Canllawiau drafft ar gyfer rheoli safleoedd Sipsiwn a Theithwyr - Pennod 6: cyrraedd y safle

Ni ddylai awdurdodau lleol ofyn am unrhyw flaendal i sicrhau llain breswyl. Bydd gofyn i’r defnyddiwr dalu’r ffioedd sy’n ddyledus ar gyfer ei lain. Argymhellir talu rhent lleiniau yn wythnosol ymlaen llaw, ac os felly, byddai’n rhesymol i’r awdurdod lleol ofyn am daliad wythnos (neu gyfran ohono) wrth gyrraedd y safle. Dylai rheolwr y safle drafod opsiynau talu gyda’r ymgeisydd. Gall hyn gynnwys materion yn ymwneud â debydau uniongyrchol, archebion sefydlog neu Gredyd Cynhwysol.

Dylai’r cytundeb llain ddangos yn glir pryd mae ffi’r llain yn ddyledus, swm y ffi llain a phob un o’r gwasanaethau sydd wedi’u cynnwys yn y cyfanswm.

Dylai pob preswylydd newydd gael map o’r safle yn tynnu sylw at feysydd allweddol fel swyddfa’r safle, hydrantau tân, mannau ymgynnull tân, cyfleusterau ailgylchu, biniau/sgipiau cymunedol, cyfleusterau storio nwy ac unrhyw gyfleusterau cymunedol. Dylai’r map hefyd ddangos lle mae eu llain yng nghyd-destun gweddill y safle a dangos yn glir ffiniau’r llain. Dylai’r wybodaeth hon fod yn syml ac yn glir er mwyn goresgyn unrhyw rwystrau llythrennedd a, lle bo modd, defnyddio symbolau i ddiffinio lleiniau, pwyntiau cysylltu, pwyntiau tân ac ati.

Dylai preswylwyr newydd hefyd gael gweld eu llain a’u cyfleustodau, gan gynnwys pwyntiau cysylltu dŵr a thrydan, yn bersonol cyn gynted â phosibl ar ôl iddynt gyrraedd.

Dylai’r holl gyfleustodau fod ar gael o’r diwrnod y mae’r ymgeisydd yn symud i’r llain. Er enghraifft, nid yw’n dderbyniol i’r cyflenwad dŵr i’r llain gael ei ddiffodd ar ôl i’r preswylydd ddechrau preswylio ar y llain. Yn ogystal, dylai unrhyw drefniadau neu addasiadau arbennig y cytunwyd arnynt rhwng yr awdurdod lleol a'r defnyddiwr fod yn eu lle yn barod pan fydd yn dechrau preswylio ar y llain.

Rheolwr y safle sy’n gyfrifol am ddangos y llain i’r preswylwyr ynghyd â’r pwyntiau cysylltu, draenio a’r bloc amwynder ac, er enghraifft, sut mae defnyddio’r gawod neu’r gwres (ar safleoedd preswyl) a sut mae gosod y peiriant golchi. Dylid gwneud hyn wrth gyrraedd y llain.

Dylai rheolwr y safle hefyd egluro’r trefniadau ar gyfer y cyfleustodau, yn enwedig y trefniadau talu. Dylid rhoi gwybod i breswylwyr am lefydd lle gellir prynu cardiau talu (os ydynt yn cael eu defnyddio).

Dylid rhoi gwybod i breswylwyr am y rheoliadau tân ar y safle a’r rhwystrau tân rhwng y lleiniau. Mae gwybodaeth benodol am rwystrau tân i'w cael yn y canllawiau Dylunio Safleoedd Sipsiwn a Theithwyr. Dylid hysbysu preswylwyr na ddylid torri’r toriad tân o dan unrhyw amgylchiadau.

Gall methu â chydymffurfio olygu bod yr awdurdod lleol yn gwneud cais llys i derfynu’r cytundeb llain a chymryd meddiant o’r llain yn achos safle preswyl.

Yn achos safle tramwy, caiff yr awdurdod lleol gyflwyno hysbysiad ar unwaith yn ei gwneud yn ofynnol i'r defnyddiwr adael.

Dylid rhoi gwybod i breswylwyr am wasanaethau ar y safle, er enghraifft trefniadau casglu sbwriel a phostio, a threfniadau glanhau a chynnal a chadw. Dylent ddeall beth maen nhw’n gyfrifol am ei lanhau a’i gynnal a’i gadw a beth fydd rheolwyr y safle’n ei lanhau.

Dylid egluro gweithdrefnau argyfwng yn llawn i’r preswylwyr. Dylai hyn gynnwys manylion am y man ymgynnull tân, hydrantau tân, manylion cyswllt mewn argyfwng a lleoliad y ffôn argyfwng.

Dylai preswylwyr hefyd gael manylion cyswllt ar gyfer gwasanaethau y tu allan i oriau, sy’n ymwneud â mater brys.

Mae hyn yn golygu y bydd trigolion newydd yn cael llawer iawn o wybodaeth. Dylid cyflwyno’r wybodaeth hon i gyd mewn llyfryn clir a di-jargon y gall y preswylwyr gyfeirio ato yn nes ymlaen. Dylid darparu gwybodaeth mewn gwahanol fformatau hefyd i sicrhau hygyrchedd.

Dylai rheolwyr safle fod â chynllun cynefino ar waith i sicrhau bod pob agwedd yn cael sylw. Gall rhestr wirio fod yn ddefnyddiol i sicrhau nad oes unrhyw beth yn cael ei fethu. Bydd cynllun cynefino clir hefyd yn sicrhau, os na fydd rheolwr y safle ar gael (oherwydd salwch ac ati), y gellir croesawu newydd-ddyfodiaid ar y safle o hyd a’u hysbysu’n briodol. Gweler enghraifft o restr wirio sefydlu.

• Map o’r Safle a’r Cytundeb Llain Cyfleusterau Allweddol:
  • Eglurwyd llofnodwyd
  • Ymholiadau wedi’u trafod
• Manylion talu ymlaen llaw
• Taliadau yn y dyfodol wedi’u hegluro (dyddiadau taliadau rhent wedi’u darparu) llain wedi’i ddyrannu
• Cadarnhau niferoedd y teulu (rhag ofn tân ac ati)
• Sicrhau carafán
• Cyfleustodau wedi’u hegluro
• Cyfleustodau ar gael materion i fynd ar eu trywydd
• Trefniadau lles a drafodwyd
• Anabledd/addysg addasiadau
• Iechyd
• Cyfleustodau: trefniadau talu
• Gwasanaethau eraill ar y safle (post, sbwriel, ailgylchu)
• Glanhau a chynnal a chadw: rolau a chyfrifoldebau
• Rheoliadau tân wedi’i hegluro
• Offer tân/argyfwng
• Manylion cyswllt mewn argyfwng manylion heb fod mewn argyfwng
• Manylion cyswllt ychwanegol wedi’u darparu:
  • Meddyg teulu
  • Galw Iechyd Cymru Adran Damweiniau ac Achosion Brys
  • Deintydd
• Dosbarthwyd pecyn cynefino i breswylwyr
• Llyfr rhent wedi’i ddarparu