Canllawiau drafft ar gyfer rheoli safleoedd Sipsiwn a Theithwyr - Pennod 2: ble i ddechrau?

Yr awdurdod lleol fel perchennog neu lesddeiliad sy’n gyfrifol am gynnal a chadw ei safleoedd yn gyffredinol, gan gynnwys gwaith atgyweirio a chydymffurfio â thelerau Deddf 2013. Mae Pennod 3 o Atodlen 2 i Ddeddf 2013 yn nodi’r telerau ymhlyg sy’n gymwys i bob llain dramwy ar safle awdurdod lleol ac mae Pennod 4 yn nodi’r telerau ymhlyg sy’n gymwys i bob llain parhaol ar safle Sipsiwn a Theithwyr awdurdod lleol.

Cyfrifoldeb yr awdurdod lleol yw penderfynu sut y bydd eu safleoedd yn cael eu rheoli o ddydd i ddydd.

Mae 3 opsiwn sylfaenol ar gyfer rheoli safle:

• Mewnol
• Ar gontract
• Prydlesi safle

Rhaid i’r awdurdod lleol sicrhau mai dim ond ar ôl cael barn preswylwyr neu ddarpar breswylwyr y safle y gwneir penderfyniadau ynghylch y ffordd y caiff unrhyw safle ei reoli. Fel defnyddwyr y safle, bydd gan breswylwyr farn bwysig am yr ateb mwyaf priodol a hyfyw.

Mae paragraff 52 o Atodlen 2 i Ddeddf 2013 yn ei gwneud yn ofynnol yn benodol i’r awdurdod lleol ymgynghori â phreswylwyr ynghylch y gwelliannau sydd i’w gwneud i safle parhaol yn gyffredinol, ac yn benodol, ynghylch y rhai y mae’r awdurdod lleol yn dymuno iddynt gael eu hystyried wrth benderfynu ar faint unrhyw ffi llain newydd. Rhaid i'r awdurdod lleol hefyd ymgynghori â chymdeithas preswylwyr gymwys (os oes un) ynghylch yr holl faterion sy'n ymwneud â gweithredu a rheoli, gwelliannau i'r safle, neu unrhyw newid arfaethedig i ddefnydd y safle ac a allai effeithio ar y preswylwyr ar y safle parhaol yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol.

Gall rheolaeth fewnol gael ei darparu gan swyddogion awdurdod lleol sydd â phrofiad neu arbenigedd perthnasol, a ddylai gynnwys profiad o ymgysylltu â chymunedau Sipsiwn a Theithwyr.

Gall y rheolwr safle a gyflogir gan yr awdurdod lleol ddod o’r gymuned Sipsiwn neu Deithwyr a gall hefyd fyw ar y safle. Pan fydd y rheolwr yn byw ar y safle, mae’n bwysig bod awdurdodau lleol yn sicrhau bod hyfforddiant priodol yn cael ei ddarparu i sicrhau bod yr unigolyn yn gymwys i ymgymryd â’r rôl hon (gweler yr adran Hyfforddiant).

Cyn penodi rheolwr ar y safle, dylai awdurdodau lleol ymgynghori â phreswylwyr presennol y safle.

Efallai y bydd yr awdurdod lleol, ar ôl ymgynghori â phreswylwyr y safle, yn dewis contractio’r gwaith o reoli safle i sefydliad allanol. Dylid bod yn ofalus cyn gwneud y dewis hwn gan fod tystiolaeth anecdotaidd yn awgrymu bod safleoedd sydd â threfniadau rheoli dan gontract wedi dioddef o danfuddsoddi ynghylch cadw’r safle a bod y berthynas â phreswylwyr y safle dan straen. Fodd bynnag, gall ymgynghori â phreswylwyr helpu i ddod o hyd i atebion i faterion o’r fath.

Yr awdurdod lleol fydd yn gyfrifol yn y pen draw am reoli’r safle, fel perchennog y safle, hyd yn oed os yw’r gwaith o reoli’r safle’n cael ei gontractio allan i drydydd parti.

