt reoli pob agwedd arall ar eu trefniadau rhannu swydd, er mwyn sicrhau parhad a chysondeb y dull y byddant wedi cytuno rhyngddynt i’w ddilyn.

Os bydd un aelod o drefniant rhannu swydd yn mynd i gyfarfod yn rhinwedd ei rôl fel aelod o’r weithrediaeth a bod angen pleidleisio fel rhan o'r cyfarfod, bydd rhaid i’r aelod sy’n bresennol fwrw ei bleidlais gan ystyried y trafodaethau paratoadol a gafwyd gyda’r partner rhannu swydd.

Pan fydd aelod o drefniant rhannu swydd yn bwrw pleidlais mewn cyfarfod y mae wedi bod yn bresennol ynddo ac y canfyddir wedi hynny fod y bleidlais honno yn anghyson ag unrhyw drafodaethau paratoadol rhwng y partneriaid rhannu swydd, oni bai bod modd priodoli’r anghysondeb hwnnw i ddadl a thrafodaeth yn y cyfarfod, caiff y bleidlais honno ei thrin fel pe bai’n annilys at ddibenion gwneud penderfyniad, gan fod y bleidlais wedi’i dyrannu i’r trefniant rhannu swydd ac nid i’r aelod unigol sydd wedi bod yn y cyfarfod.   

Mater i bob cyngor benderfynu yn ei gylch yw’r camau gweithredu priodol ar y pwynt hwnnw, yn seiliedig ar yr amgylchiadau penodol, er mwyn sicrhau y cynhelir uniondeb y broses gwneud penderfyniadau. Dylai cynghorau egluro arwyddocâd yr agwedd hon ar rannu swydd yn glir i unrhyw aelodau sy’n ymgymryd â threfniadau rhannu swydd mewn gweithrediaeth ymlaen llaw a dylai hyn fod yn rhan o’r hyfforddiant a’r sesiynau cynefino ar gyfer aelodau o’r weithrediaeth.

Fel y nodwyd uchod, dylai cynghorau ac aelodau sy’n rhannu swydd gydnabod bod rhaid sefydlu trefniadau gweithio effeithiol, a meithrin lefel uchel o ymddiriedaeth rhwng aelodau’r trefniant rhannu swydd o’r dechrau’n deg, er mwyn gallu gweithredu trefniant o’r fath yn llwyddiannus. Dylai’r trefniadau gweithio gynnwys sut y bydd anghydfodau rhwng y rhai sy’n rhannu swydd yn cael eu datrys.

Pan gaiff aelodau sy’n rhannu swydd eu penodi  i sefydliadau allanol yn rhinwedd eu rôl fel aelodau gweithrediaeth, bydd angen i gynghorau ystyried sut i gyfleu i’r sefydliadau hynny beth yw’r sefyllfa o ran y trefniadau rhannu swydd.

Rhaid i gynghorau ystyried y goblygiadau o ran gofynion cydbwysedd gwleidyddol y pwyllgorau hynny sy’n ddarostyngedig i ofynion cydbwysedd gwleidyddol ac y caiff aelod o’r weithrediaeth eistedd arnynt; hynny yw, y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd. Byddai hyn yn digwydd mewn trefniant rhannu swydd sy’n cynnwys aelodau o un neu ragor o grwpiau gwleidyddol, neu grŵp neu grwpiau gwleidyddol ac aelod neu aelodau heb gysylltiad (lle mae aelod heb gysylltiad yn aelod nad yw wedi’i gofrestru gyda’r swyddog priodol fel aelod o grŵp gwleidyddol at ddibenion adrannau 15 i 17 o Ddeddf Llywodraeth Leol a Thai 1989).

Nid yw trin partneriaid rhannu swydd fel petaent yn un aelod at ddibenion pleidleisio a chworwm ar gyfer cyfarfodydd y maent yn mynd iddynt fel aelodau gweithrediaeth yn berthnasol i gyfarfodydd y maent yn mynd iddynt yn eu rôl fel aelodau o’r cyngor.

Cynorthwywyr i’r Weithrediaeth

Mae adran 57 o Ddeddf 2021 yn diwygio Deddf Llywodraeth Leol 2000 i ddarparu ar gyfer penodi cynorthwywyr i’r weithrediaeth. Y nod yw cefnogi amrywiaeth drwy alluogi aelodau nad ydynt, o bosibl, mewn sefyllfa i ymgymryd â rôl amser llawn mewn gweithrediaeth oherwydd amgylchiadau personol neu amgylchiadau eraill, i gael y cyfle i ddysgu a datblygu. Er nad ydynt yn aelodau o’r weithrediaeth, gall cynorthwywyr fynd i gyfarfodydd gweithrediaeth neu i bwyllgorau’r weithrediaeth a siarad ynddynt, ac mae modd iddynt gyfrannu dealltwriaeth ac amrywiaeth gwerthfawr at drafodaethau.

Rhaid i gyfansoddiad y Cyngor, y mae’n rhaid i’r cyngor llawn gytuno arno, a’i drefniadau gweithrediaeth gynnwys darpariaeth ynghylch nifer y cynorthwywyr gweithrediaeth y gellir eu penodi, eu cyfnod yn y swydd a’u cyfrifoldebau. Unwaith eto, dylai fod pwrpas clir i benodi cynorthwywyr i'r weithrediaeth, ac ni ddylid defnyddio'r penodiadau hyn fel ffordd yn unig o gynyddu nifer yr aelodau sy'n gallu gwneud cyfraniad at redeg y weithrediaeth.

Mae Deddf 2000 (fel y’i diwygiwyd) yn darparu na chaiff cadeirydd nac is-gadeirydd y cyngor, na’r aelod llywyddol na’r dirprwy aelod llywyddol, cael eu penodi’n gynorthwywyr i’r weithrediaeth.

Er nad yw cynorthwywyr i’r weithrediaeth yn aelodau o'r weithrediaeth, cânt eu trin fel pe baent yn aelodau ohoni at ddibenion dyrannu seddi ar bwyllgorau craffu pan na all aelodau o'r weithrediaeth na chynorthwywyr i'r weithrediaeth fod yn aelodau. Yn yr un modd, ni all y pwyllgorau sy'n cael cynnwys un aelod o'r weithrediaeth, sef y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a'r Pwyllgor Safonau, ond cael aelod o'r weithrediaeth NEU gynorthwyydd i'r weithrediaeth yn rhan o'u haelodaeth (Atodlen 6 i Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 a Rheoliadau Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 (Diwygiadau Canlyniadol) (Rhannu Swydd a Chynorthwywyr Gweithrediaeth) 2022.

Craffu a Galw i Mewn

Dylai cabinetau gydnabod pwysigrwydd craffu effeithiol er mwyn llywodraethu’r cyngor yn dda yn gyffredinol, ac adlewyrchu hyn yn eu cyfansoddiadau. Dylent ymateb yn brydlon ac yn adeiladol pan geir ceisiadau am wybodaeth gan y pwyllgor craffu, ceisiadau i ddod i gyfarfodydd a cheisiadau rhesymol eraill.

Dylai gweithrediaethau nodi bod adran 65 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 wedi diwygio adran 22(10) o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 sy’n rhoi pŵer i Weinidogion Cymru wneud rheoliadau sy’n cynnwys darpariaeth ar gyfer, neu mewn cysylltiad â, mynnu bod gwybodaeth ragnodedig am benderfyniadau rhagnodedig a wneir mewn cysylltiad â chyflawni swyddogaethau y mae gweithrediaeth awdurdod lleol yn gyfrifol amdanynt ar gael i aelodau o'r cyhoedd neu aelodau o’r awdurdod a fydd yn cynnwys pwyllgor trosolwg a chraffu o’r awdurdod neu is-bwyllgor i bwyllgor o'r fath. Bwriad hyn yw cyfleu bod Gweinidogion Cymru yn rhoi’r pwys pennaf ar gydweithredu a rhannu gwybodaeth yn effeithiol rhwng y weithrediaeth a’r swyddogaeth graffu, a lle hanfodol hynny o ran llywodraethu’r cyngor yn dda ac yn effeithiol.

Dylai cabinetau osod y naws ar gyfer ymrwymiad y sefydliad i graffu effeithiol drwy sicrhau bod parch cydradd rhwng y swyddogaeth graffu a'r wefithrediaeth, a thrwy annog y swyddogaeth graffu i weithredu mewn modd trawsbleidiol ac adeiladol.

Dylai cabinetau ymateb yn brydlon ac yn barchus i argymhellion sy’n deillio o graffu, gan esbonio a fydd yr argymhelliad yn cael ei dderbyn neu ei wrthod, y rhesymau dros y penderfyniadau hyn a pha gamau a gymerir. Dylai cabinetau gyhoeddi eu hymateb yn electronig a dylai'r ymateb fod ar gael i’r cyhoedd ac eithrio materion sy’n esempt rhag cael eu cyhoeddi.

Dylai cabinetau fod yn agored i’r angen i ddefnyddio prosesau galw i mewn a dylent ymateb yn briodol ac yn adeiladol i geisiadau o’r fath. Dylai cabinetau gefnogi’r gwaith o lunio rheolau effeithiol a chymesur ar gyfer galw i mewn, nad ydynt yn gwneud galw i mewn yn rhy anodd neu’n amhosibl.

Dylai arweinwyr a chabinetau hefyd fod yn barchus ac yn ystyriol o rôl swyddogion statudol fel y prif weithredwr, y swyddog monitro a’r swyddog adran 151, y ffaith eu bod wedi’u penodi gan y cyngor yn ei gyfanrwydd, a’u rôl o’i wasanaethu. Wrth arfer eu swyddogaethau, rhaid i arweinwyr a chabinetau gadw o fewn paramedrau’r fframwaith statudol a chyfansoddiad y cyngor ei hun. Rhaid iddynt barchu’r rôl y mae swyddogion y cyngor yn ei chwarae o ran eu cynghori ynghylch y paramedrau hyn a’r modd y mae’r rôl hon yn rhyngweithio â’r broses graffu a’r penderfyniadau y mae’n ofynnol, naill ai drwy statud neu gyfansoddiad y cyngor, i’r cyngor llawn eu gwneud.

Statws y Canllawiau hyn

Mae’r rhain yn ganllawiau anstatudol ar benodi cynorthwywyr gwleidyddol i grwpiau gwleidyddol.

Diben y Canllawiau hyn

Diben y canllawiau hyn yw esbonio darpariaethau yn Neddf Llywodraeth Leol a Thai 1989 sy’n ymwneud â phenodi cynorthwywyr gwleidyddol, ac annog cynghorau i fod yn agored ac yn dryloyw ynghylch rôl a gweithgareddau’r cynorthwywyr gwleidyddol y maent yn eu cyflogi.

Cynorthwywyr Gwleidyddol

Mae cynorthwywyr gwleidyddol awdurdodau lleol yn weithwyr llywodraeth leol sy’n gwneud gwaith ymchwil ac yn darparu cymorth gweinyddol i’r prif grwpiau gwleidyddol mewn awdurdod.

Mae bodolaeth y swyddi hyn yn caniatáu i rolau swyddogion proffesiynol a rolau gwleidyddol gael eu gwahanu, a gallant alluogi i gyngor gael ei ddarparu i gynghorwyr nad oes gan swyddogion awdurdodau lleol yr hawl i’w ddarparu.

Mae Rhan I o Ddeddf Llywodraeth Leol a Thai 1989 yn nodi'r fframwaith sy’n rheoleiddio penodiadau ac ymddygiad cynorthwywyr gwleidyddol.

O dan adran 2 o Ddeddf 1989, mae swydd cynorthwyydd gwleidyddol mewn awdurdod lleol o dan gyfyngiadau gwleidyddol. Mae hyn yn golygu, fel swyddi eraill sydd o dan gyfyngiadau gwleidyddol, na chaiff deiliad y swydd sefyll mewn etholiad, gweithredu fel asiant neu is-asiant etholiad, bod yn swyddog plaid wleidyddol, rheoli plaid neu gangen o blaid, na chanfasio ar ran plaid wleidyddol neu ymgeisydd mewn etholiad.

Fodd bynnag, caniateir i gynorthwywyr gwleidyddol siarad â'r cyhoedd gyda’r bwriad o ennyn cefnogaeth i blaid wleidyddol, ond rhaid i'w gweithredoedd beidio â rhoi’r argraff eu bod yn gweithredu fel cynrychiolydd i’r blaid wleidyddol honno.

Caiff cynorthwywyr gwleidyddol hefyd gyhoeddi gwaith ysgrifenedig neu ddeunydd arall sydd â’r bwriad o effeithio ar gefnogaeth y cyhoedd i blaid wleidyddol, neu beri i waith o’r fath gael ei gyhoeddi; ond rhaid iddynt beidio â rhoi’r argraff bod y cyhoeddiad wedi’i awdurdodi gan y blaid wleidyddol.

Cafodd y rheolau hyn eu mabwysiadu i fynd i’r afael â phryderon ynghylch didueddrwydd gwleidyddol, gwrthdaro rhwng buddiannau, a defnyddio arian trethdalwyr at ddibenion gwleidyddol mewn cynghorau. Mae rhagor o fanylion am y cyfyngiadau sydd ar waith i’w gweld yn Rheoliadau Swyddogion Llywodraeth Leol (Cyfyngiadau Gwleidyddol) 1990.

Mae'r cyfyngiadau ar ffurf telerau ac amodau y bernir eu bod wedi’u hymgorffori yn nhelerau penodi ac amodau cyflogaeth y swyddogion hynny. Mae’r cyfyngiadau sy'n gymwys i bob deiliad swydd sydd o dan gyfyngiadau gwleidyddol wedi’u nodi yn Rhan I o’r Atodlen i’r Rheoliadau. Mae Rhan II o’r Atodlen yn nodi telerau ac amodau pellach ar gyfer cynorthwyydd gwleidyddol.

Penodiadau

O dan adran 9 o Ddeddf Llywodraeth Leol a Thai 1989, caiff awdurdod lleol benodi hyd at 3 chynorthwyydd ar gyfer grwpiau gwleidyddol yn amodol ar fesurau diogelu ac amodau llym.

Mae'r 3 grŵp gwleidyddol mwyaf ym mhob awdurdod yn gymwys i gael cynorthwyydd gwleidyddol os yw aelodaeth y grŵp yn cynnwys o leiaf 10% o aelodaeth yr awdurdod. Yr eithriad yw pan mai dim ond un grŵp gwleidyddol sy’n cyfrif am o leiaf 10% o’r aelodaeth; yn yr achos hwnnw, mae'r grŵp mwyaf ond un yn gymwys hefyd.

Ni ellir penodi hyd nes y bydd swyddi wedi’u sefydlu ar gyfer pob grŵp cymwys; fodd bynnag, dim ond un swydd y gellir ei phenodi i blaid wleidyddol.

O dan adran 7 o Ddeddf Llywodraeth Leol a Thai 1989 rhaid i gyflogeion awdurdod lleol gael eu penodi ar sail teilyngdod. Mae adran 9 yn darparu eithriad i’r egwyddor hon. Mae penodiad pob cynorthwyydd gwleidyddol yn dibynnu ar ba grŵp gwleidyddol y bydd pob swydd (cynorthwyydd gwleidyddol) yn ei gynrychioli. Gall y sawl a benodir ystyried gweithgareddau gwleidyddol yr ymgeisydd yn ystod y broses ddethol, er bod y swyddi o dan gyfyngiadau gwleidyddol (fel y disgrifir uchod).

Ar ôl penodi, dylai’r cyfrifoldeb rheoli llinell ar gyfer cynorthwywyr gwleidyddol gael ei neilltuo i un o uwch-swyddogion yr awdurdod. Fodd bynnag, yn ymarferol, bydd gwaith cynorthwywyr gwleidyddol o ddydd i ddydd yn cael ei bennu a’i reoli gan y grŵp gwleidyddol perthnasol ac arweinydd y grŵp gwleidyddol. Felly, dylai awdurdodau ystyried sut y bydd unrhyw wrthdaro neu anghydfodau yn cael eu datrys, a hynny o bosibl drwy ddatblygu protocol a chytuno arno.

Cydnabyddiaeth ariannol a chontractau

Mater i’r awdurdod yw pennu’r cyflog sy’n daladwy; fodd bynnag, disgwylir i awdurdodau lleol arddel doethineb a chaniatáu codiadau cyflog mewn modd cymesur yn unol â chyflogau llywodraeth leol yn ehangach.

Mae Gorchymyn Llywodraeth Leol (Cynorthwywyr i Grwpiau Gwleidyddol) (Tâl) (Cymru) (Diwygio) 2019 yn pennu uchafswm y cyflog posibl y gellir ei dalu i gynorthwywyr gwleidyddol.

O dan adran 9(4)(b) o Ddeddf Llywodraeth Leol a Thai 1989 mae’r uchafswm cyflog a bennir gan reoliadau yn ffigur cyfwerth ag amser llawn, felly nid yw’n bosibl talu cyflog blynyddol ar gyfradd fesul awr am oriau rhan-amser os byddai hyn yn mynd y tu hwnt i’r uchafswm a bennwyd, pe bai’r cynorthwyydd gwleidyddol yn gweithio’n llawnamser.

Rhaid i'r contract cyflogaeth ddod i pan gynhelir, neu cyn y cynhelir, cyfarfod blynyddol y cyngor yn dilyn yr etholiadau cyntaf ar ôl i’r person gael ei benodi. Fodd bynnag, nid yw hyn yn atal deiliad y swydd rhag cael ei ailbenodi am dymor arall. Ni all yr awdurdod lleol ddirprwyo unrhyw swyddogaethau i gynorthwyydd, ac ni ellir ei gwneud yn ofynnol i unrhyw swyddog arall yn yr awdurdod weithio o dan gyfarwyddyd cynorthwyydd (ac eithrio mewn perthynas â gwasanaethau ysgrifenyddol neu glercol).

Bod yn agored ac yn dryloyw

Mae dyletswydd ar bob awdurdod lleol i lunio rhestr o swyddi sydd o dan gyfyngiadau gwleidyddol a’i diweddaru’n rheolaidd, a disgwylir i gynorthwywyr gwleidyddol gydymffurfio â chod ymddygiad swyddogion eu hawdurdod.

Dylai awdurdodau lleol ystyried cyhoeddi’r manylion isod fel arfer gorau:

• cyfanswm nifer y cynorthwywyr gwleidyddol y mae’n eu cyflogi
• y grŵp gwleidyddol y mae pob cynorthwyydd yn ei wasanaethu
• nifer y cynghorwyr ym mhob grŵp gwleidyddol
• nifer yr oriau yr wythnos y cyflogir cynorthwyydd pob grŵp gwleidyddol

Statws y Canllawiau hyn

Mae’r canllawiau hyn yn ganllawiau statudol a ddyroddir o dan adran 38 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000. Rhaid i gyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol, maer etholedig neu arweinydd gweithrediaeth roi sylw iddynt. Maent yn disodli canllawiau blaenorol a ddyroddwyd yn 2012.

Diben y Canllawiau hyn

Diben y canllawiau hyn yw sicrhau bod gan gynghorau drefniadau craffu effeithiol a bod gweithdrefnau ar waith i adolygu’r trefniadau hyn yn rheolaidd a cheisio’u gwella.

Y bwriad Polisi

Mae trosolwg a chraffu yn elfen hanfodol o drefn lywodraethu wleidyddol a chyffredinol y cyngor. Dylai diwylliant y cyngor a’r weithrediaeth fod yn agored i graffu ac yn gefnogol o hynny, a dylid darparu staff ac adnoddau ar gyfer y gwaith craffu i’w alluogi i gyflawni ei swyddogaethau’n effeithiol, gan gynnwys dal gweithrediaeth y cyngor i gyfrif.

Cydnabyddir y bydd rhaid gwneud penderfyniadau anodd bob amser yng nghyswllt cyllid cynghorau ond y brif egwyddor y dylid ei dilyn yw bod buddsoddi mewn craffu yn cyfrannu hefyd at wasanaethau gwell i bobl leol drwy ddarparu sianel arall i bobl fod yn rhan o'r penderfyniadau sy’n effeithio arnynt a hybu diwylliant o ddysgu a gwella ar draws y cyngor yn gyffredinol. Dylid ystyried yr egwyddor hon yng nghyswllt adrannau 39 i 41 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau 2021 (Deddf 2021) o ran y ddyletswydd i annog pobl leol i gymryd rhan mewn penderfyniadau, y ddyletswydd i baratoi strategaeth ar annog cyfranogiad, a’r ddyletswydd ar brif gyngor i adolygu ei berfformiad yn barhaus, gan gynnwys cynnal hunanasesiadau ac asesiadau panel ac ymgynghori â phobl leol fel rhan o’r dyletswyddau sy’n ofynnol o dan adrannau 89 a 90 o Ddeddf 2021.

Rhaid i waith craffu effeithiol ar drefniadau cydweithredu â chynghorau eraill, megis cyd-bwyllgorau a chyd-bwyllgorau corfforedig, a threfniadau partneriaeth ar draws y gwasanaeth cyhoeddus, megis byrddau gwasanaethau cyhoeddus, gael ei ystyried yn waith hanfodol er mwyn sicrhau bod y trefniadau hynny’n atebol yn ddemocrataidd i bobl leol.

Prosesau a Pherthnasoedd

Er mwyn cyflawni'r bwriad polisi, ni ddylai craffu fod ar wahân i brosesau eraill sy’n rhan o system lywodraethu’r cyngor. Dylai'r trefniadau ar gyfer pwyllgorau trosolwg a chraffu gael eu nodi’n glir yng nghyfansoddiad y cyngor ac yn yr arweiniad i’r cyfansoddiad sy’n ofynnol o dan adran 37 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000.

Dylai craffu fod yn rhan annatod o hunanasesiad y cyngor o dan Ran 6 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 (Deddf 2021) a dylid hefyd ei ystyried pan fydd y cyngor yn trefnu ei asesiad panel.

Dylai'r rôl y mae craffu yn ei chwarae o ran annog pobl leol i gymryd rhan yn y broses gwneud penderfyniadau o dan adran 39 o Ddeddf 2021 gael ei nodi yn y strategaeth y mae’n rhaid i’r cyngor ei pharatoi ac ymgynghori arni yn adrannau 40 a 41.

Dylai fod gan gadeiryddion pwyllgorau craffu berthynas waith dda â’i gilydd a dylent drafod dulliau craffu yn rheolaidd a dysgu o waith pwyllgorau craffu eraill o fewn y cyngor ac mewn cynghorau eraill. Dylai cadeiryddion craffu hefyd sefydlu perthynas waith dda gyda chadeirydd y pwyllgor llywodraethu ac archwilio a’r pwyllgor safonau, yn ogystal â chadeirydd neu aelod llywyddol y cyngor a chadeiryddion pwyllgorau eraill. Dylent hefyd feithrin perthynas waith dda gydag archwilwyr mewnol ac allanol, a chyda rheoleiddwyr.

Mae effeithiolrwydd craffu yn dibynnu’n rhannol ar barch rhwng y rhai sy’n gyfrifol am graffu ar y weithrediaeth a’r weithrediaeth ei hun. Felly, dylai cadeiryddion feithrin perthynas waith adeiladol â gweithrediaeth y cyngor, yn enwedig yr arweinydd, aelodau’r cabinet, y prif weithredwr, ac uwch-swyddogion. Mae’n ofynnol i weithrediaeth y cyngor ddefnyddio’r dull hwn o weithio’n adeiladol o dan ganllawiau statudol sydd hefyd wedi’u dyroddi o dan adran 38 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000.

Gweithio Effeithiol

Dylai pob pwyllgor craffu fabwysiadu’r ffyrdd mwyaf effeithiol o weithio i sicrhau eu bod yn gallu cyflawni eu rôl. Gall hyn gynnwys: 

• Ystyried materion fel rhan o agenda pwyllgor amleitem. Yma, dylai cynghorau sicrhau nad yw nifer yr eitemau ar un agenda yn ei gwneud yn anodd i aelodau ystyried y mater dan sylw yn fanwl.
• Ystyried materion ar agenda pwyllgor  sy’n trafod un eitem. Mae hyn yn rhoi mwy o hyblygrwydd o ran dull gweithredu, gan gynnwys paneli tystion ac, o bosibl, rywfaint o gyfranogiad cyhoeddus. Gall “paneli her” untro fod yn ffordd gymesur ac effeithiol o dreiddio’n ddwfn i bwnc.
• Grwpiau gorchwyl a gorffen. Grwpiau bach, anffurfiol o aelodau yw grwpiau “gorchwyl a gorffen”, a gomisiynir gan bwyllgor i ymchwilio i bwnc ac adrodd yn ôl. Nid yw grwpiau gorchwyl a gorffen yn ddarostyngedig i reolau ynghylch cyfarfodydd pwyllgorau gan eu bod yn gyrff anffurfiol.
• Cynnull grŵp gorchwyl a gorffen byr. Bydd grŵp nad yw ond yn cyfarfod unwaith neu ddwy dros ychydig wythnosau yn gallu mynd i’r afael â phwnc cyfyng, diffiniedig. Mae’n debygol y bydd modd comisiynu adolygiad ac yna adrodd yn ôl i gyfarfod nesaf yr un pwyllgor.
• Cynnull grŵp gorchwyl a gorffen hirach. Y model “traddodiadol” ar gyfer grŵp gorchwyl a gorffen yw corff sy’n cyfarfod sawl gwaith dros sawl mis, gan adeiladu sylfaen dystiolaeth gynhwysfawr.

Dylai comisiynu grwpiau gorchwyl a gorffen, lle y bo hynny’n digwydd, gynnwys cytuno ar gwmpas, nodi cylch gorchwyl y grŵp a’r amserlen ar gyfer cyflawni ei waith.  

Gall grwpiau gorchwyl a gorffen gwrdd yn breifat neu’n gyhoeddus. Pan fyddant wedi cwblhau eu gwaith, dylent gyflwyno adroddiad ac argymhellion i’r pwyllgor sydd wedi’u comisiynu. Dylai hyn hefyd gynnwys rhywfaint o gofnod o drafodion y grŵp (gan gynnwys gwybodaeth ynghylch ble y cafwyd tystiolaeth a chan bwy) yn enwedig os yw’r grŵp wedi cyfarfod yn breifat. Gall y pwyllgor wedyn benderfynu mabwysiadu’r argymhellion, gan eu cyflwyno i weithrediaeth y cyngor neu i gorff arall i gael ymateb.

Mae pob ffordd o weithio yn galw am gynllunio gofalus. Wrth raglennu gwaith, dylai cynghorau ystyried cwmpas pwnc yn fanwl a sut dylid ei ystyried i sicrhau ei fod yn cael yr effaith fwyaf bosibl. Mewn rhai achosion, gall hyn olygu bod cynghorwyr yn cwrdd ymlaen llaw, naill ai’n breifat neu’n gyhoeddus, i drafod strategaeth holi, neu’n cwrdd fel arall i gynllunio gwaith craffu. Dylai’r trefniadau adnoddau ar gyfer craffu ystyried yr angen am gymorth swyddogion ar gyfer y gweithgarwch cynllunio hwn.

Adnoddau a Gwybodaeth

Er mwyn bod yn effeithiol, rhaid i waith craffu gael adnoddau a chael gwasanaeth swyddogion sydd â’r gorchwyl penodol o gynorthwyo pwyllgorau craffu i gynllunio, rheoli a gweithredu eu rhaglenni gwaith. Dylai swyddogion nad ydynt yn cynorthwyo craffu’n uniongyrchol gofio mai gyda’r cyngor y mae eu cyflogaeth, nid gyda’r weithrediaeth, felly dylent ddarparu cymorth a gwybodaeth i bwyllgorau craffu mewn modd adeiladol ac amserol i gynorthwyo eu gwaith. Gall hyn beri heriau i swyddogion weithiau ond dylai aelodau pwyllgorau craffu ac aelodau’r weithrediaeth hefyd fod yn ymwybodol o'r gwrthdaro hwn a dylid ystyried y materion hyn wrth ddatblygu protocolau sy’n llywodraethu'r berthynas rhwng swyddogion ac aelodau i’w cynnwys yng nghyfansoddiad y cyngor.

Mae adran 65 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 wedi diwygio adran 22(10) o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 sy’n rhoi pŵer i Weinidogion Cymru wneud rheoliadau sy’n cynnwys darpariaeth ar gyfer, neu mewn cysylltiad â, mynnu bod gwybodaeth ragnodedig am benderfyniadau rhagnodedig a wneir mewn cysylltiad â chyflawni swyddogaethau y mae gweithrediaeth awdurdod lleol yn gyfrifol amdanynt ar gael i aelodau o'r cyhoedd neu aelodau o’r awdurdod a fydd yn cynnwys pwyllgor trosolwg a chraffu o’r awdurdod neu is-bwyllgor i bwyllgor o'r fath. Bwriad hyn yw cyfleu bod Gweinidogion Cymru yn rhoi’r pwys pennaf ar gydweithredu a rhannu gwybodaeth yn effeithiol rhwng y weithrediaeth a’r swyddogaeth graffu, a lle hanfodol hynny o ran llywodraethu’r cyngor yn dda ac yn effeithiol.

Adolygu Craffu

Mae craffu effeithiol ynddo ei hun yn agored i adolygiadau rheolaidd a dylid rhoi trefniadau ar waith i hyn ddigwydd fel rhan o brosesau hunanasesu’r cyngor. Mae adolygu gan gymheiriaid hefyd yn ffordd dda o adolygu effeithiolrwydd a dysgu o brofiad craffwyr eraill.

Statws y Canllawiau hyn

Mae’r rhain yn ganllawiau statudol a wneir o dan adran 75 o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 (y Mesur). Mae’r canllawiau hyn yn disodli canllawiau blaenorol a ddyroddwyd o dan yr adran hon mewn perthynas â phenodi personau i gadeirio pwyllgorau trosolwg a chraffu yn 2012.

Diben y Canllawiau hyn

 Darparu canllawiau i gynghorau ar benodi personau i gadeirio pwyllgorau trosolwg a chraffu.

Cyflwyniad

Mae Rhan 6 o'r Mesur yn ymdrin â throsolwg a chraffu, gan gynnwys, o adrannau 66 i 75, ddarpariaethau sy’n ymwneud â phenodi cadeiryddion pwyllgorau trosolwg a chraffu (pwyllgorau craffu). Y bwriad polisi yw sicrhau nad yw’r grwpiau gwleidyddol ar weithrediaeth y cyngor yn rheoli’r pwyllgor trosolwg a chraffu, a’u bod yn gallu gweithredu’n annibynnol.

Gofynion y Mesur

Rhaid i awdurdodau lleol gynnwys yn eu rheolau sefydlog drefniadau ar gyfer penodi cadeiryddion eu pwyllgorau craffu sy'n unol â'r canlynol:

Cyngor heb unrhyw grwpiau gwleidyddol wedi’u datgan

Mae pob pwyllgor craffu yn ethol ei gadeirydd ei hun.

Cyngor sydd â dim ond un grŵp gwleidyddol wedi’i ddatgan

Mae pob pwyllgor craffu yn ethol ei gadeirydd ei hun.

Cyngor sydd â dau grŵp gwleidyddol ond dim ond un pwyllgor craffu

Mae’r pwyllgor craffu yn ethol ei gadeirydd ei hun. Fodd bynnag, os cynrychiolir un o'r grwpiau (A) yng ngweithrediaeth y cyngor ond na chynrychiolir y llall (B), rhaid gadael i'r grŵp arall (B) benodi'r cadeirydd.

Cyngor sydd â dau neu ragor o grwpiau gwleidyddol a sawl pwyllgor craffu

Os oes mwy nag un grŵp gwleidyddol yn rhan o’r weithrediaeth, dim ond cynifer o gadeiryddion ag sy’n gymesur â’u cyfran gyfun o aelodau’r cyngor yn gyfan y gellir eu dyrannu i’r grwpiau hynny. Dylid talgrynnu’r nifer hwnnw i lawr os nad yw’n rhif cyfan. Mater i'r grwpiau gwleidyddol yn y weithrediaeth yw penderfynu rhyngddynt sut y dyrennir  cadeiryddion y weithrediaeth.

Mae gweddill y cadeiryddion craffu yn “eiddo” i’r grwpiau hynny nad ydynt yn cael eu cynrychioli yn y weithrediaeth. Os mai dim ond un grŵp o’r fath sydd, mae ganddo hawl i’r holl seddi cadeiryddion sydd ar ôl. Os oes mwy nag un grŵp nad yw’n rhan o’r weithrediaeth, bydd pob un yn cael cyfran o’r seddi cadeiryddion yn gymesur â’u haelodaeth, gan dalgrynnu i lawr i’r rhif cyfan agosaf, gan gynnwys sero. Er enghraifft:

• nifer aelodau’r cyngor = 60
• nifer mewn grŵp/grwpiau gweithrediaeth = 26
• nifer y cadeiryddion craffu = 5
• nifer ar gyfer grwpiau gweithrediaeth = 2
• nifer y seddi cadeiryddion sy’n weddill = 3
• nifer y grŵp/grwpiau nad ydynt yn rhan o’r weithrediaeth = 3
• maint grŵp C nad yw’n rhan o’r weithrediaeth = 16
• maint grŵp D nad yw’n rhan o’r weithrediaeth  = 6
• maint grŵp E nad yw’n rhan o’r weithrediaeth  = 2
• hawl C i gadeiryddion craffu = 2
• hawl D i gadeiryddion craffu = 1
• hawl E i gadeiryddion craffu = 0

Os bydd unrhyw seddi cadeiryddion heb eu dyrannu yn dilyn y cyfrifiad hwn, bydd y cadeirydd yn cael ei benodi gan aelodau’r pwyllgor(au) hynny.

Os yw pob grŵp gwleidyddol mewn awdurdod wedi’i gynrychioli yn y weithrediaeth a bod y broses talgrynnu i lawr yn arwain at seddi cadeiryddion heb eu dyrannu, rhaid i unrhyw gadeiryddion o'r fath gael eu penodi gan aelodau'r pwyllgorau hynny hefyd.

Cyngor lle mae grŵp gwleidyddol yn gwrthod cymryd dyraniad o gadeiryddion

Os bydd grŵp gwleidyddol yn gwrthod cymryd ei ddyraniad o gadeiryddion, ni ellir dyrannu’r un o’r cadeiryddion hynny i grŵp gweithrediaeth. Cynigir y swyddi gwag i’r grwpiau gwleidyddol eraill yn gymesur â’u maint. Yn yr enghraifft uchod, pe bai A yn gwrthod eu 2 sedd i gadeiryddion, byddai gan y grwpiau gwrthblaid hawl i benodi cadeiryddion ar gyfer 5 pwyllgor a dylent gael eu dyrannu fel a ganlyn: C = 3, D = 1, E = 1. Pe bai C yn gwrthod eu 2 sedd cadeirydd, byddai gan y grwpiau eraill hawl i un yr un. Pe bai D yn gwrthod ei unig sedd cadeirydd byddai’n mynd i E, oherwydd bod dyraniad C eisoes wedi’i dalgrynnu i fyny i roi 2 iddo.

