Canllawiau Deddf Caffael 2023: trefniadau trosiannol ac arbed

1. Mae trefniadau trosiannol ac arbed wedi’u hamlinellu yn y rheoliadau sy’n pennu sut mae awdurdodau contractio’n rheoli ac yn gweithredu’r broses o newid o’r ddeddfwriaeth flaenorol i Ddeddf Caffael 2023 (y Ddeddf). Maent yn pennu sut dylid cyflawni prosesau caffael sy’n pontio dyddiad gweithredu’r Ddeddf, a pha ddeddfwriaeth sy’n berthnasol. Y bwriad yw amharu cyn lleied â phosibl ar brosesau caffael sydd eisoes ar waith ac ar gontractau sydd eisoes wedi’u dyfarnu pan ddaw’r Ddeddf i rym.

2. Bydd y trefniadau trosiannol ac arbed wedi’u hamlinellu mewn rheoliadau a wneir o dan y pwerau a nodir yn adrannau 122(3)(d) ac 127(2) o’r Ddeddf.

3. Mae’r rheoliadau hyn, Rheoliadau Deddf Caffael (Cychwyn Rhif 3 a Darpariaethau Trosiannol ac Arbed) 2024 yn nodi’r rheolau ar gyfer pa ddeddfwriaeth sy’n berthnasol i brosesau caffael parhaus a chontractau a ddyfarnwyd o dan y ddeddfwriaeth flaenorol, sy’n pennu sut y dylid rheoli’r prosesau caffael a’r contractau hyn.

4. Yr egwyddor sylfaenol yw bod yn rhaid cynnal prosesau caffael sy’n cychwyn ar ôl i’r Ddeddf ddod i rym drwy gyfeirio at y Ddeddf yn unig, a bod yn rhaid i’r rhai a gychwynnwyd o dan y ddeddfwriaeth flaenorol (Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 (PCR), Rheoliadau Contractau Cyfleustodau 2016 (UCR) a Rheoliadau Contractau Consesiwn 2016 (CCR) (gweler paragraffau 8 a 9 isod)) barhau i gael eu caffael a’u rheoli o dan y ddeddfwriaeth honno.

5. Bydd unrhyw gontractau a ddyfarnwyd o dan y ddeddfwriaeth flaenorol yn parhau i gael eu rheoli o dan y ddeddfwriaeth honno nes bod y contract, neu’r offeryn masnachol (gweler paragraff 18 isod) yn dod i ben. Mae hyn yn golygu, mewn cysylltiad ag addasiadau, er enghraifft, gall awdurdodau contractio dim ond addasu contractau a ddyfarnwyd o dan y ddeddfwriaeth flaenorol gan ddefnyddio’r darpariaethau a amlinellir yn rheoliad 72 o’r PCR, rheoliad 88 o’r UCR a rheoliad 43 o’r CCR, fel y bo’n briodol. Mae’r gwaith rheoli contractau yn golygu defnyddio dim ond yr hysbysiadau sy’n perthyn i’r ddeddfwriaeth flaenorol. Er enghraifft, ar ôl i’r Ddeddf ddod i rym a bod contract a ddyfarnwyd o dan y PCR yn cael ei addasu yn unol â rheoliad 72 o’r PCR, rhaid cyhoeddi hysbysiad yn unol â rheoliadau 51 a 72 o’r PCR (ar wasanaeth dod o hyd i dendr, gwasanaeth dod o hyd i gontract neu’r porth tendrau electronig dyddiol (TED) yn ôl yr angen), ac nid hysbysiad newid contract (o dan adran 75 o’r Ddeddf).