Bydd trefniadau contractio yn amodol ar bolisi caffael pob awdurdod lleol ei hun. Bydd disgwyl i awdurdodau lleol sicrhau bod gan unrhyw un a benodir y sgiliau a’r profiad angenrheidiol i gyflawni’r rôl hon, gan gynnwys profiad o ymgysylltu â chymunedau Sipsiwn a Theithwyr. Argymhellir bod pob trefniant rheoli dan gontract yn cynnwys gofyniad i arfarnu perfformiad yn rheolaidd yn erbyn amcanion y cytunwyd arnynt. Dylai’r awdurdod lleol sicrhau ei fod yn gallu terfynu’r contract os oes tystiolaeth o berfformiad gwael.

Cyn ymrwymo i unrhyw gontract rheoli, rhaid i’r awdurdod lleol sicrhau bod sylw dyladwy yn cael ei roi i unrhyw safonau enghreifftiol a bennir gan Weinidogion Cymru dan adran 10 o Ddeddf 2013 ac i’r Canllawiau hyn a bod y telerau ymhlyg a nodir ym Mhenodau 3 a 4 yn gymwys i’r safle yn ôl yr angen.

Dylai awdurdodau lleol hefyd sicrhau eu bod yn cymeradwyo unrhyw delerau penodol mae'r rheolwr allanol yn ceisio’u gweithredu cyn iddynt gael eu cynnig i breswylwyr.

Rhaid i gontractau rheoli sicrhau bod yr holl ddata personol a gwybodaeth bersonol sensitif yn cael eu prosesu yn unol â Deddf Diogelu Data 2018 a GDPR y DU.

Gellid defnyddio dull gwahanol o reoli safle drwy brydlesu safle.

Mae’n bosibl y bydd awdurdodau lleol yn dymuno prydlesu eu safleoedd i sefydliadau sydd â phrofiad penodol o weithio gyda chymunedau Sipsiwn a Theithwyr ac sydd â dealltwriaeth ddiwylliannol gadarn o’r hyn sy’n ofynnol i reoli safleoedd o’r fath yn effeithiol.

Gall partneriaethau o’r fath gynnig gwell gwerth am arian a gwell perthynas â phreswylwyr, ond rhaid ymgynghori ag unrhyw gymdeithasau preswylwyr cymwys cyn i awdurdod lleol benderfynu ymrwymo i drefniant o’r fath fel sy’n ofynnol dan Ddeddf 2013.

O dan y math hwn o drefniant rheoli, mae'r awdurdod lleol yn cadw’r cyfrifoldeb dros sicrhau bod y safle’n cael ei reoli’n briodol ac yn unol â Deddf 2013 a pholisïau a gweithdrefnau’r awdurdod lleol.

Bydd priodoldeb yr opsiynau rheoli hyn yn dibynnu ar amgylchiadau pob achos unigol. Bydd cynnal rheolaeth uniongyrchol ar y safle yn sicrhau bod yr awdurdod lleol yn ymwybodol o unrhyw bryderon neu faterion cynnal a chadw yn gynnar. Bydd hyn hefyd yn helpu i sicrhau gwaith o reoli’r safleoedd hyn yn gyson, gan ailadrodd y gwaith o reoli’r stoc tai cymdeithasol cyn agosed â phosibl.

Ni ddylid byth benderfynu i reoli safle ar gontract neu dan brydles ar sail ariannol yn unig. Er bod cost yn ffactor y gall awdurdodau lleol ei ystyried, gwneir y penderfyniad terfynol ar sail yr opsiwn mwyaf priodol i sicrhau cydymffurfiaeth â’r canllawiau hyn, y ffordd fwyaf effeithiol o reoli’r safle a’r berthynas orau gyda chanlyniad i breswylwyr y safle.

Dylai Awdurdodau Lleol ddilyn eu gweithdrefn recriwtio eu hunain ar gyfer rôl rheolwr y safle, fel sy’n briodol. 

Fodd bynnag, dylai’r broses recriwtio fod yn agored ac yn deg a sicrhau cyfle cyfartal i bob ymgeisydd. Dylid ystyried cyfryngau hysbysebu amrywiol fel bod y broses recriwtio ar gael i bawb, gan gynnwys cynrychiolwyr Sipsiwn a Theithwyr neu breswylwyr safleoedd. Er enghraifft, dylid ystyried rhestru’r cyfle mewn cyhoeddiadau cymunedol fel y ‘Travellers’ Times’. Dylai hysbyseb hefyd fod ar gael ar y safle ei hun i sicrhau bod preswylwyr yn ymwybodol o’r cyfle.