Mewn cyngor lle nad oes ond un grŵp nad yw’n grŵp gweithredol a bod y grŵp hwn yn gwrthod ei seddi cadeiryddion, neu mewn cyngor lle mae grwpiau eraill nad ydynt yn grwpiau gweithrediaeth ond bod pob un ohonynt yn gwrthod cymryd y seddi gwag i gadeiryddion, gadewir i bob pwyllgor craffu ethol ei gadeirydd ei hun o blith unrhyw un o’i aelodau.

Patrwm gwleidyddol y weithrediaeth yn newid

Os bydd grŵp gwleidyddol yn gadael neu'n ymuno â'r weithrediaeth, bydd y gwaith o ddyrannu cadeiryddion yn dechrau eto yn unol â'r darpariaethau a ddisgrifir uchod.

Llenwi swyddi gwag achlysurol

Os bydd sedd cadeirydd craffu’n dod yn wag am ryw reswm, dylai’r sedd gael ei dyrannu i'r un grŵp gwleidyddol ag un y cadeirydd sy’n ymadael. Fodd bynnag, os yw’r cadeirydd wedi cael ei ethol gan y pwyllgor ei hun, y pwyllgor ddylai benodi’r cadeirydd newydd.

Cyngor yn dymuno gweithredu system ddyrannu wahanol

Gall cyngor benderfynu rhoi’r gorau i’r prosesau a amlinellir uchod, ond dim ond os yw’n dymuno cyflwyno dyraniad o gadeiryddion craffu sy’n fwy ffafriol i’r grwpiau nad ydynt yn grwpiau gweithrediaeth na’r hyn a gynhyrchid gan y gweithdrefnau rhagnodedig. Er mwyn i hyn ddigwydd, rhaid i fwyafrif ym mhob grŵp gwleidyddol gefnogi’r cynnig amgen, a rhaid cymeradwyo’r cynnig drwy benderfyniad gan y cyngor llawn, gyda’r mwyafrif o aelodau pob grŵp gwleidyddol yn pleidleisio o blaid y penderfyniad.

Penodi is-gadeiryddion

Mater i bob awdurdod benderfynu arno yw dyrannu unrhyw is-gadeiryddion ar gyfer pwyllgorau.

Caiff Gweinidogion Cymru wneud rheoliadau mewn perthynas â dyrannu cadeiryddion, a dyroddi cyfarwyddydau hefyd. Adeg dyroddi’r canllawiau hyn, nid oes unrhyw gynlluniau i wneud y naill na'r llall.

Canllawiau

Nid oes llawer o le i symud yn y darpariaethau o adran 66 ymlaen. Dylai rheolau sefydlog cynghorau bennu amserlen ar gyfer cwblhau’r prosesau penodi.

Os bydd sefyllfa’n codi lle mae’r gweithdrefnau dyrannu a amlinellir yn y canllawiau hyn yn ymddangos yn annigonol i ddelio â sefyllfa benodol, dylai cynghorau ymgynghori â’u cynghorwyr cyfreithiol i gael barn yn gyntaf. Os oes angen, gall y cynghorwyr cyfreithiol hynny gysylltu â swyddogion Llywodraeth Cymru i gael cyngor.

Mae ysbryd y ddeddfwriaeth yn glir. Mae’n adlewyrchu safbwynt polisi o blaid sicrhau bod craffu, i’r graddau mwyaf posibl, yn annibynnol ar arweinyddiaeth cyngor.

Statws y Canllawiau hyn

Mae’r rhain yn ganllawiau statudol a wneir o dan adran 76 o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 (y Mesur). Maent yn ymwneud â chyfethol personau nad ydynt yn aelodau o awdurdodau lleol i'w pwyllgorau trosolwg a chraffu yn unol ag adran 21 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000. Mae’r canllawiau hyn yn disodli canllawiau blaenorol a ddyroddwyd yn 2012.

Diben y Canllawiau hyn

Diben y canllawiau hyn yw darparu fframwaith i gynghorau ei ystyried wrth benodi aelodau cyfetholedig i bwyllgorau trosolwg a chraffu. Yn benodol, mae’n ei gwneud yn ofynnol i gynghorau ystyried sut y gallai cyfethol ddod ag ystod eang o wahanol sgiliau a mwy o amrywiaeth i bwyllgorau trosolwg a chraffu.

Y bwriad Polisi

Mae cyfethol aelodau nad ydynt yn gynghorwyr i bwyllgorau trosolwg a chraffu yn ffordd o greu aelodaeth fwy amrywiol. Gall ddarparu ffordd o gefnogi cyfranogiad cyhoeddus ehangach mewn democratiaeth leol a dylai fod yn rhan o strategaeth y cyngor ar annog cyfranogiad fel sy’n ofynnol o dan adran 40 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.

Wrth wneud trefniadau ar gyfer cyfethol, gallai cynghorau wneud y canlynol:

• meddwl am anghenion grwpiau sydd wedi’u tangynrychioli, a'r rhwystrau a allai godi fel arall i grwpiau o'r fath wrth ymgysylltu â busnes yr awdurdod
• ystyried cyfethol ochr yn ochr â dulliau eraill o sicrhau cyfranogiad y cyhoedd, megis gwahodd pobl sydd â safbwyntiau a phrofiad gwerthfawr i ymgysylltu fel tystion neu gynghorwyr technegol, gan nad cyfethol yw'r ffordd orau o ennyn barn a phrofiad rhai pobl bob amser

Gall cyfraniad aelodau cyfetholedig ar bwyllgorau gryfhau eu heffeithiolrwydd yn sylweddol drwy ddod â safbwyntiau gwahanol. Er mai un dull yn unig o ddefnyddio barn rhanddeiliaid i helpu i lywio gwaith pwyllgorau craffu yw cyfethol, caiff ei ystyried gan Lywodraeth Cymru yn adnodd pwysig i sicrhau cyfranogiad unigolion a grwpiau cynrychioliadol a allai fel arall fod wedi ymddieithrio oddi wrth brosesau gwneud penderfyniadau lleol. Gall cyfethol gryfhau rôl arweinyddiaeth gymunedol aelodau drwy ddarparu safbwyntiau amgen a hwyluso rhwydweithiau a chysylltiadau cryfach sy’n seiliedig ar ardaloedd.

Mae Llywodraeth Cymru o'r farn fod cynnwys ystod ehangach o arbenigwyr, cynrychiolwyr cymunedol a defnyddwyr gwasanaethau mewn ymarferion craffu yn fanteisiol, a bod cynnwys aelodau cyfetholedig yn rhagweithiol mewn gweithgareddau craffu yn galluogi aelodau etholedig i anfon negeseuon pwerus am gynnwys pobl a phartneriaid drwy eu strwythurau a’u harferion eu hunain.

I gydnabod yr effaith werthfawr y gall craffu amlsafbwynt ei chael o ran ysgogi gwelliannau, mae paneli wedi’u sefydlu i graffu ar waith Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus y mae eu haelodaeth yn rhychwantu ffiniau sectoraidd, sefydliadol a daearyddol. Hyd yma, mae’r paneli hyn wedi cynnwys aelodau cyfetholedig o fudiadau gwirfoddol, byrddau iechyd lleol, cynghorau iechyd cymuned, paneli’r heddlu a throseddu, Cyfoeth Naturiol Cymru, a fforymau busnes lleol sydd wedi bod yn gweithio ochr yn ochr ag aelodau etholedig i wella gwasanaethau lleol. Wrth benodi aelodau cyfetholedig o gyrff cyhoeddus sy’n bartneriaid, ni ddylai’r unigolion hynny fod yn gyfrifol am swyddogaeth gweithrediaeth yn eu sefydliad, pan fo’n bosibl, er mwyn osgoi unrhyw wrthdaro rhwng buddiannau.

Mae rhai o’r manteision pwysig sydd wedi deillio o’r trefniadau hyn yn cynnwys trosglwyddo dysgu a goresgyn natur ddarniog sefydliadau wrth fynd i'r afael â materion anodd eu datrys. Mae’r arferion hyn wedi dangos y gellir ystyried gweithio mewn partneriaeth a chyfethol fel prosesau sy’n cynyddu mewnbwn ac integreiddiad democrataidd lleol ar draws gwahanol rannau o’r sector cyhoeddus.

Penderfynu pryd i gyfethol

Dylai unrhyw broses o benodi cyfetholedigion gael ei llywio gan flaengynlluniau gwaith craffu a pha ganlyniadau y mae aelodau etholedig yn ceisio eu cyflawni o ganlyniad i ymarferion craffu sydd wedi’u cynllunio. Cynghorir cynghorau i feddwl yn ofalus am ddefnyddio cyfethol fel ffordd o ddatblygu cysylltiadau rhwng partneriaid neu well cysylltiadau cyhoeddus a allai ychwanegu gwerth sylweddol at waith pwyllgorau craffu.

Ym mhob achos lle mae cyfethol yn cael ei ystyried, dylid bod yn ofalus i sicrhau mai cyfethol yw'r ffordd orau mewn gwirionedd i rai unigolion neu grwpiau o ddiddordeb fod yn rhan o waith pwyllgorau craffu. Dylai grwpiau o ddiddordeb gynnwys grwpiau cydraddoldeb nodweddion gwarchodedig i gydnabod y gwerth y gall y safbwyntiau hyn ei ychwanegu at waith pwyllgorau craffu awdurdodau lleol. Mewn rhai amgylchiadau, efallai y byddai’n fwy priodol i randdeiliaid weithredu fel ‘cynghorwyr arbenigol’ i grwpiau gorchwyl a gorffen neu gael eu cynnwys fel gwahoddedigion mewn cyfarfodydd pwyllgorau craffu. Er enghraifft, efallai y bydd rhai grwpiau neu ddefnyddwyr gwasanaeth agored i niwed yn teimlo dan fygythiad oherwydd ffurfioldeb cyfarfodydd pwyllgor llawn ac efallai y byddant yn dymuno cyflwyno tystiolaeth ysgrifenedig neu ar lafar i gefnogi adolygiad craffu. Bydd angen sefydlu natur cyfranogiad rhanddeiliad mewn gwaith craffu fesul achos.

Hefyd, mae’n bosibl y bydd mudiadau sy’n cael cymorth ariannol gan asiantaethau partner yn teimlo’n amharod i herio perfformiad darparwyr cyllid mewn fforwm cyhoeddus. Dylid cymryd camau i leihau’r risg o wrthdaro rhwng buddiannau aelodau cyfetholedig o ganlyniad i gymryd rhan mewn gwaith craffu.

Nodi aelodau posibl i’w cyfethol

Efallai y bydd cynghorau’n dymuno ystyried defnyddio nifer o strategaethau i ddod o hyd i aelodau cyfetholedig sy’n debygol o gyfoethogi gweithgarwch craffu.

Er enghraifft, efallai y bydd cynghorau’n dymuno:

• gofyn i gynghorau tref a chymuned yn yr ardal enwebu cynrychiolwyr i’w cyfethol ar bwyllgorau
• hysbysebu yn y wasg leol
• defnyddio safleoedd rhwydweithio cymdeithasol
• gofyn i ‘gyrff sectorol’ ehangach fel y sector gwirfoddol neu fforymau busnes enwebu aelodau i’w cyfethol
• gwahodd cyn-aelodau cyfetholedig sydd ag arbenigedd neu ddiddordeb penodol i fynd i gyfarfodydd craffu mewn ‘rôl gynghori’ pan fydd eitemau perthnasol ar yr agenda

Efallai y bydd cynghorau hefyd yn dymuno datblygu ffurflen gais i grwpiau neu unigolion ei llenwi i fynegi diddordeb mewn bod yn aelod cyfetholedig. Gallai ffurflenni o’r fath fod ar gael ar dudalennau gwe awdurdodau lleol am graffu, neu gael eu hysbysebu yn y wasg leol. Unwaith eto, dylid ystyried grwpiau cydraddoldeb nodweddion gwarchodedig.

Recriwtio aelodau cyfetholedig

Bydd angen i gynghorau sicrhau bod y prosesau recriwtio ar gyfer aelodau cyfetholedig, boed hynny ar sail unigol neu gynrychiadol, yn gynhwysol ac yn deg er mwyn annog pobl sydd ag amrywiaeth eang o wybodaeth, sgiliau a phrofiad i gymryd rhan mewn gweithgareddau craffu.

Er mwyn helpu pwyllgorau i recriwtio aelodau cyfetholedig, awgrymir y dylai cynghorau ystyried datblygu disgrifiadau rôl amlinellol ar gyfer aelodau cyfetholedig. Byddai’r rhain yn helpu i egluro disgwyliadau’r pwyllgorau a’r aelodau cyfetholedig posibl.  Wrth ddewis aelod cyfetholedig pan fo mwy nag un cais wedi dod i law, rhywbeth sydd wedi bod yn ddefnyddiol i rai cynghorau yw nodi cymwyseddau y gellir eu defnyddio i werthuso ceisiadau am y rôl.

Fodd bynnag, fel rheol gyffredinol awgrymir y dylai pwyllgorau sicrhau bod aelodau cyfetholedig:

• yn gallu cynrychioli buddiannau’r boblogaeth sy’n derbyn gwasanaethau a ddarperir gan ddarparwyr gwasanaethau cyhoeddus neu a gomisiynir ganddynt
•  yn gallu cyfrannu gwybodaeth neu sgiliau arbenigol a fydd yn arwain at graffu’n drylwyr a gwrthrychol ar y materion sydd dan sylw
• yn byw neu’n gweithio yn y sir neu'r fwrdeistref sirol

Dylai fod gan gynghorau brotocol i lywodraethu’r broses o gyfethol pwyllgorau craffu, er mwyn sicrhau cysondeb a thryloywder o ran y materion hyn. Dylai’r protocol fod yn rhan o reolau gweithdrefnau'r pwyllgor craffu.

Pwyllgorau Craffu: Nifer yr aelodau cyfetholedig

I gydnabod mandad democrataidd cynghorwyr, argymhellir na ddylai nifer yr aelodau cyfetholedig ar bwyllgor craffu fod yn fwy na thraean cyfanswm aelodaeth y pwyllgor.

Awgrymir, fodd bynnag, y dylai dulliau cyfethol gael eu seilio ar werthfawrogiad o'r hyn y bydd y sawl a gyfetholir yn gallu ei gyfrannu at y mater dan sylw, yn hytrach na ffocws cul ar nifer yr aelodau cyfetholedig.

Bydd dull o’r fath yn helpu pwyllgorau i benderfynu a yw cyfranogiad aelodau cyfetholedig yn dal yn berthnasol i’w blaenoriaethau gwaith neu a oes angen adnewyddu’r aelodaeth gyfetholedig o bryd i'w gilydd.

Is-bwyllgorau: nifer yr aelodau cyfetholedig

I gydnabod y ffyrdd amrywiol y mae is-bwyllgorau’n gweithredu, argymhellir na ddylid gosod unrhyw gyfyngiad ar nifer yr aelodau cyfetholedig a gaiff gymryd rhan mewn is-bwyllgor.

Fodd bynnag, ystyrir na ddylai holl aelodau’r is-bwyllgor fod yn aelodau cyfetholedig.

Mathau o benodiadau ar gyfer aelodau cyfetholedig

Fel y nodwyd eisoes, mae gan bwyllgorau craffu ystod eang o opsiynau ar gael iddynt o ran penodi aelodau cyfetholedig.

Yn eu prosesau recriwtio, gall cynghorau nodi y bydd penodiad aelod cyfetholedig:

• am oes y pwyllgor
• nes bydd yn penderfynu terfynu’r penodiad
• at ddibenion adolygiad neu ymarfer monitro penodol

Cynghorir y dylai ymgeiswyr llwyddiannus lofnodi datganiad penodi a fydd yn cynnwys telerau sy’n rheoli ymddygiad priodol. Yn benodol, wrth dderbyn swydd, dylai fod yn ofynnol i aelodau cyfetholedig ddatgan y byddant yn cadw at y Cod Ymddygiad Aelodau yng nghyfansoddiad y cyngor penodol sy’n cynnwys, ymysg materion eraill, trin eraill â pharch, peidio â datgelu gwybodaeth gyfrinachol a datgelu buddiannau personol perthnasol.

Er mwyn sicrhau bod aelodau cyfetholedig yn cael yr wybodaeth a’r sgiliau sy’n angenrheidiol i gymryd rhan lawn mewn gweithgareddau craffu, argymhellir bod cynghorau’n cymryd camau i ddarparu hyfforddiant cynefino priodol i aelodau cyfetholedig, yn ogystal â chyfleoedd hyfforddi a datblygu eraill.

Hawliau pleidleisio a’r Cod Ymddygiad

Nid yw’r Mesur yn rhoi hawliau pleidleisio i aelodau cyfetholedig pwyllgorau craffu. O ganlyniad, nid ydynt wedi’u rhwymo drwy statud i gydymffurfio â'r Cod Ymddygiad ar gyfer aelodau etholedig fel y darperir gan Ran 3 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000. Fodd bynnag, dylid annog aelodau cyfetholedig i gadw at yr egwyddorion a nodir yn y cod ac ymddwyn yn unol â’r safonau uchaf o ymddygiad moesegol. Mae aelodau cyfetholedig statudol eraill y mae eu rolau’n denu hawliau pleidleisio. Mae’r rhain yn cynnwys: yr aelodau hynny a gyfetholwyd o dan ddarpariaethau paragraff 8 yn Atodlen 1 i Ddeddf Llywodraeth Leol 2000, Rheoliadau Cynrychiolwyr sy’n Rhiant-lywodraethwyr a Chynrychiolwyr Eglwysi (Cymru) 2001, a Rheoliadau Trosedd ac Anhrefn (Trosolwg a Chraffu) 2009. Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i unrhyw aelodau a gyfetholwyd o dan y darpariaethau hyn gydymffurfio â’r Cod Ymddygiad.

Statws y Canllawiau hyn

Mae’r canllawiau hyn yn ganllawiau statudol a ddyroddir o dan adran 38 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000. Rhaid i gyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol, maer etholedig neu arweinydd gweithrediaeth roi sylw iddynt. Mae’r canllawiau hyn yn disodli unrhyw ganllawiau blaenorol a ddyroddwyd ar y mater hwn.

Diben y Canllawiau hyn

Diben y canllawiau hyn yw nodi materion y dylai awdurdodau lleol eu hystyried wrth wneud eu trefniadau o dan adran 21 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 mewn perthynas â phwerau pwyllgor trosolwg a chraffu i adolygu a chraffu ar benderfyniadau a wneir, gan gynnwys y rhai nad ydynt wedi’u rhoi ar waith gan y weithrediaeth, a gwneud argymhellion i’r penderfyniadau hynny gael eu hailystyried. Cyfeirir at y broses hon fel ‘galw i mewn’ fel arfer.

Y bwriad Polisi

Mae’r broses galw i mewn yn rhan bwysig o lywodraethu gwleidyddol y cyngor. Dylai'r rheolau gweithdrefnau y mae cyngor yn eu pennu mewn perthynas â galw i mewn daro cydbwysedd rhwng galluogi penderfyniadau i fynd drwy broses trosolwg a chraffu agored a thryloyw, ac atal ffilibystrio gweithrediad y cyngor yn fwriadol. Am y rhesymau hyn, dylai cynghorau sicrhau bod rheolau galw i mewn clir a chyson yn rhan o’u cyfansoddiadau.

Canllawiau

Ni ddylid ystyried galw i mewn yn ddull rheolaidd ar gyfer craffu, ac ni ddylai fod yn ffordd ddiofyn o wneud iawn am ddiffygion eraill mewn gweithdrefnau craffu. Y dull mwy adeiladol yw rhoi gweithdrefnau ar waith sy’n hwyluso craffu mwy cymesur cyn gwneud penderfyniadau.  

Dylai rheolau galw i mewn gyfeirio at:

• y mathau o benderfyniadau a fydd yn destun galw i mewn. Bydd y rhain fel arfer yn benderfyniadau allweddol, a nodir ym mlaen-gynllun y weithrediaeth
• nifer y cynghorwyr y mae angen iddynt wneud cais am alw i mewn er mwyn iddo fod yn ddilys
• unrhyw gyfyngiadau eraill ar geisiadau galw i mewn er enghraifft, bod angen i benderfyniad gwmpasu dau neu ragor o adrannau etholiadol er mwyn bod yn ddilys
• gofynion o ran y broses, er enghraifft, bod angen llenwi ffurflen yn nodi'r rheswm dros alw i mewn, a fyddai wedyn yn cael ei chyhoeddi. Yn gyffredinol, dylai cynghorau sicrhau nad oes angen i geisiadau galw i mewn fodloni gormod o ofynion biwrocrataidd, a sicrhau y gall galw i mewn ddigwydd pan fo gwleidyddion yn cydnabod bod taer angen ailystyried penderfyniad
• ar ôl i benderfyniad gael ei wneud, yr amserlen ar gyfer gwneud cais galw i mewn dilys ac i’r cais hwnnw gael ei dderbyn
• y trefniadau ar gyfer trefnu cyfarfod pwyllgor trosolwg a chraffu ar ôl derbyn cais galw i mewn dilys
• trefniadau ar gyfer sut i gynnal cyfarfod o’r fath. Gall hyn gynnwys hawl i gynghorydd neu gynghorwyr sy’n gwneud cais galw i mewn nodi eu rhesymau dros wneud hynny
• yr argymhellion y gall y pwyllgor craffu eu gwneud. Gallai’r rhain olygu peidio â chymryd unrhyw gamau pellach (gan ganiatáu i’r penderfyniad gael ei roi ar waith ar unwaith) neu wneud argymhellion i’r weithrediaeth y dylid diwygio’r penderfyniad neu ei ddiddymu’n gyfan gwbl
• trefniadau i'r weithrediaeth ddarparu ymateb i’r pwyllgor craffu

Ni ddylai rheolau galw i mewn gael eu cynllunio i wneud galw i mewn yn amhosibl yn ei hanfod (er enghraifft, drwy fynnu bod dau aelod o bwyllgor craffu yn gwneud cais galw i mewn lle mae cydbwysedd gwleidyddol yn mynnu mai dim ond un aelod o bob pwyllgor sy’n aelod o’r wrthblaid). Am y rheswm hwn, dylai cynghorau adolygu eu rheolau galw i mewn yn dilyn etholiadau er mwyn sicrhau eu bod yn dal yn caniatáu i’r pŵer hwn gael ei ddefnyddio’n gymesur.

Statws y Canllawiau hyn

Mae’r rhain yn ganllawiau statudol a wneir o dan adran 21A(3) o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000. Mae’r canllawiau hyn yn disodli canllawiau blaenorol ar y mater hwn a ddyroddwyd yn 2012.

Diben y Canllawiau hyn

Mae’r rhain yn ganllawiau statudol a ddyroddir o dan adran 21A(3) o Ddeddf 2000 (fel y’i diwygiwyd gan adran 63 o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 (Mesur 2011)), y mae’n rhaid i aelod o awdurdod roi sylw iddynt wrth ystyried a ddylai wneud galwad am weithredu. Mae galwad gan gynghorydd am weithredu (CCfA) yn galluogi cynghorwyr lleol a’u hetholwyr i sicrhau ymateb gan arweinwyr eu cyngor i faterion o bwys lleol. Dylid ystyried galwadau gan gynghorwyr am weithredu fel un o gyfres o adnoddau sydd gan aelodau etholedig i ddatrys materion lleol ac i wneud gwahaniaeth cadarnhaol yn eu cymuned.

Cyflwyniad

Mae adran 63 o Fesur 2011 yn diwygio adran 21A o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 i alluogi unrhyw gynghorydd ar brif gyngor yng Nghymru i gyfeirio mater at bwyllgor trosolwg a chraffu sy’n ymwneud â chyflawni unrhyw un o swyddogaethau'r cyngor neu sy'n effeithio ar yr ardal etholiadol gyfan y mae’r cynghorydd yn ei chynrychioli, neu ran ohoni.

Mae’r ddarpariaeth hon yn rhagddyddio Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015, ond mae’n adlewyrchu ei hegwyddorion, sef y dylai canlyniadau fel gwella iechyd, cyrhaeddiad addysgol a chyflogaeth gael eu cydgynhyrchu drwy ymdrechion ar y cyd gan ddefnyddwyr gwasanaethau, darparwyr gwasanaethau ac eraill. Gall galwad am weithredu gynnig math o ddeallusrwydd cymunedol sy’n gallu cyfrannu at ddatblygu a chyflawni cyd-weledigaeth ar gyfer yr ardal. Dylid deall mai cam i’w gymryd pan fo popeth arall wedi methu yw galwad am weithredu, yn gyffredinol, gyda materion yn cael eu codi mewn pwyllgor craffu ar ôl archwilio llwybrau eraill. O ganlyniad, dylai'r broses ei gwneud yn haws nodi materion a fyddai’n elwa o gael eu hystyried ar gyfer craffu, ac i’r materion hynny yr ymdrinnir â hwy orau drwy ddulliau eraill gael eu cyfeirio yn unol â hynny. Gallai fod yn ddefnyddiol nodi cymorth ymchwil ar gyfer aelodau sy’n ystyried galwad am weithredu, naill ai i sicrhau bod y camau gweithredu priodol yn cael eu cymryd neu i adeiladu achos ac iddo dystiolaeth gadarn er mwyn caniatáu craffu ac ystyriaeth briodol.

Felly, er mwyn i alwad am weithredu weithio’n effeithiol fel dull gwella, dylai trafodaethau ynghylch sut i roi gweithdrefnau galwad am weithredu ar waith ganolbwyntio llai ar brosesau a mwy ar ganlyniadau. Gan ei bod yn debygol y byddai’r mathau o faterion a fyddai’n arwain at alwad am weithredu yn rhai trawsbynciol ac amlasiantaethol eu natur, dylid ystyried y mathau o bethau a allai olygu ‘datrysiad’ boddhaol i gynghorwyr, ac i gymunedau lleol o ganlyniad i hynny.

Diben ac amcanion galwad gan gynghorydd am weithredu

Dylid edrych ar ddarpariaethau galwadau am weithredu yng nghyd-destun ehangach cryfhau democratiaeth leol ac ehangu cyfranogiad mewn penderfyniadau lleol. Dylid eu hystyried yng nghyd-destun y dyletswyddau a roddir ar y cyngor yn adrannau 39 i 41 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 sy’n ymwneud ag annog pobl leol i gymryd rhan mewn penderfyniadau.

O ganlyniad, ni ddylid ystyried galwad am weithredu yn broses ‘graffu’ yn unig. Yn hytrach, dylai cynghorau ei hystyried yng nghyd-destun gwneud gwelliannau’n fwy cyffredinol i ystod ehangach o swyddogaethau cynghorau sydd â’r nod o gefnogi gweithgarwch democrataidd cyfranogol. Mae hyn yn cynnwys cymorth i aelodau yn eu rolau etholaethol, yn ogystal â gweithgareddau fel cwynion a phrosesau ymgynghori sy'n casglu barn a phrofiad y cyhoedd.

Nid bwriad y canllawiau hyn yw rhoi ‘llawlyfr cyfarwyddiadau’ argymhellol i awdurdodau ynghylch sut y mae’n rhaid i gynghorau fynd ati i roi galwad am weithredu ar waith. Yn hytrach, mae’n darparu cyfres o ystyriaethau a dadansoddiad i’r awdurdodau hynny sy’n cydnabod gwerth adnabod a gweithredu ar yr wybodaeth leol y gall aelodau etholedig ei sianelu ac sy’n dymuno defnyddio galwad am weithredu.

Y cyd-destun deddfwriaethol

Y diben yw sicrhau bod trefniadau gweithrediaeth gan awdurdod lleol yn galluogi unrhyw aelod o'r cyngor i gyfeirio “mater llywodraeth leol” sy’n dod o fewn cylch gwaith y pwyllgor at bwyllgor trosolwg a chraffu. Bydd atgyfeirio fel hyn yn sicrhau bod y mater yn cael ei gynnwys yn yr agenda ac yn cael ei drafod yn y pwyllgor. Fodd bynnag, wrth wneud atgyfeiriad o'r fath, rhaid i’r aelod roi sylw i unrhyw ganllawiau a ddyroddir gan Weinidogion Cymru.

Os bydd y pwyllgor trosolwg a chraffu yn cael atgyfeiriad gan aelod nad yw ar y pwyllgor, gall ddewis gwneud unrhyw un o’r pethau y gallai eu gwneud gydag eitem newydd fel arfer. Mae'r rhain yn cynnwys: adolygu a chraffu ar benderfyniadau a chamau gweithredu, a gwneud adroddiadau ac argymhellion.

Wrth benderfynu a ddylid gwneud unrhyw un o’r pethau, gall y pwyllgor “roi sylw i” ddau bwynt penodol:

• unrhyw beth y gall yr aelod fod wedi'i wneud eisoes mewn perthynas â’r mater, yn enwedig os yw wedi'i rymuso i wneud hynny gan y cyngor o dan adran 56 o Fesur 2011
• sylwadau a wnaed gan yr aelod etholedig ynghylch pam y dylai’r pwyllgor ymgymryd â’r mater. Os bydd y pwyllgor yn penderfynu peidio ag ymgymryd â’r mater, rhaid iddo esbonio’r rhesymau i’r aelod. Fodd bynnag, os bydd y pwyllgor yn dewis gwneud rhywfaint o waith ar y mater, rhaid iddo sicrhau bod yr aelod etholedig yn cael copi o unrhyw adroddiadau neu argymhellion y mae’n eu gwneud mewn perthynas ag ef

Mae is-adran (12) o adran 21A o Ddeddf 2000 yn diffinio ‘mater llywodraeth leol’ mewn perthynas ag aelod o awdurdod lleol yng Nghymru fel mater nad yw wedi’i eithrio ac sydd:

• yn ymwneud â chyflawni unrhyw un o swyddogaethau'r awdurdod
• yn effeithio ar yr ardal etholiadol gyfan y mae’r aelod wedi’i ethol drosti neu dros ran ohoni, neu ar unrhyw berson sy’n byw neu’n gweithio yn yr ardal honno

Mae is-adran (13) o adran 21A o Ddeddf 2000 yn diffinio’r hyn mae mater wedi’i eithrio yn ei olygu yn is-adran (12). Caiff ei ddisgrifio fel unrhyw fater sy’n bodloni’r canlynol:

• mater trosedd ac anhrefn lleol o fewn diffiniad adran 19 o Ddeddf yr Heddlu a Chyfiawnder 2006 (awdurdod lleol yn craffu ar faterion trosedd ac anhrefn)
• mater o unrhyw ddisgrifiad a bennir mewn gorchymyn a wneir gan Weinidogion Cymru at ddibenion yr adran hon

Gellir gweld bod is-adran (12)(b) yn caniatáu ar gyfer ystod eang o faterion y gall aelod o awdurdod lleol eu cyfeirio at bwyllgor trosolwg a chraffu. O ganlyniad, bydd angen i awdurdodau lleol sicrhau bod gweithrediad galwad am weithredu yn ddigon ymatebol ac eang ei gwmpas.

Er enghraifft, efallai fod galwad am weithredu yn nodi mater trawsbynciol megis mynediad at wasanaethau deintyddol lleol a allai olygu bod angen i’r pwyllgor craffu ystyried ymgysylltu â phartneriaid gwasanaethau cyhoeddus. Yn yr achosion hyn, gellir defnyddio galwad am weithredu i ddatblygu cysylltiadau agosach rhwng cynghorau a phartneriaid allanol.

Wrth benderfynu a ddylai mater a godwyd drwy alwad am weithredu gael sylw mewn cyfarfod o bwyllgor craffu, efallai y bydd yn ddefnyddiol i bwyllgorau ddefnyddio meini prawf ar gyfer atgyfeirio.

Wrth ystyried sut i ymateb i alwad am weithredu, mae gan bwyllgorau ystod eang o opsiynau ar gael iddynt. Er enghraifft, gallent alw ar aelodau a swyddogion i fynd i gyfarfod ac ateb cwestiynau, cychwyn adolygiad o bolisi neu, yn ddibynnol ar natur yr alwad am weithredu, cyflwyno adroddiadau neu argymhellion i gorff penderfynu’r partner(iaid) perthnasol. Dylai pwyllgorau feddwl am y lefelau ffurfioldeb a fyddai’n fwyaf priodol wrth fynd i’r afael â materion mewn ffordd sy’n helpu i hwyluso canlyniadau cadarnhaol.

O ran y ffordd orau o ddefnyddio’r adnoddau sydd ar gael iddynt, dylai pwyllgorau craffu hefyd asesu sut y gallai’r broblem gyd-fynd â’r rhaglenni gwaith presennol. Dylai galwadau am weithredu y gellir eu hystyried fel rhan ategol o flaenraglen waith pwyllgor craffu fod yn debyg i themâu neu bynciau cysylltiedig sydd eisoes wedi cael eu cynnwys. Yn yr achosion hyn, gan ystyried y camau y bydd cynghorwyr eisoes wedi’u cymryd wrth geisio datrys mater cymunedol, gellir ystyried bod galwadau am weithredu yn darparu sylfaen dystiolaeth i lywio camau nesaf y pwyllgor.

Diffinio ‘datrysiad’

Gellid dadlau mai’r cysyniad o ddatrysiad yw’r mater sydd wrth wraidd galwad am weithredu; hynny yw, sicrhau bod yr alwad yn helpu cynghorwyr i ddatrys materion anhydrin. Diben galwad am weithredu yw darparu datrysiad lle na all technegau eraill wneud hynny o bosibl, felly’r cam cyntaf yw ceisio gweld a yw’r mater wedi’i ddatrys neu a ellir ei ddatrys drwy ddulliau eraill. Dylai hyn fod yn ganolog i weithdrefnau cyngor ar gyfer codi galwadau am weithredu a mynd i’r afael â hwy. Fel y nodwyd yn gynharach, dylid ystyried defnyddio galwad am weithredu fel dewis olaf ar ôl i lwybrau eraill fethu. O ganlyniad, bydd gweithredu galwad am weithredu yn llwyddiannus yn dibynnu ar effeithiolrwydd y mecanweithiau sydd ar waith i gefnogi cynghorwyr yn eu rôl etholaethol.

Oherwydd natur drawsbynciol ac anhydrin bosibl y problemau cymdeithasol sy’n debygol o gael eu codi o dan alwad am weithredu, mae’n debygol na fydd ‘ateb sydyn’ i'r mater sy’n cael ei drafod. Felly, er mwyn i alwad am weithredu wneud unrhyw gynnydd o ran mynd i'r afael â materion lleol, mae’n ddoeth i gynghorau geisio gwneud prosesau y gellir eu haddasu’n ddigonol er mwyn peidio â chyfyngu ar drafodaethau agored neu archwiliadol.

Yn ymarferol, gallai fod o gymorth pe bai gweithdrefnau awdurdodau yn nodi bod y cynghorydd sy’n codi mater yn mynegi’r hyn y byddai’n ei ystyried yn ganlyniad neu’n ddatrysiad llwyddiannus ar ddechrau’r broses galwad am weithredu. Gallai canlyniadau o’r fath gael eu hadolygu gan bwyllgor craffu priodol yn dilyn ymholiad cychwynnol. Gallai’r amcanion cychwynnol hyn fod yn arwydd o lwyddiant y gellid ystyried cynnydd galwad am weithredu yn unol ag ef.

