Canllawiau drafft ar gyfer rheoli safleoedd Sipsiwn a Theithwyr - Pennod 4: ceisiadau a dyrannu

Dylai ffurflenni cais am leiniau awdurdod lleol fod ar gael gan swyddfa dai’r awdurdod lleol yn ogystal â chan reolwr unrhyw safle’r awdurdod lleol. Dylai ffurflenni fod yn glir ac yn hawdd eu deall a’u llenwi.

Cyfarfodydd ymgeiswyr gyda rheolwr y safle ddylai fod y pwynt cyswllt cyntaf. Dylai’r ymgeisydd lenwi ffurflen gais lle bo hynny’n ymarferol, ond pan fydd rhwystrau llythrennedd yn bodoli, dylai rheolwr y safle egluro manylion y ffurflen a thelerau cytundeb cartref symudol ar y safle ar lafar. Rhaid i reolwr y safle sicrhau bod ymgeisydd yn deall telerau’r cytundeb cartref symudol yn llawn ac yn cytuno iddynt cyn iddynt ymrwymo iddo.

Dylai ymgeiswyr fod yn dawel eu meddwl y bydd yr holl wybodaeth a gyflwynir ar ffurflen gais yn cael ei thrin yn gyfrinachol ac yn unol â deddfwriaeth diogelu data.

Dylid sicrhau bod ymgeiswyr yn ymwybodol bod dyrannu lleiniau yn dibynnu ar sawl ffactor a all gynnwys:

Capasiti

• Mae trosiant lleiniau a mannau gwag ar safleoedd awdurdodau lleol fel arfer yn isel. O ganlyniad, mae’r rhan fwyaf o safleoedd yn llawn, a allai olygu y bydd angen i ymgeiswyr dreulio rhywfaint o amser ar restr aros.

Ffioedd 

• Bydd angen i awdurdodau lleol fod yn fodlon bod ymgeiswyr yn debygol o dalu eu ffi llain a ffioedd eraill sy’n ddyledus.

Prawf Adnabod

• Dylid gwneud pob ymdrech i sicrhau rhyw fath o brawf o bwy yw ymgeisydd sy’n dymuno ymrwymo i gytundeb cartref symudol ar safle awdurdod lleol.
• Gall hyn fod ar ffurf pasbort, trwydded yrru, tystysgrif geni, bil cyfleustodau neu dderbynebau o'r safle blaenorol a ddefnyddiwyd ganddynt. Os nad oes ‘id llun’ ar gael, gellir derbyn llythyr a llun wedi’u llofnodi gan gyswllt proffesiynol (er enghraifft, athro neu feddyg teulu) i gadarnhau pwy yw’r unigolyn. Os nad yw ymgeisydd yn gallu darparu’r rhain, gall rheolwr y safle ofyn am ryw fath o wirio pwy yw’r ymgeisydd gan aelodau eraill o’r teulu a allai fod yn byw ar y safle.
• Pan fydd aelod presennol o safle awdurdod lleol yn dymuno aseinio ei lain i aelod o’r teulu, bydd angen prawf o gysylltiadau teuluol.

Dylid anfon ceisiadau am leiniau awdurdod lleol i swyddfa dai’r awdurdod lleol. Dylid rhoi gwybod i breswylwyr am oriau swyddfa drwy reolwr y safle ac yn aml byddant ar gael ar wefan yr awdurdod lleol.

Bydd ffurflenni cais yn cael eu hystyried yn unol â pholisi dyrannu lleiniau’r awdurdod lleol. Bydd hyn yn cynnwys ystyried anghenion yr ymgeisydd a’i deulu, a ddylai fod wedi’u nodi eisoes yn Asesiadau o Lety Sipsiwn Teithwyr (GTAA) yr awdurdod lleol. Ni ddylai’r awdurdod lleol wneud penderfyniad terfynol ar unrhyw gais hyd nes y bydd wedi ymgynghori â rheolwr y safle.