Pan fydd sefydliad yn cael ei gontractio i reoli’r safle, rhaid i awdurdodau lleol ystyried addasrwydd y darpar reolwr safle ar gyfer y rôl.

Dylid cydnabod y gallai gofyniad am gymwysterau ffurfiol gan reolwr y safle gyfyngu ar gymhwysedd nifer o ymgeiswyr o blith y gymuned Sipsiwn a Theithwyr, a gall awdurdodau lleol liniaru hyn drwy ddarparu’r hyfforddiant a’r gefnogaeth briodol i helpu aelodau o’r gymuned i wneud cais. Efallai y bydd angen lefel sylfaenol o Fathemateg a Saesneg i sicrhau bod modd cwblhau tasgau gweinyddol yn effeithiol. Fodd bynnag, mae profiad o reoli tai a gweithio’n uniongyrchol gyda Sipsiwn a Theithwyr yn debygol o fod ymhlith y gofynion pwysicaf ar gyfer y rôl hon. Mae angen ymrwymiad cryf i gyfle cyfartal a chydlyniant cymunedol, gan gynnwys o fewn cymunedau a rhyngddynt hefyd. Rhaid i reolwyr safle allu dangos ymwybyddiaeth o, a’r gallu i gydymffurfio â pholisïau Llywodraeth Cymru ac awdurdodau lleol ar gyfer rheoli safleoedd awdurdodau lleol, a’r gofynion cyfreithiol sy’n ymwneud â chytundebau cartrefi symudol a rheoli safleoedd dan Atodlen 2 i Ddeddf 2013.

Dylai darpar reolwyr hefyd allu dangos sgiliau rhyngbersonol datblygedig er mwyn gallu cyfathrebu’n effeithiol â’r holl randdeiliaid mewn gwahanol sefyllfaoedd, a hefyd er mwyn ennyn ymddiriedaeth a pharch y preswylwyr.

Dylai awdurdodau lleol roi ystyriaeth gref i gynnwys panel preswylwyr safle fel elfen o’r cyfweliad ar gyfer swydd rheolwr safle. Fel arall, gellid gwahodd ymgeiswyr i ymweld â phreswylwyr ar y safle, os bydd y preswylwyr yn cytuno. Gallai’r dulliau hyn ddarparu tystiolaeth ddefnyddiol o brofiad yr ymgeisydd o weithio ag aelodau’r cymunedau hyn a darparu sylfaen dda ar gyfer perthnasoedd da gyda’r rheolwr safle llwyddiannus.

Dylid rhoi gwybod i aelodau panel y preswylwyr, er y bydd eu barn yn rhan bwysig o’r broses recriwtio, mai’r awdurdod lleol fydd yn gwneud y penderfyniad terfynol (a/neu’r sefydliad rheoli dan gontract, os yw’n berthnasol).

Dylid hysbysu pob ymgeisydd, gan y bydd yr ymgeisydd llwyddiannus yn gweithio gyda grwpiau agored i niwed, gan gynnwys plant, y bydd unrhyw benodiad yn amodol ar archwiliad manwl gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) (archwiliad gan y Swyddfa Cofnodion Troseddol gynt).

Pan fydd rheolwr safle wedi cael eu benodi, dylid ystyried ei anghenion hyfforddi. Dylai hyfforddiant iechyd a diogelwch, cymorth cyntaf a diogelwch tân (gan gynnwys sut i ddefnyddio a phrofi offer a gedwir ar y safle) gael eu darparu gan yr awdurdod lleol, lle bo angen. Mae’n debygol y bydd angen i reolwyr safle gynnal asesiadau risg ar y safleoedd, felly dylid darparu’r hyfforddiant angenrheidiol iddynt i sicrhau eu bod yn gallu cyflawni’r asesiadau hyn yn gymwys.