6. Bydd prosesau caffael, gan gynnwys y rhai a fyddai’n arwain at gontract o dan y trothwy, sydd wedi cychwyn o dan y ddeddfwriaeth flaenorol yn parhau i gael eu caffael a bydd unrhyw gontractau dilynol neu gontractau sydd eisoes wedi’u dyfarnu yn parhau i gael eu rheoli (gan gynnwys addasu a therfynu) o dan y ddeddfwriaeth flaenorol nes:

1. diwedd y contract (am ba reswm bynnag) a ddyfarnwyd o dan y ddeddfwriaeth flaenorol (gan gynnwys contractau sydd wedi cael estyniadau dilys)
2. lle nad oes contract yn cael ei ddyfarnu, diwedd y broses gaffael (hy pan nad yw’r broses gaffael yn arwain at ddyfarnu contract – er enghraifft oherwydd bod yr awdurdod contractio wedi terfynu’r broses gaffael)
3. os yw’n gytundeb fframwaith, diwedd (am ba reswm bynnag) y contract diwethaf a ddyfarnwyd o dan y cytundeb fframwaith yn ystod cyfnod y cytundeb
4. os yw’n system brynu ddeinamig, diwedd (am ba reswm bynnag) y contract diwethaf a ddyfarnwyd o dan y system brynu ddeinamig yn ystod cyfnod y system; neu
5. os yw’n system gymhwyso, diwedd (am ba reswm bynnag) y contract diwethaf a ddyfarnwyd o dan y system gymhwyso yn ystod cyfnod y system; neu os nad oes terfyn i’w hyd, diwedd (am ba reswm bynnag) y contract diwethaf a ddyfarnwyd cyn terfynu’r system gymhwyso.

7. O ran system gymhwyso, mae’r sefydliadau a sefydlodd y system yn cael eu hannog i’w therfynu fel a ganlyn (ond dim hwyrach na 27 Hydref 2028, pan fo’n rhaid i bob system gymhwyso ddod i ben):

1. os yw’r system gymhwyso’n cael ei defnyddio i gaffael rhaglen neu brosiect penodol (ee adeiladu a gweithredu adweithydd niwclear), dylid terfynu’r system gymhwyso pan fydd y rhaglen neu’r prosiect yn dod i ben yn naturiol, neu
2. os yw’r system gymhwyso’n cael ei defnyddio i gaffael cyfleustodau yn gyffredinol ar hyn o bryd, dylid terfynu’r system gymhwyso ar ôl cyfnod teg a rhesymol.

Prosesau caffael cystadleuol a gychwynnwyd o dan y ddeddfwriaeth flaenorol

8. At ddibenion y ddeddfwriaeth flaenorol, caiff proses gaffael gystadleuol ei ‘chychwyn’:

1. cyn 26 Mai 2023, pan gafodd PIN ei ddefnyddio fel galwad am gystadleuaeth gan awdurdod contractio is-ganolog, neu
2. pan fo hysbysiad contract wedi’i gyflwyno i’w gyhoeddi o dan y ddeddfwriaeth flaenorol (yn y ddogfen hon, mae ‘hysbysiad contract’ yn cynnwys ‘Hysbysiad contract’ (rheoliad 49 o’r PCR a rheoliad 69 o’r UCR), ‘Hysbysiad consesiwn’ (rheoliad 31 o’r CCR), a ‘Hysbysiad cystadleuaeth dylunio’ (rheoliad 79 o’r PCR)), neu
3. pan fo hysbysiad tryloywder gwirfoddol wedi’i gyhoeddi o dan y PCR (gweler rheoliad 99(3)(b) a (4)), neu
4. pan fo cyfle contract o dan y trothwy wedi’i gyhoeddi o dan y PCR (gweler rheoliad 110), neu
5. pan fo hysbysiad cyfleustodau ynghylch bodolaeth system gymhwyso sy’n gweithredu fel galwad am gystadleuaeth wedi’i gyhoeddi o dan yr UCR (gweler rheoliadau 44(4)(b), 68 a 77).

Prosesau caffael â gweithdrefn wedi’i negodi heb gyhoeddi ymlaen llaw (‘dyfarniad uniongyrchol’) a gychwynnwyd o dan y ddeddfwriaeth flaenorol

9. Os yw awdurdod contractio wedi cysylltu â chyflenwr gyda’r bwriad o ymrwymo i gontract â’r cyflenwr o dan unrhyw o’r darpariaethau canlynol, ystyrir bod y broses gaffael wedi’i chychwyn at ddibenion y darpariaethau trosiannol ac arbed, a bydd y ddeddfwriaeth flaenorol yn dal yn berthnasol:

1. rheoliad 32 o’r PCR
2. rheoliad 50 o’r UCR.