Ni ddylai ceisiadau am lain awdurdod lleol ei gwneud yn ofynnol i’r ymgeisydd nodi amcangyfrif o hyd yr arhosiad a dylid ystyried bod pob cais llwyddiannus yn ddilys cyhyd ag y bo’r gan y safle ganiatâd cynllunio. Pan wneir cais am lain tramwy, caiff yr awdurdod lleol ofyn i'r ymgeisydd am amcangyfrif o hyd yr arhosiad gan fod gan ddefnyddwyr hawl i aros ar lain tramwy am gyfnod o dri mis ar y mwyaf.

Dylai’r awdurdod lleol ystyried ceisiadau am lain ar safle awdurdod lleol o fewn cyfnod rhesymol, ac o fewn 28 diwrnod i dderbyn y cais lle bynnag y bo modd. Gallai oedi diangen roi ymgeiswyr mewn perygl o fod yn ddigartref neu gael eu gorfodi i ddefnyddio gwersyll diawdurdod oherwydd diffyg dewis cyfreithiol arall. Dylid hysbysu ymgeiswyr o’r amserlen ddisgwyliedig ar gyfer penderfynu ar eu cais.

Os bydd cais yn aflwyddiannus, dylid egluro’r rhesymau dros hyn yn glir i’r ymgeisydd cyn gynted ag y bo’n ymarferol. Dylid rhoi gwybod i’r ymgeisydd am yr hawl i ofyn am adolygiad o’r penderfyniad a’r broses apelio, fel rhan o’r penderfyniad ysgrifenedig ac ar lafar.

Dylid hysbysu ymgeiswyr hefyd na fydd gwrthodiad cychwynnol yn eu hatal rhag gwneud cais eto yn y dyfodol. Dylid cyfeirio pob ymgeisydd aflwyddiannus yn ôl at adran dai’r awdurdod lleol, a rhaid iddynt eu helpu i sicrhau llety arall os ydynt yn ddigartref neu mewn perygl o ddigartrefedd.

Lle bo’n bosibl, dylid dyrannu lleiniau tramwy gwag dros dro i ymgeiswyr tra byddant yn aros am benderfyniad ynghylch eu cais am lain breswyl barhaol. Fodd bynnag, ni chaniateir i unrhyw ymgeiswyr y gellir dyrannu llain dramwy iddynt o dan y trefniadau hyn aros ar y llain am fwy na thri mis.

Os oes gan ymgeisydd gysylltiadau teuluol ag aelodau presennol o safle awdurdod lleol, caiff yr awdurdod lleol ystyried caniatáu i’r ymgeisydd ddefnyddio’r safle dros dro os oes digon o gapasiti yn ddiogel ar eu cyfer. Cyn penderfynu ar ganiatáu hyn, rhaid i’r awdurdod lleol gael barn y preswylwyr presennol yn gyntaf. Rhaid ystyried cydlyniad a chytgord y safle yn ei gyfanrwydd a llesiant y preswylwyr presennol cyn gwneud penderfyniad terfynol.

Gall awdurdodau lleol benderfynu nad oes angen i ymgeiswyr gwblhau proses ymgeisio lawn ar gyfer llain ar safle tramwy. Yn hytrach, gallant ofyn am eirdaon boddhaol yn unig ac am yr wythnos gyntaf o ffioedd cyn caniatáu i ymgeisydd ddefnyddio llain dramwy wag.

Dylai rheolwyr safleoedd tramwy feithrin perthynas â rheolwyr safleoedd tramwy a safleoedd awdurdod lleol eraill i sicrhau y rhoddir cyhoeddusrwydd da am leiniau gwag i’r rhai a allai fod angen eu defnyddio.

Argymhellir yn gryf bod awdurdodau lleol yn cyhoeddi eu polisïau a’u gweithdrefnau ar gyfer dyrannu lleiniau awdurdodau lleol, gan gynnwys sut i wneud cais, sut y bydd ceisiadau’n cael eu hasesu, manylion ynghylch sut yr ystyrir anghenion blaenoriaethol a’r amserlenni disgwyliedig ar gyfer penderfynu. 