 Cyn i alwad am weithredu gael ei huwchgyfeirio i gyfarfod llawn o’r pwyllgor craffu, dylai cynghorwyr ystyried yn gyntaf yr opsiynau canlynol wrth ddatrys mater cymunedol:

• trafodaethau anffurfiol â swyddogion neu gynghorwyr eraill
• trafodaethau anffurfiol â chynrychiolwyr partneriaid
• atgyfeirio materion at ‘gyrff craffu’ eraill neu bwyllgorau archwilio mewnol
• trafodaethau ffurfiol gyda swyddogion a chynghorwyr
• llythyrau ffurfiol at Aelodau’r Weithrediaeth
• gofyn cwestiynau yn y Cyngor Llawn
• cyflwyno cynnig i’r Cyngor Llawn
• trefnu cyfarfodydd cyhoeddus
• defnyddio deisebau
• gwneud cwyn
• ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth i gyrff eraill
• cyfathrebu ag Aelodau o’r Senedd neu Aelodau Seneddol lleol
• defnyddio cyfryngau cymdeithasol neu ymgyrchoedd e-bost

Er mwyn i’r alwad am weithredu fod yn effeithiol o ran canfod a mynd i’r afael â phryder y cyhoedd, bydd angen i arweinyddiaeth yr awdurdod lleol, ynghyd ag uwch-swyddogion mewn asiantaethau partner, gefnogi’r egwyddorion canlynol:

• gwerthfawrogi’r rôl y gall craffu ei chwarae fel sbardun i wella gwasanaethau a’i ymateb i anghenion pobl yn yr ardal
• parodrwydd i fynd i’r afael â pherfformiad anfoddhaol a chydnabyddiaeth o’r angen i ddatrys problemau drwy drafodaeth
• tryloywder mewn prosesau gwneud penderfyniadau a chynnwys y broses graffu ar bob cam
• dealltwriaeth, a pharodrwydd i gryfhau’r rôl ‘Arweinyddiaeth yn y Gymuned’ amlochrog a gyflawnir gan aelodau yn eu cymunedau
• gwerthfawrogi’r rhan weithredol y mae defnyddwyr gwasanaeth a’r gymuned ehangach yn ei chwarae o ran sicrhau canlyniadau gwell

Bydd rhaid ystyried pob mater y ceisiwyd ei godi fel galwad am weithredu ar ei haeddiant ei hun. Ond rhaid dangos bod pob mater a godwyd fel galwad am weithredu wedi cael ystyriaeth ddyladwy a phriodol, hyd yn oed os penderfynir wedyn nad yw’n bodloni’r meini prawf y mae’r cyngor wedi’u gosod.

Mae pwyllgorau craffu yn aml yn archwilio materion sy’n wleidyddol iawn eu natur ac ni ddylid o reidrwydd ystyried hyn yn rhywbeth negyddol. Gall aelodau etholedig ddefnyddio grym dadl wleidyddol i roi ystyriaeth a dadansoddiad priodol i faterion dadleuol ac, mewn llawer o achosion, gall gwybodaeth leol cynghorydd arwain at effaith ymchwiliadol sylweddol wrth helpu i ganfod ffyrdd adeiladol ymlaen.

Gweithio gyda phartneriaid

Bydd llwyddiant wrth ddelio â materion galwad am weithredu sy’n cynnwys partneriaid fel arfer yn golygu bod y partneriaid hynny wedi bod yn rhan o'r trafodaethau cychwynnol a arweiniodd at sefydlu galwad am weithredu mewn awdurdod lleol. Os yw partneriaid wedi bod yn rhan o’r trafodaethau hynny, mae’n fwy tebygol y byddant yn barod i weithio gyda phwyllgorau craffu i ddatrys materion lleol.

Gall pwyllgorau craffu sy’n rheoli cysylltiadau partneriaeth yn dda fod yn fuddiol i’r naill bartner a’r llall, ac i aelodau etholedig. Gan ddefnyddio galwad am weithredu, gall craffu chwarae rhan bwysig yn y gwaith o gysylltu partneriaid ar draws sbectrwm llunio polisïau lleol. Gall craffu ar bartneriaethau helpu gydag integreiddio, yn ogystal â sicrhau bod anghenion a dyheadau lleol yn cael eu cynrychioli mewn prosesau gwneud penderfyniadau.

Cysylltiadau â materion diogelwch cymunedol

Mae Deddf yr Heddlu a Chyfiawnder 2006 (Deddf 2006) yn darparu ar gyfer mecanwaith galwad am weithredu i ddelio â materion sy’n ymwneud â diogelwch cymunedol a throseddu ac anhrefn. Mae Deddf 2006 yn mynnu bod y Pwyllgor Trosedd ac Anhrefn dynodedig yn ystyried yr holl faterion sy’n ymwneud â throseddu ac anhrefn, gan gynnwys galwadau am weithredu sy’n ymwneud â diogelwch cymunedol. Fodd bynnag, efallai y bydd mater trawsbynciol megis camddefnyddio sylweddau, sy’n defnyddio ystod eang o asiantaethau, yn cael ei godi fel galwad am weithredu ac na fydd yn glir pa bwyllgor sy’n y sefyllfa orau i’w ystyried.

Yn yr achosion hyn, bydd angen i gynghorau gofio mai’r ystyriaeth bwysicaf yw bod y mater yn cael ei drafod yn ei gyfanrwydd, yn hytrach na mabwysiadu dull strwythurol anhyblyg sy’n darnio’r ymholiad ymhellach. Efallai y bydd cadeiryddion pwyllgorau craffu’n mabwysiadu agwedd bragmataidd ynghylch pa bwyllgor ddylai fynd i’r afael â’r alwad am weithredu sy’n cynnwys trosedd ac anhrefn ac elfennau pwnc eraill. Er enghraifft, efallai y bydd pwyllgorau craffu’n gwahodd cadeiryddion craffu ychwanegol i gyfarfodydd lle’r ystyrir bod galwadau am weithredu yn gysylltiedig â’u meysydd arbenigedd perthnasol.

Cysylltiadau ag adran 56 o Fesur 2011 (arfer swyddogaethau gan gynghorwyr)

Pan fydd cynghorau wedi dewis manteisio ar y pŵer i ddirprwyo swyddogaethau o dan adran 56, efallai y bydd cysylltiadau agos â galwad am weithredu. Efallai y bydd gan aelodau sy’n arfer pwerau dirprwyedig fwy o gyfleoedd i ddatrys materion yn lleol heb orfod troi at alwad am weithredu. Gall galwadau am weithredu ar faterion penodol annog cynghorau i ddefnyddio adran 56 i ddirprwyo pwerau i aelodau er mwyn datrys y materion hynny’n lleol, gan gryfhau ymhellach ymatebolrwydd y cyngor i wella gwasanaethau lleol.

Statws y Canllawiau hyn

Mae’r rhain yn ganllawiau statudol a ddyroddir o dan adrannau 62(4) a (5) o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 (y Mesur). Rhaid i awdurdod lleol a phwyllgor trosolwg a chraffu roi sylw i’r canllawiau hyn wrth gydymffurfio â’u rhwymedigaethau o dan adran 62, ‘Ystyried barn y cyhoedd’. Mae’r canllawiau hyn yn disodli canllawiau blaenorol ar y mater hwn a ddyroddwyd yn 2012.

Diben y Canllawiau hyn

Bwriedir i’r canllawiau roi cyngor ymarferol i awdurdodau lleol a phwyllgorau trosolwg a chraffu ynghylch sut i gydymffurfio â’r gofynion a nodir yn adran 62 o’r Mesur. Mae'r canllawiau hyn yn berthnasol i bob pwyllgor trosolwg a chraffu a’u his-bwyllgorau, ac i unrhyw gyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu a’u his-bwyllgorau (y cyfeirir atynt yn y ddeddfwriaeth fel “pwyllgorau trosolwg a chraffu perthnasol”).

Y cefndir

Mae craffu effeithiol yn hanfodol i helpu pobl i deimlo eu bod yn gallu dylanwadu ar yr hyn sy’n digwydd yn eu hardal. Mae gan graffu rôl bwysig i’w chwarae o ran ysgogi cysylltiadau rhwng gwahanol unigolion a grwpiau, a sianelu gwybodaeth gymunedol i brosesau gwella’r cyngor a’i bartneriaid. Yn hyn o beth, gellir ystyried bod y swyddogaeth craffu yn helpu i feithrin a chynrychioli gallu democrataidd. Fodd bynnag, cyn y gall hyn ddigwydd, mae angen i bobl wybod am eu dewisiadau i leisio eu barn pan fyddant yn dymuno gwneud hynny.

Gellir ystyried bod cynnwys y cyhoedd yn agosach mewn gweithgareddau craffu yn arwydd o ddemocratiaeth iach. Bydd cyfathrebu’n well am brosesau gwneud penderfyniadau lleol a mwy o gyfranogiad cynrychioladol yn helpu i sicrhau bod profiadau mwy uniongyrchol o fywyd cymunedol yn llywio meddwl strategol ac arferion gweithredol. Mae hefyd yn elfen bwysig o allu’r cyngor i ddangos ei fod yn cydymffurfio â’r ddyletswydd yn adran yn adran 39 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 (Deddf 2021) i annog pobl leol i gymryd rhan mewn penderfyniadau. Dylai’r trefniadau ar gyfer ystyried barn y cyhoedd yn y broses graffu gael eu nodi yn y strategaeth ar annog cyfranogiad sy’n ofynnol o dan adran 40 o Ddeddf 2021.

Mae adran 62 o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 (“y Mesur”) yn gosod gofyniad ar awdurdodau lleol i wneud trefniadau sy’n galluogi pob person sy’n byw neu’n gweithio yn yr ardal i ddwyn i sylw’r pwyllgorau trosolwg a chraffu perthnasol at eu barn am unrhyw fater sy’n cael ei ystyried gan y pwyllgor.

Ymhellach, mae adran 62 yn nodi bod rhaid i bwyllgor trosolwg a chraffu ystyried unrhyw farn y tynnir ei sylw ato yn unol â threfniadau o dan yr adran hon.

Codi ymwybyddiaeth y cyhoedd ynghylch craffu

Er mwyn galluogi’r cyhoedd i ymgysylltu’n effeithiol â phwyllgorau trosolwg a chraffu, mae Llywodraeth Cymru o’r farn y dylai pobl gael gwybod yn gyntaf am swyddogaeth craffu eu cyngor a’r rhaglenni gwaith arfaethedig.

O ganlyniad, disgwylir i bwyllgorau trosolwg a chraffu wneud ymdrech gref i godi ymwybyddiaeth y cyhoedd o’u rôl a’u swyddogaeth, gan gynnwys sut y gall pobl a chymunedau helpu i lunio a chyfrannu at gyflwyno blaenraglenni gwaith y pwyllgor craffu. Dylid hefyd cynnwys hyn a rhoi cyhoeddusrwydd iddo yn strategaeth y cyngor ar annog cyfranogiad, sy’n ofynnol o dan adran 40 o Ddeddf 2021.

Mae sawl prif gyngor eisoes wedi datblygu gwefannau o ansawdd da sy’n rhoi gwybod i’r cyhoedd sut y mae penderfyniadau’n cael eu gwneud gan awdurdod lleol a sut y gall pobl gymryd rhan yng ngwaith pwyllgorau trosolwg a chraffu. Dylai hyn hefyd fod yn rhan o’r arweiniad i’r cyfansoddiad y mae’n ofynnol ei gyhoeddi’n electronig a’i ddiweddaru o dan adran 37 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000.

Dylid cyfeirio’n glir at drosolwg a chraffu ar wefan y cyngor gyda dolenni hawdd at amserlenni a dogfennau cyfarfod sy’n ofynnol o dan Ran VA o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972. Dylai awdurdodau lleol ystyried y rhestr isod sy’n nodi rhywfaint o’r wybodaeth ychwanegol y gellid ei chynnwys ar eu tudalennau gwe ar graffu:

• aweiniad hygyrch i brosesau gwneud penderfyniadau’r awdurdod lleol
• arweiniad hygyrch i swyddogaeth craffu’r awdurdod lleol
• blaenraglenni gwaith y pwyllgor trosolwg a chraffu
• copïau o adroddiadau blynyddol y pwyllgorau trosolwg a chraffu
• rhestr o feini prawf ynghylch beth fyddai’n gwneud eitem graffu dda
• ffyrdd y gall aelodau o’r cyhoedd nodi materion i graffu arnynt
• ffyrdd y gall aelodau o’r cyhoedd gynnig eu hunain i roi sylwadau ar unrhyw eitem sydd wedi’i chynnwys i’w thrafod ar flaenraglen waith y pwyllgor trosolwg a chraffu perthnasol
• ffyrdd y gall aelodau o’r cyhoedd enwebu eu hunain i fynd i bwyllgor trosolwg a chraffu i ddarparu tystiolaeth, gwybodaeth, sylwadau neu safbwyntiau mewn perthynas ag unrhyw bwnc sy’n cael ei ystyried gan bwyllgor o’r fath. Bydd hyn yn cynnwys cyfarwyddiadau ynghylch sut y gall aelod o'r cyhoedd gyflwyno safbwyntiau sy’n ymwneud â galw i mewn
• ffyrdd y gall aelodau o’r cyhoedd enwebu eu hunain i gymryd rhan fel aelod cyfetholedig o bwyllgor trosolwg a chraffu
• manylion cadeiryddion a staff cefnogi pwyllgorau trosolwg a chraffu a sut y gellir cysylltu â nhw

Ymgysylltu â’r Cyhoedd

Mae Llywodraeth Cymru o’r farn bod ymgysylltu â’r cyhoedd wrth graffu yn hanfodol er mwyn gwella’r ffordd y mae gwasanaethau lleol yn cael eu cynllunio a’u darparu o safbwynt dinasyddion. Gall mewnbwn gan amrywiaeth o randdeiliaid helpu i ddeall y cymhlethdodau sy’n aml yn nodweddu problemau cymdeithasol a gall pwyllgorau craffu chwarae rhan bwysig wrth gasglu’r wybodaeth angenrheidiol.

Wrth lunio’u trefniadau ar gyfer ystyried barn y cyhoedd, rhaid i gynghorau rhoi sylw i’w dyletswyddau statudol mewn perthynas â chydraddoldeb, gan gynnwys dyletswydd economaidd-gymdeithasol y sector cyhoeddus a’r Gymraeg. Rhaid i’r trefniadau hwyluso a chefnogi cymunedau a phobl, beth bynnag fo’u cefndir neu eu nodweddion gwarchodedig, i allu ymgysylltu’n adeiladol ac yn rhwydd â phrosesau craffu.

Argymhellir bod awdurdodau lleol yn datblygu mecanweithiau mewnol er mwyn galluogi pob aelod o'r cyhoedd i gymryd rhan mewn gweithgareddau craffu. Dylai mecanweithiau o’r fath ystyried hygyrchedd a gallant gynnwys y canlynol:

• gofyn i eitem gael ei rhoi ar agenda i’w hystyried gan bwyllgor trosolwg a chraffu (ar yr amod bod hyn yn berthnasol yn uniongyrchol i bwnc sydd wedi’i gynnwys yn ei flaenraglen waith)
• cyflwyno tystiolaeth (ar lafar neu’n ysgrifenedig) i adolygiad neu ymchwiliad craffu sydd ar y gweill neu y bwriedir ei gynnal
• cymryd rhan fel aelod cyfetholedig
• cyflwyno tystiolaeth (ar lafar neu’n ysgrifenedig) sy’n ymwneud â galw penderfyniad gweithrediaeth i mewn

Gall trefniadau fod ar ffurf siarad cyhoeddus mewn rhai achosion, neu ddatblygu adroddiadau sy’n crynhoi cyflwyniadau ysgrifenedig mewn achosion eraill. Dylai pwyllgorau ystyried beth sydd orau gan yr aelod(au) o’r cyhoedd. Cydnabyddir y gallai fod angen cynnwys mesurau diogelu mewn prosesau i warchod rhag i bwyllgorau gael eu lobïo mewn ffyrdd a allai fod yn flinderus. Gall pwyllgorau trosolwg a chraffu barhau i wrthod ceisiadau gan y cyhoedd i gynnwys eitemau penodol ar eu hagendâu ond, wrth wneud hynny, dylent gyflwyno sail resymegol glir i gyfiawnhau eu penderfyniad.

Gallai’r sail resymegol hon gysylltu â’r meini prawf y bydd pwyllgorau wedi’u datblygu wrth lunio blaenraglenni gwaith eu pwyllgor trosolwg a chraffu. Dylai pwyllgorau egluro pam y gallent wrthod ystyried cais cyhoeddus am graffu neu eithrio gwybodaeth benodol o’u gwaith ymchwilio.

Wrth reoli’r broses ymgysylltu, gallai helpu awdurdod lleol i wahaniaethu rhwng cyfraniadau cyhoeddus at waith craffu nad oes neb yn gofyn amdanynt, fel cais gan gynghorydd am weithredu neu gais allanol am osod eitem ar agenda, a’r rheini y mae pwyllgor trosolwg a chraffu wedi mynd ati i’w ceisio i gefnogi adolygiad neu ymchwiliad arfaethedig.

Yn y naill achos neu’r llall, dylai unrhyw drefniadau o’r fath a wneir gan awdurdodau lleol gydnabod yr amserlenni penodol sy’n rheoli gwahanol fathau o weithgareddau craffu er mwyn i gyfraniadau cyhoeddus ddylanwadu ar raglenni gwaith pwyllgorau mewn modd priodol ac amserol.

Argymhellir bod trefniadau’n cael eu gwneud i roi ystyriaeth ofalus i sicrhau hygrededd a pherthnasedd cyfraniadau cyhoeddus at y broses graffu. Bydd hyn yn sicrhau bod gwaith y pwyllgorau trosolwg a chraffu perthnasol yn seiliedig ar dystiolaeth gywir a pherthnasol.

Er mwyn rheoli’r gwahanol ffyrdd y gall aelodau’r cyhoedd ymwneud â’r gwaith craffu, argymhellir y dylid datblygu cyfres o brotocolau i helpu i gymhwyso arferion yn gyson. Nod y protocolau fydd rheoli disgwyliadau’r cyhoedd o ran nodi sut y bydd unrhyw wybodaeth a gyflwynir i bwyllgorau trosolwg a chraffu perthnasol yn cael ei defnyddio, a nodi sut a phryd y bydd adborth yn cael ei ddarparu. Argymhellir bod awdurdodau lleol yn datblygu protocolau ar gyfer y canlynol:

• trefniadau siarad cyhoeddus yng nghyfarfodydd y Pwyllgor Craffu / Cyd-bwyllgorau Trosolwg a Chraffu (i gynnwys galw i mewn)
• cynnwys y cyhoedd mewn cyfarfodydd Is-bwyllgor a/neu Grŵp Gorchwyl a Gorffen
• rheoli cais am graffu (gan gynnwys deisebau)
• delio â cheisiadau am gyfethol cyhoeddus

Cyhoeddi blaenraglenni gwaith

Mae’n hanfodol cyhoeddi a diweddaru blaenraglenni gwaith pwyllgorau trosolwg a chraffu yn amserol ac yn rheolaidd er mwyn hwyluso ymgysylltiad ystyrlon gan y cyhoedd wrth graffu. Eto, dylid cynnwys hyn yn strategaeth y cyngor ar annog pobl i gymryd rhan mewn penderfyniadau, a gyhoeddir o dan adran 40 o Ddeddf 2021.

Disgwylir y bydd pwyllgorau craffu yn cyhoeddi manylion eu blaenraglen waith flynyddol ar dudalennau gwe’r cyngor mewn adran o’r wefan sydd wedi’i chyfeirio’n glir ac sydd wedi’i neilltuo ar gyfer craffu.

Er mwyn annog mwy o gydweithio rhwng awdurdodau lleol wrth gydgraffu, argymhellir bod pwyllgorau trosolwg a chraffu’n cael eu cyhoeddi’n agos at ddechrau'r flwyddyn fwrdeistrefol. Bydd hyn yn caniatáu i bwyllgorau o’r fath gydlynu gweithgarwch a gynlluniwyd yn well gyda chynghorau perthnasol ac asiantaethau eraill yn y sector cyhoeddus.

Yn ogystal â hyn, er mwyn ennyn diddordeb o fewn rhwydweithiau cymunedol a grwpiau cynrychioliadol presennol, dylai pwyllgorau trosolwg a chraffu perthnasol ystyried anfon copïau o’u blaenraglen waith i’r canlynol:

• sefydliadau lleol yn y sector gwirfoddol
• paneli'r Heddlu a Throseddu
• awdurdodau Tân ac Achub
• cynghorau Ieuenctid
• parciau Cenedlaethol
• cynghorau Tref a Chymuned

Argymhellir bod hyn yn digwydd ar ddechrau cyfnod y flaenraglen waith ac y nodir yn glir bod blaenraglen waith pwyllgorau trosolwg a chraffu yn hyblyg a’i bod yn gallu newid yn unol â blaenoriaethau lleol. Ar ben hynny, efallai y bydd awdurdodau lleol yn dymuno ystyried cynnwys gwybodaeth yn y flaenraglen waith am sut y gallai aelodau o'r cyhoedd helpu i ddatblygu a chyflawni blaenraglenni gwaith pwyllgorau trosolwg a chraffu.

Ymgysylltu â’r Cyhoedd a Galw i Mewn

O ran penderfyniadau gweithrediaeth cyngor sy’n cael eu galw i mewn, efallai y bydd yr awdurdod lleol yn dymuno datblygu trefniadau siarad cyhoeddus yn benodol ar gyfer yr achlysuron hyn.

Os nad yw’r pwnc dan sylw yn gyfrinachol neu’n esempt, gallai trefniadau o’r fath gydnabod y cyfyngiadau amser sydd ar  alw i mewn, drwy roi disgresiwn i'r cadeirydd ganiatáu i siaradwyr cyhoeddus ddarparu gwybodaeth a hefyd ymateb i wybodaeth a gyflwynir yn ystod y drafodaeth. Gellir rhoi disgresiwn i’r cadeirydd ganiatáu i nifer o sylwadau gael eu cyflwyno mewn cyfarfod galw i mewn er mwyn caniatáu i safbwyntiau cyhoeddus gwahanol gyfrannu at drafodaethau’r pwyllgor.

Gallai'r cadeirydd hefyd gael y disgresiwn i stopio siaradwr ar unrhyw adeg yn ystod y trafodaethau os yw’r siaradwr, yn nhyb y cadeirydd, yn gwneud sylwadau sy’n ddifrïol, yn flinderus, yn wahaniaethol neu’n sarhaus, neu’n ymddangos felly.

Ymgysylltu â’r Trydydd Sector

Mae gan y trydydd sector yng Nghymru gyfoeth o arbenigedd a phrofiad rheng flaen mewn ystod eang o feysydd a gall ddarparu ffordd i bobl sy’n aml wedi’u difreinio gael mynediad at brosesau gwneud penderfyniadau lleol.

Am y rheswm hwnnw, mae Llywodraeth Cymru o’r farn bod gan y sector gwirfoddol rôl bwysig i’w chwarae o ran darparu mewnbwn i drosolwg a chraffu llywodraeth leol. Dylai cynghorau ddatblygu protocolau gyda Chynghorau Gwirfoddol Sirol fel rhan annatod o’u trefniadau wrth gydymffurfio ag adran 62 o’r Mesur. Dylai'r rhain gynnwys ystyried cyfethol, cyfarfodydd rheolaidd rhwng cadeiryddion craffu a chynrychiolwyr y sector gwirfoddol, a defnyddio rhwydweithiau'r sector gwirfoddol fel ffordd o hysbysu ac ymgysylltu â phobl o bob oed a chefndir mewn gwaith craffu.

Ystyried barn y cyhoedd

Rhaid i bwyllgor trosolwg a chraffu ystyried unrhyw farn y tynnir ei sylw ato. Yn ymarferol, bydd hyn yn golygu datblygu dulliau priodol lle y gall aelod o'r cyhoedd ymgysylltu â’r broses graffu fel yr ystyrir uchod, a mynd ati’n rhagweithiol i reoli rhyngwyneb y pwyllgor trosolwg a chraffu gyda chyflwyniadau ysgrifenedig a llafar. Bydd angen i awdurdodau fod â dulliau ar waith i ddelio â cheisiadau am graffu a / neu gyflwyniadau llafar neu ysgrifenedig cyhoeddus sy’n flinderus, yn wahaniaethol, yn amhriodol neu’n afresymol.

Os bydd aelod o'r cyhoedd yn cyflwyno cais i graffu ar fater, argymhellir bod adroddiad sy’n rhoi manylion ei gyflwyniad yn cael ei ystyried yng nghyfarfod nesaf y pwyllgor trosolwg a chraffu perthnasol. Byddai arfer da hefyd yn awgrymu bod y sawl a gyflwynodd y mater yn cael ei wahodd i gyfarfod i gyflwyno ei farn i aelodau etholedig wyneb yn wyneb. Fodd bynnag, efallai na fydd mynychu pwyllgorau trosolwg a chraffu ffurfiol yn gynnig deniadol neu briodol i rai pobl ac felly gellid gwneud trefniadau i sicrhau bod eu safbwyntiau’n cael eu cyflwyno i’w hystyried er hynny.

P’un a yw pwyllgor trosolwg a chraffu yn penderfynu ymchwilio ymhellach i gais cyhoeddus am graffu ai peidio, argymhellir bod y pwyllgor yn darparu adborth llawn ynghylch ei benderfyniad i’r sawl a gyflwynodd y cais gwreiddiol, ynghyd â rhesymeg dros y camau a fabwysiadwyd.

Ar yr adegau hynny pan fydd pwyllgor trosolwg a chraffu yn derbyn nifer o gyflwyniadau ysgrifenedig gan y cyhoedd mewn perthynas ag un pwnc sy’n cael ei ystyried, argymhellir cyflwyno adroddiad cryno i'r pwyllgorau perthnasol ar y cyfle priodol cyntaf.

Statws y Canllawiau hyn

Mae’r rhain yn ganllawiau statudol o dan adran 58(4) o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 (y Mesur). Rhaid i awdurdod lleol a chyd-bwyllgor trosolwg a chraffu roi sylw i'r canllawiau hyn wrth arfer neu benderfynu unrhyw swyddogaeth roddir iddo. Mae’r canllawiau hyn yn disodli canllawiau blaenorol sy’n ymwneud â chyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu a ddyroddwyd o dan yr adran hon yn 2013.

Diben y Canllawiau hyn

Diben y canllawiau hyn yw nodi’r materion allweddol y mae’n rhaid i gynghorau eu hystyried wrth sefydlu a gweithredu cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu.

Y bwriad Polisi

Nod adran 58 o’r Mesur yw galluogi cydgraffu ar drefniadau cydweithio, megis cyd-bwyllgorau corfforedig, a chryfhau trefniadau craffu drwy hyrwyddo cydweithredu a rhannu arbenigedd craffu. Gallai hyn gynnwys materion gwasanaeth cyhoeddus ehangach. Mae adran 66 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 yn diwygio adran 58 i alluogi Gweinidogion Cymru i ragnodi hefyd yr amgylchiadau pan fo rhaid i ddau brif gyngor neu ragor ffurfio cyd-bwyllgor craffu.

Y bwriad wrth alluogi awdurdodau lleol i sefydlu cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu yw ei gwneud yn haws craffu ar ddarpariaeth darparwyr y mae eu gwasanaethau’n cwmpasu mwy nag un sir, neu archwilio materion sy’n croesi ffiniau daearyddol. Mae’r ddarpariaeth ar gyfer cydgraffu yn ehangu’r opsiynau sydd ar gael ar hyn o bryd i gynghorau wrth iddynt graffu’n ehangach ar wasanaethau cyhoeddus, ac yn darparu ar gyfer ffordd fwy hyblyg o weithio i sicrhau gwell canlyniadau. Yn ogystal, gall cydgraffu hwyluso cyfleoedd i rannu'r gallu i ddysgu a chraffu ar draws awdurdodau lleol. Bwriad harneisio ‘gwybodaeth gyfunol’ drwy gyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu yw arwain at ddulliau llywodraethu mwy effeithiol, a safonau uwch o atebolrwydd democrataidd.

Beth yw manteision Cydgraffu?

Manteision i’r sawl sy’n craffu

Lle y cynhaliwyd ymarferion cydgraffu yng Nghymru, mae cyfranogwyr wedi nodi nifer o fanteision drwy gael dealltwriaeth o drefniadau craffu cynghorau eraill a gwybodaeth sy’n deillio o'r trefniadau hynny.

Er enghraifft, canfuwyd bod cynghorwyr wedi gallu edrych ar faterion o safbwynt ehangach, gan arwain at archwiliad mwy trylwyr o’r pynciau dan sylw. Ar ben hynny, mae presenoldeb gwahanol gadeiryddion craffu a chefnogaeth gan swyddogion craffu eraill wedi darparu cyfleoedd i drosglwyddo dysgu a chyfnewid arferion da. Canfuwyd bod profiadau o gydgraffu yn ysgogi aelodau a swyddogion i adolygu’n feirniadol a gwella dulliau a ffyrdd mewnol eu cyngor ‘cartref’ o weithio, gan arwain yn y pen draw at graffu o safon uwch.

Manteision i bartneriaid

O safbwynt partneriaeth, manteision dull cydgraffu yw cyflwyno golwg newydd ar ddatblygiadau ym mhob cam o’r broses gwneud penderfyniadau. Mae gan gyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu y gallu i gyflwyno ffynonellau gwybodaeth newydd nad yw’r bobl sy’n gwneud penderfyniadau wedi’u hystyried, o  bosibl, wrth ddatblygu cynlluniau, polisïau a strategaethau.

Mae gan aelodau nad ydynt yn aelodau gweithrediaeth gyfoeth o wybodaeth leol ac maent mewn sefyllfa dda i werthuso a yw blaenoriaethau partneriaeth a dulliau cyflawni yn ystyrlon i gymunedau lleol. Mae llawer o gynghorwyr yn gysylltiedig ag amrywiaeth o rwydweithiau cymdeithasol a grwpiau cymunedol ac yn gallu bwydo eu barn i mewn i brosesau gwneud penderfyniadau. Ar ben hynny, gall cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu helpu i leihau dyblygu mecanweithiau atebolrwydd ac adrodd drwy ddefnyddio dull cydgysylltiedig o ymdrin â'r mater dan sylw.

Dewis y mater iawn ar gyfer Cyd-bwyllgor Trosolwg a Chraffu

Bydd effeithiolrwydd cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu yn dibynnu ar y rhesymau sy’n sail i’w sefydlu a’r mater y mae’n bwriadu mynd i’r afael ag ef. Er mwyn sicrhau ymrwymiad a diddordeb parhaus y prif gynghorau dan sylw, mae’n gwneud synnwyr y dylai'r pwnc a ddewisir fel ffocws i'r cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu fod yn berthnasol i'r holl gyfranogwyr. Bydd pennu pwnc addas ar gyfer cydgraffu yn dibynnu ar gynllunio blaenraglen waith effeithiol sy’n ceisio ystyried materion sydd o ddiddordeb ehangach i'r cyhoedd, yn ogystal â’r pynciau hynny sy’n benodol i ardal ddaearyddol benodol. Bydd angen i aelodau a swyddogion fod yn rhagweithiol wrth archwilio cyfleoedd ar gyfer cydgraffu, gan edrych i weld a oes cydweddoldeb o ran blaenraglenni gwaith awdurdodau cyfagos neu berthnasol. Bydd rhwydweithio drwy ddigwyddiadau craffu rhanbarthol a chenedlaethol, a chyhoeddi blaenraglenni gwaith, yn caniatáu i ymarferwyr craffu gael mwy o wybodaeth yn hyn o beth.

Dyma rai enghreifftiau lle y gallai cyd-bwyllgor fod yn briodol:

• monitro mecanwaith cyflenwi gwasanaethau ar y cyd yn barhaus
• cynnal adolygiad parhaus o gyd-bartneriaeth statudol neu drefniant cydweithredol arall, fel cyd-bwyllgor corfforedig
• ymchwilio i bwnc a allai fod angen ymateb rhanbarthol (er enghraifft, rheoli gwastraff neu ddatblygu cynaliadwy)
• rhannu adnoddau craffu i ymchwilio i bwnc tebyg sydd o ddiddordeb neu bwysigrwydd mawr i fwy nag un awdurdod (er nad yw o reidrwydd yn gofyn am ymateb ar y cyd / amlawdurdod)

Meini prawf ar gyfer sefydlu Cyd-bwyllgor Trosolwg a Chraffu

Wrth benderfynu a ddylid sefydlu cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu, dylid ystyried y cwestiynau canlynol:

• A yw'r pwnc yn cynnwys gwaith partner strategol neu gorff partneriaeth y mae ei wasanaethau’n cynnwys mwy nag un ardal awdurdod leol? Er enghraifft, efallai y bydd cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu yn dymuno canolbwyntio ar waith darparwr trafnidiaeth, mudiad trydydd sector neu fenter gymdeithasol berthnasol y mae eu gwasanaethau’n croesi ffiniau awdurdod.
• A yw’r mater neu’r gwasanaeth yn effeithio ar breswylwyr ar draws mwy nag un sir neu’n ymwneud ag anghenion poblogaeth benodol? Efallai y bydd cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu yn dymuno ystyried pynciau thematig fel newid hinsawdd, tlodi tanwydd, tanau glaswellt neu ddiogelwch ar y ffyrdd; neu efallai y bydd yn dymuno ystyried gwasanaethau sy’n gysylltiedig â grwpiau penodol sydd o ddiddordeb, fel oedolion ifanc ag anableddau corfforol, mamau yn eu harddegau neu bobl hŷn agored i niwed.
• Pa fath o gyd-bwyllgor trosolwg a chraffu y byddai’n rhesymol darparu adnoddau ar ei gyfer? Mae cydgraffu effeithiol yn dibynnu ar y cynghorau sy’n cymryd rhan yn y broses o feithrin cysylltiadau, a rhoi systemau gweithio a gweinyddu ar waith. Er mwyn i gyd-bwyllgor ddarparu gwerth ychwanegol sylweddol, rhaid bod yn ofalus i sicrhau bod ei amcanion yn gymesur â’i adnoddau.

Pwysigrwydd cwmpasu a rheoli prosiectau

Dylid cynnal gwaith cwmpasu amlinellol i helpu i benderfynu a ddylid sefydlu cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu neu beidio. Wrth bennu pa brosiectau partneriaeth i fwrw ymlaen â hwy a phenderfynu ar fethodoleg briodol, dylai ymarferwyr ystyried yn ofalus a fydd archwilio pwnc yn arwain at werth ychwanegol neu welliant i bob cyfranogwr. Er mwyn pennu llwyddiant tebygol gwaith ar y cyd, argymhellir yn gryf y dylid mabwysiadu dull rheoli prosiect i helpu i sicrhau bod amcanion gweithgarwch cydgraffu yn cael eu cyflawni.

