Canllawiau drafft ar gyfer rheoli safleoedd Sipsiwn a Theithwyr - Pennod 3: cydweithio

Er mwyn sicrhau cydlyniant cymunedol ar y safle a rhwng y safle a’r gymuned sefydlog, mae’n hanfodol bod perthynas dda yn cael ei meithrin rhwng rheolwr y safle a phreswylwyr y safle. Dylid adeiladu’r berthynas hon ar ymddiriedaeth a pharch y naill a’r llall. Dylai rolau a chyfrifoldebau gael eu diffinio’n glir gyda’r ddwy ochr yn deall yr hyn y gallant ei ddisgwyl gan y llall.

Dylid cael gweledigaeth gyffredinol ar gyfer y safle. Er enghraifft:

Ein nod yw safle glân sy’n cael ei reoli a’i wasanaethu’n dda lle mae preswylwyr yn teimlo’n ddiogel ac yn gallu byw’n heddychlon.

Dylai’r weledigaeth gael ei chefnogi gan amcanion penodol y gellir eu dilyn i gyflawni’r canlyniad a ddymunir. Dylai hyn gael ei gefnogi gan amcanion y dylid cytuno arnynt fesul safle, er mwyn diwallu anghenion preswylwyr a pherchennog y safle. Er enghraifft:

Dros y 2 flynedd nesaf, bydd yr awdurdod lleol yn darparu man chwarae i blant.

Dylid nodi safonau gwasanaeth hefyd, yn ddelfrydol gan adlewyrchu polisi’r awdurdod lleol ar gyfer dyrannu tai cymdeithasol yn yr ardal. Er enghraifft:

• Dylid gwneud gwaith atgyweirio brys ar gyflenwadau dŵr neu garthffosiaeth o fewn 24 awr.
• Bydd y mannau cymunedol yn cael eu glanhau gan reolwr y safle ddwywaith yr wythnos.
• Bydd rheolwyr safle’n ymgynghori â phreswylwyr yn flynyddol er mwyn deall y gwasanaethau sydd eu hangen ac yn mynd ar drywydd cyfleoedd i ddarparu’r rhain.

Dylai trafodaethau ynghylch nodau ac amcanion y safle fod yn agored i bob preswylydd a bod yn ystyriol o unrhyw rwystrau posibl o ran llythrennedd. 

Dylid rhoi ystyriaeth ofalus i amcanion y safle. Dylent fod yn ymrwymiadau ystyrlon, cadarn ac ni ddylent fod yn afrealistig. Dylid cytuno ar nodau ac amcanion terfynol ar y cyd â phreswylwyr lle bo hynny’n bosibl. Efallai y bydd yr awdurdod lleol yn dymuno darparu bod perfformiad rheolwr y safle yn cael ei werthuso yn erbyn yr amcanion hyn.

Mae rheoli safle’n effeithiol yn allweddol i safle Sipsiwn a Theithwyr llwyddiannus ac mae cynnal a chadw effeithlon yn rhan allweddol o hyn. Heb hyn, gallai hyfywedd hirdymor y safle fod mewn perygl gan beri i breswylwyr adael y safle, a allai arwain at fwy o wersylloedd diawdurdod.

Gall safle sy’n cael ei reoli a’i gynnal a’i gadw’n dda hefyd helpu i feithrin perthynas dda â’r gymuned sefydlog a helpu’r gymuned gyfagos i oresgyn camsyniadau cyffredin am safleoedd Sipsiwn a Theithwyr.

Dylid llunio cynllun rheoli a chynnal a chadw safle ar ôl ymgynghori rhwng preswylwyr, rheolwyr ac awdurdodau lleol, a dylai fod ar gael i’r holl breswylwyr a rhanddeiliaid. Dylai’r cynllun gynnwys gwaith cynnal a chadw wedi’i gynllunio ac ystyried rheoli risg o ran cynnal a chadw ymatebol.