Disgwylir i awdurdodau lleol fod â pholisi clir a hygyrch o ran rhestrau aros ar gyfer y rhai sydd yn dymuno cael llain yn eu hardal. 

Os oes rhestr aros ar waith, dylai’r awdurdod lleol egluro’n glir sut mae’r rhestr yn gweithio a rhoi gwybod i ymgeiswyr am eu safle cyffredinol ar y rhestr pan ofynnir am hynny. Yn anochel, os bydd amgylchiadau ymgeiswyr yn newid neu os bydd ymgeiswyr newydd yn symud i’r ardal sydd ag angen blaenoriaethol lle ystyrir bod llain cartref symudol yn llety addas (fel y nodir isod), mae trefn benodol y rhestr aros yn debygol o newid. Fodd bynnag, dylai awdurdodau lleol allu rhoi adborth cyffredinol i ymgeiswyr am yr amser aros disgwyliedig.

Dylai’r polisi rhestr aros gynnwys manylion am bwy sy’n gymwys i gael llain awdurdod lleol. Argymhellir rhestrau aros sy’n caniatáu cofnodi’n benodol yr angen am lain awdurdodedig dan y canllawiau Asesiadau Llety Sipsiwn a Theithwyr. Yn yr un modd â mathau eraill o dai cymdeithasol, dylid rhoi blaenoriaeth am lain awdurdod lleol i’r rhai sydd â’r angen mwyaf ac sydd heb unrhyw lain arall ar gael. Dylai’r meini prawf ar gyfer asesu anghenion ymgeiswyr a’r weithdrefn ar gyfer dyrannu fod yn glir ac yn dryloyw er mwyn atal pryderon ynghylch camrannu. 

Mae gan awdurdodau lleol ddyletswyddau penodol i helpu ymgeiswyr sy’n ddigartref neu mewn perygl o fod yn ddigartref dan Ddeddf Tai (Cymru) 2014. Mae person yn ddigartref o dan y Ddeddf honno os oes ganddo lety, ond ei fod yn cynnwys strwythur symudol neu gerbyd sydd wedi’i ddylunio neu ei addasu i bobl fyw ynddo ac nid oes unrhyw fan lle mae gan y person hawl neu ganiatâd i’w leoli ac i breswylio ynddo. Mae person dan fygythiad o ddigartrefedd os yw’n debygol y bydd y person yn dod yn ddigartref o fewn 56 diwrnod.

Rhaid i awdurdodau lleol:

• helpu i atal ymgeiswyr sydd dan fygythiad o ddigartrefedd rhag dod yn ddigartref
• sicrhau llety dros dro i ymgeiswyr cymwys sydd ag angen blaenoriaethol
• helpu i sicrhau bod llety addas ar gael i'w ddefnyddio gan ymgeiswyr digartref sy'n gymwys i gael cymorth
• sicrhau llety i ymgeiswyr sydd ag angen blaenoriaethol pan ddaw’r ddyletswydd i sicrhau llety dros dro i ben

Mae Adran 70 Deddf Tai Cymru (2014) yn disgrifio’r canlynol fel pobl sydd ag angen blaenoriaethol (ynghyd ag unrhyw un y gellid disgwyl yn rhesymol iddynt fod yn byw gyda nhw):

• menywod beichiog
• y rhai sydd â phlant dibynnol sy’n byw gyda nhw
• pobl agored i niwed am ryw reswm arbennig (er enghraifft, pobl oedrannus neu anabl neu bobl â salwch corfforol neu feddyliol)
• y rhai sydd wedi cael eu gwneud yn ddigartref neu dan fygythiad o ddigartrefedd o ganlyniad i argyfwng
• y rhai a gafodd eu gwneud yn ddigartref o ganlyniad i gam-drin domestig
• y rhai sy’n 16 neu’n 17 oed
• y rhai sydd wedi cyrraedd 18 oed (ond dan 21 oed) ac sydd angen help i gael llety ar ôl gadael gofal cymdeithasol
• y rhai sydd wedi cyrraedd 18 oed (ond dan 21 oed) ac sydd mewn perygl penodol o gael eu hecsbloetio’n rhywiol neu’n ariannol
• y rhai sydd wedi bod yn ddigartref ers gadael lluoedd arfog rheolaidd y Goron
• person sydd â chysylltiad lleol ag ardal yr awdurdod tai lleol ac sy’n agored i niwed o ganlyniad i garcharu