Dylai cyfranogwyr tebygol gynnal astudiaeth ddichonoldeb anffurfiol er mwyn i aelodau a swyddogion ddiffinio’n fwy penodol feysydd o ddiddordeb cyffredin, y math o rôl graffu y bwriedir ymgymryd â hi, a lefel yr adnoddau y byddai modd eu neilltuo’n rhesymol i gefnogi gweithrediad effeithiol cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu. Dylai gwaith rhagarweiniol hefyd nodi’r risgiau tebygol sy’n gysylltiedig â’r pwnc craffu, a sut y bwriedir rheoli’r rhain yn effeithiol.

Rolau ar gyfer Cyd-bwyllgorau Trosolwg a Chraffu

Gall awdurdodau lleol ddefnyddio cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu mewn ffordd hyblyg sy’n addas i’w hanghenion. Er enghraifft, mae gan gynghorau’r opsiwn i sefydlu cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu ar sail ad hoc, a allai fod yn fwy priodol ar gyfer mathau o graffu cyn gwneud penderfyniadau neu ymarferion ymgynghori; neu efallai y bydd cynghorau’n penderfynu sefydlu cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu ‘sefydlog’ a allai fod yn fwy defnyddiol wrth fonitro gwasanaethau neu benderfyniadau yn y tymor canolig i’r tymor hir.

Pwerau Cyd-bwyllgorau Trosolwg a Chraffu

Mae Mesur 2011 yn galluogi Gweinidogion Cymru i wneud rheoliadau a fydd yn galluogi cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu i gael pwerau cyfatebol i bwyllgorau trosolwg a chraffu eraill, fel y nodir yn y ddeddfwriaeth bresennol, ac mae’n cynnwys adolygu a chraffu ar benderfyniadau gweithrediaeth y cyngor nad ydynt wedi cael eu rhoi ar waith eto (‘galw i mewn’). Gellir canfod y rheoliadau hyn yma: Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Cyd-bwyllgorau Trosolwg a Chraffu) (Cymru) 2013.

Caiff cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu wneud adroddiadau ac argymhellion am unrhyw fater, ac eithrio materion trosedd ac anhrefn sy’n dod o dan ddeddfwriaeth a chanllawiau ar wahân o dan adrannau 19 a 20 o Ddeddf yr Heddlu a Chyfiawnder 2006. Nid yw’r canllawiau hyn yn atal cynghorau rhag cydweithio ar faterion sy’n ymwneud â throsedd ac anhrefn.

Dylai cynghorau ymdrechu i gydlynu eu blaenraglenni gwaith er mwyn osgoi dyblygu a helpu i sicrhau bod gweithgareddau craffu’n ategu ei gilydd lle y bo hynny’n briodol. Gallai cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu weithredu mewn amgylchedd lle y gwneir gwaith craffu ar faterion neu sefydliadau penodol ar lefel ranbarthol ar y cyd, ac ar lefel leol. Bydd yn bwysig i rolau fod yn glir er mwyn osgoi dyblygu.

Dim ond mewn perthynas â materion a nodir gan yr awdurdodau penodi y mae cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu yn gallu arfer swyddogaethau. Felly, mae’n bwysig bod yr awdurdodau lleol sy’n cymryd rhan yn y cyd-bwyllgor yn glir o’r dechrau ynghylch ei swyddogaethau, ei gyfrifoldebau a’i gylch gorchwyl.

O dan adran 58(3)(b), mae gan gyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu hefyd yr opsiwn o sefydlu is-bwyllgorau yn yr un modd â phwyllgorau trosolwg a chraffu awdurdodau unigol. Mae’n bwysig nodi y byddai unrhyw is-bwyllgor yn cyflawni’r swyddogaethau hynny a roddwyd iddynt gan y cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu yn unig.

Bydd y ddarpariaeth hon yn galluogi cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu i weithredu mewn ffordd fwy syml a hyblyg er mwyn cyflawni nodau ac amcanion y ‘rhiant’ gyd-bwyllgor trosolwg a chraffu.

Yn ymarferol, bydd y trefniadau adrodd ar gyfer cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu yn seiliedig ar y rhesymau sy’n sail i sefydlu’r pwyllgor a’r canlyniadau y bwriedir eu cyflawni. Ffactor pwysig i gyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu eu hystyried wrth benderfynu ar drefniadau adrodd yw bod angen datblygu perthynas waith adeiladol gyda grwpiau gweithredol darparwyr gwasanaethau sy’n destun craffu. O ganlyniad, awgrymir y dylai cadeiryddion cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu gwrdd yn rheolaidd â chynrychiolydd gweithrediaeth priodol i drafod blaenoriaethau, dulliau gweithredu a meysydd gwaith arfaethedig.

Cyd-bwyllgorau Trosolwg a Chraffu a galw i mewn

O ran galw i mewn, dylai cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu allu argymell bod penderfyniad gweithrediaeth un o’r cynghorau sy’n cymryd rhan, nad yw wedi'i roi ar waith eto, yn cael ei ailystyried gan y person(au) a’i gwnaeth neu drefnu i’r penderfyniad hwnnw gael ei arfer gan y Cyngor perthnasol.

Fodd bynnag, er mwyn diogelu rhag camddefnyddio posibl, dylai cynghorau ystyried datblygu gweithdrefnau lle mai dim ond os yw’n cael ei gefnogi gan gyfran gyfartal o’r cynghorau sy’n cymryd rhan y gall penderfyniad gweithrediaeth gan un o'r cynghorau hynny gael ei alw i mewn gan gyd-bwyllgor trosolwg a chraffu.

Er bod y dull uchod wedi cael ei awgrymu i helpu i sicrhau uniondeb y swyddogaeth galw i mewn fel y mae’n berthnasol i gyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu, mater i gynghorau ei benderfynu fel rhan o’u trefniadau cyfansoddiadol yw hyn yn y pen draw. I gefnogi'r gwaith o ddatblygu trefniadau o’r fath, awgrymir y dylai nifer yr aelodau sydd eu hangen i gychwyn proses galw i mewn fod wedi’i osod ar o leiaf hanner cyfanswm aelodau'r cyd-bwyllgor.

I ddangos hyn, mae enghraifft ymarferol wedi’i nodi yn y senario ddychmygol ganlynol.

Mae cynghorau A, B a C yn dymuno cydweithio i gomisiynu gwasanaethau ar y cyd. O ganlyniad, sefydlir cyd-bwyllgor sy’n cynnwys aelodau gweithrediaeth o bob cyngor. Mae cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu yn cael ei sefydlu hefyd i ddarparu trefniadau llywodraethu. Mae aelodau’r cyd-bwyllgor yn cynnwys aelodau nad ydynt yn aelodau gweithrediaeth o’r tri chyngor.

Yn dilyn hynny, gwneir penderfyniad ond ni chaiff ei roi ar waith gan weithrediaethau cynghorau A, B a C. Fodd bynnag, mae aelodau nad ydynt yn aelodau gweithrediaeth o Gyngor A yn ystyried gallai penderfyniad a wnaed gan y tair gweithrediaeth roi cymunedau lleol Cyngor A dan anfantais. Mae Cyngor A felly’n dymuno galw’r penderfyniadau a wnaed can y tri chyngor perthnasol i mewn.

Yn yr achos hwn, ni allai'r cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu alw penderfyniad a wnaed gan weithrediaeth Cynghorau B neu C i mewn oni bai fod y weithdrefn galw i mewn yn cael ei chefnogi gan nifer cyfartal o aelodau o gynghorau A, B a C.

Dylai nifer yr aelodau sy’n gallu galw penderfyniad gweithrediaeth un o’r cynghorau perthnasol i mewn fod yn hanner aelodaeth gyfan y cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu. Rhaid i’r hanner hwnnw gynnwys yr un nifer o bob cyngor. Yn yr enghraifft uchod, petai cyfanswm aelodaeth y cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu yn 12 (pedwar aelod o bob awdurdod) yna byddai angen dau aelod o bob awdurdod, sef chwech, er mwyn galw i mewn.

Pe bai cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu yn dymuno galw penderfyniad gweithrediaeth a wneir gan Gynghorau B ac C i mewn, byddai’n ddoeth i bob cyngor ymgymryd â phob galwad i mewn ar wahân. Nid yw hynny’n golygu na allai dwy broses galw i mewn gael eu cynnal ochr yn ochr, ond byddai rhaid i unrhyw broses o ailarchwilio penderfyniad gweithrediaeth gan ei chynnal ar sail unigol ym mhob cyngor.

Penodi Cyd-bwyllgor

Wrth sefydlu cyd-bwyllgor sy’n ychwanegol at bwyllgor(au) craffu presennol y cyngor, dylai adroddiad sy’n nodi ei rôl, ei gyfrifoldebau, ei gylch gorchwyl a’r canlyniadau y bwriedir eu drwy’r ymarfer ar y cyd gael ei ystyried gan bwyllgorau (neu is-bwyllgorau) craffu pob awdurdod perthnasol, cyn iddo gael ei gymeradwyo gan y cyngor llawn.

Y pwyllgorau (neu’r is-bwyllgorau) craffu priodol fyddai’r rhai y mae eu cylch gorchwyl yn cyfateb agosaf i’r mater y bwriedir ei ystyried drwy gyfrwng cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu. Byddai hyn yn helpu i sicrhau bod aelodau nad ydynt yn aelodau gweithrediaeth ym mhob awdurdod lleol yn gallu cymryd rhan yn y penderfyniad i sefydlu cyd-bwyllgor, ac i sicrhau y byddai cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu yn ychwanegu gwerth ac na fyddai’n dyblygu rhaglenni gwaith presennol.

O ran cylch gwaith y cyd-bwyllgorau, dylid cofio bod y ddeddfwriaeth bresennol sy’n ymwneud ag adrannau 19 a 20 o Ddeddf yr Heddlu a Chyfiawnder 2006 yn eithrio unrhyw fater a allai gael ei ystyried gan Bwyllgor Trosedd ac Anhrefn rhag cael ei gynnwys yn rhaglenni gwaith yr holl bwyllgorau craffu, is-bwyllgorau a chyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu eraill.

Bydd angen i awdurdodau lleol ystyried yn ofalus pwy y maent yn ei benodi i eistedd ar gyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu. Mewn rhai achosion, gallai fod yn ddefnyddiol penodi’r aelodau sydd eisoes yn eistedd ar y pwyllgor craffu y mae eu cylch gorchwyl yn cyfateb orau i’r mater y mae angen craffu arno, neu i gylch gorchwyl y cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu arfaethedig. Fodd bynnag, wrth ddymuno defnyddio arbenigedd a sylfaen wybodaeth cronfa ehangach o aelodau nad ydynt yn aelodau gweithrediaeth, efallai nad dyma’r ffordd fwyaf priodol o fynd ati, a mater i awdurdodau lleol fydd penderfynu pa aelodau y dylid eu penodi i ba bwyllgor.

Er mwyn sicrhau bod cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu yn cynrychioli buddiannau pob awdurdod lleol yn deg, rhaid dyrannu nifer cyfartal o seddi ar y pwyllgor i bob un o’r cynghorau sy’n cymryd rhan. Nid yw’n ofynnol i gyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu gael cydbwysedd gwleidyddol eu hunain, ond dylai pob cyngor sy’n cymryd rhan geisio sicrhau bod yr aelodau y mae’n eu cynnig ar gyfer y cyd-bwyllgor yn adlewyrchu’r cydbwysedd gwleidyddol yn y cyngor i'r graddau mwyaf posibl.

Gall cynrychiolaeth awdurdod gynnwys aelodau cyfetholedig o'r awdurdod hwnnw sydd naill ai'n statudol neu sydd wedi cael hawliau pleidleisio o dan Reoliadau Trosedd ac Anhrefn (Trosolwg a Chraffu) 2009.

Efallai y bydd cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu hefyd yn penderfynu cyfethol aelodau a fyddai’n ychwanegol at y dyraniadau o bob cyngor. O ran cyfethol fel y mae’n berthnasol i gyd-bwyllgor trosolwg a chraffu, gallai’r amodau canlynol helpu pwyllgorau i benderfynu ar eu dull o gyfethol:

Lle y bo’r rhiant-gyngor/pwyllgor wedi penodi aelodau cyfetholedig i eistedd ar y cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu, ni ddylai nifer yr aelodau cyfetholedig fod yn fwy na nifer yr aelodau etholedig a nodwyd gan y prif gyngor/pwyllgor i eistedd ar y cyd-bwyllgor:

• Dylai'r cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu fod â’r gallu i benodi aelodau cyfetholedig os nad oes rhai wedi’u cynnwys yng nghorff aelodaeth y pwyllgor.

O ran maint cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu, mae arfer da yn awgrymu na ddylai’r nifer mwyaf o seddi fod yn fwy nag 16 er mwyn gweithredu’n effeithiol. Fodd bynnag, mater i awdurdodau lleol yn y pen draw yw penderfynu gan ei fod yn dibynnu ar y mater y bwriedir ei ystyried.

Cadeirio Cyd-bwyllgor Trosolwg a Chraffu 

Rhaid i gadeirydd cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu gael ei ethol o blith aelodau'r cyd-bwyllgor, a dylid ethol y cadeirydd yng nghyfarfod cyntaf y pwyllgor. Mae’n bosibl y bydd cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu a sefydlir ar sail tymor hir yn penderfynu cylchdroi cadeiryddion yn flynyddol, neu fesul cyfnod arall, er mwyn i bob awdurdod sy’n cymryd rhan gael statws cyfartal, ac i sicrhau bod cyfleoedd ar gyfer datblygu aelodau yn cael eu darparu.

Mewn achosion pan fo ymarferion cydgraffu wedi cael eu cynnal yng Nghymru, gwelwyd ei bod yn ddefnyddiol i gael cadeiryddion yn eu tro o blith y gwahanol  awdurdodau lleol a oedd yn cymryd rhan. O ganlyniad, efallai y bydd cynghorau’n dymuno ystyried rhoi rôl yr is-gadeirydd (os credir bod hynny’n briodol) i’r aelodau o’r awdurdodau a fydd yn ymgymryd â rôl y cadeirydd y tro nesaf.  Byddai hyn yn caniatáu rhywfaint o barhad o fewn trefniadau ar y cyd ac yn ehangu profiad yr aelodau sy’n cymryd rhan.

Cymorth gan Swyddogion i Gyd-bwyllgorau Trosolwg a Chraffu

Pan sefydlir cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu, awgrymir y dylai cynghorau sy’n rhan ohono rannu'r costau sy’n gysylltiedig â chynnal ymarferion cydgraffu. Dylai hyn gynnwys trefniadau ar gyfer ymchwil a chymorth gan swyddogion, yn ogystal â chymorth gweinyddol a darparu lleoliadau cyfarfod.

Efallai y bydd pob cyngor yn dymuno cynnig gwahanol fathau o gymorth gan swyddogion craffu mewn perthynas ag adnoddau cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu. Er enghraifft, efallai y bydd rhai cynghorau’n dymuno cynnig cymorth gweinyddol, ac eraill yn dymuno cynnig arbenigedd ymchwil a chynghori. Dylid ystyried sut y gallai’r cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu gyflawni ei amcanion craffu yn fwyaf effeithiol a sut y gellid codi safon y craffu, gan gynnwys drwy ddysgu ar y cyd gan bob awdurdod.

I gydnabod bod cymorth gan swyddogion ar gyfer craffu yn amrywio ar draws awdurdodau lleol, mae’n debygol y bydd angen i swyddogion cymorth craffu’r cynghorau sy’n cymryd rhan gysylltu â’i gilydd yn rheolaidd er mwyn cydlynu a rheoli prosiectau cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu, ac ystyried sut i wneud y defnydd gorau o’r adnoddau sydd ar gael. Wrth benderfynu ar drefniadau cymorth ar y cyd, mae'r ffactorau i’w hystyried yn cynnwys y capasiti craffu sydd ar gael a pha mor dda y mae arbenigedd a sgiliau swyddogion yn cysylltu â’r pynciau a nodwyd ar gyfer cydgraffu.

Gall cyfarfodydd rheolaidd helpu i oresgyn unrhyw anawsterau wrth gysoni gwahanol ddiwylliannau, methodolegau a mecanweithiau cefnogi ar gyfer craffu a bydd yn helpu i drosglwyddo sgiliau a dysgu. Dylai'r cadeiryddion a’r swyddogion craffu sy’n cymryd rhan enwebu cydlynydd swyddogion y cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu o blith ei aelodau er mwyn sicrhau bod pwynt cyswllt clir ar gael i’r rheini sy’n rhan o’r gweithgarwch ar y cyd.

Argymhellir bod y rheini sy’n cynorthwyo cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu yn trefnu cyfleoedd i fyfyrio ar gamau allweddol (er enghraifft, ar ganol tymor) yn ystod cylch oes adolygiadau craffu. Byddai hyn yn helpu i sicrhau bod yr awdurdodau sy’n cymryd rhan yn fodlon ar y trefniadau cymorth a’u bod yn cael budd o gyflawni amcanion y cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu. Mae’n bosibl y bydd trefniadau cymorth craffu yn golygu bod angen cylchdroi lleoliadau cyfarfod y cyd-bwyllgorau ymysg yr awdurdodau lleol a gynrychiolir arno. Fodd bynnag, mae’n bosibl y bydd y pwyllgor yn dewis cyfarfod yn yr awdurdod sydd fwyaf canolog yn ddaearyddol er mwyn lleihau amser teithio i’r rhai sy’n cymryd rhan.

Blaengynllunio

Er mwyn gweithredu’n effeithiol, dylai cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu lunio blaengynllun i nodi pa faterion y mae’n bwriadu canolbwyntio arnynt yn ystod y flwyddyn neu am ba bynnag hyd y mae wedi'i sefydlu.

Dylai’r blaengynllun ddarparu sail resymegol glir o ran pwrpas ystyried pwnc penodol, a'r dulliau a ddefnyddir i ymchwilio iddo. Dylid ceisio datblygu blaengynllun sy’n canolbwyntio ar ganlyniadau yn hytrach nag un sy’n canolbwyntio ar brosesau.

Gan y gall cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu fod naill ai’n ad hoc neu’n sefydlog, bydd angen bod yn ofalus i sicrhau bod ei flaengynllun yn cyd-fynd â phwrpas gwreiddiol y pwyllgor. Er enghraifft, mewn achosion lle y gallai nifer o awdurdodau fod eisiau ffurfio cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu i ymchwilio i fater trawsbynciol fel camddefnyddio sylweddau, dylai ei flaengynllun weithredu fel cynllun prosiect yr ymchwiliad gan y dylai’r ymchwiliad gael pwyntiau dechrau a gorffen sydd wedi’u diffinio’n glir.

Lle y gallai cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu fod wedi cael ei ffurfio i ystyried gwaith partneriaeth strategol, dylai ei flaengynllun gael ei yrru gan dystiolaeth o angen cymunedol a dealltwriaeth gadarn o flaenoriaethau, risgiau a phwysau ariannol y bartneriaeth. Ar ben hynny, dylid cytuno ar flaengynlluniau cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu drwy ymgynghori â phartneriaid lle y bo hynny’n bosibl.

Rhaid i gyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu hefyd roi sylw i ganllawiau sy’n ymwneud ag adran 62 o'r Mesur, sy’n gosod gofyniad ar awdurdodau lleol i ymgysylltu â’r cyhoedd. Mae'n rhan hanfodol er mwyn cydymffurfio â'r ddyletswydd hon fod cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu yn cyhoeddi ei flaengynllun cyn gynted ag sy’n rhesymol bosibl er mwyn i grwpiau ac unigolion sydd â diddordeb allu rhoi sylwadau a chynnig eu barn.

Penodi is-bwyllgor i gyd-bwyllgor trosolwg a chraffu

Caiff cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu benodi is-bwyllgorau. Mae’r ddarpariaeth hon yn ymestyn yr ystod o opsiynau sydd ar gael i gyd-bwyllgor er mwyn gallu ymchwilio’n effeithiol a gwneud argymhellion ar gyfer gwella oherwydd eu bod yn ymwneud â materion sy’n peri pryder i’r cyhoedd neu sydd o ddiddordeb iddynt.

Yn yr un modd ag is-bwyllgorau a benodir gan bwyllgorau craffu un awdurdod, dim ond y swyddogaethau a roddir iddo gan y ‘rhiant’ gyd-bwyllgor trosolwg a chraffu y gall yr is-bwyllgorau hyn eu harfer. I sicrhau tegwch a gweithio effeithiol, dylai is-bwyllgor i gyd-bwyllgor trosolwg a chraffu gynnwys nifer cyfartal o gynrychiolwyr o bob awdurdod sy’n cymryd rhan lle y bo modd.

Dulliau Gweithio

Nid yw'r adran a ganlyn yn ganllawiau statudol ond mae wedi'i chynnwys fel ffordd o weithio y gallai cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu ddymuno ei hystyried

Grwpiau Gorchwyl a Gorffen

Mewn achosion pan fu aelodau etholedig yn ymwneud â grwpiau gorchwyl a gorffen pwyllgorau craffu un awdurdod, maent wedi nodi sawl mantais o weithio mewn timau llai, mwy strwythuredig. Er enghraifft, mae aelodau sydd â gwahanol lefelau o brofiad craffu a gwybodaeth am bynciau yn gallu magu hyder a chymhelliant drwy gydweithio â chynghorwyr mwy profiadol ac aelodau cyfetholedig. Yn yr un modd, gall gwaith grŵp gorchwyl a gorffen ddatblygu cysylltiadau cadarnhaol rhwng cyfoedion o ganlyniad i aelodau’n gweithio ar y cyd tuag at nod cyffredin.

Os bydd cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu yn dymuno sefydlu grŵp gorchwyl a gorffen i ystyried mater penodol yn fanylach, awgrymir bod cyd-bwyllgorau yn cyfyngu aelodaeth grŵp gorchwyl a gorffen i gynnwys unrhyw aelodau cyfetholedig y gallant ddymuno eu penodi.

Gan ddibynnu ar natur y mater dan sylw, gall ymchwiliadau grŵp gorchwyl a gorffen cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu naill ai fod yn rhai ‘ysgafn’ lle gellir nodi argymhellion yn gymharol gynnar a chyda therfynau amser llym, neu’n ymchwiliad dwys iawn sy’n cynnwys ystod o ‘dystion arbenigol’, ymweliadau safle a chomisiynu ymchwil ategol fel sy’n digwydd ar hyn o bryd yn achos y rhan fwyaf o bwyllgorau trosolwg a chraffu.

Yn aml, mae grwpiau gorchwyl a gorffen yn golygu goblygiadau sylweddol o ran adnoddau ac, am y rheswm hwn, awgrymir bod cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu yn meddwl yn ofalus am nifer y grwpiau gorchwyl a gorffen y gellir eu cynnal a’u cefnogi’n effeithiol ar unrhyw un adeg.

Fel ffordd o sicrhau bod grŵp gorchwyl a gorffen cyd-bwyllgor trosolwg a chraffu yn cyflawni ei amcanion, argymhellir y dylid mabwysiadu dull rheoli prosiect. Dylai hyn gynnwys datblygu briff prosiect ar gyfer gwaith y grŵp gorchwyl a gorffen, cynllun prosiect a chreu adroddiadau o’r prif bwyntiau i’r rhiant-gyd-bwyllgor trosolwg a chraffu er mwyn sicrhau ei fod yn cael yr wybodaeth ddiweddaraf am hynt yr ymchwiliad.

Statws y Canllawiau hyn

Mae’r rhain yn ganllawiau statudol ar gyfer Pwyllgorau Gwasanaethau Democrataidd a wneir o dan o dan adrannau 8(1A) ac 16 o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 (y Mesur). Mae’r canllawiau hyn yn disodli canllawiau blaenorol a ddyroddwyd ar y mater hwn yn 2012.

Diben y Canllawiau hyn

Darperir y canllawiau hyn i helpu prif gynghorau i redeg eu Pwyllgorau Gwasanaethau Democrataidd yn effeithiol.

Cyflwyniad

Mae’r Mesur yn cynnwys darpariaethau sy’n ymwneud â chryfhau democratiaeth leol, gan gynnwys y gofyniad i brif gynghorau gael Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd. Pwrpas y pwyllgor yw sicrhau bod y cynghorwyr hynny sydd y tu allan i arweinyddiaeth y weithrediaeth yn cael y gefnogaeth a’r adnoddau i gyflawni eu dyletswyddau a chwarae rhan lawn yn ngweithrediad yr awdurdod lleol.

Mae hyn yn hanfodol i sicrhau llywodraethu da ac i alluogi’r cyngor i ddangos ei fod yn cefnogi ac yn darparu adnoddau ar gyfer craffu fel rhan o’i ddyletswyddau yn adrannau 89 a 90 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau 2021 (Deddf 2021) mewn perthynas ag adolygu perfformiad ac ymgynghori â phobl leol ynghylch perfformiad. Mae hefyd yn hanfodol galluogi aelodau etholedig a chraffu yn eu rôl gynrychioladol i ymgysylltu â'r cyhoedd, a thrwy hynny gyfrannu at gyflawni'r dyletswyddau a nodir yn adrannau 39 a 41 o Ddeddf 2021 mewn perthynas ag annog pobl leol i gymryd rhan mewn prosesau penderfynu a  strategaethau cyfranogiad.  

Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd

Mae’n ofynnol i bob cyngor sir a bwrdeistref sirol ddynodi un o’u swyddogion yn “Bennaeth Gwasanaethau Democrataidd” a rhoi digon o gymorth i'r swyddogion hynny i wneud eu gwaith (adran 8(1) o'r Mesur). Mae adran 8(1A) yn galluogi Gweinidogion Cymru i ddyroddi canllawiau statudol i gynghorau ynghylch arfer eu swyddogaeth mewn perthynas â darparu staff, adeiladau ac adnoddau eraill sydd, ym marn y cyngor, yn ddigonol i helpu'r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd i gyflawni ei swyddogaethau.

Rhaid i'r person a ddynodir yn Bennaeth Gwasanaethau Democrataidd gael ei ddynodi gan y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd (adran 11(1)(a)) ac ni chaiff fod yn brif weithredwr neu’n brif swyddog cyllid y cyngor, adran 8(4) fel y’i diwygiwyd gan adran 161 o Ddeddf 2021 a oedd yn dileu’r gwaharddiad ar gyngor yn dynodi’r un swyddog  yn swyddog monitro ac yn Bennaeth Gwasanaethau Democrataidd. Mae’r un adran o Ddeddf 2021 yn diwygio adran 43(2) o Ddeddf Lleoliaeth 2021 i gynnwys y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd yn y diffiniad o ‘brif swyddog’ at ddibenion datganiadau ar bolisïau tâl.

Mae swydd Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd yn swydd o dan gyfyngiadau gwleidyddol o fewn ystyr Deddf Llywodraeth Leol a Thai 1989 (adran 21) ac mae’r swyddog dynodedig yn cael ei ddiffinio fel prif swyddog at ddibenion Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Rheolau Sefydlog) (Cymru) 2006 fel y’u diwygiwyd. Yn y rheoliadau hyn, darperir yr un warchodaeth statudol i’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd, mewn perthynas â chamau disgyblu, ag sydd gan brif weithredwr, swyddog monitro a phrif swyddog cyllid y cyngor (swyddog a151). Mae hynny’n tanlinellu’r rôl bwysig y maent yn ei chwarae o ran sicrhau llywodraethu da ac atebolrwydd democrataidd yn y cyngor.

Gall y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd ddirprwyo unrhyw un neu unrhyw rai o’i swyddogaethau i unrhyw un o’i staff (adran 8 (2)). Dyma’i swyddogaethau:

• darparu cymorth a chyngor (ond gweler nodyn 1 isod):
  • i’r awdurdod mewn perthynas â’i gyfarfodydd
  • i bwyllgorau'r awdurdod ac i aelodau'r pwyllgorau hynny
  • i unrhyw gyd-bwyllgor y mae awdurdod lleol yn gyfrifol am ei drefnu ac aelodau'r pwyllgor hwnnw
  • mewn perthynas â swyddogaethau pwyllgor(au) trosolwg a chraffu’r awdurdod, aelodau’r awdurdod, aelodau’r weithrediaeth a'r swyddogion
  • i bob aelod o’r awdurdod wrth gyflawni rôl aelod o'r awdurdod (ond gweler nodyn 2 isod)
• hybu rôl pwyllgor(au) trosolwg a chraffu’r awdurdod
• gwneud adroddiadau ac argymhellion mewn cysylltiad â nifer a graddau'r staff sy’n ofynnol i gyflawni swyddogaethau gwasanaethau democrataidd a phenodi, trefnu a rheoli’r staff hynny’n briodol
• unrhyw swyddogaethau eraill a ragnodir gan Weinidogion Cymru

Nodiadau

1. Nid yw’r swyddogaeth o ddarparu cyngor ynghylch a ddylai swyddogaethau’r awdurdod gael eu harfer, neu a ddylent fod wedi’u harfer, ond yn gymwys i gyngor ynghylch swyddogaethau’r pwyllgor trosolwg a chraffu a’r pwyllgor gwasanaethau democrataidd.
2. Yn yr achos hwn, nid yw cyngor i aelod yn cynnwys cyngor mewn cysylltiad â’i rôl fel aelod gweithrediaeth, ac nid yw’n cynnwys cyngor am fater sy’n cael ei ystyried neu sydd i'w ystyried mewn cyfarfod (ac eithrio cyfarfod pwyllgor trosolwg a chraffu neu bwyllgor gwasanaethau democrataidd).

Mae’r Mesur yn galluogi Gweinidogion Cymru i wneud rheoliadau sy’n ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau lleol gynnwys darpariaethau yn eu rheolau sefydlog sy’n ymwneud â rheoli’r staff a ddarperir i’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd. At y dibenion hyn, nid yw “rheoli staff” yn cynnwys penodi, diswyddo na chamau disgyblu (adran 10).

Pwyllgorau Gwasanaethau Democrataidd

Rhaid i bob cyngor hefyd sefydlu Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd  i gyflawni’r swyddogaethau canlynol (adran 11):

• cyflawni swyddogaeth yr awdurdod lleol o ddynodi'r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd
• cadw golwg ar y ddarpariaeth staff, llety ac adnoddau eraill sydd ar gael i’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd, er mwyn sicrhau ei bod yn ddigonol ar gyfer cyfrifoldebau’r swydd
• cyflwyno adroddiadau i’r cyngor llawn mewn perthynas â’r materion hyn

Gall pob Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd benderfynu sut y bydd yn cyflawni’r swyddogaethau hyn.

Rhaid i'r cyngor llawn benodi aelodau’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a rhaid iddynt gynnwys cynghorwyr yn unig; ni chânt gynnwys mwy nag un aelod o’r weithrediaeth neu gynorthwyydd i’r weithrediaeth. Ni chaniateir penodi aelod gweithrediaeth os mai’r unigolyn hwnnw yw arweinydd y cyngor. Mae’r rheolau ynghylch dyrannu seddi i grwpiau gwleidyddol yn berthnasol i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

Rhaid i'r cyngor hefyd benodi cadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd, na chaiff fod yn aelod o unrhyw un o'r grwpiau gwleidyddol a gynrychiolir yn y weithrediaeth. Yr eithriad i hyn yw pan nad oes gan gyngor unrhyw grwpiau gwrthblaid. Yn yr achos hwn, gellir penodi unrhyw aelod o’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn gadeirydd ar yr amod nad yw’r aelod yn aelod o’r weithrediaeth (adran 14 (1), (2) a (9)).

Gall y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd benodi ei is-bwyllgorau ei hun a dirprwyo swyddogaethau iddynt (adran 13). Y pwyllgor sy’n penodi cadeirydd unrhyw is-bwyllgor (adran 14(3)).

Mae gan Bwyllgor Gwasanaethau Democrataidd y pŵer i’w gwneud yn ofynnol i unrhyw aelodau neu swyddogion y cyngor fod yn bresennol i ateb cwestiynau a gall wahodd unrhyw un arall y dymuna i wneud hynny hefyd. Os yw’n ofynnol i aelod neu swyddog fod yn bresennol, rhaid iddynt ateb unrhyw gwestiynau oni bai fod y cwestiwn yn un y byddai ganddynt hawl i’w wrthod mewn llys (adran 14(5) i (7)).

Bydd cyfarfodydd ac is-bwyllgorau Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn agored i’r cyhoedd fel sy’n arferol yng nghyfarfodydd y cyngor, ac yn ddarostyngedig i’r un drefn hygyrchedd yn gyffredinol (adran 14(8)). Rhaid i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd gyfarfod o leiaf unwaith y flwyddyn (adran 15(1)) ac yn ychwanegol os bydd y cyngor llawn yn penderfynu hynny neu os bydd o leiaf un rhan o dair o aelodau'r pwyllgor yn gofyn am gyfarfod (adran 15(2)). Nid oes cyfyngiad ar uchafswm nifer y cyfarfodydd y caiff Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd eu cynnal. Y cadeirydd sy’n gyfrifol am sicrhau bod cyfarfodydd yn cael eu cynnal pan fo gofyn (adran 15(3)).

Rhaid i'r pwyllgor roi sylw i ganllawiau gan Weinidogion Cymru wrth arfer ei swyddogaethau (adran 16(2)).

Rhaid i unrhyw adroddiad a gyflwynir i’r pwyllgor gan y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd gael ei ystyried gan y pwyllgor o fewn tri mis. Yn yr un modd, rhaid i unrhyw adroddiad a wneir gan y pwyllgor gael ei ystyried gan y cyngor llawn o fewn tri mis (adrannau 18 a 19). Dylid cynnwys y gweithdrefnau sy’n ymwneud â gweithredu’r pwyllgor yng nghyfansoddiad y cyngor.

Swyddogaethau’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd

Dynodi’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd

Dim ond y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd neu un o’i is-bwyllgorau sy’n cael dynodi’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd. Bydd sut y bydd hyn yn gweithio’n ymarferol yn amrywio a gall y pwyllgor ei hun benderfynu sut y mae’n dymuno gwneud hyn. Fodd bynnag, y disgwyliad yw y byddai trafodaeth gyda’r prif weithredwr a’r aelod(au) perthnasol o weithrediaeth y cyngor, er enghraifft i gytuno a ddylid hysbysebu'r swydd yn allanol ai peidio; ac os felly, rhaid dilyn y gweithdrefnau penodi staff a ddisgrifir yn rheolau sefydlog y cyngor.

Byddai’n drefniant synhwyrol i ymgynghori â’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ynghylch y broses hysbysebu, cyf-weld a dethol, er mai’r cyngor yn hytrach na’r pwyllgor fyddai’n penodi, gan mai ef yw’r corff cyflogi. Fodd bynnag, gallai'r penodiad gael ei wneud ar yr amod fod y person a ddewiswyd yn cael ei ddynodi’n Bennaeth Gwasanaethau Democrataidd gan y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn ddiweddarach.