Dylid darparu hyfforddiant ymwybyddiaeth o gydraddoldeb ac amrywiaeth gan ei bod yn hanfodol i’r rheolwr safle ddeall ffordd o fyw Sipsiwn a Theithwyr er mwyn rheoli’r safle’n sensitif ac yn llwyddiannus ac ennyn ymddiriedaeth a pharch gan breswylwyr y safle. Os nad oes gan y rheolwr gefndir Sipsiwn a Theithwyr, mae’n arbennig o bwysig bod hyfforddiant addas yn cael ei roi. Dylai ymgymryd â hyfforddiant cydraddoldeb ac amrywiaeth hefyd helpu rheolwyr safle i ystyried sut i ymateb i anghenion pobl ifanc, yr henoed neu breswylwyr anabl (er enghraifft) sy’n byw ar y safle. Mae’r hyfforddiant hwn yn aml ar gael gan fudiadau sy’n cefnogi’r cymunedau hyn, fel y rhai a restrir yn Atodiad 2.

Dylai rheolwyr safle fod yn gwbl ymwybodol o ddeddfwriaeth troseddau casineb a’r warchodaeth a roddir i Sipsiwn a Theithwyr dan Ddeddf yr Heddlu, Troseddu, Dedfrydu a’r Llysoedd 2022. Dylent hefyd fod yn ymwybodol o’r hawliau a’r amddiffyniadau a roddir i’r cymunedau hyn o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010.

Gall hyfforddiant fel sut i gydymffurfio â’r ddeddfwriaeth diogelu data a rhyddid gwybodaeth fod yn werthfawr yng nghyd-destun yr wybodaeth bersonol y gallai fod angen i reolwyr safle ei phrosesu.

Byddai hyfforddiant ehangach yn y cyd-destun tai cymdeithasol hefyd yn rhoi trosolwg eang o faterion tai ac yn rhoi cyfle i’r rheolwr newydd ymgyfarwyddo â materion a pholisïau tai cyfredol cyffredinol. Bydd hyfforddiant o’r fath yn helpu i sicrhau nad yw safleoedd awdurdod lleol yn cael eu rheoli ar wahân i’r dulliau a’r datblygiadau cyfredol mewn mathau eraill o ddarpariaeth tai cymdeithasol.

Dylai rheolwr safle fod mewn sefyllfa i gynghori preswylwyr ar faterion fel sut i gael gafael ar gyngor ar Gredyd Cynhwysol / Lwfans Tai Lleol. Yn gyffredinol, mae lefelau llythrennedd mewn cymunedau Sipsiwn a Theithwyr yn dal yn is nag yn y boblogaeth ehangach ac mae’r ffurflenni hyn yn gallu bod yn anodd eu llenwi. Dylai rheolwr y safle fod â’r adnoddau i ddarparu pwynt cyswllt addas i breswylwyr ac yn gallu darparu cymorth. Fodd bynnag, ni ddylid disgwyl i reolwyr safle gynghori preswylwyr pa fudd-daliadau gwladol y dylent eu hawlio na llofnodi’r datganiad ar unrhyw ffurflen hawlio. Efallai y bydd rheolwyr safle am gyfeirio preswylwyr at ganllawiau gan Gyngor ar Bopeth gan gynnwys y gwasanaethau Cynghori ac Eirioli a amlinellir yn Atodiad 2 ar sut i ganfod eu hawl i fudd-daliadau a llenwi’r ffurflenni hyn yn gywir.

Efallai y byddai’n ddefnyddiol dechrau penodi rheolwr safle newydd cyn i’r rheolwr sy’n ymadael roi’r gorau i’w swydd er mwyn caniatáu cyfnod o gysgodi.

Dylai rheolwr feddu ar ddealltwriaeth dda o’r safle cyn cymryd cyfrifoldeb drosto. Dylai weithio gyda pherchennog y safle ac, os yn bosibl, y rheolwr safle sy’n ymadael i ddod yn gyfarwydd â’r safle a’r preswylwyr. Gellir deall rhywfaint o hanes llawer o safleoedd awdurdodau lleol yng Nghymru drwy adroddiad a gomisiynwyd gan Lywodraeth Cymru sef Anghenion Llety Sipsiwn-Teithwyr yng Nghymru gan Pat Niner (“adroddiad Niner”).