Efallai y bydd awdurdodau lleol hefyd yn dymuno ystyried meini prawf asesu ychwanegol ar gyfer lleiniau awdurdodau lleol. Er enghraifft, gellir ystyried y canlynol hefyd:

• y rhai sy’n byw ar hyn o bryd dan amodau gorlawn neu afiach ar safleoedd awdurdod lleol presennol
• y rheini sy’n meddiannu gwersyll diawdurdod ar hyn o bryd ac sy’n dymuno symud i safle awdurdod lleol.
• y rhai sydd â gwrthwynebiad diwylliannol cydnabyddedig tuag at dai confensiynol
• y rhai sy’n ceisio symud i gefnogi perthnasau oedrannus ac anabl sy’n byw ar safle awdurdod lleol

Gellir rhoi ystyriaeth ddyledus hefyd i grwpiau teuluol a goblygiadau ehangach cais ar eu bywyd teuluol. 

Mae’n arfer da i awdurdodau lleol ymgynghori ar eu polisïau dyrannu a rhestrau aros i sicrhau bod y broses a’r gweithdrefn ar gyfer penderfynu ar geisiadau, dyraniadau ac anghenion blaenoriaethol yn glir, yn dryloyw ac yn addas i’r diben.

Argymhellir hefyd bod yr awdurdod lleol yn adolygu’r polisïau dyrannu a rhestrau aros o bryd i’w gilydd i sicrhau eu bod yn parhau i fod yn addas i’r diben.

Lle bo’n bosibl, dylai ymgeiswyr gael llain sy’n gweddu orau i’w gofynion.

Mae Deddf Cydraddoldeb 2010 (‘Deddf 2010’) yn rhoi amddiffyniad i bobl anabl rhag gwahaniaethu yn eu herbyn mewn perthynas â’u tai ac mae’n berthnasol i’r ffordd y mae awdurdod lleol yn trin ymgeiswyr digartref ac yn dyrannu eu stoc dai. Rhaid i awdurdodau lleol wneud addasiadau rhesymol ar gyfer pobl anabl ac ni allant wahaniaethu yn erbyn pobl anabl wrth reoli eu tai.

Rhaid i’r awdurdod lleol wneud addasiadau rhesymol i leiniau a blociau amwynder i’w galluogi i fod yn addas ar gyfer ymgeisydd ag anabledd.

Gall awdurdodau lleol ddefnyddio’r Grant Cyfleusterau i’r Anabl i sicrhau y gwneir lleiniau a bloc amwynder yn rhai hygyrch.

Caiff preswylwyr presennol ar leiniau awdurdod lleol aseinio eu cytundeb llain i aelod o’u teulu neu gyfnewid eu llain gyda defnyddiwr arall ar safle awdurdod lleol. Mae paragraffau 41 a 42 o Atodlen 2 i Ddeddf Cartrefi Symudol (Cymru) 2013 yn nodi’r amgylchiadau pan ddylid caniatáu hyn a rhwymedigaethau preswylwyr a pherchnogion safleoedd.

I aseinio llain, rhaid i’r preswylwyr gael cymeradwyaeth yr awdurdod lleol. Yn achos cyfnewid, rhaid i'r preswylydd newydd arfaethedig eisoes fyw ar lain sy'n eiddo i'r awdurdod lleol yn ardal yr un awdurdod lleol.

Ni all y preswylydd na’r awdurdod lleol (gan gynnwys rheolwr y safle) ofyn am unrhyw daliad am gytuno i unrhyw aseiniad.