Nid yw'r person sydd wedi'i ddynodi’n Bennaeth Gwasanaethau Democrataidd yn cael ei atal rhag cyflawni rolau eraill o fewn yr awdurdod. Yn union fel y bydd gan y prif weithredwr ddyletswyddau eraill i’w cyflawni y tu allan i’w rôl statudol, felly hefyd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd. Fodd bynnag, dylai awdurdodau lleol fod yn ofalus i sicrhau nad yw unrhyw ddyletswyddau eraill yn gwrthdaro â’u rôl fel Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd, a bydd angen i'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd fod yn fodlon bod gan y person sydd wedi'i ddynodi ddigon o amser i gyflawni ei swyddogaethau er gwaethaf unrhyw rolau eraill sydd gan y person.

Gwneud argymhellion ynghylch digonolrwydd darpariaeth staff, llety ac adnoddau eraill

Swyddogaeth y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yw ystyried digonolrwydd y ddarpariaeth staff, llety ac adnoddau eraill ar gyfer arfer y swyddogaethau y mae’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd yn gyfrifol amdanynt, a gwneud argymhellion ynghylch hynny. Byddai’r swyddogaethau y mae llawer o awdurdodau lleol yn eu hadnabod fel gwasanaethau i aelodau, gwasanaethau pwyllgorau a chymorth goruchwylio a chraffu yn dod o fewn cyfrifoldebau’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd.

Rhaid i Benaethiaid Gwasanaethau Democrataidd gyflwyno adroddiad i’r pwyllgor yn disgrifio’r hyn sydd, yn eu barn hwy, yn lefel resymol o gefnogaeth i swyddogaethau gwasanaethau democrataidd. Fodd bynnag, ni all y pwyllgor wneud y penderfyniad terfynol ar y materion hyn. Rhaid iddo gyflwyno ei adroddiad ei hun i’r cyngor llawn, gan ddadlau’r achos dros yr adnoddau angenrheidiol. Mae’n bosibl y bydd y cyngor llawn yn addasu neu’n gwrthod adroddiad y pwyllgor, ac os felly, gallai fod yn ddoeth i’r pwyllgor ystyried cynigion amgen, a allai olygu cyfnod o negodi gyda’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd, y prif swyddog cyllid a’r aelod gweithrediaeth priodol.

Wrth ystyried argymhellion y pwyllgor, dylai'r cyngor ystyried y cyfraniad y mae gwaith y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd a’r pwyllgor yn ei wneud at lywodraethu da ac atebolrwydd democrataidd effeithiol y cyngor. Mae hyn yn cynnwys y cyfraniad y mae’r gwaith hwn yn ei wneud at gyflawni ei ddyletswyddau yn adrannau 39 i 41 o Ddeddf 2021 sy’n ymwneud â’r ddyletswydd i annog pobl leol i gymryd rhan mewn penderfyniadau a’i strategaeth ar gyfranogiad cyhoeddus, yn ogystal â’i gyfraniad at adrannau 89 a 90 o Ddeddf 2021 i gadw ei berfformiad o dan adolygiad ac ymgynghori â phobl leol ynghylch perfformiad. Mae sicrhau bod pob aelod yn cael ei gefnogi a’i hyfforddi’n ddigonol, bod adnoddau digonol ar gael ar gyfer craffu, a bod pwyllgorau’n gallu cael gafael ar ddadansoddiadau a gwybodaeth o ansawdd uchel yn gost democratiaeth effeithiol. Nodir y bydd gan gynghorau bwysau sy’n cystadlu am adnoddau, gan gynnwys ar gyfer gwasanaethau statudol a rheng flaen hanfodol, felly dylai rhoi ystyriaeth ofalus i effeithiau cronnol erydu adnoddau neu ostyngiadau mewn perthynas â gwasanaethau democrataidd fod yn rhan o’r ystyriaethau ar adroddiad y pwyllgor.

Y cyngor llawn fydd yn penderfynu’n derfynol ar yr adnoddau ond mae’r Mesur yn rhoi'r cyfrifoldeb ar yr awdurdod ei hun i sicrhau bod digon o staff, llety ac adnoddau eraill yn cael eu darparu i’r pennaeth gwasanaethau democrataidd sydd, ym marn y cyngor, yn ddigonol i ganiatáu cyflawni swyddogaethau’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd (adran 8(1)(b)) ac felly rhaid iddo esbonio’n llawn unrhyw benderfyniad nad yw’n unol ag argymhellion y pwyllgor. Gweler y Canllawiau Statudol ar Gymorth a Gwasanaethau Ymchwil i Gynghorwyr (Rhan 2, 3.0).

Statws y Canllawiau hyn

Mae’r rhain yn ganllawiau statudol o dan adran 85 o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 (y Mesur). Maent yn disodli unrhyw ganllawiau blaenorol a ddyroddwyd o dan yr adran hon.

Diben y Canllawiau hyn

Diben y canllawiau hyn yw nodi’r materion allweddol y mae’n rhaid i gynghorau eu hystyried wrth sefydlu a gweithredu pwyllgorau llywodraethu ac archwilio.

Trosolwg

Rhaid i gynghorau sefydlu Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Mae gan y pwyllgor y swyddogaethau canlynol (a81, Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011):

• adolygu a chraffu ar faterion ariannol yr awdurdod
• gwneud adroddiadau ac argymhellion mewn perthynas â materion ariannol yr awdurdod
• adolygu ac asesu trefniadau rheoli risg, rheolaeth fewnol, asesu perfformiad a llywodraethu corfforaethol yr awdurdod
• gwneud adroddiadau ac argymhellion i’r awdurdod ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd y trefniadau hynny
• adolygu ac asesu gallu’r awdurdod i ddelio â chwynion yn effeithiol
• gwneud adroddiadau ac argymhellion mewn perthynas â gallu’r awdurdod i ddelio’n â chwynion yn effeithiol
• goruchwylio trefniadau archwilio mewnol ac allanol yr awdurdod
• adolygu datganiadau ariannol a baratoir gan yr awdurdod

Barn Llywodraeth Cymru yw bod pwyllgorau llywodraethu ac archwilio sy’n gweithredu’n dda yn hanfodol i lywodraethu effeithiol cynghorau.  Dylai holl aelodau’r cyngor eu hystyried mewn modd cadarnhaol fel rhan o’r system wella a llywodraethu. Mae ganddynt hefyd rôl bwysig i’w chwarae o ran gwella cynllunio strategol a hwyluso craffu a herio adeiladol o fewn strwythurau cyngor.

Yn ogystal â’r swyddogaethau statudol hyn, gall cyngor roi swyddogaethau eraill i’r pwyllgor y mae’n ystyried eu bod yn addas ar ei gyfer. Gall pob pwyllgor llywodraethu ac archwilio benderfynu sut y mae am gyflawni ei swyddogaethau, ond wrth wneud hynny rhaid iddo roi sylw i’r canllawiau hyn.

Mae canllawiau manwl ar weithredu pwyllgorau llywodraethu ac archwilio wedi cael eu cynhyrchu gan y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA). Wrth benderfynu sut y bydd y pwyllgor llywodraethu ac archwilio yn gweithredu a sut y bydd yn cyflawni ei brif dasgau, dylai cynghorau a phwyllgorau eu hunain ystyried y rhyng-gysylltiad rhwng rôl ffurfiol y pwyllgor hwn a rôl cyrff eraill yn benodol, y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd (mewn perthynas â llywodraethu corfforaethol) a’r Pwyllgor(au) Trosolwg a Chraffu (mewn perthynas â goruchwylio ariannol ac adolygu risgiau strategol).

Aelodaeth

Rhaid i’r cyngor llawn roi sylw i’r canllawiau hyn wrth bennu aelodaeth. Mae angen i o leiaf ddwy ran o dair o aelodau'r pwyllgor fod yn aelodau o'r cyngor a rhaid i o leiaf un rhan o dair o’r aelodau fod yn aelodau lleyg. Dim ond un aelod o’r weithrediaeth neu un cynorthwyydd i’r weithrediaeth a gaiff eistedd ar y pwyllgor, ac ni chaiff y person hwnnw fod yr arweinydd (a82, Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011).

Penderfynir ar gadeirydd y pwyllgor gan aelodau’r pwyllgor eu hunain. Fodd bynnag, rhaid i’r cadeirydd fod yn aelod lleyg. Rhaid i'r pwyllgor hefyd benodi dirprwy gadeirydd nad yw'n aelod o weithrediaeth y cyngor nac yn gynorthwyydd i’r weithrediaeth (adran 81, is-adrannau 5A, 5B a 5C o'r Mesur). Mae gan holl aelodau’r pwyllgor, gan gynnwys aelodau lleyg, yr hawl i bleidleisio ar unrhyw fater a ystyrir gan y pwyllgor. O ganlyniad, mae’n ofynnol drwy statud i aelodau lleyg gydymffurfio â chod ymddygiad y cyngor a wnaed o dan Ran 3 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000, a chynnal y safonau uchaf o ymddygiad moesegol.

Mae'r rheolau yn adran 15 et seq o Ddeddf Llywodraeth Leol a Thai 1989 yn gymwys i bwyllgorau llywodraethu ac archwilio. Fodd bynnag, rhaid i’r awdurdod benderfynu faint o aelodau nad ydynt yn gynghorwyr y dylid eu penodi i’r pwyllgor. Dylai pob aelod o'r pwyllgor ddangos annibyniaeth barn ac agweddau diduedd, a rhaid iddynt gydnabod a deall gwerth y swyddogaeth llywodraethu ac archwilio.

Bydd angen darparu hyfforddiant cynefino i bob aelod newydd. Er y gobeithir y byddai gan gynghorwyr a benodir rywfaint o arbenigedd perthnasol, ni ellir gwarantu hyn. Yr hyn a fydd yn bwysig, fodd bynnag, fydd ceisio sicrhau nad oes gan aelodau unrhyw gyfrifoldebau eraill a allai wrthdaro â’u rôl ar y pwyllgor llywodraethu ac archwilio. Gallai hynny fod yn arbennig o wir o ran dewis unrhyw aelod gweithrediaeth neu gynorthwyydd gweithrediaeth ar y pwyllgor.

Gall hefyd olygu na ddylai’r aelodau gael gormod o ymrwymiadau eraill yn gyffredinol, fel aelodaeth o bwyllgorau eraill, oherwydd yr ymrwymiad sylweddol y mae bod yn aelod o’r Pwyllgor llywodraethu ac archwilio yn ei olygu. Dylai pob aelod dderbyn hyfforddiant a datblygiad digonol.

Dylai'r pwyllgor llywodraethu ac archwilio geisio sicrhau ei fod yn penodi cadeirydd a fydd yn ddigon cryf a phrofiadol i arwain yr holi y bydd yn rhaid i’r pwyllgor ei wneud.

Pa ddull recriwtio bynnag a ddefnyddir, dylai aelodau lleyg fod yn annibynnol ar y cyngor heb fod ag unrhyw gysylltiad busnes ag ef, er y byddai gwybodaeth am sut y mae llywodraeth leol yn gweithio yn fantais bendant. Wrth benodi aelodau lleyg y mae eu teyrngarwch gwleidyddol yn hysbys, dylai awdurdodau lleol ystyried a yw hyn yn peryglu’r annibyniaeth ar y cyngor, a’r canfyddiad o annibyniaeth, y dylai aelod lleyg ei ddangos. Dylai cynghorau ddilyn ymarfer recriwtio cyhoeddus tebyg i’r un a ddefnyddir i benodi aelodau o bwyllgorau safonau i recriwtio eu haelodau lleyg. Argymhellir na ddylid penodi aelod lleyg ar gyfer mwy na dau dymor llawn awdurdod lleol.

Cyfarfodydd a Thrafodion

Fel un o bwyllgorau’r cyngor, mae’r pwyllgor llywodraethu ac archwilio yn ddarostyngedig i’r trefniadau arferol o ran bod yn agored. Dylai cyfarfodydd gael eu cynnal yn gyhoeddus, a dylai agendâu ac adroddiadau gael eu cyhoeddi a bod ar gael i'w harchwilio. Yr eithriad i hyn yw lle mae “eitemau esempt” yn cael eu hystyried, sef materion sy’n ymwneud yn bennaf â thrafodaethau ynghylch unigolion a enwir neu faterion masnachol cyfrinachol.

Rhaid i unrhyw swyddog neu aelod y gelwir arnynt i fod yn bresennol yng nghyfarfod y pwyllgor llywodraethu ac archwilio wneud hynny. Rhaid iddynt ateb unrhyw gwestiynau a ofynnir iddynt ac eithrio rhai y gallent wrthod eu hateb pe baent yn y llys. Gall y pwyllgor wahodd personau eraill i fod yn bresennol ger ei fron, ond nid oes rheidrwydd ar unrhyw un arall a wahoddir i fod yn bresennol yn y cyfarfod i wneud hynny.

Rhaid i’r pwyllgor gyfarfod o leiaf unwaith y flwyddyn a rhaid iddo hefyd gyfarfod os yw'r cyngor llawn yn penderfynu hynny, neu os yw traean o leiaf o aelodau'r pwyllgor yn gofyn am i gyfarfod gael ei gynnal. Y tu hwnt i’r amodau hyn, gall y pwyllgor gyfarfod pryd bynnag y bydd yn penderfynu gwneud hynny.

Mae Llywodraeth Cymru yn awgrymu bod cynghorau’n ystyried cyhoeddiadau priodol gan gyrff proffesiynol perthnasol fel CIPFA wrth sefydlu ac adolygu eu gweithdrefnau ar gyfer pwyllgorau llywodraethu ac archwilio.

Swyddogaethau Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

Adolygu materion ariannol yr awdurdod

Mae adran 151 o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdod lleol wneud trefniadau ar gyfer gweinyddu ei faterion ariannol yn briodol. Rhaid ystyried bod rhoi’r pwyllgor llywodraethu ac archwilio ar waith a rhoi’r ddyletswydd iddo i adolygu materion ariannol yr awdurdod yn helpu i gyflawni’r gofyniad hwn.

Mae hwn yn faes sy’n cael sylw manwl gan archwilwyr allanol yr awdurdod ac sy’n cyd-fynd â dyletswydd y pwyllgor llywodraethu ac archwilio i oruchwylio trefniadau ar gyfer archwilio mewnol ac allanol, yn ogystal â'r angen i fonitro’r trefniadau rheoli risg a rheolaeth fewnol a wneir gan yr awdurdod.

Dylai awdurdodau lleol wneud eu trefniadau eu hunain, yn eu cyfansoddiad, i nodi ffin glir rhwng rôl y pwyllgor llywodraethu ac archwilio a swyddogaeth pwyllgor craffu perthnasol. Dylai rôl y pwyllgor llywodraethu ac archwilio ymwneud yn fwy â cheisio sicrwydd bod systemau rheoli cyllideb (fel rheolaeth fewnol) y cyngor yn gweithio, yn hytrach na chraffu ar wariant. Gall hyn fod yn ffin dderbyniol rhwng rôl y pwyllgor llywodraethu ac archwilio a rôl pwyllgor trosolwg a chraffu.

Rheoli risg, rheolaeth fewnol, asesu perfformiad a threfniadau llywodraethu corfforaethol yr awdurdod

Dylai’r sylw i’r mater hwn godi proffil rheoli risg fel cyfrwng rheoli angenrheidiol o fewn yr awdurdod cyfan. Drwy ddarparu adolygiadau rheolaidd, mae’r pwyllgor llywodraethu ac archwilio yn rhan bwysig o system llywodraethu corfforaethol yr awdurdod.

Dylai’r awdurdod gael ‘datganiad o ddiben’ clir ar gyfer ei bwyllgor llywodraethu ac archwilio, gan sicrhau bod gan y pwyllgor rôl allweddol o ran sicrhau bod llywodraethu corfforaethol effeithiol yn ganolog i weithdrefnau’r sefydliad. O ganlyniad, dylai’r pwyllgor adolygu’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a’r Strategaeth Llywodraethu Corfforaethol.

Dogfen yw Datganiad Llywodraethu Blynyddol sy’n nodi trefniadau cyngor ar gyfer gwneud penderfyniadau a llywodraethu. Mae’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn deillio o adolygiad o lywodraethiant cynghorau a gynhaliwyd gan uwch swyddogion. Nid oes rheidrwydd ar gynghorau Cymru i baratoi Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Gan nad oes rhwymedigaeth gyfreithiol i gynhyrchu Datganiad Llywodraethu Blynyddol, nid yw Llywodraeth Cymru yn darparu canllawiau statudol ar y mater hwn. Fodd bynnag, bydd cynghorau’n nodi presenoldeb y safonau cyfrifyddu llywodraeth leol. Gallai cynghorau ystyried sut y gellir defnyddio’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol fel arf ar gyfer gwelliant corfforaethol ehangach; gellir ei ddefnyddio i werthuso cryfderau a gwendidau yn y fframwaith llywodraethu ac, fel rhan o gynllun gweithredu blynyddol, bwrw ymlaen â’r newidiadau y cytunwyd arnynt yn unol â hynny.

Mae pwyllgor llywodraethu ac archwilio effeithiol ac uchel ei broffil yn hanfodol er mwyn ennyn hyder y cyhoedd bod gan yr awdurdod agwedd gadarn at ei briodoldeb ariannol a sefydliadol.

Bydd angen i'r pwyllgor llywodraethu ac archwilio adrodd ar ddigonolrwydd trefniadau rheoli risg a rheolaeth fewnol yr awdurdod, a rhoi sylwadau ar eu heffeithiolrwydd. Bydd hefyd yn mynd ar drywydd risgiau a nodwyd gan archwilwyr mewnol ac allanol ac yn gofyn am adroddiadau ynghylch y camau a gymerwyd mewn ymateb i hyn. Mae hyn yn golygu bod yn rhaid i’r cyngor sicrhau bod y pwyllgor llywodraethu ac archwilio yn cael gwybod beth yw cynnwys adroddiadau’r archwilydd, a pha argymhellion sydd ynddynt, a’i fod yn gallu cael gweld yr adroddiadau hynny. Dylai hefyd gael mynediad at adroddiadau gan reoleiddwyr lle mae’r rhain wedi nodi risgiau neu fethiannau o ran rheolaeth fewnol neu systemau llywodraethu corfforaethol y cyngor. Byddai’n arfer da i’r holl adroddiadau gan archwilwyr a rheoleiddwyr gael eu rhannu â’r pwyllgor llywodraethu ac archwilio fel mater o drefn.

Yn ogystal â’r dyletswyddau presennol hyn, ychwanegwyd dyletswydd newydd i’r grŵp hwn o ddyletswyddau gan Ddeddf 2021 sy’n golygu bod rhaid i’r pwyllgor llywodraethu ac archwilio adolygu ac asesu effeithiolrwydd y trefniadau y mae’r cyngor wedi’u rhoi ar waith ar gyfer yr asesiadau perfformiad y mae’n rhaid iddo eu cwblhau o dan adran 91 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 er mwyn cyflawni ei ddyletswydd yn llawn i adolygu perfformiad yn barhaus o dan adran 89 o Ddeddf 2021. Nid ailadrodd yr asesiadau perfformiad eu hunain yw’r bwriad ond ystyried, er enghraifft, drylwyredd a natur gynhwysfawr y broses. Nid yw’n fwriad ychwaith i ddyblygu rôl y cyd-bwyllgorau trosolwg a chraffu o ran dwyn gweithrediaeth y cyngor i gyfrif mewn perthynas â rheoli perfformiad gwasanaethau’r cyngor.

Rhaid i’r cyngor drefnu i fersiwn ddrafft o’i adroddiad hunanasesu (ac adroddiad asesu panel pan gaiff ei gyhoeddi) fod ar gael i’w bwyllgor llywodraethu ac archwilio. Rhaid i’r pwyllgor adolygu’r adroddiadau drafft a chaiff wneud argymhellion ynghylch newid y casgliadau neu’r camau gweithredu y mae’r cyngor yn bwriadu eu cymryd. Os nad yw’r cyngor yn gwneud newid a argymhellir gan y pwyllgor llywodraethu ac archwilio, rhaid iddo nodi yn yr adroddiad hunanasesu terfynol (neu’r ymateb i adroddiad asesu panel) yr argymhelliad a’r rhesymau pam na wnaeth y cyngor y newid.

Adolygu ac asesu gallu’r awdurdod i ddelio â chwynion yn effeithiol

Mae’r ffordd y mae sefydliad yn rheoli ei broses gwyno fewnol ac allanol ar gyfer cwynion gwasanaeth a sefydliadol (nid yw ystyried y broses gwyno ar gyfer cwynion a wneir o dan god ymddygiad yr aelodau yn un o swyddogaethau’r pwyllgor llywodraethu ac archwilio) yn rhan annatod o’i systemau llywodraethu corfforaethol. Mae’n hanfodol bod pobl, cymunedau a rhanddeiliaid eraill yn ffyddiog ac yn hyderus y bydd eu cwynion yn cael eu trin â pharch a difrifoldeb dyladwy. Mae hefyd yn bwysig bod staff ac eraill sy’n fewnol i’r sefydliad yn ffyddiog ac yn hyderus bod cwynion mewnol yn cael eu trin gyda pharch tebyg.

Nid rôl y pwyllgor lywodraethu ac archwilio yw ystyried a ddeliwyd â chwynion unigol yn briodol, ond yn hytrach ystyried effeithiolrwydd y broses gwyno. Er enghraifft, a yw'r broses yn hygyrch i bawb yn y gymuned; a yw’r cyngor yn rhoi ystyriaeth briodol i’w ddyletswyddau statudol mewn perthynas â chydraddoldebau a’r Gymraeg wrth ymdrin â chwynion; a oes dysgu mewnol yn rhan o’r broses gwyno i wella systemau a gwasanaethau yn y dyfodol? Mae Llywodraeth Cymru yn disgwyl i gynghorau roi asesiad i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru o’r trefniadau sydd ar waith ar gyfer ymdrin â chwynion ac effeithiolrwydd eu dull gweithredu, fel rhan o’u cyfathrebu rheolaidd â’r Ombwdsmon.

Archwilwyr mewnol ac allanol

Dylai pwyllgor llywodraethu ac archwilio effeithiol roi cyngor i brif swyddog cyllid yr awdurdod a all ategu gwaith archwilwyr mewnol ac allanol. Gall y pwyllgor sicrhau bod adroddiadau archwilio’n cael eu cadw ym meddwl yr awdurdod, felly mae’n bosibl y bydd amseru cyfarfodydd yn cael ei gynllunio er mwyn mynd ar drywydd argymhellion yr archwilwyr yn effeithiol.

Bydd y pwyllgor llywodraethu ac archwilio yn disgwyl cyfrannu at y gwaith o gynllunio blaenoriaethau archwilio mewnol, cymeradwyo’r rhaglen flynyddol o archwiliadau, a sicrhau bod gan yr archwilwyr mewnol yr adnoddau angenrheidiol i gyflawni eu gwaith yn effeithiol. Bydd arnynt eisiau cwrdd â’r Pennaeth Archwilio Mewnol a derbyn ei adroddiad blynyddol.

Dylai'r pwyllgor llywodraethu ac archwilio hefyd dderbyn adroddiadau gan yr archwilwyr allanol a mynd ar drywydd eu hargymhellion yn ystod y flwyddyn. Dylai fod gan y pwyllgor rôl yn y broses o gytuno ar ymateb yr awdurdod i lythyrau neu adroddiadau’r archwilydd, yn ogystal â’r gallu i gyfarfod â’r archwilydd allanol.

Ar ben hynny, dylai’r pwyllgor llywodraethu ac archwilio dderbyn ac ystyried adroddiadau gan unrhyw reoleiddwyr neu arolygwyr. O ran y rhain, bydd angen i’r awdurdod sicrhau nad oes dyblygu diangen rhwng y pwyllgor llywodraethu ac archwilio ac unrhyw bwyllgor trosolwg a chraffu wrth ystyried adroddiadau o’r fath.

Datganiadau ariannol

Cyn iddynt gael eu cymeradwyo gan yr awdurdod, dylai’r pwyllgor llywodraethu ac archwilio ystyried datganiadau ariannol drafft ardystiedig yr awdurdod a rhoi sylwadau arnynt. Bydd arnynt eisiau gweld i ba raddau y mae’r datganiadau’n ystyried adroddiadau archwilio yn ystod y flwyddyn, a newidiadau mewn polisi cyfrifyddu a mecanweithiau rheoli mewnol. Dylai’r pwyllgor hefyd adolygu’r datganiad archwilio allanol a cheisio sicrwydd ynghylch rheolaeth materion ariannol y cyngor. Dylid adrodd i’r cyngor ynglŷn ag unrhyw bryderon.

Caiff pwyllgorau llywodraethu ac archwilio gymeradwyo’r datganiadau ariannol eu hunain pan fo awdurdodau lleol wedi dirprwyo’r pŵer hwnnw iddynt o dan reoliad 10 o Reoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 (fel y'i diwygiwyd).

Adroddiadau ac argymhellion y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

Dylai adroddiadau ac argymhellion gan y pwyllgor llywodraethu ac archwilio gael eu hystyried gan y cyngor llawn yn benodol, yn ogystal â’r weithrediaeth. Dylai’r prosesau ar gyfer yr ystyriaethau hyn gael eu nodi yng nghyfansoddiad y cyngor.

Statws y Canllawiau hyn

Mae’r rhain yn ganllawiau statudol a ddyroddir o dan adran 47 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 (Deddf 2021).

Diben

Diben cyffredinol Llywodraeth Cymru wrth ddiwygio’r gyfraith i roi pwerau a rhyddid i awdurdodau perthnasol alw cyfarfodydd yn y ffordd hon yw sicrhau mwy o hygyrchedd a chyfranogiad gwell gan y cyhoedd mewn llywodraeth leol. Mae cysylltiad agos rhwng y pwerau hyn a’r gofyniad newydd i brif gynghorau ddarlledu cyfarfodydd penodol (ar sain a/neu fideo).

Mae cyfarfodydd aml-leoliad yn cynnig y potensial i awdurdodau ddiweddaru a thrawsnewid y ffordd y maent yn cynnal busnes. Maent yn darparu cyfleoedd i awdurdodau ddod yn fwy hyblyg ac effeithlon, a hefyd i godi eu proffil yn y gymuned leol a dod â’u gwaith i mewn i gartrefi pobl yn uniongyrchol. Mae mynediad cyhoeddus at gyfarfodydd aml-leoliad yn debygol o fod yn sylweddol uwch na lefel cynulleidfaoedd cyfarfodydd ffurfiol pan oeddent i gyd yn cael eu cynnal wyneb yn wyneb mae’r lefelau mynychu yn ystod y pandemig yn cadarnhau hyn. Dylid croesawu’r cynnydd hwn yn ymwybyddiaeth a chyfranogiad y cyhoedd a’i annog ymhellach. Yn arbennig, bydd angen i awdurdodau feddwl yn uniongyrchol am anghenion y cyhoedd wrth iddynt gynllunio’u trefniadau a’u polisïau ar gyfer cyfarfodydd aml-leoliad. Er bod y cyfarfodydd hyn yn dal yn “gyfarfodydd sy’n gyhoeddus” yn hytrach na “chyfarfodydd cyhoeddus” hynny yw, ar y cyfan, bydd y cyhoedd yn gallu arsylwi ond nid cymryd rhan maent yn gyfle hanfodol ar gyfer atebolrwydd a thryloywder, ac yn ffenestr siop hygyrch i lawer o gyrff cyhoeddus.

Canllawiau yw’r rhain ar gyfer prif gynghorau, Awdurdodau Parciau Cenedlaethol, ac Awdurdodau Tân ac Achub, ac Awdurdodau Iechyd Porthladdoedd. Nid yw’r canllawiau’n cynnwys dulliau cyrff cyhoeddus eraill o drefnu eu cyfarfodydd ffurfiol eu hunain, na threfniadaeth cyfarfodydd cyhoeddus nac unrhyw gynulliad arall gan gyrff cyhoeddus (gan cynnwys cynghorau). Nid yw ychwaith yn cynnwys cyfarfodydd ffurfiol a gaiff eu galw gan gyd-bwyllgorau corfforedig neu gynghorau cymuned, yr ymdrinnir â  hwy mewn canllawiau ar wahân.

Canllawiau yw’r rhain ar gyfer:

• cyfranogwyr mewn cyfarfodydd a gaiff eu galw gan yr awdurdodau a restrir uchod
• swyddogion sy’n darparu cymorth i gyfarfodydd ffurfiol yn yr awdurdodau hyn;
• swyddogion â chyfrifoldebau cysylltiedig er enghraifft, y rheini sy’n gyfrifol am ddrafftio a chlirio adroddiadau, mynychu cyfarfodydd i gyflwyno adroddiadau i aelodau, a swyddogion â chyfrifoldebau goruchwylio ar faterion llywodraethu
• unrhyw un â diddordeb yn y ffordd y caiff busnes yr awdurdodau hyn ei gynnal

Yn gyffredinol, mae’r gofynion ar gyfer yr holl awdurdodau perthnasol yn debyg, er bod yna wahaniaethau yn arbennig yn ymwneud â galw cyfarfodydd aml-leoliadar gyfer gweithrediaethau awdurdodau lleol.

Mae’n ofynnol i awdurdodau perthnasol i “roi sylw” i’r canllawiau. Os yw awdurdodau o dan rwymedigaeth statudol bresennol i gyflawni gweithred, mae’r canllawiau’n dweud bod “rhaid” iddynt wneud rhywbeth; os nad oes rhwymedigaeth o’r fath ond bod y canllawiau’n cynnig awgrym ynghylch cam gweithredu posibl, mae’r canllawiau’n dweud y “gall” neu y ‘caiff” cyngor wneud rhywbeth.

Sut y datblygwyd y canllawiau hyn

Datblygwyd y canllawiau hyn rhwng mis Chwefror a mis Ebrill 2021. Cawsant eu drafftio gan y Ganolfan Llywodraethiant a Chraffu, Prifysgol Caerdydd a Llywodraethu Cyhoeddus Cymru, a gomisiynwyd gan Lywodraeth Cymru i siarad â phobl â budd a diddordeb yn y maes hwn ac i ddatblygu’r testun o ganlyniad i’r sgyrsiau hyn.

Bydd y canllawiau hyn yn cael eu hadolygu o bryd i’w gilydd.

Diffiniadau o’r geiriau a ddefnyddir yn y canllawiau hyn

Yn gyffredinol, mae gan y geiriau a ddefnyddir yn y ddogfen hon yr un ystyr ag sydd ganddynt yn Neddf 2021.

Mae “awdurdod perthnasol” yn sefydliad y mae’n ofynnol iddo roi trefniadau ar waith ar gyfer cyfarfodydd aml-leoliad. Mae hyn yn cynnwys prif gynghorau, awdurdodau tân ac achub, Awdurdodau Parciau Cenedlaethol ac Awdurdodau Iechyd Porthladdoedd. Mae hefyd yn cynnwys cyd-bwyllgorau’r cyrff hyn. Mae rhwymedigaethau cyd-bwyllgorau corfforedig a chynghorau cymuned a thref yn cael eu trafod mewn canllawiau ar wahân.

“Cyfarfod” yw cyfarfod ffurfiol o awdurdod perthnasol sy’n cael ei alw yn unol â beth bynnag yw’r gofynion cyfreithiol ar gyfer cyfarfodydd o’r fath. Mae cyfarfodydd ffurfiol fel arfer yn gyfarfodydd lle gellir gwneud penderfyniadau ffurfiol; mae’n bosibl bydd angen cynnal y cyfarfodydd hyn yn gyhoeddus a chyhoeddi hysbysiad ymlaen llaw eu bod yn cael eu cynnal. Nid felly y mae hi bob amser, am fod rhai cyfarfodydd, neu rannau o gyfarfodydd, yn cael eu cynnal yn breifat oherwydd cyfrinachedd neu oherwydd bod materion esempt yn cael eu trafod. Pan fyddwn yn sôn bod y cyfarfodydd hyn yn cael eu “galw”, rydym yn golygu’r broses sy’n gysylltiedig â threfnu’r cyfarfod a gosod a dosbarthu agenda ac adroddiadau.

“Cyfarfod aml-leoliad” yw cyfarfod o awdurdod perthnasol lle nad yw’r cyfranogwyr i gyd yn yr un lle ffisegol. Mewn rhai mannau, gelwir y rhain yn gyfarfodydd “o bell”. Nid yw Deddf 2021 yn cyfeirio at y cyfarfodydd hyn fel rhai “o bell”, ond dywedir eu bod yn cael eu mynychu gan “bersonau nad ydynt yn yr un lle”.

Gall o leiaf un cyfranogwr fod yn ymuno â’r cyfarfod drwy ddull o bell. Er enghraifft, mae hyn yn cynnwys cyfarfodydd o’r math a ddisgrifir isod:

• cyfarfodydd pwyllgor lle mae’r cyfranogwyr i gyd yn yr un lleoliad ffisegol ac eithrio un unigolyn sy’n ymuno o leoliad arall, gydag oriel gyhoeddus ffisegol yn cael ei darparu
• cyfarfodydd pwyllgor lle mae tua’r un nifer o aelodau yn bresennol mewn gofod ffisegol ag sy’n ymuno drwy ddull o bell; gallai’r rheini sy’n ymuno drwy ddull o bell gynnwys y cadeirydd
• cyfarfodydd pwyllgor lle mae’r holl aelodau yn ymuno drwy ddull o bell ond lle mae oriel gyhoeddus ffisegol ar gael yn adeiladau’r awdurdod beth bynnag
• cyfarfodydd pwyllgor sy’n digwydd yn gyfan gwbl drwy ddull o bell lle nad oes unrhyw drefniadau ffisegol wedi cael eu gwneud

Mae rhai wedi disgrifio’r mathau o gyfarfodydd a ddisgrifir uchod fel “cyfarfodydd hybrid”. Nid yw’r canllawiau hyn nac adran 47 o Ddeddf 2021 yn gwahaniaethu o gwbl rhwng cyfarfodydd lle mae rhai cyfranogwyr yn ymuno drwy ddull o bell a’r rheini lle mae’r holl gyfranogwyr yn gwneud hynny, ond bydd angen i drefniadau cyfarfodydd roi cyfrif am wahaniaethau ymarferol cyfarfodydd o wahanol fathau, a chynllunio yn unol â hynny.

Y diffiniad o “ymuno â chyfarfod drwy ddull o bell” yw bod mewn lleoliad ffisegol gwahanol i gyfranogwyr eraill, a chymryd rhan drwy lwyfan cyfarfod ar-lein. Pan fo cyfranogwyr yn bresennol mewn ystafell bwyllgora neu ofod ffisegol arall sy’n cael ei gyhoeddi (drwy hysbysiad ffurfiol) fel lleoliad y cyfarfod, mae’r cyfranogwyr hynny yn bresennol yn gorfforol.

Mae “cyfranogwr” mewn cyfarfod aml-leoliad yn berson sy’n cymryd rhan weithredol yn y cyfarfod hwnnw. Gall fod yn aelod, yn berson sy’n rhoi tystiolaeth i bwyllgor fel tyst, yn apelydd neu’n hawlydd ar fater rheoliadol, yn berson sy’n cyflwyno deiseb, neu’n berson sy’n cymryd rhan yn ffurfiol mewn ffordd arall.