10. Mae hyn yn golygu, os yw awdurdod contractio wedi mynegi bwriad i ymrwymo i gontract â chyflenwr heb gyhoeddi hysbysiad contract ymlaen llaw, gall barhau i negodi’r contract hwnnw o dan y ddeddfwriaeth flaenorol a oedd mewn grym pan fynegwyd y bwriad i ddyfarnu’r contract. Mae hyn yn cyd-fynd â’r safbwynt ynghylch prosesau caffael cystadleuol.

 Hysbysiadau piblinell

11. Mae hysbysiad piblinell yn nodi’r prosesau caffael sydd ar y gorwel gan awdurdod contractio. Er ei fod yn arfer gorau, nid oes rhwymedigaeth yn y ddeddfwriaeth flaenorol i awdurdodau contractio gyhoeddi hysbysiad piblinell. Mae’r Ddeddf yn cynnwys rhwymedigaeth (yn adran 93) sy’n nodi bod awdurdodau contractio sy’n rhag-weld y byddant yn gwario dros £100 miliwn o dan ‘gontractau perthnasol’2 yn y flwyddyn ariannol nesaf yn gorfod cyhoeddi hysbysiad piblinell (mae ‘contractau perthnasol’ wedi’u diffinio yn adran 93(4) fel ‘unrhyw gontract ar gyfer cyflenwi nwyddau, gwasanaethau neu waith i’r awdurdod contractio ar wahân i gontractau esempt’). Rhaid i’r hysbysiad hwnnw restru’r holl gontractau cyhoeddus â gwerth amcanol o dros £2 miliwn y mae’r awdurdod contractio’n rhag-weld y bydd yn cyhoeddi hysbysiad tendro neu hysbysiad tryloywder ar eu cyfer yn ystod y 18 mis nesaf, gan ddechrau ar ddiwrnod cyntaf y flwyddyn ariannol.

12. Os oes contract cyhoeddus wedi’i gynnwys mewn hysbysiad piblinell ‘anstatudol’ cyn i adran 93 ddod i rym, ond nad yw’r broses gaffael ar gyfer y contract cyhoeddus hwnnw wedi ‘cychwyn’ fel y disgrifir yn y canllawiau hyn ar ddyddiad dod i rym y Ddeddf, rhaid cynnal y broses gaffael o dan y Ddeddf. Dylid nodi hefyd y bydd rhwymedigaeth statudol awdurdod contractio i gyhoeddi hysbysiad piblinell dim ond yn berthnasol o’r mis Ebrill cyntaf ar ôl i adran 93 ddod i rym (hy o 1 Ebrill 2025 ymlaen), a bydd angen iddo gynnwys yr holl brosesau caffael sydd ar y gorwel ac sy’n cyd-fynd â gofynion adran 93 p’un ai bod y broses gaffael wedi’i chynnwys mewn hysbysiad piblinell anstatudol blaenorol ai peidio.

Hysbysiad gwybodaeth ymlaen llaw/hysbysiad dangosol cyfnodol

13. O dan y ddeddfwriaeth flaenorol, gallai awdurdodau contractio gyhoeddi eu prosesau caffael arfaethedig sydd ar y gorwel drwy hysbysiad gwybodaeth ymlaen llaw (o dan y PCR neu’r CCR) neu hysbysiad dangosol cyfnodol (o dan yr UCR). Cyfeirir at y rhain gyda’i gilydd fel ‘PINs’. Mae PINs wedi cael eu defnyddio i ymgysylltu’n rhagarweiniol â’r farchnad hefyd.

14. Oni bai ei fod wedi’i ddefnyddio fel galwad am gystadleuaeth gan awdurdod contractio is-ganolog cyn 26 Mai 2023, nid yw cyhoeddi PIN o dan y ddeddfwriaeth flaenorol, p’un ai fod wedi’i ddefnyddio i ymgysylltu’n rhagarweiniol â’r farchnad ai peidio, yn un o’r hysbysiadau sbarduno y cyfeirir atynt ym mharagraff 8 uchod. Mae hyn yn golygu, os caiff PIN ei gyhoeddi cyn i’r Ddeddf ddod i rym ond nid yw unrhyw un o’r amodau eraill ym mharagraff 8 yn berthnasol, rhaid cynnal y broses gaffael o dan y Ddeddf, nid y ddeddfwriaeth flaenorol.