Dylai’r cynllun cynnal a chadw gynnwys yr amserlen arfaethedig o waith parhaus i sicrhau bod y safle’n parhau i fod yn gynaliadwy yn y tymor hir. Efallai y bydd angen cyflwyno’r cynllun cynnal a chadw i Lywodraeth Cymru os yw’r awdurdod lleol yn gwneud cais am gyllid Grant Cyfalaf Safleoedd ar gyfer gwaith adnewyddu. Mae hyn er mwyn bodloni Llywodraeth Cymru nad yw’r cyllid hwn yn cael ei ddefnyddio i gefnogi safleoedd anghynaliadwy neu i dalu am waith cynnal a chadw arferol a ddylai fod yn rhan o’r cytundeb cartref symudol 

Dylai’r cynllun cynnal a chadw fod yn hyblyg o ran anghenion newidiol preswylwyr presennol a rhai newydd sy’n cyrraedd. Os na all (neu os nad oes disgwyl i) reolwr safle ymgymryd â rôl ymarferol tasgau cynnal a chadw, er enghraifft, codi sbwriel neu dorri gwair, dylid cyfeirio’r rhain at adrannau eraill yn yr awdurdod lleol, hynny yw, Ystadau neu Iechyd yr Amgylchedd, neu drefniadau a wneir drwy gaffael y gwasanaethau hyn. Pan fydd y tasgau hyn yn cael eu cyfeirio at adrannau neu ddarparwyr eraill, bydd yn dal yn gyfrifoldeb ar reolwr y safle i sicrhau bod y rhain yn cael eu cwblhau a dylid cynnwys y rhain yn y cynllun cynnal a chadw. Pan fydd rheolwr dan gontract yn cael ei gyflogi gan sefydliad rheoli trydydd parti, gallai rhywfaint o'r cyfrifoldeb dros drefnu’r gwasanaethau hyn fod ar ysgwyddau’r rheolwr gweithredol.

P’un ai yw’r gwaith o reoli’r safle’n cael ei wneud yn fewnol neu wedi’i gontractio allan, dylai’r preswylwyr fod â phrif bwynt cyswllt bob amser. Dylai unigolyn a enwir (e.e. rheolwr y safle) fod ar gael yn ystod oriau swyddfa rheolaidd a gweithredu fel y pwynt cyswllt cyntaf i’r awdurdod lleol.

Dylai preswylwyr hefyd gael rhifau cyswllt mewn argyfwng y tu allan i oriau, boed hynny ar gyfer rheolwr y safle neu swyddog tai arall yn yr awdurdod lleol. Beth bynnag fo’r trefniant, dylid darparu’r manylion cyswllt a’r rhifau i breswylwyr mewn modd clir a hygyrch.

Dylai’r preswylwyr ddisgwyl i’r oriau swyddfa a bennwyd ymlaen llaw gael eu dilyn gan reolwr y safle (neu ddirprwy penodedig) ac eithrio mewn achosion o argyfwng.

Yn achos gwyliau neu absenoldeb estynedig, dylai’r awdurdod lleol drefnu darpariaeth rheoli safle a dylid rhoi gwybod i breswylwyr am y trefniadau hyn. Mae hyn yn arbennig o bwysig lle mae preswylwyr yn dibynnu ar reolwr y safle am wasanaethau o ddydd i ddydd fel darparu tocynnau mesuryddion trydan neu roi gwybod am ddiffygion. Mewn amgylchiadau lle mae sefydliad rheoli trydydd parti yn cael ei benodi, bydd disgwyl iddo drefnu gwasanaeth addas a darparu'r manylion perthnasol i breswylwyr. 

Rhaid i’r cytundeb cartref symudol, fel sy’n ofynnol o dan Ddeddf 2013, hefyd amlinellu rhwymedigaethau’r awdurdod lleol fel perchennog y safle. Rhaid i'r awdurdod lleol gydymffurfio â phob un o'r gofynion canlynol:

• peidio â gwneud unrhyw beth neu ganiatáu i unrhyw beth gael ei wneud a fyddai’n atal y preswylydd rhag gallu cadw ei gartref symudol mewn cyflwr cadarn, neu rhag cynnal a chadw’r tu allan i’r cartref symudol, y llain a’r cartref symudol ei hun, mewn cyflwr glân a thaclus
• darparu, ar gais, (ac yn amodol ar i’r preswylydd dalu uchafswm ffi o £30 os yw’n ofynnol gan yr awdurdod lleol), fanylion ysgrifenedig cywir am faint a lleoliad y llain a’r sylfaen y gosodwyd y cartref symudol arni
• darparu, ar gais y preswylydd, yn rhad ac am ddim, dystiolaeth ddogfennol i gefnogi ac esboniad o’r canlynol:
  • unrhyw ffi newydd am y llain
  • unrhyw daliadau am nwy, trydan, dŵr, carthffosiaeth neu wasanaethau eraill y mae’n rhaid i’r preswylydd eu talu i’r awdurdod lleol o dan y cytundeb
  • unrhyw daliadau, costau neu dreuliau eraill y mae’n rhaid i’r preswylydd eu talu o dan y cytundeb
  • bod yn gyfrifol am atgyweirio'r sylfaen y gosodwyd y cartref symudol arni ac am gynnal a chadw unrhyw wasanaethau nwy, trydan, dŵr, carthffosiaeth neu wasanaethau eraill a gyflenwir gan yr awdurdod lleol i'r llain neu i'r cartref symudol
  • bod yn gyfrifol am atgyweirio amwynderau eraill a ddarperir gan yr awdurdod lleol ar y llain, gan gynnwys unrhyw gytiau allan a chyfleusterau a ddarperir
  • cadw’r rhannau hynny o’r safle mewn cyflwr glân a thaclus, gan gynnwys ffyrdd mynediad, ffensys a choed sy’n lunio terfyn y safle, nad ydynt yn gyfrifoldeb i unrhyw un sy’n byw mewn cartref symudol sydd wedi’i leoli ar y safle

Dylai awdurdodau lleol benderfynu pa rai o’r dyletswyddau hyn fydd yn gyfrifoldeb y rheolwr gweithredol a pha rai fydd yn gyfrifoldeb y rheolwr safle. Gweler Pennod 6: cytundeb llain i gael rhagor o wybodaeth.

Efallai y bydd gofyn i reolwyr safle gyflawni dyletswyddau ychwanegol hefyd, gan gynnwys y canlynol (ond heb fod yn gyfyngedig iddynt):

• sicrhau diogelwch preswylwyr safleoedd drwy gydymffurfio â chanllawiau a deddfwriaeth berthnasol.
• sicrhau bod yr holl gytundebau cartrefi symudol, rhestrau aros a pholisïau dyrannu yn gyfredol ac yn cael eu gweithredu yn unol â chanllawiau Llywodraeth Cymru ac awdurdodau lleol.
• cysylltu â sefydliadau ac asiantaethau sy’n darparu gwasanaethau ar y safle i sicrhau bod gwersi’n cael eu dysgu a bod arferion gorau’n cael eu rhoi ar waith.
• hwyluso asesiadau angenrheidiol a chyfarfodydd ar y safle, lle bo angen.
• rheoli cyllideb y safle, gan gynnwys sicrhau bod ffioedd lleiniau a ffioedd eraill yn cael eu casglu a’u prosesu yn ôl y gofyn.

Rhaid egluro’r cytundeb cartref symudol yn llawn i’r preswylwyr mewn ffordd glir a hygyrch. Ni ddylid cyflwyno cytundebau fel dogfen ysgrifenedig yn unig heb roi esboniad llafar hefyd. Dylid rhoi gwybod i breswylwyr y gallai torri’r cytundeb yn ddifrifol arwain at gymryd camau cyfreithiol yn eu herbyn, a allai gynnwys achosion troi allan.

Efallai y bydd preswylwyr yn penderfynu ffurfio cymdeithas preswylwyr i sicrhau yr ymgynghorir â nhw ar faterion sy’n ymwneud â’r gwaith o reoli un o’r safleoedd. O dan adran 61 o Ddeddf 2013, mae cymdeithas preswylwyr gymwys yn un sydd:

• yn cynrychioli preswylwyr o leiaf 50% o’r cartrefi symudol ar safle
• yn annibynnol ar berchennog neu reolwr y safle
• â’i haelodaeth yn agored i’r holl breswylwyr (ac eithrio rheolwyr sy’n byw ar y safle)
• yn meddu ar reolau a chyfansoddiad sy’n agored i’r cyhoedd eu harchwilio ac yn cadw rhestr o’r aelodau
• yn meddu ar gadeirydd, ysgrifennydd a thrysorydd etholedig
• â phenderfyniadau yn cael eu gwneud drwy bleidleisio democrataidd, lle mae gan bob llain un bleidlais

Pan fo cymdeithas preswylwyr gymwys yn bodoli, mae'n orfodol i'r awdurdod lleol ymgynghori â'r gymdeithas ynghylch yr holl faterion sy'n ymwneud â gweithredu a rheoli'r safle, neu welliannau iddo, a allai effeithio ar y preswylwyr naill ai'n uniongyrchol neu'n anuniongyrchol. 