Mae “sylwedydd” mewn cyfarfod aml-leoliad yn aelod o gynulleidfa cyfarfod aml-leoliad, neu’n gwylio mewn modd arall. Gall fod yn yr un ystafell â’r cyfarfod hwnnw neu’n arsylwi drwy ddull o bell.

“Trefniadau cyfarfod” yw’r rheolau a’r gweithdrefnau y mae awdurdodau perthnasol yn eu mabwysiadu i weithredu ar eu gofynion statudol yn ymwneud â chyfarfodydd aml-leoliad, ac i weithredu ar yr argymhellion yn yr canllawiau hyn. Mae’r canllawiau hyn yn awgrymu y bydd y trefniadau hyn yn ffurfio rhan o gyfansoddiadau awdurdodau perthnasol, lle bônt yn ofynnol.

Cefndir cyfarfodydd aml-leoliad

Gwnaed trefniadau mewn deddfwriaeth i ganiatáu “cyfarfodydd o bell” am y tro cyntaf yn adran 4 o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011.

Ar ddechrau’r pandemig coronafeirws ym mis Mawrth 2020, lluniodd Llywodraeth Cymru Reoliadau Awdurdodau Lleol (Coronafeirws) (Cyfarfodydd) (Cymru) 2020. Sefydlodd y rhain fframwaith lle’r oedd yr holl awdurdodau perthnasol yn galw cyfarfodydd drwy ddull o bell drwy gydol 2020 ac am ran o 2021. Mae’r profiad o gynnal cyfarfodydd o dan y Rheoliadau hyn yn golygu bod gan yr awdurdodau perthnasol gryn arbenigedd o ran deall a rheoli cyfarfodydd aml-leoliad, gan eu bod bellach wedi’u rhoi ar sylfaen statudol newydd. Gellir ystyried darpariaethau Deddf 2021 yn esblygiad o’r trefniadau blaenorol hyn.

Manteision cyfarfodydd aml-leoliad 

Fe wnaeth cynghorau, ac awdurdodau perthnasol eraill, alw eu holl gyfarfodydd drwy ddull o bell yn ystod rhan helaeth o 2020 a 2021. Er i gwrdd fel hyn fod yn heriol yng nghyd-destun y pandemig coronafeirws byd-eang, mae hefyd wedi arwain at nifer o fanteision.

• Gwella a chefnogi democratiaeth leol. Bydd cael yr hyblygrwydd i alw cyfarfodydd fel hyn yn lleihau’r hyn a allai fod yn rhwystr rhag esbonio ac arddangos sut y mae awdurdodau perthnasol yn cynnal busnes.
• Gweithio’n fwy cynhyrchiol. Pan fydd cyfranogwyr yn dod ynghyd drwy ddull o bell, maent yn aml wedi gallu cyflawni mwy. Mae cyfarfodydd aml-leoliad hefyd wedi arwain at ostyngiad dramatig yn y papur sydd ei angen ac sy’n cael ei gynhyrchu. Bydd newid i ddull gweithredu lle caiff hysbysiadau ffurfiol a deunyddiau eraill eu cyhoeddi ar-lein yn ddiofyn yn ei gwneud yn haws i gynghorau arloesi o ran y ffordd y maent yn defnyddio deunydd ffurfiol cyfarfodydd.
• Ei gwneud yn haws i’r cyhoedd fynychu cyfarfodydd. Er bod profiadau wedi bod yn gymysg, mae presenoldeb y cyhoedd wedi bod yn uwch ar gyfer cyfarfodydd aml-leoliad na chyfarfodydd wyneb yn wyneb. Canfu rhai awdurdodau perthnasol, yn arbennig, fod cyfarfodydd aml-leoliad cyn ac yn ystod y pandemig wedi ei gwneud yn bosibl cynnwys cyfranogwyr allanol yn weithredol, gan sicrhau bod pwyllgorau yn gallu manteisio ar ystod ehangach o safbwyntiau. Mae awdurdodau perthnasol wedi dweud bod aelodau o’r cyhoedd o’r farn fod cyfarfodydd aml-leoliad yn codi llai o arswyd na chyfarfodydd a gynhelir wyneb yn wyneb, a bod ganddynt y potensial i annog mwy o bobl i ymgeisio am swyddi cyhoeddus. I rai, fodd bynnag, bydd cyfarfodydd aml-leoliad yn cyflwyno heriau hefyd er enghraifft, y rheini â chysylltiad band eang gwael neu bobl anabl, neu bobl  sy’n methu â chael mynediad at gyfarfodydd dros y rhyngrwyd am resymau eraill.
• Gwneud awdurdodau perthnasol yn fwy cydnerth a chynaliadwy yn y ffordd y maent yn cyflawni eu gwaith. Mae Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau perthnasol feddwl am, a gweithredu ar, anghenion hirdymor yn y ffordd y caiff polisïau eu datblygu a’u llunio. Mae cyfarfodydd aml-leoliad yn lleihau ôl troed carbon cyfarfodydd wyneb yn wyneb (er nad yw gweithgarwch digidol yn garbon niwtral, wrth gwrs). Gallant hefyd helpu awdurdodau perthnasol i leihau’r risg o ddigwyddiadau annisgwyl yn y dyfodol, fel tywydd eithafol, a allai beri her yn y dyfodol i gyfarfodydd wyneb yn wyneb. Mae materion cynaliadwyedd yn cael eu harchwilio’n fanylach isod.
• Ei gwneud yn haws defnyddio’r Gymraeg. Profiad awdurdodau perthnasol yn ystod 2020 oedd bod cyfieithu ar y pryd ar lwyfannau fel Zoom wedi lleihau rhai o’r anawsterau ymarferol y mae rhai awdurdodau wedi cael profiad ohonynt o ran hwyluso dwyieithrwydd mewn cyfarfodydd cyhoeddus.
• Lleihau’r angen i deithio. Yn achos awdurdodau perthnasol mwy gwledig ac awdurdodau perthnasol sy’n rhychwantu ardaloedd daearyddol mawr, ac yn achos cyrff ar y cyd, mae wedi golygu arbedion sylweddol o ran amser a chostau i gynghorwyr, swyddogion a chyfranogwyr eraill. Yn ei dro, mae hyn yn ei gwneud yn haws i gyfranogwyr gymryd rhan os oes ganddynt ymrwymiadau proffesiynol a gofalu gan gael gwared, o bosibl, ar rai o’r rhwystrau sylweddol sy’n atal pobl rhag ymgeisio am swyddi cyhoeddus.
• Cefnogaeth well i aelodau o gefndiroedd amrywiol, gan gynnwys cefnogaeth sy’n cydnabod y model cymdeithasol o anabledd. Yn yr un modd ag y mae rhwystrau’n cael eu dileu o ran cyfranogiad y cyhoedd, mae cyfarfodydd aml-leoliad wedi ei gwneud yn haws i’r rhai sy’n darparu gofal, neu bobl anabl, neu bobl â nodweddion gwarchodedig eraill, ymgysylltu ar sylfaen gyfartal. Mewn rhai achosion, mae cyfranogwyr wedi gweld bod ffurfioldeb cyfarfodydd wyneb yn wyneb yn annymunol, ac mae cyfarfodydd aml-leoliad wedi cael gwared ar y ffactor hwn. Wrth gwrs, mae hyn yn codi materion ehangach yn ymwneud â’r ffordd y mae awdurdodau perthnasol yn gweithio yn gyffredinol, ac i ba raddau y maent yn croesawu cyfranogiad a chysylltiad ystod eang o bobl. Nid yw’r rhain yn faterion a gaiff eu datrys drwy gyfarfodydd aml-leoliad yn unig, ond gallai cyfarfodydd o’r fath fod yn ddull a fydd, maes o law, yn helpu ystod ehangach o bobl i gymryd rôl weithredol mewn democratiaeth leol.
• Ymddygiad gwell. Er bod y profiadau wedi bod yn gymysg, mae rheolaeth cyfarfodydd ac ymddygiad cyfranogwyr wedi gwella, at ei gilydd. Mae wedi bod yn haws i gadeiryddion cyfarfodydd ddeall pwy sydd eisiau gwneud cyfraniad, er ei bod yn fwy anodd darllen iaith y corff. Mae’n ymddangos bod achosion o darfu ar gyfarfodydd oherwydd dadleuon gwleidyddol (er enghraifft) wedi bod yn thema lai cyffredin hefyd.

Ni ddylid ystyried bod cyfarfodydd wyneb yn wyneb yn “safon aur” a chyfarfodydd aml-leoliad yn “ail ddewis”. Gall cyfarfodydd wyneb yn wyneb fod yn gyfleus ac yn effeithiol i’r rheini sydd fwyaf cyfforddus a chyfarwydd â’r ffordd y maent yn gweithio ond maent hefyd yn gallu bod yn anhygyrch ac yn anymarferol i lawer. Mae gan bob cyfarfod sy’n bodloni’r trefniadau gofynnol, o ran cyfathrebu a chworwm, statws cyfartal yn ôl y gyfraith.

I rai, mae anfanteision wedi bod i gyfarfodydd aml-leoliad. Yn arbennig, mae pobl wedi pryderu am yr angen am fwy o swyddogion cyngor i’w cefnogi. Gydag amser, mae profiad parhaus yn debygol o wella hyn a lleihau faint o adnoddau sydd eu hangen i’w cefnogi.

Beth sy’n cael sylw yn y canllawiau hyn?

Mae’r canllawiau hyn yn canolbwyntio’n benodol ar drefniadau ar gyfer galw cyfarfodydd ffurfiol a gynhelir gan awdurdodau perthnasol o dan Ddeddf 2021, a Rheoliadau  Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Penderfyniadau, Dogfennau a Chyfarfodydd) (Cymru) 2001 fel y’u diwygiwyd gan Reoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Penderfyniadau, Dogfennau a Chyfarfodydd) (Cymru) (Diwygio) 2021.

Mae canllawiau i brif gynghorau ar ddarlledu’r cyfarfodydd hyn, lle y bo gofyn hynny yn ôl y gyfraith, yn cael eu darparu ar wahân.

Gyda’i gilydd, mae’r ddeddfwriaeth hon yn diweddaru trefniadau ar gyfer rheoli’r cyfarfodydd hyn ac yn gwella tryloywder a mynediad y cyhoedd.

Mae’r canllawiau hyn hefyd yn cyffwrdd â deddfiadau eraill yn ymwneud â’r mater hwn, yn ogystal ag â’r cyd-destun democrataidd lleol ehangach y mae’r Ddeddf wedi’i chynnwys ynddo.

Mae’r canllawiau hyn yn canolbwyntio’n benodol ar drefniadau ar gyfer galw a darlledu cyfarfodydd ffurfiol awdurdodau lleol. Mae darpariaethau yn ymwneud â chyfarfodydd awdurdodau lleol wedi’u cynnwys mewn amrywiol ddarnau o ddeddfwriaeth, gan gynnwys y canlynol ond heb eu cyfyngu iddynt:

• Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.
• Deddf Llywodraeth Leol 2000.
• Deddf Llywodraeth Leol 1972.
• Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Penderfyniadau,  Dogfennau a Chyfarfodydd) (Cymru) 2001 fel y’u diwygiwyd gan Reoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Penderfyniadau, Dogfennau a Chyfarfodydd) (Cymru) (Diwygio) 2021.
• Gorchymyn Awdurdodau Parciau Cenedlaethol (Cymru) 1995.
• Gorchymyn Gwasanaethau Tân Gogledd Cymru (Cynllun Cyfuno) 1995.
• Gorchymyn Gwasanaethau Tân Canolbarth a Gorllewin Cymru (Cynllun Cyfuno) 1995.
• Gorchymyn Gwasanaethau Tân De Cymru (Cynllun Cyfuno) 1995.

Mae Pennod 4 o Ran 3 o Ddeddf 2021 yn trafod cyfarfodydd sy’n cael eu galw gan awdurdodau perthnasol, yn ogystal â chan gyrff a sefydliadau penodol eraill. O ran prif gynghorau, cynghorau cymuned a thref, Awdurdodau Parciau Cenedlaethol, Awdurdodau Tân ac Achub ac Awdurdodau Iechyd Porthladdoedd, mae’n cynnwys:

• darlledu cyfarfodydd yn electronig. Rhaid i brif gynghorau wneud trefniadau ar gyfer darlledu cyfarfodydd penodol yn fyw, a sicrhau bod darllediadau ar gael yn electronig wedi hynny. Nid yw methiant i gydymffurfio â’r gofyniad hwn yn gwneud y trafodion yn annilys o reidrwydd (adran 46). Mae Rheoliadau a chanllawiau ar wahân yn cael eu paratoi ar y mater hwn
• presenoldeb mewn cyfarfodydd: Raid i awdurdodau perthnasol wneud trefniadau ar gyfer cyfarfodydd “aml-leoliad”, lle y gall cyfranogwyr siarad â’i gilydd a chael eu clywed gan ei gilydd. Pan fo’n rhaid darlledu cyfarfodydd, rhaid i gyfranogwyr  allu gweld ei gilydd hefyd (adran 47)
• hysbysiadau am gyfarfodydd, a chyhoeddi agendâu: Rhaid i awdurdodau perthnasol gyhoeddi gwybodaeth benodol, gan gynnwys hysbysiadau am gyfarfodydd, yn electronig, a rhaid i wybodaeth electronig yn ymwneud â chyfarfodydd barhau i fod ar gael yn y fformat hwn am chwe mlynedd ar ôl dyddiad y cyfarfod (Rhan 1 o Atodlen 4 i Ddeddf 2021, yn diwygio Deddf Llywodraeth Leol 1972) Rhaid hefyd i awdurdodau perthnasol drefnu cyfleusterau i’r cyhoedd gael gweld dogfennau cyfarfodydd, lle na fyddent fel arall yn gallu gwneud hynny

Mae’r trefniadau ar gyfer darlledu cyfarfodydd (cyfarfodydd wyneb yn wyneb neu gyfarfodydd aml-leoliad) a gynhelir gan awdurdodau perthnasol yn cael eu trafod mewn Rheoliadau ar wahân a ddaeth ym mis Mai 2022 a bydd canllawiau ar wahân yn gymwys iddynt. Fodd bynnag, mae’n debygol y bydd angen i awdurdodau perthnasol ystyried y gofyniad i ddarlledu ochr yn ochr â’r angen i wneud darpariaeth ar gyfer cyfarfodydd aml-leoliad. Dyma’r rheswm dros awgrymu bod trefniadau cyfarfod yn ystyried y ddau ofyniad.

Egwyddorion cyffredinol

Bydd angen i awdurdodau perthnasol ystyried a chytuno’n annibynnol ar fanylion eu trefniadau eu hunain ar gyfer cyfarfodydd aml-leoliad. Wrth wneud hynny, dylent gael eu harwain gan yr egwyddorion cyffredinol canlynol.

Mae’r isod i gyd yn ymwneud â rhwymedigaethau cyfreithiol. Wrth ddatblygu trefniadau cyfarfodydd, bydd angen i awdurdodau perthnasol eu sicrhau eu hunain yn bendant fod yr egwyddorion hyn wedi cael eu deall, eu hystyried a’u gweithredu, a hynny o bosibl drwy fod yn destun trafodaeth benodol mewn cyfarfodydd i sicrhau bod rheolau sefydlog yn cael eu diwygio gan y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd neu gyrff eraill mewn awdurdodau perthnasol.

Anghenion democratiaeth leol sydd o’r pwys pennaf. Mae angen i bobl leol fod yn hyderus bod gan awdurdodau perthnasol systemau ar waith sy’n bodloni eu hanghenion gallai hyn ymwneud ag arsylwi ar gyfarfodydd, cymryd rhan ynddynt, a defnyddio hyn i ddwyn cyfranogwyr y cyfarfod i gyfrif am yr hyn y maent yn ei weld ac yn ei wneud. Rhaid ystyried dulliau gweithredu awdurdodau perthnasol o ran cyfarfodydd aml-leoliad fel rhan o’r gefnogaeth a’r ymrwymiad ehangach i ddemocratiaeth leol. Mae angen ystyried yr egwyddorion eraill a ddisgrifir isod yng ngoleuni hyn.

Tryloywder

Bydd cyfarfodydd ffurfiol awdurdodau perthnasol yn ofod lle y bydd trafodaethau democrataidd yn digwydd a phenderfyniadau’n cael eu gwneud. Mae’n hanfodol fod y cyfarfodydd hyn yn cael eu cynnal yn gyhoeddus (yn amodol ar yr eithriadau penodol sydd ar gael), a bod y cyhoedd yn gallu cael mynediad atynt ac ymgysylltu â nhw. Bydd angen i awdurdodau perthnasol ystyried gofynion cyfreithiol ehangach yn ymwneud â thryloywder a hygyrchedd, a’r hyn y mae hynny’n ei olygu i’r ffordd y maent yn cynnal cyfarfodydd. Mae’r cyfarfodydd hyn yn caniatáu i’r cyhoedd a’r cyfryngau gyfranogi fel sylwebyddion p’un a ydynt yn cael eu cynnal wyneb yn wyneb neu’n rhithiol.

(Deddf Llywodraeth Leol 1972, adran 100 et seq, Atodlen 12 a 12A deddfwriaeth gysylltiedig).

Hygyrchedd

Mae angen i systemau democrataidd gael eu trefnu mewn modd sy’n ystyried rhwystrau y gallai aelodau o’r cyhoedd eu hwynebu. Mae gan gyfarfodydd aml-leoliad y potensial i gynyddu a gwella mynediad i gyfranogwyr. Ni fydd hyn yn digwydd yn awtomatig fodd bynnag, a bydd angen cynllunio trefniadau cyfarfodydd yn benodol i helpu i hyn ddigwydd.

Bydd angen i drefniadau cyfarfodydd awdurdodau perthnasol ystyried y nodweddion gwarchodedig yn unol â’r Ddeddf Cydraddoldeb 2010, gan gynnwys sicrhau bod hygyrchedd yn cael ei ystyried yng nghyd-destun y model cymdeithasol o anabledd, a sicrhau bod effaith ei benderfyniadau ar drefniadau democrataidd yn cael eu deall o’r safbwyntiau hyn.

(Deddf Cydraddoldeb 2010).

Ymddygiad da

Yn unol ag Egwyddorion Nolan, dylai cyfarfodydd aml-leoliad, fel unrhyw gyfarfod cyhoeddus arall, arddangos safonau ymddygiad uchel.

Mae cyfarfodydd aml-leoliad, mewn llawer o leoedd, wedi arwain at newidiadau yn y ffordd y mae pobl yn ymddwyn, a gwelliant mewn ymddygiad. Gall trefniadau cyfarfodydd olygu bod angen sicrhau ymddygiad mwy cadarnhaol yn arbennig pan fo’r cyfarfodydd hyn yn cynnwys nifer o bobl gyda’i gilydd mewn un lleoliad ffisegol, lle y gallai’r ddeinameg fod yn wahanol.

Bydd angen i awdurdodau perthnasol roi sylw hefyd i’r Cod Ymddygiad Enghreifftiol (a chodau ymddygiad lleol, a threfniadau safonau) yn y ffordd y maent yn datblygu trefniadau eu cyfarfodydd.

(Gorchymyn Awdurdodau Lleol (Cod Ymddygiad Enghreifftiol) (Cymru) 2008).

Defnydd o’r Gymraeg a’r Saesneg

Mae glynu wrth ofynion cyfreithiol yn ymwneud â’r defnydd o’r Gymraeg a’r Saesneg yn ofyniad cyfreithiol. Mae’n elfen hanfodol o’r rhwymedigaethau sy’n gysylltiedig â chyrff cyhoeddus yng Nghymru mae deddfwriaeth a chanllawiau ar wahân yn bodoli. Er mwyn bod mor hygyrch â phosibl, efallai y bydd awdurdodau perthnasol am ystyried isdeitlo yn Gymraeg a/neu yn Saesneg, a chyfieithu i ieithoedd eraill yn dibynnu ar angen er enghraifft, Iaith Arwyddion Prydain (BSL).

Rhaid i’r trefniadau sicrhau bod y Gymraeg a’r Saesneg yn cael eu trin yn gyfartal a bod y Gymraeg yn cael ei chefnogi a’i hyrwyddo. Gellir darparu ar gyfer defnyddio’r Gymraeg mewn cyfarfodydd aml-leoliad a’i normaleiddio mewn ystod eang o leoliadau mewn ffyrdd a allai fod wedi bod yn heriol mewn cyfarfodydd wyneb yn wyneb yn y gorffennol. Bydd angen hefyd i awdurdodau perthnasol ystyried eu safonau iaith Gymraeg eu hunain.

(Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011).

Anghenion lleol

Mae awdurdodau lleol yn sefydliadau democrataidd. Y lle gorau i wneud penderfyniadau am ddemocratiaeth leol, a’r dulliau gweithredu gorau i hybu ac annog ymgysylltiad mewn systemau democrataidd lleol, yw ar y lefel leol. Dylai dulliau gweithredu awdurdodau perthnasol o ran trefniadau cyfarfodydd, felly, gyd-fynd â’u dull gweithredu o ran cyfranogiad y cyhoedd yn enwedig eu cynlluniau i sicrhau eu bod yn bodloni eu rhwymedigaethau cyfranogiad y cyhoedd a ddaeth i rym ym mis Mai 2022. Mae dealltwriaeth o anghenion penodol ystod eang o bobl leol yn rhan o hyn.

(Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, ar gyfranogiad y cyhoedd).

Cenedlaethau’r dyfodol

Wrth gytuno ar drefniadau ar gyfer cyfarfodydd, rhaid i awdurdodau perthnasol roi sylw i’r nodau llesiant a’r ffyrdd o weithio a nodir yn Neddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015. Bydd llawer o’r gwelliannau y gallai cyfarfodydd aml-leoliad esgor arnynt arloesedd yn ymwneud â chynnal cyfarfodydd, gostyngiad yn y defnydd o bapur, mwy o hygyrchedd i’r cyhoedd ac yn y blaen yn bodloni’r amcan o wneud systemau democrataidd lleol yn fwy cynaliadwy.

Fodd bynnag, bydd angen i awdurdodau perthnasol sicrhau bod egwyddorion Deddf 2015 yn dal i gael eu gwreiddio’n weithredol mewn trefniadau ar gyfer cyfarfodydd. Mae gan ddigideiddio y potensial i leihau ôl troed carbon systemau democrataidd lleol yn sylweddol, ond dim os yw gwasanaethau cwmwl a storfeydd gweinydd yn cael eu caffael oddi wrth ddarparwyr carbon niwtral nid yw gwasanaethau digidol yn garbon niwtral o reidrwydd. Bydd llai o deithio hefyd yn cyfrannu at leihau’r ôl troed carbon.

Gofynion craidd

Mae’r adran hon yn nodi’r pethau y mae’n rhaid i awdurdodau perthnasol eu gwneud mewn perthynas â chyfarfodydd aml-leoliad.

Mae’r darpariaethau hyn wedi’u nodi i helpu i sicrhau cydymffurfiaeth gyfreithiol. Ym mhob achos, swyddog monitro’r awdurdod perthnasol fydd yn pennu’n union sut y bydd yr awdurdod yn sicrhau’r gydymffurfiaeth hon. Y disgwyliad yw y bydd awdurdodau perthnasol am ddefnyddio’r gofynion hyn fel man cychwyn ar gyfer arloesi ac arbrofi gyda threfniadau gwahanol ar gyfer hwyluso cyfarfodydd aml-leoliad, yng nghyd-destun anghenion ehangach democratiaeth leol.

Mae Deddf 2021 yn ei gwneud yn ofynnol bod “trefniadau” yn cael eu gwneud gan brif gynghorau ar gyfer darlledu cyfarfodydd, ac ar gyfer galw cyfarfodydd sy’n cynnwys cyfranogwyr mewn lleoliadau lluosog. Bydd angen i’r trefniadau ar gyfer y cyfarfodydd hyn  gael eu hysgrifennu yn y fath fodd fel eu bod yn integreiddio dull gweithredu trefniadau aml-leoliad awdurdod perthnasol â’i gydymffurfiaeth ehangach â’r fframwaith deddfwriaethol ar gyfer cyfarfodydd ffurfiol, gan gynnwys y gofynion newydd ar gyfer darlledu sain ac (mewn rhai amgylchiadau) darlledu fideo cyfarfodydd o’r fath.

Er bod gofyniad i brif gynghorau ddarlledu cyfarfodydd penodol, a ddaeth i rym fis Mai 2022, roedd llawer o brif gynghorau eisoes yn darlledu nifer o’u cyfarfodydd, felly rydym yn awgrymu bod y trefniadau hyn yn ffurfio rhan integredig o Gyfansoddiad awdurdod. Ar gyfer prif gynghorau, gallai trefniadau o’r fath fod yn destun goruchwylio gan y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

Y rheswm dros gynnwys y trefniadau hyn mewn dogfen gyfansoddiadol yw eu bod yn nodi sut y mae'r awdurdod yn cael ei redeg, ac y bydd angen eu cynnwys ar ryw ffurf yn rheolau gweithdrefnau pwyllgorau a chyrff ffurfiol eraill.

Bydd angen i awdurdodau perthnasol ddatblygu'r trefniadau hyn drostynt eu hunain nid oes un set o reolau sy'n nodi’n fanwl sut drefniadau y dylai’r rhain fod. Mae'r canllawiau hyn yn nodi fframwaith y gall awdurdodau perthnasol ei ddefnyddio i ystyried eu hopsiynau a phenderfynu beth sy'n iawn iddynt hwy a’r cymunedau y maent yn eu gwasanaethu.

Ystyriaethau ymarferol

Mae’r adran hon yn nodi pethau y mae’n rhaid i awdurdodau perthnasol roi sylw iddynt, ond nad ydynt yn rhan o’r fframwaith deddfwriaethol.

Mae Llywodraeth Cymru o’r farn mai materion o arfer da yw’r ystyriaethau hyn. Awgrymir rhai atebion penodol ond dylai awdurdodau perthnasol ystyried amgylchiadau lleol wrth benderfynu pa ddulliau gweithredu i’w mabwysiadu yn y pen draw, a hynny mewn proses a ddylai gael ei harwain gan y rheini sy’n gysylltiedig â chymryd rhan mewn cyfarfodydd a chynorthwyo’r cyfarfodydd hynny i weithredu gan gadw anghenion a disgwyliadau’r cyhoedd mewn cof bob amser. Er y dylai trefniadau cyfarfodydd gyd-fynd â dewisiadau ac amgylchiadau lleol, dylai fod proses glir ar gyfer ystyried y materion a amlygir isod. I awdurdodau lleol, disgwylir i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd arwain y broses hon.

Ynghyd â gofynion craidd y “trefniadau cyfarfod” y trefniadau sydd wedi’u gorfodi’n gyfreithiol y mae’n rhaid i awdurdodau perthnasol eu gwneud ar gyfer cyfarfodydd aml-leoliad gall fod polisi cyfarfodydd aml-leoliad ehangach, a fydd hefyd yn adlewyrchu’r egwyddorion cyffredinol, tra’n nodi gweithdrefnau manylach i sicrhau bod cyfarfodydd aml-leoliad yn gweithio mewn modd effeithlon, effeithiol ac atebol. Mae cadw polisi o’r fath ar wahân i’r “trefniadau cyfarfod” cyfreithiol yn bwysig am y bydd yn ei gwneud yn glir i’r rheini sy’n gysylltiedig pryd y mae prosesau’n cael eu sefydlu oherwydd gofynion cyfreithiol, a pryd y mae penderfyniadau lleol wedi cael eu gwneud am weithrediad cyfarfodydd aml-leoliad.

Gall awdurdodau perthnasol ddefnyddio pa broses bynnag a ddymunant wrth lunio a mabwysiadu’r polisi hwn, ond bydd angen i’r rheini sy’n gyfrifol am arwain ar faterion llywodraethu, a chyfranogwyr cyfarfodydd aml-leoliad, fod yn fodlon bod y trefniadau hyn yn ystyried yr egwyddorion cyffredinol a nodir gennym. Yn benodol, y polisi cyfarfodydd fydd y ddogfen i gyfeirio at rôl y cyhoedd wrth weithredu cyfarfodydd ffurfiol, a sicrhau bod eu hanghenion a’u disgwyliadau yn cael eu deall ac yn cael y pwys pennaf.

Oherwydd natur gyhoeddus y gwaith hwn, mae’n bosibl y bydd awdurdodau perthnasol ystyried ei bod yn angenrheidiol mabwysiadu polisi dros dro, a bod pobl o fewn yr awdurdod lleol a’r tu allan iddo (y cyhoedd yn benodol) yn ei ddatblygu a’i fireinio dros amser. Wrth adolygu’r polisi (a threfniadau’r cyfarfod eu hunain) pan fyddant ar waith y daw’r cyfle gorau i ystyried a mireinio.

Pan fo awdurdod perthnasol yn pennu ei fod yn dymuno drafftio polisi o’r fath, dylai gael ei arwain gan bwyllgor o’r awdurdod sydd â chyfrifoldeb dros lywodraethu, gyda chefnogaeth swyddog perthnasol. Mae’n bosibl mai Swyddog Monitro’r awdurdod fydd hyn. Pan fo’r awdurdod yn brif gyngor, y cabinet fyddai’n gwneud y penderfyniad, a’r swyddog arweiniol fyddai’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd.

Bydd union gynnwys polisi yn cael ei gytuno ar lefel leol. Mae profiad awdurdodau perthnasol yn y gorffennol, fodd bynnag, yn awgrymu y dylai gynnwys:

• sut i benderfynu pa gyfarfodydd fydd yn cael darpariaeth wyneb yn wyneb, a pha rai fydd yn cael eu cynnal yn gyfan gwbl drwy ddull o bell, defnyddio gwahanol ddulliau ar gyfer gwahanol gyfarfodydd
• pa lwyfan neu lwyfannau cyfarfod ar-lein fydd yn cael eu defnyddio, llwyfannau cyfarfodydd aml-leoliad
• sut y bydd hysbysiadau ffurfiol yn cael eu cyhoeddi; a chyhoeddi agendâu a chofnodion, hysbysiadau, agendâu, adroddiadau a darparu ar gyfer materion esempt 
• sut y bydd materion esempt yn cael eu trin
• presenoldeb mewn cyfarfodydd, gan gynnwys penderfynu a yw aelod yn “bresennol”
• sut y bydd cyfranogwyr sy’n eistedd ar bwyllgorau neu gyrff sy’n ddarostyngedig i Ddeddf 2021 yn gallu cael mynediad at y cyfarfod a chymryd rhan ynddo (gan gynnwys cymorth a chyngor ynghylch technoleg, materion ymddygiadol ac ymddygiad), cymorth yn ystod cyfarfodydd
• sut y bydd sylwedyddion (yn cynnwys y cyhoedd a’r wasg) yn gallu cael mynediad at y cyfarfod, a sut y gallant gymryd rhan weithredol yn y cyfarfod pan fo angen, cynorthwyo sylwedyddion
• hwyluso darlledu gan aelodau o’r cyhoedd, cefnogi darlledu gan aelodau o’r cyhoedd. Gall fod angen i’r awdurdod ei hun ddarlledu hefyd, a thrafodir hyn mewn canllawiau ar wahân
• cadeirio cyfarfodydd
• cynnal pleidleisiau
• hyfforddiant a chymorth cymheiriaid i sicrhau bod cyfranogwyr yn gallu cymryd rhan

Mae’n bwysig sicrhau bod gwybodaeth hawdd ei deall ar gael i gyfranogwyr a sylwedyddion, sy’n esbonio sut y gallant ac y dylent ymgysylltu â chyfarfodydd aml-leoliad. Gall y ddogfennaeth hon fod yn rhan o bolisi cyfarfodydd aml-leoliad ond dylai hefyd fod ar gael ar wahân, a gall gynnwys esboniad syml o rai o’r trefniadau hynny ar gyfer y darllenydd anffurfiol. Mae’n arbennig o bwysig fod yr awdurdodau perthnasol yn amlygu ac yn rhoi cyhoeddusrwydd i’w trefniadau a’u polisi cyfarfodydd aml-leoliad, i’w gwneud mor hawdd â phosibl i’r cyhoedd ymgysylltu.

Defnyddio gwahanol ddulliau ar gyfer gwahanol gyfarfodydd

Efallai y bydd rhai awdurdodau perthnasol yn penderfynu y bydd yr holl gyfarfodydd yn cael eu cynnal drwy ddull o bell yn ddiofyn. Efallai bydd awdurdodau perthnasol yn dymuno mabwysiadu gwahanol ddulliau gweithredu ar gyfer gwahanol gyrff ac ar gyfer gwahanol amgylchiadau.

Yn gyffredinol

Efalla y bydd polisi cyfarfodydd aml-leoliad yn gwneud darpariaeth y bydd gwahanol fathau o gyfarfodydd yn cael cynnull, yn ddiofyn, gyda’r holl gyfranogwyr yn ymuno drwy ddull o bell, neu drwy ddefnyddio rhyw drefniant i bobl fynychu a chymryd rhan ac arsylwi yn gorfforol. Dylai polisïau gydnabod bod Deddf 2021 yn ei gwneud yn ofynnol i gyfranogwyr allu ymuno â chyfarfodydd drwy ddull o bell ar gyfer pob cyfarfod ffurfiol. Ni chaniateir i awdurdodau perthnasol benderfynu bod eu holl gyfarfodydd yn cael eu cynnal yn gorfforol yn llwyr.

Mae anghenion democratiaeth leol, ac anghenion y cyhoedd wrth ymgysylltu â chyfarfodydd aml-leoliad, yn ystyriaeth hanfodol wrth benderfynu ble a phryd y bydd cyfarfodydd yn cael eu galw’n rhannol neu’n gyfan gwbl drwy ddull o bell. Bwriad pennaf Deddf 2021 yng nghyswllt y mater hwn yw helpu’r cyhoedd i allu cael mynediad at systemau democrataidd lleol ac ymgysylltu â nhw. Mae cyfleustra cyfranogwyr a gweithrediad effeithlon awdurdodau perthnasol eu hunain yn bwysig ond anghenion y cyhoedd a ddaw yn gyntaf pan fydd y penderfyniadau hyn yn cael eu gwneud.

Efallai y bydd awdurdodau perthnasol yn dymuno gwneud cynlluniau penodol ar gyfer cyfarfodydd aml-leoliad lle mae nifer o gyfranogwyr yn yr un gofod ffisegol, tra bod eraill yn ymuno drwy ddull o bell. Yn yr un modd, gall fod angen gwneud darpariaethau i ganiatáu i bobl arsylwi’n gorfforol, neu drwy ddull o bell, neu’r ddau.  