15. Fodd bynnag, os oes PIN wedi’i ddefnyddio i ymgysylltu’n rhagarweiniol â’r farchnad, gellir dibynnu ar yr ymgysylltiad a’r PIN hyn fel rhan o broses gaffael o dan y Ddeddf ac ni fyddai’n rhaid cyhoeddi hysbysiad ymgysylltu rhagarweiniol â’r farchnad o dan adran 17 o’r Ddeddf. O dan adran 17 o’r Ddeddf, os oes ymgysylltu rhagarweiniol â’r farchnad wedi digwydd, rhaid i awdurdod contractio gyhoeddi hysbysiad ymgysylltu rhagarweiniol â’r farchnad cyn cyhoeddi hysbysiad tendro, neu ddarparu rhesymau dros beidio â gwneud hynny. Gellir defnyddio’r ffaith fod ymgysylltu rhagarweiniol â’r farchnad wedi digwydd drwy PIN o dan y ddeddfwriaeth flaenorol fel rheswm i gyfiawnhau pam nad oes hysbysiad ymgysylltu rhagarweiniol â’r farchnad wedi’i gyhoeddi o dan adran 17, er bod ymgysylltu rhagarweiniol â’r farchnad wedi digwydd.

16. Byddai hyn yn golygu bod angen i’r awdurdod contractio nodi, wrth gyhoeddi hysbysiad tendro, na chyhoeddwyd hysbysiad ymgysylltu rhagarweiniol â’r farchnad oherwydd bod ymgysylltu rhagarweiniol â’r farchnad wedi digwydd, a bod hysbysiad o hynny wedi’i roi mewn PIN, cyn i’r Ddeddf ddod i rym.

17. Os bydd awdurdod contractio’n dymuno cwtogi’r cyfnod tendro (fel y mae adran 54 o’r Ddeddf yn ei ganiatáu), bydd angen cyhoeddi hysbysiad caffael wedi’i gynllunio mewn digon o bryd cyn yr hysbysiad tendro er mwyn iddo fod yn hysbysiad caffael wedi’i gynllunio cymwys (gweler y canllawiau ar hysbysiad caffael wedi’i gynllunio am ragor o wybodaeth), p’un ai bod PIN wedi’i gyhoeddi o dan y ddeddfwriaeth flaenorol ai peidio.

Offerynnau masnachol 

18. Bydd unrhyw gontractau a ddyfarnwyd drwy gytundeb fframwaith, system brynu ddeinamig neu system gymhwyso (y cyfeirir atynt fel ‘offerynnau masnachol’) o dan y ddeddfwriaeth flaenorol yn dal i gael eu rheoli yn unol â’r ddeddfwriaeth honno. Er enghraifft, ar gyfer contract yn ôl y gofyn a ddyfarnwyd o dan gytundeb fframwaith a sefydlwyd o dan y PCR, bydd yn dal angen cyhoeddi’r hysbysiadau perthnasol ar gyfer y fframwaith hwnnw o dan y PCR nes bod y contract yn ôl y gofyn yn cael ei derfynu (am ba reswm bynnag), hyd yn oed os yw’r fframwaith ei hun wedi dod i ben.

19. Mae’r rheoliadau trosiannol ac arbed yn amlinellu bod yn rhaid i unrhyw system brynu ddeinamig a system gymhwyso a sefydlwyd o dan y ddeddfwriaeth flaenorol ddod i ben fel y nodir pan gawsant eu sefydlu, neu erbyn 27 Hydref 2028 (pedair blynedd ar ôl i’r drefn newydd ddod i rym), pa un bynnag sydd gynharaf. Bydd unrhyw gontract a ddyfarnwyd o dan drefniant o’r fath yn parhau nes ei fod yn dod i ben ac yn cael ei reoli o dan y ddeddfwriaeth flaenorol (hyd yn oed os yw’r system brynu ddeinamig neu’r system gymhwyso wedi dod i ben cyn hynny).