Rhaid i awdurdodau lleol hefyd ymgynghori â phreswylwyr ynghylch gwneud unrhyw welliannau i’r safle yn gyffredinol, ac yn enwedig lle mae’r ffi am y llain yn debygol o gael ei heffeithio o ganlyniad i’r gwelliannau arfaethedig sy’n cael eu gwneud. 

Fodd bynnag, mae bob amser yn arfer da i awdurdodau lleol gymryd camau i gael barn preswylwyr am unrhyw faterion ynghylch gweithredu a rheoli eu safle sy’n debygol o effeithio arnynt, hyd yn oed os nad oes cymdeithas preswylwyr gymwys.

Mae’r gofyniad i ymgynghori â phreswylwyr yn golygu rhoi o leiaf 28 diwrnod clir o rybudd ysgrifenedig iddynt am y gwelliannau arfaethedig. Rhaid i’r hysbysiad ymgynghori ddisgrifio’r gwelliannau arfaethedig mewn ffordd glir a hygyrch ac egluro sut y byddant o fudd i’r preswylydd yn y tymor hir a’r tymor byr. Rhaid i’r hysbysiad hefyd egluro sut y gallai’r gwelliannau sy’n cael eu cynnig effeithio ar ffi’r llain pan gaiff ei hadolygu nesaf a nodi pryd a ble y gall preswylwyr gyflwyno sylwadau am y cynigion. Rhaid i’r awdurdod lleol ystyried unrhyw sylwadau a wneir gan breswylwyr am y gwelliannau arfaethedig cyn rhoi’r gwelliannau ar waith. 

Mae’r gofyniad i ymgynghori â chymdeithas preswylwyr gymwys yn golygu rhoi o leiaf 28 diwrnod clir o rybudd ysgrifenedig ynghylch yr holl faterion sy'n ymwneud â gweithredu a rheoli'r safle, neu welliannau iddo, a allai effeithio ar y preswylwyr naill ai'n uniongyrchol neu'n anuniongyrchol. Rhaid i'r hysbysiad ddisgrifio'r materion sy'n cael eu hystyried a sut y gallant effeithio ar breswylwyr naill ai'n uniongyrchol neu'n anuniongyrchol yn y tymor hir a'r tymor byr ac esbonio pryd a ble y gall y gymdeithas gyflwyno sylwadau am y materion hyn. Unwaith eto, mae’n ofynnol i’r awdurdod lleol ystyried unrhyw sylwadau a wneir gan y gymdeithas cyn penderfynu a ddylid bwrw ymlaen ai peidio, neu sut.

Bydd ymgynghori effeithiol yn helpu i ddatblygu ymdeimlad o berchnogaeth i breswylwyr yn ogystal â meithrin perthynas dda rhwng preswylwyr, rheolwyr ac awdurdodau lleol. Bydd yn helpu i feithrin ymddiriedaeth rhwng y partïon ac yn lleihau’r posibilrwydd o wrthdaro.

Gallai trafodaethau ymgynghori fod ar ffurf fforymau neu weithgorau lleol. Gall trafodaethau fod yn ddeublyg; gellir cynnal cyfarfodydd ar y safle ymysg preswylwyr a/neu gelir cynnal grwpiau swyddogol mwy ffurfiol. Gellir gwahodd cynrychiolwyr preswylwyr i ymuno â thrafodaethau gyda darparwyr, fel yr awdurdod lleol, yr heddlu a Gwasanaethau Addysg i Deithwyr, yn dibynnu ar beth yw’r cynnig. Gall fod yn fuddiol cynnal y ddau fath o gyfarfod er mwyn i’r cynrychiolwyr allu bwrw ymlaen â’r syniadau, a/neu faterion/pryderon sy’n ymwneud â’r safle. Efallai y bydd angen i reolwr y safle hwyluso unrhyw fforymau ar y safle, ond dylid disgwyl y byddai’r trafodaethau hyn weithiau’n eithrio’r rheolwr er mwyn annog trafodaethau llawn a gonest ymysg preswylwyr.