Nid oes unrhyw ofyniad i bob cyfarfod gael ei gynnal yn yr un ffordd bob tro y mae’n cyfarfod. Er enghraifft, gallai cyngor benderfynu cynnal rhai cyfarfodydd llawn o’r cyngor yn gyfan gwbl o bell ac eraill fel cyfarfodydd aml-leoliad gyda nifer o’r cynghorwyr (neu’r rhan fwyaf ohonynt) yn bresennol mewn siambr. Wrth bennu pa gyfarfodydd y gellir eu cynnal yn gyfan gwbl drwy ddulliau o bell a pha rai y gellir gwneud trefniadau ffisegol ar eu cyfer, gallai awdurdodau perthnasol ystyried:

• Amgylchiadau cyffredinol y cyfranogwyr. Gall anghenion a dewisiadau cyfranogwyr newid dros amser, a dylai fod hyblygrwydd mewn polisïau i ganiatáu i’r trefniadau newid pan fydd hyn yn digwydd. Er enghraifft, gallai cynghorwyr mewn awdurdod lleol benderfynu y dylai Cyngor llawn ddigwydd wyneb yn wyneb yn bennaf neu o bell yn bennaf ond drwy wneud hynny gallent sicrhau bod y polisi’n dal yn ddigon hyblyg i newid y dull gweithredu hwn os bydd safbwyntiau’r cyfranogwyr yn newid.
• Y pwnc, a nifer y cyfranogwyr sy’n mynychu cyfarfodydd penodol. Gallai hyn ymwneud â’r materion cyffredinol sydd fel arfer yn cael eu trafod mewn pwyllgor penodol (neu gorff arall) yn hytrach na’r agenda benodol ar gyfer cyfarfod unigol;
• Yr angen i sicrhau bod cyfarfodydd yn gwbl hygyrch i gyfranogwyr gweithredol ac i sylwedyddion. Gall fod angen darpariaeth ffisegol ar gyfer hygyrchedd mewn rhai amgylchiadau.
• Yn gysylltiedig â hyn, ystyried a oes angen darpariaeth ffisegol ar gyfer oriel gyhoeddus, neu ar gyfer presenoldeb cyfranogwyr penodol, os yw’r rhan fwyaf o gyfranogwyr y cyfarfod yn ymuno drwy ddull o bell. Trafodir hyn yn fanylach yn cynorthwyo sylwedyddion (gan gynnwys y cyhoedd) i gael mynediad at y cyfarfod a chymryd rhan ynddo.

Y gofyniad pennaf yw ystyried anghenion y cyhoedd, fel sylwedyddion ac fel  cyfranogwyr.

Gall fod gan awdurdodau perthnasol bryderon am gydraddoldeb mynediad a chyfranogiad mewn cyfarfodydd aml-leoliad lle mae rhai cyfranogwyr yn yr un gofod ffisegol. Wrth ystyried y risgiau a’r amgylchiadau eraill, gallent bennu bod y cyfarfodydd, yn ddiofyn, yn digwydd naill ai’n gyfan gwbl drwy ddull o bell, neu, os yw nifer o’r cyfranogwyr yn ffafrio bod y cyfarfod yn cael ei gynnal wyneb yn wyneb, bod cymorth yn cael ei roi i’r holl gyfranogwyr fynychu’n gorfforol. Fodd bynnag, mae’n werth nodi eto na fydd awdurdodau perthnasol yn gallu ei gwneud yn ofynnol i’r holl gyfranogwyr fynychu’n gorfforol yn yr amgylchiadau hyn.

Pan fo awdurdod perthnasol yn penderfynu y bydd trefniadau ffisegol yn cael eu gwneud ar gyfer cyfarfodydd penodol neu fathau o gyfarfodydd, bydd angen i bolisi cyfarfodydd aml-leoliad bennu beth fydd y trefniadau hynny. Gallent gynnwys:

• trefnu bod ystafell gyfarfod ar gael sy'n hygyrch i'r cyhoedd, ynghyd â darparu oriel gyhoeddus ffisegol (ac oriel i'r wasg)
• gwneud trefniadau i gyfranogwyr sy'n mynychu'n gorfforol gael eu gweld gan y rhai sy'n ymuno o leoliadau eraill (sy’n ofyniad o dan y Ddeddf). Bydd hyn yn golygu gwaith cynllunio os bydd nifer o gyfranogwyr yn dymuno mynychu'n gorfforol ac os nad yw’r cyfleusterau camera mewn ystafell yn hollol ddelfrydol at y diben hwn
• trefnu bod cymorth proffesiynol ar gael yn yr ystafell, neu drwy ddull o bell. Gall hyn fod yn gymorth TG neu’n gefnogaeth gymorth llywodraethu/clercio
• ffrydio darllediad o'r cyfarfod i'r mynychwyr drwy ddefnyddio un neu ragor o sgriniau arddangos (a defnyddio cyfarpar sain)

Hyd yn oed os bydd pob un o’r cyfranogwyr yn ymuno â ‘r cyfarfod o leoliad arall, efallai y bydd awdurdod perthnasol yn dal i fod eisiau darparu man corfforol i aelodau'r cyhoedd wylio’r trafodion a chymryd rhan. Caiff hyn sylw yn cynorthwyo sylwedyddion (gan gynnwys y cyhoedd) i gael mynediad at y cyfarfod a chymryd rhan ynddo.

Hygyrchedd a chyfranogiad

Efallai bydd rhai cyfranogwyr yn dymuno ymuno â chyfarfodydd o leoliad arall yn rheolaidd am fod ganddynt gyfrifoldebau gwaith neu ofalu sy’n ei gwneud yn anodd mynychu cyfarfodydd yn gorfforol. Gall fod yn well gan rai cyfranogwyr gyfarfodydd ffisegol. Gall fod gan gyfranogwyr nodweddion gwarchodedig, neu amgylchiadau sy’n cyfyngu ar eu gallu i gymryd rhan ar-lein, a/neu sy’n ei gwneud yn ofynnol i ddarpariaethau penodol gael eu gwneud ar gyfer presenoldeb corfforol. Mae’r un anghenion yn debygol o fod yn berthnasol i sylwedyddion. Bydd angen gofal arbennig i ystyried anghenion cyfranogwyr untro, yn arbennig os ydynt yn aelodau o’r cyhoedd yn hytrach nag yn swyddogion cyflogedig yn yr awdurdod neu’n gyfranogwyr rheolaidd mewn cyfarfodydd sydd (er enghraifft) yn gynghorwyr etholedig.

Gall cyfarfodydd aml-leoliad lle mae rhai neu’r rhan fwyaf o’r cyfranogwyr yn bresennol mewn un lleoliad beri heriau yn ymwneud â hygyrchedd a chynhwysiant. Bydd angen i’r rheini sy’n bresennol mewn ystafell bwyllgor allu cymryd rhan ar yr un telerau â’r rheini sy’n cymryd rhan mewn lleoliadau eraill. Gall hyn fod yn anodd os yw rhai cyfranogwyr yn gallu clywed, ond yn methu gweld, cyfranogwyr eraill. Ar gyfer y mathau hyn o gyfarfodydd, mae perygl y bydd y rheini nad ydynt yn bresennol yn gorfforol mewn ystafell yn chwarae llai o ran yn y drafodaeth. Gallai’r bobl hyn gael eu “hanghofio” gan y rheini sy’n bresennol yn gorfforol. I gadeirydd, mae dilyn arwyddion gweledol gan y rheini sy’n yr un ystafell, a’r rheini sy’n ymuno o leoliadau eraill, yn debygol o fod yn heriol. Bydd angen meddwl am hyn, yn arbennig os yw’r cadeirydd yn ymuno o leoliad arall.

Llwyfannau cyfarfodydd aml-leoliad

Mae cyfarfodydd aml-leoliad yn gofyn am dechnoleg ychwanegol ac mae hyn yn golygu bod goblygiadau o ran gallu awdurdod i gaffael a defnyddio’r dechnoleg hon yn effeithiol. Mae dod o hyd i’r llwyfan cywir a’i ddefnyddio yn rhan bwysig o wneud cyfarfodydd yn hygyrch ac yn dryloyw, ac mae’n gwneud busnes awdurdodau perthnasol yn fwy atebol i’r cyhoedd.

Nid yw’r canllawiau hyn yn argymell unrhyw gynnyrch penodol. Mae awdurdodau perthnasol wedi gwneud, a byddant yn gwneud, eu trefniadau eu hunain yn unol â’u polisïau TG a chaffael. Efallai, er enghraifft, y bydd awdurdodau perthnasol yn dymuno archwilio cyfleoedd caffael ar y cyd. Bydd yn ddefnyddiol i awdurdodau perthnasol sy’n caffael ddeall sut y mae’r farchnad ar gyfer y cynnyrch hyn wedi esblygu, a’r angen i gadw mewn cysylltiad ag awdurdodau eraill i rannu profiadau.

Yn benodol, dylai unrhyw gynnyrch, neu gyfuniad o gynhyrchion, ddarparu:

• y gallu i gyfranogwyr allu gweld a chlywed ei gilydd, a’r cyfleuster ar gyfer fideo a sain sy’n mynd allan ac yn dod i mewn gael ei droi ymlaen a’i ddiffodd naill ai gan y cyfranogwr ei hun neu gan drefnydd y cyfarfod hefyd o bosibl
• y gallu i gyfranogwyr gael eu henwi / labelu er mwyn i bobl eraill allu eu hadnabod yn hawdd
• y gallu i gyfranogwyr a sylwedyddion allu ymuno drwy ffôn symudol, neu dabled, heb golli gweithrediad sylweddol
• y gallu i ddarparu cyfieithu ar y pryd. Dylai awdurdodau perthnasol sicrhau eu bod yn defnyddio llwyfan cyfarfod sy’n darparu ar gyfer cyfieithu ar y pryd a bod yr aelodau’n gyfforddus yn ei ddefnyddio. Bydd angen i brif gynghorau benderfynu a ydynt yn darlledu ffrwd yn Gymraeg, yn Saesneg, neu yn y ddwy iaith
• y gallu i recordio a darlledu’r cyfarfod ac i’r cyfranogwyr a’r sylwedyddion wybod pryd y mae recordio a darlledu yn digwydd
• y gallu i ychwanegu capsiynau neu isdeitlau, naill ai’n fyw (a allai fod wedi’i awtomeiddio yn rhannol neu’n llawn) neu drwy olygu ar ôl i’r cyfarfod gael ei gynnal
• cyfleuster “sgwrsio” (yr ydym yn trafod ei ddefnydd yn cymorth yn ystod cyfarfodydd), sy’n weladwy i gyfranogwyr y cyfarfod yn unig, ac y gall trefnydd y cyfarfod ei ddiffodd os oes angen
• mesurau diogelwch digonol i sicrhau na all personau heb awdurdod gael mynediad at y cyfarfod, ac i sicrhau y gellir cael gwared ar bersonau heb awdurdod o’r cyfarfod lle y bo angen
• rhyngwyneb defnyddiwr sy’n reddfol ac yn hawdd ei ddeall

Bydd ffactorau eraill yn cynnwys:

• Ble a sut y bydd cyfarfodydd yn cael eu darlledu er enghraifft, ar wefan y cyngor ei hun neu ar Facebook Live neu YouTube, neu mewn rhyw ffordd arall (trafodir hyn mewn canllawiau ar wahân). Ni argymhellir bod prif cynghorau yn gweithredu’r gofyniad i ddarlledu drwy roi mynediad cyhoeddus at lwyfannau cyfarfod ar-lein eu hunain. Mae trefniadau darlledu’n cael eu trafod mewn canllawiau ar wahân, ond unwaith eto, bydd anghenion y cyhoedd fel sylwedyddion yn arbennig o bwysig.
• Trefniadau lle mae cyfarfodydd ar y cyd yn cael eu cynnal rhwng awdurdodau perthnasol sydd, yn ddiofyn, yn defnyddio llwyfannau gwahanol.
• Trefniadau ar gyfer adegau pan fydd anawsterau technolegol yn dod i’r amlwg, neu amgylchiadau eraill a allai ei gwneud yn amhosibl darlledu cyfarfod (trafodir hyn yn cynorthwyo cyfranogwyr i allu cymryd rhan weithredol yn y cyfarfod.
• Darpariaeth ar gyfer pleidleisio electronig.

Efallai bydd awdurdodau perthnasol yn dymuno ymgynghori â chyfranogwyr a sylwedyddion er mwyn sicrhau bod y trefniadau TG yn gweithio iddynt hwy, a bod y dechnoleg yn golygu bod cyfarfodydd aml-leoliad mor hygyrch ag y gallent fod.

Hysbysiadau, agendâu, adroddiadau a darparu ar gyfer materion esempt

Ynghyd â chyfarfodydd aml-leoliad, bydd angen i awdurdodau perthnasol barhau i gyhoeddi hysbysiad ynghylch galw cyfarfodydd, a gwneud trefniadau ar gyfer cyhoeddi agendâu ac adroddiadau, ar-lein. Mae problemau a chyfleoedd fel ei gilydd yn gysylltiedig â hyn.

Tryloywder ynghylch rhaglenni gwaith cyrff sydd wedi’u cynnwys yn y rheolau hyn. Fel arfer, disgwylir i agendâu a phapurau gael eu cyhoeddi dri diwrnod gwaith clir cyn cyfarfodydd (ac mae manylion gofynion hysbysiadau wedi’u cynnwys yn fanylach yn yr adran isod), ond gallai awdurdodau perthnasol ddymuno ystyried sut gellir bodloni buddiannau tryloywder a hygyrchedd drwy hysbysu ynghylch eitemau arfaethedig yr agenda yn gynt drwy raglenni gwaith mwy hygyrch ac amlwg a thrwy roi sylw i welededd a chywirdeb amserlen o benderfyniadau i ddod (sef y Blaengynllun yn achos gweithrediaeth prif gyngor);

Trefniadau i sicrhau y gellir cyfeirio’r rheini sy’n gwylio darllediad yn hawdd at yr agenda, yr adroddiadau ac (yn achos cyfarfodydd wedi’u recordio) y cofnodion, ac at unrhyw ddogfennau cefndir perthnasol.

Erbyn hyn gellir cael gafael ar fanylion llawn y gofynion hysbysu ar gyfer cyfarfodydd (a gofynion ffurfiol eraill ar gyfer cyhoeddi agendâu, adroddiadau a chofnodion) fel a ganlyn.

• ar gyfer gweithrediaeth awdurdodau lleol, yn Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Penderfyniadau, Dogfennau a Chyfarfodydd) (Cymru) 2001 fel y’u diwygiwyd gan Reoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Gweithrediaeth) (Penderfyniadau, Dogfennau a Chyfarfodydd) (Cymru) (Diwygio) 2021
• ar gyfer cyfarfodydd eraill awdurdodau perthnasol, diwygiadau a wnaed i Ran 5A ac atodlen 12 o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972

Prif amcan y diwygiadau hyn i’r fframwaith cyfreithiol presennol yw dileu’r gofyniad i greu gwaith papur ar ffurf copi caled yn ymwneud â chyfarfodydd ffurfiol (ac eithrio un neu ddau ddiben penodol), a’i gwneud yn ofynnol i awdurdodau perthnasol sicrhau bod gwybodaeth ffurfiol ar gael yn electronig, ar eu gwefan.

Gellir crynhoi’r trefniadau newydd fel a ganlyn.

Hysbysu am gyfarfodydd

Rhaid cyhoeddi hysbysiad cyhoeddus am bob cyfarfod ar wefan yr awdurdod perthnasol o leiaf dri diwrnod clir cyn y cyfarfod (ar yr adeg y caiff ei alw, os caiff ei alw ar rybudd byrrach).

Rhaid i’r hysbysiad gynnwys manylion sut i gael mynediad at y cyfarfod os yw’n cael ei gynnal drwy ddull o bell yn unig, a lleoliad cynnal y cyfarfod os yw’n digwydd wyneb yn wyneb yn rhannol neu’n gyfan gwbl.

Mae gofynion hysbysu yn gymwys hefyd os yw cyfarfod ffurfiol yn digwydd nad yw’n agored i’r cyhoedd. Yma, mae angen hysbysu am amser y cyfarfod, y ffaith ei fod yn cael ei gynnal drwy ddull o bell, ac nad yw’n agored i’r cyhoedd.

Fel arfer, byddai hysbysiadau am gyfarfodydd yn cael eu darparu ar wefan awdurdod; mae awdurdodau perthnasol hefyd yn gallu gwneud trefniadau i hysbysiadau gael eu hanfon at aelodau, a phobl â diddordeb drwy danysgrifiad, yn awtomatig wrth lanlwytho papurau’r agenda. Gall awdurdodau hefyd wneud defnydd o’r cyfryngau cymdeithasol i gyhoeddi hysbysiad (er na fydd hysbysiad ar y cyfryngau cymdeithasol yn cyfrif fel hysbysiad at ddibenion y Rheoliadau).

Agendâu ac adroddiadau

Rhaid cyhoeddi’r agenda a’r adroddiadau ar gyfer cyfarfodydd cyhoeddus (gan gynnwys adroddiadau hwyr) ar wefan yr awdurdod.

Mae angen i agendâu papur fod ar gael i aelodau o’r cyhoedd sy’n mynychu cyfarfodydd a gynhelir wyneb yn wyneb yn rhannol wyneb.

I brif gynghorau’n unig, cofnodi penderfyniadau gan y weithrediaeth ar y cyd neu’n unigol, yn ogystal â chofnodi busnes a gyflawnwyd yng nghyfarfodydd eraill prif gynghorau. Mae hyn yn gofyn bod enwau’r rheini a fynychodd y cyfarfod yn cael eu cofnodi ynghyd ag ymddiheuriadau, datganiadau o fuddiant a’r penderfyniadau a wnaed. Rhaid cyhoeddi hyn o fewn 7 diwrnod gwaith ar ôl cynnal y cyfarfod. Er mwyn eglurder, nid yw’n ofynnol gofyn i lofnodion aelod neu aelodau gael eu cofnodi (fel sydd wedi bod yn wir yn y gorffennol). Rhaid cyhoeddi’r wybodaeth y cyfeirir ati uchod ar wefannau awdurdodau perthnasol.

Rhaid i bapurau cefndir yn ymwneud â chyfarfodydd awdurdodau perthnasol gael eu cyhoeddi’n rhagweithiol bellach ar wefan, yn hytrach na bod ar gael yn unig (er, mewn amgylchiadau eithriadol, os nad yw’n ymarferol gwneud hyn, rhaid iddynt fod yn agored i gael eu harchwilio’n gyhoeddus). Mae hwn yn newid pwysig; mae’n cynnwys gwneud dogfennau penodedig a fyddai efallai wedi cael eu cyhoeddi ar gais yn unig o’r blaen, yn gyhoeddus yn awtomatig. Bydd angen felly i gynghorau feddwl yn ofalus am y ffordd y caiff papurau cefndir eu nodi, eu cynhyrchu a’u paratoi i gael eu cyhoeddi.

Trafod busnes di-bapur yn gyffredinol. Mae cyfarfodydd aml-leoliad yn debygol o fod yn ddi-bapur. Mae rheoliadau bellach yn nodi y dylai gwybodaeth ffurfiol yn ymwneud â chyfarfodydd gael ei chyhoeddi ar wefan awdurdod, gan ddileu’r gofyniad am ddeunydd copi caled i’w roi i’r cyhoedd.

Gall fod pobl nad ydynt yn gallu cael mynediad at yr wybodaeth a gyhoeddir yn electronig. Rhaid i brif gynghorau drefnu bod cyfleusterau ar gael i aelodau o’r cyhoedd, na fyddent fel arall yn gallu gweld y dogfennau, allu gwneud hynny.  

Materion esempt

Bydd angen i gyrff sydd wedi’u cynnwys yn y ddeddfwriaeth allu ystyried materion esempt yn breifat. Mae materion esempt yn bethau nad oes hawl gan awdurdod perthnasol eu cyhoeddi am eu bod yn gyfrinachol. Gall hyn fod am amrywiaeth o resymau, sy’n cael eu nodi yn atodlen 12A i Ddeddf Llywodraeth Leol 1972. Yn aml bydd agendâu ag eitemau esempt yn cael eu rhannu’n ddwy ran:  Rhan I, a gynhelir yn gyhoeddus, a Rhan II, a gynhelir yn breifat.

Dylid sefydlu galwad ar wahân ar y llwyfan ar-lein, ar wahân i’r alwad a ddefnyddir ar gyfer darlledu, ar gyfer y rheini sy’n cymryd rhan mewn cyfarfod drwy ddull o bell. Mae hyn yn lleihau’r risg o wneud deunydd esempt yn gyhoeddus drwy amryfusedd, drwy ei ddarlledu. Gellir gadael yr alwad gyhoeddus, wreiddiol yn agored a gall barhau i ddarlledu (gyda sleid briodol i hysbysu gwylwyr bod y pwyllgor neu’r corff mewn sesiwn breifat), er mwyn i’r cadeirydd a chyfranogwyr eraill allu dychwelyd i gau’r cyfarfod yn ffurfiol, neu am fusnes pellach. Bydd hyn yn caniatáu i awdurdodau perthnasol egluro i’r sylwedyddion beth sy’n digwydd, a pham.

Dylid trin gwybodaeth a roddir i gyfranogwyr sy’n cynnwys materion esempt yn yr un ffordd ag ar gyfer cyfarfodydd wyneb yn wyneb. Gan ystyried y bydd gwybodaeth yn cael ei rheoli’n electronig yn ddiofyn bellach, yn unol â’r trefniadau ar gyfer hysbysu ac agendâu a amlinellwyd uchod, efallai bydd awdurdodau perthnasol am sicrhau bod rhybuddion mwy amlwg yn cael eu rhoi ar ddeunydd esempt. Neu gallent ystyried a ellid defnyddio lliw gwahanol i gefndir deunydd o’r fath er mwyn adlewyrchu’r ffaith fod deunydd esempt ar ffurf mewn copi caled fel arfer yn cael ei argraffu ar bapur lliw gwahanol am y rheswm hwn. Wrth wneud hynny, bydd angen i awdurdodau perthnasol feddwl am anghenion hygyrchedd cyfranogwyr (o ran cyferbyniad lliwiau, er enghraifft).

Arloesi o ran y ffordd y caiff agendâu a gwaith papur eu cynhyrchu a’u cyflwyno

Mae dileu’r gofyniad cyffredinol i ddarparu gwybodaeth ar gopi caled yn ddiofyn yn cyflwyno’r posibilrwydd ar gyfer mwy o arloesi a chreadigrwydd. Nid arloesi er ei fwyn ei hun yw hyn, ond arloesi gyda’r nod o gynnwys y cyhoedd yn well yng ngwaith awdurdodau perthnasol. Bydd pobl leol yn gallu dilyn ac olrhain y ffordd y cynhelir trafodaethau, ac y gwneir penderfyniadau, ar-lein yn gyfan gwbl. Bydd rhoi’r gorau i ddefnyddio hysbysiadau copi caled yn galluogi awdurdodau perthnasol i arbrofi â’r defnydd o dechnoleg er mwyn ei gwneud yn haws dilyn y broses benderfynu, yn enwedig.

Efallai bydd awdurdodau perthnasol am ystyried hefyd sut y gallai gwybodaeth fod yn fwy hygyrch drwy ddefnydd creadigol o systemau rheoli cynnwys pwyllgorau i gyflwyno gwybodaeth yn wahanol er enghraifft, drwy symud i ffwrdd o greu “pecynnau adroddiadau agendâu” fel PDF unigol a thuag at ffeiliau a fformatau ffeiliau mwy hygyrch, sydd o gymorth i gynghorwyr, a chyfranogwyr eraill cyfarfodydd ac aelodau o’r cyhoedd i ymgysylltu mewn busnes ffurfiol. Gallai hyn gynnwys meddwl am y ffordd y caiff cofnodion eu drafftio a’u cyflwyno, gan ddarparu dolenni at yr adroddiadau sy’n cael eu trafod, a hefyd gyda’r adran berthnasol o recordiad neu ddarllediad y cyfarfod.

Archifo copïau caled 

Dylai awdurdodau perthnasol, fodd bynnag, ystyried anghenion archifo. Mae’n arfer cyffredin i gynghorau (ac awdurdodau perthnasol eraill) gadw a rhwymo, neu storio mewn ffordd arall at ddibenion hanesyddol, gopïau caled o gofnodion trafodion ffurfiol yr awdurdod. Mae rhwymedigaeth bod gwybodaeth ffurfiol yn cael ei chadw am gyfnod o chwe mlynedd, er yr ystyrir ei bod yn arfer da gwneud hynny am gyfnod amhenodol.

Mae archifo yn debygol o fod yn bosibl ac yn angenrheidiol ar gyfer dogfennau electronig agendâu, adroddiadau, cofnodion, papurau cefndir a gwybodaeth arall sy’n bwysig i ymchwilwyr, haneswyr neu bobl eraill i ddeall sut y mae penderfyniadau wedi cael eu gwneud. Bydd angen i awdurdodau perthnasol feddwl sut y maent yn datblygu systemau er mwyn sicrhau bod deunydd sy’n cael ei greu’n bennaf, neu’n gyfan gwbl electronig, yn cael ei archifo.

Presenoldeb mewn cyfarfodydd

Mae cyfarfodydd aml-leoliad yn peri heriau ychwanegol o ran presenoldeb mewn cyfarfodydd. Mae’n bwysig o ran uniondeb gweithdrefnau pleidleisio a chofnodion presenoldeb bod disgwyliadau a gweithdrefnau yn glir.

Dylai trefniadau cyfarfodydd a/neu’r polisi cyfarfodydd ei gwneud yn glir pryd yr ystyrir bod cyfranogwr yn “bresennol”. Mae amrywiaeth o amgylchiadau lle y gallai hyn fod yn broblem er enghraifft, wrth gynnal pleidleisiau. Efallai na fydd trefniadau cyfarfodydd yn ymwneud â manylion y problemau hyn (ac eraill) am na ellir rhagweld pob math o amgylchiadau ymlaen llaw. Mae penderfyniadau lleol yn bwysig yma.

Yn hytrach, dylai’r Swyddog Monitro a/neu’r swyddog llywodraethu sy’n bresennol mewn cyfarfod allu defnyddio egwyddorion y cytunwyd arnynt i roi cyngor cyson i gadeirydd ynghylch a ddylid ystyried bod cyfranogwr yn “bresennol” neu beidio.

Mae hyn yn arbennig o bwysig ar gyfer cynnal pleidleisiau ond mae hefyd yn berthnasol ar gyfer cymryd rhan mewn cyfarfodydd yn fwy cyffredinol. Mae’n debygol hefyd o fod yn amlwg os yw’r angen i bennu a yw aelod wedi bod yn bresennol yn berthnasol i’r diben o bennu a yw wedi mynychu cyfarfod o’r cyngor yn y chwe mis diwethaf (adran 85, Deddf Llywodraeth Leol 1972).

Gallai amgylchiadau penodol gynnwys:

• problemau cysylltu. Gall y cysylltiad wanhau, gan ei gwneud yn anodd i rai cyfranogwyr ddilyn dadleuon a thrafodaethau. Gall hefyd amharu ar ffrwd darllediad. Efallai na fydd colli cysylltiad yn amlwg ar unwaith i eraill sy’n bresennol. Gallai rhai pwyllgorau neu gyrff ddatrys materion drwy fynegi cydsyniad cyffredinol yn hytrach na phleidlais galw enwau, sy’n golygu y gallai rhai cyfranogwyr golli’r cyfle i fynegi anghytundeb o dan yr amgylchiadau hyn
• gallai cyfranogwyr mewn cyfarfodydd sy’n ymuno drwy ddull o bell ar fideo analluogi’r fideo er mwyn sefydlogi eu cysylltiad neu am fod digwyddiadau yn eu lleoliad wedi amharu arnynt dros dro gall fod yn aneglur a yw rhai cyfranogwyr yn bresennol neu beidio. Bydd angen i awdurdodau perthnasol ystyried a yw’r gofyniad i unigolyn gael ei weld a’i glywed, ar gyfer y rhan fwyaf o gyfarfodydd, yn caniatáu ar gyfer amhariadau byr, dros dro fel hyn
• pan fo cyfranogwr yn yr “ystafell aros” ar lwyfan ar-lein. Yma, ni fydd y cyfranogwyr fwy na thebyg yn cael eu hystyried yn “bresennol” am nad yw pobl eraill yn gallu eu gweld na’u clywed, am na fyddant yn methu gweld a chlywed pobl eraill (ar wahân i drwy ffrwd ddarlledu) ac am y byddant yn methu chwarae unrhyw ran weithredol yn y cyfarfod. Gallai’r un peth fod yn berthnasol i gyfranogwyr sydd ond yn gwylio’r darllediad fel sylwedydd

Rhoddir y rhestr hon fel enghraifft; bydd angen i awdurdodau unigol wneud y penderfyniadau ar y pwyntiau hyn sy’n iawn iddyn nhw, ac y maent yn hyderus eu bod yn bodloni anghenion y gyfraith ac anghenion a disgwyliadau pobl leol o ran y ffordd y mae democratiaeth leol yn cael ei chyflawni.

Gallai awdurdodau perthnasol benderfynu y gallai swyddog sicrhau presenoldeb parhaus mewn cyfarfod drwy ofyn i’r cyfranogwyr ysgrifennu “yma” neu air neu ymadrodd tebyg, yn sgwrs y cyfarfod ar ddechrau pob eitem sylweddol, fel yr awgrymir yn cymorth yn ystod cyfarfodydd. Gallai hyn hefyd fod yn ffordd o wirio presenoldeb cyn pleidlais, fel yr awgrymir yn cynnal pleidleisiau.

Tynnu enwau aelodau â buddiant rhagfarnus yn ôl

Os yw cyfranogwr wedi datgan buddiant rhagfarnus mewn eitem, bydd angen i’r unigolyn adael y cyfarfod am hyd yr eitem berthnasol. Yr awdurdod a’i Swyddog Monitro fydd yn penderfynu ar natur buddiant ac a yw’n rhagfarnus ai peidio.

Ar gyfer cyfarfod wyneb yn wyneb, mae’n arferol fel arfer i gyfranogwr sy’n datgan buddiant o’r fath adael yr ystafell yn gyfan gwbl tra bod trafodaeth yn cael ei chynnal, oherwydd y gellid ystyried bod presenoldeb parhaus yr unigolyn hwnnw yn dylanwadu ar gamau gweithredu’r awdurdod.

Pan fo cyfranogwr yn ymuno drwy ddull o bell, ac wedi datgan buddiant rhagfarnus, dylai adael y cyfarfod neu gael ei droi allan o’r cyfarfod drwy gydol yr adeg y bydd yr eitem honno’n cael ei thrafod. Dylai cyfranogwyr eraill, fodd bynnag, fod yn ymwybodol y bydd y cyfranogwr yn dal i allu arsylwi ar y darllediad o’r cyfarfod. Gallai awdurdodau perthnasol geisio cynnwys gofyniad yn eu polisïau a’u trefniadau cyfarfodydd bod cyfranogwyr â buddiant rhagfarnus yn cytuno i beidio ag arsylwi ar ddarllediad am y rhesymau a nodir uchod, er ein bod yn nodi nad oes unrhyw ffordd benodol o blismona’r gofyniad hwn ac y gellid ystyried bod hyn yn rhy gyfyngol.

Unwaith y bydd y mater wedi’i drafod, dylai’r clerc neu swyddog cymorth y pwyllgor hysbysu’r cyfranogwr perthnasol ar unwaith er mwyn i a’r unigolyn allu ailymuno â’r cyfarfod, ac ni ddylai’r cyfarfod fynd yn ei flaen hyd nes ei fod wedi ailymuno (neu dylid nodi nad yw’n bresennol ar gyfer unrhyw eitemau pellach).

Cymorth yn ystod cyfarfodydd

Fel arfer, bydd angen rhoi cymorth a chyngor i gyfranogwyr cyfarfodydd aml-leoliad, gan amlaf yn ymwneud â materion gweithdrefnol. Bydd angen i’r cyfranogwyr (yn arbennig cadeirydd y cyfarfod) ganfod ffordd briodol o geisio a chael y cyngor hwn er mwyn sicrhau bod y cyfarfod yn rhedeg yn llyfn.

Bydd gan lwyfannau ar-lein a ddefnyddir gan awdurdodau perthnasol i alw cyfarfodydd aml-leoliad gyfleuster “sgwrsio” fel arfer. Bydd y cyfleuster sgwrsio yn ffordd ddefnyddiol o rannu cyngor a rheoli busnes y cyfarfod, ond gall fod yn agored i gamddealltwriaeth.

Dylai polisïau cyfarfodydd esbonio sut y bydd y cyfleuster hwn yn cael ei ddefnyddio a beth yw ei statws o ran cofnodion cyfarfodydd. Gallai rhai awdurdodau perthnasol ystyried ei bod yn synhwyrol gwahardd defnydd o’r cyfleuster sgwrsio yn gyfan gwbl, naill ai ym mhob cyfarfod neu mewn rhai cyfarfodydd penodedig.

Manteision cyfleuster sgwrsio

• Mae’n caniatáu i gyngor gael ei roi gan swyddogion llywodraethu heb amharu ar y cyfarfod.
• Mae’n caniatáu i’r cadeirydd “baratoi” a chydnabod ceisiadau gan aelodau o’r pwyllgor i gyfrannu heb amharu ar lif y cwestiynau.
• Mae’n caniatáu i’r aelodau fynegi cydsyniad neu gytuno â chyfranogwr arall yn gyffredinol, neu â chynnig i ddatrys mater penodol, mewn ffordd sy’n rhoi hyder i’r cadeirydd barhau (er y byddai angen i’r cadeirydd gydnabod ar lafar y ffaith bod cydsyniad wedi’i roi yn y ffordd hon er mwyn tryloywder).
• Mae’n caniatáu i’r cadeirydd neu’r clerc wirio a yw aelod penodol yn dal yn “bresennol”, fel yr amlinellir yn cynnal pleidleisiau.

Anfanteision cyfleuster sgwrsio

• Gellid ystyried ei fod yn tanseilio tryloywder y cyfarfod.
• Gall fod risg o dynnu sylw’r cyfranogwyr.
• Risg bod y cyfranogwyr yn defnyddio’r sgwrs i gyfathrebu’n bersonol, a bod y cyfathrebu hwn, drwy amryfusedd, yn dod yn amlwg i’r cyfranogwyr eraill a’r cyhoedd.
• Risg y bydd sgwrs yn cynnwys sôn am y materion sy’n cael eu trafod heb fod y drafodaeth honno yn weladwy i eraill, neu ddim yn cael ei chofnodi’n gywir. Gall fod angen i bolisïau cyfarfodydd aml-leoliad benderfynu ar statws deunydd sy’n cael ei gofnodi yn y sgwrs, ac a ellir ei ddefnyddio gan y clerc i gynorthwyo’r gwaith o baratoi cofnodion.
• Risg y bydd y sgwrs yn troi’n lle ar gyfer mân-sgwrsio cyffredinol.

Bydd angen i’r cyfleuster sgwrsio fel arfer gael ei gyfyngu i’r cyfranogwyr a’r swyddog llywodraethu, ond dylai’r cyfranogwyr drin y sgyrsiau fel pe baent yn digwydd yn gyhoeddus.

Gallai’r cyfranogwyr benderfynu defnyddio WhatsApp neu lwyfannau negeseua eraill i gyfathrebu yn ystod y cyfarfod. Nid yw’r llwyfannau hyn o fewn rheolaeth yr awdurdod, a dylid eu defnyddio’n ofalus. Er enghraifft, yn achos prif gynghorau, os cânt eu defnyddio mewn grŵp gwleidyddol, gellid ystyried bod rhai ffyrdd o ddefnyddio WhatsApp yn gwrthdaro â’r gwaharddiad ar ddefnyddio rheolaeth wleidyddol (chwipio) mewn pwyllgorau craffu.