20. Mae’r rheoliadau’n cyfyngu ar y gallu i ymestyn system brynu ddeinamig neu system gymhwyso a ddyfarnwyd o dan y ddeddfwriaeth flaenorol (er enghraifft fel y gallai ddigwydd o dan reoliad 34(28) o’r PCR) drwy nodi y gellir ymestyn unrhyw system brynu ddeinamig neu system gymhwyso a gaiff ei hymestyn ar ôl i’r Ddeddf ddod i rym dim ond yn y deuddeg mis cyntaf ar ôl i’r Ddeddf ddod i rym, ac ni ellir ei hymestyn heibio 27 Hydref 2028.

21. Bydd cyfnod pontio lle bydd awdurdodau contractio, o bosibl, yn gallu dyfarnu contractau o dan offerynnau masnachol a sefydlwyd o dan y ddwy drefn. Felly, dylai awdurdodau contractio sicrhau bod unrhyw benderfyniad ynghylch pa offeryn masnachol i’w ddefnyddio, a’r rhesymeg gysylltiedig, yn cael eu cofnodi’n llawn cyn cychwyn y broses gaffael.

Hysbysiad cydymffurfedd taliadau

22. Bydd y rhwymedigaethau yn y Ddeddf mewn perthynas â’r hysbysiad cydymffurfedd taliadau yn berthnasol i’r holl gontractau sy’n cael eu dyfarnu gan awdurdod contractio, nid dim ond y rhai sy’n cael eu dyfarnu o dan y Ddeddf, hy rhaid i’r hysbysiad gynnwys taliadau yn erbyn contractau a ddyfarnwyd o dan y ddeddfwriaeth flaenorol hefyd.

23. O dan y Ddeddf, mae’r rhwymedigaeth yn adran 69 yn mynnu bod awdurdodau contractio’n cyhoeddi hysbysiadau cydymffurfedd taliadau bob chwe mis pan fyddant wedi gwneud taliad o dan gontract cyhoeddus neu fod swm sy’n ddyledus o dan gontract cyhoeddus wedi dod yn daladwy yn ystod y chwe mis diwethaf. (Mae’r union ofynion a manylion am yr hyn y mae’n rhaid ei gynnwys mewn hysbysiadau o’r fath wedi’u hamlinellu yn adran 69 o’r Ddeddf ac yn rheoliad 39 o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024; mae rhagor o wybodaeth yn y canllawiau ar yr hysbysiad cydymffurfedd taliadau). Roedd y rhwymedigaethau adrodd taliadau o dan y ddeddfwriaeth flaenorol, sydd i’w gweld yn rheoliad 113(7) o’r PCR, yn mynnu bod awdurdodau contractio’n cyhoeddi ystadegau perfformiad talu prydlon ar-lein unwaith y flwyddyn. Unwaith y bydd modd cyhoeddi’r wybodaeth hon ar y llwyfan digidol canolog (gweler paragraff 24 isod), bydd yn rhaid i awdurdodau contractio hefyd gynnwys taliadau wedi’u gwneud neu sy’n ddyledus o dan gontractau cyhoeddus a gafodd eu caffael o dan y ddeddfwriaeth flaenorol mewn hysbysiadau cydymffurfedd taliadau.

24. Bydd model cyflwyno graddol y llwyfan digidol canolog yn golygu na fydd y gallu digidol i gyhoeddi hysbysiad cydymffurfedd taliadau ar y llwyfan hwnnw ar gael pan ddaw’r Ddeddf i rym. Felly, dylai awdurdodau contractio barhau i gyhoeddi eu hysbysiadau o dan reoliad 113(7) o’r PCR fel y maent yn ei wneud nawr, nes bod y rhwymedigaeth hysbysiad cydymffurfedd taliadau o dan adran 69 o’r Ddeddf yn dod i rym.

Dangosyddion Perfformiad Allweddol

25. Mae’r rhwymedigaethau sy’n ymwneud â dangosyddion perfformiad allweddol yn y Ddeddf yn berthnasol i gontractau sy’n cael eu dyfarnu o dan y Ddeddf yn unig. Nid yw’r Ddeddf yn mynnu bod awdurdodau contractio’n gosod nac yn cyhoeddi dangosyddion perfformiad allweddol ar gyfer contractau a ddyfarnwyd o dan y ddeddfwriaeth flaenorol, hyd yn oed os yw’r contractau hynny’n pasio’r trothwy a nodir yn adran 52 o’r Ddeddf.