Dylai’r grwpiau trafod hyn ganiatáu fforwm agored a gonest i breswylwyr fynegi pryderon neu eu cefnogaeth o ran cynlluniau arfaethedig a chytuno ar ffyrdd o symud ymlaen. Dylai rheolwr y safle sicrhau bod cynrychiolwyr preswylwyr yn ymwybodol o amseroedd a dyddiadau yn ogystal â lleoliad y cyfarfodydd a’r agenda arfaethedig. Dylid bod yn ofalus i sicrhau bod barn wirioneddol y preswylwyr yn cael ei cheisio a’i hystyried yn briodol.

Rhaid i unrhyw ddogfennau ymgynghori fod yn hygyrch ac yn briodol i gynulleidfa eang a dylent fod ar gael mewn fformatau eraill yn ychwanegol at y gair ysgrifenedig. Pan fydd preswylwyr yn gwneud cais am hynny, dylai sylwadau, trafodaethau neu adborth i’r ymgynghoriad fod yn ddienw.

Dylai rheolwyr safle sicrhau bod plant a phobl ifanc yn cael cyfle cyfartal i ddefnyddio eu hawl i gael eu clywed. Mae’r hawl hon wedi’i hymgorffori yng Nghonfensiwn y Cenhedloedd Unedig ar Hawliau’r Plentyn. Yn aml, bydd gan blant a phobl ifanc farn wahanol i’w rhieni, ond mae’n bosibl y bydd y newidiadau’n cael effaith yr un mor sylweddol arnyn nhw. Bydd y rhan fwyaf o gynigion o dan ymgynghoriad yn effeithio ar blant a phobl ifanc sy’n byw ar y safle mewn rhyw ffordd a dylid gofyn am eu barn os yw hynny’n wir. Wrth ymgynghori â phobl ifanc, argymhellir bod rheolwyr safle yn defnyddio’r Safonau Cenedlaethol ar gyfer Cyfranogiad Plant a Phobl Ifanc.

Rhaid i’r awdurdod lleol roi hysbysiadau preifatrwydd i breswylwyr yn nodi pryd a pham y bydd eu gwybodaeth yn cael ei chasglu gan yr awdurdod lleol ac a fydd yr wybodaeth yn cael ei rhannu ag unrhyw un arall. Dim ond at y dibenion a nodir yn yr Hysbysiad Preifatrwydd y dylid defnyddio gwybodaeth preswylwyr. Dylai rheolwr y safle hefyd roi gwybod i breswylwyr am eu hawl i gyflwyno Cais Gwrthrych am Wybodaeth i gael copi o’r wybodaeth sydd gan yr awdurdod lleol amdanynt. Fel y rheolydd data, yr awdurdod lleol fydd yn gyfrifol am gydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data wrth brosesu data preswylwyr yn y pen draw.

Mae’n bwysig ei fod yn cael ei nodi’n glir i breswylwyr pa rolau a chyfrifoldebau fydd yn gyfrifoldeb i reolwr y safle a pha rai fydd yn cael eu cyflawni’n uniongyrchol gan yr awdurdod lleol. 

Yn union fel y dylai’r preswylwyr gael pwynt cyswllt brys, felly hefyd y rheolwr; dylai’r rheolwr hefyd fod ag enw cyswllt yn yr awdurdod lleol ar gyfer pryd bynnag y bydd angen iddo ofyn am awdurdod neu gyngor angenrheidiol i gyflawni ei ddyletswyddau

Dylai rheolwr y safle sicrhau bod y rheolwr gweithredol yn cael yr wybodaeth ddiweddaraf am sut mae’r safle’n cael ei reoli a’i weithredu, gan gynnwys cyllid, lleiniau gwag a gwaith cynnal a chadw.

Dylai rheolwr y safle a’r awdurdod lleol sicrhau eu bod yn datblygu ac yn cynnal perthynas waith gref er mwyn sicrhau bod y safle’n cael ei gadw’n ddiogel, a gwarchod llesiant ac anghenion diwylliannol y preswylwyr.