Pan fydd rheolwr safle presennol yn ei le, dylid creu gweithdrefnau ar gyfer trosglwyddo’r safle i’r rheolwr safle newydd. Dylai’r rhain gynnwys:

• nodi unrhyw faterion cynnal a chadw
• darparu cynlluniau ar gyfer y safle gan gynnwys dimensiynau, ffiniau caeau ac egwyliau tân (byddai ffotograff o’r awyr yn fuddiol iawn)
• rhestrau o breswylwyr a pha leiniau maen nhw’n eu defnyddio
• gwybodaeth am y cyflenwyr trydan a dŵr a lleoliad y cyflenwad yn ogystal â manylion pob cyflenwr gwasanaeth arall fel cyflenwyr poteli nwy ac unrhyw drefniadau gwaredu gwastraff sydd ar waith
• manylion am y cytundebau lleiniau presennol

Dylai rheolwr y safle ymgyfarwyddo â rhanddeiliaid y safle a meithrin cysylltiadau da â nhw.

Mae’r rhain fel arfer yn cynnwys:

• pob adran awdurdod lleol berthnasol, megis tai, addysg ac iechyd a gofal cymdeithasol
• y gymuned dai gyfagos
• y gymuned fusnes gyfagos
• darparwyr gwasanaethau i’r safle
• gwasanaethau brys
• gwasanaethau’r heddlu
• safleoedd eraill i Sipsiwn a Theithwyr yn yr awdurdod lleol
• Grwpiau cynrychioli/sefydliadau Sipsiwn a Theithwyr
• Deiliad contract Eiriolaeth a Chyngor Sipsiwn Roma a Theithwyr
• Llywodraeth Cymru

Bydd meithrin perthynas waith gref gyda’r rhanddeiliaid hyn yn annog y gwaith o reoli’r safle’n effeithiol a chydlyniant cymunedol.

O ran cyfleustodau, dylai rheolwyr safle gadw cofnod o’r canlynol:

• y cyflenwyr
• gweithdrefnau ar gyfer darparu nwy, trydan a dŵr
• gweithdrefnau ar gyfer darparu cyfleusterau gwaredu gwastraff
• trefniadau talu
• trefniadau gwasanaeth a dyddiadau ar gyfer archwilio/cynnal a chadw
• cysylltiadau a gweithdrefnau brys gan gynnwys mannau diffodd a phwyntiau hydrantau tân

Dylai’r holl allweddi ar gyfer y safle gael eu trosglwyddo i’r rheolwr newydd a dylai perchennog y safle gadw cofnod o’r allweddi a roddwyd. Os nad oes modd rhoi cyfrif am bob allwedd, dylai’r perchennog ystyried gosod cloeon newydd.

Dylid sicrhau bod y rheolwr newydd yn derbyn yr holl wybodaeth gyfrifyddu berthnasol gan gynnwys rhestr gyfredol a chynhwysfawr o’r canlynol:

• ffioedd lleiniau (gan gynnwys lle mae’r rhain yn amrywio yn ôl maint)
• cyfraddau cyfleustodau
• taliadau gwasanaeth eraill
• taliadau a wnaed a dyddiadau derbyn (dylai llyfr cofnodion fod ar waith ar gyfer pob llain)
• taliadau heb eu gwneud neu ôl-ddyledion

Lle nad yw trefniadau talu ar waith eto, dylid cytuno a fydd symiau sy’n ddyledus yn cael eu talu’n uniongyrchol i’r awdurdod lleol / sefydliad rheoli dan gontract neu i reolwr y safle. Argymhellir bod ffioedd am leiniau’n cael eu talu’n uniongyrchol i’r awdurdod lleol. Fodd bynnag, os telir y ffioedd hyn i reolwr y safle, dylid rhoi system ar waith i gofnodi’r taliadau a dderbyniwyd a throsglwyddo’r ffioedd i’r awdurdod lleol perthnasol. Yn yr achosion hyn, dylid rhoi ‘llyfr rhent’ i breswylwyr yn unol â thenantiaethau safonol. Dylid ystyried trefniadau tebyg ar gyfer delio â thaliadau am wasanaethau cyfleustodau. Caiff preswylwyr ofyn am dystiolaeth o daliadau o dan baragraff 52(1)(b) o Bennod 4, Atodlen 2 Deddf 2013.