Dyfarniad uniongyrchol ar gyfer gwaith a gwasanaethau ychwanegol mewn perthynas â chontractau a ddyfarnwyd o dan y ddeddfwriaeth flaenorol

26. Mae’r rheoliadau trosiannol ac arbed yn darparu ar gyfer defnyddio’r sail dyfarniad uniongyrchol a amlinellir yn Atodlen 5, paragraff 8 o’r Ddeddf ar gyfer contractau a ddyfarnwyd o dan y ddeddfwriaeth flaenorol mewn amgylchiadau penodol iawn. Mae Atodlen 5, paragraff 8 yn darparu ar gyfer dyfarnu contract am waith a gwasanaethau ychwanegol yn uniongyrchol i gyflenwr sydd eisoes â chontract â’r awdurdod contractio (ar yr amod ei fod wedi’i ddyfarnu o dan weithdrefn tendro gystadleuol), cyhyd â bod y bwriad hwnnw wedi’i nodi yn yr hysbysiad tendro neu ddogfennau’r tendr ar gyfer y contract gwreiddiol.

27. Mae’r sail hon yn atgynhyrchu, yn fras, sail debyg yn y ddeddfwriaeth flaenorol (rheoliad 32(9-12) o’r PCR a rheoliadau 50(1)(f) a 50(4) o’r UCR). I gadw’r disgwyliad pan ddyfarnwyd y contractau hyn o dan un o’r gweithdrefnau cystadleuol yn y ddeddfwriaeth flaenorol y byddai modd caffael gwaith a gwasanaethau ychwanegol o’r fath yn nes ymlaen drwy ddyfarniad uniongyrchol, mae’r rheoliadau trosiannol ac arbed yn caniatáu i awdurdodau contractio ddefnyddio’r sail yn Atodlen 5, paragraff 8 lle gallant ddangos cydymffurfedd â gofynion perthnasol y ddeddfwriaeth flaenorol. Mae hyn yn cynnwys gofyniad bod yr awdurdod contractio wedi nodi ei fwriad i ddibynnu ar yr hawl i ddyfarnu’n uniongyrchol yn y modd hwn cyn iddo ymrwymo i’r contract gwreiddiol.

Dyfarnu o dan y Ddeddf

28. Pan ddaw’r Ddeddf i rym, os bydd awdurdod contractio’n dymuno cynnal ‘proses gaffael berthnasol’ (gweler adran 1 a’r canllawiau ar brosesau caffael perthnasol) neu broses gaffael ar gyfer contract nad yw’n cyrraedd y trothwy ac sy’n cael ei reoleiddio yn unol â Rhan 6 o’r Ddeddf (gweler y canllawiau ar gontractau nad ydynt yn cyrraedd y trothwy), ac nad yw’r awdurdod wedi ‘cychwyn’ y broses gaffael eto yn unol â’r darpariaethau trosiannol ac arbed, rhaid i’r awdurdod gynnal y broses gaffael yn unol â’r Ddeddf.

29. Bydd angen i unrhyw awdurdod contractio sy’n bwriadu cynnal proses gaffael yn fuan ar ôl i’r Ddeddf ddod i rym ystyried y darpariaethau yn y Ddeddf wrth gynllunio’r broses gaffael honno, hyd yn oed os nad yw’r Ddeddf mewn grym yn ystod y broses gynllunio. Er enghraifft, byddai hyn yn golygu sicrhau bod y broses gaffael yn cydymffurfio â’r holl rwymedigaethau yn y Ddeddf mewn perthynas ag, er enghraifft, rhwymedigaethau sy’n ymwneud â’r blaenoriaethau yn Natganiad Polisi Caffael Cymru, amcanion caffael, gwrthdaro rhwng buddiannau, cadw cofnodion, dangosyddion perfformiad allweddol, ac ati, hyd yn oed os yw hyn yn golygu bod yn rhaid i’r awdurdod contractio gymryd camau i sicrhau cydymffurfedd cyn i’r Ddeddf ddod i rym.