Rhaid i'r preswylydd sy'n dymuno aseinio ei gytundeb i berson arall roi cais am gymeradwyaeth i'r awdurdod lleol. Rhaid i’r cais gynnwys tystiolaeth bod y preswylydd newydd arfaethedig yn aelod o’i deulu neu, yn achos cyfnewid, yn dystiolaeth o gytundeb rhwng y ddwy set o breswylwyr.

Rhaid i'r awdurdod lleol ymateb i'r cais o fewn 28 diwrnod i'w dderbyn a rhaid iddo gymeradwyo'r cais oni bai ei bod yn rhesymol iddo wrthod. Rhaid i'r awdurdod lleol roi hysbysiad o'i benderfyniad i'r person a wnaeth y cais, ac os na roddir cymeradwyaeth i aseinio'r cytundeb, rhaid i'r hysbysiad esbonio'r rhesymau pam.

Pan fydd y gwaith o reoli safle awdurdod lleol o ddydd i ddydd yn cael ei gontractio allan i sefydliad rheoli, erys y cyfrifoldeb am gymeradwyo ceisiadau aseinio yn nwylo’r awdurdod lleol. Os cafodd rheolwr safle sefydliad rheoli gais am aseiniad gan breswylydd, rhaid iddo ei drosglwyddo i’r awdurdod lleol cyn gynted ag y bo'n ymarferol.

Gall yr awdurdod lleol gymeradwyo aseiniad hyd yn oed os yw ffioedd yn ddyledus gan y preswylydd sy'n ymadael, neu os yw'r preswylydd hwnnw wedi torri un o delerau'r cytundeb. Fodd bynnag, gellir cymeradwyo’r aseiniad ar yr amod bod y preswylydd sy’n gadael yn talu’r holl ffioedd sy’n ddyledus ac yn datrys unrhyw dor-amod o'u cytundeb cartref symudol (lle bo hynny’n ymarferol) cyn iddynt adael. Ni all yr awdurdod lleol gymeradwyo aseiniad yn ddarostyngedig i unrhyw amodau eraill.

Os nad yw’r personau a wnaeth y cais am aseiniad yn cael hysbysiad o benderfyniad gan yr awdurdod lleol neu os gwrthodir eu cais, gallant apelio i Dribiwnlys Eiddo Preswyl (RPT). Rhaid gwneud cais i’r Tribiwnlys Eiddo Preswyl o fewn tri mis i dderbyn yr hysbysiad penderfynu, neu, os na ddarparwyd hysbysiad o benderfyniad gan yr awdurdod lleol, o fewn tri mis a 29 diwrnod o’r dyddiad y gwnaed y cais am aseiniad.

Pan fydd deiliad cytundeb cartref symudol yn marw, mae gan unrhyw berson sy’n byw gyda nhw yn y cartref symudol ar y pryd hawl i’w holynu ar y llain. Mae hyn yn cynnwys y gwraig weddw, gŵr gweddw, partner sy’n goroesi neu unrhyw aelod o deulu’r ymadawedig (fel y’i diffinnir dan adran 55(3) y Ddeddf 2013).

Os oedd deiliad y cytundeb llain yn byw ar ei ben ei hun ar adeg ei farwolaeth, yr olynydd fydd y person sydd â’r hawl i etifeddu ystâd yr ymadawedig dan delerau unrhyw ewyllys neu, lle nad oes ewyllys, dan gyfreithiau diffyg ewyllys. Mae’r person sy’n etifeddu’r cartref symudol yn gallu ei werthu a throsglwyddo’r cytundeb cartref symudol llawn i’r prynwr, ar yr amod bod yr awdurdod lleol yn cytuno. Caiff y person sy'n etifeddu'r cartref symudol hefyd fyw yno neu ei roi i aelod o'i deulu, gyda chytundeb yr awdurdod lleol.

Nid oes gan ddeiliaid lleiniau tramwy yr hawl i wneud cais am aseinio eu llain ac, os byddant yn marw tra’n defnyddio llain dramwy, nid oes gan eu buddiolwyr unrhyw hawliau olynu.