Trefniadau cymorth gan swyddogion

Bydd cyfarfodydd gwahanol yn gofyn am fathau gwahanol o gymorth gan swyddogion llywodraethu, ac eraill. Yn y tymor byr, wrth i awdurdodau perthnasol addasu i gyfarfodydd aml-leoliad (ac, yn arbennig, addasu i gyfarfodydd lle y gallai rhai ymuno drwy ddull o bell a rhai’n gorfforol) gall fod angen meddwl am yr angen am gymorth ychwanegol. Maes o law, bydd ymgyfarwyddo a magu hyder gyda systemau newydd (a hyfforddiant a datblygiad ar gyfer swyddogion a chyfranogwyr fel ei gilydd) yn lleihau’r angen hwn.

Bydd angen i bolisïau cyfarfodydd aml-leoliad nodi’r math a lefel y gefnogaeth sy’n angenrheidiol ar gyfer cyfarfodydd penodol, a’r amgylchiadau lle gellir darparu cefnogaeth drwy ddull o bell a lle y gallai fod angen i swyddogion fod yn bresennol yn gorfforol.

Cynorthwyo cyfranogwyr i allu cymryd rhan weithredol yn y cyfarfod

Gall cyfarfodydd sy’n cael eu gwylio’n fyw ac sydd ar gael i’w gwylio’n ddiweddarach gael eu gwylio gan gynulleidfa fawr a bod yn destun craffu gofalus gan y cyhoedd, gan gynnwys ar y cyfryngau cymdeithasol. Mae’n bwysig bod y cyfarfodydd hyn yn dangos llywodraethiant da a safonau ymddygiad uchel.

Bydd angen i bolisïau cyfarfodydd ystyried yr angen am ymddygiad da a safonau ymddygiad uchel. Bydd angen drafftio’r polisïau hyn yn ofalus er mwyn cyd-fynd yn agos â darpariaethau cyfansoddiadol eraill ar y materion hyn, fel y Cod Ymddygiad.

Mae egwyddorion ymddygiad da yn berthnasol i gyfarfodydd o unrhyw fath. Fodd bynnag, bydd rhai materion sy’n arbennig o berthnasol i gyfarfodydd aml-leoliad.

Mae’r materion isod yn arbennig o bwysig:

• bod pobl yn glir ynghylch eu rolau a rolau pobl eraill, naill ai fel cyfranogwyr neu sylwedyddion.  Rydym yn trafod hyn ymhellach yn yr adran isod
• cydnabod bod cyfarfod o bell (a lle mae rhai, ond nid pob un, o’r cyfranogwyr yn mynychu o bell) yn gofyn am ddull gweithredu gwahanol i gyfarfod wyneb yn wyneb, o ran yr agenda ac ymddygiad
• yr angen i feddwl yn ofalus am a chynllunio ar gyfer y ffordd y bydd pawb sy’n gysylltiedig â’r cyfarfod yn gallu cyfrannu’n weithredol
• cael ffocws clir ar wir ganlyniad y cyfarfod

Mae cyfranogwyr yn debygol o ddeall y gall cyfarfodydd ffurfiol fod yn “berfformiadol” yn aml mae pobl mewn cyfarfod ffurfiol yn ymddwyn yn wahanol i’r ffordd y byddent yn ymddwyn fel arall, hyd yn oed os nad oes cynulleidfa. Mae presenoldeb corfforol pobl yn yr un lle yn cael effaith sylweddol ar ymddygiad. Gall ymddygiad sy’n teimlo’n normal pan fydd pawb mewn siambr cyngor heclo, curo dwylo, a chodi pwyntiau o drefn ac yn y blaen deimlo’n rhyfedd ac yn anarferol pan mae pawb neu’r rhan fwyaf o bobl yn ymuno drwy ddull o bell. Mae pobl a fu’n cymryd rhan mewn cyfarfodydd aml-leoliad yn ystod 2020 wedi sôn bod “awyrgylch” cyfarfodydd aml-leoliad yn wahanol.

Mae ymddygiad mewn mathau gwahanol o gyfarfodydd yn debygol o amrywio. Bydd pwyllgorau gwneud penderfyniadau yn edrych ac yn teimlo’n wahanol i bwyllgorau archwilio neu oruchwylio, a fydd yn teimlo’n wahanol i bwyllgorau cynllunio a thrwyddedu prif gyngor. Bydd deall y gwahaniaethau hyn mewn ymddygiad yn helpu i lywio’r ffordd y datblygir polisïau cyfarfodydd aml-leoliad, a sut y maent yn cysylltu â pholisïau yn ymwneud ag ymddygiad a safonau.

Nid yw hyn yn ymwneud ag ymddygiad yn unig yn ystyr gyfyng y gair; mae’n ymwneud â newid meddylfryd ynghylch faint o waith y mae’n bosibl ei wneud mewn cyfarfod aml-leoliad, a’r ffordd y gallai cyfarfodydd aml-leoliad ein helpu i gynllunio a gwneud gwaith yn wahanol.

Mae ymchwil a wnaed gan y Ganolfan Llywodraethiant a Chraffu yn 2020, a thystiolaeth bellach a wnaed i baratoi ar gyfer creu’r canllawiau hyn, yn amlygu’r angen am newid meddylfryd o  ran cyfarfodydd lle mae pobl yn ymuno o leoliadau lluosog.

• Gallai fod angen cynllunio i wneud llai. Gall cyfarfodydd lle mae rhai o’r cyfranogwyr neu bob un ohonynt yn ymuno drwy ddull o bell redeg mor ddidrafferth â chyfarfodydd wyneb yn wyneb, ond nid yw pawb yr un mor gyfforddus a chyfarwydd â’r hyn sy’n dal yn ffordd newydd o weithio. Bydd cynllunio rhaglenni gwaith yn unol â hynny yn bwysig.
• Buddsoddi mewn paratoi. Yn nes ymlaen yn y canllawiau hyn rydym yn sôn am y ffordd y gall fod angen i gadeiryddion gynllunio er mwyn deall yn well yr hyn y gallai’r cyfranogwyr eraill fod am ei gael allan o gyfarfod. Mae hwn yn arfer da fwy na thebyg ar gyfer pob cyfarfod, ond bydd yn arbennig o berthnasol ar gyfer rhai aml-leoliad.

Mae ymddygiad, a disgwyliadau yn ymwneud â chyfarfodydd a’r ffordd y mae busnes yn cael ei gyflawni yn y cyfarfodydd hynny yn eithriadol o bwysig i wneud y cyfarfodydd hynny yn effeithiol. Bydd cyfranogwyr mewn cyfarfodydd aml-leoliad ac eraill sy’n gysylltiedig â rheoli a chynorthwyo’r cyfarfodydd hyn wedi dod i arfer â threfnu cyfarfodydd o’r fath yn ystod y pandemig. Mae drafftio trefniadau a pholisïau cyfarfodydd yn rhoi’r cyfle i feddwl am y ffordd y mae angen i ddealltwriaeth o ffactorau ymddygiad gael ei phlethu i mewn i’r systemau hyn wrth iddynt aeddfedu.

Mae ymddygiad cadarnhaol yn ymwneud â hyder hefyd, a fydd yn datblygu wrth i gyfranogwyr gael eu cefnogi’n iawn i chwarae rôl weithredol a chynhyrchiol yn y cyfarfodydd y maent i gymryd rhan ynddynt. Bydd gan awdurdodau perthnasol ymdeimlad o anghenion cymorth y cyfranogwyr yn barod, ond mae sefydlu trefniadau parhaol ar gyfer cyfarfodydd aml-leoliad yn gyfle i ailedrych ar y tybiaethau hynny sydd eisoes yn bodoli.

Mae rhai o’r materion perthnasol wedi’u rhestru isod. Mae’r rhain wedi’u hatgynhyrchu, ar ffurf ddiwygiedig, o ganllawiau Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru a gyhoeddwyd ddechrau 2020.

• Sicrhau bod gan gyfranogwyr fynediad at gyfarpar priodol.  Cyfrifiadur pen desg neu liniadur â mynediad at gysylltiad band eang sefydlog fydd y ffordd orau o ymgysylltu. Bydd angen camera ar gyfranogwyr (os nad oes ganddynt liniadur â chamera ynddo) ac yn ddelfrydol dylent ddefnyddio clustffonau i osgoi sŵn cefndirol. Dylai awdurdodau perthnasol roi cyfarpar priodol i gyfranogwyr sy’n aelodau o’r awdurdod os nad oes ganddynt fynediad ato.
• Sicrhau bod cyfranogwyr yn gallu taclo problemau technegol sylfaenol cyn neu yn ystod cyfarfod gan sicrhau eu bod yn gwybod sut i dewi a dad-dewi eu hunain, sut i chwarae a diffodd fideo, sut i wirio eu cysylltiad â’r rhyngrwyd ac yn y blaen. Gall fod angen sicrhau hefyd bod staff TGCh neu bobl eraill wrth law i ddelio â materion technegol mwy difrifol.
• Sicrhau bod cyfranogwyr yn gwybod sut i ddefnyddio’r nodwedd codi a gostwng llaw, yn ogystal â’r arferion o ran tewi a dad-dewi’r sain wrth siarad efallai na fydd y rheini sy’n ymuno ar ffôn symudol neu dabled yn gallu defnyddio’r nodwedd “codi llaw” ac felly gall fod angen i ddewisiadau amgen fod ar gael.
• Defnydd o’r cyfleuster sgwrsio, WhatsApp neu lwyfannau negeseua eraill. Trafodir hyn yn fanylach yn cymorth yn ystod cyfarfodydd.
• Sicrhau bod yr enwau sy’n cael eu harddangos yn gyson ac yn gywir, gyda rôl yr unigolyn wedi’i nodi’n glir: ee “Y Cyng. John Williams Aelod o’r Pwyllgor " yn lle “iPhone John” neu “jw10881”.
• Sicrhau bod gan gyfarpar sy’n cael ei ddefnyddio ddigon o bŵer neu ei fod wedi’i blygio i mewn i’r prif gyflenwad trydan.
• Sicrhau bod cyfranogwyr yn gallu gweld papurau yn hawdd (trafodwyd y gwaith o baratoi a chyflwyno gwaith papur yn fanylach yn hysbysiadau, agendâu, adroddiadau a darparu ar gyfer materion esempt; gallai hyn gynnwys (er enghraifft) rhoi cyngor i gyfranogwyr ar y swyddogaeth snapio ffenestr ar ddyfais Windows.
• Yr angen i gyfranogwyr wirio’r amgylchedd o’u hamgylch cyn ymuno â chyfarfod gwirio’r golau (gan nodi y gall golau dydd newid yn ystod cyfarfod), cefndir (sicrhau bod cefndiroedd yn gymharol niwtral ac nad ydynt yn arddangos gwybodaeth bersonol drwy amryfusedd gall y cyngor roi cefndir corfforaethol neu gallai’r cyfranogwyr ddewis pylu eu cefndir) ac unrhyw amhariadau gweledol neu sŵn, gan ddistewi ffonau symudol a hysbysiadau ar y sgrin.
• Yr angen i wirio ymddangosiad personol ni fydd angen gwisg ffurfiol fwy na thebyg ond dylai aelodau wisgo’r math o ddillad y byddent yn eu gwisgo pe byddent yn bresennol yn gorfforol mewn cyfarfod.
• Trefniadau ar gyfer paratoi ymuno â’r cyfarfod bymtheng munud cyn iddo ddechrau a gwirio’r trefniadau sain a fideo.
• Cyfranogwyr yn cymryd, ar gyfer cyfarfod sydd i fod cael ei ddarlledu, bod y cyfarfod yn cael ei recordio a’i ddarlledu ar gyfer yr holl amser y maent ar yr alwad.

Cynorthwyo sylwedyddion (gan gynnwys y cyhoedd) i gael mynediad at y cyfarfod a chymryd rhan ynddo

Er bod y potensial ar gyfer cynulleidfaoedd mwy yn rhoi cyfleoedd newydd i gymryd rhan, rhaid i gyfarfodydd aml-leoliad sicrhau bod trefniadau’n cael eu gwneud i’r cyhoedd gymryd rhan drwy gwestiynau a chyflwyniadau, er enghraifft. Dylai’r dull o gyflwyno cyfarfodydd aml-leoliad hefyd ystyried presenoldeb y cyhoedd fel cynulleidfa mewn ffyrdd newydd.

Bydd darlledu cyfarfodydd yn eu gwneud yn fwy hygyrch yn gyffredinol – ond bydd angen i gynghorau feddwl o hyd am anghenion sylwedyddion a chyfranogwyr fel ei gilydd. Gallai hyn gynnwys:

• cynllun ffisegol ystafelloedd, a fydd yn cael ei effeithio gan y gofynion yn ymwneud â gwelededd y rheini sy’n ymuno drwy ddull o bell
• sut y bydd cyfranogwyr sy’n ymuno drwy ddulliau o bell yn cael eu harddangos ar sgrin neu sgriniau mewn lleoliad ffisegol

Sicrhau bod sylwedyddion (gan gynnwys y cyhoedd) yn teimlo bod croeso iddynt

Mae cynghorau wedi canfod, yn ystod 2020, bod y defnydd cyffredinol o gyfarfodydd aml-leoliad wedi arwain at gynnydd sylweddol yn nifer y bobl sy’n gwylio cyfarfodydd.

Yn gyffredinol, bydd cyfarfodydd awdurdodau perthnasol yn gyfarfodydd sy’n digwydd yn gyhoeddus yn hytrach nag yn “gyfarfodydd cyhoeddus”. Ni fydd gan aelodau o’r cyhoedd hawl awtomatig i annerch pwyllgorau neu gyrff eraill er y gellir gwneud darpariaeth yn y cyfansoddiad iddynt wneud hynny; os felly gall gall sylwedyddion ddod yn gyfranogwyr.

Bydd rhai enghreifftiau lle bydd angen i’r bobl hynny a fyddai, fel arall, yn sylwedyddion, ymuno â chyfarfod fel cyfranogwyr gweithredol. Gallai hyn gynnwys:

• pobl sy’n cyflwyno deisebau, neu ddirprwyaethau
• pobl sy’n gofyn cwestiynau cyhoeddus
• pobl sy’n rhoi tystiolaeth (er enghraifft, i bwyllgorau craffu)
• ymgeiswyr ar faterion rheoliadol (cynllunio a thrwyddedu)
• partïon i faterion lled-farnwrol

Pan fo unigolion yn aelodau o’r cyhoedd, bydd angen i’r cadeirydd neu swyddog wneud trefniadau i sicrhau eu bod yn gallu ymuno i gymryd rhan, a’u bod yn cael cymorth i wneud hynny.

Gall fod angen i bolisïau cyfarfodydd wneud darpariaethau penodol ar gyfer hyn.

Sicrhau bod aelodau o’r cyhoedd yn teimlo eu bod yn cael cymorth wrth gymryd rhan drwy ddull o bell

Mewn cyfarfod ffisegol, gallai swyddog gael cyfle i siarad yn dawel â pherson ymlaen llaw i leddfu unrhyw nerfau, a sicrhau ei fod fodlon â’r profiad ar ôl cyfrannu. Mewn cyfarfod aml-leoliad, efallai na fydd y cyfleoedd “meddal” hyn ar gyfer sgwrs a sicrwydd yn bodoli’n naturiol. Gall unigolion sy’n ymuno o’u cartrefi eu hunain ganfod eu bod ar alwad gyda hanner cant o ddieithriaid, gyda’r disgwyliad y byddant yn cyfrannu’n eglur, ac yna’n cael eu troi allan o’r alwad yn ddiseremoni pan fydd yr eitem yn dod i ben. Nid yw hyn yn ddelfrydol, yn amlwg. Efallai y bydd awdurdodau perthnasol yn dymuno archwilio sut orau i gefnogi aelodau o’r cyhoedd sy’n ymuno â chyfarfodydd yn y ffordd hon.

Cyfarfodydd ffurfiol sydd hefyd yn gyfarfodydd cyhoeddus

Mae’n gyffredin i rai mathau o awdurdodau alw cyfarfodydd ffurfiol sydd wedi’u cynllunio i gynnwys y cyhoedd mewn trafodion.

Efallai mai cyfarfodydd ffurfiol fydd y rhain yn gyfreithiol, ond gall eu natur a’u hawyrgylch fod yn wahanol. Ni ddylai awdurdodau perthnasol osgoi cynnal y mathau hyn o gyfarfodydd am eu bod yn credu y bydd eu rheoli fel cyfarfodydd aml-leoliad yn gymhleth. Mae hyn hefyd yn wir am gyfarfodydd a gynhelir mewn lleoliadau yn y gymuned heblaw adeiladau arferol yr awdurdod, lle nad yw technoleg ar gyfer darlledu ac arddangos ar gael ar unwaith o bosibl.

Gall trefniadau cyfarfodydd gyfeirio’n benodol at y mathau hyn o gyfarfodydd a darparu ar eu cyfer.

Darparu ar gyfer protest ac anghytundeb

Efallai bydd angen i awdurdodau perthnasol hefyd ystyried sut gellir darparu ar gyfer protest ac anghytundeb y cyhoedd mewn cyfarfodydd aml-leoliad.

Gall protest fod yn anghyfleus (ac yn aflonyddgar), ond mae hefyd yn adlewyrchu hawl hanfodol sydd gan y cyhoedd. Os yw awdurdodau perthnasol yn cynnig cynnal busnes drwy gyfarfodydd aml-leoliad fel norm, ac yn arbennig lle nad oes modd i gyrff penodol gynnal llawer o fusnes, os unrhyw fusnes o gwbl, wyneb yn wyneb, gallai’r nodwedd hon o’r dirwedd ddemocrataidd leol fod mewn perygl; dylai trefniadau cyfarfodydd ystyried y nodwedd hon. Ni fydd yn briodol i awdurdod benderfynu y bydd yn galw cyfarfod yn gyfan gwbl o bell (heb i unrhyw fusnes gael ei gynnal wyneb yn wyneb) os mai’r prif reswm dros wneud hynny yw am y bydd yn dileu’r risg o embaras i’r awdurdod petai protest gyhoeddus, weladwy yng nghyffiniau’r cyfarfod.

Mae’n briodol, fodd bynnag, i gyngor benderfynu y bydd yn galw pob cyfarfod fel mai drwy ddull o bell yn unig y gellir cael mynediad ato, cyhyd â bod goblygiadau hygyrchedd a chydraddoldeb y penderfyniad hwn wedi’u deall, ac ar yr amod nad yw disgresiwn yr awdurdod i wneud eithriadau i’r trefniadau hyn mewn achosion penodol yn cael ei lesteirio.

O fewn defnyddio gwahanol ddulliau ar gyfer gwahanol gyfarfodydd, nodwyd yr angen i wneud trefniadau ffisegol ar gyfer cyfarfodydd penodol, hyd yn oed y rheini lle y gallai’r rhan fwyaf o’r cyfranogwyr fod yn ymuno drwy ddull o bell. Gallai hyn hefyd ddarparu’r cyfle ar gyfer protest gyhoeddus, a allai ddigwydd mewn oriel gyhoeddus, a’i gwneud yn weledol i’r rheini sy’n cymryd rhan drwy ddull o bell.  

Byddai hyn yn caniatáu i brotest gael ei ffrydio i mewn i gyfarfod sydd fel arall yn digwydd mewn lleoliadau lluosog, a gallai sicrhau bod pobl sy’n protestio fel hyn yn teimlo bod eu llais wedi cael ei glywed.

Cefnogi darlledu gan aelodau o’r cyhoedd

Gallai aelodau o’r cyhoedd neu’r wasg ddymuno ffilmio ar gyfer darlledu rhywfaint o’r cyfarfod neu’r cyfarfod cyfan yn syth neu yn y dyfodol.

Yn achos cyfarfodydd aml-leoliad lle mae’r rhan fwyaf neu bob un o’r cyfranogwyr yn yr un lleoliad, gallai hyn gynnwys recordio ffrwd ddarlledu ar wahân ar gyfer ei golygu a’i darlledu yn nes ymlaen.

Ar gyfer cyfarfodydd lle mae rhai o’r cyfranogwyr neu bob un ohonynt yn mynychu’n gorfforol gyda threfniadau ffisegol yn cael eu gwneud ar gyfer sylwedyddion gallai aelodau o’r cyhoedd ac aelodau o’r wasg ddymuno defnyddio eu cyfarpar eu hunain ar gyfer recordio a darlledu.

Efallai bydd awdurdodau perthnasol yn dymuno ymgysylltu â’r wasg leol, a gwahodd safbwyntiau gan y cyhoedd ynghylch y ffordd y dylai eu trefniadau cyfarfodydd a’u polisïau ystyried y gofyniad i roi mynediad at y diben hwn. Mae’r ffordd y mae hyn yn gweithio yn debygol o fod yn wahanol i’r ffordd y mae cynghorau wedi cynorthwyo’r gweithgaredd hwn pan oedd cyfarfodydd yn “gyfan gwbl gorfforol”. Gallai hyn gynnwys:

• sicrhau bod cynllun yr ystafell wedi’i ddylunio i gynorthwyo recordiadau fideo (drwy ddarparu lle i bobl ffilmio trafodion heb rwystrau gweledol, er enghraifft)
• sicrhau bod trefniadau chwyddo sain mewn ystafell bwyllgora yn caniatáu i’r trafodion gael eu recordio’n ddigonol drwy feicroffon allanol, neu ddarparu ffordd i aelodau o’r cyhoedd sy’n recordio gael y ffrwd sain ddarlledu, lle y bo’n berthnasol
• trefniadau ar gyfer lluniau o’r ystafell sy’n cynnwys aelodau o’r cyhoedd a phobl eraill yn y gynulleidfa. Mae cyfarfodydd pwyllgor yn digwydd yn gyhoeddus ac nid yw’r rheini sy’n mynychu yn gallu disgwyl preifatrwydd yn awtomatig na’r hawl i wrthwynebu recordio, ond gall fod amgylchiadau lle y gallai cynghorau ddymuno meddwl am y ffordd y byddant yn sicrhau bod y rheini sy’n recordio yn canolbwyntio ar y trafodion ffurfiol
• bydd rhaid i awdurdodau gydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data'r DU a'u polisïau diogelu data eu hunain o ran prosesu unrhyw recordiadau a wneir o gyfarfodydd. Gall diogelu data fod yn faes cymhleth o'r gyfraith, ac argymhellir bod yr awdurdod yn ymgynghori â'i swyddog diogelu data i sicrhau cydymffurfiaeth
• trefniadau ar gyfer recordiad fideo a sain o naratif y person ei hun sy’n recordio a chyfweliadau dwy ffordd gyda chyfranogwyr yn yr ystafell bwyllgora; gallai aelodau o’r wasg yn arbennig fod am ffilmio cyfweliadau, darnau i’r camera a sefydlu lluniau o’r fan lle y mae’r cyfarfod yn digwydd, a dylai trefniadau fod ar waith i gynorthwyo hyn cyn ac ar ôl y cyfarfod, ac i sicrhau bod y rheini sy’n mynychu yn ymwybodol y gallai hyn fod yn digwydd

Nid yw hon yn rhestr hollgynhwysfawr.

Cadeirio cyfarfodydd

Mae cadeirio cyfarfod aml-leoliad yn wahanol iawn i gadeirio cyfarfod wyneb yn wyneb. Bydd angen i gadeiryddion gael cymorth i gyflawni eu rôl mewn ffyrdd penodol. Bydd gwaith y cadeirydd yn arbennig o heriol os yw cyfarfod yn cael ei gynnal mewn man ffisegol gyda rhai o’r cyfranogwyr yn unig yn ymuno drwy ddull o bell.

Mae’r egwyddorion cyffredinol canlynol ar gyfer cadeirio cyfarfodydd yn y cyd-destun hwn wedi’u hatgynhyrchu a’u diwygio, o ganllawiau Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru a gyhoeddwyd yn ystod gwanwyn 2020, a chan ymgorffori canllawiau a luniwyd gan y Ganolfan Llywodraethiant a Chraffu ar gyfer cynghorau Cymru a Lloegr yr un pryd.

Mae gan gadeiryddion gyfrifoldeb penodol i baratoi ar gyfer y cyfarfod, a hynny fwy na thebyg mewn ffordd fwy cynlluniedig a phenodol nag a fyddai’n  ofynnol ar gyfer cyfarfod wyneb yn wyneb. Gallai hyn gynnwys y cadeirydd yn ymgynghori â swyddogion, ac aelodau eraill o’r pwyllgor, i bennu:

• beth yw cynnwys y cyfarfod, a diben a chanlyniadau posibl pob eitem ar agenda’r cyfarfod
• pa wybodaeth a gwaith papur y bydd angen iddynt fod ar gael er mwyn cyflawni’r canlyniadau hyn
• a fydd cynghorwyr a chyfranogwyr eraill y cyfarfod am gyfrannu a ble a sut y gall fod angen hwyluso cyfranogiad y cyhoedd
• ble y gall fod angen cymorth penodol ar y bobl hyn er mwyn cymryd rhan yn y ffordd y maent yn dymuno

Bydd angen i gadeiryddion ymgysylltu â’r holl gyfranogwyr hefyd (a allai gynnwys tystion allanol ac aelodau o’r cyhoedd neu bobl eraill â rôl i’w chwarae) er mwyn sicrhau bod dealltwriaeth dda ganddynt o’u rôl a’u dull o gymryd rhan. Trafodir hyn yn fanylach yn cynorthwyo sylwedyddion (gan gynnwys y cyhoedd) i gael mynediad at y cyfarfod a chymryd rhan ynddo.  

Dylai cadeiryddion wneud y canlynol:

• meddwl am hygyrchedd y cyfarfod i’r cyhoedd, ac a oes unrhyw bethau y gallant eu gwneud a fydd yn sicrhau bod sylwedyddion cyhoeddus yn cael eu croesawu a bod busnes yn cael ei esbonio mewn ffordd ddealladwy, gan gynnwys gweithrediad y cyfarfod aml-leoliad ei hun
• sicrhau eu bod wedi paratoi ar gyfer y cyfarfod yn logistaidd drwy fod yn ymwybodol pa aelodau a chyfranogwyr eraill a allai fod yn ymuno drwy ddull o bell. Os yw’r cadeirydd ei hun yn ymuno drwy ddull o bell tra bod cyfranogwyr eraill yn bresennol mewn ystafell bwyllgora, bydd angen cymryd camau penodol i baratoi, a nodir hyn yn defnyddio gwahanol ddulliau ar gyfer gwahanol gyfarfodydd
• sicrhau cyn dechrau’r cyfarfod fod pawb yn gallu cael mynediad at y cyfarfod, a bod pawb yn gallu gweld a chlywed ei gilydd (os yw’r gyfraith yn gwneud hynny’n ofynnol ar gyfer cyfarfodydd penodol) neu glywed ei gilydd (ar gyfer cyfarfodydd ffurfiol eraill)
• darparu sylwadau atgoffa o drefniadau a pholisïau’r cyfarfod, yn arbennig yn ymwneud ag ymddygiad, gan gynnwys rhywfaint o’r deunydd a nodir yn cynorthwyo cyfranogwyr i allu cymryd rhan weithredol yn y cyfarfod. Gallai hyn gynnwys cyngor ar drefniadau pleidleisio (yn dibynnu ar y cyfarfod)
• ar ddechrau’r cyfarfod, cyflwyno eu hunain, y pwyllgor, y swyddogion sy’n bresennol a chyfranogwyr eraill er mwyn sicrhau bod y rheini sy’n gwylio neu’n gwrando ar ddarllediad yn ymwybodol pwy yw pwy
• i osgoi siarad ar draws ei gilydd neu gyfnodau hir o ddistawrwydd, dylid gofyn i bob aelod yn eu tro am eu cyfraniad i eitem, yn seiliedig ar ddealltwriaeth o’r hyn y mae aelodau yn dymuno’i gyfrannu (fel yr archwiliwn ymhellach yn cynorthwyo cyfranogwyr i allu cymryd rhan weithredol yn y cyfarfod)
• gwirio o bryd i’w gilydd yn ystod y cyfarfod nad oes neb wedi’i ‘golli’ oherwydd materion technegol, a darparu cymorth i gynghorwyr sy’n wynebu heriau yn hyn o beth, efallai bydd angen i gadeiryddion gael help swyddogion cymorth
• talu mwy o sylw nag arfer i fframio’r cyfarfod, gyda sylwadau atgoffa o ddiben pob eitem ar yr agenda a chrynhoi penderfyniadau a chamau gweithredu ar gyfer pob eitem ac eto ar ddiwedd y cyfarfod
• gwirio ar ddiwedd pob eitem ar yr agenda bod yr holl aelodau yn hapus eu bod wedi gallu cyfrannu, a sicrhau bod trefniadau pleidleisio y cytunwyd arnynt yn cael eu dilyn lle y bo’n berthnasol

Bydd y “cydbwysedd” rhwng unigolion mewn ystafell, a’r rheini sy’n ymuno drwy ddull o bell, yn cael effaith sylweddol ar y ffordd y bydd busnes yn cael ei gyflawni. Mae hyn yn cysylltu’n ôl at y pwyntiau a wnaed yn yr adran gynharach ar ymddygiad. Mae’n debygol y bydd angen i gadeiryddion a’u swyddogion cymorth wybod ymlaen llaw pa aelodau a fydd yn mynychu’n gorfforol a pha rai a allai ymuno drwy ddull o bell. Ar gyfer cyfarfodydd â chymysgedd o drefniadau yn arbennig os yw’r cadeirydd ei hun yn ymuno drwy ddull o bell mae cynllunio yn debygol o fod yn angenrheidiol. Gallai hyn gynnwys:

• deall ysgogiad ac amcanion cyfranogwyr unigol yn ymwneud ag eitemau penodol ar yr agenda, a chael ymdeimlad o’r hyn y gallent fod am ei ddweud a’i ofyn
• nodi sut y gallai swyddog cymorth neu aelod arall dynnu eu sylw at aelod sy’n dymuno rhoi sylw o bell neu yn yr ystafell bwyllgora (bydd yn heriol fel arall i gadeirydd barhau i fod yn ymwybodol o’r rheini sy’n yr ystafell yn ogystal â’r rheini sy’n ymuno o bell)
• cynllunio thema neu strwythur trafodaeth yn hytrach na gwahodd sylwadau yn gyffredinol, er mwyn sicrhau bod yr holl gyfranogwyr yn cael cyfle i gyfrannu
• briffio tystion ynghylch disgwyliadau
• sicrhau bod adroddiadau yn adlewyrchu’r setiau uchod o amgylchiadau

Bydd cynllunio yn y modd hwn o fudd i unrhyw gyfarfod, nid yn unig y rheini lle mae cymysgedd o bresenoldeb wyneb yn wyneb ac o bell.

Cynnal pleidleisiau

​​​​​​​Mae cyfarfodydd aml-leoliad yn peri heriau ychwanegol o ran cyfrif pleidleisiau. Bydd yr opsiynau a ddewisir yn dibynnu ar y llwyfan a ddewiswyd a’r hyn a ffefrir yn lleol.

Gallai cyfranogwyr mewn cyfarfod ffurfiol benderfynu gwneud rhywbeth drwy gydsyniad cyffredinol, neu drwy bleidlais wedi’i chofnodi. Cyn y bleidlais, bydd angen i’r cadeirydd bennu bod holl aelodau’r corff yn dal i fod yn “bresennol”, fel y nodir yn presenoldeb mewn cyfarfodydd.

Mae sawl opsiwn gwahanol o ran cofnodi pleidleisiau:

• galw rhestr ar lafar o enwau’r cyfranogwyr hynny sydd â hawl i bleidleisio (“pleidleiswyr”). Yn arbennig ar gyfer Cynghorau llawn, gwelwyd mai dyma’r broses drylwyraf ond gall gymryd tipyn o amser, yn arbennig os cynhelir pleidlais ar welliannau i gynigion
• defnyddio’r swyddogaeth ‘codi llaw’, er bod hyn yn agored i gamddehongli a gwall dynol
• ymatebion drwy’r cyfleuster sgwrsio
• meddalwedd pleidleisio neilltuol yn cael ei hymgorffori i’r llwyfan

Bydd yr awdurdod am sicrhau:

• bod y pleidleiswyr i gyd yn cael yr un cyfle i bleidleisio
• bod y pleidleiswyr i gyd yn pleidleisio drwy’r un broses. Yn siambrau rhai cynghorau, gall fod cyfleusterau ar gyfer cymryd a chofnodi pleidleisiau, ond efallai na fydd y rheini sy’n ymuno drwy ddull o bell yn gallu cymryd rhan yn y defnydd o’r dechnoleg in-situ hon. Bydd angen i awdurdodau perthnasol sydd â’r dechnoleg hon feddwl yn ofalus a allai, a sut y gallai, cyfleusterau o’r fath gael eu hymestyn i’r gofod o bell, neu sut y gallai systemau a ddefnyddir ar gyfer pleidleisio o bell gael eu hymestyn i’r gofod ffisegol
• bod cofnod addas o’r bleidlais yn cael ei wneud gan y swyddog priodol a’i gadarnhau mewn ffordd sy’n ddealladwy i’r rheini sy’n arsylwi ar y cyfarfod

Cyrff yn gwneud penderfyniadau heb bleidlais

Mae’n gyffredin i bwyllgorau neu gyrff eraill benderfynu gweithredu mewn ffordd benodol heb gofnodi pleidlais. Wyneb yn wyneb, mae’r cadeirydd yn gallu cael ymdeimlad a oes consensws drwy edrych o gwmpas yr ystafell. Mae’r rheini sy’n bresennol yn cael cyfle i wrthwynebu a phwyso am bleidlais, yn dibynnu ar reolau sefydlog yr awdurdod.

Pan fo cyfranogwyr yn ymuno drwy ddull o bell (ac yn arbennig pan fydd rhai aelodau yn ymuno drwy ddull o bell a rhai’n bresennol yn gorfforol), bydd angen i’r cadeirydd gymryd gofal arbennig i sicrhau bod cydsyniad i symud ymlaen heb bleidlais.

Hyfforddiant, cymorth cymheiriaid a rhannu arferion da

​​​​​​​Bydd y trefniadau ar gyfer cyfarfodydd aml-leoliad yn parhau i esblygu. Mae hyn yn ei gwneud yn arbennig o bwysig sicrhau bod gan gynghorwyr a swyddogion fynediad at hyfforddiant o ansawdd da, cymorth cymheiriaid a dulliau rhannu arferion da.

Dylai’r rheini sy’n cymryd rhan mewn cyfarfodydd aml-leoliad a’r rheini sy’n disgwyl cymryd rhan gael cynnig hyfforddiant, datblygiad a chymorth cychwynnol, a chymorth dilynol er mwyn sicrhau dealltwriaeth o’r materion hyn. Nid yw hyn yr un peth â hyfforddiant i gynorthwyo’r defnydd technegol o gyfarpar TGCh.